Accord d'entreprise "Protocole d'accord local relatif à la mise en oeuvre du travail à distance" chez UNION DE RECOUVREMENT DES COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE ET D ALLOCATIONS FAMILIALES DE HAUTE NORMANDIE (Siège)

Protocole d’accord local relatif à la mise en œuvre du

travail à distance

Entre l’XXX, représentée par Monsieur xx, Directeur par intérim

d’une part,

Et

Les organisations syndicales suivantes :

• CGT représentée par xxx,

• SNFOCOS représenté xxx.

d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Les technologies de l’information et de la communication offrent des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux salariés de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domiciles travail.

Ce protocole s’inscrit dans le cadre du protocole d’accord national inter-branches relatif au travail à distance du 28/11/2017.

Il prend en compte les enseignements de la crise sanitaire et respecte le socle des principes communs aux organismes de la branche recouvrement.

Article 1 : Périmètre de l’accord

1.1 - Champs d’application

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés de l’XXX quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat.

Le travail à distance (ou télétravail) s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux habituels de l’employeur est effectué par un salarié en dehors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de travail à distance dans lesquelles le salarié exécute en partie son contrat à son domicile, sur un autre site de l’organisme, dans les locaux d’autres organismes du régime général de Sécurité sociale sans que la nature de son activité l’y contraigne.

On entend par télétravailleur, toute personne salariée de l’XXX qui travaille dans les conditions définies ci-après.

Le présent accord n’est pas applicable aux salariés qui exercent des activités itinérantes qui ne peuvent par leur nature, être exercées dans les locaux de l’employeur.

1.2 - Dispositif

Le travail à distance s’exerce depuis le domicile du salarié, un autre site de l’organisme que le site de rattachement, un autre organisme du régime général de Sécurité sociale selon 4 modalités possibles :

• 1 jour fixe par semaine

• 2 jours fixes par semaine

• 3 jours fixes par semaine. Pour cette formule, une priorité est donnée aux salariés dont le temps de trajet est long.

• 1 enveloppe de 80 jours maximum non fixes à prendre au cours de l’année civile pour un salarié à temps plein.

Afin d’éviter l’isolement et de maintenir le bon fonctionnement du service, une obligation de présence minimale sur site de deux jours par semaine est instaurée pour tous les salariés.

Ces modalités ont pour objectif de préserver un lien suffisant entre le salarié et l’XXX.

En outre, si le télétravail facilite la conciliation vie professionnelle vie personnelle, il ne constitue ni un mode de garde des enfants, ni un mode de prise en charge des aînés, ni un moyen d’exercer d’autres activités sur le temps de travail.

Article 2 : Procédure d’entrée dans le dispositif

Le travail à distance repose exclusivement sur le principe du volontariat.

Le salarié qui souhaite bénéficier de la possibilité de travailler à distance forme une demande écrite transmise à son responsable hiérarchique, à laquelle il joindra la réponse à un questionnaire lui permettant de préciser les conditions dans lesquelles il souhaite accéder au travail à distance et exprime sa compréhension des modalités de travail à distance et de ses conséquences sur son activité.

Le service des ressources humaines examine cette demande au regard des conditions d’éligibilité déterminées par le présent accord.

L’instruction de la demande ayant pour but d’apprécier l’éligibilité du salarié est faite sur la base de l’appréciation du responsable hiérarchique, par la Direction de branche du salarié, en lien avec la Direction ressources.

La décision du Directeur fait l’objet d’une notification dans un délai maximum de 45 jours sauf circonstances exceptionnelles.

En cas de refus, celui-ci est motivé par écrit.

Dans ce cas, le salarié peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la direction de l’organisme dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

La direction répond par écrit, et de façon motivée, Une réponse écrite et motivée est adressée à l’issue du réexamen dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier du salarié.

En cas d’acceptation, la décision est prise sous réserve de la fourniture de l’attestation d’assurance prévue à l’article 7.2, du diagnostic de conformité des installations électriques prévues à l’article 3.2 et de la disponibilité du matériel, de la place disponible en cas de travail sur un autre site ou de l’accord du Directeur de l’organisme de Sécurité sociale accueillant.

