Institut Catholique de Paris

Avenant à l’accord télétravail de 2019

Conclu le 1^er décembre 2021

Entre :

L’Institut catholique de Paris, établissement privé d’enseignement supérieur, association reconnue d’utilité publique, sis au 21 rue d’Assas, 75006 Paris, dont le numéro SIRET est le 784 280 737 000 15 et ayant pour Président Monsieur représenté par, Secrétaire général, habilité à cet effet,

D’une part,

Et

La Fédération syndicale SPEP-CFDT, représentée par sa déléguée syndicale, Madame,

D’autre part.

SOMMAIRE

Article 1 Définition et cadre du télétravail 6

Article 1.1 Champ d’application du présent accord 6

Article 1.1.1 Cas du personnel enseignant 6

Article 1.1.2 Cas des cadres dirigeants et cadres autonomes de l’ICP 6

Article 1.2 Options possibles de télétravail 6

Article 1.2.1 Option avec jours fixes de télétravail 6

Article 1.2.2 Option avec jours « flottants » 7

Article 1.2.3 Nécessité d’un avenant contractuel 7

Article 1.3 Cas du télétravail occasionnel collectif 7

Article 2 Les caractéristiques du télétravail 7

Article 2.1 Période d’adaptation au télétravail 7

Article 2.2 La réversibilité 7

Article 2.2.1 Fin anticipée 8

Article 2.2.2 Suspension du télétravail 8

Article 2.3 L’absence de report et/ou cumul 8

Article 2.4 L’égalité de traitement 9

Article 3 Organisation du télétravail 9

Article 3.1 Relations du télétravailleur avec l’équipe et la hiérarchie 9

Article 3.2 Lieu de télétravail 9

Article 3.3 Gestion du temps de travail et plages horaires 9

Article 3.4 Droit à la déconnexion 9

Article 3.5 Environnement et équipement de travail 9

Article 4 Conditions d’éligibilité au télétravail 10

Article 4.1 Ancienneté du collaborateur et type de contrat de travail 10

Article 4.2 Nature du poste occupé par le collaborateur 10

Article 4.3 La conformité du domicile du collaborateur 10

Article 4.4 La disponibilité du matériel informatique 11

Article 4.5 L’accord du responsable hiérarchique 11

Article 4.5.1 L’examen de la demande du salarié par son responsable hiérarchique 11

Article 4.5.2 Cas du refus par le responsable hiérarchique 11

Article 5 Procédure de recours au télétravail 11

Article 5.1 Procédure de demande initiale 11

Article 5.1.1 Demande initiale formulée dans le cadre de l’entretien annuel 12

Article 5.1.2 Demande initiale formulée hors cadre de l’entretien annuel 12

Article 5.2 Procédure de demande de télétravail exceptionnel 12

Article 5.2.1 Télétravail pour raison de santé 13

Article 5.2.2 Télétravail pour aidant familial 13

Article 5.3 Renouvellement du télétravail 13

Article 6 Droits et devoirs des salariés en télétravail 14

Article 6.1 Communication sur le télétravail 14

Article 6.2 Protection des données et confidentialité 14

Article 6.3 Documents à remettre à la Direction des ressources humaines par le salarié admis au télétravail 14

Article 6.4 Prise en charge des dépenses engagées pour l’exercice des missions 14

Article 6.5 Préservation de la santé et de la sécurité des télétravailleurs 14

Article 6.6 Suivi des conditions d’activité du télétravailleur et de sa charge de travail 15

Article 7 Suivi des dispositions 15

Article 8 Dispositions finales 15

Article 8.1 Entrée en vigueur et durée du présent accord 15

Article 8.2 Modalités de révision 16

Article 8.3 Dénonciation du présent accord 16

Article 8.4 Validité de l’accord 16

Article 8.5 Dépôt et publicité de l’accord 16

PREAMBULE

L’Institut catholique de Paris (ICP) et ses représentants syndicaux ont conclu un accord d’entreprise relatif au télétravail le 18 décembre 2019. L’expérience du télétravail exceptionnel et généralisé, instauré dans le cadre de la gestion de la crise sanitaire en 2020 et 2021, a amené chacun à repenser le télétravail et à envisager de modifier les dispositions prévues à l’accord conclu en 2019.

Cette volonté a été traduite au sein de l’accord partiel NAO 2020 dans lequel les parties se sont engagées à ouvrir des négociations en vue de conclure un avenant à l’accord télétravail de 2019.

