Accord d'entreprise "ACCORD LOCAL RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE" chez MSA MAINE ET LOIRE (Siège)

Maine et Loire

ACCORD LOCAL RELATIF au VOTE ELECTRONIQUE

Le présent accord est conclu entre d'une part,

• la Mutualité Sociale Agricole de Maine et Loire, représentée par XX,

et d'autre part

• le syndicat FGA-CFDT, représenté par XX,

• le syndicat CFE-CGC-SNEEMA, représenté par XX,

Préambule

Conformément aux dispositions légales (articles L2314-26 et R2314-5 du Code du Travail), l'élection de la délégation du personnel du comité social et économique peut être réalisée par vote électronique sur le lieu de travail ou à distance.

En accord avec les organisations syndicales représentatives, et sans préjudice des dispositions relatives au protocole d'accord préélectoral prévues aux articles L. 2314-5 et suivants, la possibilité de recourir à un vote électronique est ouverte par le présent accord.

Article 1 : Principes généraux

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de la MSA de Maine et Loire pour l'élection de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique tel que défini dans le présent accord couvre le vote par internet. Aucune autre possibilité de vote ne sera ouverte.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l'organisation de cette élection.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin et notamment :

• l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré ;

• l'anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure.

En application de l'article R-2314-6, le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'entreprise sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé. Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail. Il est mis sur l'intranet de la MSA de Maine et Loire. Le prestataire devra respecter les prescriptions minimales des dispositions légales et règlementaires de l'arrêté du 25 avril 2007 relatives à la mise en place du vote électronique.

Les différentes règles décrites dans le présent accord s'imposeront également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système de vote électronique.

Article 2 : Modalités de vote - Protocole préélectoral

Les modalités de vote électronique seront déterminées préalablement à l'élection.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole préélectoral indiquera, en outre, le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Article 3 : Déroulement des opérations de vote - Accès au serveur de vote électronique

Le vote électronique pourra se dérouler sur le lieu de travail ou à distance.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole préélectoral, un code d'accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote.

A l'aide de ses codes d'accès, l'électeur pourra voter en toute confidentialité sur le serveur sécurisé des élections.

L'identification de l'électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l'utilisateur de ses codes d'accès. Toute personne non reconnue n'aura pas accès au serveur de vote.

A réception du vote, la saisie des codes d'accès par l'électeur vaudra signature de la liste d'émargement de l'instance concernée et clôturera définitivement l'accès à cette élection.

Article 4 : Caractéristiques des listes et des bulletins de vote électronique

Le système de vote électronique reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu'elles ont été présentées par leurs auteurs.

Dans l'éventualité d'un second tour, cet ordre restera inchangé et la ou les liste(s) des candidats indépendants viendra à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Article 5 : Sincérité du vote électronique et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises s'agissant notamment des listes électorales des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences légales, le flux du vote et celui de l'identification de l'électeur seront séparés. A ce titre, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs» et «contenu de l'urne électronique».

En outre, la liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin devront pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Article 6 : Sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l'initiative de l'employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des Organisations Syndicales ainsi qu'un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé :

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de l'employeur et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote·.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

Article 7 : lnformation et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, la Direction établira une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, et la communiquera aux électeurs suffisamment en amont de l'ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

Article 8 : Expertise et Formalités liées au RGPD

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire mettra à disposition une expertise destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R 2314-9. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) et des organisations syndicales dans l'entreprise.

Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

La mise en place d'une solution de votre électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l'ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n°2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s'engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n°2016/279 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté.

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Article 9 : Conservation des résultats

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 10. : Dispositions générales

10.1. Entrée en vigueur – Durée de l'accord - Révision

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée. Il prendra effet à compter de sa signature et prendra fin automatiquement à l'issue du processus de renouvellement des membres élus les 6 et 21 juin 2016.

Le présent accord ne constitue pas un engagement unilatéral de l’employeur mais un accord comportant comme conditions suspensives l’agrément ministériel et le respect des règles de validité relatives à la conclusion des accords collectifs prévus par la loi.

Le présent accord pourra faire l'objet d'une révision par l'employeur et les organisations syndicales représentatives dans l'organisme, dans les conditions prévues aux articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du code du travail.

