Accord Collectif d’organisation du Télétravail

Vus les articles L1222-9 à 11 du Code du Travail et les Accords nationaux interprofessionnels (ANI) des 19 juillet 2005 et 26 novembre 2020.

Entre :

XXX

Ci-après dénommée « la Caisse »

Et

Le syndicat XXXX

Préambule

L’évolution des nouvelles technologies et des outils de communication à distance ont permis d’envisager de nouveaux modes de travail, notamment à travers la mise en place du télétravail.

S’inscrivant dans la responsabilité sociétale des entreprises, la réduction des temps de déplacement participe à un meilleur équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée, contribue ainsi à l’amélioration de qualité de vie au travail et pousse au développement d’un management basé sur la confiance et l’autonomie.

De même, la limitation des déplacements quotidiens, parfois sur des distances importantes, ne peut que constituer un impact positif en terme environnemental.

C’est dans ce contexte que XX avait mis en œuvre une Charte expérimentale du Télétravail de 6 mois, concernant 12 personnes, et courant du 1er janvier au 30 juin 2020.

L’expérimentation du télétravail, telle que prévue dans cette charte, s’est trouvée interrompue par la survenance de la crise sanitaire et les mesures de prévention de la propagation du virus « COVID-19 », dont le confinement de la population imposé par les Pouvoirs Publics à compter du 17 mars 2020. Cette période a conduit à la mise en place d’un télétravail imposé à une très grande partie du personnel.

En juillet 2020, XXX a décidé de prolonger l’expérimentation engagée, dans le contexte de la crise sanitaire persistante et au vu du succès de la phase expérimentale initiale, en étendant son champ d’application et en faisant évoluer ses critères, via une nouvelle charte, prorogée successivement jusqu’au 31 décembre 2020, puis 31 mars 2021. Le maintien d’un télétravail à grande échelle répondait ainsi aux recommandations du gouvernement.

L’accord signé le 17 février 2021 a eu pour objet, à la lumière de ces expériences particulières, tout en organisant un volume de travail présentiel compatible avec la complétude du service public assuré par XXX et le maintien indispensable du lien social dans l’entreprise, d’organiser le télétravail sur une période plus longue et dans les conditions définies ci-après, en posant le principe d’une revoyure à 1 an afin d’analyser les conditions d’une reconduction.

L’accord télétravail a été reconduit pour l’année 2022, en substituant néanmoins les crédits d’équipement initiaux par une indemnité conforme aux préconisations de l’ANI suscité et aux limites prévues par l’URSSAF – Caisse nationale.

XXXX reconduit son accord télétravail pour l’année 2023 en ajoutant notamment 5 jours de télétravail occasionnel en sus du télétravail régulier.

I – L’ORGANISATION DU TELETRAVAIL HORS SITUATION EXCEPTIONNELLE

Champ d’application

Le présent accord s’applique à tous les salariés de XXX, volontaires pour télétravailler et dont les activités peuvent, en tout ou partie, être télétravaillées.

Elle encadre et précise les modalités d’exercice du télétravail à XXXX.

1.1 Exclusion :

Ne sont néanmoins pas concernés par cet accord, les gardiens salariés de XXX, qui relèvent d’une convention collective spécifique et dont l’activité ne peut, par définition, être exercée à distance.

2. Définition du télétravail

Est considéré en télétravail, le salarié qui travaille à son domicile, principal ou secondaire, sur les mêmes missions que celles effectuées dans les locaux de l’organisme et qui utilise les mêmes supports technologiques.

3. Principe du volontariat

Le télétravail est une démarche volontaire. Il peut être proposé par l’employeur ou par le salarié.

Sauf circonstance exceptionnelle notamment épidémique, le télétravail ne peut être imposé aux salariés et ne peut pas être exercé non plus sans l’accord de la hiérarchie.

4. Conditions d’éligibilité et organisation

4.1 Nature du poste et des travaux :

Seuls les postes compatibles avec cette forme d’organisation du travail sont éligibles. Il s’agit des postes dont les activités peuvent être exécutées à distance en utilisant les nouvelles technologies de l’information tout en respectant les conditions de confidentialité et de sécurité prévues dans le présent accord.

