ACCORD TEMPS DE TRAVAIL ET DROIT A LA DECONNEXION

ENTRE LES SOUSSIGNEES

La Société DHOMPLUS,

Société par actions simplifiée au capital de 2 807 806 euros

Immatriculée au RCS de Grenoble sous le n° 890 971 948

dont le siège social est situé 3 rue Rolland Garros - Mini par Alpes Congrès – Bâtiment G - 38320 EYBENS

Ayant un établissement situé 27 rue Maurice Flandin – Immeuble le Forum – 69003 LYON, dont le numéro de SIRET est le 890 971 948 00033

Ayant également un établissement situé 58A rue de dessous des Berges 7501 PARIS, dont le numéro de SIRET est le 890 971 948 00025

représentée par Monsieur XXX, agissant en qualité de Directeur Général de la société DOMPLUS GROUPE, elle-même présidente de la Société DHOMPLUS, ayant tout pouvoir à effet des présentes,

ci-après dénommée «  DHOMPLUS » ou « la Société »

ET

L’organisation syndicale CGT

représentative au sein de l’entreprise

représentée par Mme XXX, en sa qualité de déléguée syndicale

L’organisation syndicale CFDT

représentative au sein de l’entreprise

représentée par Mme XXX, en sa qualité de délégué syndical

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

Préambule

Le présent accord vise à instituer des modalités spécifiques en matière de durée et d’aménagement du temps de travail.

Cet accord vise également à définir les modalités d’exercice du droit à la déconnexion dont bénéficient tous les salariés de la société DHOMPLUS, discutées lors de la négociation annuelle de 2022 portant sur l’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la qualité de vie au travail, conformément aux dispositions de l’article L.2242-17 7° du Code du travail.

Son objectif est de concilier les intérêts et le développement de l’entreprise et la prise en compte de la mise en place de conditions de travail appréciables par les salariés, adaptées à la nature de leurs tâches et aménageant des espaces conciliant leur épanouissement professionnel et personnel.

• PARTIE 1 : COMPTE EPARGNE TEMPS

• PARTIE 2 : DUREE DU TRAVAIL POUR LE PERSONNEL CADRE ET NON CADRE AUTONOME

• PARTIE 3 : DROIT A LA DECONNEXION

• PARTIE 4 : HEURES SUPPLEMENTAIRES POUR LE PERSONNEL NON SOUMIS AU FORFAIT ANNUEL EN JOURS

• PARTIE 5 : TRAVAIL A TEMPS PARTIEL

• PARTIE 6 : DISPOSITIONS FINALES

PARTIE 1 : LE COMPTE EPARGNE TEMPS

ARTICLE 1 – CHAMP D’APPLICATION

Les dispositions du présent accord relatives au compte épargne temps s'appliquent à l'ensemble de l'entreprise et concernent les salariés sous contrat de travail à durée indéterminée.

ARTICLE 2 – CADRE JURIDIQUE ET OBJET

La partie 1 du présent accord est conclue dans le cadre des articles L. 3151-1 et suivants du Code du travail.

Le compte épargne-temps permet au salarié d'accumuler des droits à congé rémunéré ou de bénéficier d'une rémunération, immédiate ou différée, en contrepartie des périodes de congé ou de repos non prises. Ce compte épargne-temps a pour objectifs principaux de permettre le report des jours de congés pour accomplir un projet personnel et permettre des départs à la retraite anticipée.

ARTICLE 3 – ALIMENTATION DU COMPTE EPARGNE TEMPS

Sous réserve, en ce qui concerne les temps de repos, d'avoir obtenu l'accord préalable de la Direction de ne pas les prendre, chaque salarié peut affecter à son compte les éléments ci-après.

3.1 Alimentation individuelle en jours de repos

Peuvent être affectés au compte les jours de congés payés légaux ou conventionnels qui dépasseraient 24 jours ouvrables (ou 20 jours ouvrés) par période de référence.

Le salarié peut également affecter au compte les éventuels jours supplémentaires de congés payés dus au titre du fractionnement du congé principal en application de l’article L. 3141-19 du Code du travail. Les partenaires sociaux conviennent expressément que les rappels de jours de fractionnement dus au jour des présentes pourront faire l’objet d’une affectation au compte épargne temps.

Le versement des congés légaux au compte épargne temps doit se faire avant la fin de la période de prise des congés.

Sous réserve d'obtenir l'accord de la Direction, le salarié peut également transférer dans le compte épargne-temps les éléments suivants :

• les repos compensateurs équivalents,

• les contreparties obligatoires en repos pour heures supplémentaires,

• les jours de repos dont bénéficient les salariés dont le temps de travail est aménagé dans le cadre d’un forfait annuel en jours (dans la limite de 10 jours par an).

La totalité des jours de repos capitalisés ne doit pas excéder douze (12) jours par an.

Les jours de congés et de repos affectés au compte épargne temps sont convertis en argent sur la base de la rémunération perçue par le salarié au jour de leur affectation. 

3.2 Alimentation à l'initiative de la Direction

L’employeur a, de sa propre initiative, la faculté d’alimenter le compte épargne temps des heures de travail ou d’une partie d’entre elles, effectuées par l’ensemble des salariés de l’unité de travail au-delà de la durée collective de travail, dans la limite de 25 heures par année civile.

Cette alimentation pourra comprendre les heures et les majorations légales et/ou conventionnelles y afférentes.

3.3 Limites

Le nombre de jours de repos capitalisés dans le compte épargne temps ne pourra dépasser 100 jours.

En conséquence, lorsque ce plafond de 100 jours sera atteint, plus aucun jour ne pourra être affecté au compte.

ARTICLE 4 – UTILISATION DU COMPTE EPARGNE TEMPS

Les partenaires sociaux sont convenus que le compte épargne temps, tel qu’applicable au sein de l’entreprise, peut servir tant à l’accumulation de droits à des congés rémunérés qu’à la constitution d’une épargne.

4.1 Monétarisation

Le compte épargne temps peut permettre au salarié de se constituer une rémunération immédiate ou différée.

L’article L. 3151-3 alinéa 1 du Code du travail dispose que « Tout salarié peut, sur sa demande et en accord avec son employeur, utiliser les droits affectés sur le compte épargne-temps pour compléter sa rémunération ou pour cesser de manière progressive son activité ».