Les dispositions relatives au télétravail ont été négociées à l’occasion des NAO 2021. Afin de faciliter la lecture des dispositions conventionnelles au sein de l’ICP, il a été convenu que les engagements pris au sujet du télétravail seraient formalisés via un avenant spécifique en parallèle de l’accord NAO 2021.

Pour ce faire, les partenaires sociaux se sont réunis au cours de quatre séances de négociation, le 15 octobre 2021, le 21 octobre 2021, le 5 novembre 2021 ainsi que le 9 novembre 2021.

C’est dans ce cadre que s’inscrivent les présentes.

Les partenaires sociaux sont conscients de l’opportunité que représente le recours au télétravail pour les collaborateurs de l’ICP afin de concilier au mieux leur vie professionnelle et personnelle. Les partenaires conviennent qu’il est également indispensable de maintenir la cohésion sociale au sein de la communauté universitaire. L’expérience récente du télétravail généralisé a permis de prendre conscience de l’importance d’avoir un dialogue social dynamique à ce sujet.

Les présentes dispositions se substituent entièrement aux dispositions prévues à l’accord télétravail conclu en 2019.

Définition et cadre du télétravail

Conformément aux dispositions de l’article L1222-9 du Code du travail, modifié par la loi n°2018-771 du 5 septembre 2018, le télétravail est une forme d’organisation du travail dans laquelle une activité qui aurait pu être exécutée dans les locaux de l’employeur est effectuée par un salarié hors de ces locaux, de façon volontaire, en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

De plus, aucun collaborateur ne peut travailler à son domicile et être considéré comme « télétravailleur » sans disposer d’un contrat de travail ou d’un avenant à celui-ci le prévoyant. Le seul fait de travailler à l’extérieur du site auquel il est rattaché, y compris avec les technologies de l’information et de la communication, ne suffit donc pas à conférer à un collaborateur la qualité de « télétravailleur ».

Champ d’application du présent accord

Le présent accord concerne l’ensemble des salariés en CDI de l’ICP hormis les deux catégories de personnel mentionnées aux points 1.1.1 et 1.1.2.

Cas du personnel enseignant

Compte tenu du statut particulier du personnel enseignant, le présent avenant, tout comme l’accord télétravail initial de 2019, ne s’applique pas à cette catégorie de salariés, lesquels conservent néanmoins la possibilité de recourir au télétravail dans le cadre de leur activité, notamment dans le cadre des mesures collectives de télétravail décidées par l’employeur (article 1.3 ci-après).

Cas des cadres dirigeants et cadres autonomes de l’ICP

Les Parties conviennent que les cadres dirigeants et les cadres dits « autonomes » en forfait-jours ne rentrent pas dans le champ d’application du télétravail tel que défini et précisé dans les dispositions ci-dessous, compte tenu de leur statut et de leur indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps.

Néanmoins, il est ici rappelé que si les cadres autonomes ne sauraient se prévaloir du présent accord, ils ne bénéficient pas moins de la possibilité d’exercer leur prestation de travail sous la forme d’un télétravail y compris de façon régulière.

Les cadres autonomes souhaitant travailler sous la forme d’un télétravail devront, au préalable, s’assurer de la comptabilité de celui-ci avec les nécessités du service.

En effet, bien qu’ayant une gestion autonome de leur emploi du temps, il appartient aux cadres autonomes d’organiser celui-ci de façon responsable et après concertation avec leur hiérarchie, de façon à être en mesure d’atteindre les objectifs qui leur ont été fixés.

Options possibles de télétravail

Option avec jours fixes de télétravail

Chaque collaborateur admis au télétravail pourra opter pour la formule de 45 jours maximum et fixes de télétravail par an à mobiliser avec l’accord de son responsable hiérarchique.

Afin de maintenir un lien social avec l’entreprise et sa communauté de travail, le télétravail est limité de sorte que le salarié soit présent en entreprise au moins :

4 jours par semaine, pour un collaborateur à temps complet,

3 jours par semaine, pour un collaborateur à temps partiel à 80%.

Le souhait du jour de la semaine concerné est émis par le salarié à son responsable hiérarchique lors de sa demande. Ce dernier a la faculté de proposer un autre jour de la semaine pour des raisons objectives d’organisation du travail au sein du service.

Les parties s’accordent sur le fait que les journées de télétravail ne peuvent faire l’objet de modification. Si une contrainte d’activité (réunion…) ne permettait pas la réalisation de la journée de télétravail prévue, ce jour ne donnera pas lieu à un report.