11.2. Dépôt – Publicité

Le présent accord fera l’objet des formalités de transmission, publicité et dépôt conformément à la réglementation en vigueur.

Fait à Beaucouzé, le 24 janvier 2019

en 5 exemplaires originaux

Pour la M.S.A. Pour le Syndicat Pour le Syndicat

de Maine-et-Loire CFE-CGC SNEEMA FGA-CFDT

X

Annexe

CAHIER des CHARGES du VOTE ELECTRONIQUE

1. Présentation générale du besoin : vote électronique

   1. Contexte

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales prévoit la mise en place du Comité Social et Economique (CSE), qui regroupe et fusionne le comité d’entreprise, les délégués du personnel et le CHSCT avant le 1er janvier 2020.

Le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 pris pour son application entérine la possibilité du recours au vote électronique pour l’élection des membres de cette instance nouvelle.

Les mandats des élus de la Caisse de Mutualité Sociale Agricole de Maine et Loire (MSA 49) prennent fin le 21 juin 2019.

La MSA 49 a consulté les organisations syndicales reconnues représentatives dans l’entreprise sur la mise en place du vote électronique dès les prochaines élections et a recueilli leur accord unanime lors d’une réunion de NAO du 13 novembre 2018.

La MSA 49 va mettre en place le vote électronique pour l’élection des membres du CSE selon l’article L2314-5 du code du travail, en juin 2019.

Pour l’aider, la MSA 49 doit désigner le prestataire du logiciel de vote électronique au moyen d’une procédure de mise en concurrence.

2. Enoncé du besoin

La MSA 49 souhaite mettre en place le vote électronique pour l’élection des membres du CSE dans le respect des dispositions formulées par la Commission Nationale de l’Informatique et des libertés dans sa Délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 et par le Code du travail.

Nos besoins sont les suivants :

1. Accompagnement préalable au scrutin

La MSA 49 souhaite une disponibilité et une réactivité forte du prestataire aussi bien sur le plan technique que juridique : plusieurs interlocuteurs doivent être joignables.

Une réunion d’initialisation du projet (ou point téléphonique) devra être organisée dès détermination du prestataire lors de laquelle un planning détaillé sera mis en place. Des échanges réguliers de suivi doivent intervenir durant toute la procédure électorale.

La MSA 49 souhaite un accompagnement particulier lors :

• des différents affichages obligatoires,

• de la négociation de l’accord de mise en place du vote électronique,

• de l’invitation des organisations syndicales à la négociation du protocole d’accord préélectoral,

• des formalités à accomplir auprès du délégué à la protection des données,

• de la négociation du protocole d’accord préélectoral qui interviendra à partir de mars 2019,

• de la réception des listes de candidatures notamment concernant le respect de la parité.

Des modèles de ces différents documents devront être tenus à la disposition de la MSA 49.

La MSA 49 souhaite que le prestataire produise la notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales à destination des salariés prévue par l’article R.2314-12 du code du travail.

Une présentation du logiciel de vote sera réalisée auprès des élus de la MSA 49 (forme à préciser par les candidats).

Une formation doit être prévue ainsi que des tests sous la forme d’un scrutin à blanc dans les conditions du réel lors d’une réunion à la MSA 49 avec les prestataires, les membres du bureau de vote et les représentants de liste conformément à l’article R.2314-15 du code du travail (forme à préciser par les candidats).

La MSA 49 mettra en place une cellule technique conformément à l’article R.2314-10 du code du travail à laquelle participera au moins un représentant du prestataire.

2. Logiciel

Le système qui sera développé et mis en œuvre par le prestataire à la MSA 49 devra être conforme en tous points aux prescriptions légales (arrêté du 25 avril 2007) ainsi qu’aux recommandations de la CNIL relatives aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles.

La solution devra être mise à disposition sur un environnement dédié et isolé avec une URL dédiée au site de vote.

Les rapports d’expertise correspondant à la première version et aux évolutions substantielles de la solution de vote mise en place à la MSA 49 devront être mis à disposition de la CNIL et de la MSA 49.

Le système de vote électronique doit être hébergé chez un prestataire externe et accessible aux électeurs 24h/24 et 7j/7 durant la période de vote sur tous les interfaces et opérateurs disponibles et à tout public, y compris aux salariés handicapés de la MSA 49.

