VAACCORD RELATIF AU teletravail au sein de l’UES ESSIA

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société ESSONNE HABITAT, société coopérative d’intérêt collectif d’habitation à loyer modéré à forme anonyme et capital variable, inscrite au registre du commerce et des sociétés d’Evry sous le numéro 965 202 880, dont le siège social est sis 2 allée Eugène Mouchot, 91 130 RIS ORANGIS ;

La société DOMENDI, société coopérative d’intérêt collectif d’habitation à loyer modéré à forme anonyme et capital variable, inscrite au registre du commerce et des sociétés d’Evry sous le numéro 955 200 241, dont le siège social est sis 2 allée Eugène Mouchot, 91 130 RIS ORANGIS ;

La société COOPEXIA, société coopérative d’intérêt collectif à forme anonyme et capital variable, inscrite au registre du commerce et des sociétés d’Evry sous le numéro 882 761 190, dont le siège social est sis 2 allée Eugène Mouchot, 91 130 RIS ORANGIS ;

La société TERRALIA, société coopérative d’intérêt collectif d’habitation à loyer modéré à forme anonyme et capital variable, inscrite au registre du commerce et des sociétés d’Evry sous le numéro 785 950 577, dont le siège social est sis 2 allée Eugène Mouchot, 91 130 RIS ORANGIS ;

La Société COPROCOOP ILE DE FRANCE, société coopérative d’intérêt collectif d’habitation à loyer modéré à forme anonyme au capital de 19 110 euros, inscrite au registre du commerce et des sociétés d’Evry sous le numéro 491 329 348, dont le siège social est sis 2 allée Eugène Mouchot, 91 130 RIS ORANGIS ;

Le Groupement d’intérêt économique CAP’ESSIA, inscrit au registre du commerce et des sociétés d'Evry sous le numéro 831 936 042, dont le siège social est sis 2 allée Eugène Mouchot, 91 130 RIS ORANGIS ;

Formant l’Unité Economique et Sociale ESSIA ;

Représentée par Madame XXX, Directeur Général

D’une part,

Ci-après désignée « l’UES ESSIA ».

ET :

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES ESSIA, à savoir :

L’organisation syndicale CFDT, représentée par Madame XXX, en sa qualité de déléguée syndicale,

L’organisation syndicale UNSA-SNPHLM, représentée par Madame XXX, en sa qualité de déléguée syndicale,

Ci-après désignées les « Organisations Syndicales ».

D’autre part.

Ci-après désignées ensemble les « Parties ».

Table des matières

ARTICLE 1. CONDITIONS DE RECOURS AU TELETRAVAIL ET DEFINITION 7

1.1. Principes directeurs du télétravail 7

1.2. Conditions d’éligibilité 8

1.2.1. Télétravail occasionnel 8

1.2.2. Conditions liées au lieu de télétravail 10

ARTICLE 2. MODALITES D’EXERCICE DU TELETRAVAIL 11

2.1 Principe de volontariat avec accord du manager et de la Direction des Ressources Humaines 11

2.2 Organisation du recours au télétravail 13

2.3 Horaire et temps de travail 14

2.4 Suivi de la charge de travail et du télétravail 16

2.5 Equipements de télétravail 16

2.6 Période d’adaptation 18

ARTICLE 3. STATUT, DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE EN TELETRAVAIL 19

3.1 Droits collectifs 19

3.2 Santé et sécurité des travailleurs 19

3.3 Protection des données et confidentialité 20

3.4 Manquement aux règles relatives au recours au télétravail 20

3.5 Formation 20

ARTICLE 4. SITUATIONS PARTICULIERES 22

4.1 Situation des travailleurs en situation de handicap 22

4.2 Situation des salariés en situation de grossesse 22

4.3 Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles 22

ARTICLE 5. DISPOSITIONS FINALES 23

5.1 Durée de l’accord 23

5.2 Suivi de l’accord 23

5.3 Adhésion 23

5.4 Modalités de révision ou de dénonciation de l’accord 24

5.5 Publicité et dépôt de l’accord 24

ANNEXE 1 : GRILLE D’ELIGIBILITE DES ACTIVITES AU TELETRAVAIL 26

ANNEXE 2 : ATTESTATION SUR L’HONNEUR 34

ANNEXE 3 : MODELE DE SUIVI D’ACTIVITE DU TELETRAVAILLEUR 35

PRÉAMBULE

• Le présent accord résulte de la volonté de la Direction Général de pérenniser le télétravail au sein de l’UES ESSIA.

