Accord d'entreprise "Accord sur le télétravail" chez ADMIRAL INTERMEDIARY SERVICES SA (L'OLIVIER ASSURANCES)

ACCORD SUR LE TÉLÉTRAVAIL

Entre :

La société ADMIRAL INTERMEDIARY SERVICES SA, société de droit étranger dont le siège social est situé au 10 rue Albert EINSTEIN, 41092 Séville (Espagne), et qui dispose de deux succursales en France :

- un établissement situé au 31 rue Paul Meurice, 75020 Paris

- un établissement situé au 9/10 rue de l’Abbé Stahl, 59700 Marcq-en-Barœul.

Ladite société est représentée par XX , agissant en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines.

D’une part,

Et,

Les syndicats représentatifs dans l’entreprise :

- la CFDT, représentée par XX, déléguée syndicale

- FO, représentée par XX, déléguée syndicale

D’autre part,

Préambule

Depuis 2018, l’Olivier assurances a, dans un premier temps, expérimenté le télétravail sur le site de Paris puis sur celui de Lille.

En mars 2020, face à l'épidémie de Covid-19, le télétravail a été déployé massivement et l’ensemble des collaborateurs ont été placés en télétravail pour protéger leur santé.

Une charte a été élaborée en concertation avec les représentants du personnel afin de définir les règles du télétravail dans le cadre de la crise sanitaire.

Fort de ces expériences et des attentes exprimées par ses collaborateurs et leurs représentants, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont souhaité ouvrir une négociation sur ce thème.

Le présent accord a pour objet de définir les modalités de mise en place du télétravail pour une durée de 6 mois maximum à compter du 6 septembre 2021 aux fins de tester ce nouveau modèle et arbitrer en fin de période, les modifications et/ou aménagements à prévoir.

Article 1 - Champ d’application

Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés de l’Olivier assurances des sites de Lille et Paris qui remplissent les conditions d'éligibilité fixées à l'article 3 du présent accord.

Article 2 - Définition et principes

L’article L.1222-9 du Code de travail désigne le télétravail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Le télétravail est mis en place d’un commun accord entre le salarié et l’employeur : il n’est ni un droit, ni une obligation pour le salarié.

En cas de demande du salarié, le refus de l’employeur doit être motivé et doit reposer sur des motifs objectifs. Ce refus devra être formalisé par mail.

Dans le cas où le passage au télétravail est proposé au salarié par son supérieur hiérarchique, le salarié peut, hors cas de force majeure, refuser et ce refus ne constitue en aucun cas, un motif de sanction ou de licenciement.

Article 3 - Les conditions d’éligibilité au télétravail

Article 3.1 - Les conditions d’éligibilité liés au poste

L’ensemble des salariés bénéficie du télétravail tel que décrit à l’exception des salariés qui :

• accomplissent une fonction ou mission qui par nature ne peut être accomplie à distance ( ex: mission liée à la gestion des bâtiments, à l’accueil, formation ou encadrement des équipes travaillant sur site)

• ne disposent pas d’une capacité d’autonomie suffisante ou de concentration suffisante ou nécessitent un accompagnement plus poussé pour travailler efficacement à distance et/ou atteindre leurs objectifs

Cette capacité est appréciée par le N+1 ou N+2 du collaborateur. A titre d’exemple, le télétravail peut être refusé à un collaborateur qui nécessite d’un besoin d’accompagnement plus poussé pour atteindre ses objectifs.

• suivent la formation d’intégration dispensée sur site pour le temps de cette formation

• rencontrent des difficultés techniques, notamment liées à la connexion internet, qui ne peuvent être résolus et qui empêchent de travailler normalement.

Article 3.2 - Les conditions d’éligibilité du salarié

Sont éligibles au télétravail les salariés de l’entreprise ayant :

• Un contrat de travail à durée déterminée ou indéterminée

• Un contrat de travail à temps complet ou à temps partiel

• Pour les fonctions supports, une ancienneté d’au moins six mois sur le poste de travail actuel. Si un salarié exprime le désir de faire du télétravail avant la fin de cette période, ou si son responsable hiérarchique le lui propose, le télétravail pourra être mise en œuvre dans un délai abrégé.

• Pour les fonctions opérationnelles, une ancienneté d’au moins deux mois sur le poste actuel.