Option avec jours « flottants »

Le salarié admis au télétravail peut également opter pour une formule de 25 jours maximum dits « flottants » par an, c’est-à-dire mobilisables (sous la forme de journées) d’un commun accord avec son supérieur hiérarchique et sous réserve du respect d’un délai de prévenance raisonnable.

Nécessité d’un avenant contractuel

Un avenant de télétravail sera établi et devra mentionner les éléments suivants :

Le lieu et la durée de validité du télétravail,

Le jour hebdomadaire concerné (pour la formule de 45 jours fixes),

Les plages horaires pendant lesquelles le salarié peut être joint,

Les modalités d’exécution du travail par le salarié en télétravail,

Le matériel mis à la disposition du salarié par l’employeur dans le cadre dudit dispositif,

Les modalités liées à la période d’adaptation, à la réversibilité, à la suspension, à la fin anticipée et au renouvellement éventuels du télétravail.

L’avenant au contrat de travail prévoyant la mise en place du télétravail pour un collaborateur prend fin à l’expiration de celui-ci, sans aucune formalité particulière.

Cas du télétravail occasionnel collectif

En cas de circonstances exceptionnelles (telles que des intempéries, canicules, épidémies, cas de force majeure, grèves des transports en commun, etc.), l’ICP peut, en application de l’article L1222-11 du Code du travail, imposer ou proposer le télétravail à ses collaborateurs, sous réserve de la disponibilité d’un matériel adapté.

Compte tenu du caractère d’urgence de cette démarche, le télétravail occasionnel collectif ne fera pas l’objet d’un avenant contractuel et aura cours pendant toute la durée précisée par l’ICP.

Les caractéristiques du télétravail

Période d’adaptation au télétravail

L’avenant au contrat de travail permettant la mise en place du télétravail à domicile pour un collaborateur est soumis à une période d’adaptation de trois mois. Cette période doit permettre notamment de vérifier la capacité du collaborateur à accomplir depuis son domicile les missions qui lui sont confiées et de s’assurer de la compatibilité du poste de travail en télétravail avec l’organisation du service.

La période d’adaptation est considérée comme du temps de travail effectif.

Pendant la période d’adaptation, le collaborateur ou l’ICP peuvent mettre fin au télétravail, moyennant un délai de prévenance de huit jours. Si cette période d’adaptation a été concluante, l’avenant s’applique de plein droit.

La réversibilité

Le télétravail revêt un caractère réversible, pour le collaborateur et pour sa hiérarchie.

Fin anticipée

Le collaborateur peut demander à mettre fin au télétravail de façon anticipée, sans devoir justifier pour cela d’un quelconque motif.

L’ICP peut également mettre fin au télétravail, sur demande du responsable hiérarchique du collaborateur, en cas de dysfonctionnement ou lorsque les nécessités du service l’imposent.

Ce droit à la réversibilité doit être exercé par courrier daté et signé remis en main propre contre décharge, ou à défaut, par mail adressé à la Direction des ressources humaines.

L’arrêt du télétravail interviendra moyennant le respect d’un délai de prévenance de huit jours pendant la période d’adaptation et d’un délai de prévenance d’un mois à l’issue de la période d’adaptation en cas d’initiative de l’ICP.

En cas d’initiative du salarié, ce dernier devra, dans tous les cas, respecter un délai de prévenance de 8 jours. En cas de difficultés particulières du collaborateur pour travailler à son domicile et en accord avec l’ICP, ce délai de prévenance pourra être réduit.

Le collaborateur ne reprendra pleinement son activité dans les locaux de l’ICP qu’à l’expiration de ces délais.

Par ailleurs, l’avenant prend automatiquement fin en cas :

De qualité insuffisante de connexion du lieu de télétravail, laquelle affecterait la fluidité du travail à accomplir,

De changement de poste du collaborateur ; si le collaborateur souhaite exercer ses nouvelles missions en télétravail, une nouvelle demande doit être formalisée selon la procédure prévue par le présent accord (article 5.3),

De déménagement du collaborateur ; si le collaborateur souhaite toujours exercer ses missions en télétravail. Une nouvelle demande doit être adressée au responsable hiérarchique qui pourra valider en autonomie.

Suspension du télétravail

Des circonstances exceptionnelles tenant à des impératifs opérationnels peuvent amener l’ICP à suspendre pour une courte durée la situation de télétravail sans pour autant que cela ait pour effet de remettre en cause la mesure de télétravail accordée au collaborateur concerné.

A cet égard, l’ICP devra notifier par écrit cette suspension et son motif au salarié, au minimum 15 jours avant le début de cette suspension. Lorsque les motifs ayant conduit à cette suspension n’auront plus lieu d’être, la mesure de télétravail reprendra sans aucune formalité particulière, après confirmation écrite au collaborateur par l’ICP.

