Accord relatif aux conditions d’accès et d’utilisation de l’Intranet et de la messagerie par les Organisations Syndicales et le Comité Social et Economique

Sommaire

PREAMBULE 4

ARTICLE 1 : Principes d’utilisation de la page dédiée présente sur le site intranet 4

ARTICLE 2 : Objet et champ d’application du présent Accord 5

2.1. Objet 5

2.2. Champ d’application 5

ARTICLE 3 : Principes de création et d’utilisation du l’Intranet syndical 5

ARTICLE 4 : Désignation des Contributeurs 6

ARTICLE 5 : Contenu des espaces sociaux et syndicaux 6

5.1. Dispositions spécifiques 6

5.1.1. Intranet syndical 6

5.1.2. Intranet du Comité Social Economique 7

5.2. Dispositions communes 7

ARTICLE 6 : Imputation des temps consacrés à l’Intranet syndical 7

ARTICLE 7 : Mise à disposition du matériel nécessaire 8

ARTICLE 8 : Dispositions spécifiques à la messagerie électronique 8

ARTICLE 9 : Sanction en cas de non-respect du présent Accord 9

ARTICLE 10 : Durée de l’Accord 9

ARTICLE 11 : Révision de l’Accord 9

ARTICLE 12 : Dénonciation de l’Accord 9

ARTICLE 13 : Formalités de dépôt et de publicité de l’Accord 9

ENTRE LES SOUSSIGNÉS :

ICL

Dont le siège social est à Vandœuvre-lès-Nancy (54500)-6,avenue de Bourgogne CS 30519,

Représenté par Monsieur XXX agissant en qualité de Directeur général.

Ci-après dénommé « l’institut » ou « ICL »

D’UNE PART

ET 

• Le syndicat CFDT, représenté par Madame XXX et Monsieur XXX, délégués syndicaux,

• Le syndicat CFE/CGC, représenté par Madame XXX, déléguée syndicale,

• Le syndicat FO, représenté par Madame XXX et Monsieur XXX, délégués syndicaux.

D’AUTRE PART

IL A ETE CONVENU CE QU’IL SUIT :

PREAMBULE

La Direction et les Organisations syndicales signataires du présent Accord manifestent la volonté de développer l’accès à l’information syndicale et plus généralement sociale par la création, sur l’intranet de ICL, de pages consacrées aux Organisations syndicales et au Comité Social Economique (une page par Organisation Syndicale et une pour le Comité Social Economique).

Le présent accord s’inscrit, notamment, dans le cadre de l’article L. 2142-6 du code du travail qui prévoit la possibilité pour un accord collectif d’entreprise de mettre en place un site syndical sur l’Intranet de l’entreprise et d’utiliser la messagerie électronique de l’entreprise afin de diffuser des tracts et publications de nature syndicale. Toutefois les partenaires sociaux ont souhaité élargir l’utilisation de l’intranet aux membres du Comité Social Economique.

A cette fin, la loi réserve à l’accord d’entreprise le rôle de définir les règles de mise en place, de fonctionnement et d’utilisation de ces dispositifs par les Organisations syndicales et les membres du Comité Social Economique.

L’utilisation de l’Intranet et de la messagerie électronique par les Organisations syndicales et par le Comité Social Economique vise un double objectif :

• constituer un outil d’échange favorisant et enrichissant le dialogue social ;

• faciliter la communication des messages transmis par les Organisations syndicales et par le Comité Social Economique grâce à des moyens modernes et adaptés.

C’est dans ce cadre que la Direction et les Organisations syndicales de ICL conviennent par le présent accord des règles de fonctionnement et d’utilisation de l’Intranet.

Préalablement il est précisé que les dispositions contenues dans cet accord ont été rédigées en considération de l’outil de création de site intranet utilisé actuellement par ICL, à savoir JOOMLA.

Cet intranet subissant quelques bugs liés à son ancienneté, une refonte est envisagée, en conséquence cet accord pourra faire l’objet d’une nouvelle négociation afin de l’adapter au nouvel outil.

ARTICLE 1 : Principes d’utilisation de la page dédiée présente sur le site intranet

Lorsqu’ils seront utilisés dans le corps du présent Accord, les termes ci-dessous auront la signification suivante :

• Accord : le présent Accord sur l’utilisation de la page dédiée sur l’Intranet, dont la copie de l’accord est téléchargeable est disponible sur l’Intranet de ICL,

• Intranet syndical / espaces sociaux et syndicaux : page dédiée à une Organisation syndicale ou au Comité Social Economique créée sur l’intranet de ICL et destinée à diffuser les publications syndicales et sociales à l’ensemble des salariés ou des adhérents salariés de ICL,

• Contributeur : salarié en charge de la rédaction et de la publication des contenus sur l’Intranet de l’Organisation syndicale ou du Comité Social Economique,

• Organisation syndicale : toute organisation syndicale représentative ou ayant créé une section syndicale à ICL et satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance légalement constituées depuis au moins 2 ans,

• Messagerie électronique : service de transmission des messages écrits et documents joints envoyés via un réseau informatique dans les boîtes email électroniques de l’ensemble des membres du personnel.

