Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif aux horaires variables" chez URSSAF DE NORMANDIE - UNION DE RECOUVREMENT DES COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE ET D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE NORMANDIE (Siège)

Protocole d’accord relatif aux horaires variables

Entre d’une part,

• L’Union de Recouvrement de Sécurité Sociale et des Allocations Familiales Normandie représentée par son Directeur, XXX.

Et d’autre part,

• Les organisations syndicales soussignées, représentées par :

  • XXX – CFE CGC ;

  • XXX – CGT ;

  • XXX – FEC FO - XXX – SNFOCOS.

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

L’URSSAF Normandie a été créé le 1er janvier 2022.

La création de l’URSSAF Normandie le 1er janvier 2022 a entraîné l’obligation de renégocier l’ensemble des accords collectifs applicables antérieurement dans les URSSAF Basse et Haute-Normandie.

Le présent accord est relatif à l’horaire variable. Il est applicable aux salariés dont le temps de travail est décompté en heures sur tous les sites de l’URSSAF Normandie.

Le présent accord vient se substituer aux précédents accords. Plus généralement, il se substitue à l’ensemble des dispositions et usages ayant le même objet en vigueur au sein des différents sites de l’URSSAF Normandie au jour de sa mise en application.

L’accord repose sur les principes et engagements suivants :

• La responsabilité individuelle et collective dans la gestion du temps de travail, pour concilier la durée et l’organisation du temps de travail avec les exigences du service public et notamment la garantie de la qualité de service rendu aux cotisants ;

• La conciliation entre vie professionnelle et vie privée ;

• La recherche du niveau le plus élevé de protection de la santé au travail.

L’application du présent protocole ne peut avoir pour effet de porter atteinte à la qualité du service rendu ni aux engagements de service public de l’organisme. Aussi, les nécessités du service telles que les accueils physiques, téléphoniques, de formations, de réunions, d’audiences… pourront impliquer une présence tant sur les plages fixes que mobiles.

Au besoin, des planifications de présence par service pourront être établies afin d’assurer l’organisation optimum de l’activité.

Article 1 – Champ d’application

Les principes établis par le présent accord de travail concernent l’ensemble des salariés de l’URSSAF Normandie qui relèvent de :

• La Convention collective nationale des organismes de la Sécurité sociale du 8 février 1957 et de ses avenants.

Sont ainsi exclus du champ d’application de cet accord, les Agents de direction relevant de la Convention collective de travail du 18 septembre 2018 ainsi que les cadres au forfait.

Les dispositions du présent protocole concernent l’ensemble des salariés quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail ainsi que les stagiaires.

L’horaire variable permet d’organiser son temps de travail en fonction de ses contraintes personnelles, dans un principe de responsabilité et de contribution de chacun au bon fonctionnement de l’organisation et à l’atteinte des objectifs collectifs.

Cet accord offre la possibilité aux agents concernés de choisir leurs heures quotidiennes d’arrivée et de sortie à l’intérieur de périodes journalières appelées "plages mobiles".

Le personnel concerné par ces dispositions a la responsabilité de :

• Respecter un temps obligatoire de présence à l’intérieur de périodes journalières appelées "plages fixes" ;

• Réaliser l’activité initialement prévue : l’application de l’horaire variable ne doit pas prévaloir sur la réalisation d’une activité planifiée (par exemple en cas de réunions, de formations, etc…);

• Tenir compte, en liaison avec le responsable de service/unité concerné, des nécessités de bon fonctionnement du service, des impératifs et des règles de sécurité qui doivent rester prioritaires.

Les horaires de travail sont basés sur la durée hebdomadaire en vigueur dans l’organisme telle que définie dans le protocole d’accord relatif à l’aménagement du temps de travail. Pour les salariés à temps partiel, la durée hebdomadaire est définie par leur contrat de travail ou avenant au contrat de travail.

Toutefois, certaines fonctions font l’objet d’une adaptation des horaires, c’est le cas notamment des agents des services exerçant des missions :

• D’accueil physique et téléphonique ;

• De trésorerie et aux encaissements ;

• D’assistance informatique ;

• De logistique.

La direction se réserve le droit de modifier cette liste en fonction des nécessités de service.