De même, des circonstances exceptionnelles auxquelles le collaborateur doit faire face, et qui sont de nature à empêcher temporairement la réalisation de ses missions à son domicile, peuvent légitimer une suspension de la situation de télétravail pour une courte durée sans que la mesure de télétravail le concernant ne soit remise en cause.

Dans cette hypothèse, le salarié devra prévenir l’ICP dans les meilleurs délais, de façon à permettre à sa hiérarchie de préparer son retour sur site.

L’absence de report et/ou cumul

Ni la fin anticipée, ni la suspension, ni le renouvellement de la mesure de télétravail ne donneront lieu à report et cumul ultérieurs des jours de télétravail non-utilisés.

L’égalité de traitement

Le collaborateur en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux, réglementaires et conventionnels que ceux applicables aux autres collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’ICP.

Organisation du télétravail

Relations du télétravailleur avec l’équipe et la hiérarchie

Le salarié doit rester en contact avec son responsable hiérarchique, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales.

Pendant les jours de télétravail, le responsable hiérarchique continue d’assurer un contact avec le salarié de sorte que le télétravail ne soit pas un frein à la participation à la vie du service.

Chaque année, dans le cadre du Plan de développement des compétences, la Direction des ressources humaines offre aux responsables d’équipe encadrant un ou des salariés exerçant habituellement leurs missions en télétravail l’opportunité de bénéficier de formations au management d’équipe, dans lesquelles le sujet du télétravail est abordé.

Lieu de télétravail

Les Parties conviennent que le télétravail s’exerce au domicile du salarié.

Le salarié en télétravail s’engage à prévenir immédiatement l’ICP de tout déménagement afin de vérifier que les critères d’éligibilité relatifs au domicile de celui-ci sont toujours remplis. Il s’engage à ne pas fixer de rendez-vous professionnel sur son lieu de télétravail.

Gestion du temps de travail et plages horaires

Les parties rappellent que le télétravail n’a pas vocation à remettre en cause la définition du lien de subordination entre le salarié et son supérieur hiérarchique. Il n’a pas pour effet de modifier l’activité habituelle, la charge de travail ou l’amplitude horaire de travail appliquées au sein de l’institution.

Droit à la déconnexion

Le télétravailleur a droit au respect de sa vie privée, à l’instar de l’ensemble des collaborateurs de l’ICP. Aussi, les plages horaires durant lesquelles il peut être contacté par l’ICP correspondent aux plages horaires définies dans l’avenant de télétravail.

Il est également rappelé que le salarié en télétravail n’a pas d’obligation à répondre en dehors de ces plages horaires. De plus, afin de prévenir les risques psycho-sociaux, il est vivement recommandé aux salariés de ne pas utiliser les outils de communication mis à leur disposition pendant les périodes de repos quotidien, hebdomadaire et de congés.

Enfin, dans le cadre du respect du principe de la conciliation vie personnelle et vie professionnelle, il est convenu que la Direction sensibilisera les responsables de service au respect du repos quotidien et du droit à la déconnexion des salariés en situation de télétravail.

Environnement et équipement de travail

L’ICP fournit à tout salarié bénéficiant du dispositif du télétravail le matériel informatique nécessaire lui permettant le bon exercice de son activité.

A titre indicatif, ce matériel comprend :

Un ordinateur portable équipé des logiciels nécessaires à la bonne exécution de son travail ; dans l’hypothèse où le salarié n’en serait pas déjà équipé par l’ICP, ce portable se substitue au matériel précédent,

Un accès VPN.

Chaque année, dans le cadre du Plan de développement des compétences, la Direction des ressources humaines offre aux salariés télétravailleurs l’opportunité de bénéficier de formations à l’utilisation des outils du télétravail.

Les salariés s’engagent à respecter les procédures et bonnes pratiques d’utilisation du matériel et notamment la Charte informatique en vigueur dans l’entreprise. Le salarié en télétravail bénéficiera d’un service d’assistance technique identique à celui fourni aux salariés travaillant dans l'entreprise.

Quant au matériel informatique mis à sa disposition pendant la période de télétravail, le salarié s’engage à en prendre soin et à en assurer la bonne conservation. En cas de perte, de vol ou de panne, le salarié s’engage à en aviser immédiatement l’ICP.

Conditions d’éligibilité au télétravail

L’ensemble des conditions d’éligibilité, prévues aux dispositions qui suivent, sont cumulatives.