• Un logement adapté au télétravail ainsi que d’une connexion internet fiable et suffisante tel que décrit à l’article 4 du présent accord

Les alternants (apprentis et contrat de professionnalisation) et les stagiaires ne sont pas soumis aux dispositions du présent accord, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage. La mise en œuvre et les conditions du télétravail pour ces personnes seront soumises à la décision du manager. En cas de mise en œuvre du télétravail, ils bénéficieront des mêmes avantages que les télétravailleurs (équipement, indemnité, etc.).

Pour les collaborateurs en situation de handicap, l’entreprise portera une attention particulière à ces situations et ces collaborateurs afin de mettre en place les modalités les plus adaptées (nombre de jours en télétravail…) en lien avec les préconisations de la médecine du travail.

Les femmes enceintes ayant déclaré leur grossesse auprès de l'entreprise, pourront, si elles le souhaitent bénéficier de davantage de jours de télétravail à compter de leur 3^ème trimestre de grossesse.

Des aménagements seront possibles pour les femmes enceintes avant le 3^ème trimestre de grossesse sous réserve de la délivrance d'un certificat médical le préconisant,

Article 4 - La fréquence du télétravail

Article 4. 1 - Pour les fonctions supports

S’il est d’usage de définir un nombre de jours télétravaillés, la démarche inverse a été observée avec un nombre de jours minimum requis de présence au bureau :

• A minima, 8 jours de présence sur site par mois

• Dont au moins 1 jour de présence sur site par semaine afin de permettre aux collaborateurs de se retrouver physiquement en équipe.

Pour les salariés travaillant à temps partiel, le nombre de jours de présence sur site sera au prorata de leur temps de travail.

Chaque collaborateur sera libre de revenir le reste de la semaine sur site en fonction de la capacité d’accueil.

La fréquence déterminée ci-dessus pourrait être modifiée en cas de nécessité impérieuse
(ex : besoin de fermer les locaux suite à plusieurs cas de contamination à la COVID 19).

Article 4. 2 - Pour les fonctions opérationnelles

Pour les fonctions opérationnelles (conseillers, gestionnaires et leurs encadrants directs à savoir les seniors, et les teams leaders), le nombre de jours télétravaillés est de 2 jours par semaine par département.

Pour les salariés travaillant à temps partiel, le nombre de jours de présence sur site sera fonction de la rotation.

Chaque collaborateur sera libre de revenir le reste de la semaine sur site en fonction de la capacité d’accueil.

Les plannings seront communiqués à l’avance aux collaborateurs. La Direction fera le maximum pour transmettre les plannings de retour au bureau 5 semaines à l’avance (calés sur les plannings horaires individuels).

Pour les deux typologies de population, il est précisé que les plannings déterminés doivent être respectés, et qu’il n’est pas possible pour une personne planifiée sur site de se mettre de sa propre initiative en télétravail sans l’accord de son responsable.

Par exception, il pourra être dérogé à cette règle en cas de circonstances exceptionnelles (conditions de transports très perturbées, grèves, intempéries) ou en cas de force majeure sous réserve de l’accord préalable du responsable.

Article 5 - Le lieu d’exécution du télétravail

Le télétravail s’exerce par principe au domicile du salarié. Le domicile s’entend comme le lieu de résidence habituelle tel que déclaré au service RH.

A ce titre, tout changement de domicile doit impérativement être notifié au service RH.

Le lieu de travail au domicile doit comporter un espace dédié au télétravail, propice à la concentration, permettant la réalisation des missions.

Ce dernier doit être salubre et en conformité avec toutes les règles de sécurité en vigueur, notamment en termes d’installations électriques. Le logement doit être assuré et le collaborateur s’engage à informer son assureur de la pratique du télétravail. Une attestation d’assurance mentionnant le télétravail pourra être demandée par l’entreprise.

A titre indicatif, l’entreprise recommande une connexion internet haut débit d’au moins 5 méga permettant un accès aux outils de la société dans des conditions satisfaisantes.

Le télétravail depuis un autre lieu en France est possible sous réserve de l’accord préalable du manager et que le collaborateur soit en capacité de revenir à tout moment sur site en cas d’urgence ou de problème l'empêchant de travailler dans des conditions normales.

Cette demande devra être formalisée par mail et l’approbation ou le refus confirmé par retour de mail.

Article 6 - Procédure de mise en œuvre du télétravail

Le télétravail s’inscrit dans une relation basée sur la confiance mutuelle entre le salarié et son responsable hiérarchique et la capacité du télétravailleur à exercer son activité de manière autonome en dehors des locaux de l’entreprise.

