Accord d'entreprise "Accord sur la mise en place du télétravail au sein de l'entreprise CODIFRANCE" chez CODIFRANCE (Siège)

ACCORD SUR LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL AU SEIN DE L’ENTREPRISE CODIFRANCE

ENTRE

La Société CODIFRANCE, Société par Actions Simplifiée au capital de 10 000 000 Euros, dont le siège social est situé à CHATEAUNEUF-SUR-LOIRE (45110), Zone Industrielle Saint-Barthélemy, identifiée sous le numéro SIREN 824 116 099 et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés d’Orléans, représentée par ………………. en sa qualité de Directeur,

D’une part,

Et

L’Organisation syndicale C.G.T représentée par …………..…………. en sa qualité de Délégué syndical,

L’Organisation syndicale C.F.D.T représentée par ………………………. en sa qualité de Déléguée syndicale,

D’autre part,

Il a été exposé et convenu ce qui suit :

PREAMBULE

L’évolution des modes de travail, des technologies de communication et la crise sanitaire invitent notre entreprise à revoir certaines formes d’organisation du travail.

Ainsi, en permettant la réalisation en dehors de l’entreprise, de certaines tâches de travail qui traditionnellement s’effectuent dans les locaux de celle-ci, le présent accord vise à inscrire la politique de gestion du personnel dans une démarche visant à concourir tant à l’amélioration des conditions de travail qu’à la réduction des contraintes notamment liées aux trajets habituels de certains salariés.

Les parties rappellent que l’exercice de l’activité professionnelle dans les locaux de l’entreprise en présentiel demeure le principe en tant qu’elle favorise l’intégration dans la communauté de travail et évite l’isolement.

S’il est un gage d’attractivité et d’adaptabilité de l’entreprise aux attentes de ses collaborateurs, le télétravail ne doit cependant pas nuire au bon fonctionnement de l’entreprise et à sa vie en collectivité. Le maintien de l’engagement des collaborateurs et la garantie d’efficacité opérationnelle passent par la collaboration des équipes au quotidien dans les espaces de travail et aux interactions sociales qui en découlent. C’est pourquoi le nombre de jours ouvert au télétravail est volontairement limité afin de maintenir le lien social et préserver la force du collectif.

Article 1. Objet

Le présent accord a pour objet de définir et organiser les conditions d’exécution du télétravail régulier. Son application est suspendue automatiquement en cas de dispositions législatives obligatoires en lien avec un état d’urgence notamment sanitaire, ces dispositions se substituant alors à celle de cet accord.

Article 2. Définition du télétravail

Conformément aux dispositions prévues par le code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Il repose sur la base du volontariat et nécessite l’accord du salarié et de l’employeur.

La demande de télétravail est nécessairement :

• Une démarche personnelle ;

• Souple et adaptable, pour permettre d’adopter l’organisation la plus efficace pour tous. Lors de la mise en place, une période d’adaptation peut être prévue ;

• Réversible, à la demande de l’employeur ou du salarié ;

Le télétravail vise le travail effectué au domicile habituel du salarié. A titre exceptionnel et de manière temporaire, il peut être consenti par le manager la réalisation d’un télétravail effectué en-dehors du domicile habituel du salarié. A cet effet, le salarié devra impérativement demander l’accord préalable de son manager.

Article 3. Conditions pour être éligible au télétravail régulier

Le télétravail est ouvert aux salariés de l’entreprise CODIFRANCE répondant aux critères et activités éligibles visés ci-dessous.

Article 3.1. Les salariés éligibles au télétravail

Pour pouvoir bénéficier du télétravail, le salarié doit :

• Disposer d’une autonomie suffisante dans l’organisation de son emploi du temps et dans la réalisation des tâches affectées au poste ;

• Occuper un poste qui techniquement peut être effectué à distance et dans le respect de la confidentialité des données ;

• Le télétravail ne pourra être mis en place qu’à l’issue de la confirmation de la période d’essai, renouvellement inclus, ou de la période probatoire.

Il convient de préciser que le salarié qui serait éligible au télétravail et qui assure des fonctions de tuteur, devra assurer une présence minimum sur site pour assurer la formation du salarié bénéficiant d’un contrat d’alternance. Cette présence est également requise pour tout collaborateur assurant l’intégration et/ou la formation sur le poste.

Article 3.2. Les activités non éligibles au télétravail

Par contre, ne sont pas éligibles au télétravail, les activités qui répondent entre autres à l’un des critères suivants:

• Assurer un accueil physique des clients/fournisseurs (fonctions des magasins, accueil/standard etc.)

