Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL" chez LABORATOIRES AUVEX (Siège)

ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL

Entre :

La société LABORATOIRES AUVEX dont le siège social est 3 rue André Citroën à PONT DU CHATEAU (63430) représentée par XXX agissant en qualité de représentante de DOMES PHARMA, Présidente

Et :

XXX, XXX, XXX, XXX représentants titulaires du Comité Social et Economique de la société LABORATOIRES AUVEX, élus à la majorité des suffrages exprimés aux dernières élections professionnelles.

Préambule

Afin de tenir compte du bilan de l’utilisation du télétravail depuis le début d’année 2019, une enquête a été menée début 2020. Cette enquête Groupe a interrogé non seulement les collaborateurs utilisateurs de ce mode de travail mais également les non utilisateurs ainsi que des managers et Directeurs de filiales. Après cette enquête, la période de la crise sanitaire COVID 19 a impacté fortement l’organisation du travail et tout particulièrement l’usage du télétravail.

La négociation de cet avenant s’est donc ouverte dans ce contexte de volontés partagées des parties de faire évoluer cet accord en tenant compte des nécessaires évolutions au regard de l’expérience de la première année, des points positifs et négatifs d’un recours massif au télétravail du fait du COVID 19 (crise sanitaire) mais également pour s’intégrer encore davantage dans la vision Groupe #Responsabilité #Confiance #Communication.

Cet accord s’inscrit toujours dans le cadre de la démarche de Qualité de Vie au Travail afin de permettre non seulement aux collaborateurs de mieux concilier activité professionnelle et vie personnelle mais aussi de permettre aux collaborateurs de disposer de cadres de travail différents plus propices parfois pour accomplir des travaux collectifs (service/équipe/groupe projet) ou de fond par exemples.

Cette négociation a donc été menée par les parties avec le souhait de veiller à ce que le télétravail :

- permette le maintien du lien du télétravailleur avec l’entreprise

- n’ait pas pour conséquence la mise à l’écart, même involontaire, du télétravailleur de la communauté des collaborateurs de la société ;

- n’impacte pas de façon trop importante l’organisation et le bon fonctionnement du service auquel le collaborateur est rattaché

Les parties ont donc convenu ce qui suit :

Article 1- Définition :

Le télétravail est une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail utilisant les technologies de l’information dans le cadre d’un contrat de travail et dans laquelle un travail, qui aurait pu se réaliser dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux.

Article 2- Objectif :

Par cet accord les parties marquent leur volonté :

Pour les collaborateurs :

• d’avoir une meilleure conciliation entre activité professionnelle et vie personnelle,

• de permettre de pallier ponctuellement aux contraintes découlant du temps de transport donc de l’éloignement du domicile au lieu de travail

Pour l’entreprise :

• de proposer cette organisation aux collaborateurs, tout en s’assurant que cela n’engendrera aucun impact significatif sur l’activité et l’organisation du travail des services, et n’entrainera aucun coût supplémentaire.

• de favoriser pour les collaborateurs la souplesse et la flexibilité dans ses conditions de travail par la responsabilisation et l’autonomie conférée dans l’exercice des missions professionnelles.

• de développer par ce levier l’action de l’entreprise et plus globalement du Groupe dans le processus de Responsabilité Sociétale de l’Entreprise (RSE) en travaillant ici sur l’aspect environnemental par la diminution du recours aux différents modes de transport

Article 3- Principe du volontariat

Le télétravail n’est ni un droit, ni une obligation.

Il revêt un caractère volontaire et réversible pour le collaborateur.

L’initiative de la demande revient au collaborateur.

Article 4- Périmètre du télétravail

4-1 : Population éligible :

Sont éligibles au télétravail les collaborateurs dont les postes sont les suivants :

• bénéficiant d’un CDI ou d’un CDD d’une durée minimum de 6 mois

• dont le travail et l’activité en télétravail s’entendent d’un travail à domicile, ne gênant pas le bon fonctionnement du service et ne nécessitant pas un soutien managérial rapproché ou une activité préparatoire importante en vue de télétravailler

• qui sont à temps plein ou temps partiel supérieur ou égal 80% (par exemples : pour un horaire hebdomadaire de travail de 35h à 28h par semaine, pour un forfait annuel de 215 jours à 172 jours par an pour les forfaits jours réduits).

Les autres critères d’éligibilité sont, entre autres : la nature du travail, la capacité du collaborateur à travailler de façon autonome, la configuration de l’équipe.

Aucune condition d’ancienneté minimale n’est requise. Néanmoins, les parties à l’accord conviennent que de façon générale il est important de privilégier la période d’intégration à l’embauche, dans le service, l’entreprise et le Groupe (un mois par exemple) avant de valider des demandes de télétravail.