Il s’inscrit suite à la mise en place d’un premier accord à durée déterminée conclu le 14 mars 2022 qui visait à répondre aux besoins de fonctionnements des sociétés formant l’UES ESSIA et apprécier les bienfaits de ce type d’organisation.

Ce premier accord, co-construit par une équipe projet composée de salariés de sociétés formant l’UES ESSIA, selon le cadre participatif du télétravail défini par le Comité de Direction était le fruit d’une intelligence collective.

Cette expérimentation de 1 an a démontré l’intérêt de pérenniser cette nouvelle forme d’organisation du travail, l’instauration du télétravail ayant permis de gagner en efficacité, d’assouplir les contraintes organisationnelles, de renforcer l’attractivité du groupe et de favoriser une meilleure conciliation des temps professionnels et personnels.

Afin de mesurer l’attrait du télétravail au sein du Groupe Essia, un questionnaire visant à recueillir l’avis des salariés sur ses bénéfices et son organisation a été diffusé en interne.

Il ressort que les salariés ont noté un impact positif sur la mise en place du télétravail au travers de :

• L’augmentation de la concentration durant la réalisation des tâches de travail

• Un gain de temps lié à l’absence de temps de trajet

• L’augmentation de la productivité

• L’augmentation du bien-être (moins de fatigue, moins de stress)

• Un meilleur équilibre vie professionnelle/vie personnelle

Les résultats du questionnaire ont également mis en exergue une volonté manifeste des collaborateurs de l’UES ESSIA d’accroître le rythme du télétravail et de gagner en flexibilité sur certaines règles expérimentées concernant, notamment, les conditions de prises des jours de télétravail.

Ainsi, face au succès de cette expérimentation les Parties au présent accord se sont donc entendues pour généraliser et pérenniser ce mode de travail au sein de l’UES

• Le présent accord a pour objet de préciser le cadre général applicable au télétravail au sein de l’UES ESSIA et s’applique, sous réserve des critères d’éligibilité ci-après fixés, à l’ensemble des salariés des sociétés constituant l’UES ESSIA, hormis la société MC HABITAT.

ARTICLE 1. CONDITIONS DE RECOURS AU TELETRAVAIL ET DEFINITION

Principes directeurs du télétravail

• Le télétravail désigne, au sens de l’article L. 1222-9 du code du travail, toute forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

La mise en œuvre du télétravail repose sur trois principes fondamentaux :

• le volontariat du salarié et l’acceptation de sa hiérarchie de son entrée dans le dispositif du télétravail confirmé par la grille d’éligibilité complétée par chacune des parties.

• la formalisation de l’accord du salarié et de son employeur via le portail RH (demande de télétravail devant être réalisée selon l’organisation définie) ;

• le respect des exigences opérationnelles.

Le présent accord prévoit la mise en place du télétravail occasionnel, à savoir, des journées ou demi-journées de télétravail ponctuelles définies en concertation par le manager et le salarié,

• Il sera rappelé que les situations de travail « nomade » notamment comme les déplacements professionnels ou l’exécution de tâches ne pouvant être réalisées dans les locaux, ne relèvent pas de la définition du télétravail. Le fait de travailler à l’extérieur des locaux de l’entreprise ne suffit pas à considérer que le salarié est en situation de télétravail (ex : astreinte réalisée au domicile, tâches ne pouvant être exécutés dans les locaux, …).

Conditions d’éligibilité

Télétravail occasionnel

L’organisation en télétravail dépend de l’éligibilité du poste occupé par le salarié avec ce mode d’organisation.

Cette compatibilité dépend de plusieurs critères définis dans la grille d’éligibilité présente en annexe 1, appréciés par le manager et la Direction des Ressources Humaines notamment :

• les aptitudes professionnelles du salarié à travailler en autonomie et à distance, ainsi qu’une connaissance approfondie du poste occupé et de l’environnement informatique,

• l’organisation de la société et, en particulier, la compatibilité avec le bon fonctionnement du service appréciée par la hiérarchie sur différents aspects tels que la nécessité de permanence au regard de l’effectif, l’animation et l’organisation du travail de l’équipe/du service, les aspects opérationnels de l’activité, le nombre de télétravailleurs, etc.

• le métier et la nature des tâches exercées (ex : nécessité d’une présence physique, confidentialité des travaux réalisés). En effet, la possibilité d’organiser le travail en dehors des locaux de la Société s’apprécie notamment en fonction de l’activité exercée ainsi que de la dématérialisation des documents nécessaires à l’accomplissement des tâches et la compatibilité avec le niveau de sécurité ou de confidentialité.