Le décompte et la compensation des temps de trajet inhabituels feront l’objet de négociations. Les compensations seront comptabilisées dans un compteur dédié distinct du compteur mentionné dans le présent accord. Le présent accord est sans incidence sur la récupération de ces temps.

Article 2 – Organisation du temps de travail

Article 2.1 - Amplitude horaire, plages fixes et mobiles

Amplitude horaire : l’amplitude journalière d’ouverture de l’enregistrement du temps de travail est fixée de 7h00 à 19h00.

Plages fixes et mobiles : les plages fixes sont celles sur lesquelles la présence du personnel est obligatoire.

Les plages mobiles sont celles sur lesquelles la présence du personnel est facultative.

La plage fixe est de deux heures travaillées consécutives à l’intérieur de chacune des deux plages horaires suivantes :

• De 9h à 11h30 ;

• De 13h30 à 16h.

Pause déjeuner : la pause méridienne doit être a minima de 30 minutes entre les deux plages fixes.

Durée journalière normale et maximale de travail : la durée minimale de travail est fixée à 4h par journée et la durée maximale de travail, hors éventuelles heures supplémentaires, à 9 heures par jour.

Article 2.2 - Enregistrement du temps de travail

La gestion du temps de travail se fait via un logiciel dédié. Le temps de travail est enregistré par badgeages ou tout moyen comparable.

Les salariés badgent via le dispositif prévu à cet effet afin que le temps de travail, ne pouvant excéder dans tous les cas 9 heures par jour, soit comptabilisé. Cet enregistrement est obligatoire et intervient lors de toute entrée et sortie de l’organisme, et en tout état de cause au minimum quatre fois par jour :

• À l’arrivée le matin ;

• À la fin de la matinée, lors du départ pour déjeuner ;

• À la reprise après le déjeuner ;

• À la sortie en fin de journée.

Le défaut de badgeage doit faire l’objet d’une demande de régularisation via l’outil RH dédié auprès du supérieur hiérarchique qui valide ainsi l’horaire à régulariser. Cette demande de régularisation est transmise au pôle RH qui incrémente le compteur de l’agent concerné de manière manuelle dans la limite maximale journalière, hors heures supplémentaires, de 9 heures.

Article 2.3 - Décompte du temps de travail et débit/crédit d’heures

Les heures effectuées sont enregistrées et cumulées quotidiennement. Ce cumul peut engendrer un solde négatif ou positif.

2.3.1 Débit

L’agent n’effectuant pas la durée totale quotidienne de travail prévue dans son contrat de travail génère un débit de temps à son compteur individuel récapitulatif.

Le cumul individuel des débits ne peut jamais excéder 5 heures. En cas de dépassement de cette limite, la régularisation doit intervenir dans les huit jours calendaires suivants.

Au vu de la situation, le temps de travail pourra être revu à la baisse avec l’accord du salarié.

En cas de réitération, cela pourra être considéré comme une absence injustifiée non rémunérée et pourra engendrer une retenue de salaire correspondant, voire une sanction disciplinaire. Par dérogation, ce dépassement de débit pourra être régularisé par une alimentation en jours de congés à la demande du salarié et avec l’accord de la direction.

2.3.2 Crédit

L’horaire individualisé avec le crédit de temps permet d’utiliser sur les plages horaires mobiles, les excédents de temps accumulés par rapport à la durée théorique journalière de travail.

Le crédit d’heures hebdomadaire ne peut être supérieur à 4 heures et ne sera en aucun cas être assimilable à l’exécution d’heures supplémentaires. Il se reporte d’une semaine sur l’autre dans la limite cumulée de 10 heures.

En cas de dépassement réitéré et afin de préserver la santé du salarié, une analyse des causes (charges de travail, priorisation des activités…) pourra être réalisée par le responsable hiérarchique conjointement avec le salarié. Pour les salariés dont le temps de travail est inférieur à 39 heures hebdomadaires, celui-ci pourra être revu à la hausse avec l’accord du salarié.

En outre, un plan d’action visant à mettre fin aux dépassements pourra être mis en œuvre.

