ACCORD COLLECTIF SUR L’AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL

Portant révision de l’accord collectif d’entreprise relatif à la réduction du temps de travail du 17 décembre 1999

ENTRE :

X, association située 2 avenue Francis Jammes – 64300 ORTHEZ, représentée par Monsieur X, agissant en qualité de Président de l’association,

Ci-après dénommée « X » ou « X » ou l’« Employeur » ou l’ « Association ».

D’une part,

Et :

En l’absence de délégués syndicaux et à défaut de mandatement :

Les membres titulaires du comité social et économique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles (selon procès-verbal des élections en date du 31/12/2019 annexé au présent accord), ci-après :

• X, titulaire du collège Employés ;

• X, titulaire du collège ETAM-cadres.

D’autre part,

PREAMBULE

A l’époque du passage au 35h, l’Association X avait conclu le 17 décembre 1999 un accord collectif sur la durée et l’aménagement du temps de travail intitulé « accord collectif d’entreprise relatif à la réduction du temps de travail ».

En raison de l’évolution de la législation relative à la durée du travail, mais également du changement des pratiques internes à l’Association, il est apparu nécessaire de redéfinir certaines modalités d’organisation du temps de travail au sein des différents services de l’Association X.

Le présent accord, qui a pour objet de réviser l’accord collectif du 17 décembre 1999, est donc l’occasion d’offrir un cadre juridique sécurisé permettant tout à la fois de concilier les aspirations des salariés visant à un meilleur équilibre de leur vie professionnelle et de leur vie personnelle, et les intérêts de l’Association X.

L’Association entend également définir dans le présent accord les modalités d’usage des outils numériques ainsi que d’exercice du droit à la déconnexion, notamment en application des articles L. 2242-8- 7°et L.3121-64 du Code du travail.

Cet accord de révision se substitue de plein droit à l’ensemble des dispositions de l’accord du 17 décembre 1999, et ce à compter du jour de sa date d’effet.

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CHAPITRE I : AMENAGEMENT DU TEMPS DE TRAVAIL

Article 1 : Champ d’application

Les dispositions du présent chapitre I s’appliquent à l’ensemble du personnel de l’Association, lié par un contrat de travail à durée indéterminée.

Sont toutefois exclus :

• Les salariés intérimaires ;

• les cadres dirigeants au sens de l’article L. 3111-2 du code du travail, c'est-à-dire les cadres auxquels sont confiées des responsabilités dont l’importance implique une grande indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans l’Association.

Article 2. Modalités de décompte du temps de travail selon les postes et les services

Selon les services de l’Association X, le décompte et la répartition du temps de travail est effectué soit dans le cadre de la semaine, soit dans le cadre d’un cycle.

L’organisation du travail au sein des différents services est la suivante :

Article 2.1 - Postes et services pour lesquels le temps de travail est décompté à la semaine

Les postes et services pour lesquels le décompte du temps de travail s’opère dans le cadre de la semaine sont :

• Le secrétariat 

• L’animation 

• La lingerie 

• L’entretien des locaux 

• Le poste d’infirmière de coordination (IDEC) 

• Le poste de comptable.

Pour ces postes et services, les heures supplémentaires (pour les salariés à temps plein) ou complémentaires (pour les salariés à temps partiel) sont comptabilisées à la fin de chaque semaine civile de travail.

Il est rappelé que les heures supplémentaires ou complémentaires sont accomplies à la demande de l’employeur et selon les besoins du service, dans les limites légales et conventionnelles en vigueur. Par voie de conséquence, tout dépassement d’horaire devra avoir été préalablement validé par le responsable de service.

Le salarié à temps partiel peut être amené à réaliser des heures complémentaires allant jusqu’à 1/3 de sa durée contractuelle de travail.

Article 2.2 - Postes et services pour lesquels le temps de travail est décompté dans le cadre d’un cycle de 12 semaines :

Il s’agit des postes et services suivants :

• La cuisine 

• Le poste de psychologue 

• Le poste de coordinatrice pôle ressources

• Le poste des soins infirmiers 

• Le poste des agents de service, y compris le personnel roulant

• Le poste des aides-soignantes, y compris le personnel roulant

La planification indicative de la répartition de l’horaire de travail au sein du cycle est arrêtée et affichée au plus tard le 15 du mois précédent afin que chacun puisse organiser sa vie extra-professionnelle. Des modifications d’horaires seront toutefois susceptibles d’avoir lieu de manière exceptionnelle :

• Sur demande du salarié pour des motifs légitimes (exemples : rendez-vous médicaux), sous réserve d’un délai de prévenance 7 jours calendaires ;

• A l’initiative de l’employeur en fonction des nécessités de l’activité, sous réserve d’un délai de prévenance de 7 jours calendaires pouvant être ramené à 3 jours en cas d’urgence afin d’assurer la continuité de la prise en charge des usagers, voire à une durée inférieure en cas d’urgence avec l’accord du salarié.