Au sein de chacune de ces populations, le manager se réserve le droit de refuser la demande de télétravail d’un collaborateur s’il l’estime incompatible avec le bon fonctionnement du service, notamment en cas d’insuffisance d’autonomie dans la réalisation de ses tâches, ou d’incapacité à travailler dans un environnement hors du lieu de travail habituel, ou pour des raisons d’organisation du service.

À tout moment l’entreprise se réserve le droit de remettre en cause l’accord donné à un collaborateur de pratiquer le télétravail, si elle estime que les conditions ci-dessus définies ne sont plus remplies par le collaborateur ou si l’organisation de l’entreprise est amenée à ne plus l’autoriser.

Les demandes de télétravail émanant de salariés en situation de handicap (RQTH) feront l’objet d’une attention particulière. L’éventualité d’un aménagement spécifique lié au statut de travailleur handicapé sera envisagé en lien avec la médecine du travail et les organismes compétents.

4-2 : Population non éligible :

Sont non éligibles au dispositif du télétravail :

- les collaborateurs qui évoluent dans un service ou dans un poste ne pouvant s’entendre de l’organisation en télétravail. A ce titre, n’est pas compatible une activité qui requiert d’être exercée physiquement dans les locaux de l’entreprise (en raison notamment des contraintes liées aux équipes postées, aux équipements, utilités, d’un besoin de matériel, d’un contact ou d’une présence client/ fournisseur/ collaborateur).

- les CDD d’une durée contractuelle inférieure à 6 mois

- les collaborateurs à temps partiel inférieur à 80 %

- les collaborateurs dont la fonction est par nature itinérante (fonction commerciale)

- les alternants (apprentissage, professionnalisation)

- les stagiaires.

Les noms et organisation des services (inclus ou exclus du télétravail) étant amenés à changer en fonction de l’évolution de l’entreprise, les listes ne sont pas exhaustives.

4-3 : Lieu d’exercice du collaborateur en télétravail :

Le télétravail alterne les périodes de travail dans l’entreprise et à la résidence du collaborateur, ou des espaces de coworking prévus à cet effet.

Il est précisé que le télétravail ne pourra être exercé qu’au domicile du collaborateur ou dans des espaces de coworking déclarés par le collaborateur.

Le domicile s’entend comme le lieu de résidence principale et habituelle (obligatoirement celui déclaré au service Ressources Humaines), ainsi que la résidence secondaire, en France, sous la responsabilité pleine et entière du collaborateur, pour le(s)quelle(s) le collaborateur a souscrit en son nom (ou son conjoint) une assurance multirisques habitation. En aucun cas le collaborateur ne pourra exercer de télétravail depuis son lieu de vacances ou tout autre lieu.

Article 5- Equipement de travail

5-1 : Poste et environnement de travail :

Le collaborateur qui fait la demande de télétravail, devra disposer d’un espace de travail à son domicile conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles. Pour cela, le domicile du collaborateur devra être équipé d’un mobilier adapté et dédié à du travail de bureau pour la journée.

Le collaborateur devra également s’assurer qu’il peut travailler dans un environnement propice au travail (pas d’enfants à garder ni de personnes extérieures à recevoir, etc..) comme celui qu’il peut trouver sur son lieu de travail habituel.

A ce titre, pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s’engage à se consacrer exclusivement à ses activités professionnelles.

Il est rappelé qu’il est formellement interdit de sortir de l’entreprise quelque document original au format papier et sous support numérique non protégé.

5-2 : Matériel et moyen de communication/connexion

Le collaborateur utilisera prioritairement l’ordinateur portable que la société met à sa disposition et qu’il utilise comme outil quotidien de travail.

Il pourra utiliser son ordinateur personnel avec accès sécurisé via VPN - bureau à distance.

Le collaborateur n’ayant besoin d’aucun autre outil de travail, l’entreprise ne prendra en charge aucun coût lié au télétravail, qui repose sur du volontariat.

Le collaborateur devra disposer d’un internet suffisant pour accéder au réseau : minimum 5 Mo (débit entrant).

A ce titre, pendant les périodes de télétravail, le collaborateur s’engage à veiller à ce que son débit internet soit suffisant (conformément au test de débit effectué lors de la procédure d’éligibilité).

Il est rappelé que les téléchargements, visionnages de films ou jeux en lignes par exemples impactent fortement le débit et que des usages parallèles au travail par d’autres utilisateurs sur le même réseau peuvent nuire à la qualité des conditions de travail.

Le collaborateur devra pouvoir être joint via sa boite mail ou les applications de communication collaboratives utilisées dans le Groupe ou via la mise en place d’un transfert d’appel ou encore s’il en dispose via son téléphone portable professionnel.

