Accord d'entreprise "MISE EN OEUVRE DU TRAVAIL A DISTANCE" chez UNION DE RECOUVREMENT DES COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE ET D ALLOCATIONS FAMILIALES DE HAUTE NORMANDIE (Siège)

Protocole d’accord local relatif à la mise en œuvre du travail à distance

Entre l’Urssaf de Haute-Normandie, représentée par, Directeur

d’une part,

Et

Les organisations syndicales suivantes :

• CFDT représentée par

• CGT représentée par

• SNFOCOS représenté

d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les technologies de l’information et de la communication offrent des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domiciles travail.

Ce protocole s’inscrit dans le cadre du protocole d’accord national inter-branches relatif au travail à distance du 28/11/2017.

Article 1 : Périmètre de l’accord

1.1 - Champs d’application

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’Urssaf Haute-Normandie quelle que soit la durée de leur temps de travail.

Le travail à distance (ou télétravail) s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de travail à distance dans lesquelles le salarié exécute en partie son contrat à son domicile, sans que la nature de son activité l’y contraigne.

On entend par télétravailleur, toute personne salariée de l’Urssaf Haute-Normandie qui travaille dans les conditions définies ci-après.

Le présent accord n’est pas applicable aux salariés qui exercent des activités itinérantes qui ne peuvent par leur nature, être exercées dans les locaux de l’employeur.

1.2 - Dispositif

Le travail à distance s’exerce exclusivement depuis le domicile du salarié, selon 3 modalités possibles :

• 1 jour fixe par semaine.

• 2 jours fixes par semaine. Pour cette formule, une priorité est donnée aux salariés dont le temps de trajet est long.

• 1 enveloppe de 26 jours à prendre au cours de l’année civile.

Ces modalités ont pour objectif de préserver un lien suffisant entre le salarié et l’Urssaf.

Article 2 : Procédure d’entrée dans le dispositif

Le travail à distance repose exclusivement sur le principe du volontariat.

Le salarié qui souhaite bénéficier de la possibilité de travailler à distance forme une demande écrite transmise à son responsable hiérarchique, à laquelle il joindra la réponse à un questionnaire lui permettant de préciser les conditions dans lesquelles il souhaite accéder au travail à distance et exprime sa compréhension des modalités de travail à distance et de ses conséquences sur son activité.

Le Codir examine cette demande au regard des conditions d’éligibilité déterminées par le présent accord.

L’instruction de la demande ayant pour but d’apprécier l’éligibilité du salarié est faite sur la base de l’appréciation du responsable hiérarchique, par la Direction de branche du salarié, en lien avec la Direction ressources.

La décision du Directeur fait l’objet d’une notification dans un délai maximum de 45 jours sauf circonstances exceptionnelles.

En cas de refus, celui-ci est motivé par écrit.

Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La direction répond par écrit, et de façon motivée, à la demande de réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

En cas d’acceptation, la décision est prise sous réserve de la fourniture de l’attestation d’assurance prévue à l’article 6.3, du diagnostic de conformité des installations électriques prévu à l’article 3.2 et de la disponibilité du matériel.

Article 3 : Conditions d’éligibilité

Les demandes de travail à distance sont examinées au vue des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles au regard du poste de travail et de la maîtrise de l’emploi, notamment la capacité du demandeur à travailler de manière autonome.

3.1 Conditions d’éligibilité du poste

- Le poste de travail est dématérialisé en tout ou partie.

- Les activités ne nécessitent pas une présence physique au poste de travail.

- La demande de télétravail est compatible avec l’organisation du service et ne doit pas altérer le bon fonctionnement de l’équipe.

3.2 Condition d’éligibilité du salarié

- Le salarié maîtrise son poste et son environnement de travail.

- Le salarié fait preuve de suffisamment d’autonomie, de méthode et de rigueur.

- Le salarié a une bonne gestion de son temps de travail.

- Le salarié exerce son activité sur 4 ou 5 jours.

- pour l’enveloppe de jours : cette modalité est ouverte aux salariés cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps.