• Réaliser des travaux nécessitant l’utilisation de matériels ne pouvant pas être utilisés en dehors de l’entreprise (fonctions de l’entrepôt hors fonctions administratives, service client, service appros)

• Réaliser des tâches qui par nature sont incompatibles avec le télétravail (Chauffeurs, Facturation, Export, Contrôle facturation)

• Réaliser des travaux nécessitant l’utilisation de logiciel ne pouvant pas être utilisés en dehors de l’entreprise

• Réaliser des travaux nécessitant un management rapproché, que ce soit pour le supérieur hiérarchique ou pour le salarié subordonné.

Les activités listées ci-dessus pourront être amenées à évoluer en fonction de la mise en place de nouveaux outils.

Article 3.3. Rôle du manager dans la mise en œuvre du télétravail

La demande du salarié et sa faisabilité seront examinées par son manager selon des critères objectifs, tels que :

• La nature du travail effectué ;

• La confidentialité et/ou les impératifs de sécurité des informations manipulées ;

• La capacité d’autonomie du salarié ;

• La configuration de l’équipe avec laquelle il travaille au quotidien ;

• L’accès nécessaire à certains documents ou moyens de production pour mener à bien sa mission;

• Les impératifs du bon fonctionnement du service.

Que le télétravail soit effectué de manière régulière ou ponctuelle, l’entreprise incite les managers à s’assurer que chacun de ses collaborateurs effectue ses missions dans un environnement conciliant vie professionnelle et vie personnelle. A cet effet, les managers veilleront notamment à ce que la charge de travail ne soit pas impactée par la réalisation du télétravail, au respect de l’amplitude horaire et au maintien du lien social et du contact avec les autres membres de l’équipe et les collègues en général.

Article 4. Modalités d’organisation du télétravail

Article 4.1. Détermination du nombre de jours de télétravail

Pour les raisons évoquées ci-dessus, l’optique est d’avoir un travail sur site majoritaire. En conséquence, le nombre de jours de télétravail sera de :

• 2 jours maximum par semaine pour une personne travaillant à temps plein

• Et d’un jour maximum par semaine pour une personne à temps partiel (peu important la durée de ce temps partiel)

Les jours de télétravail ne sont pas cumulables d’une semaine sur l’autre. Ils devront être positionnés du lundi au vendredi. Le télétravail n’est donc pas possible le week-end et les jours fériés. Compte tenu des enjeux et bénéfices attendus d’une telle organisation du travail (réduction des coûts tant environnementaux qu’économiques), une préférence sera donnée à des journées entières. Par exception, il est toléré une organisation par demi-journées, dans la limite de 2 demi-journées par semaine.

Il convient de préciser que le principe du télétravail ainsi que le jour de télétravail ne sont pas des droits acquis. Un jour de travail peut donc être modifié ou supprimé notamment en fonction des besoins de l’activité sous réserve d’un délai de prévenance minimum de 24 heures.

Article 4.2. Organisation des jours de télétravail

Le télétravail peut être ponctuel ou régulier. Qu’il soit ponctuel ou régulier, les règles suivantes trouvent à s’appliquer :

4.2.1. Disponibilité du travailleur à distance

En situation de télétravail, le salarié organise son temps de travail sur la base des horaires applicables au sein de l’entreprise en fonction des impératifs de service et de son contrat de travail.

En tout état de cause, le télétravailleur devra impérativement être joignable et disponible, du lundi au vendredi, sur la plage fixe horaire suivante :

- matin : 9h00 - 12h00

- après-midi : 14h00 - 16h00

Par ailleurs, pendant son temps de travail, le salarié s'engage à consulter régulièrement sa messagerie professionnelle (mails, skype, téléphone...) et à répondre aux sollicitations formulées par l'entreprise en prenant en compte les temps de pause.

En dehors de ces durées et horaires de travail, le salarié en télétravail bénéficie, comme les autres jours, du droit à la déconnexion. Ainsi, en dehors d’un système d’astreinte, le salarié ne devra pas être contacté ni connecté entre 21h et 6h.

4.2.2. Dispositions générales

Le télétravail sera décidé en concertation avec le manager qui pourra, en fonction des impératifs de service, modifier le nombre de jours de télétravail et/ le positionnement du ou des jours télétravaillés.

Le salarié doit respecter les durées maximales du travail, les durées minimales de repos quotidien et hebdomadaire.