De ce fait, ne peuvent être éligibles au télétravail les activités qui, par nature, requièrent d’être exercées physiquement et de manière permanente dans les locaux de l’une des sociétés formant l’UES ESSIA, notamment en raison :

• de la nécessité d’une présence physique du salarié ou d’une proximité obligatoire ;

• d’une organisation du travail spécifique ;

• de l’utilisation de logiciel, d’équipements matériels et/ou techniques spécifiques.

Un réexamen des critères d’éligibilité avec le manager sera possible en cas de changement de fonction, de poste, de service, de domicile du salarié, et pourra donner lieu à la cessation de la situation de télétravail.

Ces critères sont également déterminants pour la définition entre le manager et le salarié des modalités d’organisation du télétravail.

• Sont ainsi éligibles au télétravail :

  • Tous les salariés de l’une des sociétés formant l’UES ESSIA, hormis ceux de la Société MC HABITAT, cette dernière disposant déjà d’un accord de télétravail conclu le 18 mars 2021 ;

  • en contrat à durée indéterminée dont la période d’essai a été confirmée ou déterminée d’une durée au moins égale à six mois afin de garantir la bonne intégration du collaborateur à la communauté et à l’organisation du travail ;

  • à temps plein ou à temps partiel à condition dans ce cas que le temps de travail soit au moins égal à 80% ;

  • justifiant d’une ancienneté minimale de six mois sur le poste, pour lequel le télétravail est sollicité, au sein de l’entreprise afin de garantir la bonne intégration du collaborateur à la communauté et à l’organisation du travail ;

  • répondant aux critères fixés par la grille d’éligibilité (annexe 1).

• Après réception de la demande de passage en télétravail formalisée via la grille d’éligibilité, le responsable hiérarchique statuera sur cette dernière sous un délai maximum de 1 mois.

• L’accès ou la poursuite du télétravail sera soumis à l’appréciation du manager, en coordination avec la Direction des Ressources Humaines. Il en sera de même en cas de :

  • perte de l’une des conditions d’éligibilité ci-avant fixées ;

  • changement ou d’évolution de poste ou de la durée de travail, à l’initiative du salarié ou de l’employeur ;

  • retour dans la société après une absence supérieure à 3 mois (congés prolongés, maladie, etc.).

Conditions liées au lieu de télétravail

S’agissant spécifiquement des conditions liées au domicile, les Parties précisent que le salarié doit cumulativement :

• Effectuer son télétravail soit à son domicile, soit dans le lieu de sa résidence secondaire, à condition que la zone présente une couverture réseau suffisante et sous réserve d’une information préalable du manager ;

• disposer d’un cadre de travail adapté (un espace dédié au minimum), notamment au regard des impératifs liés à la confidentialité des données, des documents et des échanges et de la nécessaire isolation des lieux de vie ;

• informer sa compagnie d’assurance qu’il est amené à exercer une activité professionnelle à son domicile et s’assurer que son assurance habitation couvre sa présence pendant ces journées de travail ;

• garantir la conformité électrique de son logement (annexe 2) ;

• s’engager, pendant ses journées de télétravail, à rester à disposition de son employeur, et qu’en aucun cas le télétravail ne doit être considéré comme un moyen pour vaquer à ses occupations personnelles ou une solution de garde d’enfants.

Le salarié devra fournir à la Société de l’UES ESSIA qui l’emploie une attestation sur l’honneur qu’il a bien procédé à ces vérifications.

En cas de changement de domicile durant la période, le salarié s’engage à en informer son employeur, au moins un mois avant la date prévue pour le déménagement et de communiquer à cette dernière l’ensemble des attestations et justifications.

ARTICLE 2. MODALITES D’EXERCICE DU TELETRAVAIL

Les Parties signataires conviennent que le télétravail repose sur une relation de confiance entre le salarié et son manager, mais également sur la faculté pour ce dernier de pouvoir apprécier les résultats du salarié par rapport aux objectifs fixés.

Principe de volontariat avec accord du manager et de la Direction des Ressources Humaines

• Les Parties signataires conviennent que le télétravail ne peut être mis en place qu’à la demande du salarié et avec l’accord exprès préalable de son manager et de la Direction des Ressources Humaines.

Les Parties signataires conviennent que le passage en télétravail, puisqu’il est à l’unique initiative du salarié, ne donne pas lieu à la conclusion d’un avenant au contrat de travail de ce dernier mais à la formalisation d’une demande de télétravail dument complétée, déposée au service Ressources Humaines et signée par les Parties, laquelle fait foi entre-elles.

