Accord d'entreprise "Avenant au Protocole d'accord relatif au télétravail" chez URSSAF DE BOURGOGNE (Siège)

Avenant au Protocole d'accord relatif au télétravail

Entre l’Urssaf Bourgogne, dont le siège est sis 8 Boulevard Clemenceau à Dijon (21000), représentée par Directeur, en vertu des pouvoirs dont il dispose, d'une part,

et

Les organisations syndicales

• Syndicat CGT, représenté par, délégué syndical

• Syndicat FO, représenté par, déléguée syndicale

• Syndicat CFDT, représenté par, délégué syndical

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Les parties ont signé le 12 mars 2020, un protocole d’accord relatif au télétravail au sein de l’Urssaf Bourgogne pour une durée déterminée, qui est entré en vigueur au 1^er novembre 2020.

La crise sanitaire liée à la Covid 19 a remis en cause certains principes de cet accord, les parties souhaitent donc modifier cet accord.

Le présent avenant a pour objet :

• L’ajout d’un article « Rappel des prérequis de bon fonctionnement du télétravail ».

• La modification de l’article 1 intitulé « Champ d’application ».

• La modification de l’article 2.2 intitulé « Préservation du lien avec l’organisme ».

• La modification de l’article 3.1 intitulé « Les critères d’éligibilité »

• La modification de l’article 4.1 intitulé « Procédure d’accès au télétravail »

• L’ajout d’un article « Modalités d’exercice du télétravail » qui vient modifier les articles 4.2 « Signature d’un avenant », 4.4 « Dérogations exceptionnelles » et l’article 14 intitulé « Télétravail depuis le domicile sous forme d’une enveloppe de jours »

• La modification de l’article 8 intitulé « Frais professionnels »,

• La modification de l’article 16 « Mise en œuvre progressive »

Article 1 – Rappel des prérequis de bon fonctionnement du télétravail

La volonté partagée des partenaires sociaux est de développer le travail à distance au sein de l’organisme en conciliant l’aspiration des salariés, avec les exigences de service public, des activités, et du collectif de travail.

Cette plus grande flexibilité et l'ouverture plus large du dispositif de télétravail nécessitent confiance et respect d'un certain nombre de règles élémentaires qui permettront à chacun d'y trouver un bénéfice.

Sans être exhaustifs, les partenaires sociaux tiennent à lister ci-après les principaux prérequis pour assurer le bon fonctionnement du dispositif :

• Le salarié en télétravail est un salarié qui travaille. Ainsi, si le télétravail permet au salarié d'avoir une certaine souplesse dans l'organisation de son temps, ce dernier doit néanmoins travailler avec d'autres salariés de l'organisme ou des interlocuteurs externes pour mener à bien ses missions. Il est donc nécessaire qu'il puisse être contacté à des horaires permettant à chacun d'exercer son activité professionnelle. Ainsi, le salarié en situation de télétravail doit :

• Utiliser au mieux les possibilités des technologies de l'information et de communication ;

• Garantir la confidentialité des informations et la protection des données de l'organisme ;

• Organiser les réunions internes avec un accès à distance systématique (via Teams) par défaut en précisant les règles de participation pour tous (vidéo + audio, audio) pour une efficacité optimale.

• Le manager d'un salarié en télétravail doit :

• Veiller à ce que la charge de travail demeure adaptée ;

• Veiller à ce que les résultats exigés soient les mêmes que ceux d'une journée réalisée sur le lieu de travail ;

• Planifier le plus en amont possible les réunions nécessitant la présence physique des salariés afin que ceux-ci puissent s'organiser,

• Être attentif à l'équilibre vie professionnelle/vie personnelle, aux risques liés à l'isolement et à la perte du lien social.

En synthèse, la pratique du télétravail ne peut être bénéfique que si elle repose sur une relation de confiance entre le manager et le salarié et qu'elle ne porte pas de préjudice au lien social, à l'activité du salarié, à la cohésion de l'équipe et à la bonne marche de l'organisme.

Le travail à distance n’est pas un droit : les nécessités de service s’imposent y compris les réunions de service en présentiel ou encore les formations professionnelles en présentiel.

Ainsi un salarié qui télétravaille le lundi devra reporter ou décaler son jour de TAD dans la même semaine si ce jour-là, son manager a organisé une réunion de service en présentiel.

Article 2 – Champ d’application (modification de l’article 1 – Champ d’application)

2.1 – Périmètres de l’accord et bénéficiaires

Le présent avenant est applicable à l’ensemble des salariés de l’Urssaf Bourgogne quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat.

