Entre :

La société EXOMIND,

Société par Actions Simplifiée au capital de 30 000 Euros dont le Siège Social est situé, 110-114 rue Jules Guesde – 92300 Levallois-Perret, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nanterre sous le numéro 847 927 514, représentée par XXX, en qualité de Président dûment habilité à l'effet des présentes.

Ci-après également dénommée « la Société »,

d'une part et,

L’ensemble du personnel de l’entreprise ayant ratifié l’accord à la suite d’un vote qui a recueilli la majorité des 2/3 et dont le procès-verbal est joint au présent accord.

d'autre part,

Préambule

Par application de l’article L. 2232-21 du Code du travail, La société EXOMIND, dépourvue de délégué syndical, et dont l’effectif est inférieur à 11 salariés, a décidé de soumettre à son personnel un projet d’accord dont l’objet est défini ci-dessous.

La société EXOMIND a été créée au cours de l’année 2019 et a pour activité le conseil en transformation digitale.

La société est soumise à la Convention collective nationale des bureaux d’études (Syntec).

L’objectif du présent accord est d’aménager les dispositions de la convention collective, afin d’aménager et d’organiser le temps de travail du personnel de la société EXOMIND pour donner à cette dernière les moyens de sa réussite et de son développement.

Champ d’application de l’accord

Les dispositions du présent accord sont applicables à l’ensemble des salariés de la Société, en contrat de travail à durée déterminée (CDD) ou à durée indéterminée (CDI), à temps plein comme à temps partiel, à l’exception des cadres dirigeants.

Titre 1 : Principes généraux

Article 1 : Définition du temps de travail effectif

La durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles (Art. L. 3121-1 du Code du travail).

Les temps de pause, notamment ceux nécessaires pour se restaurer, ne sont pas du temps de travail effectif et ne sont pas rémunérés.

Article 2 : Durée de travail des salariés en décompte horaire de leur temps de travail

2.1. Salariés à temps plein

Les salariés en décompte horaire de leur temps de travail sont soumis à une durée annuelle de travail. Celle-ci s’élève à 1.607 heures de travail effectif (intégrant la journée de solidarité).

2.2. Salariés à temps partiel

Est à temps partiel le salarié dont la durée hebdomadaire de travail est, conformément à son contrat de travail, inférieure à 35 heures de travail effectif.

Article 3 : Durée de travail des salariés en décompte en jour de leur temps de travail

Les salariés en décompte en jour de leur temps de travail sont soumis à une durée de 218 jours de travail par année civile complète (intégrant la journée de solidarité).

Par exception, le contrat de travail peut porter sur un forfait réduit dans l’hypothèse d’un contrat à temps partiel. Il devra alors préciser le nombre de jours de travail pour l’année civile complète. Le calcul du nombre de jours attendus dans l’année s’effectuera par rapport aux références temps plein, au prorata du temps de présence (journée de solidarité incluse).

Article 4 : Droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion est le droit pour le salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et de ne pas être joignable, a fortiori sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail en vue d'assurer le respect des temps de repos et de congé ainsi que de la vie personnelle et familiale.

Les outils numériques visés sont :

- les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables, réseaux filaires, etc. ;

- les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, intranet, etc.

De manière plus élargie, ce droit à la déconnexion doit inciter également le salarié à ne plus penser à son activité professionnelle en dehors de son temps de travail.

Les salariés doivent, de manière générale :

- s'interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ; l’usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone en soirée ou en dehors de jours travaillés doit ainsi être justifié par la gravité et l’urgence et/ou l’importance exceptionnelle du sujet traité.

En tout état de cause, le salarié ne saurait être tenu de répondre aux mails ou messages, adressés durant ces périodes.

- ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ;

- en cas d’absence, penser à paramétrer le gestionnaire d'absence du bureau sur sa messagerie électronique et indiquer les modalités de contact d'un membre de son équipe ;

• et /ou prévoir le transfert de ses courriels, de ses messages et de ses appels téléphoniques à un autre membre de son équipe, avec son consentement.