Ancienneté du collaborateur et type de contrat de travail

Afin d’être éligible au télétravail, le salarié doit remplir les conditions cumulatives suivantes :

Être lié à l’ICP par un contrat de travail à durée indéterminée,

Exercer ses missions à temps plein ou à temps partiel équivalent ou plus à 80% de la durée hebdomadaire de travail d’un temps plein,

Bénéficier d’une ancienneté de 6 mois au sein de l’ICP,

Bénéficier d’une ancienneté de 6 mois dans le poste occupé.

Nature du poste occupé par le collaborateur

Tous les domaines d’activités ne sont pas compatibles avec le télétravail. Cette compatibilité dépend notamment des activités à réaliser et de l’organisation du service.

Aussi, seules les activités impliquant une autonomie suffisante des collaborateurs dans l’exercice de leurs missions et ne nécessitant pas de soutien managérial rapproché sont compatibles avec la mise en place du télétravail.

De plus, le télétravail ne peut être ouvert qu’à des fonctions de nature à pouvoir être exercées à distance et sous réserve que l’exécution dudit télétravail soit compatible avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe.

De ce fait, sont incompatibles avec le télétravail les activités nécessitant une présence physique permanente et/ou indispensable au sein des locaux de l’ICP, notamment les activités en lien avec le public. Ainsi, certaines activités peuvent être considérées comme incompatibles avec le télétravail. 

La conformité du domicile du collaborateur

Pour être éligible au télétravail, le collaborateur doit :

Être domicilié au sein d’un logement situé dans une zone présentant une couverture internet lui permettant d’avoir une connexion internet satisfaisante au réseau de l’ICP et une bonne couverture de réseau mobile utilisé par l’ICP. La qualité de cette connexion internet sera vérifiée au préalable par le salarié via le site de test de débit internet www.nperf.com et devra correspondre au minimum à un débit de 2Mo,

Justifier d’un cadre de travail adapté notamment d’un environnement propice au travail et à la concentration,

Disposer d’une installation électrique conforme aux normes de sécurité.

La disponibilité du matériel informatique

Le passage au télétravail suppose la disponibilité de matériel informatique adapté.

Le stock dont dispose l’ICP étant limité et le nombre de demandes de passage en télétravail n’étant pas connu par avance, l’indisponibilité de matériel informatique pourrait justifier le report de la mise en place effective du télétravail.

L’ICP se sera assuré cependant au préalable de l’optimisation de la mise à disposition des ordinateurs portables, notamment par la possibilité de recourir à des modes alternatifs d’utilisation du matériel informatique par les collaborateurs (prêt d’ordinateurs portables partagés entre plusieurs collaborateurs, …).

L’accord du responsable hiérarchique

La mise en place du télétravail est fondée à la fois sur une confiance mutuelle entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique et sur le volontariat de chacun d’eux. A ce titre, le télétravail ne constitue ni un droit ni une obligation.

Aussi, les Parties conviennent que le télétravail ne peut être mis en œuvre qu’à la demande du salarié. L’accord de son supérieur hiérarchique est essentiel à la mise en œuvre dudit télétravail. 

L’examen de la demande du salarié par son responsable hiérarchique

Le responsable hiérarchique du salarié qui sollicite le télétravail est en charge de contrôler les conditions d’éligibilité prévues à l’article 4 des présentes, en particulier :

L’existence effective du critère lié aux activités et énoncé à l’article 4.2 supra,

La bonne maitrise de son poste par le collaborateur candidat au télétravail,

La compatibilité de la demande de télétravail avec l’organisation du service,

La connaissance de l’environnement informatique indispensable à l’exercice de son activité par le collaborateur candidat. 

Cas du refus par le responsable hiérarchique

Le responsable hiérarchique qui refuse d’accorder le télétravail à un salarié qui occupe un poste ou une activité éligible doit motiver son refus dans le cadre de la procédure visée à l’article 5 infra.

A titre indicatif et non-exhaustif, les principaux motifs de refus sont les suivants :

Non-respect des conditions d’éligibilité,

Manque d’autonomie dans le poste,

Organisation du service.

Procédure de recours au télétravail

Procédure de demande initiale

La demande de recours au travail pourra notamment être formulée par le salarié à l’occasion de son entretien annuel. Les salariés ont la faculté de solliciter le recours au télétravail tout au long de l’année en dehors du cadre de cet entretien.

Demande initiale formulée dans le cadre de l’entretien annuel

Les collaborateurs souhaitant bénéficier du télétravail doivent formaliser prioritairement leur demande de recours au télétravail dans le cadre de leur entretien annuel.

