Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DE CONVENTIONS DE FORFAIT EN JOURS SUR L’ANNEE" chez

Accord collectif d’entreprise relatif à la mise en place de conventions de forfait en jours sur l’année

ENTRE

La société MIC Insurance Company SA, société anonyme, au capital social de 50 000 000 euros, dont le siège social est sis 28 rue de l’amiral Hamelin – 75116 Paris, prise en la personne de son représentant légal dûment habilité auxdites fins, domicilié audit siège,

Ci-après la « Société » ;

D’une part,

ET 

Les salariés de la Société, consultés sur le projet d’accord,

Ci-après les « Salariés » ;

D’autre part.

Il a été convenu le présent accord en application des articles L. 2232-21 et suivants du Code du travail relatif à la mise en place du forfait jours dans l’entreprise.

Préambule

En l’absence de délégué syndical et de conseil d’entreprise, la Direction de la Société a proposé à l’ensemble du personnel le présent accord d’entreprise relatif à la mise en place de forfait en jours, et ce afin d’apporter une solution adaptée au temps de travail de certains de ses salariés, en alliant à la fois un besoin de souplesse répondant aux impératifs de réactivité et adaptabilité qu’imposent l’activité, mais également en permettant aux salariés de bénéficier d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur travail eu égard à leurs responsabilités, méthodes de travail et aspirations personnelles.

En conséquence, il est convenu que la durée du travail des cadres de l’entreprise, ayant un niveau d’autonomie et de responsabilité non compatible avec la gestion de la durée du travail classique, serait décomptée en jours dans un cadre annuel, conformément aux dispositions des articles L. 3121-38 et suivants du Code du travail.

Par cet accord, les Parties ont souhaité élaborer les conditions d’une organisation répondant aux besoins de l’entreprise tout en garantissant le droit au repos et la maitrise de la charge de travail des salariés.

Article 1 – Objet de l’accord

Le présent accord est conclu après consultation des salariés.

Il vise à fixer les caractéristiques principales des conventions de forfait jours contractualisées entre les salariés concernés et l’entreprise, à savoir :

• L’identification des salariés concernés ;

• La durée annuelle du travail à partir de laquelle le forfait est établi ;

• La période annuelle de référence sur laquelle est décompté le nombre de jours compris dans le forfait ;

• Les modalités de décompte des journées ou demi-journées travaillées ;

• Les modalités de renonciation à la prise de certains repos ;

• Les modalités concrètes d’application du repos quotidien, du repos hebdomadaire ;

• Les conditions de contrôle de l’application de ces forfaits ;

• Les modalités de suivi et d’organisation du travail dans ce cadre, et de la charge de travail en résultant.

Article 2 – Salariés concernés

Conformément à l’article L. 3121-58 du Code du travail, les dispositions du présent accord ne sont applicables qu’aux cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés, ou les salariés dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

A ce titre, il a été retenu que répondent à cette définition, et relèvent dès lors de la catégorie des cadres autonomes, à l’exception des emplois des cadres dirigeants relevant de la définition fixée par l’article L. 3111-2 du Code du travail, l’ensemble des emplois de l’entreprise relevant du statut cadre, soit la classification 5 à 7.

Pour pouvoir bénéficier d’une convention individuelle de forfait annuel en jours, les salariés doivent percevoir une rémunération annuelle au moins égale au plafond annuel de la Sécurité sociale.

Il s’applique au personnel embauché sous contrat à durée indéterminée et déterminée.

Article 3 – Accord du salarié

La mise en place du forfait jours ne peut être réalisée qu’avec l’accord écrit du salarié.

Cet accord sera formalisé dans le contrat de travail du salarié concerné dans le cadre d’une convention individuelle de forfait ou par voie d’avenant pour les salariés déjà en poste à la date de signature du présent accord.

Cette convention ou accord fixera notamment :

• la nature des missions justifiant le recours au forfait annuel en jours ;

• le nombre de jours travaillés dans l’année et la période annuelle de référence ;

• la rémunération correspondante ;

• La période annuelle de référence ;

• Le respect de la législation sociale en matière de durée du travail et de repos ;

• Le bilan individuel obligatoire annuel conformément à l’article L. 3121-60 du Code du travail ;

• Les modalités d’évaluation et de suivi de la charge de travail du salarié ;

• Le droit à la déconnexion.

Article 4 – Période de référence et nombre de jours travaillés

Article 4.1 – Période annuelle de référence

La période annuel de référence pour le décompte des jours correspond à l’année civile ou à la période de 12 mois consécutifs comprise entre le (date) et le (date).

Article 4.2 – Nombre de jours travaillés

La durée du forfait est fixée à 218 jours maximum, journée de solidarité incluse. Cette durée de 218 jours correspond au nombre de jours travaillés par un salarié présent sur une année complète et ayant acquis la totalité des droits à congés payés complets, compte tenu des éventuels jours d’ancienneté conventionnels et des éventuels jours conventionnels pour congés familiaux.