On entend par temps de travail du salarié, les horaires de travail durant lesquels, le salarié est à la disposition de l'entreprise. En sont donc exclus les temps de repos journalier et hebdomadaire, les congés payés et autres congés, les jours fériés et les jours de repos, les absences autorisées, de quelque nature que ce soit (maladie, maternité, etc.).

Pour garantir à tous l'effectivité de ce droit à la déconnexion, l'envoi de courriels et messages professionnels ainsi que les appels téléphoniques professionnels sont donc à éviter en dehors du temps de travail tel que rappelé ci-dessus, sauf en cas d'urgence, en particulier pour les cadres dirigeants, voire les cadres autonomes soumis à un forfait jours.

Titre 2 : Modalités d’organisation du temps de travail

Les principales modalités d’organisation du temps de travail retenues au sein de EXOMIND sont les suivantes :

Répartition annuelle du temps de travail par l’octroi de jours de repos sur l’année civile pour les salariés en décompte horaire;

Convention de forfait jour annuel.

Article 5 : Organisation du temps de travail des salariés en décompte horaire

5.1. Répartition du temps de travail avec octroi de jours de repos

L’horaire hebdomadaire est de 36 heures 30 donnant droit en contrepartie à 10 jours de repos par an, dits jours « RTT ».

La période d’acquisition des jours de RTT correspond à l’année civile (du 1er janvier au 31 décembre de l’année N).

Les jours de repos doivent être pris par journées ou demi-journées au plus tard avant le terme de la période de référence.

La moitié de ces jours est fixée à l’initiative de l’entreprise et l’autre moitié à l’initiative du salarié :

5 RTT salarié

5 RTT employeur (dont 1 RTT dédié à la journée de solidarité)

Ce calcul correspond à une année d’activité complète et à temps plein.

En cas d’embauche ou de départ, et/ou en cas d’absence d’un salarié (hors absence due à la prise de congés payés et à des jours fériés chômés dans l’entreprise), au cours de la période de référence, le nombre de jours de RTT attribué sera réduit au prorata du nombre de jours ouvrés non travaillés sur le nombre de jours ouvrés à travailler de la période de référence.

Exemple : Un salarié absent pour cause de maladie pendant 10 jours ouvrés dans l’année (consécutifs ou non) alors que celle-ci comporte 217 jours à travailler, verrait son nombre de jours RTT au titre de cette année ramené à : 207*12 (jours RTT)/217 = 11,45 jours RTT.

Les salariés à temps partiel bénéficieront de jours de RTT selon les modalités et conditions fixées par le présent accord au prorata temporis de leur durée du travail.

Exemple : pour une référence temps plein de 37h00, le salarié à temps partiel travaillant à 80% de 37h bénéficiera de 80% des jours RTT attribués aux salariés à temps plein sur une base de 37h00. 

5.2. Prise des jours RTT

Pour les jours de RTT à l’initiative du salarié :

• Le salarié doit en informer l’employeur (son responsable hiérarchique) au moins 7 jours calendaires à l’avance, via la demande d’absence de l’outil de l’entreprise ;

• Pour des raisons d’organisation du travail, l’employeur pourra éventuellement refuser la date/les dates posée(s) pour le(s) jour(s) RTT et ce, dans un délai de 48 heures ouvrées suivant la date à laquelle la demande d’absence est formulée dans l’outil ; en cas de refus, l’employeur devra proposer une autre date au salarié, dans le cadre de la période de référence, avec l’accord de ce dernier.

Pour les jours RTT à l’initiative de l’employeur :

• L’employeur doit informer le salarié au moins 7 jours calendaires avant la date prévue pour le jour RTT.

• L'information du salarié se fera par tous moyens et précisera par écrit les dates concernées.

• En cas d’impératif client, l’employeur pourra, au plus tard 48h ouvrées à l’avance, annuler ou modifier les jours RTT à son initiative, qu’il aura planifiés pour le salarié.

Les jours de RTT doivent être consommés au cours de l’année civile, sans possibilité de report d’une année sur l’autre.