A défaut de mettre en place de façon individuelle le transfert d’appel du téléphone fixe professionnel sur son téléphone portable professionnel ou personnel, chaque collaborateur devra définir avec son manager et/ou la direction un moyen d’être joignable par les clients internes et externes comme par exemple transmettre son numéro de téléphone personnel afin qu’il soit mis à disposition exclusivement du service accueil de la société dans le but de transférer les appels professionnels au cours des périodes de télétravail.

5-3 : Assurance

Le collaborateur s’engage à informer sa compagnie d’assurance qu’il exerce à son domicile une activité professionnelle et devra s’assurer que sa multirisque habitation couvre sa présence pendant ses journées de travail à domicile.

Un formulaire d’attestation sur l’honneur indiquant l’information de l’assureur par le collaborateur devra être jointe à la demande de télétravail.

L’existence de cet accord sera communiquée à l’assureur du Groupe.

Article 6-Mise en place du télétravail :

6-1 : Formulation de la demande et examen de l’éligibilité ou non

Un formulaire dédié sera mis à disposition par le Service RH auquel le collaborateur devra notamment joindre le test de débit internet.

Les collaborateurs appartenant aux populations éligibles souhaitant effectuer du télétravail doivent faire une demande initiale formelle (papier) remis en mains propres ou via un outil de signature électronique utilisé au sein du Groupe.

L’éligibilité sera subordonnée à l’accord du manager et validation du service RH.

L’éligibilité sera confirmée par mail au collaborateur et à son manager par le service RH.

En cas de refus d’accorder le télétravail à un collaborateur potentiellement éligible tel que visé à l’article 4.1, ce refus devra être motivé (impossibilité technique compte tenu du domicile du collaborateur, autonomie insuffisante de sa part, etc.).

L’autorisation de télétravail est valable pour une durée indéterminée mais conserve un caractère réversible (délai de prévenance d’un mois pouvant être réduit d’un commun accord). L’entreprise se réserve le droit de revenir sur une autorisation d’exercer une activité en télétravail notamment pour les raisons suivantes : qualité de travail insatisfaisante, manque d’autonomie, modification importante des conditions de travail ou dans l’organisation du service devenant incompatible avec la situation de travail, changement de fonctions et/ou service et/ou mobilité géographique devenant incompatible avec la situation de télétravail, non-respect des règles de sécurité, de confidentialité ou de protection des données.

En cas de changement de domicile ou d’opérateur internet, le collaborateur devra faire une nouvelle demande de télétravail afin de s’assurer du débit internet suffisant et également transmettre l’attestation sur l’honneur d’information de l’assureur. Le changement d’adresse auprès du service paie est indépendant du changement pour recourir au télétravail et devra être fait de façon distincte.

6-2 : Nombre de jours en télétravail par mois

Chaque collaborateur éligible peut travailler 1 jour par semaine civile en télétravail.

Dans un souci premier écologique, la journée de télétravail hebdomadaire ne pourra être fractionnée en demi-journée. Ainsi, il ne sera pas possible sur la même journée de réaliser une partie en télétravail et l’autre en présentiel.

Néanmoins, un collaborateur qui souhaiterait pour des raisons personnelles télétravailler une demi-journée et être en congé l’autre partie le pourra tout en sachant, la journée de télétravail étant non fractionnable, que le quota hebdomadaire de télétravail aura été utilisé.

Selon le même schéma, un collaborateur pourra articuler départ/retour d’un déplacement professionnel avec du télétravail.

6-3 : Prise en compte de situation particulières et/ou temporaires

Des dérogations exceptionnelles aux dispositions de l’article 6-2 pourront être envisagées, en cas de situations particulières et temporaires, sous réserve que le poste soit éligible au télétravail.

Des dérogations exceptionnelles de plus grande ampleur seront mises en place en cas d’obligations ou recommandations gouvernementales pour faire face par exemples à des situations de pandémie ou attentat.

Toute adaptation des modalités de l’accord pour répondre à des situations particulières même brèves devront faire l’objet d’une concertation avec le Service Ressources Humaines.

6-4 : Modalités opérationnelles d’utilisation

Un délai de prévenance d’une semaine est recommandé pour que les collaborateurs transmettent leur demande de télétravail auprès de leur manager. A charge pour le manager d’imposer le respect de ce délai ou d’autoriser des demandes sous un délai plus court.

Le collaborateur devra s’assurer qu’il n’est pas planifié sur cette journée, aucune réunion, rencontre, contact, pour lesquels sa présence physique est requise.

Le manager validera la demande du collaborateur dans le système de gestion des temps.