Les obligations existantes dans l’entreprise sont transposables dans le cadre du télétravail. Ainsi, il est rappelé que le télétravailleur reste soumis aux obligations de confidentialité et de discrétion à l’égard des informations et autres documents utiles à l’exécution de ses missions. Les documents divers (emails, factures, contrats, etc…) appartenant à l’entreprise n’ont pas vocation à quitter ses locaux ; à ce titre, tant les originaux que des copies ne peuvent être emmenés en télétravail que sur accord exprès du responsable hiérarchique. Il est également interdit d’imprimer des documents professionnels en télétravail, sauf dispositions spécifiques liées au contrat de travail.

Article 5. Conditions matérielles du télétravail régulier

Article 5.1. Liste du matériel fourni

L’entreprise fournit au salarié :

• Un ordinateur portable professionnel, équipé d’un accès au réseau de l’entreprise

• Pour les salariés qui en ont l’usage, une souris et un casque audio.

Le salarié s’engage à prendre soin des équipements qui lui sont confiés et à les restituer le cas échéant à la première demande.

Il convient de préciser que la mise en œuvre du télétravail ne doit pas impliquer un double équipement informatique de la part de l’entreprise. Seul le matériel adapté donc portable, sera utilisé pour le télétravail. Il n’est pas autorisé d’emporter le matériel informatique fixe en télétravail (écran, imprimante), sauf dispositions spécifiques liées au contrat de travail.

Article 5.2. Entretien des équipements

En cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le télétravailleur doit en aviser immédiatement l'entreprise en appelant le service informatique de l’entreprise.

Dans l’hypothèse où l’incident ne permet pas au télétravailleur d’exercer son activité, il est procédé soit au retour sur site, soit à un pointage d’absence sur décision managériale.

Article 5.3. Conformité des installations

Préalablement à la mise en place du télétravail, le salarié attestera sur l’honneur que les installations électriques du lieu dans lequel il exercera son télétravail sont conformes à la bonne utilisation des outils mis à disposition.

Le salarié a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation de télétravail à son domicile afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité et le matériel mis à sa disposition. L’éventuel surcoût de la prime d’assurance lié à l’exercice du télétravail ne sera pas pris en charge par l’entreprise.

Article 6. Procédure à suivre pour mettre en place le télétravail régulier

Le télétravail revêt un caractère volontaire pour chacun des salariés concernés.

Le salarié souhaitant bénéficier de la possibilité de recourir au télétravail devra solliciter son manager préalablement à la mise en œuvre de cette nouvelle organisation du travail.

Cette demande devra être formalisée par un écrit, soit par courrier remis en main propre, soit par courriel, demande à laquelle la Direction apportera une réponse écrite indiquant l’acceptation ou le refus (en pareille hypothèse, le refus sera motivé) dans un délai de 3 semaines.

A la mise en œuvre du télétravail régulier, une période d’adaptation pourra être mise en place. Elle débutera à compter du 1er jour effectivement télétravaillé et durera au maximum 2 mois. Pendant cette période, chacune des parties pourra mettre fin unilatéralement au télétravail en motivant les raisons pour lesquelles il sera mis fin au télétravail, dans un délai raisonnable. A l’issue de la période d’adaptation, un bilan entre le manager et le salarié pourra être réalisé à la demande de l’une des parties.

Article 7. Contrôle du temps de travail et régulation de la charge de travail.

Des échanges réguliers entre le manager et le salarié seront mis en place dans le cadre des PO pour s’assurer du bon fonctionnement de cette organisation pour toutes les parties concernées et pour vérifier la charge de travail du salarié.

Le salarié s’engage à indiquer dans le cadre de sa GTA, la ou les journée(s) télétravaillée(s) en utilisant le sigle adéquat. Chaque journée télétravaillée comptabilisera :

• soit une journée de travail pour le salarié au forfait jours,

• soit 7 heures (ou l’horaire journalier contractuel) pour le personnel en décompte horaire. Aucune heure supplémentaire ne pourra être réalisée sans l’accord exprès et préalable du manager.

Lors de l’entretien professionnel, un suivi particulier sera fait sur le télétravail afin, notamment, de pouvoir réguler, au besoin, la charge de travail du salarié.

Article 8. Conditions de retour à une exécution du contrat de travail sans télétravail régulier

A l’issue de la période d’adaptation visée au dernier alinéa de l’article 6, les parties conviennent de laisser la possibilité de mettre un terme au télétravail soit à l’initiative du manager soit à l’initiative du collaborateur. A cet effet, la partie souhaitant mettre un terme à cette organisation devra en informer l’autre partie dans un délai d’un mois et communiquer les raisons de ce retour à une présence continue sur son lieu de travail habituel.

