Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur le télétravail - 2021" chez ORDRE NATIONAL DES MEDECINS (Siège)

Accord d’entreprise sur le télétravail

Conclu entre :

Le Conseil National de l’Ordre des Médecins (CNOM), 4 rue Léon Jost 75855 Paris cedex 17, représenté par,

D’une part,

Et :

Le syndicat CFE CGC représenté par

D’autre part.

Table des matières

Article 1 : Définition du télétravail 3

Article 2 : Conditions d’éligibilité au télétravail régulier et occasionnel 3

2.1 - Eligibilité du salarié 4

2.2 - Compatibilité du poste de travail 4

Article 3 : Nombre de jours de télétravail et répartition 4

3.1 - Le télétravail régulier 4

3.2 - Le télétravail occasionnel. 4

3.3 - Une présence minimum sur site 5

Article 4 : Mise en œuvre du télétravail 5

4.1 - Principe de double volontariat et de double réversibilité du télétravail 5

4.1.1 - Double volontariat 5

4.1.2 - Double réversibilité 6

4.2 - Avenant au contrat de travail 6

4.3 - Période d’adaptation pour toute première demande de télétravail 6

4.4 - Lieu d’exercice du télétravail 6

4.5 - Formation et accompagnement au télétravail 6

4.6 - Suspension du télétravail lié à des impératifs ponctuels opérationnels 7

4.7 - Report du télétravail lié à des événements ponctuels exceptionnels 7

Article 5 : Situations particulières du télétravail exceptionnel et du déplacement professionnel 7

Article 6 : Conditions du télétravail 7

6.1 - Horaires et durée de travail 8

6.2 - Modalités de contrôle du temps de travail 8

6.3 - Evaluation de l’activité 8

6.4 - Respect de la vie privée du salarié et droit à la déconnexion 8

6.5 - Protection des données personnelles du salarié par l’employeur 8

Article 7 : Environnement du télétravail 8

7.1 - Aménagement du lieu de télétravail 8

7.2 - Moyens mis à disposition du salarié 9

Article 8 : Indemnisation du télétravail et contreparties 9

8.1 – Equipement et frais d’installation 9

8.2 – Indemnisation des jours de télétravail 10

8.3 – Frais de transport domicile / travail 10

Article 9 : Santé et sécurité 10

Article 10 : Commission de suivi 10

Article 11 : Date d’application et durée de l’accord 11

Article 12 : Dénonciation de l’accord 11

Article 13 : Révision de l’accord 11

Article 14 : Formalités de dépôt et de publicité 11

PREAMBULE

Cet accord a pour objet de définir le cadre général du télétravail au sein du CNOM pour les salariés toutes catégories confondues et tel que prévu par les articles L.1222-9 à L.1222-11 du code du travail.

Il annule et remplace l’accord sur le télétravail signé le 12 mars 2019.

Les parties signataires du présent accord entendent déployer le télétravail dans des conditions préservant l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, le respect de la vie privée, la protection des données (personnelles et celles utilisées à des fins professionnelles) dans le respect du RGPD, le droit à la déconnexion et l’absence de différences de traitement entre les salariés.

Ce cadre prend en compte l’intégration des salariés au sein d’une équipe, l’articulation des contraintes institutionnelles professionnelles et personnelles du télétravailleur, l’amélioration des performances globales. Le télétravail ne doit être ni un frein au développement des relations professionnelles dans les services et entre les services ni un frein au lien social global.

Article 1 : Définition du télétravail

Le télétravail désigne, conformément à l’article L.1222-9 du code du travail, « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication ».

Le télétravail repose sur un postulat fondamental - la relation de confiance entre un responsable et chaque salarié en télétravail - et deux aptitudes complémentaires - l’autonomie et la responsabilité nécessaires au télétravail.