La planification des demandes de jours de télétravail doit être :

• réalisée au mois ;

• finalisée, au moyen du Portail RH mis en place à cet effet, et validée par le manager et la Direction des Ressources Humaines, au plus tard le dernier jour du mois précédant le mois auxquelles se rapportent les journées de télétravail sollicitées.

Ainsi, par exemple : si un salarié souhaite télétravailler 3 journées en juin, sa demande de bénéfice de ces 3 journées de télétravail devra avoir été formalisée et la validation des dates par son supérieur hiérarchique et la Direction des Ressources Humaines obtenue au plus tard le 31 mai.

Des dérogations à cette planification peuvent être accordées, sous réserve de respecter un préavis d’au moins 24 heures, et sous réserve d’accord exprès et préalable du supérieur hiérarchique et de la Direction des Ressources Humaines.

• Le manager devra veiller à ce que le nombre de salariés bénéficiant du télétravail en même temps soit réellement compatible avec le bon fonctionnement du service, ses interactions avec les autres services et avec l’organisation de l’équipe.

Dans cette logique, il lui appartient d’apprécier le seuil de salariés en télétravail le même jour.

Le manager qui refuse d’accorder le télétravail à un salarié qui occupe un poste ou une activité éligible au télétravail selon les dispositions prévues au présent accord doit motiver sa réponse.

Les principaux motifs de refus du télétravail peuvent être notamment :

• le non-respect des conditions d’éligibilité définies au présent accord,

• des raisons d’impossibilité technique ou fonctionnelle des outils,

• des raisons de bon fonctionnement de l’organisation de l’équipe à laquelle est affecté le salarié sollicitant le recours au télétravail.

En cas de désaccord entre le manager et le salarié, la Direction des Ressources Humaines pourra être saisie pour arbitrage et prendra la décision finale, en concertation avec le Responsable Hiérarchique, d’autoriser ou non le recours au télétravail pour le salarié, sur la période considérée.

Le télétravailleur comme le manager peuvent décider de mettre fin au télétravail, de le suspendre ou de le modifier à tout moment, sous réserve de respecter un préavis d’au moins un mois (ce délai est ramené à un jour franc en cas de force majeure ou problèmes techniques).

Sous réserve de motivation, il pourra être mis fin à la situation de télétravail immédiatement et unilatéralement par l’employeur, notamment, sans que cette liste ne soit exhaustive, en cas de : changement de poste, non-respect des règles de télétravail (lieu d’exercice, nombre de jours, protection des données, conditions non satisfaisantes de travail à domicile, performance du travail à distance inférieur à celui sur site, …).

Organisation du recours au télétravail

• Les Parties signataires rappellent leur attachement au maintien d’une présence physique au sein des sociétés constituant l’UES ESSIA. Cette présence est indispensable pour entretenir les liens professionnel et social directs entre le télétravailleur et son manager, ses collègues, et partager l’information ainsi que la vie de l’entreprise.

De fait, l’aménagement du télétravail à domicile ne doit pas conduire à ce que le salarié concerné ne soit plus du tout présent dans les locaux de l’entreprise ni à ce que la majorité de son temps de travail soit effectué dans le cadre du travail à distance. Cela peut justifier la non-application du télétravail sur la semaine considérée.

Le salarié éligible disposera d’un volume de 40 jours de télétravail, pouvant éventuellement être fractionnables, sur une année civile au maximum.

Toutefois, il est à noter que la pose de demi-journées de télétravail doit rester exceptionnelle.

L’organisation du télétravail doit permettre de veiller à ce que, pour une semaine de cinq (5) jours ouvrés :

• chaque salarié soit présent sur site au minimum trois jours pour un temps plein, y compris en cas de déplacements, arrêt maladie, congés, RTT, JRS, congé sans solde … ;

• chaque salarié soit présent sur site au minimum trois jours pour un temps partiel y compris en cas de déplacement, arrêt maladie, congés, RTT, JRS, mi-temps thérapeutique, congé sans solde ;

• 50% de l’équipe soit présente physiquement chaque jour.

• Dans ce cadre, il appartiendra à chaque manager, en coordination avec la Direction des Ressources humaines :

  • d’approuver les jours de travail occasionnels sollicités par le salarié tout en conservant sa faculté de refuser certains jours de la semaine pour notamment des raisons d’organisation ou de transmettre le planning par roulement ;

  • d’adapter ces jours dans le temps afin de s’assurer du respect de la présence physique minimale de 50% de l’effectif du service et prenant en compte également la saisonnalité (ex : semaine de ponts, jours fériés) ou d’autres évènements du salarié ou des membres de l’équipe (congés, maladie, …) ;

  • de mettre en place, si nécessaire, un ou des jours « sans télétravail » afin que tous les membres d’une même équipe puissent se retrouver ;

  • de s’assurer que le fonctionnement du service et de la société n’est pas altéré par le télétravail.