Le salarié sera alors réintégré dans sa fonction dans les locaux de l’entreprise et dans les conditions antérieures à la période de télétravail. Il occupera la même fonction, effectuera les mêmes attributions et continuera à bénéficier de la même qualification.

Article 9. Modalités d'accès spécifique au télétravail pour raison de santé

Article 9.1. Travailleurs handicapés

Les salariés reconnus travailleurs handicapés remplissant les conditions d’éligibilité prévues ci-dessus pourront bénéficier d’un nombre de jour de travail à distance supérieur à 1 ou 2 jours par semaine sur prescription du médecin du travail et après échanges avec le manager, notamment sur les modalités d’organisation du travail qui en découlent.

Article 9.2. Femmes enceintes

Les collaboratrices remplissant les conditions d’éligibilité prévues ci-dessus et ayant déclaré leur grossesse, pourront bénéficier sur prescription médicale :

- A compter du 6ème mois, d’1 jour de travail à distance supplémentaire par semaine,

- A compter du 7ème mois de 2 jours supplémentaires par semaine jusqu’au début de leur congé maternité.

Article 9.3. Télétravail temporaire sur avis médical

Une dérogation aux durées maximales de télétravail pourra être mise en place de façon temporaire et sur avis du médecin du travail. Cette disposition vise à permettre une continuité de l’activité en cas d’impossibilité de déplacement temporaire.

Cette situation, étant temporaire, elle sera limitée à un délai maximum de 2 mois, renouvelable une fois.

Dans l’hypothèse où la situation de santé ne permettrait pas un retour à une situation normale à l’issue de ce délai, l’aptitude au poste de travail devra donner lieu à réévaluation auprès du médecin du travail puisqu’aucun poste de l’entreprise est intégralement et durablement effectué à distance.

Article 10. Recours au télétravail pour circonstances exceptionnelles

Il est précisé qu’en cas de circonstances exceptionnelles (évènements climatiques sur base d’alertes météorologiques, pollution, pandémie, menace d’épidémie, grève, manifestation, etc.), le télétravail pourra être imposé par la Direction afin de respecter les préconisations municipales, préfectorales, gouvernementales ou réglementaires. Il pourra ainsi être dérogé aux dispositions du présent accord le temps d’un retour à une situation stable.

Article 11. Suivi du télétravail et conditions de suivi de l’accord

L’organisation du télétravail fera l’objet d’un examen annuel avec le CSE afin d’en apprécier les incidences sur le fonctionnement global de l’entreprise. Ce suivi sera également l’occasion d’en mesurer les impacts sur la situation des télétravailleurs au travers, notamment, des indicateurs suivants :

• Nombre de salariés bénéficiaires du télétravail

• Nombre de jours télétravaillés

• Moyenne de jours télétravaillés par collaborateur et par service.

Enfin, le suivi de l’accord sera également réalisé par le CSE lors de ses réunions ordinaires.

Article 12. Durée d'application et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entrera en vigueur le 1^er février 2022.

Dans l’hypothèse où les conditions sanitaires généreraient une prolongation des mesures gouvernementales liées au COVID-19, l’entrée en vigueur serait décalée d’autant.

Article 13. Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant.

Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision. A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Article 14. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par les parties signataires en respectant un délai de préavis de 3 mois.

La dénonciation se fera dans les conditions prévues par les articles L.2222-6, L.2261-9 à L.2261-11, L 2261-13 et L.2261-14 du Code du Travail.

Article 15. Formalités de dépôt

Le présent accord sera notifié à chacune des organisations représentatives.

Conformément aux articles D. 2231-2 et D. 2231-5 du code du travail, le texte du présent accord sera déposé par voie papier et sur la plateforme de téléprocédure auprès de la Direction départementale de l’emploi, du travail et des solidarités du Loiret et au greffe du Conseil de Prud’hommes d’Orléans par la direction.

Enfin, conformément à l’article L.2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera publié sur la base de données nationale. L’accord sera publié dans une version anonymisée de sorte que les noms et prénoms des signataires n’apparaissent pas.

Les engagements pris dans le présent accord seront portés à la connaissance des salariés par voie d’affichage.

Fait le 12 janvier 2022 à Châteauneuf-sur-Loire, en 4 exemplaires,

Pour la Société, …………………………. en sa qualité de Directeur de la Société

Pour la C.G.T., …………………………., Délégué syndical

Pour la C.F.D.T., ………………………….., Déléguée syndicale