Accord d'entreprise "L'ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023 DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU CSE DE NHPF ET PGS" chez NCN - NOUVELLES CLINIQUES NIMOISES (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023 DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE NHPF ET PGS

Entre les soussignés :

La SAS Nouvelles Cliniques Nîmoises dont le siège social est situé 3 rue Jean Bouin 30000 NIMES

Immatriculée au RCS de NIMES sous le numéro SIRET : 808 690 200

Représentée par en sa qualité de

D’une part,

Et,

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise, représentées par :

Le syndicat représenté par en sa qualité de Déléguée Syndicale de la Nouvelles Cliniques Nîmoises,

Le syndicat représenté par en sa qualité de Déléguée Syndicale de la Nouvelles Cliniques Nîmoises

D’autre part,

Ensemble dénommées « les parties »

Il est préalablement rappelé que :

PREAMBULE

Conformément aux dispositions des articles L. 2314-26 et R. 2314-5 du Code du travail, les élections des membres représentants du personnel peuvent être organisées par voie électronique.

Les Parties souhaitent recourir au vote électronique dans le cadre de l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique de chacun des établissements (NHPF et PGS).

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique élus au sein de chaque établissement relève du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

1. Objet et champ d’application

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein des Nouvelles Cliniques Nîmoises.

Le présent accord s’applique à l’ensemble du personnel de l’entreprise comprenant les deux établissements distincts, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à sa disposition, appelés à voter aux élections des membres du Comité Social et Economique d’établissement (CSEE).

1. Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

La Société prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-6 et suivants, des articles R2324-4 et suivants du Code du travail, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d'authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également bloqué après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

Le rapport de l’expert sera tenu à la disposition de la CNIL.

En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, fera l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

6. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

4. Déroulement des opérations de vote

   7. Protocole d’accord préélectoral

Les modalités de vote électronique sont déterminées préalablement à chaque élection dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral.

Le protocole d’accord préélectoral conclu mentionne le présent accord, ainsi que le nom du prestataire extérieur choisi.

Il comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales applicable dans chacun des établissements.

8. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle est précisée par le protocole d’accord électoral. Pendant cette période d’ouverture du scrutin, les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment, 24 heures sur 24.

Les électeurs peuvent voter depuis n’importe quel terminal, que ce soit de leur lieu de travail, de leur domicile ou de tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, déterminées dans le protocole d’accord préélectoral doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales. Elles sont également précisées sur la notice d’information envoyée à chaque salarié.

9. Etablissement des fichiers utiles à l’organisation des élections

Le prestataire en charge du vote électronique dans l’entreprise établit les fichiers permettant la mise en œuvre du vote électronique.

Conformément aux dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, les données devant être enregistrées par le prestataire et leur accès sont limitées :

• Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur date d'entrée dans l'entreprise, leur date de naissance, le collège d'appartenance. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel.

• Le fichier des « électeurs » comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

• Le cas échéant, les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, les noms et prénoms des candidats, la mention « titulaires » ou « suppléants », ainsi que, le cas échant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats et les agents habilités des services du personnel.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs aux listes électorales transmises au prestataire et importées sur le système de vote électronique est effectué sous la responsabilité de la Société Nouvelles Cliniques Nîmoises.

L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

10. Modalités d’accès au site internet de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections ou avant le vote, à son domicile, par courrier simple, l’adresse du site et un code d’accès généré selon des modalités garantissant la confidentialité du vote et permettant son authentification.

Cette modalité d’accès permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et d’assurer l’unicité du vote.

L’adresse du site de vote sécurisé des élections (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections. Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation.

La transmission du vote et l'émargement doivent faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

La saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et la saisie de son vote clôt définitivement l’accès à cette élection, ces modalités garantissent l’unicité du vote.

11. Bulletins de vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés sont identiques pour toutes les listes et conformes à ceux établis par leur auteur.

Dans l’éventualité d’un second tour, les listes présentées par les organisations syndicales au premier tour des élections sont maintenues, la ou les listes des candidats indépendants viennent à la suite.

12. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (article R2324-7 et R2324-14 du code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

5. Durée, dénonciation, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) sous forme dématérialisée. Il sera également déposé en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de son lieu de conclusion.

Il sera fait mention de l’existence et de la signature du présent accord ainsi que de sa date de prise d’effet par affichage dans les locaux de chaque établissement des Nouvelles Cliniques Nîmoises.

Fait à Nîmes, le 08 décembre 2022,

En 5 exemplaires originaux signés, dont l’un est remis à chacune des parties.

Pour la Société Nouvelles Cliniques Nîmoises

Pour l’organisation syndicale

, déléguée syndicale

Pour l’organisation syndicale

, déléguée syndicale