3.3 Critères concernant le domicile du salarié

- Le domicile du salarié, lieu d’exécution du télétravail doit être compatible avec les normes d’hygiène et de sécurités. Ainsi, il doit disposer d’un espace de travail suffisant et d’une installation électrique aux normes. Le coût du diagnostic électrique est pris en charge par l’organisme. En revanche, les éventuels travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié.

- Le débit Internet doit être compatible avec l’utilisation des outils.

L’ensemble de ces critères sont cumulatifs.

Article 4 : Mise en place du travail à distance

4.1 Signature d’un avenant au contrat de travail

Lorsque la demande de télétravail est acceptée, la mise en place du travail à distance donne lieu à la conclusion d’un avenant au contrat de travail d’une durée d’un an renouvelable, conforme à l’avenant type annexé à l’accord Ucanss relatif au travail à distance.

Lorsque le salarié a opté pour un jour de télétravail fixe par semaine, le choix du jour est fait par accord entre les parties, sur la base des préconisations du responsable hiérarchique pour assurer une présence régulière sur le site compatible avec le bon fonctionnement du service.

L’avenant précise qu’en cas de nécessité de service (réunions, missions, formations notamment), le salarié est amené à travailler à la demande de l’employeur en dehors de son domicile.

Lorsque que le salarié a choisi l’enveloppe jours l’avenant précise les modalités de pose des jours de télétravail. En l’occurrence, le salarié fait une demande par courriel à son supérieur hiérarchique, au plus tard 2 jours ouvrés avant la journée demandée, qui l’accepte ou la refuse par écrit. L’acceptation de ces demandes ne doit pas conduire le salarié à être présent moins de 2 jours dans la semaine au sein de l’organisme.

Le suivi des jours télétravaillés est réalisé par le service des ressources humaines.

4.2 Période d’adaptation et réversibilité permanente

4.2.1 Période d’adaptation et entretien bilan

Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation.

Pendant cette période, dont la durée est fixée à 3 mois, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois, et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste.

Un entretien est organisé entre le salarié et le responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

4.2.2 Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin au télétravail avant le terme initialement prévu par l’avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties est de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

Cette décision, qui met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit.

4.3 Situation en cas de changement de fonction ou de domicile

La poursuite du télétravail en en cas de changement de fonction ou de domicile est subordonnées à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant entre le salarié et l’organisme.

4.4 Dérogations exceptionnelles

La direction peut autoriser les salariés qui travaillent à distance à aménager de manière temporaire les modalités fixées dans l’avenant à leur contrat de travail en cas de difficultés particulières pour rejoindre leur lieu de travail occasionnant des temps de déplacements importants et inhabituels (intempéries, grève de transports…). Cette dérogation peut permettre soit une permutation entre un jour de télétravail et un jour de travail sur le lieu habituel de travail, soit une extension provisoire du nombre de jours pendant lesquels le salarié est autorisé à travailler à distance.

Le télétravailleur qui n’est pas en mesure de se rendre sur son lieu de travail habituel pour une raison imprévue (ex : panne de voiture) pourra travailler à son domicile sans recueillir l’accord préalable de son responsable hiérarchique. Pour ce faire, le télétravailleur devra prévenir dans les meilleurs délais son responsable hiérarchique ainsi que le service des ressources humaines en précisant le motif de sa non venue. Cette possibilité est ouverte une fois par an.

Article 5 : Organisation du travail à distance

5.1 Equipement mis à disposition

L’Urssaf fournit au salarié le matériel nécessaire à l’exercice de son activité. Il dispose également de l’accès à distance à ses applications de travail et d’un téléphone portable.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

Le salarié en télétravail depuis son domicile est équipé d’un Thin PC, d’un PC fixe ou portable. Par ailleurs, l’agent équipé d’un PC portable pourra bénéficier, dans la limite des stocks disponibles dans l’organisme, du prêt d’un écran d’au minimum 18 pouces.

Le salarié s’engage à prendre soin du matériel à disposition.

Le salarié restitue le matériel lié au travail à distance lorsqu’il est mis fin au dispositif.