A l’exception des salariés entrant en cours de période pour lesquels un calcul spécifique est appliqué, pour les salariés ne bénéficiant pas d’un congé annuel intégral, le nombre de jours de travail est augmenté à concurrence du nombre de jours de congés payés auxquels le salarié ne peut prétendre.

Article 5 – Forfait jours réduit

En accord avec le salarié, il est possible de prévoir un nombre de jours travaillés en deçà du nombre de jours annuels travaillés défini à l’article 4.2 du présent accord.

La charge de travail du salarié en forfait jours réduit devra tenir compte de la réduction convenue.

Article 6 – Impact des entrées en fonction et des départs en cours de période de référence

Les salariés embauchés en cours d’année, ou ceux dont les missions changeraient en cours de période et seraient éligibles à une convention de forfait annuel en jours se voient appliquer un calcul spécifique pour la détermination du forfait applicable pour la période comprise entre leur entrée dans l’entreprise et la fin de la période de référence.

Le nombre de jours à effectuer est calculé en fonction de la durée en semaines restant à courir jusqu’à la fin de l’année, selon la formule suivant, par exemple :

Forfait annuel 218 jours, base annuelle de 47 semaines (52 semaines – 5 semaines de congés payés), soit :

Nombre de jours à travailler = 218 x nombre de semaines travaillées/47.

Dans ce cas, il conviendra de déterminer le nombre de jours de repos à attribuer sur la période considérée.

En cas de départ en cours d’année, le nombre de jours du forfait qui aurait correspondu à la période allant du début de la période de référence à la date du départ du salarié sera recalculé pour l’année comme suit :

• Nombre de jours calendaires sur cette période ;

  • Moins les samedis et les dimanches sur cette période ;

  • Moins les jours fériés tombant un jour ouvré sur cette période ;

  • Moins le prorata du nombre de jours de repos pour cette période arrondi à l’entier inférieur.

Un comparatif sera effectué entre le nombre de jours effectivement travaillés et le nombre de jours à travailler hors congés payés légaux résultant de ce recalcul.

Une régularisation de rémunération sera faite sur le solde de tout compte, en plus ou en moins, selon le résultat du comparatif.

Article 7 – Rémunération

La rémunération du salarié concerné tient compte des contraintes liées à cette organisation du temps de travail et des responsabilités qui lui sont confiées par une rémunération forfaitaire adaptée.

La rémunération sera lissée sur 12 mois sur la base d’un forfait de 218 jours sur l’année, quel que soit le nombre de jours travaillés au cours du mois.

En cas de dépassement du forfait annuel en jours, les jours supplémentaires seront récupérés ou rémunérés selon les dispositions légales.

Le salarié en forfait jours réduit sera rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait.

Article 8 – Impact et gestion des absences

Chaque journée ou demi-journée d’absence non assimilée à du temps de travail effectif par une disposition légale, règlementaire ou conventionnelle, s’impute sur le nombre global de jours de la convention de forfait.

Par ailleurs, les absences non rémunérées d’une journée ou d’une demi-journée seront déduites de la rémunération mensuelle sur la base d’un salaire journalier calculé selon la formule :

Salaire journalier = salaire de base mensuel brut divisé par le nombre de jours ouvrés du mois concerné par l’absence.

Article 8 – Modalités de décompte des jours travaillés

Toute période de travail d’au minimum 4 heures validera une journée de travail. Toute période de travail inférieure (à l’exclusion des journées de congés payés, jours fériés et repos) équivaudra à une demi-journée de travail.

Les salariés en forfait jours ne sont donc pas tenus de respecter une organisation précise de leurs horaires de travail, et, conformément aux dispositions de l’article L. 3121-62 du Code du travail, les salariés ayant conclu une convention de forfait en jours ne sont pas soumis aux dispositions relatives :

1° A la durée quotidienne maximale de travail effectif prévue à l’article L. 3121-18 du Code du travail ;

2° Aux durées hebdomadaires maximales de travail prévues aux articles L. 3121-20 et L. 3121-22 du Code du travail ;

3° A la durée légale hebdomadaire prévue à l’article L. 3121-27 du Code du travail.

L’amplitude de chaque journée de travail doit rester raisonnable.

Un décompte définitif des jours travaillés sera établi par le salarié à la fin de chaque mois et remis à la Direction. Il fera ressortir les journées et demi-journées travaillées, ainsi que le positionnement et la qualification des jours de repos pris.

A la fin de chaque année, la direction remettra au salarié un récapitulatif des journées ou demi-journées travaillées sur la totalité de l’année.

