ACCORD COLLECTIF D’ENTREPRISE RELATIF AU TELETRAVAIL POUR LES COLLABORATEURS INTERNES

Entre les soussignés :

La société HOFFMANN France dont le siège social se situe 1 rue Gay Lussac 67 410 DRUSENHEIM, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Strasbourg sous le numéro B 950 622 878

D’une part,

Et,

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’entreprise représentées par :

• Monsieur………., en sa qualité de délégué syndical de la CFTC dûment mandaté à cet effet

• Monsieur…………, en sa qualité de délégué syndical de la CFE-CGC dûment mandaté à cet effet

D’autre part,

Il a été arrêté et convenu ce qui suit :

Table des matières

I. Définition 4

II. Champ d’application 4

1) Périmètre d’application 4

2) Critères d’éligibilité : 4

3) Activités éligibles : 5

4) Suspension de l’éligibilité : 5

5) Champ d’application matériel : 5

6) Impossibilité temporaire de télétravailler 6

7) Salarié en situation d’aménagement de poste pour raisons médicales ou de handicap 6

III. Environnement du télétravail 6

IV. Organisation du télétravail 7

1) Règles générales : 7

2) Règles opérationnelles : 8

3) Contrôle du temps de travail 8

V. Télétravail occasionnel 9

VI. Confidentialité des données opérationnelles 9

VII. Santé et sécurité au travail 9

1) Protection de la santé et de la sécurité : 9

2) Prévention : 10

VIII. Droit à la déconnexion 10

IX. Droits collectifs et égalité de traitement 10

X. Durée Révision et Dénonciation de l’accord 11

XI. Dépôt et publicité 11

PREAMBULE :

Le télétravail est défini par le code du travail comme étant une « forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication »¹ .

Dans le cadre d’une réflexion faisant suite à la mise en place du télétravail pendant la crise sanitaire, la société Hoffmann est convaincue que le télétravail est une forme innovante d’organisation du travail ayant pour but de donner à chacun plus de souplesse et de flexibilité.

De ce fait, la société a négocié sur ce thème avec ses organisations syndicales.

En offrant la possibilité à certains d’exercer une part de leur activité en télétravail, les parties reconnaissent que le télétravail contribue à une meilleure conciliation vie professionnelle - vie familiale et permet, entre autre, de réduire l’impact du temps de trajet domicile-travail et en conséquence de limiter le nombre d’accident de trajet, les effets de la fatigue ...

De même, cette organisation du travail répond aux engagements de l’entreprise en matière de responsabilité sociale et environnementale par la réduction de l’impact carbone des transports.

La Direction rappelle toutefois à titre préalable que le télétravail ne devra jamais nuire à la continuité de l’activité de l’entreprise ou du service laquelle demeure la priorité et que le télétravail est une modalité d’organisation de travail à domicile et en aucun cas un moyen de répondre aux besoins personnels ou familiaux des salariés.

Le présent accord a pour objectif de définir les conditions d’exercice et de mise en œuvre

du télétravail.

Définition

Selon l’article 1er de l’ANI du 19 juillet 2005 le télétravail « est une forme d’organisation du travail, utilisant les technologies de l’information dans le cadre d ‘un contrat de travail et dans laquelle un travail qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon régulière » … « Le caractère régulier exigé par la définition n’implique pas que le travail doit être réalisé en totalité hors de l’entreprise, et n’exclut donc pas les formes alternant travail dans l’entreprise et travail hors de l’entreprise ».

Champ d’application

Périmètre d’application

Les dispositions du présent accord sont applicables à l’ensemble des salariés internes cadres et non cadres de l’entreprise HOFFMANN qui sont éligibles au dispositif du télétravail tels que définis ci-après. A date, il s’agit des fonctions dites support, commerciales et techniques réalisées au siège social de l’entreprise et qui remplissent les conditions d’éligibilité énumérées ci-dessous.