5.2 Horaire de travail et disponibilité

L’organisation du travail à distance se fait dans le cadre des horaires habituels du service auquel le salarié est affecté.

A ce titre, il bénéficie des horaires variables et du suivi de son temps dans les mêmes conditions que lorsqu’il travail sur son site habituel de travail en utilisant l’outil de badgeage déployé par l’Urssaf sur son poste de travail.

Le travailleur à distance ne peut effectuer d’heures supplémentaires qu’à la demande de l’employeur.

L’avenant au contrat de travail précise, en tenant compte de la pause déjeuné, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable par l’Urssaf.

Ces plages horaires sont portées à la connaissance du responsable hiérarchique ainsi que des collègues de travail du salarié.

Le personnel de l’Urssaf ne peut pas contacter le salarié en dehors de ces plages. Ces plages horaires couvrent a minima les plages fixes prévue dans le protocole d’accord local sur les horaires variables et ne peuvent, en tout état de cause, excéder les plages variables.

Afin de faciliter les contacts, le salarié en télétravail à obligation de se connecter sur la messagerie instantanée. Il indiquera dans l’outil de messagerie sa journée de télétravail (ex : « En télétravail le lundi »).

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme et l’équipe de travail, les salariés qui travaillent à distance participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions.

5.3 Report du jour de travail à distance

Le responsable pourra être occasionnellement amené, dans le cadre de nécessités de services (réunions, caractère temporaire de certaines activités, …), à demander au télétravailleur de revenir travailler dans les conditions habituelles un jour prévu comme étant télétravaillé.

Cette demande devra être faite par courriel avec un délai de prévenance minimum de 2 jours ouvrés qui permet au salarié de s’organiser.

Dans ce cas, le jour de télétravail non réalisé peut être, d’un commun accord avec le responsable qui en avisera le responsable des ressources humaines, reporté sur un autre jour de la semaine.

Lorsqu’une formation professionnelle inclura un jour de télétravail, celui-ci ne pourra pas être reporté.

Les salariés appelés à exercer temporairement une mission de tutorat pour accompagner un salarié dans le cadre d’un Certificat de Qualification Professionnel verront le télétravail suspendu pendant les phases d’application tutorée.

5.4 Suivi du travail à distance

Pour les salariés qui travaillent à distance, l’EAEA inclus un temps consacré au suivi de l’organisation du travail à distance.

Sont notamment évoqués les conditions d’activité du travailleur à distance, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

Article 6 : Prise en compte des situations particulières et temporaires

6. 1 Personnes reconnues en qualité de travailleurs handicapés

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir le salarié en activité, l’employeur, en lien avec le CHSCT ou le CSE, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

6.2 Panne du réseau et/ou du matériel du salarié

Lorsque des dysfonctionnements ou l’état de son matériel empêchent le salarié d’accéder aux outils utilisés habituellement, ce dernier informe son manager sans délai et le service informatique de la situation.

Si l’incident se révèle impossible à résoudre ou d’une durée telle que le télétravail en est perturbé, le salarié prend ses dispositions pour réintégrer son lieu habituel de travail.

En cas d’impossibilité pour le salarié de réintégrer son poste de travail au lieu habituel, celui-ci devra poser un jour de congé, de RTT ou de crédit d’heures lors de son retour en organisme.

6.3 Suspension provisoire du télétravail

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (exemple : incendie, inondation,…).

Dans ces hypothèses, le salarié ou le manager du salarié peut demander, dès qu’il a connaissance de ces événements, la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail.

Article 7 Droits et obligations du salarié travaillant à distance

7.1 Respect de la vie privée

Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié sont précisées dans l’avenant au contrat de travail afin de préserver sa vie privée lorsqu’il travaille depuis son domicile.

7.2 Assurance

Le salarié qui travaille à distance depuis son domicile doit informer son assureur qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle, et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Il doit fournir à l’Urssaf une attestation de son assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail. Elle est ensuite renouvelée chaque année.