Article 9 – Respect des durées minimales de repos

Comme précisé précédemment, pour mener à bien sa mission, le salarié est libre de s’organiser comme il l’entend, tout en respectant les règles concourant au bon fonctionnement du service dont il relève ainsi que les règles légales en matière de durée de travail et de repos.

En effet, le salarié s’engage à respecter, en toutes circonstances :

• Le repos minimal quotidien de 11 heures consécutives ;

• Et le repos minimal hebdomadaire de 35 heures.

Dans le respect de ces prises de repos minimal, le salarié peut organiser librement ses journées de travail dès lors qu’il respecte ses objectifs et assure normalement le fonctionnement de son service et la coordination des rendez-vous dont il a la charge.

Cette même latitude d’organisation lui impose d’avertir son employeur s’il n’est pas en mesure de respecter ces durées minimales de repos, afin notamment de pouvoir rechercher une solution permettant leur respect.

Article 10 – Congés payés

La période de référence servant au calcul des jours de congés acquis débute le 1^er juin de l’année N pour se terminer le 31 mai de l’année N+1.

Article 11 – Modalités de prise des jours de repos

Afin de ne pas dépasser le plafond convenu (dans la limite de 218 jours sur l’année pour un droit à congés payés complet), les salariés en forfait jours bénéficient de jours de repos dont le nombre peut varier d’une année à l’autre en fonction notamment des jours chômés dans l’année. Il sera tenu compte des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles se rapportant à tout autre type d’absence.

Le positionnement des jours de repos par journée entière (plus de 4 heures) ou demi-journée (moins de 4 heures) se fait au choix du salarié, en concertation avec la hiérarchie, dans le respect du bon fonctionnement du service dont il dépend.

Les jours de repos seront pris à l’initiative du salarié, avec l’accord de son manager, par email avec un délai de prévenance d’au moins deux jours ouvrés.

Les jours de repos devront être soldés avant le 31 décembre de chaque année, en aucun cas ils ne donneront droit à un report d’une année sur l’autre.

Article 12 – Renonciation à des jours de repos

Conformément à l’article L. 3121-59 du Code du travail, le salarié, avec l’accord de la Société, peut renoncer (exception ou ponctuellement au cours d’une année donnée) à une partie de ses jours de repos en contrepartie d’une majoration de son salaire. Il est alors possible de convenir d’un nombre de journées de travail supérieur à 218 jours.

Cette dérogation au forfait prévu par le présent accord ne peut excéder la limite de 225 jours de travail (y compris la journée de solidarité).

La rémunération des journées ainsi définies dans le forfait au-delà de 218 jours bénéficie d’une majoration dont le taux est fixé à 10%. Le taux de cette majoration est mentionné dans le contrat de travail ou l’avenant relatif à la convention de forfait jours.

Les collaborateurs devront formuler leur demande par écrit, 30 jours au moins avant la fin de l’exercice auquel se rapportent les jours de repos concernés.

Article 13 – Suivi de l’organisation et de la charge de travail et équilibre entre vie privée et vie professionnelle

Afin que l’amplitude et la charge de travail du salarié ayant conclu une convention de forfait en jours demeurent raisonnables et dans le but d’assurer une bonne répartition, dans le temps, du travail des salariés employés en forfait jours, les parties au présent accord conviennent des dispositions suivantes.

Il est expressément entendu que ces modalités de suivi et de contrôle ont pour objectifs de concourir à préserver la santé du salarié et à permettre au salarié de concilier vie professionnelle et vie privée et ne sauraient caractériser une réduction de son autonomie.

Compte-tenu de la spécificité du dispositif des conventions de forfait en jours, les parties considèrent que le respect des dispositions contractuelles et légales sera suivi au moyen d’un système auto-déclaratif.

A cet effet, le salarié renseignera un support d’auto-déclaration mensuel mis à disposition par l’entreprise (support papier ou électronique) en indiquant notamment, les journées ou demi-journées de repos, et toute absence, contrôlé par l’employeur ou le supérieur hiérarchique.

Les jours (ou demi-journées) de repos seront qualifiés en tant que :

• Jours de repos ou demi-journées liés au forfait (Repos Forfait Jour) ;

• Congés payés ;

Le collaborateur bénéficiaire de la convention de forfait jours s’efforcera de positionner ses jours ou demi-journées de repos en respectant les nécessités opérationnelles.

Un suivi régulier de la charge de travail du salarié sera effectué, en temps réel, par sa hiérarchie.

Lors des entretiens annuels obligatoires à l’initiative de l’employeur, l’organisation et la charge de travail du salarié sera vérifiée.

Il est en effet convenu que deux entretiens individuels par an minimum seraient effectués par la Direction pour vérifier l’adéquation de la charge de travail des salariés au nombre de jours travaillés ainsi que l’organisation de son travail dans l’entreprise, l’articulation entre ses activités professionnelles et sa vie personnelle et familiale ainsi que le niveau de son salaire.