Le télétravail est ouvert aux salariés remplissant les conditions cumulatives suivantes :

• Être en Contrat à durée indéterminée ou à durée déterminée de plus d’un mois ;

• Exercer son activité à temps complet ou à temps partiel supérieur ou égal au mi-temps ;

• Être en capacité de travailler à distance (capacité à s’organiser, à gérer ses horaires de travail sans soutien managérial important) ;

• Avoir une activité dématérialisée excluant le transport de dossiers à domicile ;

• Bénéficier chez soi d’un environnement propice au travail (espace dédié) ;

• Disposer à son domicile d’un débit internet suffisant afin de garantir une bonne connexion ;

• Disposer d’une installation électrique de son habitation conforme et nécessaire pour une activité à distance ;

• Fournir un justificatif de son assureur attestant de la couverture des locaux pour le télétravail.

Le télétravail n’est pas compatible avec toutes les activités et tous les métiers.

Sont présumées éligibles au télétravail les personnes occupant des fonctions listées dans le tableau 1 ci-dessous :

1 Activités éligibles au télétravail	2 Activités plus difficilement éligibles au télétravail
Achats	Accueil/Courrier/GED
Agence comptable	Immobilier
Contentieux	Informatique
Pôle juridique
Pôle retraite
Pôle ressources
Pôle social
Ressources Humaines

Seules les activités dématérialisables ne nécessitant pas de support papier (aucun document de la Caisse ne doit être imprimé ou transporté au domicile), peuvent être télétravaillées.

Ainsi, si tout ou partie des activités visées au tableau 2 peuvent être dématérialisées, les personnes susceptibles de les exercer peuvent demander à télétravailler.

Les travailleurs handicapés sont éligibles au télétravail, en application des mesures prévues à l'article L. 5213-6 du code du travail. De même les préconisations du médecin du travail relatives aux besoins des salariés sont prises en compte dans le cadre du télétravail.

Dès lors qu’ils remplissent les conditions susvisées, les nouveaux embauchés et les alternants sont éligibles au télétravail à l’issue d’une période minimale de 3 mois sur site, sauf dérogation spéciale demandée par son manageur.

4.2 Rythme de télétravail et d’activités présentielles :

Sur la base des données recueillies depuis le 1^er janvier 2020, une analyse a été faite sur les rythmes et les modalités du télétravail selon les services et / ou les degrés d’autonomie et / ou l’importance des travaux à effectuer sur le site XXXX.

Le présent accord limite le nombre de jours de télétravail à :

• 3 maximum par semaine pour les agents à plein temps

• 2 maximum par semaine pour les agents à temps partiel entrant dans le dispositif.

Cependant, ce nombre de jours maximum peut être réduit à 2, 1, voire 0 en fonction du degré d’autonomie, d’organisation et des capacités de l’agent à assurer l’intégralité des missions qui lui sont confiées en télétravail et à en rendre compte régulièrement à sa hiérarchie.

Il appartient à chaque responsable de service, après consultation et échanges avec son équipe, de définir :

• Le jour de présence hebdomadaire obligatoire pour toute l’équipe

• les jours de présence sur site de chaque personne, avec pour objectif d’assurer, hors situation d’absence, une présence sur site quotidienne minimale de :

  • 1 personne pour tout service comptant au plus 6 personnes dans son effectif ;

  • 2 personnes pour tout service comptant plus de 6 personnes dans son effectif

En cas de désaccord entre un agent et son manager sur l’un de ces points, le sujet est soumis à la direction pour arbitrage et décision motivée.

La Direction conserve la possibilité de fixer, une fois par trimestre, un jour de présence sur site pour tout le personnel avec un délai de prévenance d’un mois minimal.

Dans ce cas, L’agent effectue une annulation de télétravail régulier dans l’outil de gestion des temps le cas échéant, sans possibilité de report.

4.3 Dérogation managériale

Au regard des besoins du service, chaque manager peut, occasionnellement, aménager ses journées de télétravail et de présence sur site, avec l’accord préalable de son supérieur hiérarchique.

Dans ce cadre, il régularise sa situation dans le logiciel de gestion des temps en posant une ou plusieurs journées de télétravail régulier et/ou en supprimant la ou les journées de télétravail habituel paramétrées au regard de son avenant (cf. art 7).

5. Candidatures

Le télétravail repose sur le double volontariat celui du salarié et celui de l’employeur.

Le salarié qui exprime le souhait d’opter pour du télétravail devra en faire la demande par mail à son supérieur hiérarchique, il indiquera le nombre souhaité de jours de télétravail ainsi que les journées concernées.

Après décision, le responsable de service et/ou de pôle répond au mail copie au responsable ressources humaines, pour approuver la demande de télétravail ou faire une contreproposition.

Le responsable de service et/ou de pôle expliquera la motivation de la réponse au candidat, qu’elle soit positive ou négative, notamment au regard des critères d’éligibilité et d’organisation du service.