De ce fait, les « collaborateurs externes » ne sont pas concernés par le présent accord.

Ce mode d’organisation du travail doit être basé sur le volontariat sauf dans des circonstances exceptionnelles énumérées ultérieurement.

L’utilisation de la possibilité de télétravailler ne doit pas nuire à la carrière du salarié dans l’entreprise et à l’évaluation de ses performances et de sa motivation.

Les managers doivent veiller à ce que tous les employés (en télétravail ou non) aient un accès égal aux formations, informations, réunions… Le télétravail est considéré par la société comme un concept positif.

Critères d’éligibilité :

Sont concernés par cet accord télétravail :

• Le Directeur Général ;

• Tous les employés y compris les cadres supérieurs ;

• Les apprentis/ alternants après 6 mois de présence

Sont donc logiquement exclus, les intérimaires et les stagiaires.

Un nouveau collaborateur devra, pour les besoins de sa formation et la nécessité de son intégration, effectuer au minimum 3 mois avec une présence à 100% sur le site de la société. Le responsable hiérarchique du collaborateur lui donnera son accord dès lors qu’il pourra démarrer le télétravail.

Activités éligibles :

Sont éligibles au télétravail les activités qui répondent aux critères suivants :

• L’activité ne requiert pas une présence physique permanente dans les locaux de l’entreprise

• Les tâches effectuées sont compatibles avec l’utilisation des outils numériques et des outils de communication à distance

Les collaborateurs doivent faire preuve d’une autonomie professionnelle suffisante dans l’exécution de leur travail et avoir la capacité à travailler à distance de manière individuelle. Ils doivent avoir une bonne connaissance de leur poste de travail et savoir gérer leur temps de travail. Ces critères sont appréciés par le responsable du collaborateur concerné.

Les activités convenues ou pour lesquelles il est prévu dans le contrat de travail qu’elles doivent nécessairement être effectuées en dehors des locaux de l’entreprise (par exemple : voyages d’affaires, participation à des foires commerciales, missions ou visites clients/fournisseurs, etc.), ne sont pas considérées comme étant du télétravail. Ces activités ne sont pas traitées dans le présent accord.

Suspension de l’éligibilité :

L’aptitude d’un collaborateur à télétravailler peut être suspendue dans les cas suivants :

• Non-respect de la réglementation sur le temps de travail (omission de pauses, dépassement des délais de travail, réduction des périodes de repos)

• Déficits de rendement (lacunes qualitatives ou quantitatives des résultats du travail)

• Mauvaise connexion internet (les minimas sont définis dans l’article II.5)

• Difficultés dans la gestion du temps, non-respect des délais de traitement

• Perte du lien : non-respect des directives managériales, manque de communication, difficulté pour joindre le collaborateur…

• Violations de la confidentialité et obligation de protéger les documents officiels, les informations et les données

Les exemples ci-dessus ne sont pas exhaustifs.

Champ d’application matériel :

Dans le cadre de son activité à domicile, le collaborateur en télétravail devra impérativement utiliser le matériel informatique mis à sa disposition par l’entreprise.

Les télétravailleurs sont équipés par l’entreprise du matériel et des logiciels nécessaires. La société permet aux salariés d’emporter à leur domicile pour télétravailler : leur ordinateur portable, leur clavier et leur souris.

L’accès internet (notamment son débit et sa stabilité) et le réseau téléphonique du lieu de télétravail doivent permettre l’exécution normale du travail.

Le débit doit être d’au minimum :

• 10 Mbps débit ascendant

• 10 Mbps débit descendant

Les télétravailleurs sont tenus :

• d’utiliser uniquement ce matériel à titre professionnel et pour le seul compte de l’entreprise à l’exclusion de toute autre utilisation ;

• de prendre soin de ce matériel et d’informer immédiatement le service informatique en cas de panne ou mauvais fonctionnement ;

• de respecter la charte informatique et les notes RH ;

• préserver la stricte confidentialité des informations et des données contenues dans les équipements mis à disposition.