Il n’est, en revanche, pas applicable aux salariés qui exercent des activités itinérantes ainsi qu’aux salariés soumis à un régime d’astreinte à leur domicile, lors de ces périodes d’astreintes.

De même, l’organisation du télétravail dans le cadre d'un plan de continuité d'activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles n’entre pas dans le champ du présent avenant.

2.2- Définitions

Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur, est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication selon les modalités définies ci-après.

Sont visées par le présent avenant, les situations de télétravail dans lesquelles un salarié exécute en partie son contrat de travail, sans que la nature de son activité l'y contraigne :

• À son domicile ;

• Dans un lieu privé différent du domicile, dès lors que l’adresse est déclarée préalablement à la Direction de l’organisme, qu’elle est stable, se trouve en France et que le collaborateur atteste que ce lieu est couvert par une assurance couvrant l’activité professionnelle ;

• Sur un site de l’organisme autre que celui de son rattachement ;

• Sur un site d’un autre organisme du Régime général de Sécurité sociale avec lequel une convention d’hébergement aura été signée ;

• Ou sur un site de coworking. Il est rappelé qu’en situation de coworking, l’indemnisation associée correspond à l’indemnité forfaitaire journalière de 2,60€, tout coût supplémentaire restant à la charge du salarié concerné.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence déclaré par le collaborateur au service des ressources humaines.

Critères spécifiques du lieu privé différent du domicile :

Chaque collaborateur ne pourra déclarer qu’une seule adresse de lieu privé différent du domicile au service des ressources humaines. Sous réserve de l’accord de la Direction, cette adresse ne pourra pas être modifiée au cours des 1 an suivants sa déclaration.

Préalablement à l’exercice du télétravail depuis ce lieu, le salarié devra attester de la conformité de l’installation électrique du logement.

Procédure en cas de difficultés techniques empêchant le travail à distance :

En cas d’impossibilité technique empêchant le salarié d’effectuer son travail, le salarié en télétravail depuis leur domicile s’engage à revenir travailler sur site, le plus rapidement possible et au plus tard dans la demi-journée.

A défaut, ils devront poser un jour de congé, de RTT, de jour non travaillé pour les salariés au forfait en jours, jour de crédit d’heures ou un congé sans solde, pour couvrir la période pendant laquelle ils ne sont pas en mesure de revenir sur site.

Définition du télétravailleur : Est considéré comme télétravailleur, au sens du présent avenant, toute personne salariée de l’Urssaf Bourgogne qui travaille dans les conditions définies ci-dessus.

Article 3 – Préservation du lien avec l’organisme (modification de l’article 2.2- Modification du lien avec l’organisme)

Afin de maintenir un lien suffisant entre le collaborateur et l’organisme, le télétravailleur doit être présent au moins 2 jours par semaine sur son site de rattachement quelle que soit la durée de son temps de travail. Il peut y être dérogé dans les conditions visées par l’article 3.3 de l’accord relatif au travail à distance initial.

Le télétravailleur doit participer en télétravail ou sur site, dans les mêmes conditions que les autres salariés, aux temps collectifs inhérents à la vie de son service et de l’organisme (réunions de service et du personnel, formations). Le manager définit l’obligation ou non de présence sur site pour ces temps collectifs.

Gestion des absences sur la semaine : Lorsque le salarié pose une absence (congés payés, RTT, suppression de plage fixe, jours de repos cadre au forfait, récupération jours fériés, récupération compensation temps de trajet) au cours de la semaine, il devra modifier si nécessaire ces jours de travail à distance pour faire en sorte d’être présent sur son site d’affectation au moins 2 jours durant la semaine.

Article 4 – Conditions d’éligibilité (modification de l’article 3.1- Conditions d’éligibilité)

Tous les emplois sont éligibles au télétravail, sans exclusion, à l’exception des emplois et activités exclus par l’article 2.1 du présent avenant et ce quelle que soit la relation contractuelle à l’employeur (CDI, CDD, alternant).

L’accès peut être refusé s’il s’avère que le salarié n’est pas assez autonome.

L’accès peut être modulé en fonction de la situation ou du profil du salarié : cela se traduit par une modulation du nombre de jours de télétravail.

Article 5 – Procédure d’accès au télétravail (modification de l’article 4.1- Procédure d’accès au télétravail)

5.1 - Procédure d’accès au télétravail

Deux campagnes auront lieu chaque année, pour permettre aux salariés le désirant de se porter candidat pour entrer dans le dispositif.

Exceptionnellement, certains collaborateurs pourront se porter candidat hors campagne (nouveaux arrivants, personnes de retour de longue maladie, congé maternité, passage à temps plein…).

