Orano Projets SAS

PROTOCOLE CADRE RELATIF AUX ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2023

ORANO PROJETS

Entre :

la Société Orano Projets SAS, dont le siège social est situé 125 avenue de Paris 92320 CHATILLON, ci-après dénommée « la Société », représentée par Monsieur xxxxx agissant en qualité de Directeur des Ressources Humaines

d’une part,

et

les Organisations Syndicales soussignées

d’autre part.

Contenu

PREAMBULE 3

1. Concomitance des élections professionnelles 4

2. Détermination de la date des élections 4

3. Période et modalités de vote 4

4. Durée des mandats 4

5. NOMBRE ET COMPOSITION Des collèges électoraux 4

6. Electorat 5

7. Eligibilité 6

8. Négociation des protocoles préélectoraux 6

9. Les listes électorales 8

10. Déroulement du vote électronique 8

11. Bureau de vote 9

12. Administration du vote 9

13. Cellule d’assistance technique 9

14. Dépouillement et résultat du vote 10

15. Moyens matériels 10

16. Crédit d’heures 10

17. Communication auprès des électeurs 11

18. Elections des membres du comité social et économique central d’Orano Projets 11

19. Durée et date d’effet 12

20. Révision 12

21. Dépôt et publicité 12

ANNEXE 1 – RETROPLANNING 14

ANNEXE 2 : CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE 15

PREAMBULE

Il est convenu que les dispositions du présent protocole ont vocation à régir la préparation et l’organisation des élections professionnelles des membres des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissements (CSE) et du Comité Social et Economique Central d’Orano Projets pour l’année 2023.

Le présent accord a également pour objet, dans un souci de cohérence et de fixation d’un cadre commun, de déterminer des règles d’organisation et de négociation communes à l’ensemble des établissements d’Orano Projets pour la tenue des élections professionnelles aux Comités Sociaux et Economiques de mars 2023. Dans ce cadre, des protocoles préélectoraux locaux seront négociés dans les différents établissements distincts en application des dispositions légales.

Ainsi, les parties ont convenu de ce qui suit :

1. Concomitance des élections professionnelles

Les élections professionnelles des membres des Comités Sociaux et Economiques sont organisées de manière concomitante au sein de l’ensemble des établissements distincts d’Orano Projets (Bagnols-sur-Cèze, Equeurdreville et Saint-Quentin-en-Yvelines) afin d’assurer une stabilité de la représentation du Personnel au Comité Social et Economique Central.

La date des élections est en conséquence fixée de manière commune à l’ensemble des établissements d’Orano Projets, tel que précisé à l’article 2 du présent protocole.

Les mandats des membres des Comités Sociaux et Economiques actuels des établissements de Bagnols-sur-Cèze, Equeurdreville et Saint-Quentin-en-Yvelines prendront fin à la date de proclamation des résultats de chaque élection du Comité Social et Economique concerné, prononcés par les Présidents des bureaux de vote à l’issue du 1^er tour ou du 2^e tour le cas échéant.

2. Détermination de la date des élections

Les élections professionnelles des membres des Comités Sociaux et Economiques d’établissements se dérouleront, dans les 3 établissements distincts de la Société (Bagnols-sur-Cèze, Equeurdreville et Saint-Quentin-en-Yvelines), aux dates suivantes :

• 1^er tour : mardi 14 mars 2023,

• Le cas échéant, 2^nd tour : mardi 28 mars 2023.

3. Période et modalités de vote

Le vote électronique est généralisé dans les conditions légales et dans celles figurant à l’article 9 ci-dessous et au Cahier des Charges annexé au présent protocole.

Le prestataire retenu est VOXALY.

La période de vote est fixée à :

• 1^er tour : du mardi 7 mars 2023 - 12h00 au mardi 14 mars 2023 - 12h00,

• Le cas échéant, en cas de 2^nd tour : du mardi 21 mars 2023 - 12h00 au mardi 28 mars 2023 - 12h00.

4. Durée des mandats

La durée des mandats est fixée à 4 ans.

En cas de second tour, le point de départ de cette durée est fixé à la date du premier tour.

5. NOMBRE ET COMPOSITION Des collèges électoraux

Les parties conviennent que compte tenu du faible nombre de salariés dans le collège 1 « ouvriers et employés » (1 salarié au 31/10/2022), les collèges 1 et 2 font l’objet d’une fusion dans un seul collège comprenant ouvriers, employés, techniciens, agents de maîtrise et assimilés.