Les Parties conviennent que le télétravail peut être organisé :

• Soit de manière régulière, qui donne lieu à avenant au contrat de travail

• Soit de manière occasionnelle, qui donne lieu à avenant au contrat de travail

• Soit de manière exceptionnelle, destiné à faire face à des circonstances exceptionnelles. La décision relève alors du pouvoir de décision unilatérale du Secrétaire général.

Article 2 : Conditions d’éligibilité au télétravail régulier et occasionnel

Ce mode d’organisation du travail s’inscrit dans une relation de confiance mutuelle entre le salarié et le responsable hiérarchique direct et repose sur la capacité du salarié à exercer son activité de manière autonome à domicile. Le télétravail repose sur l’éligibilité et la compatibilité du poste du salarié.

2.1 - Eligibilité du salarié

Le télétravail est ouvert à tous les salariés quel que soit leur contrat de travail, dès lors qu’ils justifient d’une ancienneté d’au moins deux mois au CNOM, et quelle que soit leur durée de travail.

2.2 - Compatibilité du poste de travail

Les critères sont :

• La compatibilité de l’exécution en télétravail des missions attachées au poste avec le bon fonctionnement du service et la configuration de l’équipe ;

• L’occupation d’un poste dont les tâches peuvent être réalisées à distance ou qui n’exigent pas une présence physique permanente ;

• La nature du travail effectué à l’exclusion notamment des dossiers non numérisés ;

• Une autonomie suffisante dans l’organisation du travail et l’exercice de ses activités (capacité du salarié à exercer ses fonctions de façon autonome sans soutien managérial rapproché).

Article 3 : Nombre de jours de télétravail et répartition

Le télétravail s’effectue en principe par journée entière. Toutefois le télétravail, qu’il soit régulier ou occasionnel, peut-être segmenté en demi-journées à la demande du salarié dans les cas suivants :

• En cas d’absence, quel qu’en soit le motif, d’une demi-journée sur la journée de télétravail

• En cas de nécessité de se rendre sur le lieu de travail pendant une demi-journée, sur la journée de télétravail.

3.1 - Le télétravail régulier

Il est organisé par semaine, dans la limite de deux jours de télétravail. Le salarié peut donc demander à bénéficier d’un jour de télétravail par semaine ou de deux jours de télétravail par semaine.

A titre exceptionnel, un Directeur pourra proposer au Secrétaire général, pour des raisons professionnelles très spécifiques, d’accorder trois jours de télétravail par semaine.

Le choix du/des jour(s) à effectuer en télétravail est déterminé en concertation avec le responsable hiérarchique direct et ne doit pas désorganiser le service.

Ce(s) jour(s) de télétravail sera / seront saisis dans l’application de gestion des temps selon des modalités définies par la DRH.

3.2 - Le télétravail occasionnel.

Un plafond de 24 jours de télétravail par année civile est attribué au salarié éligible (qui a choisi de ne pas bénéficier du télétravail régulier). Le salarié pourra prendre ses jours de télétravail en fonction de ses besoins professionnels, avec l’accord de son responsable hiérarchique direct et dans la limite maximum de deux jours par semaine.

Si le télétravail occasionnel débute en cours d’année civile, le plafond sera calculé au prorata du nombre de mois restant jusqu’au 31 décembre. Les jours de télétravail non pris dans l’année ne sont pas reportables sur l’année suivante.

Le plafond de 24 jours sera crédité début janvier sur un compteur de l’application de gestion des temps. Le salarié concerné saisira sa demande de télétravail qui fera l’objet d’une validation par sa hiérarchie (process identique à celui des JRTT) et décrémentera le compteur. Son jour de télétravail apparaitra alors dans l’application.

3.3 - Une présence minimum sur site

Dans le but de maintenir le lien avec la collectivité de travail, la présence sur site des salariés est obligatoirement au minimum de trois journées de travail par semaine (hors absence pour congés, RTT pour l’ensemble de la semaine concernée).