Il est précisé que le salarié peut ainsi compléter sa rémunération dans la limite de dix (10) jours par année civile.

S’agissant des congés payés affectés au CET dans les conditions stipulées à l’article 3.1 ci-dessus, seuls ceux correspondant à des droits acquis au-delà de 30 jours ouvrables (soit 25 jours ouvrés) par période de référence pourront être utilisés sous forme de complément de rémunération.

Dès lors, le salarié peut, avec l’accord de la direction, opter pour une liquidation des droits à congés capitalisés au sein du compte épargne temps sous forme monétaire.

Cette monétarisation s’effectue selon les modalités prévues à l’article 8.2 du présent accord.

Le montant des droits ainsi liquidés est déterminé à la date effective de la demande.

4.2 Affectations

Le salarié a la faculté d’alimenter le Plan d’Epargne Groupe (PEG) et le Plan d’Épargne Retraite d’Entreprise Collectif Groupe (PERECO).

4.3 Congés indemnisables ou cessation d’activité

a) détermination des congés indemnisables

Le compte épargne temps peut également être utilisé pour indemniser tout ou partie des congés visés aux articles suivants du Code du travail :

• L. 1225-47 congé parental d’éducation

• L. 3142-105 congé pour création ou reprise d’entreprise

• L. 3142-28 congé sabbatique

• L. 63523-17-1 congé de transition professionnelle

Il peut également être utilisé pour indemniser un congé de fin de carrière ou tout congé sans solde soumis à autorisation.

b) Conditions d’octroi du congé

Le droit à congé est subordonné à la demande du salarié par lettre recommandée avec accusé de réception moyennant le préavis suivant :

• deux mois pour un congé parental d’éducation (un mois avant le terme du congé maternité ou d’adoption s’il entend bénéficier de son droit à l’issue de ce congé),

• deux mois pour un congé pour création ou reprise d’entreprise,

• 60 jours pour un congé de transition professionnelle concernant la participation à un stage de moins de 6 mois ou à temps partiel, le passage ou la préparation d’un examen ; 120 jours pour une interruption continue du travail d’au moins 6 mois,

• trois mois pour les autres congés.

Pour les congés pris dans le cadre des articles du Code du travail cités au paragraphe précédent, les conditions d’ancienneté et de durée prévues par le Code du travail doivent être respectées.

En toute hypothèse, l’octroi du congé considéré sera soumis aux conditions légales et conventionnelles en vigueur.

c) Indemnisation du congé

• Cas général

L’indemnisation est calculée sur la base du salaire perçu par le salarié au moment de la prise du congé.

Pour les salariés bénéficiant d’une rémunération variable, la valeur d’un jour de congé est calculée sur la moyenne des salaires journaliers des douze mois précédant la prise de congé.

Les éléments retenus pour le calcul de l’indemnité sont : le salaire de base, les primes, gratifications et avantages en nature à l’exception des primes exceptionnelles et indemnités ayant le caractère de remboursement de frais.

L’indemnité compensatrice est versée, à concurrence des droits constitués, mensuellement à l’échéance habituelle de la paye.

L’indemnité compensatrice versée est soumise, dans son intégralité, à cotisations sociales.

• Cas particulier

En cas de déclassement du salarié ou de passage à temps partiel pendant la durée de son épargne, l’indemnité compensatrice sera calculée à partir de la valeur en euros des congés versés au compte épargne temps.

d) Droits du salarié durant le congé

Durant le congé, les droits du salarié, notamment en matière d’acquisition de droits à congés payés, d’intéressement et de participation, sont déterminés conformément aux dispositions légales, réglementaires et conventionnelles applicables au congé concerné.

e) Droits du salarié à l’issue du congé

A l’issue de son congé, sauf lorsque celui-ci précède une cessation volontaire d’activité, le salarié retrouve son précédent emploi ou un emploi similaire assorti d’une rémunération au moins équivalente.

ARTICLE 5 – GARANTIE

Les droits acquis dans le cadre du CET sont garantis par l’AGS dans la limite du plafond prévu par le décret n° 2005-1699 du 29 décembre 2005, pris en application de l’article L.3253-17 du Code du travail (à la date des présentes, pour 2022 : 82 272 €).

Lorsque ce plafond est atteint, le CET ne peut plus être alimenté, et ce tant que le salarié ne l’aura pas utilisé au moins pour partie, réduisant ainsi ses droits capitalisés en-deçà de ce plafond.

ARTICLE 6 – TRANSFERT DES DROITS

En cas de rupture du contrat de travail pour quelque motif que ce soit, par l’une ou l’autre des parties, le salarié a la faculté de faire transférer les droits acquis dans le présent CET auprès du CET d’un autre employeur, sous réserve que :

• le salarié en fasse expressément, et par écrit, la demande avant le terme de son contrat de travail (que le préavis soit ou non exécuté) ;

• le transfert sollicité concerne l’ensemble des droits acquis. A défaut, la demande ne sera pas prise en compte ;

• le salarié communique les coordonnées précises de son nouvel employeur au plus tard dans les 15 jours de la rupture de son contrat de travail.

La valorisation des droits se fera par application des règles prévues à l’article 4.3 c) ci-dessus au jour du terme du contrat de travail.

ARTICLE 7 – NON-UTILISATION DU COMPTE EPARGNE TEMPS

7.1 En cas de rupture du contrat de travail

Une indemnité compensatrice, soldant tous les droits épargnés, est versée au salarié ou à ses ayants droit au jour de la rupture du contrat de travail en même temps que son solde de tout compte.

7.2 En cas de renonciation au congé

Le salarié peut renoncer au bénéfice du congé et percevoir une indemnité compensatrice soldant son compte épargne temps, à l’exception des jours capitalisés au titre de la cinquième semaine de congés payés. Il devra en avertir son employeur par lettre recommandée avec AR.

Le déblocage est :

1. immédiat dans les cas suivants (sur production d’une pièce justificative) :

• mariage

• naissance

• accession à la propriété

• création d’entreprise par le conjoint

• invalidité du titulaire ou de son conjoint

• divorce

• décès du conjoint

• surendettement

• chômage du conjoint

2. effectué moyennant un préavis de trois mois dans tous les autres cas.