Impossibilité temporaire de télétravailler

Dans le cas d’une impossibilité temporaire d’accomplir ses fonctions en télétravail à domicile, notamment en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail, le collaborateur devra en informer son manager dans les plus brefs délais afin de convenir des modalités de poursuite de son travail au domicile ou sur site.

Salarié en situation d’aménagement de poste pour raisons médicales ou de handicap

Lorsque le télétravail est de nature à favoriser le maintien de l’emploi de salariés en situation de handicap (bénéficiant d’une reconnaissance de travailleur handicapé – RQTH) ou lorsqu’il est prescrit par le médecin du travail, il peut être mis en œuvre selon les dispositions prévues dans le présent accord.

Les salariés reconnus handicapés disposent des mêmes conditions d’accès au télétravail.

Leur situation particulière liée à leur handicap sera étudiée par la société avec l’aide de la médecine du travail, et pourra entraîner une mise en œuvre spécifique du télétravail.

Environnement du télétravail

1. Lieu d’exécution

Le télétravail doit être effectué soit au domicile du salarié, soit dans un autre lieu défini entre les deux partis. Le Responsable hiérarchique devra impérativement connaître le lieu de travail des salariés en temps réel.

Tout comme pour les jours de présence normaux, le trajet du domicile vers lieu de télétravail n’est pas considéré comme du temps de travail.

Le télétravailleur s’engage à prévoir un espace de travail dédié respectant les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail.

Il est interdit aux employés d’effectuer du télétravail à l’étranger, pour des raisons fiscales, de sécurité sociale et d’assurance accident.

L’utilisation de la possibilité de télétravailler n’a aucun effet sur le lieu de travail du salarié et sur son affiliation organisationnelle à l’entreprise.

2. Assurance :

Le salarié a la responsabilité d’informer son assurance de la réalisation de télétravail à son domicile afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité et le matériel mis à sa disposition.

3. Aucune prise en charge des coûts pour les infrastructures et équipements de travail

La société ne fournit aucun mobilier pour l’installation d’un lieu de télétravail et ne rembourse aucun coût lié à la décision d’un employé de télétravailler (cela comprend, entre autres, les frais de location, de chauffage, de connexion Internet…).

En effet, le télétravail est un mode d’organisation du travail qui est volontairement demandé par un collaborateur. Si ce dernier ne souhaite pas télétravailler il peut poursuivre son activité dans les locaux de la société où il possède un bureau.

Organisation du télétravail

Règles générales :

Le télétravail est autorisé jusqu’à 10 jours ouvrables par mois civil pour une activité de 5 jours / semaine.

Pour une activité de moins de 5 jours/semaine, le nombre maximum de jours de télétravail est réduit proportionnellement. Exemple : un maximum de 8 jours/mois pour une personne effectuant 4 jours/semaine, un maximum de 6 jours/mois pour une personne effectuant 3 jours/semaine …

La présence sur site d’un collaborateur ne doit pas tomber en dessous de 50% des jours de travail actifs.

Par exemple : Une personne qui travaille en principe 5 jours / semaine, a 10 jours de congés dans un mois comportant 22 jours ouvrables. Il ne lui reste donc que 12 jours de travail dans le mois. Cette personne ne pourra donc télétravailler qu’au maximum 6 jours dans le mois en question (50% de 12).

Idem pour les autres absences : arrêt maladie, arrêt isolement Covid, congés exceptionnels…

Autre exemple : Une personne bénéficie d’une attestation d’isolement Covid pour une durée de 10 jours. Habituellement elle travaille 5 jours/semaine. Donc dans un mois contenant 22 jours ouvrables elle aura droit à 6 jours de télétravail (50% des 12 jours restants).

Les demi-journées de télétravail ne sont pas admises sauf cas exceptionnel et/ou accord du responsable.