Lors de cet entretien, le salarié pourra exposer sa demande et apporter les éléments permettant à son responsable hiérarchique de contrôler la réalisation des conditions d’éligibilité au dispositif. En particulier, le salarié apportera une attestation sur l’honneur indiquant que son environnement de travail est conforme aux normes électriques et propice au travail au sein du domicile (environnement calme) ainsi que son justificatif établissant la connexion internet suffisante à son domicile.

Les demandes et réponses du responsable hiérarchique, aussi bien positives que négatives, formulées lors de l’entretien annuel sont enregistrées dans celui-ci. Tout refus y est motivé.

Les demandes formulées et acceptées lors de l’entretien annuel permettront au salarié de bénéficier du recours au télétravail à compter du 1^er septembre de l’année universitaire suivante et pour une durée d’un an.

Le responsable hiérarchique adressera le dossier complet de demande de recours au télétravail à la Direction des ressources humaines afin de permettre la formalisation du recours au télétravail via un avenant au contrat de travail du salarié couvrant l’année universitaire à venir.

Il est rappelé que les salariés ne peuvent pas bénéficier du télétravail avant signature de l’avenant au contrat de travail dédié.

Demande initiale formulée hors cadre de l’entretien annuel

Les collaborateurs souhaitant bénéficier du télétravail peuvent formaliser leur demande de recours au télétravail en dehors du cadre de l’entretien annuel lorsque cela est nécessaire.

Dans cette hypothèse, le salarié formule sa demande par courriel adressé à son manager et accompagné de l’ensemble des éléments permettant à son responsable hiérarchique de contrôler la réalisation des conditions d’éligibilité au dispositif. En particulier, le salarié transmettra une attestation sur l’honneur indiquant que son environnement de travail est conforme aux normes électriques et propice au travail au sein du domicile (environnement calme) ainsi que son justificatif établissant la connexion internet suffisante à son domicile.

Le responsable hiérarchique devra répondre par courriel et préciser, le cas échéant, les raisons d’un éventuel refus.

En cas de refus, le salarié garde la faculté de formuler une nouvelle demande de recours au télétravail lors de son prochain entretien annuel.

En cas d’accord, le responsable hiérarchique adressera le dossier complet de demande de recours au télétravail à la Direction des ressources humaines afin de permettre la formalisation du télétravail via un avenant au contrat de travail du salarié.

Les demandes formulées et acceptées dans le cadre de cette procédure, permettront au salarié de bénéficier du recours au télétravail immédiatement, sous réserve de la signature préalable de l’avenant au contrat de travail du salarié.

L’avenant initial formalisant le premier recours au télétravail, en cours d’année universitaire, sera conclu pour une durée couvrant l’année universitaire en cours, soit jusqu’au 31 août.

Procédure de demande de télétravail exceptionnel

La demande de télétravail exceptionnel se fera selon la procédure décrite à l’article 5.1.2 des présentes. L’avenant formalisant le recours sera de la durée convenue entre le salarié et son responsable hiérarchique, dans la limite des dispositions prévues ci-dessous.

Télétravail pour raison de santé

Pour des raisons personnelles relatives à son état de santé, et si la situation l’exige impérativement, le collaborateur pourra établir une demande de télétravail pour une durée inférieure ou égale à deux mois, renouvelable une fois, sous réserve de l’accord express du responsable hiérarchique et d’un justificatif médical.

Dans ce cas, le collaborateur pourra exceptionnellement être en télétravail jusqu’à 100% de son temps de travail.

Télétravail pour aidant familial

Le salarié pourra également solliciter le recours au télétravail s’il devait être « proche aidant » selon la définition et les critères légaux de ce statut pour bénéficier des dons de jours de congé et pourra établir une demande de télétravail pour une durée inférieure ou égale à deux mois, renouvelable une fois, sous réserve de l’accord express du responsable hiérarchique.

Dans ce cas, le collaborateur pourra exceptionnellement être en télétravail jusqu’à 100% de son temps de travail.

• Conditions d’éligibilité

La personne accompagnée par le salarié, qui présente un handicap ou une perte d’autonomie d’une particulière gravité, peut être une des suivantes :

La personne avec qui le salarié vit en couple,

Son ascendant, son descendant, l’enfant dont elle assume la charge (au sens des prestations familiales) ou son collatéral jusqu’au 4^e degré (frère, sœur, tante, oncle, cousin germain, neveu, nièce…),

L’ascendant, le descendant ou le collatéral jusqu’au 4^e degré de la personne avec laquelle le salarié vit en couple,

Une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou avec laquelle il entretient des liens étroits et stables, à qui il vient en aide de manière régulière et fréquente. Le salarié intervient à titre non professionnel pour accomplir tout ou partie des actes ou des activités de la vie quotidienne.