Le manager continue à rester en contact avec le salarié en télétravail et veille à ce que l’organisation des réunions permette la présence du salarié, physique ou par visio-conférence. Le télétravail ne doit pas être un frein à la participation à la vie du service et notamment aux réunions.

Le salarié veille également à rester en contact avec son manager, ses collègues et ses relations professionnelles afin que l’organisation du travail et la fluidité des échanges soient optimales.

Le manager veille à ce que le salarié en télétravail, puisse joindre facilement ses collègues et lui-même.

Les Parties conviennent que le salarié en télétravail qui ne disposerait pas de téléphone portable professionnel attitré s’engage, pour les jours de télétravail, à mettre en place un transfert de ses appels professionnels sur le téléphone portable partagé mis à disposition au sein du service de rattachement dans le cadre du télétravail.

Les jours de télétravail non utilisés en fin de période (année civile) ne sont pas reportables sur la période suivante (même en cas d’arrêt maladie, ponts, congés ou incapacité temporaire de pouvoir travailler à domicile).

Horaire et temps de travail

• Pendant la période de télétravail, le salarié exerce ses fonctions dans les mêmes conditions et avec les mêmes résultats que s’il était présent dans les locaux de la société qui l’emploie.

Il doit notamment pouvoir être joint aux plages horaires habituelles de fonctionnement de son service, consulter sa messagerie et répondre aux sollicitations (courriels, messagerie instantanée, téléphone professionnel si attribué ou téléphone professionnel partagé, etc.)

• Sont considérées comme temps de travail, toutes les périodes pendant lesquelles le salarié se consacre pleinement et exclusivement à son activité professionnelle.

  • pour tout salarié en télétravail dont le temps de travail est décompté en heure :

    • pour les salariés travaillant selon des horaires fixes : ils doivent respecter ces horaires de travail fixes, durant lesquels ils restent joignables ;

    • pour les salariés travaillant selon des horaires variables :

      • ils doivent respecter leurs plages fixes de travail, durant lesquelles ils sont joignables ;

      • durant leur journée de télétravail, ces salariés conservent la souplesse des plages variables, mais doivent, sauf autorisation expresse de leur hiérarchie, s’organiser pour travailler 7 heures par jour de télétravail.

  • pour tout salarié en télétravail dont le temps de travail est décompté en jours : le salarié en télétravail gère, en lien avec le manager, l’organisation de son temps de travail dans le respect des règles légales. Aussi, une journée de télétravail est décomptée, selon les règles habituelles, comme une journée travaillée.

Le salarié devra veiller au respect de la législation en vigueur relative à la durée du travail, et plus particulièrement de la durée maximale du travail, des temps de repos.

Les Parties rappellent que le salarié en télétravail bénéficie d’un droit individuel à la déconnexion.

Ainsi, en dehors des plages horaires habituelles, le salarié en télétravail ne sera pas tenu de répondre aux éventuelles sollicitations et il assure lui-même l’équilibre, au sein de son domicile, entre accomplissement de ses tâches et vie personnelle, et préserve son droit à la déconnexion.

Suivi de la charge de travail et du télétravail

Les Parties conviennent de rappeler que le télétravail ne doit pas avoir pour effet d’augmenter la charge de travail habituelle du salarié ou compromettre la bonne exécution de ses tâches.

Le salarié et son supérieur hiérarchique échangeront régulièrement sur l’état d’avancement de ses travaux.

De manière générale, en cas de difficulté portant sur les aspects d’organisation et de charge de travail ou en cas de difficulté liée à l’isolement professionnel, le salarié s’engage à contacter au plus vite sa hiérarchie afin de trouver les solutions appropriées pour résoudre ces difficultés.

Le salarié en télétravail s’engage à remettre au moins une fois par semestre à son supérieur hiérarchique, un compte rendu d’activité synthétique faisant notamment état des tâches réalisées et des difficultés rencontrées (Annexe 3).

À cette occasion, la charge de travail du salarié pourra être réajustée si nécessaire.

Un bilan sur les conditions d’activité et la charge de travail du salarié sera établi chaque année avec le télétravailleur lors d’un entretien avec sa hiérarchie. Cet entretien interviendra à l’initiative de la société qui l’emploie, en parallèle de l’entretien annuel d’évaluation.