Au sein du cycle, la durée de travail hebdomadaire planifiée peut varier à la hausse ou à la baisse d’une semaine à l’autre de telle sorte qu’à la fin du cycle, la durée hebdomadaire moyenne soit :

• de 35h par semaine pour les salariés à temps plein ;

• ou égale à la durée contractuelle de travail pour les salariés à temps partiel.

La Direction se réserve la possibilité, en cas de besoin, de faire effectuer aux salariés des heures supplémentaires (pour les salariés à temps plein) ou complémentaires (pour les salariés à temps partiel) dans les limites légales et conventionnelles en vigueur. Les salariés ne peuvent en revanche effectuer de telles heures supplémentaires ou complémentaires sans avoir préalablement recueilli l’accord de leur employeur. A défaut, elles ne seraient pas rémunérées.

Conformément aux articles L.3121-41 et suivants du Code du travail, lorsqu’il est mis en place un dispositif d’aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine, les heures supplémentaires ou complémentaires sont décomptées à l’issue de cette période de référence. En l’occurrence, constitueront donc des heures supplémentaires ou complémentaires :

• pour les salariés à temps complet : les seules heures effectuées  au-delà de la durée hebdomadaire moyenne de 35 heures calculée sur la durée du cycle ;

• Pour les salariés à temps partiel : les seules heures effectuées au-delà de la durée hebdomadaire moyenne contractuelle calculée sur la durée du cycle.

Il est rappelé à toutes fins utiles qu’à ce jour et pour l’avenir :

• Les agents de service, les infirmier(e)s et le personnel de cuisine travaillent un weekend sur deux ;

• Les aides-soignantes travaillent un weekend sur 3 ;

• Une aide-soignante et une ASH travaillent chaque nuit.

Article 3. Traitement des heures complémentaires et supplémentaires

Pour rappel jusqu’à la conclusion du présent accord, les heures supplémentaires (pour les salariés à temps plein) ou complémentaires (pour les salariés à temps partiel) décomptées en fin de cycle donnaient lieu à paiement majoré à la fin du mois considéré.

Dans une volonté d’améliorer la qualité de vie au travail, et après avis conforme du comité social et économique en application de l’article L.3121-37 du Code du travail, les parties au présent accord conviennent que les heures supplémentaires et complémentaires comptabilisées en fin de cycle donneront dorénavant lieu :

• à l’octroi d’un repos compensateur de remplacement pour les 8 premières heures ;

• à repos ou à paiement, au choix du salarié, à compter de la 9^ème heure.

Le repos compensateur est équivalent à l'heure et à la majoration qu'il remplace.

Ainsi :

• une heure supplémentaire donne lieu à un repos d’1 heure 15 minutes pour une majoration de 25 % et d’1 heure 30 minutes pour une majoration de 50 % ;

• Une heure complémentaire donne lieu à un repos d’1 heure 6 minutes pour une majoration de 10% (pour chaque heure complémentaire accomplie dans la limite de 1/10ème de la durée contractuelle de travail) et d’1 heure 15 minutes pour une majoration de 25% (pour chaque heure accomplie au-delà de 1/10e et dans la limite de 1/3)

Il est rappelé que les heures supplémentaires rémunérées sous forme de repos de remplacement ne s’imputent pas sur le contingent annuel d’heures supplémentaires.

Ces repos seront comptabilisés au sein d’un compteur d’heures spécifiques et les salariés seront tenus régulièrement informés du nombre d’heures de repos portées à leur crédit, mois par mois, par un document annexé à leur bulletin de paie, comprenant les droits acquis au titre de la période de paie considérée, mais également les droits cumulés. Ce compteur sera également consultable en permanence dans le logiciel SOIP.

Le repos de remplacement est ouvert dès lors que le salarié comptabilise 7 heures de repos. Il devra être pris dans les 6 mois qui suivront cette ouverture, sauf dans l’hypothèse où le salarié aurait été empêché de les prendre en raison d’un congé pour maladie ou maternité ou de tout autre événement imprévisible.

Les jours de repos acquis pourront être pris par journée entière. Ils pourront être groupés.

Le repos de remplacement pourra également être posé sur le compte épargne-temps.