Il est possible d’accoler des jours de RTT et des congés payés.

5.3. Fixation de la journée de solidarité

Au sein de la société EXOMIND, la journée de solidarité sera effectuée par la réduction automatique d’un RTT employeur.

5.4 Modalités propres aux Horaires variables

La conception de l’horaire variable vise à concilier les exigences d’organisation des services de l’entreprise et de la qualité due aux clients, avec le souhait des salariés de pouvoir aménager leur temps de travail en fonction de leurs propres contraintes.

Sont appelés horaires variables, des horaires qui permettent à chaque collaborateur bénéficiant de ce régime de choisir, dans le cadre du règlement des horaires variables, ses heures d’arrivée et de départ à l’intérieur de plages déterminées et de moduler ses horaires en fonctions des exigences de sa mission et de ses contraintes personnelles.

La liberté offerte aux salariés doit nécessairement s’accompagner de la prise en compte des contraintes de l’organisation de l’entreprise et des contraintes de l’activité.

Pour les collaborateurs en horaires variables :

• le cumul de leurs heures effectives travaillées (hors pauses) ne pourra excéder 9 heures par jour, ni être en deçà de 6h30 par jour ;

• le cumul de leurs pauses journalières ne pourra excéder 3 heures, ni être en deçà de 1h30.

L’ensemble des modalités des horaires variables est détaillé dans le règlement d’horaires variables.

5.4.1 Personnel relevant de l’horaire variable 

L’ensemble des salariés dont le temps de travail est décompté en heures est concerné, à l’exception de ceux qui se verrait appliquer un horaire collectif ou décalé.

Le dispositif d’horaires variables est ouvert aux salariés à temps partiel sous réserve de la compatibilité de ce dispositif avec leur volume horaire contractuel, la répartition de celui-ci sur la semaine, et de la signature d’un avenant à leur contrat de travail. 

5.4.2 Contrôle de la durée du travail

Chaque jour et chaque semaine, le salarié devra tenir à jour le décompte personnel de ses heures, ce qui aboutira à l’établissement d’un récapitulatif hebdomadaire.

Mensuellement, le salarié saisira sur l’outil de la Société son suivi d’activité mensuel, selon les règles internes en vigueur.

5.5 Heures supplémentaires

Les heures supplémentaires devront être soumises à autorisation et validation préalables du supérieur hiérarchique.

Les heures de travail effectif accomplies par les salariés en horaire variable dans le cadre et selon les limites prévues par le présent accord et le règlement relatif aux horaires variables ne doivent pas être confondues avec les heures supplémentaires expressément autorisées et déclarées selon un process spécifique.

En cas d’accomplissement d’heures supplémentaires dans les conditions définies au présent accord, celles-ci donneront lieu aux majorations prévues par la Loi.

Le contingent d’heures supplémentaires est fixé à 220 heures par an pour tous les salariés.

Article 6 : Organisation du temps de travail des salariés en forfait jour

6.1. Personnel concerné

Peuvent conclure une convention individuelle de forfait en jours sur l’année :

• les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés ;

• des salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d'une réelle autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps pour l'exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Ces salariés doivent également :

• relever au minimum de la position 3.1 - Coefficient 170 de la Convention Collective Nationale SYNTEC, ou l’équivalent en cas d’évolution de la grille conventionnelle de branche, et tout autre cadre rendu éligible par les dispositions conventionnelles de branche.

• et bénéficier, conformément à la convention collective en vigueur à la date de signature du présent accord, d’une rémunération annuelle (incluant le salaire de base ainsi que toutes les primes variable, métier et autres) au moins égale à 120% du minimum conventionnel correspondant à la position 3.1 - coefficient 170 ou l’équivalent en cas d’évolution de la grille conventionnelle de branche.

Ces salariés sont éligibles à une convention de forfait jour. Ce dispositif n’est applicable que s’il est conclu avec chacun des salariés concernés, une convention individuelle de forfait en jours sur la base des modalités prévues au présent accord.