Collège 2 : « OETAM » :

Il comprend les salariés des filières Ouvriers et Administratifs - Techniciens de niveau I, II, III, IV et V et l’ensemble des salariés de la filière Agents de maîtrise, tel que défini par l’accord national du 21 juillet 1975 modifié (Métallurgie).

Collège 3 : « Ingénieurs et Cadres »

Il comprend les salariés relevant de la Convention Collective Nationale des Ingénieurs et Cadres de la Métallurgie.

Les sièges seront ensuite répartis dans le cadre des négociations établissement à l’aide du tableau établit comme suit :

Nombre de membres du CSE à élire	Répartition des sièges au CSE
X titulaires	Titulaires :
	Collège 2 : X sièges
	Collège 3 : X sièges
X suppléants	Suppléants :
	Collège 2 : X sièges
	Collège 3 : X sièges

Le décompte des effectifs lors de la première réunion de négociation des protocoles établissement sera réalisé conformément aux dispositions légales avec la méthodologie suivante :

• Détermination des effectifs CDI en ETP (prise en compte des salariés à temps plein et à temps partiel),

• Prise en compte des effectifs CDD en surcroit,

• Prise en compte des salariés mis à disposition par des entreprises de travail temporaire en surcroit,

• Prise en compte des salariés mis à disposition dans nos locaux par des entreprises sous-traitantes.

6. Electorat

Pour être électeurs, les salariés doivent :

• être salarié de l'Entreprise (CDI et CDD),

• travailler au sein du Groupe Orano depuis 3 mois au moins,

• avoir 16 ans révolus à la date de l'élection,

• n'avoir fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Ces conditions sont à apprécier à la date du premier tour de l’élection.

Sont également électeurs :

• les salariés en Contrat d’Apprentissage ou de Professionnalisation,

• les salariés en préavis, effectué ou non,

• les salariés en mission de longue durée,

• les salariés expatriés,

• les salariés disposant d’une délégation écrite particulière d’autorité permettant de les assimiler au chef d’entreprise ou représentant effectivement l’employeur devant les institutions représentatives du personnel.

Ainsi que les salariés suivants dont le contrat de travail est suspendu :

• les salariés en cessation anticipée d’activité n'ayant pas liquidé leurs droits à retraite,

• les salariés en situation de congé de reclassement volontaire (CRV) ou en situation de dispositif d’engagement solidaire senior (DESS) ou en mobilité volontaire sécurisée (MVS),

• les salariés en congé maladie,

• les salariés en invalidité,

• les salariés en arrêt suite à un accident du travail ou une maladie professionnelle,

• les salariées en congé maternité,

• les salariés en congé paternité,

• les salariés en congés d’adoption,

• les salariés d’Orano Projets mis à disposition auprès d’organismes extérieurs,

• les salariés en congé sans solde,

• les salariés mis à disposition qui répondent aux conditions légales et qui ont fait le choix de voter aux élections Orano Projets.

7. Eligibilité

Pour être éligible, il faut à la date du premier tour de l'élection :

• être électeur,

• être âgé de 18 ans révolus,

• travailler au sein du Groupe Orano depuis au moins un an.

Les salariés disposant d’une délégation écrite particulière d’autorité permettant de les assimiler au chef d’entreprise ou représentant effectivement l’employeur devant les institutions représentatives du personnel ne sont pas éligibles.

Conformément aux dispositions du Code du Travail, les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l'Entreprise utilisatrice.

Chaque Organisation Syndicale souhaitant présenter une liste de candidat devra désigner (à partir du 9 janvier 2023) un mandataire de liste central et un mandataire de liste par établissement (le cumul des fonctions de mandataire central et d’établissement est possible). La désignation du (des) mandataire(s) de liste sera à adresser à xxx par courriel (avec en copie le Responsable RH de l’établissement concerné).

Les listes de candidats devront être déposées contre décharge par le mandataire de liste établissement auprès du Service Ressources Humaines de son établissement au plus tard le :

• jeudi 16 février 2023 à 16h pour le premier tour ;

• vendredi 17 mars 2023 à 12h pour le second tour.

Chaque liste de candidats devra également remettre une Profession de Foi sous format électronique PDF (taille maximum : 2 méga octets et A4 recto verso).