Le salarié qui a renoncé au bénéfice du congé et perçu une indemnité compensatrice, à l’exception des cas de déblocage immédiat visés au paragraphe a), ne pourra demander l’ouverture d’un nouveau compte épargne temps qu’à expiration d’un délai de carence de trois ans.

ARTICLE 8 – GESTION DU COMPTE EPARGNE TEMPS

8.1 Adhésion du salarié

Pour l’ouverture d’un compte épargne temps, le salarié intéressé devra communiquer au service du personnel un bulletin d’adhésion indiquant notamment le ou les avantages, droits ou sommes (tels que définis à l’article 3 ci-dessus) qu’il souhaite affecter sur son compte.

Aucune ouverture de compte ne sera effectuée sans alimentation effective et concomitante.

En revanche, après l’ouverture et l’alimentation initiale de celui-ci, le salarié n’aura aucune obligation d’alimentation périodique de son compte épargne temps.

L’alimentation du compte épargne temps par les sommes, droits et congés visés ci-dessus, sera volontaire et individuelle, à l’exception du cas visé à l’article 3.2 ci-dessus.

Elle sera effectuée par la remise au service du personnel d’un bulletin d’alimentation dûment complété et signé par le salarié demandeur.

Pour les congés payés, la demande d’alimentation au compte épargne temps devra être effectuée au plus tard le 31 mai de la période de référence suivant celle au titre de laquelle les congés ont été acquis.

A défaut, les congés non pris et non affectés au compte épargne temps par le salarié seront définitivement et irrévocablement perdus.

Ladite alimentation sera irrévocable sauf application des dispositions prévues à l’article 7 ci-dessus.

2. Valorisation et suivi des droits épargnés

Les temps affectés dans le CET sont, dès leur transfert, valorisés en équivalent monétaire sur la base de la rémunération perçue à cette date par le salarié.

La valeur monétaire des droits affectés au CET est revalorisée au terme de chaque année civile, en tenant compte de l’évolution moyenne des salaires bruts constatée dans l’entreprise au cours de l’année écoulée.

Compte tenu des différences de régime, notamment fiscal et social, des indemnités versées en contrepartie des droits accumulés sur le CET en fonction de leur provenance, il est précisé que les droits seront gérés et identifiés dans des sous-comptes spécifiques :

• un sous-compte pour les droits provenant de l’affectation de la 5^ème semaine de congés payés,

• un sous-compte pour les droits provenant de l’affectation de jours de congés payés légaux (hors la 5^ème semaine) ou conventionnels, de jours de repos liés au forfait annuel en jours, de contreparties obligatoires en repos, de repos compensateurs équivalents,

• un sous-compte pour les droits provenant de l’alimentation à l’initiative de la direction des heures de travail effectuées au-delà de la durée collective de travail.

Information du salarié

L’information du salarié sera assurée par la remise d’une fiche individuelle annuelle indiquant l’état de ses droits acquis.

Cette fiche sera communiquée au salarié au plus tard le 31 janvier de chaque année.

A sa demande, le salarié pourra également obtenir, auprès du service du personnel, une information sur le cumul de ses droits acquis au compte épargne temps.

Le comité social et économique est informé une fois par an du nombre de salariés titulaires d’un compte épargne temps et/ou ayant pris un congé à ce titre.

Les parties conviennent que l’entreprise, le cas échéant, pourra confier la gestion, tant administrative que financière, du compte épargne temps à un prestataire extérieur après information du comité social et économique.

Dans cette hypothèse, l’employeur prendra à sa charge les frais de tenue et de gestion du compte épargne temps inhérents à cette externalisation.

PARTIE 2 : DUREE DU TRAVAIL POUR LE PERSONNEL CADRE ET NON CADRE AUTONOME

ARTICLE 9 – CATEGORIES DE PERSONNEL CONCERNEES

Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-58 du Code du travail au jour des présentes, une convention de forfait en jours sur l’année pourra être conclue avec :

• les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés,

• les salariés (non cadres) dont la durée du temps de travail ne peut être prédéterminée et qui disposent d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps pour l’exercice des responsabilités qui leur sont confiées.

Les salariés concernés se verront proposer une convention individuelle de forfait, étant précisé que son acceptation conditionne l’application de ce dispositif.

ARTICLE 10 – NOMBRE DE JOURS DE TRAVAIL

10.1 Plafond annuel de jours travaillés et nombre de jours non travaillés

Une fois déduits du nombre total des jours de l’année les jours de repos hebdomadaire, les jours fériés, les jours de congés légaux auxquels le salarié peut prétendre, le nombre de jours travaillés (journée de solidarité incluse) ne pourra être supérieur à 218 jours par année civile du 1^er janvier au 31 décembre pour un salarié, tel que défini ci-avant, à temps plein et présent pendant toute la période de référence.

Le décompte des jours travaillés peut être effectué par demi-journée, sous réserve d’une information préalable de la hiérarchie. Est considérée comme demi-journée toute période se terminant avant 13 heures ou débutant après 13 heures.

Eu égard au calendrier 2022 le personnel concerné par le forfait en jours sur l’année bénéficierait ainsi de 10 jours non travaillés (JNT).

Le mode de calcul pour l’année 2022 serait le suivant :

365 - 105 samedis et dimanches - 7 jours fériés = 253 jours ouvrés ;

253 - 25 jours ouvrés de congés payés = 228 jours ;

228 – 218 = 10 jours.

Chaque année le nombre de jours non travaillés sera déterminé en considération du nombre de jours fériés positionnés sur des jours habituellement ouvrés.

Le plafond annuel de 218 jours travaillés ne pourra pas être dépassé, sauf report de jours de congés payés ou droits à congés payés incomplets ou renonciation à des jours non travaillés dans les conditions précisées ci-dessous.

Le cas échéant, les jours de congés supplémentaires d’ancienneté viendront en déduction du plafond annuel de 218 jours et seront pris en compte dans la formule de calcul du nombre de jours non travaillés.