• Pièces à fournir

La demande de recours au télétravail pour un proche aidant doit être accompagnée des documents suivants :

Déclaration sur l’honneur soit du lien familial du salarié avec la personne aidée, soit de l’aide apportée à une personne âgée ou handicapée avec laquelle il réside ou entretient des liens étroits et stables.

Certificat médical détaillé établi par le médecin chargé de suivre la personne atteinte d’un handicap ou d’une perte d’autonomie d’une particulière gravité. Ce certificat atteste de la particulière gravité de la maladie, du handicap ou de l’accident. Il y est également précisé qu’une présence soutenue et des soins contraignants sont indispensables.

Renouvellement du télétravail

Le salarié souhaitant le renouvellement de la mesure de télétravail devra formaliser sa demande dans le cadre de son entretien annuel.

La formalisation de l’accord ou du refus du responsable hiérarchique suivra la procédure prévue à l’article 5.1 des présentes.

Droits et devoirs des salariés en télétravail

Communication sur le télétravail

Pour accompagner le déploiement du télétravail, des outils seront mis à la disposition du salarié « télétravailleur » et de ses supérieurs hiérarchiques. Le présent accord sera disponible sur l’extranet de l’ICP.

Protection des données et confidentialité

L’ICP s’engage à assurer la protection des données utilisées et traitées par le « télétravailleur » à des fins professionnelles. Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et la confidentialité des données de l’entreprise.

Il assure également la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des informations qui lui sont confiées ou auxquelles il a accès dans le cadre professionnel, sur tous les supports et par tous les moyens et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Documents à remettre à la Direction des ressources humaines par le salarié admis au télétravail

Avant la signature de son avenant relatif au télétravail, le collaborateur devra impérativement fournir à la Direction des ressources humaines de l’ICP une attestation d’assurance « responsabilité civile » indiquant que sa compagnie d’assurance a pris acte du fait que le collaborateur exerce une activité professionnelle occasionnelle à son domicile, et ce, pour l’ensemble de la période visée par le télétravail (cette attestation pourra être réactualisée si la période du contrat de l’assuré ne coïncide pas avec l’année universitaire).

Une nouvelle communication de ces éléments à la Direction des ressources humaines devra intervenir lors de la conclusion d’un nouvel avenant ou d’un changement de situation (en cas de renouvellement de la mesure de télétravail).

Prise en charge des dépenses engagées pour l’exercice des missions

Dans le cadre du télétravail habituel (en dehors du télétravail exceptionnel lié à des mesures de gestion de crise), la Direction de l’ICP s’engage à prendre en charge les dépenses engagées par le salarié pour le matériel nécessaire à son activité professionnelle auquel il ne pourrait pas avoir accès au sein de l’ICP. Cette prise en charge se fera sur justificatifs et dans un montant maximum de 200€ TTC annuel.

Cette prise en charge se fera après validation du responsable hiérarchique du salarié qui devra prendre en compte l’opportunité de ces dépenses au regard des missions du salarié et au service de l’ICP. Il sera notamment pris en compte la faculté pour le salarié d’anticiper ses besoins afin d’utiliser le matériel de reprographie de l’ICP pendant ses périodes travaillées sur site.

Préservation de la santé et de la sécurité des télétravailleurs

Les dispositions légales, réglementaires et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail s’appliquent aux collaborateurs en télétravail.

De façon à permettre à l’ICP de procéder aux formalités requises auprès de la Caisse de Sécurité Sociale dans le délai légal de 48 heures, le collaborateur en télétravail doit informer son responsable hiérarchique et la Direction des ressources humaines de tout accident survenu à son domicile à l’occasion de son activité professionnelle.

La Direction des ressources humaines est particulièrement vigilante quant à la santé physique et mentale des salariés en télétravail. A ce titre, des actions de prévention pourront être mises en œuvre, notamment en prévention des risques musculosquelettiques, d’isolement ou de charge de travail.

Ainsi, il est envisagé de faire intervenir un ergonome une fois par an sein de l’ICP afin qu’il puisse informer sur les bonnes pratiques du télétravailleur et plus généralement des postes dits « sédentaires », en matière posturale notamment.