ARTICLE 2 : Objet et champ d’application du présent Accord

2.1. Objet

Le présent Accord a pour objet :

• de définir les modalités de mise à disposition, de consultation et d’utilisation de l’intranet syndical de ICL et de la messagerie électronique par les Organisations syndicales et le Comité Social et Economique,

• et d’assurer la sécurité des pages syndicales et des représentants du personnel dans l’utilisation de l’Intranet syndical.

Plus particulièrement, l’Accord précise notamment :

• les conditions d’accès à l’Intranet ;

• le respect du cadre juridique notamment celui spécifique à la messagerie et à sa politique éditoriale ;

• le contenu de l’Intranet syndical ;

• les règles d’imputation du temps de connexion ;

• les sanctions en cas de manquement aux dispositions du présent Accord.

L’Accord définit dès lors les droits et obligations des utilisateurs de l’Intranet syndical et de la messagerie électronique.

L’Accord ne se substitue ni aux dispositifs légaux (panneaux d’affichage) ou conventionnels relatifs à la diffusion de l’information syndicale et sociale.

2.2. Champ d’application

Outre les Organisations syndicales, le présent accord concerne le Comité Social et Economique.

ARTICLE 3 : Principes de création et d’utilisation du l’Intranet syndical

Chaque Organisation syndicale et le Comité Social et Economique, présents à ICL peuvent disposer de leur propre page sur l’Intranet de ICL, à condition de se conformer aux dispositions du présent Accord. Il suffit qu’ils en fassent la demande par lettre remise en main propre contre décharge à la Direction des Ressources humaines. Cette demande doit tenir compte du délai raisonnable nécessaire (maximum un mois) à la réalisation pratique de cet espace par les équipes concernées.

Une seule page est autorisée par Organisation syndicale et une seule page pour le Comité Social et Economique.

Il est précisé qu’une page se définit comme étant un espace de réception d’informations. Cette page devant être alimentée par les Organisations syndicales concernées ou le Comité Social et Economique.

A cet effet, ICL via son service de communication, pourra initier à l’utilisation de l’outil les Organisations syndicales et le Comité Social et Economique via une information collective organisée sur un de temps de maximum deux heures. Si un complément de formation est nécessaire, les Organisations syndicales et le Comité Social et Economique devront se rapprocher des prestataires de formation existants à leurs frais.

Pour les Organisations syndicales non signataires du présent Accord, la demande de création d’un Intranet emporte adhésion aux conditions de mise à disposition, de fonctionnement et d’utilisation visant le site et la messagerie.

Les modalités d’utilisation de l’Intranet doivent permettre aux Organisations syndicales et au Comité Social et Economique de mener utilement leurs missions.

Les pages « syndicaux » « sociaux » sont exclusivement dédiés à la publication d’informations de nature syndicale ou sociale.

Chaque Organisation syndicale ou le Comité Social et Economique peut être clairement identifié par un identifiant graphique figurant sur la page de menu collective des Organisations Syndicale accessible depuis l’onglet « Instances & Comités/Instances Consultatives ». Le logo et la charte graphique de ICL ne peuvent être utilisés ou modifiés qu’avec l’accord préalable et exprès de la Direction de ICL.

Chaque salarié de ICL dispose d’un libre accès aux pages « syndicales » « sociales ». Afin de préserver cette liberté, ICL s’engage à assurer la confidentialité des consultations sur chaque page de l’Intranet syndical.

En particulier, il ne recherchera pas à identifier les salariés consultant les pages et n’effectuera aucune mesure de fréquence d’utilisation de chaque page.

ARTICLE 4 : Désignation des Contributeurs

Les Organisations syndicales le Comité Social et Economique désignent un Contributeur chargé de la publication et de la mise à jour des contenus de l’Intranet syndical ou social.

Les contributeurs sont chargés de la relecture et de la correction éventuelle de tout contenu destiné à être diffusé sur l’Intranet syndical ou social

Les contributeurs sont :

• Pour les organisations syndicales représentatives le délégué syndical ou l’un d’eux s’ils sont plusieurs au niveau de ICL désigné par ladite organisation,

• Pour les organisations syndicales non représentatives au niveau de ICL, un représentant de section syndicale,

• Pour le Comité Social et Economique, le secrétaire du CSE, et la personne désignée par ledit comité notamment s’agissant des œuvres sociales.