Au mois de juillet de chaque nouvelle année civile (N+1), il sera fait un bilan des repos acquis et posés au cours de l’année civile N-1. L’éventuel reliquat de jours de repos non pris devra être posé dans les meilleurs délais ou transféré dans le compte épargne-temps. Le cas échéant, et uniquement avec l’accord de la Direction, cet éventuel reliquat donnera lieu à paiement.

Pour la prise des jours de repos, les salariés concernés effectueront une demande 1 mois avant la date de prise du repos, sur le système informatique dédié, afin d’obtenir une validation par leur responsable hiérarchique sur les journées qu’ils souhaitent prendre en repos. Cette validation devra intervenir 7 jours calendaires maximum après réception de la demande, à défaut de quoi elle sera considérée comme acquise.

Tout changement de date éventuellement décidé par l’employeur sera notifié au salarié au moins sept jours calendaires avant la date de prise du repos initialement prévue.

Toute demande de changement de date des jours de repos choisis par les salariés et déjà accordé par la Direction devra être adressée à l’employeur au moins sept jours calendaires avant la date de prise du repos initialement prévue, la Direction se réservant le droit de refuser la modification en fonction des besoins de l’activité ou du service.

Si le contrat de travail du salarié cesse, pour quelque cause que ce soit, sans que celui-ci ait pu prendre la totalité des jours de repos acquis auxquels il avait droit, celui-ci percevra une indemnité compensatrice calculée sur la base du nombre d’heures de travail correspondant au droit acquis multiplié par son salaire brut horaire.

Article 4. Lissage de la rémunération

Les parties conviennent que la rémunération mensuelle brute des salariés entrant dans le champ d’application du présent accord est calculé sur la base mensualisée de 151,67 heures pour les salariés à temps complet et sur la durée contractuelle de travail pour les salariés à temps partiel, afin d’assurer chaque mois une rémunération régulière indépendante de l’horaire réel.

Cette base mensualisée est portée au bulletin de paie du salarié concerné.

Article 5. Travail des jours fériés et des dimanches

En cas de travail le dimanche, le salarié perçoit une indemnité correspondant au nombre d’heures travaillées multiplié par 1.5 points.

En cas de travail un jour férié, non seulement une indemnité correspondant au nombre d’heures travaillées multiplié par 1.5 points est payée, mais les heures effectuées durant ce jour férié sont également récupérées.

Si le jour férié coïncide avec un jour de repos hebdomadaire, il est récupéré.

Tous les jours fériés sont à récupérer dans le mois suivant en fonction des souhaits du personnel. Ils ne peuvent toutefois être accolés aux congés payés.

Le personnel ne travaillant pas les week-end (lingerie, animation, secrétariat, personnel d’entretien) récupère uniquement les jours fériés tombant le dimanche, les autres étant chômés le jour même.

CHAPITRE II : REGLE DE BON USAGE DES OUTILS INFORMATIQUES ET DROIT A LA DECONNEXION

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font aujourd’hui de plus en plus partie intégrante de l’environnement de travail.

Il est rappelé que le bon usage des outils informatiques est de la responsabilité de tous et que chaque salarié, à son niveau, est acteur du respect du droit à la déconnexion et ainsi de la qualité de vie au travail. C’est pourquoi les règles et principes énoncés ci-dessous doivent être respectés indépendamment du poste occupé au sein de l’Association.

L’Association entend définir les modalités d’usage des outils numériques ainsi que d’exercice du droit à la déconnexion, notamment en application des articles L. 2242-8- 7°et L.3121-64 du Code du travail.

Les dispositions qui suivent sont applicables à l’ensemble du personnel de l’Association X.

Article 6 : Règles de bon usage des outils numériques

Sont notamment visés :

• les outils physiques connectés tels que les ordinateurs (fixes, portables), les tablettes, les téléphones portables, les smartphones…

• et les outils dématérialisés tels que les connexions à distance, les courriers électroniques, l’internet, l’intranet…

L’ensemble de ces outils permet aux salariés d’être joignables aisément et à distance. Ils facilitent les échanges d’informations et permettent une communication en temps réel en s’affranchissant des barrières spatiales et temporelles.

En cela, ils permettent une meilleure circulation de l’information, et plus globalement des données et améliorent tant la productivité que la réactivité des acteurs.

Pour autant, cette accélération de la circulation de l’information en modifiant les relations et l’environnement de travail peut induire des effets négatifs (le sentiment d’urgence lié à la réactivité que semblent « imposer » l’outil et la fluidité de l’information, le sentiment d’un trop plein d’informations et de sollicitations rendant difficile la hiérarchisation des priorités, l’augmentation des interruptions dans l’exécution des tâches, l’empiètement de la vie professionnelle sur la vie privée et inversement…).