Par ailleurs, un bilan entre responsable hiérarchique et salarié relatif à la charge de travail sera réalisé entre responsable hiérarchique et salarié à l’occasion de l’entretien annuel (voir article 6.6 infra).

Les formations prévues à l’article 3.1 des présentes, destinées aux managers d’équipe en télétravail permettront également à ceux-ci d’avoir de bonnes pratiques, notamment en matière de risque d’isolement des télétravailleurs.

Suivi des conditions d’activité du télétravailleur et de sa charge de travail

A l’occasion de l’entretien annuel d’évaluation, il sera discuté des conditions d’exercice à domicile de ses missions par le collaborateur en télétravail. Cet entretien portera également sur la charge de travail du « télétravailleur ».

L’activité demandée au collaborateur en télétravail doit être équivalente à celle des collaborateurs en situation comparable au sein de l’ICP. La charge de travail et les délais d’exécution du collaborateur sont évalués selon la même méthodologie que celle utilisée pour les autres collaborateurs.

Suivi des dispositions

Une commission de suivi se réunit en moyenne une fois par an et établira un bilan qui sera présenté au Comité Social et Economique (CSE) au mois de mai de chaque année.

Cette commission de suivi de l’application du télétravail est composée de deux représentants de la Direction des ressources humaines, d’un représentant du CSE désigné par ses pairs et du représentant syndical au CSE ou du délégué syndical.

Le bilan qui sera présenté par la direction comporte :

Le nombre de salariés ayant fait une demande de télétravail,

Le nombre de salariés ayant bénéficié du dispositif et leur répartition par genre,

Le nombre de demandes refusées et les motifs liés à ces refus,

Le nombre de télétravailleurs en situation de handicap,

La répartition des salariés en fonction de l’option choisie,

Le nombre de journées de télétravail accordées,

Le nombre de salariés en télétravail par service et/ou par organisme,

Le nombre de fins anticipées, de suspensions et de renouvellements du télétravail (avec mention de la partie à l’origine de la demande),

Le nombre d’accidents de travail de salariés en télétravail,

Le nombre de responsables hiérarchiques ayant sollicité et bénéficié de formations au management d’équipe, notamment sur les sujets télétravail,

Le nombre de salariés bénéficiant du télétravail ayant participé à des formations et le type de formations suivies en lien avec le télétravail.

Les Parties s’engagent à rouvrir des négociations relatives au nombre de jours maximum de télétravail prévu à l’article 1.2 des présentes, lors de la prochaine négociation annuelle obligatoire.

Dispositions finales

Entrée en vigueur et durée du présent accord

Le présent accord entrera en vigueur le 1^er jour du mois suivant la date de signature du présent accord.

Il est conclu pour une durée indéterminée.

Modalités de révision

Le présent accord peut être révisé et modifié par avenant, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail. Les avenants sont soumis aux mêmes formalités de publicité et de dépôt que celles donnant lieu à la signature du présent accord.

Toute demande de révision des dispositions du présent accord, par l’une des Parties signataires et/ou organisations syndicales représentatives ayant adhéré ultérieurement, devra être portée à la connaissance des autres Parties par lettre recommandée avec accusé de réception.

Toute demande de révision devra obligatoirement être accompagnée d’une proposition de rédaction nouvelle.

La Direction devra convoquer les Parties dans un délai maximal d’un mois à compter de la réception de la demande de révision, en vue de la négociation d’un avenant au présent accord.

Dénonciation du présent accord

La dénonciation du présent accord est régie par les dispositions des articles L2261-9 et suivants du Code du travail.

La dénonciation, totale ou partielle, est notifiée par lettre recommandée avec demande d’avis de réception par la Partie dénonciatrice aux autres Parties et doit faire l’objet des formalités de dépôt.

Validité de l’accord

La validité du présent accord est subordonnée au respect des conditions fixées à l’article L. 2232-12 et L. 2232-13 du Code du travail. A l’issue de la procédure de signature, le présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’ICP.

Dépôt et publicité de l’accord

Les formalités de dépôt et de publicité sont réalisées dans les conditions et modalités prévues par le Code du travail en vigueur au jour de signature du présent accord.

Le présent accord sera déposé en 2 exemplaires auprès de la DIRECCTE de Paris via le site TéléAccords, dont une version sur support numérique signée des parties et une version numérique anonymisée, et en 1 exemplaire au Secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.

Enfin, l’ICP s’engage à respecter par tous moyens ses obligations d’information du personnel.

Fait à Paris, le 1^er décembre 2021, en 5 exemplaires

Secrétaire Général Déléguée Syndicale SPEP-CFDT