En cas de disponibilité limitée du matériel, la priorité est donnée dans cet ordre :

• Aux salariés en situation de handicap dans les conditions prévues au 6.1;

• Aux salariés dont l’état de santé nécessite la mise en place du télétravail ;

• Aux femmes enceintes ;

• Aux salariés dont la distance domicile-travail est la plus élevée ;

• Aux salariés élus municipal, départemental ou régional.

Article 3 : Conditions d’éligibilité

3.1 Les conditions d’éligibilité du salarié

Tout salarié, quel que soit son contrat de travail est éligible au travail à distance.

Le principe étant de n’exclure aucun emploi, à l’exception des salariés itinérants à savoir les inspecteurs du recouvrement.

Tous les salariés sont par principe éligibles au télétravail, dès lors qu’une partie des activités peut être accomplie à distance. L’ajustement s’opérera sur le nombre de jours de télétravail possible.

L’ajustement sur le nombre de jours s’effectuera également au regard :

• Des nécessités de service et du bon fonctionnement de l’équipe,

• De l’autonomie, de la maîtrise du poste et de l’environnement de travail dont fait preuve le salarié

Cet ajustement sera réalisé en étroite collaboration entre le futur télétravailleur, le responsable hiérarchique et le service des Ressources Humaines.

La formule de l’enveloppe de jours non fixes est ouverte aux salariés cadres manager et experts régionaux qui disposent d’une autonomie suffisante dans l’organisation de leur emploi du temps.

Le bénéficiaire de l’enveloppe de jours non fixes doit solliciter l’accord de sa hiérarchie en respectant un délai de prévenance de 8 jours ouvrables.

3.2 Critères concernant le domicile du salarié

- Le domicile du salarié, lieu d’exécution du télétravail doit être compatible avec les normes d’hygiène et de sécurité. Ainsi, il doit disposer d’un espace de travail suffisant, d’un environnement compatible avec l’activité.

Le domicile du salarié doit également présenter une installation électrique aux normes. Le coût du diagnostic électrique est pris en charge par l’organisme. Les éventuels travaux de remise aux normes sont à la charge du salarié. Par exception, le salarié peut produire une attestation sur l’honneur lorsque l’année de construction du logement ou l’année de réalisation des travaux de mise aux normes par un professionnel garantissent une installation électrique aux normes requises pour obtenir un diagnostic conforme.

Lorsque le salarié est hébergé dans un autre organisme de Sécurité sociale du régime général, l’employeur s’assure du respect de ces normes.

- Le débit Internet doit être compatible avec l’utilisation des outils et la connexion stable.

L’ensemble de ces critères sont cumulatifs.

Article 4 : Mise en place du travail à distance

4.1 Signature d’un avenant au contrat de travail

Lorsque la demande de télétravail est acceptée, la mise en place du travail à distance donne lieu à la conclusion d’un avenant au contrat de travail conclu jusqu’au 31 décembre de l’année civile en cours. L’avenant est renouvelable chaque année.

Lorsque le salarié a opté pour un jour de télétravail fixe par semaine, le choix du jour est fait par accord entre les parties, sur la base des préconisations du responsable hiérarchique pour assurer une présence régulière sur le site compatible avec le bon fonctionnement du service.

Lorsque que le salarié a choisi l’enveloppe jours l’avenant précise les modalités de pose des jours de télétravail. En l’occurrence, le salarié fait une demande par courriel à son supérieur hiérarchique, au plus tard 8 jours ouvrables avant la journée demandée, qui l’accepte ou la refuse par écrit. L’acceptation de ces demandes ne doit pas conduire le salarié à être présent moins de 2 jours dans la semaine au sein de l’organisme. La non-validation vaut refus.

Le suivi des jours télétravaillés est réalisé par le service des ressources humaines.