5.2 - Demande d’accès au télétravail

Lorsqu’un salarié exprime une demande de télétravail, l'organisme examine cette demande, qu’il peut accepter ou refuser.

Les demandes sont formulées à l’aide de l’applicatif dédié. Une note RH viendra préciser l’utilisation de cet applicatif pour faire sa demande de travail à distance.

Un débit réseau suffisant est une condition d’accès au télétravail.

Le salarié devra disposer d’une connexion internet suffisante (y compris clé 4 g).

Un représentant du service informatique estimera la faisabilité numérique en fonction du résultat obtenu lors d’un test de connexion. L’absence de connexion internet efficace sera un critère d’exclusion.

Sous réserve de l’éligibilité en matière de débit réseau, la DRH examinera la demande du salarié.

A cet effet, elle sollicitera l’avis de la ligne managériale du demandeur.

La décision de l’employeur fait l’objet d’une notification au salarié concerné dans un délai maximum de 45 jours sauf circonstances exceptionnelles, à compter de la date de candidature.

En cas de refus d’accès au télétravail celui-ci doit être motivé par écrit.

Dans ce cas le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La direction répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

En cas d’acceptation, pour le télétravail à domicile, la décision, est prise sous réserve de la fourniture par le salarié des documents suivants :

• Une attestation de son assureur multirisques habitation couvrant la présence du salarié pendant ses jours de télétravail à domicile (article 6.4 du présent avenant) ;

• Une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques du domicile (article 6.7 du présent avenant) ou le résultat favorable du diagnostic électrique, dont le coût est à la charge de l’employeur.

5.3 - Formalisation de l’accès au télétravail

Le télétravail sera formalisé par notification, générée par l’applicatif dédié au travail à distance, qui intègre les mentions inscrites dans l’avenant-type annexé à l’accord de branche UCANSS du 28 novembre 2017 sur le travail à distance.

Ce formalisme n’est néanmoins pas demandé lorsque les jours de télétravail peuvent, ponctuellement être modifiés (à la demande de l’employeur ou du salarié). Lorsque ces jours de télétravail évoluent, une simple formalisation par mail est suffisante.

Article 6 – Modalités d’exercice du télétravail (modification des articles 4.2 « Signature d’un avenant », 4.4 « Dérogations exceptionnelles » et de l’article 14 intitulé « Télétravail depuis le domicile sous forme d’une enveloppe de jours » et de l’article 7 « Assurances »

6.1 Modalités d’exercice du télétravail

Le nombre de jours de télétravail est fixé à 3 jours entiers par semaine, consécutifs ou non, selon la demande formulée par l’agent et acceptée par la direction.

Toutefois, quelle que soit la durée hebdomadaire de travail du salarié et sa répartition dans la semaine, une durée de présence de deux jours minimums par semaine au sein de l’organisme est requise.

Si le télétravail s’effectue en principe sur des jours entiers, il est possible de télétravailler sur une demie- journée :

• Pour les collaborateurs ayant opté pour l’enveloppe de jours de télétravail ;

• Pour les collaborateurs badgeant et travaillant la journée complète dès lors que l’autre demi-journée est posée sous forme de congé ou de RTT ;

• Pour les collaborateurs à temps partiel (temps partiel choisi ou temps thérapeutique) ne travaillant que la demi-journée. Une demi-journée est comptée comme une journée.

Si le salarié travaille 5 demi-journées par semaine, il pourra demander 3 demi-journées de TAD et devra être présent 2 demi-journées en présentiel.

Il est rappelé que si les salariés rencontrent des difficultés dans le cadre de l’organisation du travail à distance, ils ont la possibilité de solliciter le médecin du travail ou la cellule d’écoute nationale.

6.2 Modalités d’exercice du télétravail pour les employés

Au choix du salarié, deux modalités différentes :

• TAD régulier : Possibilité de poser 3 jours de TAD fixes au maximum dans la semaine.

Les salariés non-cadres devront indiquer le nombre de jours souhaités et les jours de la semaine télétravaillés, par exemple : TAD tous les lundis et mardis pour chaque semaine de l’année.

Dans ce cadre, les jours de télétravail sont en règle générale fixes, mais peuvent, ponctuellement et exceptionnellement être modifiés, ceci dans les conditions définies à l’article 6.5 du présent avenant.

• TAD sous forme d’enveloppe annuelle de jours de télétravail.