8. Négociation des protocoles préélectoraux

Les parties s’accordent à renvoyer à la négociation des protocoles préélectoraux locaux certaines modalités. Ainsi, les parties concernées négocieront un protocole pré-électoral local qui traitera les points suivants :

• la détermination de l’effectif de référence et le nombre de sièges à pourvoir,

Sont à prendre en compte dans l’effectif de l’Etablissement les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure (sous-traitants/prestataires/autres Sociétés du Groupe, …)

• présents dans les locaux de l’Entreprise utilisatrice à la date du décompte des effectifs (1er tour du scrutin),

• et qui y travaillent depuis au moins 1 an (12 mois continus ou non continus)

Ils sont pris en compte au prorata de leur temps de présence.

• la répartition des sièges entre les Collèges,

• la proportion de Femmes et d'Hommes composant chaque Collège électoral,

• le nombre de candidats hommes et de candidats femmes devant figurer sur chaque liste en respectant les dispositions de l’article L.2314-30 du Code du Travail :

« Pour chaque Collège électoral, les listes mentionnées à l'article L. 2314-29 qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Lorsque l'application du premier alinéa n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Le présent article s'applique à la liste des membres titulaires du comité social et économique et à la liste de ses membres suppléants ».

Lors des réunions de négociation établissement, sera présentée la proportion de femmes et d’hommes pour la composition des listes électorales de chacun des collèges :

Collège 2 X% de femmes (X) et X% d’hommes (X)

Collège 3 X % de femmes (X) et X% d’hommes (X)

Ainsi que la répartition des sièges à pourvoir :

	sièges réservés aux Femmes	sièges réservés aux Hommes
Collège 2	X	X
Collège 3	X	X

• les modalités pratiques d’affichages

• les modalités de tirage au sort pour l’ordre de présentation des listes (site intranet, panneaux). Pour le site de vote de VOXALY, les listes seront présentées aléatoirement.

Il est précisé que dans le cadre des négociations des protocoles préélectoraux locaux, un point spécifique sera fait sur le processus de décompte des sous-traitants.

9. Les listes électorales

Les listes électorales seront établies distinctement par collège et comporteront l’indication des noms, prénoms et sexe.

Les listes provisoires seront affichées le 30 janvier 2023 dans les conditions négociées au sein de chaque établissement.

Les listes définitives seront à nouveau publiées le 6 février 2023. Ces listes définitives sont figées pour les 2 tours.

Chaque établissement adressera les listes électorales (provisoires et définitives) aux mandataires de liste central et établissement en ajoutant la mention de la date de naissance et la date d’ancienneté. Le total du nombre d’électeurs figurera sur chaque liste.

Les éventuelles réclamations sur la liste provisoire seront à déposer contre décharge auprès des Services Ressources Humaines de l’établissement concerné dans les 3 jours suivant le dépôt de la liste.

Conformément aux dispositions légales, une action pourra être engagée devant le tribunal judiciaire, dans le délai maximum de 3 jours, à compter de l’affichage des listes électorales.

10. Déroulement du vote électronique

La connexion a lieu par le navigateur Internet à l’aide de l’adresse communiquée à l’électeur par courrier :

https://orano-projets.vote.voxaly.com

Le déroulement est le suivant :

• l’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout terminal connecté à Internet,

• l’électeur devra rentrer les codes de connexion personnels reçus par courrier afin de pouvoir se connecter,

• après identification sur le site de vote avec ses codes de connexion personnels, le service affiche les élections auxquelles l’électeur est autorisé à participer,

• l’électeur choisit une élection (titulaire ou suppléant). L’élection pour laquelle il a déjà voté n’est plus sélectionnable,

• le service affiche les listes des candidats pour l’élection choisie et pour le collège de l’électeur,

• l’électeur peut :

• choisir une liste complète,

• raturer des candidats,

• voter blanc,

• le choix de l’électeur lui est rappelé et il peut le modifier,

• l’électeur confirme son vote,

• un accusé de réception lui confirme l’enregistrement définitif de son vote ; celui-ci est envoyé sur l’adresse mail professionnelle,

• à tout moment, avant la confirmation de son vote, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre.

Si le salarié ne dispose pas d’un accès à Internet, il pourra contacter le Service Ressources Humaines de son établissement qui mettra à disposition un poste informatique connecté à Internet le temps du vote dans les locaux de l’établissement.

11. Bureau de vote

Un bureau de vote unique par établissement, composé d’un Président assisté de deux assesseurs (1 membre de bureau par collège), est constitué pour les deux tours.

Chaque bureau de vote sera composé d’un électeur du 2^e collège et de deux électeurs du 3^e collège, la présidence revenant au plus âgé des trois. Les bureaux de vote seront gréés sur volontariat. En l’absence de volontaire, la Direction de l’établissement concerné désignera les deux salariés les plus âgés en activité ainsi que le salarié le plus jeune pour constituer le bureau de vote.