Exemple : un salarié ayant 6 ans d’ancienneté bénéficiant d’un jour de congé supplémentaire pour ancienneté serait soumis à une convention annuelle de forfait en jours à hauteur de 217 jours.

Il bénéficierait pour l’année 2022 de 10 jours non travaillés (JNT) :

365 - 105 samedis et dimanches - 7 jours fériés = 253 jours ouvrés ;

253 - 25 jours ouvrés de congés payés – 1 jour de congé supplémentaire d’ancienneté = 227 jours ;

227 – 217 = 10 jours.

En accord avec le salarié, le nombre de jours travaillés pourra être inférieur à 218 jours par année civile. Le salarié sera rémunéré au prorata du nombre de jours fixé par sa convention de forfait.

10.2 Situations particulières

10.2.1 Prise en compte des entrées-sorties en cours d’année

En cas d'embauche en cours de période, le contrat de travail définira individuellement pour la période en cours, le nombre de jours restant à travailler.

Pour cela, il sera tenu compte notamment de l'absence de droits complets à congés payés (le nombre de jours de travail étant augmenté à concurrence du nombre de jours de congés légaux et conventionnels auxquels le salarié ne peut prétendre) et du nombre de jours fériés chômés situés pendant la période restant à courir.

En cas de départ en cours de période, une régularisation sera opérée à la date de la rupture du contrat de travail selon les modalités suivantes :

• Si la rémunération afférente aux jours travaillés ajoutés aux congés payés pris et aux jours fériés est supérieure à la rémunération forfaitaire versée, il lui sera versé un complément de rémunération ;

• Si la rémunération afférente aux jours travaillés ajoutés aux congés payés pris et aux jours fériés est inférieure à la rémunération forfaitaire versée, une régularisation sera opérée sur la dernière paie dans les limites énoncées aux articles L. 3251-1 et L. 3251-2 du Code du travail traitant de la compensation salariale. Le solde devra être remboursé par le salarié.

La rémunération sera déterminée conformément aux dispositions de l’article 12 du présent accord.

10.2.2 Prise en compte des absences

Les congés et absences autorisées, telles que la maladie, la maternité, les accidents du travail et maladies professionnelles ou encore les congés légaux et conventionnels, auront pour incidence une diminution du forfait.

Exemple d'un collaborateur absent pendant 4 mois, soit l'équivalent de 88 jours de travail. Son nouveau forfait de jours travaillés devra être recalculé à 130 jours (218 jours - 88 jours).

Pour les absences indemnisées, le montant du salaire à verser sera déterminé conformément aux dispositions de l’article 12 du présent accord.

Les absences non indemnisées donneront lieu à une retenue sur salaire, déterminée conformément aux dispositions de l’article 12 du présent accord.

ARTICLE 11 – MODALITES DE CALCUL DE LA REMUNERATION

La rémunération est lissée sur l’année selon la formule suivante :

salaire annuel brut de base / 12

La rémunération forfaitaire mensuelle est indépendante du nombre de jours travaillés pendant la période de paie considérée.

ARTICLE 12 – RENONCIATION A DES JOURS DE REPOS

Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-59 du Code du travail, les salariés bénéficiant de conventions de forfait en jours sur l’année pourront, s’ils le souhaitent et sur la base d’un besoin identifié avec leur hiérarchie (surcharge passagère de travail), renoncer au cours d’une année donnée à tout ou partie de leurs jours non travaillés (JNT).

L’accord sera formalisé par écrit.

La demande du salarié devra être présentée lors de l’année en cours, 45 jours avant la fin de l’année civile, sur le formulaire prévu à cet effet.

Le nombre maximal annuel de jours travaillés doit être compatible avec les dispositions des titres III et IV du Code du travail relatives :

• au repos quotidien,

• au repos hebdomadaire,

• aux jours fériés chômés dans l’entreprise,

• aux congés payés.

Il est prévu un nombre de jours de travail annuels maximum de 228 jours.

Les jours travaillés du fait de la renonciation à des jours de repos donneront lieu à une majoration de salaire égale à 10 % du salaire journalier.

La rémunération journalière est calculée comme suit :

Rémunération annuelle brute de base (hors primes annuelles et exceptionnelles) / (218 j de travail + 25 jours de congés payés + nombre de jours fériés chômés dans l’année)

Soit, pour une année comportant 7 jours fériés chômés, la formule de calcul suivante :

Rémunération annuelle brute / 250

ARTICLE 13 – PRISE DES JOURS NON TRAVAILLES (JNT)

Les journées ou demi journées non travaillées seront fixées par chaque salarié concerné, après visa de la hiérarchie et sous réserve de respecter un délai de prévenance de 7 jours ouvrables si la durée de l’absence est de 2 jours ouvrés au maximum et un délai de 15 jours ouvrables si la durée de l’absence est supérieure à ou égale à 3 jours ouvrés.

Cependant, il sera demandé aux salariés concernés d’étaler la prise des jours non travaillés de façon régulière sur chaque trimestre afin de ne pas pénaliser le bon fonctionnement de l’entreprise.

Si les nécessités de fonctionnement de l’entreprise imposent à DHOMPLUS de modifier les dates choisies par le salarié, ce changement sera notifié au salarié concerné dans un délai de 3 jours ouvrables au moins avant la date à laquelle cette modification doit intervenir, sauf contraintes exceptionnelles justifiées par la situation de l’entreprise sur la nature desquelles les délégués syndicaux et le comité social et économique auront été préalablement consultés.

En tout état de cause, ces JNT devront être impérativement pris et soldés au cours de la période de référence annuelle, soit avant le 31 décembre de channe année. Au-delà, les JNT non pris seront perdus.

Ces JNT ne sont pas soumis aux dispositions des articles L. 3141-1 et suivants du Code du travail relatifs aux congés annuels et ne pourront être accolés à des congés payés, sauf accord exprès de la direction.

ARTICLE 14 – PERIODES DE TRAVAIL

La durée du travail des salariés concernés est normalement répartie sur 5 jours par semaine.

L'organisation du temps de travail est laissée à l'appréciation des salariés qui assument la responsabilité du temps consacré à l'accomplissement de leur mission et s'engagent expressément à respecter :

• le repos quotidien de 11 heures,

• le repos hebdomadaire de 24 heures auquel s'ajoute le repos quotidien (35 heures au total),

• et l'interdiction de travailler plus de 6 jours par semaine,

tels que prévus légalement.