Les différents documents nécessaires au bon déroulement du scrutin seront établis par la MSA 49 selon les modalités définies par le protocole d’accord préélectoral et communiqués au prestataire au moyen d’une plate-forme sécurisée.

La charte graphique de la MSA 49 devra être respectée par tous les documents et les visuels accessibles aux salariés de la MSA 49.

3. Acheminement du matériel de vote

La MSA 49 souhaite que le matériel de vote comprenant les codes et identifiants propres à chaque salarié leur soit envoyé par courrier à leur domicile. Tous les moyens de sécurisation doivent être mis en place pour garantir la confidentialité nécessaire.

Une assistance sécurisée doit être mise en place pour toute demande de renvoi des codes et identifiants par les salariés : ces renvois devront être réalisés par courriels et/ou SMS.

Le prestataire devra fournir une liste des courriers envoyés afin que la MSA 49 puisse procéder à une vérification.

4. Scrutin

La MSA 49 souhaite que le prestataire soit présent (ou facilement identifiable, joignable – forme à préciser par le candidat) pour le premier et pour l’éventuel second tour, lors du scrutin à blanc, lors du scellement du système, lors de l’ouverture du scrutin ainsi que le jour déterminé du dépouillement.

Chaque électeur disposera d’un système de double identification : un identifiant d’une part et un code d’autre part, et un 3^ème élément d'identification sera demandé pour accéder au site de vote.

Les salariés doivent pouvoir accéder à toutes les professions de foi des listes de candidats avant de procéder à leur vote. Ils doivent pouvoir rayer des noms ou voter blanc s’ils le souhaitent.

Une fois le vote pour les membres titulaires effectué, le salarié doit recevoir une confirmation dont il pourra garder la preuve. Le logiciel doit immédiatement lui proposer l’accès au vote pour les membres suppléants.

Durant la période de vote, les données suivantes doivent être à disposition des membres du bureau et des membres de la cellule technique :

• Taux de participation ;

• Listes d’émargement, notamment à des fins de contrôle conformément à l’article R.2314-16 du code du travail (uniquement pour les membres du bureau de vote) ;

• Journal des plis envoyés et non-distribués ;

• Journal de l’assistance téléphonique ;

• Journal des évènements ;

• A l’issue du scrutin, plusieurs documents seront générés automatiquement :

  • les procès-verbaux conformes aux modèles CERFA,

  • le calcul de la représentativité,

  • la synthèse des élus,

  • l’audience des élus,

  • la synthèse des élections comprenant le taux de participation,

  • les listes d’émargement.

Ces données doivent être remises aux membres de la cellule technique. Elles seront archivées, conservées durant le délai de contestation et détruites à l’issue de ce délai ou d’un éventuel contentieux. Cette opération doit donner lieu à la remise d’un document prouvant la destruction.

5. Assistance du personnel

La MSA 49 souhaite un service d’assistance téléphonique basé en France pour résoudre les difficultés pendant le scrutin. Les candidats devront préciser les heures et jours d’ouverture de cette assistance.

2. Contraintes

La solution de vote présentée devra répondre aux exigences édictées par :

• La Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 ;

• Les articles R.2314-5 et suivants du code du travail issus du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 ;

• Les principes fondamentaux des opérations électorales ;

• La jurisprudence récente sur ce sujet.

Les membres du bureau de vote devront pouvoir accéder à la liste d’émargement à des fins de contrôle de déroulement du scrutin conformément à l’article L.2314-16 du code du travail et au taux de participation

Aucun résultat partiel ne doit être accessible pendant le scrutin conformément à l’article R.2314-16 du code du travail.

Par ailleurs, la négociation du protocole d’accord préélectoral étant prévue à partir de mars 2019, la solution de vote devra être adaptable notamment concernant les données de la liste électorale, les données de la liste d’émargement, le nombre de sièges, le nombre de collèges, le nombre de professions de foi, ….

3. Formation et accompagnement

Des représentants du prestataire devront être disponibles pour faire partie de la cellule d’assistance mise en place par tout employeur recourant à ce dispositif conformément à l’article R.2314-10 du code du travail.

Conformément à l’article R.2314-12 du code du travail, le prestataire doit proposer une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales à destination de chaque salarié ainsi qu’une formation sur le système de vote retenu pour les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de votes du CSE de la MSA 49.