Un cahier des observations sera mis à disposition de chaque bureau de vote.

Le bureau de vote est chargé :

• du dépouillement électronique du scrutin

• de la proclamation des résultats.

Les opérations de dépouillement seront réalisées dans une salle dédiée, communiquée lors des négociations des protocoles au sein de chaque établissement.

Chaque Organisation Syndicale fera parvenir à xxx, avec en copie le Service Ressources Humaines de l’établissement concerné, au plus tard le 17 février 2023, la liste des scrutateurs salariés Orano Projets qu’elle désigne (2 scrutateurs par Organisation Syndicale au maximum par établissement sur lequel elle présente une liste).

Cette désignation vaudra pour les deux tours.

12. Administration du vote

Durant la semaine 9 de l’année 2023, soit entre le 27 février et le 3 mars 2023, le prestataire organise, en webconférence, un vote test en présence des membres des bureaux de vote, dont les scrutateurs, afin de vérifier le bon fonctionnement du site, le respect des dispositions prévues aux protocoles et le scellement électronique des urnes. En cas d’absence d’un scrutateur lors du vote test, son organisation syndicale peut désigner un remplaçant.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

En phase de test, le prestataire donne accès aux présidents des bureaux préalablement constitués à l’interface gestionnaire du système de vote. Chaque bureau génère trois clés de déchiffrement sous la forme de phrases secrètes (une pour chaque membre du bureau de vote). Au moins deux des trois clés seront nécessaires pour lancer le dépouillement.

13. Cellule d’assistance technique

Le prestataire assure une assistance téléphonique (numéro non surtaxé) aux salariés du 7 mars 2023 (12h00) au 14 mars 2023 (12h00) pour le premier tour et du 21 mars 2023 (12h00) au 28 mars 2023 (12h00) dans l’éventualité d’un 2^e tour. L’assistance téléphonique est ouverte du lundi au vendredi de 8h00 à 18h00 (hors jour férié, samedi et dimanche). Elle a pour rôle de renseigner les électeurs sur les modalités de vote et peut procéder à la réexpédition des identifiants de connexion suite à une identification précise de l’électeur.

Un flash d’information aux salariés sera diffusé pour les informer de l’existence de cette assistance technique. Par ailleurs, le courrier que les salariés recevront à leur domicile mentionnera également l’existence de cette assistance technique.

14. Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des représentants au Comité Social et Economique aura lieu pour le 1^er tour le 14 mars 2023 à partir de 12 heures. Dans l’éventualité d’un 2^nd tour, il se tiendra le 28 mars 2023 à partir de 12 heures.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres des bureaux de vote.

Le résultat du vote sera proclamé publiquement par le Président du bureau de vote.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du vote,

• déchiffrement des suffrages à l’aide des clés des membres du bureau de vote (phrases secrètes),

• calcul automatique des résultats et attribution des sièges,

• téléchargement des listes d’émargement, des procès-verbaux, des synthèses du tour, des éléments d’établissement de la représentativité,

• impression et signature des procès-verbaux,

• proclamation des résultats par le Président du bureau de vote.

Les imprimés CERFA signés seront adressés à chaque mandataire de liste central et local à l’issue du scrutin.

Un flash à l’issue des élections sera diffusé au personnel sur chaque établissement.

15. Moyens matériels

En vue des élections aux Comités Sociaux et Economiques Orano Projets 2023, les moyens matériels suivants sont mis en place :

• Ouverture par le prestataire du site de vote avec accès aux professions de foi dès ouverture du site de vote,

• Mise en place d’un site spécifique « élections 2023 au Comité Social et Economique » sur l’intranet avec lien sur le site de vote. Ce site comportera une fiche explicative sur le comité social et économique ainsi que des liens pour accéder à une page par Organisation Syndicale présentant des candidats (sous réserve de la création et de l’alimentation de la page par l’Organisation Syndicale sur l’Intranet).

16. Crédit d’heures

Dans le cadre des élections professionnelles 2023, un crédit d’heures forfaitaire complémentaire de 60 heures et un contingent de 2 missions seront alloués à chaque Organisation Syndicale invitée à la réunion de négociation du protocole préélectoral central.

Ce crédit d’heures et ces missions pourront être utilisés à partir du 9 janvier 2023 et jusqu’à la date du dépôt des listes. Ils devront être utilisés exclusivement dans le cadre des élections professionnelles d’Orano Projets. Ces heures et ces missions sont attribués par le mandataire de liste central, après information de xxx qui en assure le suivi. Le mandataire de liste central pourra, le cas échéant, les répartir au sein des établissements.