Lors de ces entretiens, le salarié et son employeur font le bilan sur les modalités d’organisation du travail du salarié, la durée des trajets professionnels, sa charge individuelle de travail, l’amplitude des journées de travail, l’état des jours non travaillés pris et non pris à la date des entretiens et l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Au regard des constats effectués, le salarié et son responsable hiérarchique rechercheront et analyseront conjointement les causes des problématiques rencontrées et envisageront ensemble les solutions et actions à y apporter. Les solutions et mesures seront consignées dans le compte-rendu de ces entretiens annuels.

Le salarié et le responsable hiérarchique examinent si possible également à l’occasion de ces entretiens la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d’organisation du travail.

En outre, à tout moment par tout moyen, le salarié a la possibilité de faire part à sa hiérarchie des difficultés éventuellement rencontrées dans les domaines :

• de la répartition de son temps de travail ;

• de la charge de travail ;

• de l’amplitude de travail et des temps de repos.

Un entretien sera organisé dans les plus brefs délais afin que la situation soit analysée. Le cas échéant, si l’alerte est fondée, la hiérarchie prendra les mesures nécessaires pour que cesse la situation constatée.

Article 14 – Droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion s’entend comme le droit pour le salarié de ne pas se connecter à ses outils numériques professionnels (messagerie, application, logiciel, internet, intranet, etc.) et de ne pas être connecté en dehors de son temps de travail.

L’effectivité du respect par le salarié des durées minimales de repos implique pour ce dernier une obligation de déconnexion des outils de communication à distance.

Il est rappelé à cet égard que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication mises à disposition des salariés, doit respecter la vie personnelle de chacun.

Tant le responsable hiérarchique que le salarié ayant souscrit un forfait annuel en jours, doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaire et quotidien.

Si une situation anormale d’utilisation des outils de communication à distance est constatée, l’employeur prend toutes dispositions utiles afin d’y remédier.

Sauf circonstance exceptionnelle, un salarié n’a pas à envoyer d’email pendant une période de suspension du contrat de travail et il n’est pas tenu de répondre aux emails et autres sollicitations pendant une telle période.

En outre, il est recommandé de :

• s’interroger sur le moment opportun pour adresser un courriel, un message ou joindre un collaborateur par téléphone ;

• privilégier l’envoi différé en cas de rédaction de courriels en dehors des horaires de travail ;

• indiquer dans l’objet du message le sujet et le degré d’urgence ;

• ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• paramétrer des messages d’absence et de renvoi vers d’autres interlocuteurs pendant les congés et les jours de repos.

Article 15 – Prise d’effet et durée d’application de l’accord

Le présent accord, conclu à durée indéterminée, entrera en application à compter du 1^er septembre 2021 sous réserve de son approbation à la majorité des 2/3 du personnel.

Il se substitue à toutes décisions unilatérales appliquées jusqu’alors, aux usages éventuellement en vigueur et à toutes dispositions conventionnelles en matière d’organisation du temps de travail.

Article 16 – Portée de l’accord

Les stipulations du présent accord, dans les conditions prévues par le Code du travail, prévalent sur celles ayant le même objet qui résulteraient d’une convention collective de branche, d’un accord professionnel ou interprofessionnel conclus après son entrée en vigueur.

Article 17 – Révision

Pendant sa durée d’application, le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales en vigueur.

Article 18 – Dénonciation

Le présent accord peut être dénoncé à l’initiative de la Société dans les conditions fixées par le Code du travail et moyennant un préavis de trois mois.

Le présent accord peut aussi être dénoncé à l’initiative des 2/3 des salariés de la Société dans les conditions fixées par le Code du travail et moyennant un préavis de trois mois, sous réserve que la dénonciation soit notifiée à la Société collectivement et par écrit et qu’elle ait lieu dans le mois précédant chaque date anniversaire de la conclusion du présent accord.

Lorsque la dénonciation émane de la société ou des salariés représentant au moins 2/3 du personnel, le présent accord continue de produire effet jusqu’à l’entrée en vigueur de la convention ou de l’accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée de 12 mois à compter de l’expiration du préavis de dénonciation.

Article 19 – Dépôt et publicité de l’accord

Dès sa conclusion, le présent accord et le procès-verbal du résultat du référendum seront déposés pour validation sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail, accessible depuis le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr (une version signée par les parties et une version anonymisée).

Un exemplaire du présent accord sera également transmis au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

La Société transmettra la version anonymisée du présent accord à la commission paritaire permanente de négociation et d’interprétation de branche et en informera le personnel.

Fait à Paris,

Le 5 octobre 2021,

Pour la Société