6.2. Convention individuelle de forfait en jours

Il sera signé avec chaque salarié concerné un contrat de travail / un avenant à son contrat de travail formalisant la convention individuelle de forfait en jour.

Cette convention devra notamment mentionner :

• la référence au présent accord collectif d’entreprise ;

• la rémunération correspondante ;

• le nombre de jours de travail compris dans le forfait ;

• les modalités permettant aux salariés d’avoir au cours de l’année un ou des entretiens relatifs notamment à sa charge de travail.

6.3. Modalités de décompte des jours travaillés

Le décompte des jours travaillés est assuré par le biais d’un système auto-déclaratif.

Les salariés ont la possibilité de consulter leurs soldes de congés payés et de jours de repos au titre de la durée et de l’organisation du travail via l’outil de l’entreprise.

Dans le but d’éviter les risques de dépassement du nombre de jours travaillés, l’entreprise s’engage à suivre au plus près la prise des jours de repos.

En outre, une récapitulation annuelle aura lieu chaque année conformément à l’article D. 3171-10 du Code du travail.

6.4. Détermination du nombre de jours de repos annuels et planification

Le nombre de jours de travail annuel, pour les cadres en forfait jour, ne pourra pas excéder 218 jours (217 + 1 journée au titre de la journée solidarité). Tous les jours d’absences quelle qu’en soit la nature ou la cause ne sont, par définition, pas considérées comme des jours de travail.

Le nombre de jours de repos est calculé annuellement. Il peut varier chaque année notamment en fonction du positionnement des jours fériés dans l’année.

Il est calculé comme suit, pour une année complète d’activité et un droit complet à congés payés :

365 jours (hors années bissextiles) – (samedis et dimanches) – (nombre de jours fériés de l’année civile tombant un jour ouvré) – 25 jours de congés annuels payés – 218 jours de travail

Par souci de commodité pratique, ces jours de repos sont dénommés « jours RTT ».

La période de référence de 12 mois est fixée sur l’année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre d’une même année.

Pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé payé annuel complet, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux auxquels le salarié ne peut prétendre.

En cas d’absence au poste de travail, et quelle qu’en soit la nature et la cause, le salarié n’acquiert pas de jour de repos.

Le décompte du nombre de jours travaillés s’effectuera exclusivement à la journée travaillée et le cas échéant à la demi-journée.

La planification des jours RTT est définie en lien avec le supérieur hiérarchique annuellement en début de période. Cette planification prévisionnelle devra prévoir la prise régulière et échelonnée au cours de l’année des jours de repos. Si nécessaire, elle est corrigée au fur et à mesure pour intégrer les événements intervenus a posteriori et de façon à concilier au mieux l’activité professionnelle avec la vie personnelle.

Sauf nécessité impérieuse de service empêchant le salarié de prendre ses jours de repos, tout jour de repos non pris au 31 décembre, pourra être imposé par la Direction sous un délai de prévenance de 8 jours. Ainsi, le salarié devra avoir posé l’ensemble de ses jours au 30 novembre de chaque année, y compris pour le mois de décembre ; à défaut de quoi l’employeur les lui imposera.

6.5. Conditions de prise en compte, pour la rémunération, des absences et des arrivées et départs en cours d’année

6.5.1. Absences

En cas d'absence rémunérée, le temps non travaillé est valorisé suivant sa nature et son origine en fonction des règles qui sont propres à chaque type d’absence dans les conditions prévues par la Loi ou la Convention Collective. Sauf indication ou disposition contraires, ces absences sont payées sur la base du salaire fixe forfaitaire.

S’agissant des absences non rémunérées, le principe de la rémunération forfaitaire ne fait pas obstacle aux retenues sur salaire réalisées pour des motifs d’absence et pour lesquels aucun maintien de rémunération légal ou conventionnel n’est prévu. La retenue doit être strictement proportionnelle à la durée d’absence du salarié.

6.5.2. Arrivée et départ en cours d’année

En cas d’arrivée ou de départ, en cours de période de référence, ou si le salarié est engagé sous contrat à durée déterminée sur une partie de l’année, le nombre de jours travaillé sera calculé prorata temporis.