6. Modalités techniques et opérationnelles

Les journées de télétravail seront identifiées dans le logiciel des temps et soumises à la validation du responsable de service et/ou pôle.

Le télétravail s’exerce sur la base d’une journée complète de travail.

Si des impératifs opérationnels, organisationnels ou d’ordre exceptionnel l’exigent et afin de préserver une souplesse d’organisation, les jours fixes de télétravail pourront exceptionnellement être déplacés dans la même semaine, dès lors que le principe de la présence sur site d’un agent du service est respecté.

Il est convenu également qu’à partir de deux jours ou plus non travaillés dans la semaine (ex : congés payés, maladie…), les journées de télétravail pourront être ponctuellement modifiées pour permettre la présence sur site d’un agent du service.

Toutes les modifications donneront lieu à une nouvelle demande de télétravail régulier dans l’outil de gestion des temps.

Circonstances exceptionnelles :

Un ou plusieurs jours de télétravail pourront être substitués à un ou plusieurs jours de présence sur site dans les seuls cas suivants :

• Sur avis médical du médecin traitant,

• En cas d’arrêt des transports et sur présentation d’un justificatif

• Intempéries bloquant toute mobilité

Dans ce cas, l’agent régularise sa situation en posant une journée de télétravail régulier dans le logiciel des temps.

Télétravail occasionnel 

Le salarié bénéficiera d'un compteur de 5 jours maximum de télétravail dits « occasionnel » par an, en cas de contrainte personnelle.

Ces 5 journées ne sont pas soumises à justificatif, mais devront être autorisées par le manager au plus tard la veille de la journée télétravaillée pour contrainte personnelle.

Le salarié devra utiliser le motif « télétravail occasionnel » dans le logiciel des temps.

7. Contractualisation et organisation du télétravail

7.1 Avenant temporaire

Lorsque la demande et le planning de télétravail seront acceptés, le salarié recevra un accord écrit du service des ressources humaines qui s’analysera comme un avenant provisoire à son contrat de travail pour une durée déterminée limitée à la durée du présent accord.

Cet avenant précisera notamment :

- Le ou les jour(s) télétravaillé (s)

- Les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être joint

- Le matériel mis à disposition

- Le lieu de travail

Toute demande de modification de cet avenant temporaire doit être soumise, par écrit, au responsable de service ou de Pôle qui l’analysera au regard des obligations posées par l’article 4. En cas d’accord et après aval de la Direction, la procédure visée à l’article 5 et au présent article trouve à s’appliquer.

7.2 Organisation du travail en télétravail

Le début et la fin de journée ainsi que la pause déjeuner feront l’objet de badgeage à distance dans le logiciel de gestion des temps.

La personne en télétravail devra être joignable dès lors qu’elle a badgé et être présente physiquement sur le lieu de télétravail.

Les plages horaires sont portées à la connaissance du responsable de service et/ou pôle du salarié et de ses collègues de travail.

L’exercice du télétravail ne change rien aux conditions d’octroi des tickets restaurant.

8. Adaptation et principe de réversibilité

8.1 Période d’adaptation

Afin de permettre au collaborateur et au responsable de service et/ou pôle d’évaluer ce mode de travail, de vérifier son bon fonctionnement technique et organisationnel et s’assurer qu’il réponde bien aux attentes de chacun, une période d’adaptation de 3 mois est prévue à compter de sa première mise en œuvre. Un bilan sera réalisé avant la fin de cette période entre le salarié et son responsable afin d’apprécier l’opportunité de la poursuite, de l’évolution ou de l’arrêt du télétravail.

Durant cette période d’adaptation, le salarié et/ou son responsable de service et/ou pôle aura la possibilité de mettre fin par écrit et unilatéralement au télétravail moyennant un délai de prévenance d’une semaine, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

8.2 Réversibilité

A l’issue de la période d’adaptation, le télétravail conservera un caractère réversible définitif ou temporaire. Il pourra y être mis fin, par l’une ou l’autre des parties, par écrit notamment en cas :

• D’impératif lié à l’activité de la caisse ou du service auquel le salarié appartient,

• De non-respect par l’une des parties de ses obligations,

• De difficultés personnelles

• De changement de domicile

Dans ce cas, la fin du télétravail s’opérera à l’issue d’un délai de prévenance d’un mois. Ce délai pourra cependant être réduit ou supprimé en cas d’impossibilité absolue, pour le salarié, de poursuivre le télétravail.

9. Equipement de travail

XXXX a déjà fourni des équipements informatiques (ordinateur portable + écran + pour certains, un écran supplémentaire et câbles adaptés) et de téléphonie (casque avec micro).