En cas d’absence quel qu’en soit le motif (y compris jour férié) pendant une journée prévue en télétravail, le jour de télétravail ne pourra pas être reporté si ce report aboutit à ce que le salarié ne soit pas trois jours en présentiel dans la semaine. De même, un jour de télétravail programmé devra être remplacé par un jour en présentiel si des absences, quel qu’en soit le motif, ne permettent pas de faire trois jours en présentiel dans la semaine.

Exemple : un salarié a prévu d’être en télétravail lundi et vendredi. Il est absent du lundi au mardi. Il devra donc être en présentiel du mercredi au vendredi, sans possibilité de reporter le jour de télétravail prévu le vendredi.

Pour les salariés bénéficiant de trois jours de télétravail régulier, la présence minimum sur site sera de deux jours.

Article 4 : Mise en œuvre du télétravail

4.1 - Principe de double volontariat et de double réversibilité du télétravail

4.1.1 - Double volontariat

Le salarié qui se considère éligible et qui souhaite opter pour le télétravail doit adresser par courriel sa demande à son responsable hiérarchique direct, avec copie au DRH. Il précisera le nombre de jours de télétravail hebdomadaires souhaités et les jours envisagés s’il opte pour le télétravail régulier ou bien indiquera qu’il veut bénéficier de télétravail occasionnel. Il listera, si nécessaire, les missions qu’il peut réaliser à distance.

L’examen de la demande par le responsable hiérarchique direct, portera sur le respect des conditions d’éligibilité et des conditions de compatibilité du poste de travail (se reporter à l’article 2.2 de l’accord) et fera l’objet d’un entretien personnalisé pour la mise en œuvre.

Le responsable hiérarchique direct, après échange avec son Directeur, soumet sa proposition d’acceptation ou de refus ainsi que l’avis du Directeur, au Secrétaire général qui, après observations du DRH, donne sa décision.

La décision doit être fournie au salarié dans un délai de deux mois maximum et l’entreprise s’engage à rendre effectif le télétravail dans un délai d’un mois suivant la décision.

La hiérarchie sera attentive à ce que le nombre de télétravailleurs au sein de son équipe soit compatible avec le bon fonctionnement du service et de son organisation.

En cas de refus du télétravail ou de modification du nombre de jours ou de leur répartition dans la semaine, les motifs de la décision seront portés par courrier électronique à la connaissance du salarié par son Directeur.

4.1.2 - Double réversibilité

Le salarié ou le Secrétaire général sur proposition du responsable hiérarchique direct ou du Directeur, peuvent mettre fin à tout moment au télétravail, par courriel, avec copie au DRH, sous réserve du respect d’un délai de prévenance d’un mois. La décision émanant du Secrétaire général devra être motivée.

En cas de changement de poste entraînant un changement significatif des tâches du salarié ou un changement de service ou de direction, l’accord pour le télétravail est automatiquement résilié. Si les conditions du nouveau poste le permettent, le salarié pourra faire une nouvelle demande.

4.2 - Avenant au contrat de travail

La mise en œuvre du télétravail fera l’objet d’un avenant au contrat de travail. Il sera conclu pour une durée indéterminée et précisera notamment :

• Le nom du responsable hiérarchique direct

• L’adresse du lieu où s’exercera le télétravail

• Les modalités d’exécution du télétravail (fixation de(s) journée(s) et plages horaires pendant lequel le salarié peut être joint)

• Les horaires de travail

• Le matériel mis à disposition

• La période d’adaptation

• Le renvoi au présent accord

4.3 - Période d’adaptation pour toute première demande de télétravail

Une période d’adaptation d’une durée de trois mois est prévue pour toute nouvelle demande de télétravail d’un salarié, afin de vérifier si les modalités d’exercice de l’activité conviennent aux deux Parties.

4.4 - Lieu d’exercice du télétravail

Le salarié peut librement travailler d’un autre lieu que sa résidence habituelle et principale, sous réserve que ce lieu soit situé en France, que le salarié respecte les conditions d’aménagement décrites dans l’article 7.1 du présent accord et que le lieu d’exercice du télétravail soit communiqué précédemment à la DRH.