Pour l’ensemble de ces raisons, l’Association a décidé de fixer la liste des règles et principes de bon usage des outils numériques afin de favoriser des pratiques professionnelles harmonieuses et propices à un environnement de travail efficace et qualitatif.

Ainsi, la bonne utilisation des outils numériques est l’affaire de tous. Il est également rappelé que si l'employeur est tenu de prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des salariés (article L.4121-1 du code du travail) « il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail » (article L.4122-1 du code du travail).

Lors de leur activité professionnelle, chaque salarié s’engage à se conformer aux règles de bon usage des outils numériques suivantes.

1. Gérer l’addiction aux outils numériques

Afin de gérer l’addiction aux outils numériques, il est préconisé de :

• Limiter autant que possible le nombre des interruptions liées à l’utilisation des outils numériques :

• Désactiver les alertes sonores et visuelles signalant l’arrivée de nouveaux messages

• Gérer son temps en définissant des plages horaires quotidiennes réservées à la consultation et au traitement des messages entrant.

• Gérer et encadrer l’accessibilité :

• Utiliser le « gestionnaire d’absences » en cas d’absence du bureau

• Préciser dans le message d’absence le nom d’une personne à contacter

• Déléguer dans la mesure du possible sa messagerie afin d’éviter les relances pour non-réponse

• Se donner le temps de répondre aux messages pour éviter toute réponse impulsive

• Laisser aux interlocuteurs le temps de répondre aux messages

  2. Gérer l’information

Il est préconisé de :

• Être rigoureux et précis dans la communication

• Indiquer un objet clair pour tout message en adéquation avec le contenu du message

• Traiter d’un sujet par message

• Eviter la multiplication des messages sur le même sujet

• S’identifier clairement dans le message (notamment nom, prénom, fonction, coordonnées) afin d’être identifié rapidement

• S’interroger sur la pertinence du moyen de communication utilisé

• La messagerie électronique est-elle le moyen le plus adapté compte tenu du sujet par rapport aux autres outils de communication : face à face, téléphone, courrier, fax…

• Favoriser les échanges directs (téléphone, face à face) lorsque :

  • les niveaux de compréhension et d’interaction sont élevés,

  • il existe un risque de mauvaise interprétation,

  • le sujet est, ou risque de devenir, conflictuel,

  • il peut s’agir d’une remise en cause du travail.

• S’interroger sur le(s) destinataires(s) principal(aux) du message

• Cibler de façon précise le(s) destinataire(s) du message

• N’utiliser les mises en copie que si le ou les destinataires sont directement concernés

• Penser au temps pris par le(s) destinataire(s) à lire ses (leurs) messages

• Eviter les « répondre à tous » lorsque cela n’est pas indispensable

• Gérer les pièces jointes

• Limiter l’envoi de pièces jointes. S’interroger sur la pertinence du (des) fichiers(s) à joindre au message

• S’assurer que le destinataire possède bien le logiciel permettant d’exploiter la pièce jointe

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux

  3. Limiter les sources de stress

Il est important de :

• Veiller au choix du moment et créneau horaire le plus opportun pour l’envoi d’un message

• Ne pas envoyer de messages en dehors des horaires de travail

• Ne pas répondre en dehors des horaires de travail

• Eviter de créer un sentiment d’urgence

• Préciser si le dossier est urgent et/ou son délai de traitement

• Eviter les réponses « réflexes »

• Ne pas envoyer systématiquement une réponse suivant la réception du message, cela peut induire du stress supplémentaire pour le destinataire

• Le cas échéant préciser que le message a bien été reçu

• Laisser aux autres le temps de répondre aux messages

  4. Veiller à la forme et à la personnalisation des échanges

Il est recommandé de :

• S’identifier et identifier son destinataire

• S’identifier avec clarté

• Respecter les formes de politesse

• Personnaliser l’échange

• Faciliter les échanges informels

• Adapter son message et sa forme à la personnalité de son interlocuteur

  5. Limiter les risques d’incompréhension et de conflit

Il convient de veiller à :

• Être vigilant sur le contenu du message

• Ne pas écrire en majuscule ou en rouge car cela peut susciter un sentiment d’agression chez le récepteur, sauf bien entendu pour mettre en relief un élément important

• Eviter de traiter les situations ou sujets potentiellement conflictuels par messagerie

• Adapter la forme du message en ayant à l’esprit qu’il pourrait être lu par un tiers

Article 7 : Droit à la déconnexion

7.1 Affirmation et modalités d’exercice du droit à la déconnexion

La présente Charte consacre un droit individuel à la déconnexion pour chaque salarié de l’Association.