4.2 Période d’adaptation et réversibilité permanente

4.2.1 Période d’adaptation et entretien bilan

Afin de permettre au salarié et à l’organisme de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période dite d’adaptation.

Pendant cette période, dont la durée est fixée à 3 mois, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail moyennant le respect d’un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois, et ne s’applique pas si l’avenant au contrat de travail relatif au télétravail est renouvelé lorsque le salarié conserve le même poste.

Un entretien est organisé entre le salarié et le responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

4.2.2 Réversibilité à l’issue de la période d’adaptation

A l’issue de la période d’adaptation, il peut être mis fin au télétravail avant le terme initialement prévu par l’avenant au contrat de travail sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties est de 30 jours pour l’employeur et de 15 jours pour le salarié.

Le salarié retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures.

Cette décision, qui met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail, est notifiée par écrit.

4.3 Situation en cas de changement de fonction ou de lieu d’exécution du télétravail

La poursuite du télétravail en en cas de changement de fonction ou du lieu d’exécution du télétravail est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant entre le salarié et l’organisme.

4.4 Dérogations exceptionnelles

La direction peut autoriser les salariés qui travaillent à distance à aménager de manière temporaire les modalités fixées dans l’avenant à leur contrat de travail en cas de difficultés particulières pour rejoindre leur lieu de travail occasionnant des temps de déplacements importants et inhabituels (intempéries, grève de transports…). Cette dérogation peut permettre soit une permutation entre un jour de télétravail et un jour de travail sur le lieu habituel de travail, soit une extension provisoire du nombre de jours pendant lesquels le salarié est autorisé à travailler à distance.

Le télétravailleur qui n’est pas en mesure de se rendre sur son lieu de travail habituel pour une raison imprévue (ex : panne de voiture) pourra travailler sur le lieu d’exécution du télétravail sans recueillir l’accord préalable de son responsable hiérarchique. Pour ce faire, le télétravailleur devra prévenir dans les meilleurs délais son responsable hiérarchique ainsi que le service des ressources humaines en précisant le motif de sa non venue. Cette possibilité est ouverte une fois par an.

4.5 Télétravail en cas d’épisodes de pollution

En cas d'épisode de pollution faisant l'objet de restrictions de circulation en voiture par voie d’arrêté préfectoral, selon les critères fixés à l'article L 223-1 du Code de l'environnement, les télétravailleurs concernés pourront décaler leur(s) journée(s) de télétravail sous réserve des nécessités de services. Pour cela, ils devront en informer leurs managers ainsi que les services des ressources humaines.

Article 5 : Organisation du travail à distance

5.1 Equipement mis à disposition

L’XXXX fournit au salarié le matériel nécessaire à l’exercice de son activité. Il dispose également de l’accès à distance à ses applications de travail et d’une solution de téléphonie.

L’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

Le salarié en télétravail depuis son domicile est équipé d’un Thin PC, d’un PC fixe ou portable. Par ailleurs, l’agent équipé d’un PC portable pourra bénéficier, dans la limite des stocks disponibles dans l’organisme, du prêt d’un écran d’au minimum 18 pouces.

Le salarié s’engage à prendre soin du matériel à disposition.

Le salarié restitue le matériel lié au travail à distance lorsqu’il est mis fin au dispositif.

5.2 Horaire de travail et disponibilité

L’organisation du travail à distance se fait dans le cadre des horaires habituels du service auquel le salarié est affecté.

A ce titre, il bénéficie des horaires variables et du suivi de son temps dans les mêmes conditions que lorsqu’il travaille sur son site habituel de travail en utilisant l’outil de badgeage déployé par l’XXX sur son poste de travail.

Le travailleur à distance ne peut effectuer d’heures supplémentaires qu’à la demande de l’employeur.

L’avenant au contrat de travail précise, en tenant compte de la pause déjeuner, les plages horaires pendant lesquelles le salarié doit être joignable par l’XXX.

Ces plages horaires sont portées à la connaissance du responsable hiérarchique ainsi que des collègues de travail du salarié.