Il peut être fait exception à l’exécution du premier alinéa si un motif légitime est invoqué par le Secrétaire général.

4.5 - Formation et accompagnement au télétravail

Des actions de formation régulières des salariés et des responsables hiérarchiques directs sur l’utilisation des moyens informatiques et sur l’organisation logistique du télétravail devront être proposées par la Direction. Un guide du télétravail rédigé conjointement par le DRH et le CSE, après consultation de la DSI et de la DPO, sera disponible sur l’intranet à l’attention de tous les salariés.

4.6 - Suspension du télétravail lié à des impératifs ponctuels opérationnels

Des impératifs ponctuels opérationnels peuvent conduire à requérir la présence du salarié au sein de l’entreprise. De même, le salarié peut être confronté à des contraintes l’empêchant d’exercer son activité en télétravail et justifiant une suspension temporaire du télétravail.

Dans ces cas, le salarié ou le responsable hiérarchique direct informe par courrier électronique l’autre partie de la suspension temporaire du télétravail, avec en copie la DRH au minimum une semaine avant la date de mise en œuvre de la suspension. Il en indique la durée prévisible et la fin de la période de suspension du télétravail.

4.7 - Report du télétravail lié à des événements ponctuels exceptionnels 

Le télétravail ne devant pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions, le salarié ou le responsable hiérarchique direct peuvent demander le report de la journée en cas de réunion se tenant un jour de télétravail.

Ces demandes devront être notifiées par courrier électronique, avec copie à la DRH et respecter un délai de prévenance de deux jours ouvrés. Ce jour de télétravail pourra être reporté, à une date choisie conjointement entre le salarié et le responsable hiérarchique direct, au plus tard au cours de la semaine suivante.

Article 5 : Situations particulières du télétravail exceptionnel et du déplacement professionnel

Le télétravail exceptionnel ne fait pas l’objet d’un avenant au contrat de travail et a vocation à répondre à des situations inhabituelles (événements climatiques particuliers, graves perturbations des moyens de transport, épidémies sanitaires, épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du code de l’environnement …), à des situations d’urgence ainsi qu’à des situations individuelles à caractère médical (hors arrêt de travail) et pour les salariées enceintes.

Les circonstances exceptionnelles et ponctuelles évoquées ci-dessus seront déterminées par le Secrétaire général, qui ouvrira la possibilité de télétravailler, en communiquant sur le sujet la veille de l’événement pour tous les salariés. Les situations individuelles précitées feront l’objet d’une décision du Secrétaire général au cas par cas, le responsable hiérarchique direct sera préalablement informé.

Le télétravail exceptionnel devra être effectué en respectant strictement les modalités de la Charte informatique Utilisateur du Système d’information, et, si applicable la Charte informatique Administrateur du Système d’information annexées au Règlement intérieur.

Le salarié dont l’activité nécessite de fréquents déplacements d’ordre professionnel en France et hors de France n’est pas télétravailleur, son activité ne nécessitant pas la rédaction et la signature d’un avenant au contrat de travail.

Article 6 : Conditions du télétravail

Le salarié en télétravail a les mêmes droits et est soumis aux mêmes obligations que le salarié effectuant son travail dans les locaux du CNOM, notamment en ce qui concerne la charge de travail, les délais d’exécution, la disponibilité, les moyens de communication ainsi que l’évaluation de l’activité. Le jour de télétravail donne droit à l’attribution d’un Titre restaurant.

6.1 - Horaires et durée de travail

Le salarié en télétravail doit respecter les horaires applicables au CNOM.

Les conditions d'activité du salarié et sa charge de travail seront abordées lors d’un entretien annuel entre le salarié et son responsable hiérarchique direct qui devra se tenir au moins une fois par an.

6.2 - Modalités de contrôle du temps de travail

Les salariés, Agent de maîtrise et Employé, se connecteront au système de pointage à distance qui permettra de suivre leurs heures de travail.