Le salarié réalisera ce nombre de jours de travail sur la période proratisée, sa rémunération mensuelle étant inchangée.

6.6. Suivi individuel et contrôle

6.6.1. Durées maximales quotidienne et hebdomadaires

Le salarié devra s’engager à respecter les cumuls maximums de travail effectif (hors pause) de 12heures journalières et de 55 heures hebdomadaires, et devra le déclarer en conséquence.

6.6.2. Respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire 

Conformément aux dispositions légales en vigueur, les salariés concernés bénéficient d’au moins 11 heures de repos consécutives entre chaque journée de travail et d’au moins 24 heures consécutives de repos hebdomadaires auxquelles s’ajoutent les heures de repos quotidien (soit au minimum 35 h consécutives). Le salarié organisera son travail de telle sorte qu’il respecte cette disposition.

Par conséquent, l’amplitude horaire est d’au maximum 13 heures par jour (pauses comprises).

Le supérieur hiérarchique s’assure, pour sa part, que la charge de travail du salarié est compatible avec le respect des temps de repos quotidien et hebdomadaire.

6.6.3. Entretien individuel

Chaque année, deux entretiens individuels seront organisés avec chaque salarié concerné afin de faire le point avec lui sur :

• sa charge de travail,

• son organisation du travail au sein de l’entreprise,

• l’amplitude de ses journées de travail,

• l’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale,

• sa rémunération.

Ceci afin de vérifier que sa charge de travail, l’amplitude de ses journées de travail lui permettent de bénéficier des dispositions relatives au repos journalier et hebdomadaire (l’objectif est de vérifier l’adéquation de la charge de travail au nombre de jours.).

Ainsi, à l’occasion de cet entretien, le salarié pourra indiquer à son manager qu’il estime sa charge de travail excessive.

En cas de difficulté, le salarié sera rencontré par sa hiérarchie ainsi que par la Direction des ressources humaines afin d’étudier sa situation et de mettre en œuvre des solutions concrètes pour étudier l’opportunité d’une redéfinition de ses missions et objectifs.

Un document de synthèse écrit, où sera mentionné le nombre de jours travaillés sur l’année

Titre 3: Dispositions finales

Article 7 : Durée et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et en vigueur après son dépôt selon les modalités ci-dessous définies.

Article 8 : Suivi de l’accord

Conformément à l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, l’application du présent accord sera suivie par une commission de suivi composée du salarié ayant le plus d’ancienneté dans la société au jour de la réunion et d’un représentant de la Direction.

Elle se réunira une fois par an, sur invitation de la Direction.

Lors des réunions de la commission de suivi, la Direction présentera le bilan de l’application de l’accord au titre de la période écoulée ; il sera également discuté de l’opportunité de réviser l’accord s’il y a lieu.

Article 9 : Dénonciation

L'accord pourra être dénoncé :

• à l'initiative de l'employeur ;

• à l'initiative des salariés sous réserve des dispositions suivantes :

• les salariés représentant les deux tiers du personnel notifient collectivement et par écrit la dénonciation à l'employeur ;

• la dénonciation à l'initiative des salariés ne peut avoir lieu que pendant un délai d'un mois avant chaque date anniversaire de la conclusion de l'accord.

Cette dénonciation devra être notifiée à l'ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception et ouvre droit à un préavis de 3 mois.

Article 10 : Notification et formalités de dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme en ligne TéléAccords.

Un exemplaire sera également déposé au secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes de XXX.

Chaque signataire du présent accord sera destinataire d’un exemplaire original, et un exemplaire sera affiché au sein de la Société.

Article 11 : Consultation du personnel

Le présent accord a été ratifié à la majorité des deux tiers du personnel, à l’occasion d’une consultation organisée 15 jours après la transmission de l’accord à chaque salarié.

Fait en 2 exemplaires originaux,

Fait à Levallois-Perret, le 28 février 2019

Pour le personnel

Président