L’utilisation du matériel informatique est strictement réservée à des fins professionnelles ; il est placé sous la responsabilité du salarié.

L’employeur prendra en charge la maintenance et l’adaptation des équipements aux évolutions technologiques nécessaires à l’accomplissement des missions concernées. A cet effet, le salarié devra rapporter au siège de la caisse le matériel concerné.

L’utilisation d’une imprimante personnelle à des fins professionnelles est interdite.

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, par messagerie, et être en mesure de se connecter à distance.

Le salarié s’engage à ramener à XXXX, à ses frais, tout le matériel confié lorsqu’il est mis fin au télétravail. Tout matériel non ramené à XXX à l’issue du contrat de travail fera l’objet d’une facturation.

Pour les journées prévues en présentiel sur site chacun doit voyager avec le matériel lui permettant de travailler sur site (ordinateur portable ou « Client léger »), sauf à disposer d’un avis contraire écrit de la Direction du Système Informatique (poste complètement équipé en doublon).

Le matériel portable laissé sur site (pause déjeuner ou nuit entre 2 jours successifs sur site) et non muni d’antivol doit systématiquement être mis sous clé en cas d’absence du bureau.

Support informatique

Une vigilance toute particulière est portée aux modalités d’assistance technique des télétravailleurs en cas de panne, d'incident, de perte ou de vol survenant sur le matériel mis à leur disposition pour l'exercice de l’activité professionnelle à domicile.

Les demandes d’intervention se feront en priorité sur l’outil de ticket informatique (JIRA) ou en cas d’impossibilité par contact téléphonique.

Le service informatique s’engage à rappeler le télétravailleur dans le délai le plus court possible afin d’identifier le dysfonctionnement et apporter un premier diagnostic.

Les outils de prise en main du poste à distance seront favorisés, le télétravailleur doit accepter en cas de nécessité le dépannage sur place par les équipes de xxxx.

En cas de panne de la « box » personnelle, il appartient au salarié de contacter le service client de l’opérateur dont il dépend et d’en informer le service informatique de xxxx.

En cas d’impossibilité de reprise de l’activité du télétravailleur à son domicile, le service informatique informe le responsable de service de l’impossibilité de résoudre le dysfonctionnement.

En cas d’impossibilité de résolution du dysfonctionnement dans un délai inférieur à 2 heures, le télétravailleur est invité à définir la conduite à tenir avec son responsable de service et/ou de pôle.

10. Confidentialité et sécurisation des données

L’employeur est responsable de la mise en place de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur et à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer la protection des données et leur confidentialité.

Aucun tiers n’est autorisé à utiliser le poste de travail du salarié, le salarié doit se déconnecter de sa session de travail dès lors qu’il quitte son poste de travail et veiller au respect absolu de la confidentialité des données et informations de travail.

11. Santé et sécurité au travail

Le salarié en situation de télétravail reste soumis au règlement intérieur de xxxx.

Des adaptations des règles de santé et sécurité doivent être mises en œuvre du fait de l’exécution de la prestation de travail au domicile du salarié, dans sa sphère privée.

11.1 Accident du travail

Tout salarié en situation de télétravail bénéficie de la législation sur les accidents du travail et de trajet ; un accident survenu pendant les jours de télétravail et dans la plage journalière dédiée sera présumé lié à l’activité professionnelle. Le salarié est invité à informer immédiatement sa hiérarchie ou le service des Ressources Humaines de la survenance d’un accident, par tout moyen.

11.2 Contrôle de la charge de travail et de l’organisation :

• Sur la charge

Il est rappelé que, même en situation de télétravail, les salariés bénéficient des temps de pause et de repos prévus par la législation en vigueur. Ainsi, ils bénéficient de :

- Un temps de pause de 20 minutes pour chaque séquence de travail de 6 heures ;

- Un temps de repos quotidien minimum de 11 heures consécutifs

- Un temps de repos hebdomadaire minimum de 35 heures consécutifs

Chaque année, ou à la demande du salarié, un entretien individuel est organisé pour procéder à une analyse de la charge de travail et définir, sur la base du constat qui aura été dressé, les mesures nécessaires pour pouvoir adapter temps de travail et charge de travail.

Durant cet entretien seront notamment abordés la conciliation vie professionnelle/vie personnelle ou encore l’efficacité des outils mis en place.