6.3 - Evaluation de l’activité

L’évaluation de l’activité du salarié en télétravail et l’exercice du pouvoir hiérarchique de son responsable hiérarchique direct se déroulent de la même manière que lorsque le salarié est dans les locaux du CNOM sur les missions qui lui sont confiées.

6.4 - Respect de la vie privée du salarié et droit à la déconnexion

La Direction s’engage à respecter la vie privée du salarié. Dans ce but l’avenant au contrat de travail rappelle les plages horaires durant lesquelles le télétravailleur est joignable. En dehors de son temps de travail, le salarié n’est en aucun cas tenu de prendre connaissance des messages qui lui sont adressés et d’y répondre.

6.5 - Protection des données personnelles du salarié par l’employeur

Le télétravail donne lieu au traitement des données personnelles du salarié par le CNOM.

Le salarié est informé que ces données sont nécessaires à la mise en place du télétravail ainsi qu’à la gestion de son travail par son responsable hiérarchique.

Le niveau de sécurité et de confidentialité des données personnelles du salarié en télétravail sont protégées de la même manière que lorsque le salarié travaille dans les locaux du CNOM.

Une note d’information, qui détaille les traitements des données personnelles du salarié par le CNOM, est disponible sur l’intranet à l’attention de tous les salariés.

Pour toute demande relative à la protection de ses données personnelles, le salarié peut s’adresser la DPO.

Article 7 : Environnement du télétravail

7.1 - Aménagement du lieu de télétravail

Le lieu où le salarié effectue son télétravail doit être compatible avec les exigences techniques minimales requises, en particulier le fait de disposer d’un espace de travail dédié et adapté au télétravail (notamment à l’exigence de confidentialité), une connexion internet haut débit ainsi qu’une installation électrique conforme aux normes de sécurité.

Le salarié s’engage à être couvert par une police d’assurance multirisque habitation incluant la garantie responsabilité civile. Il tiendra à la disposition de l’employeur les justificatifs nécessaires. Le matériel informatique fourni par l’entreprise pour l’exercice du télétravail n’entre pas dans la couverture de l’assurance du salarié.

A défaut, le salarié ne pourra pas bénéficier du télétravail.

7.2 - Moyens mis à disposition du salarié

Le salarié en télétravail doit bénéficier des outils et moyens nécessaires à l’exécution de son activité.

À cet effet, il utilisera le matériel confié par le CNOM :

• Un ordinateur sécurisé équipé des logiciels nécessaires et d’un système de connexion à distance (client VPN) ;

• Une solution de téléphonie adaptée au télétravail.

Il s’engage à en faire un usage conforme à leur destination dans les conditions normales d’utilisation, à en prendre soin et à en avoir l’usage exclusif.

Il s’engage également à prendre les mesures nécessaires à la protection et à la sauvegarde des données et documents à sa disposition sur tous supports et par tous moyens fournis par le CNOM, à ne pas permettre l’accès à des tiers non autorisés, à respecter les règles de sécurité informatique. A ce titre, il est tenu de respecter la Charte Utilisateur du système d’information, et, le cas échéant, la Charte Administrateur du système d’information.

Le matériel fourni reste l’entière propriété du CNOM. Le salarié doit informer sans délai le CNOM en cas de panne, de mauvais fonctionnement, de détérioration, de perte ou vol du matériel mis à disposition et en cas de perte ou d’accès non autorisé à des données personnelles ou des informations confidentielles.

Si ces incidents ne permettent pas le télétravail, le salarié devra effectuer son travail dans les locaux du CNOM. En revanche, en cas de perturbation technique soudaine causée par son opérateur, le salarié doit prévoir des activités réalisables sans accès à Internet et rester joignable.

Le salarié bénéficie d’un support technique à distance dans les mêmes conditions que les salariés présents dans les locaux du CNOM mais qui ne comprend pas la connexion internet qui dépend de son fournisseur d’accès.