Les salariés en forfait annuel en jours ne seront pas soumis aux durées légales maximales quotidiennes et hebdomadaires.

Les salariés devront veiller à ce que l’amplitude de leurs journées de travail demeure raisonnable, ainsi qu’à une bonne répartition du travail dans le temps.

ARTICLE 15 – SUIVI DE L’ORGANISATION DU TRAVAIL DE CHAQUE SALARIE & DECONNEXION

Le supérieur hiérarchique assurera le suivi régulier de l’organisation du travail du salarié et de sa charge de travail à travers différents outils tels que ci-dessous prévus.

15.1 Suivi du forfait et de la charge de travail

Le supérieur hiérarchique du salarié ayant conclu une convention de forfait annuel en jours et/ou le service des ressources humaines assurera le suivi régulier :

- de l’organisation et la répartition du travail ;

- de la charge de travail des salariés ;

- de l’amplitude de leurs journées d’activité ;

- du respect de l’obligation de déconnexion à distance.

Le nombre de journées ou demi-journées de travail sera comptabilisé sur un document établi mensuellement par chaque salarié concerné.

Ce document devra faire apparaître :

- le nombre et la date des jours et demi-journées travaillés ;

- le positionnement et la qualification des jours et demi-journées non travaillés (repos hebdomadaire, jours de congés payés, JNT, etc.).

Ce document rappellera la nécessité de respecter une amplitude et une charge de travail, raisonnables, et une bonne répartition dans le temps du travail du salarié.

Il réservera un emplacement dédié aux observations éventuelles du salarié.

Il sera tenu par les salariés sous la responsabilité du supérieur hiérarchique, et remis à la fin de chaque mois à la Direction pour validation.

L’analyse mensuelle de ce document sera l'occasion pour le responsable hiérarchique, le cas échéant en collaboration avec le salarié, de mesurer la charge de travail sur le mois écoulé et sa répartition, de vérifier l'amplitude de travail de l'intéressé et, le cas échéant, d’envisager toute mesure propre à remédier à une charge de travail éventuellement incompatible avec une durée raisonnable de travail.

Ces documents de comptabilisation seront tenus à la disposition de l'Administration du Travail pendant un délai de 3 ans et conservés par l’entreprise durant 5 ans.

15.2 Gestion de la survenance de circonstances exceptionnelles accroissant la charge de travail

Compte tenu de l’autonomie dont ils jouissent dans l’organisation de leur temps de travail, les salariés en forfait annuel en jours constatant la survenance de circonstances, événements ou éléments ayant pour effet d’accroître de façon inhabituelle ou anormale leur charge de travail, seront invités à avertir sans délai leur hiérarchie afin qu’une solution alternative leur permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.

Dans ce cas, la Société recevra le salarié en entretien dans un délai de huit jours ouvrables à compter de la réception de l’alerte et formulera par écrit, dans le même délai, les mesures prises pour permettre un traitement effectif de la situation.

15.3 Entretien individuel

Le salarié ayant conclu une convention de forfait en jours sur l’année bénéficiera, une fois par an, d’un entretien individuel avec son supérieur hiérarchique. Au cours de cet entretien, seront notamment évoqués :

- l’organisation du travail ;

- la charge de travail actuelle et prévisible du salarié ;

- l’amplitude de ses journées de travail ;

- l’articulation entre l’activité professionnelle et la vie personnelle et familiale ;

- la rémunération de l’intéressé qui doit être manifestement en rapport avec les sujétions qui lui sont imposées.

Le supérieur hiérarchique devra notamment veiller à ce que l’amplitude des journées de travail et la charge de travail demeurent raisonnables, ainsi qu’à une bonne répartition du travail dans le temps.

Durant cet entretien, la Société et le salarié arrêteront ensemble, le cas échéant, les mesures de prévention et de règlement des difficultés qui auront été identifiées.

Cet entretien donnera lieu à l’établissement d’un compte-rendu écrit signé par le salarié et son supérieur hiérarchique.

ARTICLE 16 – FORFAIT ET HEURES DE RECHERCHE D’EMPLOI

En cas de préavis permettant de bénéficier d’heures de recherche d’emploi, un temps sera accordé au salarié concerné, par conversion des heures en jours par comparaison avec un salarié occupé selon la durée collective du travail applicable aux autres catégories de personnel, appréciée en heure.

Ainsi, un salarié ayant conclu une convention individuelle de forfait en jours sur l’année bénéficiant d’un préavis d’une durée de 3 mois avec 2 heures quotidiennes de recherche d’emploi et 65 jours de travail, disposera de 16 jours (130 / 8).

ARTICLE 17 – FORFAIT ET HEURES DE DELEGATION

Les heures de délégation dont bénéficient librement les représentants du personnel et délégués syndicaux seront utilisées sur la base du crédit légal ou conventionnel exprimé en heures, comme pour les autres salariés.

Conformément aux dispositions des articles R. 2315-3 et R. 2315-4 du Code du travail, le crédit d'heures doit être regroupé en demi-journées qui se déduiront du nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle de forfait.

Une demi-journée correspond à 4 heures de mandat. Lorsque le crédit d'heures ou la fraction du crédit d'heures restant est inférieur à 4 heures, les représentants du personnel disposent d'une demi-journée qui vient en déduction du nombre annuel de jours travaillés fixé dans sa convention individuelle.

Ainsi, si un salarié en forfait jours exerce 19 heures de délégation au cours d'un mois, ces heures seront regroupées en 5 demi-journées, qui s’imputeront sur le nombre annuel de jours travaillés fixé dans la convention individuelle de forfait.

PARTIE 3 : DROIT A LA DECONNEXION

ARTICLE 18 – PREAMBULE

L'évolution et l'accessibilité toujours plus grande des outils numériques professionnels à tout moment, y compris au moyen d'outils personnels, rendent nécessaire de réaffirmer l’importance d’un bon usage afin de garantir le respect des temps de repos et de congés ainsi que de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle et plus, largement, protéger la santé des salariés.