Le collaborateur qui ne serait pas volontaire au télétravail portera cette décision par mail à la connaissance de son responsable hiérarchique et au service RH par le biais d’un google form et reviendra à mode d'organisation du travail sur site. Un entretien pourra être organisé avec le collaborateur pour en préciser les motifs.

Ce refus n’exclut pas la possibilité pour le collaborateur de demander ultérieurement à bénéficier du télétravail moyennant un délai de prévenance de 15 jours, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

Article 7 - La réversibilité

La réversibilité est la possibilité pour le salarié et pour l’entreprise de mettre fin au télétravail.

Article 7.1 - Retour à une situation sans télétravail à l'initiative de l’employeur :

A titre non exhaustif, les principales situations de réversibilité à l’initiative du responsable hiérarchique sont les suivantes :

• Problème de comportement lié au télétravail : un entretien sera organisé par le manager avec le collaborateur pour lui faire part de son insatisfaction et des points à améliorer. En cas de nouveau manquement constaté, le manager pourra mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance de 72h, le manager ayant la possibilité de mettre fin au télétravail de manière immédiate en cas de nouveau manquement du salarié durant cette période. Cette décision sera confirmée par écrit.

• Problème lié à la performance : un entretien sera organisé par le manager avec le collaborateur afin d’identifier les causes et les axes d’amélioration. En l’absence de perspective d’amélioration, le manager pourra mettre fin au télétravail moyennant un délai de prévenance de 72h, le manager ayant la possibilité de mettre fin au télétravail de manière immédiate en cas de nécessité durant cette période. Cette décision sera confirmée par écrit.

• Problème matériel ou informatique : le salarié devra revenir dès que possible, et le télétravail sera suspendu temporairement jusqu’à résolution du problème. Les modalités de rémunération ou de récupération du temps non travaillé seront traitées au cas par cas selon que le problème provienne de l’entreprise (par exemple l’impossibilité d’accéder à Guidewire) ou du salarié.

• Manquement du salarié aux dispositions du présent accord (non-respect des conditions d’exécution du télétravail, du lieu de télétravail déclaré, etc) : il sera mis fin à la situation de télétravail de manière immédiate.

La décision de réversibilité n’exclut pas la possibilité pour le salarié de présenter une nouvelle demande dans un délai d’un mois, à condition que le fondement des motivations de refus ait significativement évolué ou que le salarié ait mené les actions nécessaires.

Toute nouvelle demande devra être formulée par écrit (par mail) auprès du responsable hiérarchique, qui après étude de la demande, fera part de sa décision d’acceptation ou de refus auprès du collaborateur dans un délai de 15 jours. En cas de refus, cette décision sera motivée et confirmée par écrit.

Article 7.2 - Retour à une situation sans télétravail à l'initiative du salarié

• Réversibilité définitive :

Le salarié peut faire la demande par écrit à son responsable hiérarchique d’un retour à une organisation de son temps de travail sans télétravail.

La modification pourra intervenir après un délai de prévenance d’une semaine et devra être formalisée par écrit, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

• Réversibilité temporaire

Pour des raisons exceptionnelles, le salarié peut faire la demande par écrit d’un retour à une organisation de son temps de travail sans télétravail, pour une durée déterminée. Il conviendra de définir avec le responsable hiérarchique la date de retour sur site.

Article 8 - Horaires et disponibilité en télétravail

Les employés et agents de maîtrise doivent respecter leurs horaires de travail habituels.

Concernant les cadres au forfait, dans un souci de disponibilité, leur activité ne peut démarrer après 9h30 et la pause déjeuner doit se faire entre 12h et 14h. Les plages horaires durant lesquelles ils doivent être joignables doivent être définies avec leur manager. Ce dernier veille à leur charge de travail : le sujet de la charge de travail est abordé a minima au cours de l’entretien annuel.

Les télétravailleurs doivent être entièrement disponibles et dédiés à l’exécution de la mission prévue à leur contrat de travail durant les heures affectées au travail à distance.

Sauf accord exprès et exceptionnel de leur manager, les salariés ne peuvent profiter du télétravail pour se rendre à un rendez-vous personnel durant leurs heures de travail.

Article 9 - Matériel et coût du télétravail

9.1 Mise à disposition de matériel pour télétravailler

Sont mis à disposition du télétravailleur a minima un ordinateur professionnel et un casque.