7.3 Frais professionnels

Sur présentation de factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail à domicile dans les conditions suivantes :

• Le surcoût éventuel de l’assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.

En sus de la prise en charge des factures de téléphone (abonnement et communications) du dispositif téléphonique professionnel, une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation électricité, d’eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire mensuelle, qui est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés, ne peut être inférieure à 10 euros pour une journée en télétravail, à 20 euros pour 2 journées en télétravail et à 30 euros pour 3 jours par semaine en télétravail.

Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des jours de congés annuels.

Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence du télétravailleur au plus d’un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques,…).

Lorsque le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre par le salarié au cours de l’année civile, l’indemnité est versée en fin d’année sur la base d’une valorisation minimum de 2,50 Euros par jour télétravaillé.

Ces montants sont revalorisés au 1^er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible » ; ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel statistique.

L’Urssaf s’appuie sur les informations délivrées par l’Ucanss qui notifie aux organismes les nouveaux taux revalorisés de ces indemnités forfaitaires, dès que la publication de l’indice Insee de référence de décembre.

7.4 Protection des données

L’Urssaf est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à domicile.

7.5 Droits individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.

A ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur. Lors de l’entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant.

L’Urssaf s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

Enfin, il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par le code du travail.

Article 8 : Santé au travail et CHSCT / CSE

L’employeur et les représentants du personnel doivent s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risque identifié lié à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celui-ci peut être un cas de suspension jusqu’à achèvement de la remise aux normes.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du code de la Sécurité sociale.

A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident du travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans le 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime)

Article 9 : Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès aux représentants.

Les télétravailleurs pourront revenir en organisme un jour habituellement télétravaillé afin de participer à une réunion d’information syndicale. Le report du jour télétravaillé pourra se faire dans les conditions précisées à l’article 5.3.

Enfin, les télétravailleurs peuvent dans les mêmes conditions que les autres salariés exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens notamment en termes de crédit d’heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

Article 10 : Sensibilisation et formation

Une formation spécifique destinée aux télétravailleurs et aux managers est créée et déployée.

Cette formation a pour objectif de former les télétravailleurs aux adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Concernant les managers, cette formation leur permet de se familiariser avec les méthodes de management à distance.

Par ailleurs, les salariés de l’unité de travail seront sensibilisés à cette forme d’organisation et les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues lorsqu’ils travaillent depuis leur domicile.

Article 11 : Suivi et bilan

Un bilan de mise en œuvre est présenté annuellement au CSE ou au CHSCT et Comité d’entreprise.

Il comprendra les éléments suivants :

• Localisation des demandes

• Nombre de demandes acceptées ou refusées et typologie des motifs de refus

• Nombre de télétravailleurs répartis par emplois, par niveau et par Direction

Article12 : DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée de 2 ans et pourra être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2261-9 du Code du travail.

12.1 - Entrée en vigueur

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, au CSE ou au Comité d’Entreprise et aux Délégués du personnel.

Il sera transmis à la Direction de la Sécurité sociale par voie dématérialisée conformément au décret n°2014-924 du 19 août 2014.

L’article R123-1-1 du code de la Sécurité sociale tel que modifié par le décret du 19 août 2014 prévoit que les accords collectifs sont implicitement agréés dans un délai d’un mois à compter de l’avis du Comité Exécutif des directeurs de l’Ucanss.

Une fois agréé, le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues à l’article D.2231-6 du Code du travail, à savoir dépôt d’un exemplaire signé sur support papier auprès de la Dirrecte et un exemplaire auprès du Greffe du Conseil des Prud’hommes de Rouen. En application de la loi Travail du 8 août 2016 une version électronique sera déposée sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords.

La date d’effet est prévue à compter du premier jour du mois qui suit l’agrément ministériel.

A Rouen, le 16/10/2018

Le Directeur de l’Urssaf Haute-Normandie,

Les représentants des organisations syndicales :

• CFDT représentée,

• CGT représentée

• SNFOCOS représenté

En 6 exemplaires originaux dont un pour chacune des parties.