Accord de gestion du temps de travail

Société ALFA LAVAL SAS

En date du 2 juillet 2019

La Société Alfa Laval SAS dont le siège social se trouve Parc Technologique de Lyon, 97 allée Alexandre Borodine à 69792 SAINT PRIEST, immatriculée au registre du commerce et des Sociétés de Lyon sous le numéro B 788 262 459

Représentée par

agissant en qualité de Président

d'une part,

Et

L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée respectivement par leur délégué syndical, à savoir,

d'autre part,

Il a été conclu l'accord collectif suivant

Préambule

Soucieuse de préserver l’équilibre vie personnelle et vie professionnelle de ses salariés et soucieuse de s’inscrire dans une démarche respectueuse de l’environnement, l’entreprise a ouvert les négociations en présence des membres du CSE sur la possibilité de travailler en télétravail.

Cette possibilité de travailler en télétravail avait été évoquée par le comité d’entreprise lors des séances de 2017 et avait fait aussi l’objet d’une des propositions du groupe Qualité de Vie au Travail.

S’appuyant sur l’expérience que la société a déjà en matière de télétravail pour le personnel commercial de terrain, il a donc été décidé de conclure un accord collectif en la matière.

Cet accord ne remet pas en cause la chartre en date de septembre 2013 d’home office qui restera applicable uniquement aux ingénieurs et managers commerciaux basés sur le terrain.

La Direction et les partenaires sociaux ont souligné lors de leur négociation l’importance de l’autonomie, de la confiance et du respect des règles par chacun dans le succès de la mise en place du télétravail et de sa pérennité dans le temps.

Chapitre I - Télétravail de convenance

Champ d'application

Le présent chapitre s’applique à l’ensemble du personnel travaillant dans l’entreprise dans la mesure où il remplit les conditions d’éligibilité à l’exception des ingénieurs et managers commerciaux basés sur le terrain et des techniciens de service basés sur le terrain.

Eligibilité

Activités de l'entreprise concernées

Le télétravail est ouvert aux activités de l'entreprise pouvant être exercées à distance, notamment aux activités suivantes :

• Les activités commerciales

• Les activités liées à la gestion d’Operations

• Les activités des fonctions support

Ne sont cependant pas éligibles au télétravail, les missions qui répondent à l'un des critères suivants :

• Les activités nécessitant l’accueil physique des clients ou du personnel,

• Les activités de travaux portant sur des données confidentielles et dont la gestion informatique de ces données n’est pas efficace ou possible

• Les activités du service center

• Les activités de travaux nécessitant l'utilisation de logiciels ou de matériels ne pouvant pas être utilisés en dehors de l'entreprise

• Les activités relatives à l’entretien du bâtiment

A ce jour, cela concerne les services suivants : le service center et les services généraux, cette liste n’est pas exhaustive.

Critères d'éligibilité

Par ailleurs, pour être éligibles au télétravail, les salariés doivent réunir les conditions suivantes :

• Avoir une expérience d’au moins 6 mois dans l’entreprise

• Avoir démontré des capacités d’autonomie, d’organisation et de prise d’initiative en termes d’objectifs et prise de responsabilité. Ces capacités seront évaluées par le responsable hiérarchique direct selon la grille ci-jointe et un niveau II devra être atteint pour accepter le télétravail. Cette grille sera à compléter lors du passage en télétravail et devra être actualisée tous les ans.

D’autre part, le personnel en alternance, les stagiaires, le personnel en mission intérimaire ne sont pas éligibles au télétravail considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur performance.

Procédure de Passage en télétravail

Modalités d'acceptation par le salarié des conditions de mise en oeuvre du télétravail

Le passage en télétravail repose sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d'éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande à son manager par le biais d’un courrier ou email à destination du service de ressources humaines.

Les salariés souhaitant bénéficier de l’accord de télétravail et dont la demande a été acceptée signeront un avenant à leur contrat de travail. L’avenant au contrat de travail est valable et applicable uniquement pour le poste que le salarié occupe à la date de sa demande. En cas de changement de poste, l’avenant devient automatique caduc

Le salarié fait la demande de jour de télétravail via l’outil de gestion des absences à son manager, en s’étant préalablement assuré du respect de l’article section 5.04 en respectant un délai minimum de 7 jours.

Le délai de 7 jours pourra être réduit en cas de circonstances exceptionnelles rendant impossible pour le salarié le fait de se rendre sur son lieu de travail, telles que les intempéries ou les grèves de transport. Ce délai pourra être également réduit en cas de pics de pollution nécessitant des mesures de restriction de circulation de véhicules. Le salarié devra informer son manager par email ou téléphone.

Dans le cas où le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut refuser et ce refus ne constitue, en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

Période d'adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 3 mois. Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou/et si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au terme de cette période d’adaptation, un entretien aura lieu entre le collaborateur et le manager pour faire un bilan sur les avantages et contraintes de ce mode d’organisation et d’apprécier l’opportunité de le reconduire ou pas.