L’agent est par principe joignable sur les plages fixes prévues dans le protocole d’accord local sur les horaires variables. En dehors de ces plages fixes, il convient de vérifier que le salarié a pris son poste. Le personnel de l’XX ne peut pas contacter le salarié en dehors de ces plages.

Afin de faciliter les contacts, le salarié en télétravail à obligation de se connecter sur la messagerie instantanée. Il indiquera dans l’outil de messagerie sa ou ses journées de télétravail (ex : « En télétravail le lundi »).

Afin de garantir l’information et le lien avec l’organisme et l’équipe de travail, les salariés qui travaillent à distance participent dans les mêmes conditions que les autres salariés aux formations et aux réunions.

5.3 Report du jour de travail à distance

Le responsable pourra être amené, dans le cadre de nécessités de services (caractère temporaire de certaines activités qui nécessitent la présence sur site), à demander au télétravailleur de revenir travailler dans les conditions habituelles un jour prévu comme étant télétravaillé.

Cette demande devra être faite par courriel avec un délai de prévenance minimum de 2 jours ouvrés qui permet au salarié de s’organiser.

Dans ce cas, le jour de télétravail non réalisé peut être, d’un commun accord avec le responsable qui en avisera le responsable des ressources humaines, reporté sur un autre jour de la semaine.

Toutefois, ce report n’est pas possible lorsqu’il s’agit d’une réunion ou d’une formation qui doit se tenir en présentiel.

5.4 Suivi du travail à distance

Pour les salariés qui travaillent à distance, l’EAEA inclut un temps consacré au suivi de l’organisation du travail à distance.

Sont notamment évoqués les conditions d’activité du travailleur à distance, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’organisme.

Article 6 : Prise en compte des situations particulières et temporaires

6. 1 Personnes reconnues en qualité de travailleurs handicapés et salariés dont l’état de santé nécessite la mise en télétravail

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi de salariés en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir le salarié en activité, l’employeur, examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

6.2 Panne du réseau et/ou du matériel du salarié

Lorsque des dysfonctionnements ou l’état de son matériel empêchent le salarié d’accéder aux outils utilisés habituellement, ce dernier informe son manager sans délai et le service informatique de la situation.

Si l’incident se révèle impossible à résoudre ou d’une durée telle que le télétravail en est perturbé, le salarié prend ses dispositions pour réintégrer son lieu habituel de travail.

En cas d’impossibilité pour le salarié de réintégrer son poste de travail au lieu habituel, celui-ci devra poser un jour de congé, de RTT ou de crédit d’heures lors de son retour en organisme.

6.3 Suspension provisoire du télétravail

Le salarié peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail.

Dans ces hypothèses, le salarié doit demander, dès qu’il a connaissance de ces événements, la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail.

Article 7 Droits et obligations du salarié travaillant à distance

7.1 Respect de la vie privée

Les plages horaires durant lesquelles l’employeur peut contacter le salarié sont précisées dans l’avenant au contrat de travail afin de préserver sa vie privée lorsqu’il travaille depuis son domicile dans le respect des dispositions du protocole d’accord sur les horaires variables.

7.2 Assurance

Le salarié qui travaille à distance depuis son domicile doit informer son assureur qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle, et s’assurer que son assurance multirisque habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail.

Il doit fournir à l’XXX une attestation de son assureur en ce sens avant signature de l’avenant à son contrat de travail. Elle est ensuite renouvelée chaque année.

7.3 Frais professionnels

Sur présentation de factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail à domicile dans les conditions suivantes :

• Le surcoût éventuel de l’assurance du domicile où exerce le télétravailleur pour son montant réel.

En sus de la prise en charge des factures de téléphone (abonnement et communications) du dispositif téléphonique professionnel, une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation électricité, d’eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire mensuelle, fixée par l’Ucanss, est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés. Pour l’année 2021, elle s’élève à 10,39 Euros par mois pour 1 journée par semaine, 20,79 Euros par mois pour 2 jours par semaine et 31,18 Euros par mois pour 3 jours par semaine.

Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des jours de congés annuels.

Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence du télétravailleur au plus d’un mois continu (maladie, maternité, congés sabbatiques, …).

Lorsque le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours non fixes à prendre par le salarié au cours de l’année civile, l’indemnité est versée en fin d’année sur la base d’une valorisation fixée pour l’année 2021 à 2,60 Euros par jour télétravaillé.

Ces montants sont revalorisés au 1^er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible » ; ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel statistique.

7.4 Protection des données

L’XXX est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les salariés à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur dans l’organisme, en particulier à mettre en œuvre tous les protocoles visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fera preuve d’une vigilance particulière sur leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués en télétravail.

7.5 Droits individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’organisme, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’organisme.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.

A ce titre, les télétravailleurs ont le même accès à la formation que des salariés qui travaillent dans les locaux de l’employeur. Lors de l’entretien professionnel, peuvent être abordés les besoins de formation spécifiques à ce mode d’organisation du travail.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail.

Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres salariés, au bénéfice des titres restaurant.

L’XXXX s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’organisme.

Enfin, il est rappelé que le télétravailleur bénéficie, comme tous les salariés, d’un droit à la déconnexion et au respect de sa vie privée.

Article 8 : Santé au travail et CSE

L’employeur et les représentants du personnel doivent s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas d’opposition du salarié à la visite de conformité du domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

En cas de risque identifié lié à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge du salarié. Celui-ci peut être un cas de suspension jusqu’à achèvement de la remise aux normes.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail au sens des dispositions du code de la Sécurité sociale.

A cet effet, le télétravailleur informe son employeur de l’accident et lui transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident du travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans le 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

Article 9 : Relations sociales

En tant que salariés de l’organisme, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres salariés.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres salariés accès aux représentants.

Les télétravailleurs pourront revenir en organisme un jour habituellement télétravaillé afin de participer à une réunion d’information syndicale. Le report du jour télétravaillé pourra se faire dans les conditions précisées à l’article 5.3.

Enfin, les télétravailleurs peuvent dans les mêmes conditions que les autres salariés exercer un mandat de représentation du personnel, et disposer pour cela des mêmes moyens notamment en termes de crédit d’heures.

Ce crédit peut être utilisé, pour tout ou partie, pendant les périodes en télétravail.

Article 10 : Sensibilisation et formation

Une formation spécifique ou sensibilisation destinée aux télétravailleurs et aux managers est déployée.

Cette formation a pour objectif de former ou sensibiliser les télétravailleurs aux adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Elle porte notamment sur la bonne posture au poste de travail.

Concernant les managers, cette formation leur permet de se familiariser avec les méthodes de management à distance.

Par ailleurs, les salariés de l’unité de travail seront sensibilisés à cette forme d’organisation et les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues lorsqu’ils travaillent depuis leur domicile.

Article 11 : Suivi et bilan

Un bilan de mise en œuvre est présenté annuellement au CSE.

Il comprendra les éléments suivants :

• Localisation des demandes,

• Nombre de demandes acceptées ou refusées et typologie des motifs de refus,

• Nombre de télétravailleurs répartis par emplois, par niveau et par Direction,

• Répartition des télétravailleurs par option.

Article 12 : Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme ainsi qu’aux membres du CSE.

Il fera l’objet d’une diffusion au personnel.

Dans le cadre de la procédure d’agrément, l’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité sociale ainsi qu’à l’Ucanss conformément à l’article R123-1-1 du Code de la Sécurité sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex de l’Ucanss.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, auprès du Greffe du conseil des prud’hommes, de la base de données nationale.

Article 13 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et pourra être révisé et dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2222-5 et L2222-6 du Code du travail.

A Rouen, le 14/06/2021

Le Directeur par intérim

XXX

Les représentants des organisations syndicales :

• CGT représentée par XXXX,

• SNFOCOS représenté XXXX.

En 4 exemplaires originaux dont un pour chacune des parties.