Le télétravailleur n’a pas de journée fixe de télétravail dans la semaine. Les jours de télétravail sont pris sur demande du collaborateur, et après accord de son responsable. Le collaborateur identifie d’un commun accord avec son supérieur hiérarchique, selon le besoin qu’il a identifié et en fonction des missions qui lui sont confiées, le ou les jours de télétravail à mobiliser ponctuellement.

Une durée de présence de deux jours minimums par semaine au sein de l’organisme est requise

Un délai de prévenance de 48 heures est à respecter, sauf circonstances exceptionnelles.

Le nombre de jours de télétravail dans l’année ne peut excéder 20 jours.

En cas d’entrée dans le dispositif de l’enveloppe jours en cours d’année, le nombre de jours sera proratisé.

En cas d’utilisation partielle de l’enveloppe jours, les jours non utilisés ne sont pas reportables sur l’année suivante.

6.3 Modalités d’exercice du télétravail pour les cadres et les collaborateurs concernés par une activité demandant une présence régulière et quasi quotidienne sur une demi-journée.

6.3.1 Pour les cadres :

Tous les cadres, managers et experts, (à partir du niveau 5A), auront la possibilité de poser 0,1, 2 ou 3 jours de TAD par semaine dans la limite d’un forfait annuel de 120 jours.

Ces journées devront être posées en milieu de semaine pour la semaine à venir dans le workflow des absences, avec une validation du N+1 des jours retenus.

Les jours de TAD pourront donc être modulés en fonction des contraintes et nécessités de service, sans pouvoir déroger à la règle de durée de présence de deux jours minimums par semaine.

6.3.2 Modalités d’exercice du télétravail pour les salariés ayant une activité qui demande leur présence régulière et quasi-quotidienne sur une demi-journée

Tous les collaborateurs de l’Urssaf Bourgogne qui pour raisons de service doivent être présents de manière régulière et quasi-quotidiennement sur site soit le matin, soit l’après-midi (par exemple, les salariés du service Centre National Fend qui doivent être présents sur site quasi tous les matins de la semaine), pourront travailler à distance l’autre demi-journée où leur présence n’est pas nécessaire sur site ou des journées en fonction des nécessités de présence sur site qui peuvent évoluer d’une semaine sur l’autre, dans le cadre de l’enveloppe de jours de télétravail prévue à l’article 6.3.1 du présent accord.

La ½ journée sera considérée comme une journée entière.

Afin de faciliter la gestion des nécessités de service, les ½ journées ou les journées seront définies en début de semaine pour la semaine suivante.

La demi-journée ne sera pas nécessairement fixe et pourra être adaptée selon les nécessités de service. Afin d’en faciliter la gestion, la décision d’accorder une demi-journée de TAD pourra être prise, si le manager et le collaborateur en sont d’accord, le matin pour l’après-midi ou la veille pour le lendemain dès lors qu’une planification plus importante ne sera pas possible.

Dans tous les cas, le collaborateur devra être présent au moins de 2 jours entiers par semaine sur le site, comme cela est le cas pour l’ensemble des collaborateurs.

Une indemnité forfaitaire ayant pour objet de couvrir l’ensemble des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail, leur sera versée chaque mois en fonction du nombre de demi-journées effectuées dans le mois. Elle sera la même que celle versée pour une journée de travail à distance.

6.4 Choix des jours de télétravail

Le choix des jours de télétravail est fixé par accord entre les parties, en conciliant besoins personnels et professionnels.

Pour les salariés non-cadres, comme ils sont fixes toutes les semaines de l’année, ils sont modifiables ponctuellement pour une meilleure conciliation vie privée/vie professionnelle sous réserve d’un accord de sa hiérarchie.

Pour l’organisation du collectif de travail et nécessités de service (réunions, missions, participation ou animation de formation, tutorat…) le salarié peut ponctuellement être amené à la demande de l’employeur à modifier son jour ou ses jours de télétravail.

Dans la mesure du possible, dans ces deux cas, un délai de prévenance sera respecté.

Les journées de télétravail non exercées, quel qu’en soit le motif, pourront être reportées sur un autre jour de la semaine et, sans pouvoir déroger à la règle de durée de présence de deux jours minimums par semaine.

Si les nécessités de service le permettent, un jour de présence exigée pendant un jour de TAD initialement fixé peut amener à repositionner une autre journée dans la semaine.

Cette règle pouvant conduire à la suppression de journées de télétravail par l’employeur, ces suppressions doivent rester exceptionnelles et doivent être limitées pour ne pas priver le salarié du bénéfice de ce mode d’organisation du travail. 