Au cours de cette période d’adaptation , l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 15 jours .

Clause de réversibilité

Après cette période probatoire de 3 mois, sous un délai de prévenance de 15 jours, le collaborateur pourra être amené, soit à sa demande, soit à celle de l'entreprise de regagner les locaux de son entreprise.

Les collaborateurs pourront demander à arrêter cette forme de travail et dénoncer par écrit leur avenant au contrat de travail en respectant un délai de prévenance de 15 jours.

De même, l'entreprise se réserve le droit de mettre fin à l'activité en télétravail par l'un des télétravailleurs, en respectant un délai de prévenance de 15 jours à l'issue d'un entretien professionnel spécifique dans le cas où :

• la façon de travailler de ce dernier s'avérerait en inadéquation avec les critères requis pour le télétravail,

• si les performances constatées ne donnaient pas satisfaction,

• Si une réorganisation de l’entreprise le nécessite.

Lieu du télétravail

Le télétravail sera effectué au domicile du collaborateur. Le domicile s’entend comme un lieu de résidence habituelle en France sous la responsabilité pleine et entière du télétravailleur.

Le télétravailleur devra affecter un espace de son domicile à l'exercice du télétravail lui permettant un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles. Il s’assurera d’avoir une connexion internet lui permettant de mener à bien son activité professionnelle à distance.

Le télétravailleur doit s'engager à ce que cet espace de travail soit adapté à l'exercice du travail en télétravail, à savoir :

• Possibilité d’avoir des communications téléphoniques professionnelles sans gène

• Possibilité d’avoir une ergonomie de poste adaptée à une activité sédentaire. Le salarié ne pourra pas se prévaloir auprès de l’entreprise d’un aménagement de poste ou maladie professionnelle en liant avec son activité en télétravail

• Un lieu d’habitation en conformité en termes de branchement électrique (voir section 5.05 du présent accord).

D’autre part le collaborateur doit informer sa compagnie d'assurance qu'il exerce à son domicile une activité professionnelle et s'assurer que sa multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail. Le collaborateur devra fournir à l'entreprise une attestation en conséquence avant signature de l'avenant à son contrat de travail.

Organisation du télétravail

Fréquence et nombre de jours télétravaillés

Les jours de télétravail seront au nombre de 4 maximum par mois avec un maximum d’un jour par semaine travaillée.

Les jours de télétravail sont limités au mardi et au jeudi.

Ils ne peuvent être accolés à une prise de congés ou de RTT.

Pour la bonne marche du service et pour la fluidité de la gestion de l’équipe, le télétravailleur devra donner priorité à sa présence en cas de réunion de service et cela de manière automatique.

Les jours de télétravail ne sont pas dévolus à la garde d’enfants malades. Dans ce cas-là, les collaborateurs devront recourir aux jours de garde pour enfants malades.

Modalités de contrôle du temps de travail et détermination des plages horaires permettant de joindre le télétravailleur

Le télétravailleur doit organiser son temps de travail en respectant les plages fixes et variables de la société et à ce titre il doit rester joignable par skype.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie de manière régulière. Un recours au statut « ne pas déranger » sur skype (entraînant l’interruption des appels) devra être géré avec parcimonie.

L’employeur se conformera au respect de la vie privée du collaborateur et à cet effet le télétravailleur ne pourra pas être contacté à son domicile en dehors des plages fixes et variables.

Pour le personnel non cadre, le télétravailleur badgera avec la badgeuse à distance installée sur son ordinateur. Il reste obligatoire de pointer à la prise de poste, à la pause déjeuner et à la fin de journée. Le télétravailleur se conformera à l’horaire habituel journalier afin de ne pas gérer de débit/crédit supplémentaire.

La durée de la pause déjeuner doit être respectée.

Modalités de régulation de la charge de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le collaborateur travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif.

Les volontaires au télétravail définiront leur plan de charge et en assureront le suivi auprès de leur responsable hiérarchique.

En cas de difficulté pour réaliser ou achever les travaux qui lui ont été confiés, le télétravailleur est tenu de contacter au plus vite son responsable hiérarchique afin de trouver les solutions appropriées.

Par ailleurs, les conditions d'activité en télétravail et la charge de travail que cela génère seront discutées lors de l'entretien annuel.

Modalités d’organisation pour le bon fonctionnement du service

Afin que l’organisation en télétravail ne nuit pas à la bonne organisation de l’entreprise et au bon fonctionnement du service, le télétravailleur respectera les engagements suivants :

• Participer à l’élaboration du planning de télétravail et de présence entreprise en s’organisant avec son binôme/back-up (éventuel), son service pour assurer obligatoirement une présence physique du service ou du binôme sur le site. En cas d’absence d’accord sur un planning commun de la part de l’équipe, le télétravail sera suspendu pour les personnes concernées.

• Soumettre ce planning au manager pour approbation.

• Se connecter à skype et aux boucles d’appels et veiller que l’activité télétravail ne nuise pas au personnel présent dans l’entreprise dans la prise des appels.