Si les missions le nécessitent, un double écran pourra être mis à disposition.

Le collaborateur s’engage à prendre soin du matériel qui est mis à sa disposition, et à le restituer sur demande, notamment à l’issue de la période de télétravail ou à la fin de son contrat de travail. En cas de faute lourde (ex: dégradation volontaire du matériel, non restitution frauduleuse), une retenue sur salaire pourra être effectuée (compensation entre la valeur du matériel et le salaire en vertu de l’article L. 3251-2 ).

De manière exceptionnelle, il pourrait être demandé à un collaborateur d’utiliser son ordinateur personnel (ex : dans l’attente de la réception du matériel informatique).

Pour l’utilisation du matériel informatique, le salarié s’engage à :

• respecter le processus informatique qui lui aura été communiqué et les règles fixées dans la charte informatique

• s’assurer que l’ordinateur est verrouillé lorsqu’il n’est pas utilisé

• ne pas enregistrer sur son ordinateur personnel des données professionnelles et personnelles.

9.2 Prise en charge des coûts liés au télétravail

L’entreprise entend prendre en charge de manière forfaitaire les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail ( ex : surcoûts éventuels de l’abonnement internet, de l'électricité, du gaz).

A ce titre, il est versé une indemnité forfaitaire qui s’élève à 30€ par mois. Cette indemnité peut être proratisée du nombre de jours d’absences (hors congés payés et jours fériés).

Si un accord conventionnel prévoit des dispositions plus favorables, le présent accord pourra être réétudié.

Article 10 - Suivi du télétravail

Les conditions d’exercice, l’organisation et la charge liée au télétravail seront abordés lors de l’entretien annuel d’évaluation qui a lieu une fois par an.

Article 11 - Droit à la déconnexion

L’entreprise rappelle à cet effet que les salariés bénéficient du même droit à la déconnexion que les salariés travaillant sur site. A ce titre, ils bénéficient du respect de leur temps de repos et de leur vie privée et ne sont pas tenus de répondre aux emails professionnels lors des périodes de repos quotidien, des week-ends, des jours fériés, des congés payés et des jours d’absence.

Le fait de disposer d’outils professionnels à domicile ne doit pas entraver cette règle.

Ces principes sont expressément rappelés dans un guide accessible sur l’intranet de l’entreprise.

Article 12 - Maladie et accident du travail

Le règlement intérieur de l’entreprise s’applique également dans le cadre du télétravail.

Ainsi, en cas d’indisponibilité pour maladie ou accident, le salarié concerné doit prévenir ou faire prévenir le service RH dans les 48 heures. Le salarié en télétravail ne devra alors exercer aucune activité professionnelle.

Pour les accidents survenus dans l’exécution du travail à domicile, les salariés en télétravail sont couverts par la législation applicable en matière d’accidents du travail et de maladies professionnelles.

Article 13 – Dispositions finales

Article 13.1 : Informations des collaborateurs sur les dispositions de l’accord

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives du personnel.

Il sera tenu à la disposition de l'ensemble des collaborateurs, qui pourront en prendre connaissance sur l’intranet de l’entreprise.

Une communication spécifique sera adressée aux salariés.

Article 13.2 : Suivi de l’accord

Une Commission de suivi est mise en place afin de suivre l’exécution du présent accord.

Cette commission se réunira à l’issue d’une période de 3 mois d’application du présent accord afin d’évaluer sa mise en œuvre.

Cette Commission est composée :

• de deux représentants de chacune des organisations syndicales représentatives (dont obligatoirement le délégué syndical),

• de deux représentants de la Direction

Article 13.3 : Entrée en vigueur, durée et révision de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 6 septembre 2021.

Il est conclu pour une durée déterminée de 6 mois.

Article 13.4 : Dépôt légal et publicité

Le présent protocole d’accord est établi en 3 exemplaires originaux. Chaque partie signataire en recevra un exemplaire.

En outre, il sera déposé auprès de la DIRECCTE via la plateforme « TéléAccords ». La copie de la notification du texte à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature sera notamment jointes au dépôt officiel.

Le présent protocole d’accord sera également déposé en un seul exemplaire au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes compétent.

Fait à Marcq-en-Barœul, le 12/07/2021 en 3 exemplaires originaux, dont un pour chacune des parties

Pour l’Entreprise : DRH

Pour la CFDT : déléguée syndicale

Pour FO : déléguée syndicale