Ce droit à la déconnexion se traduit par l’absence d’obligation, pour chaque salarié, d’utiliser, pour des motifs professionnels, les TIC mis à sa disposition par l’Association ou encore ceux qu’il possède à titre personnel en dehors des périodes habituelles de travail et notamment lors :

• des périodes de repos quotidien,

• des périodes de repos hebdomadaire,

• des absences justifiées pour maladie ou accident,

• et des congés de quelque nature que ce soit (congés payés, maternité, JRTT, JNT,…).

Ainsi, aucun salarié n’est tenu de répondre au téléphone, aux mails, aux messages, aux SMS adressés durant les périodes visées ci-dessus.

De même, pendant ces mêmes périodes aucun salarié n’est tenu de se connecter à distance par tout moyen pour prendre connaissance de messages de quelque nature que ce soit.

En cas de circonstances très exceptionnelles, résultant d’une situation d’urgence, des exceptions au droit à la déconnexion pourront être mises en œuvre.

2. Mesures de contrôle

Afin d’assurer le respect du droit à la déconnexion, aucun accès à distance n’est donné aux salariés, excepté ceux qui sont éligibles aux astreintes. Ces derniers auront un accès à distance uniquement au logiciel RH, et l’accès à la messagerie professionnelle sera limité aux postes suivants : secrétariat, IDE, IDEC, médecin coordonnateur, comptable, adjoint de direction, directeur.

De manière exceptionnelle, des dérogations pourront être accordées au cas par cas en fonction des circonstances.

CHAPITRE III – DISPOSITIONS FINALES

Article 8 : Durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 9 : Entrée en vigueur

Le présent accord a, préalablement à son adoption, donné lieu à consultation du CSE qui a émis un avis favorable lors de la réunion du 20 décembre 2021.

Le CSE a notamment donné un avis conforme relativement à la possibilité de rémunérer les heures supplémentaires sous forme de repos compensateur de remplacement.

Conformément à l’article L.2232-24 du Code du travail, et à défaut de mandatement, le présent accord a été signé par les membres titulaires du Comité social et économique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles (selon procès-verbal annexé au présent accord).

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er janvier 2022.

Article 10 - Dépôt

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l’Association.

Ce dernier déposera l’accord collectif, accompagné du procès-verbal des dernières élections professionnelles, sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Pau.

Article 11 : Suivi de l’accord et clause de rendez-vous

Afin de réaliser un bilan de l’application du présent accord, une réunion sera organisée avec le CSE à l’issue de la première année d’application de l’accord. A cette occasion, seront évoquées les éventuelles difficultés d’application ainsi que les éventuelles mesures d’ajustement, et le cas échéant, la révision de l’accord.

Article 12 : Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités mentionnées aux articles L. 2232-21 et s. du code du travail, ou le cas échéant aux articles L. 2261-7-1 à L. 2261-8 du code du travail.

Si l’Association venait à être pourvue de délégués syndicaux, ces derniers auront la possibilité de réviser l’accord, dans ce cas il s’agirait même d’un monopole.

Si l’Association reste dépourvue de délégués syndicaux, les accords conclus selon un mode dérogatoire pourront être révisés par des élus mandatés ou non, ou par des salariés mandatés en application des articles L. 2232-21 et s. du code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties ou par tout autre moyen permettant de conférer date certaine à la demande et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois suivant la réception de la demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Les dispositions de l’avenant portant révision se substitueront de plein droit à celles du présent accord qu’elles modifient, et seront opposables aux parties signataires et adhérentes du présent accord, ainsi qu’aux bénéficiaires de cet accord, soit à la date qui aura été expressément convenue dans l’avenant, soit, à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt légal.

Il est entendu que les dispositions du présent Accord demeureront en vigueur jusqu’à l’entrée en vigueur des nouvelles dispositions et seront maintenues dans l’hypothèse selon laquelle la négociation d’un nouveau texte n’aboutirait pas.

Article 13 : Dénonciation

L’accord et ses avenants éventuels, conclus pour une durée indéterminée, pourront être dénoncés à tout moment par l’une ou l’autre des parties, sous réserve de respecter un préavis de 3 mois.

La dénonciation devra être notifiée par son auteur aux autres parties signataires et adhérentes, à la Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS) compétente, ainsi qu’au Greffe du Conseil de Prud’hommes de Pau.

L’auteur de la dénonciation la déposera sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Fait à Orthez

Le 21 Décembre 2021

En 5 exemplaires originaux

Les membres titulaires du comité social et économique représentant la majorité des suffrages exprimés lors des dernières élections professionnelles X, titulaire du collège Employés  X, titulaire du collège ETAM-cadres.

Pour l’Association