Le manager se réserve le droit de pouvoir refuser en fonction du nombre de personnes dans l’équipe déjà en télétravail ou si le contexte du service ou de l’entreprise à ce moment n’est pas propice au télétravail ou encore s’il estime que les tâches que le collaborateur réalisera durant sa journée de télétravail ne peuvent pas l’être de manière adéquate.

Si un collaborateur en télétravail n’a pas, une semaine donnée, pris de jour de télétravail (de son fait ou en cas de refus justifié de l’employeur), cette journée n’est pas reportable.

Après décision de la Direction, le délai de prévenance peut être nul en cas de circonstances exceptionnelles telles qu’intempérie, grève des transports en commun, etc. mais devra tout de même faire l’objet d’une information préalable du manager et d’une régularisation dans les meilleurs délais par le collaborateur via le logiciel de gestion des temps.

6-5 : Vie privée du collaborateur

Afin de respecter sa vie privée, il est convenu que le collaborateur, lors de la journée de télétravail qu’il aura planifiée, pourra être joint sur la tranche de présence obligatoire prévue dans l’entreprise et au plus sur la tranche de 8h-18h (à l’exception de la pause repas) soit sur la tranche de présence convenue avec le manager, sans pour autant que cette tranche constitue intégralement du temps de travail effectif.

6-6 : Organisation du travail

Le télétravailleur gère l’organisation de son temps de travail dans le cadre de la législation, de la convention collective et règles applicables.

La charge de travail et les critères de résultats exigés du télétravailleur doivent être équivalents à ceux des collaborateurs en situation comparable travaillant dans les locaux de l’employeur.

La charge de travail et les délais d’exécution, évalués selon les mêmes méthodes que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’entreprise, doivent, en particulier, permettre au télétravailleur de respecter la législation relative à la durée du travail et tout spécialement la durée maximale du travail et les temps de repos obligatoires.

Toutes les protections ainsi prévues à ce titre, dont le droit à la déconnexion, s’appliquent au télétravailleur, de la même manière que pour les collaborateurs travaillant au sein de l’entreprise.

6-7 : Suivi

Un suivi régulier des tâches effectuées en télétravail devra être effectué par le manager au même titre qu'il serait fait dans le cadre d'un travail en présentiel afin de s'assurer notamment de la régulation de la charge de travail et que le télétravail n'est pas un frein au travail du collaborateur.

En parallèle d’une communication régulière manager-collaborateur, l’entretien annuel est un temps d’échanges permettant d’évoquer ce mode alternatif de travail.

Article 7 - Santé au travail :

7-1 : Accident du travail

En cas d’accident du travail pendant sa journée de télétravail, le collaborateur s’engage à informer le plus rapidement possible l’entreprise et ce conformément aux règles en vigueur.

Le collaborateur fournira tous les éléments nécessaires à l’employeur afin d’établir la déclaration d’accident du travail.

Article 8 - Entrée en vigueur, durée, révision, dénonciation

Sous réserve des formalités de dépôt, le présent accord prendra effet le 01/01/2021.

Il est conclu pour une période d’une durée indéterminée.

En cas de modification législative ou conventionnelle, les parties se rencontreront pour mettre en conformité le présent accord avec les nouvelles dispositions.

Le présent accord pourra être :

- révisé à tout moment selon les modalités prévues par les dispositions légales et règlementaires en vigueur

- dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires, conformément aux dispositions légales en vigueur, sous réserve de respecter un préavis de trois mois. La dénonciation devra être notifiée, par lettre recommandée avec avis de réception par son auteur aux autres signataires de l’accord et doit donner lieu à dépôt conformément à l’article L.2261-9 du code du travail.

Article 9 – Suivi de l’accord

Un bilan annuel de l’accord sera réalisé chaque année, mettant notamment en évidence le nombre de télétravailleurs, le nombre de refus de demande de télétravail et la catégorie de motif de refus, le nombre de jours télétravaillés.

Article 10- Publicité de l’accord

La Direction s’engage à diffuser à l’ensemble des collaborateurs une information relative aux nouvelles modalités encadrant ce mode de travail.

L’accord fera l’objet d’un dépôt sur la plateforme de téléprocédure dans des conditions prévues par voie réglementaire, conformément aux dispositions de l’article L.2232-29-1 du code du travail.

https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Le présent accord sera également adressé par l’entreprise au greffe du Conseil de Prud’hommes du ressort du siège social.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Fait à Pont du Château

Le 08 Décembre 2020

Pour la Société

XXX, représentant de DOMES PHARMA, Présidente

Pour les collaborateurs, les représentants du Comité Social et Economique

XXX

XXX

XXX

XXX