ACCORD SUR L’ADOPTION DU

VOTE ELECTRONIQUE

Septembre 2019

Entre les soussignés :

La société EVIAN RESORT, dont le siège social est domicilié avenue des Mateirons à Evian les Bains (74500) et représentée par

Ci-après désignée « l’Entreprise »,

D’UNE PART

ET

Les Organisations Syndicales :

Ci-après désignées les « Syndicats »,

D’AUTRE PART

SOMMAIRE

PREAMBULE4

PRINCIPES GENERAUX4

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION5

ARTICLE 2 – MODALITES DE MISE EN œuvre DU VOTE ELECTRONIQUE5

2.1 – Recours à un prestataire extérieur5

2.2 – Coût du vote électronique5

ARTICLE 3 – CARACTERISTIQUES DU système DE VOTE ELECTRONIQUE5

3.1 – Respect des principes généraux du droit électoral5

3.2 – Existence de deux fichiers distincts6

3.3 – Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données6

3.4 – Sécurité et assistance technique7

ARTICLE 4 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE7

4.1 – Information du personnel7

4.2 – Formation8

4.3 – Période du vote électronique8

4.4 – Emplacement du vote électronique8

4.5 – Suivi des opérations de vote8

4.6 – Scellement du système et dépouillement9

ARTICLE 5 – Protocole d’accord preelectoral9

ARTICLE 6 – EXPERTISE Independante et formalites de declaration au registre9

ARTICLE 7 – duree et entreE en vigueur de l’accord10

ARTICLE 8 – dEPOT ET PUBLICITE 10

PRÉAMBULE

Afin de faciliter et sécuriser l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, la Direction et les partenaires sociaux ont étudié la possibilité de recourir au vote électronique, conforme aux dispositions :

• De l’article L2314-26 du Code du Travail ;

• De l’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique qui autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles ;

• Des articles R 2314-5 et suivants du Code du travail qui précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique ;

• De la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés qui formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Les parties signataires ont pu appréhender, au cours de leurs échanges, les divers avantages du vote électronique, qui est de nature à améliorer le processus de vote au sein de l’entreprise tout en respectant les principes fondamentaux régissant les opérations électorales.

Le recours au vote électronique permet notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• D'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique dans le cadre des élections professionnelles futures dont les conditions et les modalités sont décrites ci-après.

PRINCIPES GENERAUX

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 1 – OBJET ET CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord ouvre la possibilité de recourir au vote électronique, étant entendu que le principe du vote électronique doit être également prévu par le protocole d’accord préélectoral.

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Aussi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de l’Entreprise (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise) appelés à voter aux élections des membres du Comité Social et Economique (CSE).

ARTICLE 2 – MODALITES DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

2.1 Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur spécialisé dans ce domaine.

Ce prestataire doit respecter :

• Les principes généraux du vote ;

• Les articles R2314-5 et suivants du Code du Travail précisant les conditions et les modalités de vote par voie électronique ;

• L’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel ;

• Le règlement UE 2016-679 (RGPD) ;

• La délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Le prestataire retenu ainsi que ses coordonnées seront indiqués dans le protocole d’accord préélectoral. Le cahier des charges sera quant à lui annexé au protocole d’accord préélectoral.

2.2 Coût du vote électronique

Le coût du recours au vote électronique est intégralement supporté par l’Entreprise.

ARTICLE 3 – CARACTERISTIQUES DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

3.1 Respect des principaux généraux du droit électoral

Le système retenu de vote électronique devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin qui sont les suivants :

• La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification,

• La liberté du vote,

• Le secret du vote,

• L’unicité du vote,

• L’anonymat et la sincérité du vote,

• La sécurité de l’émargement,

• La sécurité de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

3.2 Existence de deux fichiers distincts

Le système retenu permet d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

A cet égard, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront traités par deux fichiers distincts, dédiés et isolés :

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont traitées dans un fichier dénommé « fichier des électeurs » ;

• Les données relatives aux votes sont traitées dans un fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ».

Le « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé et non réinscriptible rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique.

Le vote émis par chaque électeur fait l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Les données du fichier « contenu de l’urne électronique » font l’objet d’un chiffrement et ne comportent pas de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

3.3 Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

3.4 Sécurité et assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 4 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

4.1 Information du personnel

L’Entreprise et le prestataire extérieur mettront en œuvre tous les moyens destinés à faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

En particulier, le prestataire retenu proposera une note explicative détaillée précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote qui sera adressée à chaque salarié.

4.2 Formation

Les membres de la délégation du personnel, les délégués syndicaux, les membres du bureau de vote et les représentants de la Direction bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

4.3 Période du vote électronique

Le vote électronique se déroule pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée au cours de laquelle le vote électronique est ouvert en continu. Cette période est fixée dans le protocole d’accord préélectoral en accord avec le prestataire retenu.

Au cours de cette période, un suivi de participation en temps réel est accessible aux observateurs du scrutin (membres du bureau de vote, Direction et délégués syndicaux).

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

4.4 Emplacement du vote électronique

Le vote a lieu sur un site internet sécurisé propre aux élections.

Ainsi, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin depuis n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone connecté à Internet, que ce soit sur leur lieu de travail, à leur domicile ou en déplacement.

L’Entreprise s’engage à mettre en place un dispositif traditionnel de permanence, le temps d’une journée pendant la période d’ouverture du scrutin pour les salariés ne pouvant avoir accès à un outil informatique connecté à internet leur permettant de voter sous forme électronique. La date et l’organisation de cette permanence seront déterminées dans le protocole d’accord préélectoral pour le premier tour et le second tour s’il devait avoir lieu.

Les salariés seront informés, selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

4.5 Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• L'adresse du serveur de vote,

• Des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au second tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance (ou une autre donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral).

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

4.6 Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

4.7 Scellement du système et dépouillement

Le système de vote électronique est scellé à l’ouverture, à la clôture du scrutin et après le dépouillement. Le scellement garantie l’inviolabilité du dispositif.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes remises exclusivement au Président et aux assesseurs du bureau de vote.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

ARTICLE 5 – PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

En application des dispositions de l’article R2314-13 du Code du Travail, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord d’entreprise et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique. Il précisera en outre le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges retenue pour le déroulement des opérations électorales.

ARTICLE 6 – EXPERTISE INDEPENDANTE ET FORMALITES DE DECLARATION AU REGISTRE

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au registre de traitement des données personnelles.

ARTICLE 7 - DUREE ET ENTREE EN VIGUEUR DE L’ACCORD

Le présent accord entre en vigueur à la date de sa signature pour une durée indéterminée.

ARTICLE 8 - DEPOT & PUBLICITE

La Direction procède aux formalités de dépôt conformément aux articles L2231-6 et D2231-2 à D2231-7 du Code du Travail. Il est procédé à la publicité du présent accord conformément aux articles R2262-2 et suivants du Code du travail.

Sous réserve d'une signature unanime par les différentes parties prenantes, une version électronique du présent Accord sera déposé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi (DIRECCTE) selon les modalités de dépôt via la plateforme en ligne teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Un exemplaire papier signé des parties sera également transmis auprès du Greffe du Conseil de Prud'hommes d’Annemasse.

En outre, un exemplaire est établi pour chaque partie signataire.

Fait à Evian les Bains, le 03 septembre 2019.

Pour l’Evian Resort,