Equipements de télétravail

Le salarié en télétravail doit disposer d’une ligne internet haut débit à son domicile, condition indispensable à la réalisation du télétravail à domicile.

L’employeur fournit au salarié en télétravail le matériel informatique et les moyens d’accès au réseau informatique de la Société et de communication (mail, messagerie instantanée, visio, téléphone portable partagé…) permettant l’exercice de son activité.

L’attribution de téléphone professionnel reste dédiée aux salariés en ayant un besoin permanent et non uniquement dans le cadre du télétravail. Aussi, à titre indicatif, cet équipement comprend :

• un ordinateur portable équipé des logiciels nécessaires à la bonne exécution du travail ;

• un téléphone portable partagé intra-service en l’absence de téléphone portable attitré ;

• un accès sécurisé permettant une connexion au réseau à distance ;

• un accès à un logiciel permettant la visio-conférence.

Il est demandé au salarié de prendre connaissance de la charte informatique portant sur l’usage des équipements informatiques et la protection des données et de la respecter scrupuleusement, ainsi que toutes consignes ultérieures portées à sa connaissance en ces domaines. »

Le salarié en télétravail bénéficiera d’un service d’assistance technique identique à celui fourni aux salariés travaillant en présentiel au sein des locaux des sociétés constituant l’UES ESSIA.

Dans le cas d’une impossibilité temporaire et non programmée de recours au télétravail le jour dédié (coupure inopinée d’électricité, de téléphone, du réseau informatique, des outils associés, non accessibilité des applications réseau etc..), le salarié viendra exercer ses fonctions dans son lieu habituel de travail ou, à défaut sera amené à prendre un jour de congé (congés payés, RTT, etc..).

Le matériel et les applications éventuellement mis à disposition du salarié par son employeur demeurent la propriété pleine et entière de cette dernière et sont strictement réservés à une utilisation professionnelle.

Le salarié s’engage en prendre soin et à en assurer la bonne conservation et à prendre toutes les précautions nécessaires à cet effet. Il s’engage également à informer immédiatement la Direction des Services Informatiques en cas de panne, mauvais fonctionnement, détérioration, perte ou vol du matériel mis à sa disposition.

En cas d’incident technique l’empêchant d’effectuer normalement ses tâches, le salarié doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique qui prend alors les mesures appropriées.

Période d’adaptation

L'exercice des fonctions en télétravail débute par une période d'adaptation de 2 mois.

Cette période doit permettre à l'employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance ou si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service. Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 5 jours.

S'il est mis fin à la situation de télétravail, le télétravailleur retrouvera son poste dans les locaux de l'entreprise et devra restituer l'ensemble du matériel mis à sa disposition par la Société pour les besoins du télétravail.

ARTICLE 3. STATUT, DROITS ET DEVOIRS DU SALARIE EN TELETRAVAIL

Droits collectifs

Le salarié en télétravail bénéficie de tous les droits et avantages reconnus aux salariés exerçant leur activité dans les locaux de l’entreprise. Pour rappel :

• la contribution financière au repas (Titre-restaurant, panier repas ou participation employeur pour le restaurant d’entreprise) n’est pas versée le(s) jour(s) de télétravail ;

• l’indemnité kilométrique de déplacement (CRC), le cas échéant n’est pas versée le(s) jour(s) de télétravail (mais la prise en charge à 50% des transports en commun est maintenue en fonction des règles en vigueur).

Le salarié en télétravail bénéficie d’entretiens réguliers avec son manager ; ces entretiens portent notamment sur les conditions d’exercice de son activité en télétravail, les modalités de contrôle du temps de travail et de régulation de la charge de travail (notamment pour les salariés en forfait jours), et l’articulation entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

À sa demande, il pourra être reçu par un membre de la Direction des Ressources Humaines pour examiner les problèmes qui pourraient se poser dans l’exercice de son activité en télétravail ou d’égalité de traitement.

Enfin, il est entendu que pendant les périodes de suspension du contrat de travail (maladie, etc.) le salarié habituellement en télétravail n’est pas autorisé à travailler de son domicile.

Santé et sécurité des travailleurs

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables.

En cas d’accident survenant sur le lieu d’exercice du télétravail pendant les jours de télétravail convenus, le salarié en télétravail doit informer sa hiérarchie de l’accident dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail dans les locaux de la société qui l’emploie.