En cas d’échec du plan d’action ou de non-respect des modalités d’apurement du crédit excédentaire, le salarié pourra être exclu temporairement du bénéfice de l’horaire variable. Il se verra imposer des horaires fixes afin de résorber le temps excédentaire. Cette exclusion temporaire constitue une mesure de gestion, sans connotation disciplinaire.

Article 2.4 - Utilisation du crédit d’heures

Par principe, les salariés ne peuvent pas s’absenter pendant les plages fixes.

Toutefois, le manager peut accorder au salarié une récupération de crédit d’heures sur plage fixe dans la limite de 20 demi-journées ou 10 journées par an avec un maximum de 2 récupérations par mois, soit 1 journée ou 2 demi-journée. Le crédit d’heures doit être pris par journée ou demi-journée.

La récupération du crédit d’heures ne peut être prise par anticipation. Le salarié doit avoir le crédit correspondant sur son compteur au moment de la prise de récupération.

La demande doit être faite par le circuit de gestion des absences. Cette récupération qui ne peut conduire à un solde négatif du compteur individuel de l’agent, doit être formulée au moins 48 heures à l’avance et doit faire l’objet d’un accord du responsable hiérarchique. Par exception, les absences par demi-journée pourront être posées avec un délai inférieur à 48 heures avec l’accord du responsable hiérarchique.

Quant à l’absence imprévue, urgente et exceptionnelle sur une partie de la plage fixe, celle-ci n’entrera pas dans le décompte des 20 récupérations (exemples : accident ou panne de voiture, accident d’un proche, dégâts des eaux, intempérie, etc…). Le départ sur plage fixe devra faire l’objet d’un accord préalable du responsable hiérarchique.

En outre, à titre exceptionnel, l’agent accompagnant son enfant pour la rentrée scolaire pourra déroger à la présence obligatoire sur plage fixe du matin ou de l’après-midi si la rentrée scolaire a lieu l’après-midi. En cas d’absence sur la totalité de la plage fixe, les règles prévues aux présents accords s’appliquent. Ces absences doivent être validées par le responsable hiérarchique.

La récupération du crédit vise à offrir aux salariés une souplesse dans l’organisation de leurs horaires de travail. Elle n’a ni les mêmes finalités et n’est pas assimilée aux congés annuels ou aux journées acquises au titre de la réduction du temps de travail.

Article 2.5 - Suivi, contrôle et sanction

Le service RH est chargé du suivi de l’horaire variable et doit être impérativement informé de toutes les absences, quel que soit leur motif. Il alerte, en cas de besoin, la hiérarchie et la direction sur les anomalies constatées.

Tout retard répété non justifié fera l’objet d’un entretien spécifique avec le responsable hiérarchique voire d’une sanction disciplinaire.

Le non-respect par un salarié des dispositions du présent protocole pourra faire l’objet d’une sanction disciplinaire prévue par la convention collective nationale du 8 février 1957 et le règlement intérieur de l’organisme.

Article 3 – Application des horaires variables dans des situations particulières

Article 3.1 - Oubli d’enregistrement

En cas d’oubli d’enregistrement des horaires, l’agent le signale à son responsable qui communique les horaires à prendre en compte au service ressources humaines pour régularisation du compte.

En cas de désaccord sur l’horaire, l’agent s’adressera à son responsable, qui prendra contact si nécessaire avec le service ressources humaines pour régulariser la situation.

Article 3.2 - Retard

Est qualifiée de retard une arrivée après 9h30 le matin ou après 14h l’après-midi.

Compte tenu de la souplesse du système, les retards ne peuvent et ne doivent qu’être courts, exceptionnels et justifiés.

Article 3.3 - Congés ou absences autorisées

En cas de situation de congés payés ou d’absence autorisée, le compteur sera mis à jour par le système de gestion des temps sur les bases suivantes :

• Une journée complète = temps de travail de la journée prévu au contrat ;

• ½ journée = temps de travail de la demi-journée prévu au contrat ;

• Moins d’une ½ journée = la durée de l’absence.

En cas d’absence autorisée au cours de la journée sur la plage fixe, les horaires d’entrée et de sortie doivent être enregistrés.

Article 3.4 - Formation professionnelle

Dans le cas où la formation professionnelle implique un déplacement, les modalités d’enregistrement des horaires sont définies par les modalités applicables aux déplacements.