En cas de cessation du télétravail, le salarié s’engage à restituer l’ensemble des matériels, logiciels, outils mis à sa disposition spécifiquement pour lui permettre d’exercer son activité en télétravail.

Article 8 : Indemnisation du télétravail et contreparties

8.1 – Equipement et frais d’installation

Afin de participer à l’amélioration des conditions de travail du salarié sur son lieu de télétravail, le CNOM participe à l’achat de matériel dans les conditions décrites ci-après.

Achat de matériel de bureau : siège, bureau, étagère, lampe de bureau : prise en charge à hauteur de 50% de la dépense, dans une limite définie dans une note du Secrétaire général.

Achat de matériel informatique complémentaire : écran, clavier, souris, … : prise en charge à hauteur de 50% de la dépense, dans une limite définie dans une note du Secrétaire général.

Ces prises en charge ne pourront être renouvelées qu’après un délai de quatre années après la fin de l’année en cours (si achat courant 2020, il ne pourra pas être demandé une nouvelle prise en charge avant le 1^er janvier 2025). Elles sont exonérées de cotisations et contributions sociales.

8.2 – Indemnisation des jours de télétravail

Une indemnité forfaitaire mensuelle est versée aux salariés effectuant du télétravail régulier. Elle est intégralement exonérée de cotisations et contributions sociales en vertu des dispositions URSSAF. Elle n’est pas versée sur la paye du mois d’août.

Le montant est déterminé dans une notedu Secrétaire général ; il varie selon le nombre de journées de télétravail programmées par semaine.

8.3 – Frais de transport domicile / travail

Le CNOM maintient le dispositif existant en matière de frais de transport.

Le choix du lieu d’exercice du télétravail ne modifie pas le mode de prise en charge des frais de transport qui restent calculés à partir de la résidence principale indiquée à la DRH et le lieu de travail situé à Paris 17.

Les indemnités ne sont pas abattues du ou des jours de télétravail.

Article 9 : Santé et sécurité

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables.

Le salarié attestera de ce que son lieu de télétravail permet l’exécution du travail dans de bonnes conditions de santé et de sécurité.

Le salarié en arrêt maladie, en congés payés ou en RTT / jours de repos n’a pas à utiliser les moyens mis à sa disposition pour le télétravail.

Il est rappelé que la résidence où s’effectue le télétravail est bien un lieu de travail selon le jour fixé et les heures prévues. L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant l’exercice de l’activité professionnelle du télétravailleur est présumé être un accident de travail au sens des articles L.411-1 et L.411-2 (accident de trajet) du code de la sécurité sociale.

Article 10 : Commission de suivi

Une commission de suivi du présent accord est créée. Elle sera composée du Secrétaire général, du Secrétaire général adjoint en charge du personnel, du DRH, des délégués syndicaux et d’un membre du CSE.

Ses objectifs :

• S’assurer de la bonne application de l’accord

• Clarifier les clauses qui pourraient demander des précisions et proposer des améliorations de textes.

Elle se réunira tous les ans, dans le mois de la date anniversaire de signature de cet accord.

Article 11 : Date d’application et durée de l’accord

Le présent accord entre en vigueur le 2 novembre 2021 et est conclu pour une durée indéterminée.

Article 12 : Dénonciation de l’accord

L’accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties contractantes en respectant un délai de préavis de trois mois.

La Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

Article 13 : Révision de l’accord

Les parties signataires peuvent déposer une demande de révision à tout moment, à l’initiative de l’une des parties signataires et doit être notifiée aux autres signataires.

L’ensemble des partenaires sociaux se réunira alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

Article 14 : Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord sera déposé à la DREETS de Paris et au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris dans les conditions prévues aux articles L.2231-6 et D.2231-2 du code du travail.

Un exemplaire original sera remis à chacune des parties.

Un exemplaire sera diffusé à tous les salariés par voie électronique et consultable dans l’intranet du CNOM.

Fait à Paris en deux exemplaires originaux, le 21 septembre 2021.

Ordre des Médecins CFE CGC