Par ailleurs, un crédit d’heures supplémentaire et un contingent de missions seront négociées dans le cadre des négociations des protocoles préélectoraux locaux pour la période séparant le dépôt des listes et l’heure de fermeture du scrutin du 1^er tour. Ceux-ci ne pourront excéder 20h et 2 missions (ou l’équivalent en heures, soit 16h) octroyés aux organisations syndicales ayant déposés des listes au sein de chaque établissement, afin de tenir compte de la taille et des caractéristiques de chaque établissement.

17. Communication auprès des électeurs

Chaque Organisation Syndicale invitée à la réunion de négociation du protocole préélectoral central aura la possibilité d’envoyer des courriers électroniques à partir de comptes de messagerie Orano selon les modalités suivantes :

• A partir du 9 janvier 2023, le dernier courrier électronique / tract / réunion d’information devant être envoyé / communiqué / tenue nécessairement au plus tard 24h00 avant l’heure d’ouverture du scrutin fixée à l’article 3 ci-dessus, pour le 1^er comme pour l’éventuel 2^nd tour (soit au plus tard le 6 mars à 11h59 pour le 1^er tour et le 20 mars à 11h59 pour le 2^nd tour, le cas échéant). Un courrier électronique pourra également être envoyé après la proclamation des résultats par le bureau de vote ou le premier jour ouvré suivant.

• Plus généralement, tout courrier électronique devra être envoyé au plus tard 24h00 avant l’heure d’ouverture du scrutin fixée à l’article 3 ci-dessus, pour le 1^er comme pour l’éventuel 2^nd tour (soit au plus tard le 6 mars à 11h59 pour le 1^er tour et le 20 mars à 11h59 pour le 2^nd tour, le cas échéant).

Il est précisé que l’envoi de ces courriers doit être réalisé dans le respect des dispositions de l’accord Groupe relatif au développement du dialogue social et la valorisation de l’engagement syndical du 19 septembre 2022.

18. Elections des membres du comité social et économique central d’Orano Projets

Chaque Comité Social et Economique d’établissement nouvellement constitué devra, procéder à l’élection de ses représentants au Comité Social et Economique Central.

Afin de permettre une continuité de ladite instance, il est convenu que ces élections interviendront au plus tard le 31 mars 2023.

Suite à ces élections il est convenu de manière prévisionnelle que la première réunion du Comité Social et Economique Central se tiendra début avril 2023, afin de désigner le bureau et les membres de la commission économique et de la commission santé sécurité et conditions de travail centrale. A titre exceptionnel, les membres suppléants du CSE Central sont invités à cette première réunion. Ils ne participent pas aux délibérations, à l’exception des suppléants remplaçants un titulaire absent.

19. Durée et date d’effet

Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa signature.

Il est conclu pour une durée déterminée pour l’organisation des seules élections professionnelles de l’année 2023 au sein de l’ensemble des établissements d’Orano Projets.

20. Révision

Le présent accord pourra être révisé par un avenant conclu selon les conditions de signature à la double majorité prévues pour les protocoles préélectoraux.

21. Dépôt et publicité

Le texte du présent accord sera notifié, contre récépissé, par courrier électronique à chacune des Organisations Syndicales représentatives préalablement au dépôt.

Conformément au Code du travail, le texte du présent accord sera déposé auprès de la Direction Régionale de l’Economie, de l’Emploi, du Travail et des Solidarités (DREETS) compétente en ligne sur la plateforme de télé-procédure : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr, accompagné de l’ensemble des pièces nécessaires à la validité dudit dépôt sous format PDF.

Le texte du présent accord sera également versé sur la base de données nationale des accords collectifs conformément aux obligations légales.

Un exemplaire sera remis au secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Boulogne-Billancourt.

