Accord d'entreprise "accord relatif vote électronique" chez AXILONE PLASTIQUE (Siège)

ACCORD relatif au vote electronique

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La Société AXILONE PLASTIQUE

Société par actions simplifiée à associé unique, immatriculée au RCS de LORIENT sous le n°871 500 229, dont le siège est situé 24 rue Alain Gerbault à AURAY (56400),

Représentée par Monsieur xx, agissant en qualité de Directeur des sites

Ci-après également dénommée la « Société »

D’une part

ET :

L’Organisation Syndicale CFDT

Représentée par Monsieur xx en sa qualité de Délégué Syndical

D’autre part

Ci-après dénommées ensemble « les Parties »

PRÉAMBULE

Conformément aux dispositions des articles L.2314-26 et R.2314-5 du Code du travail, les Parties conviennent, pour les prochaines élections professionnelles de recourir au vote électronique.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme au RGPD, par référence aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet).

Le présent accord collectif a pour objet d’acter le recours au vote électronique et d’en préciser le fonctionnement.

Le protocole d’accord préélectoral fera mention du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

1. Principes généraux du vote électronique

   Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

2. Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

   Les parties conviennent que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

3. Recours à un prestataire

   Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l’entreprise.

Le Prestataire sera choisi sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions énoncées aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail.

4. Cahier des charges

1) Confidentialité des données transmises

Le dispositif de vote électronique assure :

• la confidentialité des données transmises, à savoir les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux,

• la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

2) Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au Prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, est faite à la date prévue par ledit protocole.

Les listes de candidats, qui sont établies, conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, ainsi que les logos sont adressés au Prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

Le « fichier des électeurs », établi à partir des listes électorales, permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données enregistrées sont notamment :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège électoral ;

• pour le fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d’émargement : collège électoral, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes de candidats : collège électoral, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour listes de résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires des données sont :

• pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs le cas échéant, les agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : les électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d’émargement : les membres des bureaux de vote, les agents habilités des services du personnel;

• pour les listes des candidats : les électeurs, les syndicats, les agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur ou les agents habilités des services du personnel.

3) Bulletins de vote

Le Prestataire assure la réalisation des pages web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote, après avoir procédé à l’intégration, dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés par leurs auteurs.

Les listes sont présentées sur les écrans dans l’ordre alphabétique.

Afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisées soient identiques pour toutes les listes.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

4) Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Cette cellule d'assistance sera chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

5) Le déroulement du vote

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée comprenant un ou plusieurs jours déterminés par le protocole d’accord préélectoral.

Chaque électeur aura préalablement reçu par courrier à son adresse personnelle l’identifiant et le mot de passe lui permettant de voter. Seul le Prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe.

Le choix de l'électeur doit clairement apparaître à l'écran.

L'électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Les parties s’accordent sur le fait que le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

6) Dépouillement

A la clôture des opérations de vote, la cellule d'assistance technique vérifie le scellement du système.

L'ensemble des données est alors figé, horodaté et scellé.

L'accès aux données du fichier « contenu de l'urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs.

Les données sont conservées sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours (15 jours en matière d'élections professionnelles) ou, en cas d'action contentieuse, jusqu'à ce que la décision de justice acquière caractère définitif. Elles seront ensuite détruites par le Prestataire.

7) Garantie des exigences techniques

Afin de s'assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect des prescriptions légales et réglementaire. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s'assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

5. Information du personnel et de ses représentants

Le Prestataire adressera à chaque salarié une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Le Prestataire assure une formation, avec réalisation de vote test, auprès des membres du bureau de vote sur le système de vote électronique choisi. Les représentants du personnel pourront assister à la formation.

Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

6. Champ d’application et durée

   Le présent accord est applicable à l’ensemble de l'entreprise.

   Il est conclu pour une durée déterminée. Il s’applique à compter de sa signature uniquement pour l’élection de renouvellement de la délégation du personnel du CSE qui se déroulera au premier semestre de l’année 2023. En cas d’élection partielle en cours de cycle électoral, un nouvel accord devrait être conclu s’il était décidé de recourir au vote électronique.

   Le présent accord pourra être révisé par avenant, conformément aux dispositions des articles L.2261-7-1 et L.2261-8 du Code du travail.

7. Dépôt et publicité

Il sera procédé aux formalités de dépôt et de publicité, conformément aux dispositions des articles D. 2231-2 et suivants du Code du Travail.

Le présent accord sera déposé auprès de la Dreets et du secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes.

Un exemplaire original sera établi pour chaque partie signataire.

Il sera affiché sur les tableaux réservés à l'information du personnel et tenu à la disposition des salariés.

Fait à AURAY, le 28 mars 2023

En 4 exemplaires originaux

Pour la Société AXILONE PLASTIQUE Pour l’organisation syndicale CFDT