• Déterminer son activité sur la journée en télétravail et être en capacité d’en faire une synthèse, si nécessaire à son manager à son départ et retour de la journée. Etre responsable d’informer son manager des éventuelles difficultés rencontrées dans la tenue de ce planning initial.

• S’assurer d’informer son binôme, son équipe et son manager des informations pertinentes reçues pendant la période en télétravail.

• Etre présent sur le site en cas de réunions d’équipe ou des réunions. Il est spécifié que lorsque la présence physique est requise ,la réunion est alors prioritaire sur le tétravail.

Équipements liés au télétravail

Sous réserve de la conformité des installations électriques déjà en place au domicile du télétravailleur, l'entreprise fournit et entretient les équipements nécessaires à l'exercice de l'activité en télétravail. La conformité de ces installations électriques, notamment en matière de normes électriques et de risques incendie relève de la responsabilité du télétravailleur.

Ces équipements se composent du PC portable et du casque audio confié. Aucune dotation IT supplémentaire sera confiée pour l’activité en télétravail de convenance.

Le matériel fourni par l'entreprise reste sa propriété.

Le télétravailleur est tenu de prendre soin des équipements qui lui sont confiés. En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en appelant le service IT et devra se rendre dans les plus brefs délais sur le lieu de travail pour poursuivre son activité de la journée.

Le télétravailleur communiquera à la société son numéro de téléphone fixe ou mobile personnel afin de permettre à l’entreprise de le joindre en cas de défaillance d’internet ou du matériel informatique.

Enfin, pour des raisons de sécurité, l'équipement destiné au télétravail mis à la disposition du télétravailleur ne peut être déplacé à une autre adresse, qu'après avoir obtenu l'accord de l'employeur.

Le télétravailleur est tenu de respecter toutes les consignes de sécurité et les interdictions d'utilisation de matériel ou d'équipement. Toute infraction à ces règles ou principes peut engendrer des sanctions pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement.

Consignes particulières concernant les outils informatiques

Pour des raisons de sécurité informatique, il est demandé au télétravailleur de prendre connaissance des consignes diffusées sur Share et de les respecter scrupuleusement. Le télétravailleur s'engage, notamment, à respecter les « corporate governance » de l'entreprise au regard de la protection des données ainsi que les consignes qui lui seront transmises par le service informatique de l'entreprise.

Toute infraction à ces consignes peut engendrer une sanction, pouvant aller, le cas échéant jusqu'au licenciement.

Obligation de discrétion et de confidentialité

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

Santé et sécurité au travail

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la direction des ressources humaines, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise et précisé dans le règlement intérieur.

Chapitre II – Congés payés et congés d’ancienneté

Champ d'application

Le présent chapitre s’applique à l’ensemble du personnel travaillant dans l’entreprise dans la mesure où il remplit les conditions d’éligibilité.

Reliquat de congés payés et congés d’ancienneté

Afin de s’assurer d’une gestion homogène des congés et permettre un équilibrage de la prise des jours de congés sur l’ensemble de l’année, le reliquat des congés suivra les évolutions suivantes :

A compter du 31 mai 2021, le solde des congés payés et congés d’ancienneté reportable est porté à 3 jours avec obligation de prendre ce reliquat avant le 31 décembre de l’année en cours.

Une période de transition sur les années 2019-2020 est mise en place. Cette période prévoit :

• Reliquat au 31 décembre 2019 : 5 jours

• Reliquat au 30 mai 2020 : 5 jours

• Reliquat au 31 décembre 2020 : 3 jours.

Un planning devra être effectué par le salarié et présenté au manager pour les personnels ayant du reliquat, à la mise en place du présent accord. Ce planning doit prévoir afin de solder les congés dans la limite maximale des reliquats précisés ci-dessus.

Chaque collaborateur devra s’assurer de prendre 3 semaines sur la période estivale (juillet et août). Il est d’ailleurs rappelé que, tel que l’accord 35h le prévoit, chaque collaborateur doit poser ses congés en période creuse d’activité à savoir les vacances scolaires, le mois d’aout et les vacances de noël.

Chapitre III - Durée de l'accord collectif - Forme et délai de renouvellement ou révision

Le présent accord rentre en application à compter du 15 juillet 2019.Cet accord est mis en place pour une durée de 6 mois.

Une réunion de suivi sera planifiée au mois de janvier 2020 afin d’évaluer si cette organisation en télétravail peut être pérennisée au regard de la performance de l’entreprise, l’organisation des services, les conditions de travail des collaborateurs.

Chapitre IV - Dépôt de l’accord

Le présent accord sera déposé en deux exemplaires à la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi du Rhône (un exemplaire sur support papier signé des parties et un exemplaire sur support électronique) et en un exemplaire au secrétariat greffier du conseil des Prud’ Hommes de Lyon.

Fait à St Priest,

Le 02/07/2019

Le C S E Pour la Direction