ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

AU CENTRE OSCAR LAMBRET

ENTRE : le Centre OSCAR LAMBRET

Centre de Lutte Contre le Cancer

Dont le siège est 3, rue Frédéric Combemale à LILLE (59000)

Pris en la personne de son représentant légal,

Monsieur le Professeur A, Directeur Général,

Siret : 783 697 345 00016

Convention Collective Nationale des Centres de Lutte contre le Cancer du 1/1/1999,

D'une part,

ET : les ORGANISATIONS SYNDICALES représentatives :

- CFE-CGC, représentée par Monsieur B,

- CGT-FO, représentée par Monsieur E et Madame F,

- SUD santé sociaux, représentée par Messieurs C et D.

D'autre part,

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L'article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et l'arrêté du Ministère de l'Emploi de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d'entreprise.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l'opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections du Comité Social Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l'appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein du Centre, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l'organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés absents pendant la période du scrutin, et améliorer leur participation,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d'inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l'environnement.

En conséquence, les parties signataires sont convenues de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSÉ, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Principes généraux

Les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

Vérifier l'identité des électeurs,

S'assurer de l'intégrité du vote,

S'assurer de l'unicité du vote,

S'assurer de l'anonymat et de la sincérité du vote,

S'assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

Permettre la publicité du scrutin.

Article 1. Objet et champ d'application

Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés du Centre Oscar Lambret ainsi qu'aux éventuels salariés mis à disposition du Centre appelés à voter aux élections du Comité Social Economique du Centre Oscar Lambret.

Article 2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s'entendre comme l'utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article 3.01 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

Le Centre Oscar Lambret prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le «Prestataire») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d'un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des textes en vigueur.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d'accord préélectoral.

Article 3.02 Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des textes en vigueur, notamment des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

Article 3.03 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés «fichier des électeurs» et «Contenu de l'urne électronique».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu'au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l'aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu'en cas de force majeure, c'est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 3.04 Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3.05 Expertise indépendante et formalités CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales et règlementaires et notamment les articles R.2314-5 à 2314-8.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

De plus, conformément aux dispositions du code du travail, les organisations syndicales des salariés représentatives dans le Centre Oscar Lambret seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles dans le cadre du RGPD (déclaration au registre).

Les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables dans le cadre du R.G.P.D.

Article 3.06 Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Une sensibilisation à l’utilisation de la technique de vote électronique sera mise en place avant les opérations de vote par le prestataire et la Direction des Ressources Humaines.

Article 4. Déroulement des opérations de vote

Article 4.01 Protocole d'accord préélectoral

Dans le cadre de l’élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d'un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges, la composition des collèges, les modalités d’attribution et de répartition des heures de délégation, le nombre de mandats successifs, la possibilité de voter hors du temps de travail.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein du Centre Oscar Lambret.

Article 4.02 Modalités relatives à l'ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera pour chaque tour de scrutin, pendant une durée délimitée.

Les parties conviennent d'organiser le vote électronique sur la période retenue pour le scrutin dans le protocole préélectoral pour le 1er et le 2nd tour.

Dans ce cadre, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l'ouverture des bureaux de vote, de leur travail, de leur domicile, ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote sécurisé dédié aux élections.

Pour faciliter les opérations de vote, des ordinateurs placés dans des isoloirs seront mis à disposition des salariés en complément des ordinateurs professionnels se trouvant dans les locaux du Centre Oscar Lambret.

Une signalétique sera mise en place et un n° Hotline « Prestataire » sera mis à disposition avec un téléphone près du PC.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d'accord préélectoral, des dates et heures relatives à l'ouverture et à la fermeture des bureaux de vote.

Article 4.03 Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote, et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote sur le site dédié et des liens vers les professions de foi. Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote.

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés. Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

Article 4.04 Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du Prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d'accès personnels au serveur de vote, constitués d'un code d'identification personnel et d'un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités de mise à disposition des codes d'accès seront définies dans le cadre du protocole d'accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L'électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d'accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l'élection tant des titulaires que des suppléants, l'électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. L'électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d'accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d'émargement et le taux de participation.

Article 4.05 Suivi des opérations de vote

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendante le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Article 4.06 Opérations de dépouillement

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin selon les textes en vigueur. Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l'activation conjointe d'au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Article 5. Durée, dépôt et publicité de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le Centre Oscar Lambret notifiera le texte à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord sera déposé à la DIRECCTE de LILLE : un exemplaire sur papier signé et un exemplaire sur support électronique (à titre informatif, à ce jour nordpdc-ut59l.accord-entreprise@direccte.gouv.fr). Et également en version anonymisée à la DIRECCTE de Lille.

L’accord sera aussi déposé au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes en un exemplaire. Ces dépôts seront effectués par le Centre Oscar Lambret. En outre, un exemplaire est établi pour chaque partie.

Il sera également transmis aux représentants du personnel et il en sera fait mention sur les panneaux d’affichage réservé à la direction pour sa communication avec le personnel, ainsi que sur Intranet.

Fait à Lille, le 05/07/2018, en 10 exemplaires originaux

Pour le Centre Oscar Lambret, Pour les Organisations Syndicales,

Le Directeur Général, les Délégués Syndicaux :

Pr,

Pour le syndicat Sud Santé Sociaux

MM.

Pour le syndicat CGT-FO

Mme , M.

Pour le syndicat CFE.CGC

Dr .,