Accord d'entreprise "ACCORD SUR L'ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE ELECTIONS CSE ET CONSEIL DE DISCIPLINE" chez RLA - REGIE LIGNE D'AZUR (Siège)

Régie Lignes d’Azur

Accord sur l’adoption du vote électronique des élections du CSE et du Conseil de Discipline

ENTRE LES SOUSSIGNES :

Cet accord est conclu entre l’Etablissement Public Industriel et Commercial « Régie Ligne d’Azur », dont le siège social est situé 2, Bd Henri Sappia, 06200 Nice, représenté par son Directeur Général,

D’une part,

Ci-après désigné par « RLA »,

Et :

Le syndicat CGT, représenté par son délégué syndical,

Le syndicat UNSA, représenté par son délégué syndical,

Le syndicat des Cadres de RLA, représenté par son délégué syndical.

D’autre part.

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet de définir les modalités d’organisations des opérations électorales pour les membres du Comité Social et Economique ainsi que pour le Conseil de Discipline de RLA.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, la Direction et l’ensemble des organisations syndicales représentatives de RLA conviennent par le présent accord d’organiser le scrutin par vote électronique dans le cadre des dispositions suivantes :

• L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

• Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

• La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

• La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet.

Dans ce cadre, les parties signataires ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et du Conseil de Discipline.

Une consultation a été lancée afin de choisir la société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») qui sera retenue pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral. Elle devra garantir les règles de confidentialité et de sécurisation pour toutes les opérations liées au vote électronique.

CECI EXPOSE, IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

Principes généraux

Il est décidé, par le présent accord, d’adopter un processus de vote électronique se déroulant pour chaque scrutin pendant une période délimitée dans l’enceinte de RLA.

Pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion sécurisée au site du prestataire seront mis à la disposition des électeurs.

Ils seront installés dans des lieux préservant la confidentialité du vote pour chaque électeur.

Les opérations de vote visant à élire deux types de mandats : ceux des membres du CSE et ceux des représentants au Conseil de discipline, le prestataire assure la distinction des votes pour chacun des scrutins

Les parties considèrent que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• De maintenir le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 1 : Objet et champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de RLA (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique comme au Conseil de Discipline.

Article 2 : Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers d’une part, la mise à disposition de terminaux informatiques dans les bureaux de vote de l’entreprise et, d’autre part, par recours au vote en distanciel pour les salariés répondant aux critères de l’article 4 « vote par correspondance »

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme modalité de vote afin que chacun exprime son vote et recueillir les votes par correspondance (en distanciel).

Article 3 : Modalités de mise en œuvre du vote électronique

• Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

Le prestataire spécialisé dans le développement du vote électronique se verra confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

• Établissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

• Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leurs votes seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

• Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

• Expertise indépendante et formalités RGPD

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Depuis l'entrée en vigueur du règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) le 25 mai 2018, les dispositifs de vote électronique n'ont plus à être déclarés à la CNIL. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition du DPO. Le responsable du traitement ou son délégué à la protection des données (DPO) doivent inscrire le fichier dans le Registre des activités de traitement tenu par la société. La CNIL a publié une délibération n° 2019-053 en date du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique.

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre).

• Information et formation

Les membres de la délégation du personnel comme les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

En complément, il sera mis à disposition un tutoriel synthétique pour les électeurs.

Article 4 : Déroulement des opérations de vote

• Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

• Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin le cas échéant, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant les périodes de vote, via un terminal mis à disposition au sein des bureaux de vote sur les sites de travail par le biais d’une connexion sécurisée.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

• Caractéristiques du site de vote

Le Prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote. Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page.

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Il permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

• Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra des membres du bureau, lorsqu’il se présente :

• L’URL du site de vote qui aura été transmise par le prestataire.

L’identifiant aura été transmis par le prestataire par mail ou par courrier (pour ceux pour lesquels nous n’aurions pas d’adresse mail. Sachant que tous ceux qui disposent d’un mail professionnel recevront prioritairement l’identifiant sur cette adresse).

Le mot de passe est retiré directement par l’électeur sur le site de vote.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.

Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord préélectoral.

Le « prestataire » vérifiera au préalable que les anciens codes n’ont pas été utilisés et les rendra inutilisables.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

• Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être suivi au cours du scrutin.

• Vote par correspondance

Auront exclusivement la faculté de voter par correspondance les électeurs absents pour les motifs précis suivants :

• les agents en congés annuels, en congés spéciaux (sabbatique, sans solde), ou maladie, accident du travail, maternité, paternité), ou en repos programmés sur l’ensemble de la période de vote,

• les agents en PRP en période non travaillée.

Un fichier spécifiant les personnels concernés sera adressé au prestataire afin qu’il puisse adresser la note explicative, et le matériel de vote par correspondance par courrier à chacun d’eux.

Les salariés habilités feront parvenir leur vote exclusivement par la poste et par courrier simple, à la boite postale qui leur sera communiquée.

Au dos de cette enveloppe devront figurer le nom de l’électeur, son collège et sa signature.

Si des salariés avaient été omis, ils devront demander l’envoi du matériel électoral suivant les dates et modalités précisées dans le protocole préélectoral.

La boite postale sera relevée le même jour que pour le vote électronique.

Les enveloppes seront acheminées vers le bureau de vote du COT, en présence des mêmes personnes et remises non ouvertes au Président du bureau de vote.

Il aura, ensuite, à charge le dépôt des enveloppes contenant les bulletins de vote dans les urnes dématérialisées (titulaires/suppléants) du site du prestataire et de l’enregistrement dans le logiciel de vote électronique pour les deux élections.

Cette opération se fera en présence des membres du bureau de vote et d’un membre du service des ressources humaines de RLA.

Le dépouillement se fera lors d'une même cérémonie (voir item suivant). En commençant par le dépouillement du vote par correspondance, qui permettra de renseigner les résultats sur une plateforme mise à disposition.

• Opérations de dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Les opérations de dépouillement sont effectuées dans les bureaux de vote sous l’autorité du Président du bureau en présence des assesseurs.

Le vote électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée. Le Président et les assesseurs introduisent respectivement leurs codes sécurisés délivrés par le prestataire.

Le dépouillement s’effectue d’abord pour les membres titulaires (CSE) puis pour les membres suppléants.

Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral.

Les résultats font apparaitre le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Article 5 : Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée des élections professionnelles du CSE et conventionnelles du Conseil de discipline RLA (2022).

Il sera déposé à la DREETS de NICE et un exemplaire sera adressé au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de NICE (06000).

Chaque organisation syndicale recevra un exemplaire du présent accord.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par diffusion sur CAP RLA dans l’information aux agents.

Fait à NICE, le 20 décembre 2022

(en 4 exemplaires)

Pour RLA :

Représentée par son Directeur Général

Et

Pour les organisations syndicales signataires représentée(s) par :	Signature(s)
CGT
Le syndicat des Cadres
UNSA