Fait à Châtillon, le 20 décembre 2022

Pour Orano Projets, M. xxx, Directeur des Ressources Humaines

Pour la CFDT, M. xxx

Pour la CFE-CGC, M. xxx

Pour la CGT, M. xxx

Pour FO, M. xxx

Pour UNSA/SPAEN, M. xxx

ANNEXE 1 – RETROPLANNING

Date	Heure	Liste des Opérations
9 janv		Démarrage du processus électoral
16 janv		Affichage de la date des élections
23 janv		Affichage protocoles d’accord (central et établissement)
30 janv		Affichage des listes électorales provisoires
6 fev		Affichage des listes électorales définitives
6 fév		Transmission du fichier des électeurs
16 fév	16 h	Date limite de réception des listes de candidat et des professions de foi
17 fév	12 h	Transmission de la liste des scrutateurs
20 fév		Affichage des candidatures
20 fev		Ouverture de la campagne électorale
24 fév		Envoi du courrier des modalités de connexion au domicile de chaque électeur
semaine 9 (27/02-03/03)		Formation/ vote test pour les membres du bureau de vote
6 mars	12h	Fin de la campagne électorale
7 mars	12h	Ouverture de l’assistance téléphonique VOXALY
7 mars	12h	Ouverture scrutin
14 mars	12h	1er tour – Proclamation des résultats
15 mars		Affichage du 2e tour
15 mars		Début de la campagne électorale 2e tour
17 mars	12h	Date limite de réception des listes de candidat et des professions de foi
20 mars	12h	Fin de la campagne électorale 2e tour
20 mars		Affichage des candidats
21 mars	12h	Ouverture scrutin
28 mars	12h	2e tour - Proclamation des résultats

ANNEXE 2 : CAHIER DES CHARGES VOTE ELECTRONIQUE

Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

1. Fonctionnalités générales

   1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il est rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections.

Les élections à organiser sont les élections professionnelles au Comité Social et Economique.

4. Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007), ainsi qu’à celles du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 :

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement (sous forme de phrases secrètes) et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

• Voxaly met en place les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel des salariés Orano Projets

Par ailleurs, le prestataire fournit à Orano Projets les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2. - Scénario de vote

   1. 1.2.1- Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant et un mot de passe,

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué après avoir saisi sa date de naissance,

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  2. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

2. 1.2.3- Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés (sous forme de phrases secrètes) en possession des seuls membres du bureau de vote

  3. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’Orano Projets.

Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

  4. Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein d’Orano Projets.

Étapes

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• La constatation de la clôture du site,

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos.

  5. Dépouillement des urnes électroniques

Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  6. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

• Le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

7. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les personnes habilitées de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

8. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

9. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

2 Autres prestations à fournir

1. Préparation de l’élection

   1. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par Orano Projets. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par Orano Projets, par Etablissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par Orano Projets et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur,

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (Etablissement),

• Le collège de l’électeur,

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),

• La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres),

  2. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  3. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur une plate-forme d’échanges de données sécurisées afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Orano Projets et lui-même.

4. Confidentialité du « fichier électeurs »

En application du Règlement Général sur la Protection des données 2016/679 du 16 avril 2016, le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données à caractère personnel qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens techniques et organisationnels nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données. Il adressera à cette occasion un Procès-Verbal de destruction au DPO Orano (helene.legras@orano.group).

5. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

6. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• d’un code secret qu’il est seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

7. Envoi des moyens d’authentification

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non-réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique ou par l’assistance en ligne, permettant un auto-renvoi par l’électeur soit par SMS au numéro de téléphone indiqué soit sur une adresse mail personnelle indiquée par l’électeur. Dans tous les cas, une vérification de l’identité de l’électeur est effectuée (demande de clé du numéro de sécurité sociale).

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

8. Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par Orano Projets, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à Orano Projets, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

9. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines d’Orano Projets au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les Organisations Syndicales au sein d’Orano Projets ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (CSE ; le cas échéant : titulaires ou suppléants et le collège),

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  10. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire peut éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines d’Orano Projets un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

11. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à Orano Projets, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

1. Phase de test et de recette du système de vote électronique

2.2.1 Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire communique trois clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs. Le bureau de vote génère trois clés de déchiffrement sous la forme de phases secrètes (une pour chaque membre du bureau de vote). Au moins deux des trois clés seront nécessaires pour lancer le dépouillement.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

2. Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

  2. Prestation de Conseil et d’Assistance de la DRH

• le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la déclaration du DPO Orano dans son registre,

• l’éventuelle analyse d’impact sur les risques vie privée nécessaire pour ce traitement de données à caractère personnel

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique,

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

  1. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à Orano Projets sur support numérique à l’issue de l’élection.

2. Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote, les mandataires de listes et les délégués syndicaux centraux auront accès à ces résultats « en ligne ».

3. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction d’Orano Projets les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format pdf.

2.4 Gestion informatique et technique du système de vote électronique

2.4.1 Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

1. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application jusqu’à la clôture du scrutin.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

2. Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports et adresse un PV de destruction au DPO Orano (xxxx@orano.group).