6.5 – Dérogations exceptionnelles

La Direction régionale peut autoriser les salariés qui travaillent à distance à aménager de manière temporaire les modalités fixées dans la notification valant avenant au contrat de travail en cas de difficultés particulières pour rejoindre leur lieu de travail occasionnant des temps de déplacement très importants et inhabituels (intempéries, grève des transports prolongée...).

Cette dérogation permettra une permutation entre un jour de télétravail et un jour de travail sur le lieu habituel de travail. La récupération du jour exceptionnellement télétravaillé devra impérativement intervenir dans la semaine et, sans pouvoir déroger à la règle de durée de présence de deux jours minimums par semaine.

Par dérogation, en cas d’intempéries, le nombre de jours de travail à distance pourra être plus important que ce qui est défini au départ.

6.6 Conformité du lieu de travail et de ses installations

Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l‘exercice d’une activité professionnelle au regard des règles d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail.

Lorsque le télétravail est effectué depuis son domicile, le collaborateur doit remettre à la Direction, avant de débuter le télétravail, une attestation sur l’honneur indiquant que l’installation électrique de ce lieu est conforme à la règlementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité ou le diagnostic électrique favorable, dont le coût est pris en charge par l'employeur.

6.7 Assurance

En cas de télétravail à domicile, le salarié doit informer son assureur qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle et s’assurer que son assurance multirisques habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Article 7 – Frais professionnels (modification de l’article 8- Frais professionnels)

Sur présentation d’une facture, l’Urssaf prend en charge le surcoût éventuel de l’assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.

En sus, une indemnité forfaitaire trimestrielle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail dont le montant varie en fonction du nombre de jours télétravaillés dans la semaine.

Lorsque le télétravail est organisé en jours fixes sur la semaine, l’indemnité est versée mensuellement sur la base du nombre de jours effectivement télétravaillés dans le mois écoulé et du montant en vigueur.

Lorsque le télétravail est organisé sous forme d’enveloppe jours à prendre au cours de l’année civile tel que prévu aux articles 6.2, 6.3.1 et 6.3.2 du présent avenant, l’indemnité est versée tous les trimestres sur la base du nombre de jours effectivement télétravaillés et du montant en vigueur.

Le montant de l’indemnité est fixé selon les dispositions conventionnelles nationales.

Toute revalorisation ou modification dans les conditions d’attribution de l’indemnité décidée par les partenaires sociaux au niveau national sera appliquée de plein droit par l’Urssaf.

Les salariés exerçant leur travail depuis un espace de coworking ne bénéficieront d’aucune indemnité supplémentaire à ce titre. Le coût excédant le montant de l’indemnité forfaitaire ci-avant définie reste à la charge des salariés.

Article 8 – Rendez-vous et suivi de l’application de l’avenant

Un bilan de l’application des dispositions de l’accord initial et son avenant est présenté annuellement.

Si un problème d’une particulière importance était constatée, les parties au présent avenant conviennent de se réunir dans les meilleurs délais afin d’y remédier.

En cas d’évolution législative ou conventionnelle impactant le présent avenant, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d’échanger sur les évolutions rendues nécessaires.

Article 9 – Durée de l’avenant

La durée de l’avenant suit celle de l’accord qu’il modifie.

Article 10 – Révision

Le présent avenant pourra être révisé dans les conditions prévues aux articles L.2222-5 suivants du Code du travail.

A cet égard, toute demande de révision devra être signifiée aux autres parties par l’une des parties contractantes et être accompagnée d’un projet portant sur les points à réviser. Un calendrier sera établi au cours de la première réunion de négociation qui devra se tenir dans le délai de deux mois suivant la demande de révision.

Article 11 – Entrée en vigueur

Le présent avenant entrera en vigueur au premier jour du mois suivant son agrément ministériel.

Article 12 – Diffusion et condition de validité

Un exemplaire du présent avenant est transmis à chacun des délégués syndicaux.

Il sera présenté, pour information, au Comité Social et Economique.

Il sera diffusé dans l'intranet de l’Urssaf de manière à être porté à la connaissance de l'ensemble des salariés dès agrément.

Dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel, le présent avenant sera déposé auprès de la Direction de la Sécurité Sociale, de l’UCANSS et de l’Urssaf Caisse Nationale à partir de l’application dédiée. Après agrément, le présent avenant fera l’objet d’un dépôt conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail, sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail ( www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr).

Un exemplaire de l’avenant sera également déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes de Dijon dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.

Fait à Dijon, le 21 octobre 2021, en 6 exemplaires.

Pour l’Urssaf Bourgogne

Les représentants des organisations syndicales

Pour le syndicat CGT

représenté par

Pour le syndicat CFDT

représenté par