Afin de préserver le lien social avec l’entreprise, la cohésion et le bon fonctionnement des équipes, le télétravail est limité. Il est prévu que chaque collaborateur doit conserver une présence de 2 jours/semaine au bureau.

Les jours de télétravail qui n’ont pas été pris au cours d’un mois civil ne peuvent pas être transférés sur un autre mois civil.

Règles opérationnelles :

Chaque employé qui souhaite bénéficier du télétravail doit en informer son supérieur et obtenir sa validation.

Le responsable hiérarchique qui refuse d’accorder le télétravail à un salarié qui occupe un poste éligible au télétravail doit motiver sa réponse.

Le 20 du mois au plus tard, le collaborateur qui souhaite profiter de journées en télétravail doit avoir posé dans Nibelis ses journées de télétravail pour le mois suivant. Un guide utilisateur Nibelis sera remis à chaque employé.

Bien évidemment, en cas de circonstances exceptionnelles ne pouvant pas être prévues le 20 du mois précédant, le collaborateur devra poser sa journée dans Nibelis le plus tôt possible.

Contrôle du temps de travail

La saisie des journées sur l’application Nibelis va permettre de contrôler le respect des temps de travail : les durées maximales de travail et des temps minimaux de repos.

En effet, en validant sa journée de télétravail le collaborateur s’engage à effectuer les mêmes horaires que ceux prévus dans son contrat et qu’ils auraient réalisés s’il avait effectué une journée de travail sur site (à savoir 8h-12h30 – 13h30-17h02 du lundi au jeudi ou 16h02 pour le vendredi)

Le responsable hiérarchique contrôle l’activité du télétravailleur en attribuant une charge de travail et des critères de résultats équivalents à ceux des salariés en situation comparable qui exercent leur activité dans les locaux de l’entreprise.

Le manager assure un suivi régulier de la charge de travail de ses collaborateurs et un point sur ce mode d’organisation devra être effectué lors des entretiens annuels.

Les heures supplémentaires ne sont pas autorisées, sauf accord écrit du responsable hiérarchique suite à validation de la Direction.

En cas d’heures supplémentaires ou d’heures spécifiques (liées à la flexibilité) le collaborateur devra indiquer ses horaires sur Nibelis ce qui permettra un suivi de son temps de travail.

Le risque d’une défaillance de la connexion Internet est supporté par le salarié. Les heures où l’employé est incapable de travailler lors de sa journée de télétravail en raison d’un manque de connexion Internet ne sont pas reconnues comme du temps de travail.

Les plages horaires pendant lesquelles le salarié pourra être contacté et exercera son activité sont les horaires classiques du service tels qu’ils sont affichés dans l’entreprise. Le télétravailleur qui ne se rendrait pas disponible sur les plages horaires d’ouverture du service pourra faire l’objet de sanctions disciplinaires.

Télétravail occasionnel

Le télétravail occasionnel peut être mis en place pour une durée très limitée afin de tenir compte de circonstances particulières.

En effet, en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement (associé à des consignes des services de l’Etat sur la limitation des déplacements), d’intempéries majeures, ou de grèves nationales dans les transports communs publics, le télétravail peut être organisé pour des salariés ayant la possibilité matérielle et fonctionnelle de télétravailler dans les conditions du présent accord mais ne bénéficiant pas du télétravail régulier ou n’étant pas planifiés en télétravail pour la ou les journées impactées.

Ce télétravail exceptionnel devra être autorisé par le manager au plus tard et dans la mesure du possible la veille de la journée télétravaillée. Le manager devra s’assurer des missions qui pourront être réalisées lors de la ou des journées de télétravail exceptionnel. 

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menaces d’épidémie ou de force majeure la mise en œuvre du télétravail est considérée comme un aménagement de poste imposé par l’entreprise. Bien évidemment en cas par exemple de télétravail imposé par le gouvernement (exemple Covid) les normes gouvernementales supplanteront le présent accord.