Par ailleurs, en cas d’arrêt de travail, le salarié en télétravail doit informer sa hiérarchie de sa situation dans les mêmes délais que lorsqu’il effectue son travail dans les locaux de la société qui l’emploie.

Protection des données et confidentialité

Le salarié en télétravail s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité des données en vigueur dans les sociétés formant l’UES ESSIA.

Il s’engage également à prendre toutes les dispositions nécessaires à la protection et à la sauvegarde des données et documents à sa disposition sur tous supports et par tous moyens, à ne pas laisser accéder des tiers non autorisés et à avertir son responsable hiérarchique de toute anomalie constatée.

Tout manquement à ces obligations pourra justifier, en outre, l’engagement de procédures disciplinaires.

Manquement aux règles relatives au recours au télétravail

Tout manquement aux règles relatives au recours au télétravail est susceptible de faire l’objet d’un rappel à l’ordre écrit immédiat du salarié par le manager ou le service RH.

Les Parties signataires conviennent qu’en cas de manquement aux règles relatives au recours au télétravail, le salarié concerné pourra se voir priver du droit au télétravail pour une durée maximale d’un an.

Formation

Préalablement au passage en télétravail, les salariés pourront bénéficier d’un webinaire portant sur les fondations du télétravail. Ce webinaire aura pour but de permettre aux futurs télétravailleurs :

• d’apprendre à connaître le fonctionnement du télétravail

• de développer l’auto-organisation

• de travailler sur la capacité de chacun à assurer la continuité des activités d’Essia

• de clarifier les comportements individuels et organisationnels attendus

Par ailleurs, le salarié s’engage à suivre les différentes formations organisées et programmées par la Direction des Ressources Humaines.

ARTICLE 4. SITUATIONS PARTICULIERES

Situation des travailleurs en situation de handicap

Les salariés en situation de handicap pourront bénéficier du télétravail aux mêmes conditions que les autres salariés.

Si la demande de bénéfice du télétravail formulée par un salarié en situation de handicap est acceptée, les conditions matérielles de ce télétravail seront examinées, en cas de nécessité d’adaptations particulières, en coordination avec le médecin du travail.

Situation des salariés en situation de grossesse

Les salariées enceintes pourront bénéficier du télétravail aux mêmes conditions que les autres salariés.

Si la demande de bénéfice du télétravail formulée par une salariée enceinte est acceptée, les conditions matérielles de ce télétravail seront examinées, en cas de nécessité d’adaptations particulières, en coordination avec le médecin du travail.

Télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles (notamment de menace d’épidémie, de force majeure, d’épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du code de l’environnement, d’évènements climatiques ou d’évènements ponctuels affectant durablement et significativement la circulation des moyens de transport collectifs), la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité des sociétés formant l’UES ESSIA et garantir la protection des salariés.

La Direction pourra alors prévoir le recours au télétravail dans des conditions plus extensives que celles prévues à la partie 2 du présent accord : cela sera, le cas échéant, prévu dans une note spécifique adaptée à la situation rencontrée.

ARTICLE 5. DISPOSITIONS FINALES

5.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter du 1^er avril 2023.

Suivi de l’accord

Les Parties signataires conviennent de faire le point sur l’application pratique de cet accord au sein des sociétés formant l’UES ESSIA à la date anniversaire de sa signature.

Par ailleurs, en cas d’évolution législative ou règlementaire impactant le présent accord, les Parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour échanger sur les adaptations rendues nécessaires.

Adhésion

Conformément aux dispositions de l’article L.2261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative au sein de l’UES ESSIA, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt au secrétariat du Greffe du Conseil de prud’hommes compétent et à la DREETS.

Cette adhésion sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception aux Parties signataires dans un délai de huit jours à compter de celle-ci.

Modalités de révision ou de dénonciation de l’accord

Toutes modification du présent accord pourra faire l’objet de la signature d’un ou plusieurs avenants portant révision du présent accord dans les conditions légales en vigueur.

Chaque partie signataire de l’accord pourra, à tout moment, faire connaître sa volonté de réviser le présent accord aux autres des Parties, dans les conditions légales en vigueur et sans qu’un accord unanime sur le principe de la révision soit nécessaire.

Le présent accord pourra faire l’objet d’une dénonciation dans les conditions légales.

Publicité et dépôt de l’accord

Conformément aux dispositions des articles D.2231-4 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé, à la diligence de l’entité constituant l’UES ESSIA la plus diligente sur la plateforme de téléprocédure TéléAccords.

Un exemplaire sera également déposé au secrétariat-greffe du Conseil de prud'hommes d’Evry.