Dans le cas où la formation se déroule sur le site, les modalités d’enregistrement s’appliquent telles que définies à l’article 2, à savoir :

• En cas de formation sur une journée (ou demi-journée), le temps de travail contractuel est retenu comme cela est précisé précédemment pour une absence ;

• En cas de formation dont la durée est inférieure à une demi-journée contractuelle, les agents devront badger à leur arrivée et à leur départ du site.

Les agents sont tenus de respecter les horaires définis dans la convocation à l’action de formation.

Article 4 – Heures supplémentaires / heures complémentaires

L’application de l’horaire variable ne peut entraîner la réalisation d’heures supplémentaires/complémentaires à l’initiative du salarié.

Les heures supplémentaires/complémentaires ne seront effectuées que sur demande expresse du Directeur et dans les conditions prévues par les règles légales et conventionnelles.

Article 5 : Exceptions

Il sera possible de déroger à titre exceptionnel et avec l’accord du responsable hiérarchique aux amplitudes horaires journalières de travail prévues à l’article 2 en cas de surcharge temporaire de travail, pour tenir compte des nécessités de service ou permettre la mise en œuvre de projets.

Quand un agent commence, sur demande expresse du Directeur, avant 7h00 et/ou termine après 19h00, il a la possibilité de déroger aux plages fixes du matin et de l’après-midi afin de réaliser l’horaire journalier prévu à son contrat de travail, et ce sans décompte de récupérations de crédit d’heure.

Article 6 – Dispositions générales

Article 6.1 – Validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant au moins 50% des suffrages exprimés en faveur d’organisations représentatives au premier tour des dernières élections des titulaires au CSE.

Article 6.2 – Procédure d’agrément et de communication de l’accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme ainsi qu’aux membres du CSE.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7,3° du Code de la Sécurité sociale.

En l’absence de réponse de la Direction de la Sécurité Sociale, l’accord sera réputé agréé un mois après l’avis du Comex, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la DSS.

Article 6.3 – durée de l’accord

Le présent accord a une durée indéterminée.

Article 6.4 – Clause de périodicité

Conformément à l’article L.2242-11 du Code du travail, la périodicité de renégociation de cet accord est portée à quatre ans.

Article 6.5 – Clause de suivi et de rendez-vous

Les parties conviennent de se réunir tous les ans suivant la signature du présent accord afin de dresser le bilan annuel de son application et de discuter, le cas échéant, de l'opportunité d'adapter certaines de ses dispositions.

Par ailleurs, en cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d’échanger sur les évolutions rendues nécessaires au plus tard l’année suivant l’entrée en vigueur de ladite évolution.

Article 6.6 – Modalités de révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

La demande de révision, qui pourra intervenir à tout moment, devra être notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres signataires. La demande devra comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée.

L’ensemble des organisations syndicales représentatives dans le champ de l’accord ainsi que la Direction se réuniront alors dans un délai d’un mois à compter de la réception de cette demande afin d’envisager l’éventuelle conclusion d’un avenant de révision.

L’éventuel avenant de révision se substituera de plein droit aux dispositions du présent accord qu’il modifiera.

Article 6.7 – Modalités de dénonciation de l’accord

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment par l’une ou l’autre des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois.

Cette dénonciation devra être notifiée à l’ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec avis de réception.

Dans ce cas, la Direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront, à la demande d’une des parties intéressées, pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d’un nouvel accord.

Article 6.8 – Information du personnel

Une information générale sera assurée par la Direction au travers de publications internes, de réunions d’information ou de tout autre moyen approprié.

Article 6.9 – Communication de cet accord et publicité

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Le présent accord sera transmis aux Organisations Syndicales présentes dans l’organisme ainsi qu’aux membres du CSE.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicités prévues par les dispositions légales auprès de la DREETS via la plateforme de télé procédure du ministère de travail, du secrétariat greffe du conseil des Prud’hommes de Rouen, siège de l’organisme.

Fait à Rouen, le 26 août 2022

En six exemplaires originaux

Pour l’URSSAF, le Directeur

XXX

Pour les organisations syndicales 

CFE-CGC :

XXX

CGT :

XXX XXX

FEC FO – SNFOCOS :

XXX XXX