Confidentialité des données opérationnelles

L’employé doit également et surtout lors du télétravail s’assurer que les réglementations opérationnelles sur la sécurité des données et de l’information ainsi que la protection des données sont pleinement respectées. Une attention particulière doit être accordée à la réglementation sur la sécurité des mots de passe et sur les mesures prises par les utilisateurs lorsqu’ils quittent le lieu de travail.

Les documents officiels, données et informations ne doivent en aucun cas être visibles et/ou librement accessibles à des tiers dans des lieux publics ou dans des salles privées (coworking).

Santé et sécurité au travail

Protection de la santé et de la sécurité :

Le télétravailleur bénéficie de la même couverture accident, maladie, décès et prévoyance que les autres salariés de l’entreprise lorsqu’il effectue son activité professionnelle sur le lieu de télétravail agréé.

Le télétravailleur doit donc, en cas de survenance d’un accident pendant l’exercice de son activité professionnelle, informer dès que possible le service des Ressources Humaines de la survenance de cet accident (délai 24h) afin que ce dernier puisse être déclaré.

Prévention :

Les employés doivent recevoir des informations appropriées sur la sécurité et la santé des télétravailleurs. Cela comprend, entre autres, des informations sur la posture, des préconisation sur la visualisation des écrans… Des recommandations de la part du centre de médecine du travail pourront être remis.

L’employé est responsable du respect de la réglementation en matière de santé et de sécurité au travail lors de ses journées en télétravail.

L’employé est tenu de coopérer pour permettre à l’entreprise de remplir ses obligations légales dans le domaine de la sécurité et de la santé au travail (par exemple en ce qui concerne l’analyse des risques).

L’entreprise s’interdit tout accès intempestif au domicile privé du télétravailleur. En revanche, dans le cadre de ses obligation en matière d’hygiène de santé et de sécurité, l’employeur ou les représentants du personnel peuvent accéder au lieu de télétravail du collaborateur avec son accord préalable et une prise de rendez-vous.

Droit à la déconnexion

Les parties souhaitent également rappeler que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun. A cet effet, il est rappelé que, tant le responsable hiérarchique que le salarié doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidien. Si une utilisation anormale des outils de communication à distance est constatée, l’employeur prend toute disposition utile pour permettre d’y remédier.

Le collaborateur en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur dans l’entreprise. Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique dès lors qu’il utilise une ressource du système d’information de l’entreprise. Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Droits collectifs et égalité de traitement

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés n’étant pas en télétravail.

Le télétravailleur a accès aux informations et aux activités sociales de l’entreprise.

Au même titre que l’ensemble des salariés, le télétravailleur bénéficie notamment de l’accès aux informations syndicales, de la participation aux élections professionnelles, et peut contacter les représentants du personnel.

Durée Révision et Dénonciation de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à compter de l’accomplissement des formalités de dépôt et publicité

Il pourra être révisé par avenant, conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du Code du travail.

Le présent accord peut être dénoncé avec un préavis de trois mois par les parties signataires dans les conditions fixées à l’article L. 2261-9 du Code du travail.

La dénonciation de l’accord fera l’objet d’une notification auprès de chacune des parties signataires et d’un dépôt dans les conditions visées par l’article L. 2261-9 du Code du travail.

Dépôt et publicité

Le présent accord donnera lieu à dépôt conformément aux dispositions légales et règlementaires en vigueur. Il sera :

• Déposé sur la plateforme du ministère du travail

• Remis au Conseil de Prud’hommes compétent

Un exemplaire original de l’accord sera remis aux parties signataires.

Une information sera donnée au personnel et le présent accord sera mis à disposition des salariés.

Fait à Drusenheim le 2 mai 2022

En 3 exemplaires, dont un pour chaque partie.

Pour Hoffmann France:

………………

Pour les organisations syndicales:

Pour la CFTC Pour la CFE CGC

………………. …………………

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1. Article L1222-9 du code du travail↩