La présente partie rassemble des recommandations applicables à tous les salariés, quel que soit leur temps de travail, y compris les managers et cadres de direction auxquels revient en outre un rôle d'exemplarité et de promotion des bonnes pratiques.

Cet accord vise essentiellement un droit à la déconnexion pour les salariés de DHOMPLUS, des exceptions pouvant être envisagées en cas de circonstances exceptionnelles tenant à l’urgence ou à l’importance de la situation.

ARTICLE 19 - DEFINITIONS

Il y a lieu d’entendre par :

• Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels et de ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communications personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail ;

• Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet/extranet etc.) qui permettent d’être joignable à distance ;

• Temps de travail : temps pendant lesquels le salarié se tient à la disposition de son employeur, se conforme à ses directives et ne peut vaquer à des occupations personnelles à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaire, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés, des jours de repos et des absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité…).

ARTICLE 20 – CHAMP D’APPLICATION

Le droit à la déconnexion s’applique à tous les salariés, non-cadres, cadres et cadres dirigeants travaillant dans l’un des trois sites de la Société DHOMPLUS (Eybens, Paris et Lyon) ou à son domicile dans le cadre du télétravail. Il vise notamment les salariés soumis à une convention de forfait annuel en jours dans le cadre de la partie 2 du présent accord.

ARTICLE 21 – SENSIBILISATION ET FORMATION A LA DECONNEXION

Les technologies de l’information et de la communication (TIC) font partie intégrante de l’environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Porteuses de lien social, facilitant les échanges et l’accès à l’information, elles doivent toutefois être utilisées à bon escient, dans le respect des personnes et de leur vie privée.

Des actions de formation et de sensibilisation seront organisées à destination des responsables hiérarchiques et de l’ensemble des salariés en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

Dans ce cadre, DHOMPLUS s’engage notamment à :

• Sensibiliser, et former si nécessaire, chaque salarié à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques ;

• Mettre à la disposition de chaque salarié un accompagnement personnalisé ;

• Désigner au sein de l’entreprise, un interlocuteur spécifiquement chargé des questions relatives à l’évolution numérique des postes de travail.

Ces dispositifs seront régulièrement mis à jour pour être adaptés aux demandes et besoins des salariés et devront faire l’objet d’une concertation annuelle entre l’employeur et les partenaires sociaux.

Un guide de bon usage des outils digitaux et numériques tel qu’annexé aux présentes est communiqué aux salariés.

ARTICLE 22 - DROIT A LA DECONNEXION EN DEHORS DU TEMPS DE TRAVAIL EFFECTIF

Pour faire respecter l’organisation de cette déconnexion et pour que celle-ci soit efficace, elle nécessite :

• L’implication de chacun ;

• l'exemplarité, sur laquelle DHOMPLUS s'engage, de la part des managers et des dirigeants de l'entreprise, dans leur utilisation des outils numériques, essentielle pour promouvoir les bonnes pratiques et entrainer l'adhésion de tous.

C'est pourquoi, d’une part la ligne managériale s'assurera du respect de ce droit et d’autre part, chaque salarié doit pouvoir prendre conscience que sa propre utilisation des outils numériques peut être inappropriée et doit respecter ses collègues dans ses usages du numérique.

Sauf urgence avérée, il est demandé aux salariés de ne pas contacter les autres salariés, par téléphone, courriel ou SMS, en dehors de leurs horaires de travail (horaires contractuels, collectifs, individuels …) et pour les salariés soumis à une convention de forfait annuel en jours, en dehors de la plage horaire 8h - 20h des jours travaillés.

Il est rappelé qu’aucun salarié n’est tenu de consulter ni de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques professionnels en dehors de son temps de travail, pendant ses congés, ses temps de repos et absences autorisées. Toute dérogation à ce principe doit être justifiée par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.

ARTICLE 23 - LUTTE CONTRE LA SURCHARGE INFORMATIONNELLE LIEE A L’UTILISATION DE LA MESSAGERIE ELECTRONIQUE PROFESSIONNELLE

Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :

• Veiller à ce que l’usage de la messagerie ne puisse se substituer au dialogue et aux échanges physiques ou oraux qui contribuent au lien social dans les équipes et préviennent de l’isolement ;

• S’interroger sur la pertinence des destinataires du courriel (donner la bonne information, au bon interlocuteur, au bon moment) ;

• Utiliser avec modération la fonction « CC » ;

• S’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels (ne pas surcharger de PJ inutiles et rappel de l’interdiction de transmettre des fichiers audio en PJ / CNIL) ;

• Eviter l’envoi de fichiers trop volumineux ;

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel.

ARTICLE 24 - LUTTE CONTRE LE STRESS LIE A L’UTILISATION DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les temps de travail) ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des jours et temps habituels de travail.

DHOMPLUS s'engage à mettre en place des actions de sensibilisation/formation sur le bon usage des outils numériques qui prendront plusieurs formes :

• Bloquer les réceptions de mails entre 20h et 7h et week-end (du samedi 17h au lundi 7h)

• Encourager les dispositifs de sensibilisation comme guide de bonnes pratiques, formations et informations…

ARTICLE 25 - BILAN ANNUEL SUR L’USAGE DES OUTILS NUMERIQUES PROFESSIONNELS

L’entreprise s’engage à proposer un bilan annuel de l’usage des outils numériques professionnels dans l’entreprise.

Ce bilan sera élaboré à partir d’un questionnaire personnel et anonyme adressé à chaque salarié en fin d’année, et enrichi par le retour effectué à l’occasion de l’Entretien Annuel Professionnel pour les salariés soumis à une convention de forfait annuel en jour.

Il sera communiqué aux services de santé au travail ainsi qu’à l’ensemble des institutions représentatives du personnel dans l’entreprise.

Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, l’entreprise s’engage à mettre en œuvre toutes les actions de préventions et toutes les mesures, correctives ou non, pour mettre fin au risque.

PARTIE 4 : HEURES SUPPLEMENTAIRES DU PERSONNEL NON SOUMIS AU FORFAIT ANNUEL EN JOURS (HORS TEMPS PARTIELS)

ARTICLE 26 – RECOURS AUX HEURES SUPPLEMENTAIRES

La nature de l’activité de la société DHOMPLUS la conduit à avoir recours à des heures supplémentaires (samedis notamment).