• Sur l’organisation dans le travail

Compte tenu de la situation d’isolement physique du télétravailleur la xxx insiste particulièrement sur l’importance du signalement de toute situation d’incompréhension, de confusion, de précision, d’aide à la priorisation ou à l’organisation : tout collaborateur confronté à une hésitation ou un questionnement sur la réalisation de sa tâche est invité à contacter sa hiérarchie.

Dans le cadre de ses contacts réguliers et, à minima, bi-hebdomadaires avec ses agents en télétravail, chaque manager privilégie la relation visuelle afin de rendre l’échange le plus proche possible d’un entretien physique.

• Dans la relation de travail

Managers et collaborateurs doivent déterminer aux mieux leurs attentes respectives en termes de contacts, reporting, points quotidiens aux fins que chacun vive le télétravail sans mésentente ni incompréhension.

11.3 Outil et droit à déconnexion

Il est rappelé que les salariés disposent d’un droit à déconnexion en dehors des horaires d’ouverture de xxxx dans lesquels ils accomplissent régulièrement leur travail ou, à tout le moins, pendant la durée légale de repos quotidien et hebdomadaire.

Le supérieur hiérarchique veillera au respect de ce droit, notamment en s’attachant à ne pas envoyer de courriel pendant la période concernée.

Par ailleurs toute défaillance de l’outil de travail/connexion doit être signalée immédiatement à sa hiérarchie et/ou au service Informatique

12. Amplitude et plages horaires

Afin de permettre un étalement plus important des périodes de trajet pour venir à xxxx les jours de travail présentiel, il est décidé que dès la mise en œuvre du présent accord et pour la durée de celui-ci :

- La journée de travail pourra commencer à partir de 8h et ne pourra se poursuivre après 18h30.

- Les « plages fixes » sont limitées à 2h le matin (10h-12h) et 2h l’après-midi (14h-16h)

Des dérogations aux présentes dispositions peuvent néanmoins être organisées par un protocole spécifique lié à des sujétions particulières de travail (service informatique notamment).

13. Indemnisation des frais de télétravail

Conformément aux dispositions de l’article 3.1.5 de l’Accord National Interprofessionnel sur le télétravail, il est alloué à chaque télétravailleur un forfait mensuel de 2,5 € par jour de télétravail régulier hebdomadaire prévu par son avenant (cf. art. 7) dans la limite de :

• 10 € par mois pour 1 jour habituel de télétravail

• 20 € par mois pour 2 jours habituels de télétravail

• 30 € par mois pour 3 jours habituels de télétravail

Il sera versé chaque mois au regard de l’avenant visé à l’article 7 applicable à chacun.

II – L’ORGANISATION DU TELETRAVAIL EN CAS DE CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES

En cas de survenances de situations exceptionnelles telles que pandémie ou cas de force majeure, il pourra être recouru au télétravail de manière dérogatoire aux dispositions visées au I.

Il en est de même en cas d'épisode de pollution mentionné à l'article L. 223-1 du code de l'environnement.

Notamment :

• Il ne sera pas mis en place sur le principe du double volontariat mais sur décision unilatérale de la direction,

• L’éligibilité des postes et des personnes au télétravail pourra être assouplie

14. Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord, qui fera l’objet d’une information du comité social économique le 25 octobre 2022, entrera en application à compter du 1^er janvier 2023.

Cet accord est conclu pour une durée déterminée, soit l’année civile 2023.

Dans les trois mois précédent cette date, à l’initiative de l’un des signataires, des négociations pourront être ouvertes dans la perspective d’un nouvel accord.

15 Evaluation – Suivi

Les parties signataires conviennent de se réunir avant l’issue d’une période de 6 mois pour faire le point sur :

• Le nombre de collaborateurs en télétravail, de leur répartition par nombre de jours télétravaillés, par service et par sexe ;

• L’éventuelle mise à jour de la liste des postes non-éligibles ;

• Les situations de refus éventuels, de réversibilité ou de demandes de report de passage en télétravail ;

• La compatibilité du maintien d’un télétravail d’envergure avec les missions de service public de xxxx, notamment au regard des taux de réponses téléphoniques et de satisfaction des usagers,

• Les éventuelles contraintes sanitaires.

Un bilan sera effectué par les parties signataires et présenté au Comité social économique.

16 Publicité de l’accord

Conformément aux dispositions prévues par les articles L. 2231-6 du Code du travail d’une part, et D. 2231-2 et D. 2231-4 du même code d’autre part, le présent accord sera déposé par la Direction :

• Sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code précité ;

• En un exemplaire au greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris.

L'accord sera également porté à la connaissance du personnel par messagerie électronique et publié sur l’intranet de xxxx

Fait à Paris, le 25 octobre 2022