Il est précisé que ne peut être contributeur qu’un représentant du personnel ayant un mandat en cours. La fonction de contributeur cesse de plein droit avec le mandat de l’intéressé pour quelque cause que ce soit.

Chaque Contributeur se voit concéder par la Direction de la Santé Numérique (DSN) un droit d’accès à leur page, se traduisant par des codes d’authentification.

Ce droit est individuel, confidentiel et non cessible, y compris entre membres de la même organisation syndicale ou du Comité Social et Economique.

ARTICLE 5 : Contenu des espaces sociaux et syndicaux

5.1. Dispositions spécifiques

Chaque Organisation syndicale et le Comité Social et Economique décide librement du contenu publié sur l’Intranet syndical, à condition que ce contenu demeure exclusivement syndical ou social, excluant notamment toute communication à caractère politique.

5.1.1. Intranet syndical

Outre les coordonnées des délégués syndicaux, la page dédiée aux Organisations syndicales regroupe toutes publications et toutes informations de nature syndicale. Ces informations et publications sont alimentées par les Organisations syndicales selon le rythme qui leur conviendra.

5.1.2. Intranet du Comité Social Economique

La page dédiée au Comité Social et Economique regroupe notamment :

• les textes légaux et réglementaires permettant de comprendre le rôle et les actions possibles du Comité Social Economique,

• les coordonnées des membres du Comité Social Economique,

• les comptes rendus, ou extraits de procès-verbaux du Comité Social Economique, une fois approuvés,

• les réclamations présentées lors des réunions,

• le calendrier des réunions à venir et des ordres du jour,

• toutes informations relatives aux activités sociales et culturelles.

Ces informations et publications sont alimentées par le Comité Social et Economique selon le rythme qui lui conviendra.

5.2. Dispositions communes

La sécurité des espaces sociaux et syndicaux sera assurée par les règles et procédures de sécurité des systèmes d’information mis en place au sein de ICL.

Dans l’alimentation par les Organisations syndicales et le CSE de l’intranet syndical, les pratiques suivantes sont notamment interdites :

• Les forums, blogs, discussions instantanées et partage de contenus vidéo

• Les contenus vidéo, d’images animées et bandes son

• Les vidéos en streaming 

• Les liens hypertextes vers des sites internet autres que les sites officiels des Organisations syndicales et les sites officiels gouvernementaux français (par défaut identifiés en «.gouv.fr»).

Plus généralement, toutes les pratiques contraires aux règles édictées à ICL pour la sécurité et le bon fonctionnement de ses systèmes d’information sont prohibées.

Les Organisations syndicales et le Comité Social et Economique s’engagent à ce que les documents publiés respectent les dispositions légales applicables à la presse.

Les propos tenus sur l’Intranet syndical ne peuvent comporter aucun caractère injurieux, diffamatoire, illicite ou politique.

Le respect du droit à l’image et la protection de la vie privée doivent être assurés. Aucune information confidentielle ou sensible ne doit être présentée via l’Intranet syndical.

Plus généralement, les Organisations syndicales et le Comité Social et Economique devront assurer la protection de toutes données à caractère personnel et de toutes données sensibles conformément au règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016. Ils devront respecter les dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée, ainsi que l’ensemble des recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des libertés (CNIL).

La taille maximale de l’ensemble des pages constituant l’intranet syndical sera d’un (1) Go.

ARTICLE 6 : Imputation des temps consacrés à l’Intranet syndical

Les temps consacrés par les délégués syndicaux et/ou représentants de section syndicale et les membres du Comité Social et Economique à la création et la diffusion de publications syndicales / sociales sur l’Intranet syndical s’imputent sur le crédit d’heures qui leur est dévolu.

ARTICLE 7 : Mise à disposition du matériel nécessaire

Le local des Organisations syndicales et le local du Comité Social et Economique disposera des moyens matériels suivants :

• une imprimante et un poste informatique disposant des logiciels suivants :

  • Microsoft Office Professionnel (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

  • Navigateurs internets

ARTICLE 8 : Dispositions spécifiques à la messagerie électronique

ARTICLE 8-1 : Attribution d’une adresse de messagerie

Les Organisations syndicales et le Comité Social et Economique bénéficient d’une adresse email leur permettant de communiquer par courrier électronique, tant en interne qu’en externe.

A titre informatif, cette adresse est à la date de signature du présent Accord composée de la façon la suivante : nom de l’Organisation syndicale/ du Comité Social et Economique>@nancy.unicancer.fr.

Toutefois, elle est susceptible d’être modifiée à tout moment moyennant le respect d’un délai de prévenance fixé à un (1) mois.