Les heures supplémentaires pourront être effectuées uniquement à la demande du supérieur hiérarchique de façon expresse et explicite et après accord préalable de la direction. Toutes les heures qui pourraient être effectuées par le personnel au-delà de la durée légale du travail et qui ne respecteraient pas les deux conditions cumulatives ci- dessus ne seront pas rémunérées.

ARTICLE 27 – CONTINGENT D’HEURES SUPPLEMENTAIRES

L’entreprise dispose, en l’état actuel des textes, d’un contingent d’heures supplémentaires de droit, qui peuvent être effectuées selon ses besoins, sans l’autorisation de l’inspection du travail. Ce contingent s’élève à 220 heures par an et par salarié.

ARTICLE 28 – REMPLACEMENT DU PAIEMENT DES HEURES SUPPLEMENTAIRES PAR UN REPOS COMPENSATEUR EQUIVALENT (RCE)

Le paiement des heures supplémentaires et des majorations afférentes pourra, à l’initiative de la direction, être remplacé par un temps de repos équivalent.

Le temps de repos remplaçant le paiement sera équivalent au droit à paiement.

Les taux de majoration appliqués seront ceux fixés par la convention applicable à l’entreprise ou à défaut par la loi.

A titre d’exemple :

• une heure supplémentaire majorée de 25 %, ouvrira droit à un repos de 1 h 15 si son paiement est totalement remplacé par un repos.

• une heure supplémentaire majorée de 50 %, ouvrira droit à un repos de 1 h 30 si son paiement est totalement remplacé par un repos.

Le repos compensateur pourra être pris par journée ou demi-journée, dès lors que le salarié aura acquis le crédit correspondant (soit 7 heures en cas de journée complète et 3 heures 30 en cas de demi-journée). En accord ou à la demande de son supérieur hiérarchique, le salarié peut aussi réaliser une journée de travail incomplète et utiliser le crédit de repos compensateur pour le temps restant (exemple 6 heures de travail effectif et 1 heure prise sur le crédit du repos compensateur). Le salarié est libre de poser des jours de repos dans la limite de 2 jours ouvrés consécutifs.

Le repos devra être pris dans les six mois suivant l’ouverture du droit, étant précisé que les compteurs ne doivent pas dépasser 14 heures, sauf accord exprès de la direction. Au-delà de cette limite, les parties sont convenues que pour un souci de bonne organisation, la prise des journées ou demi-journées pourra être imposée par la direction.

Le repos compensateur équivalent ne pourra être accolé aux congés payés ou à tout autre jour de repos sauf accord exprès de la direction.

La demande de prise du repos compensateur équivalent devra être formulée par le salarié en respectant un délai de prévenance de 15 jours ouvrables. Un imprimé « demande de repos » sera mis à disposition par la direction.

Néanmoins, en accord avec son supérieur hiérarchique et à titre exceptionnel afin de faire face à des impératifs personnels, le salarié pourra aussi réaliser une journée de travail incomplète et utiliser le crédit de repos compensateur pour le temps restant.

Les heures supplémentaires qui auront intégralement été compensées par un repos compensateur équivalent (les heures et les majorations afférentes) ne s’imputent pas sur le contingent annuel d’heures supplémentaires.

Les salariés seront informés de leurs droits acquis et restants au titre du repos compensateur équivalent par le biais d’un tableau accessible à chaque salarié sur le réseau informatique de l’entreprise.

PARTIE 5 : TRAVAIL A TEMPS PARTIEL

ARTICLE 29 – MODALITES GENERALES

Tout salarié dont la durée du travail est inférieure à 35 heures hebdomadaires est considéré comme un salarié à temps partiel, sans que soit fixée de durée minimale.

Sont exclus les salariés cadres et non cadres autonomes visés à la partie II du présent accord.

ARTICLE 30 – ORGANISATION DES HORAIRES DE TRAVAIL

La répartition des horaires de travail des salariés à temps partiel est indiquée dans le contrat de travail, en référence à la semaine ou au mois.

La répartition des horaires de travail peut éventuellement être modifiée, tant sur le positionnement journalier que sur les jours, selon les nécessités de bon fonctionnement de la Société, notamment pour pallier à l’absence de salarié absent pour quelque motif que ce soit, travaux devant être réalisés dans les plus brefs délais, surcroît de travail, exigence de la clientèle, modification de l’organisation générale du travail.

Une telle modification est notifiée au salarié sept jours ouvrés au moins avant la date à laquelle elle doit intervenir, étant précisé que le salarié a la possibilité de refuser tout ou partie de celle-ci pour des raisons familiales impérieuses, suivi d’un enseignement scolaire ou supérieur, période d’activité pour un autre employeur.

Les horaires de travail des salariés à temps partiel ne peuvent comporter, au cours d’une même journée, plus d’une interruption d’activité dont la durée ne peut être supérieures à deux heures.

Il n’est pas fixé de durée minimale pour chaque séquence de travail continue.

La durée du travail définie au contrat peut éventuellement être réévaluée sous réserve d’un préavis de sept jours et sauf opposition du salarié si, pendant une période de douze semaines consécutives ou non au cours d’une période de 15 semaines, l’horaire moyen réellement effectué a dépassé de 2 heures au moins par semaine l’horaire prévu au contrat ; cette réévaluation s’opérera par avenant au contrat.

ARTICLE 31 – HEURES COMPLEMENTAIRES

Les salariés à temps partiel peuvent effectuer des heures complémentaires, dans la limite d’un tiers de la durée hebdomadaire ou mensuelle de travail indiquée au contrat, sans toutefois jamais atteindre 35 heures hebdomadaires.

Les heures complémentaires effectuées dans la limite de 1/10ème sont majorées de 10%, conformément à la réglementation en vigueur. Au-delà, elles sont majorées de 25%.

ARTICLE 32 – GARANTIES ACCORDEES AUX SALARIES A TEMPS PARTIEL

Les personnes exerçant une activité à temps partiel perçoivent une rémunération proportionnelle à celle des salariés qui, à qualification égale, occupent à temps complet un emploi équivalent.

Le calcul des avantages financiers est effectué au prorata de l’horaire réel du salarié.

Les personnes exerçant une activité à temps partiel sont affiliées, dans les mêmes conditions que les salariés à temps plein, aux caisses de prévoyance et de retraite complémentaire, et ce indépendamment de leur durée hebdomadaire ou mensuelle de travail.

PARTIE 6 : DISPOSITIONS FINALES

ARTICLE 33 – DATE D’APPLICATION ET DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée

Il entrera en vigueur le 1^er avril 2022.

ARTICLE 34 – SUIVI DE L’APPLICATION DE L’ACCORD

Les parties signataires du présent accord conviennent de se réunir un an après la mise en application du présent accord puis à chaque date anniversaire, afin de :

• tirer le bilan de son application ;

• renégocier le cas échéant les modalités d’aménagement et d’organisation retenues.

Elles conviennent également de se réunir à tout moment à la demande de l’une d’entre elles, dans le cas où seraient constatées des difficultés particulières d’application.

ARTICLE 35 – EVOLUTION DES MODALITES

En cas de modification des dispositions législatives ou réglementaires ou conventionnelles, notamment en matière de durée du travail et de modalités de rémunération, qui rendrait inapplicable une ou plusieurs des dispositions des présentes modalités, des négociations s’ouvriraient sans délai pour examiner les possibilités de les adapter et/ou de les faire survivre aux nouvelles conditions de la législation, de la réglementation et des dispositions conventionnelles.

ARTICLE 36 – INTERPRETATION

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente dans les huit jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d’ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.

La position retenue en fin de réunion fera l’objet d’un procès-verbal rédigé par la Direction.

Le document sera remis à chaque partie signataire, ainsi qu’aux représentants du personnel.

ARTICLE 37 – DENONCIATION

La dénonciation du présent accord pourra intervenir à tout moment à l’initiative de l’une ou l’autre des parties signataires, moyennant un préavis de trois mois.

Cette dénonciation devra être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception, adressée à tous les signataires et être déposée en deux exemplaires (une version papier et une version électronique) auprès de la DREETS du lieu de sa conclusion et en un exemplaire auprès du Conseil de Prud’hommes.

ARTICLE 38 – REVISION

Chacune des parties signataires peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires ou adhérentes et comporter, outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Cet avenant devra faire l’objet des formalités de dépôt prévues aux articles L.2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.

ARTICLE 39 – PUBLICITE ET DEPOT

Une version intégrale et signée du présent accord sous format. pdf sera adressée par la Société à la DREETS via le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Conformément aux dispositions des articles L. 2231-5-1, R. 2231-1-1 du Code du travail et du décret du 3 mai 2017 n° 2017-752 (article 2), une version publiable du texte (dite anonymisée) sous format .docx, ne comportant pas les noms, prénoms, paraphes ou signatures de personnes physiques sera également déposé à la DREETS via le site www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

La société DHOMPLUS remettra également un exemplaire du présent accord au greffe du Conseil de Prud’hommes de Grenoble.

Un exemplaire du présent accord est remis à chaque signataire.

Par ailleurs, le présent avenant fera l’objet d’une diffusion sur l’intranet afin que l’ensemble des salariés puisse en prendre connaissance.

Fait à Eybens,

Le 11 mars 2022

En 3 exemplaires originaux

Pour la société DHOMPLUS Pour la CGT,

Monsieur XXX XXX

Pour la CFDT,

XXX

Annexe 1 : Guide de bon usage des outils digitaux et numériques

Un outil pratique afin de sensibiliser chaque salarié à l’utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques, et permettre une meilleure qualité relationnelle.

Appels téléphoniques et SMS

Les salariés disposant d’un téléphone professionnel sont appelés à le couper à la fin de leur journée de travail et au plus tard à 20h.

Les salariés disposant d’un téléphone professionnel sont appelés à le mettre en fonctionnement au début de leur journée de travail et au plus tôt à 8h.

Par conséquent les appels sont déconseillés entre 20h et 8h.

Un appel non répondu ou un message non consulté pendant ce créneau, ne pourra pas être considéré comme un manquement.

Conseil : Par retour d’expérience, il est conseillé d’avoir 2 téléphones distincts afin de mieux séparer vie privée et vie professionnelle.

Mails

Blocage de la réception des mails entre 20h et 7h et week-end (du samedi 17h au lundi 7h).

En cas d’absence de plus de 1 jour, activer le message de notification d’absence et indiquer à qui s’adresser en cas de besoin.

Conseil à celui qui reçoit un mail ou un SMS :

► S’autoriser à informer l’expéditeur d’un mail ou d’un SMS que sa demande l’a mis en difficulté en termes de délai et/ou d’organisation s’il tel était le cas.

► Désactiver la notification de réception de mails, pour favoriser la concentration et afin de limiter le stress.

Conseils à celui qui envoie un mail ou un SMS

► Favoriser les temps d’échanges plutôt que l’envoi d’un mail, ou accompagner le mail d’explications orales ;

► Utiliser ces modes de communication pour des informations courtes, simples et sans surcharge inutile ;

► Anticiper les demandes pour permettre aux collègues de s’organiser ;

► Eviter de transmettre une suite de mails (conversation) à un nouvel interlocuteur sans explication ;

► Se questionner sur le réel degré d’urgence de la demande.

L’urgence doit rester exceptionnelle.

Ne pas présumer que suite à l’envoi d’un mail le message est compris et que la demande est traitée.

Conseils pour limiter la surcharge de mails et améliorer la fluidité de l’information

► Vérifier que le message est complet, présence des pièces jointes par exemple, avant de l’envoyer

► Indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du mail

► S’assurer de la pertinence des destinataires et effectuer des mises en copie raisonnée

• S’autoriser et prendre le temps d’informer l’expéditeur qu’il n’est pas concerné par le sujet

► Eviter les sollicitations avec réponses immédiates, s’assurer d’un temps suffisant si demande de réponse ou action.

► Privilégier les liens plutôt que les PJ pour éviter d’alourdir les messageries.

► Relire son mail avant de l’envoyer afin que celui-ci soit complet et nécessite un second envoi de précision