ARTICLE 8-2 : Conditions des échanges électroniques entre les organisations syndicales / Comité Social et Economique et les salariés

Chaque salarié peut adresser un message individuel à l’Organisation syndicale de son choix ou au Comité Social et Economique à partir de sa messagerie électronique professionnelle.

Les Organisations syndicales / le Comité Social et Economique répondent au salarié de façon individuelle.

Les Organisations syndicales / le Comité Social et Economique peuvent adresser des messages collectifs à l’ensemble des salariés par le biais de la messagerie électronique. Le mail « everyone » sera régi par une politique éditoriale à compter du 1^er septembre 2019, ils seront tenus de s’y conformer.

Les adresses de messagerie électronique ne peuvent être utilisées pour d’autres raisons que la mise à disposition de publications et tracts de nature syndicale et sociale.

Chaque salarié peut décider de ne pas recevoir ou de cesser de recevoir les messages ou lettres d’information d’une Organisation Syndicale ou du Comité Social et Economique. Ces derniers seront impérativement tenus de se conformer au souhait du salarié en retirant manuellement le nom du salarié concerné de la liste de diffusion « everyone ».

Chaque message envoyé par les Organisations Syndicales ou par le Comité Social et Economique devra contenir clairement en objet la nature syndicale ou sociale du courriel et devra contenir le rappel qu’il est possible au salarié de choisir de ne plus recevoir les informations syndicales ou sociales en l’indiquant en retour de mail.

ARTICLE 8-3 : Obligation de confidentialité

L’employeur et toutes les Organisations Syndicales ou le Comité Social et Economique sont tenus à une obligation de confidentialité.

La confidentialité des échanges entre les salariés et les Organisations Syndicales ou le Comité Social et Economique doit être garantie.

A ce titre, l’employeur ne pourra avoir connaissance des listes de diffusion (hors liste générale « everyone ») des Organisations Syndicales ou du Comité Social et Economique, du contenu des messages échangés ainsi que de la fréquence des échanges de messages. Aucune mesure, ni recherche ne seront faites en ce sens.

ARTICLE 9 : Sanction en cas de non-respect du présent Accord

Il est précisé qu’il n’existe pas de contrôle a priori des contenus mis en ligne par les Organisations syndicales et le Comité Social et Economique mais seulement une responsabilité a posteriori en cas d’abus dans l’exercice de la liberté de communication syndicale.

Outre les sanctions civiles et pénales encourues, le non-respect du présent Accord, notamment le non-respect des dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, ainsi que de l’ensemble des recommandations de la CNIL, emporte la fermeture de l’Intranet syndical de l’Organisation syndicale concernée ou du Comité Social et Economique pour une durée d’un mois, après mise en demeure non suivie d’effet dans un délai de 48 heures.

La récidive emporte la fermeture définitive de l’Intranet syndical de l’Organisation syndicale concernée ou du Comité Social et Economique.

ARTICLE 10 : Durée de l’Accord

Le présent Accord, conclu pour une durée indéterminée, entre en vigueur à la date de sa signature.

ARTICLE 11 : Révision de l’Accord

Le présent Accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités mentionnées aux articles L. 2261-7 à L. 2261-8 du code du travail.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre recommandée avec accusé de réception de demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

ARTICLE 12 : Dénonciation de l’Accord

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les modalités mentionnées aux articles L. 2261-9 et suivants du code du travail respectivement par l'employeur signataire ou par la totalité des délégués syndicaux signataires ou ayant adhéré à l’accord.

Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par lettre recommandée avec accusé de réception.

La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

ARTICLE 13 : Formalités de dépôt et de publicité de l’Accord

Conformément aux dispositions des articles L. 2231-6, D. 2231-2, D. 2231-4 à D. 2231-5 du code du travail, le présent accord sera déposé à l’initiative de la Direction de XXX selon les modalités suivantes :

• en un exemplaire au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud’hommes de Nancy ;

• en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, auprès de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) de Meurthe & Moselle.

Le dépôt de l’accord sera accompagné des pièces énoncées à l’article D. 2231-7 du code du travail.

Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction de ICL, au Comité Social et Economique et aux Organisations syndicales dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du code du travail.

Fait à Vandœuvre les Nancy,

Le 02 juillet 2019

En six (6) exemplaires originaux.

Pour l’Institut de Cancérologie de Lorraine,

Monsieur XXX, Directeur Général.

Pour le syndicat CFDT,

Madame XXX, Déléguée syndicale,

Monsieur XXX, Délégué syndical,

Pour le syndicat CFE/CGC,

Madame XXX, Déléguée syndicale,

Pour le syndicat FO,

Madame XXX, Déléguée syndicale,

Monsieur XXX, Délégué syndical.