Un exemplaire original sera établi pour chaque partie signataire.

En outre, un exemplaire sera également remis au secrétariat-greffe du conseil de prud’hommes d’Evry.

Fait à Ris-Orangis, le 29 mars 2023, en 4 exemplaires originaux,

Pour l’UES ESSIA

XXX

Directeur Général

POUR L’ORGANISATION SYNDICALE CFDT :

XXX - Déléguée Syndicale

POUR L’ORGANISATION SYNDICALE UNSA-SNPHLM

XXX - Déléguée Syndicale

ANNEXE 1 : GRILLE D’ELIGIBILITE DES ACTIVITES AU TELETRAVAIL

Vous êtes candidat au télétravail ?

Si vous souhaitez vous porter candidat au télétravail, vous devez préalablement compléter la grille d’éligibilité ci-après. Cette grille a pour objectif de vous permettre d’évaluer votre aptitude à exercer une partie de votre activité en télétravail.

Il s’agit d’un préalable indispensable à toute candidature au télétravail. De plus, le télétravail n’est pas un dû et peut être réversible en cas de non-respect des règles de l’Accord.

Aussi, nous vous invitons à réfléchir aux raisons qui motivent votre demande et à répondre en toute transparence aux questions posées ci-après. Nous vous rappelons que la confiance demeure un facteur clé de réussite du télétravail.

Si vous répondez négativement à l’une des questions, cela signifie que votre poste n’est malheureusement pas éligible au télétravail.

Par contre, si vous répondez positivement à l’ensemble des questions, votre responsable hiérarchique analysera vos réponses et complétera à son tour la grille afin de s’assurer de l’éligibilité de votre poste au télétravail :

• Si votre manager répond également positivement à l’ensemble des questions, l’éligibilité de votre poste au télétravail sera confirmée

• Si votre manager répond négativement à l’une des questions, un échange sera réalisé sur la différence de perception et l’absence d’éligibilité motivée par écrit en commentaire de la grille

Ne pas oublier :

1. Le manager envoie la grille d’éligibilité complétée au Service Ressources Humaines. La mise en œuvre du télétravail sera conditionnée à la réception par le service RH de la grille confirmant l’éligibilité de votre poste et validée par la transmission d’un courrier à votre attention précisant la date de démarrage.

2. Ensuite, vos demandes de télétravail devront être formulées via le Portail RH, dans le respect des règles définies dans l’Accord. Le départ en télétravail ne pourra se faire qu’avec la validation préalable de votre manager.

PRESENTATION DU CANDIDAT AU TELETRAVAIL
NOM :	Prénom :
Poste occupé :
Service :
Date d’ancienneté dans l’entreprise :
Date d’ancienneté dans le poste :
Lieux d’exercice du télétravail : ○ domicile ○ résidence secondaire (impérativement en France) département : ____________________________

MON POSTE
	Avis du collaborateur	Avis du manager
	OUI	NON	OUI	NON
Je dispose d’un poste en CDI ou d’un CDD d’une durée au moins égale à 6 mois
Je dispose d’une ancienneté supérieure à 6 mois dans mon poste actuel
Je travaille à temps complet ou à temps partiel avec un temps de travail au moins égal à 80%
Mes responsabilités et missions me permettent d’effectuer une partie de mes activités en dehors de mon site de travail sans impacter mes autres collègues
Dans l’affirmative, quelles sont les missions que j’estime télétravaillables ? _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________
	Avis du collaborateur	Avis du manager
	OUI	NON	OUI	NON
Ma présence physique quotidienne sur site n’est pas indispensable à la réalisation de mes missions
Mes contacts professionnels peuvent-ils se gérer à distance, dans de bonnes conditions, grâce aux moyens de communication à distance (téléphone, courriel, messagerie instantanée, visio …)
Mes activités télétravaillables ne nécessitent pas le transport de documents contenant des données confidentielles* et/ou sensibles et ce, quel que soit le support (numérique, papier…)
Commentaires du manager : Point de vigilance à surveiller (mais ne justifiant pas le refus d’accès au télétravail) ou argument d’une case cochée négativement
*Données confidentielles : L’accès au télétravail doit garantir la confidentialité des données : données personnelles locataires, clients, salariés, données bancaires, données stratégiques. L’accès à ces données doit impérativement être fait via le réseau pour éviter toute sortie de documents confidentiels. Toute impression à domicile de données confidentielles est strictement interdite.

MES MOTIVATIONS POUR LE TELETRAVAIL
	Avis du collaborateur	Avis du manager
	OUI	NON	OUI	NON
Je souhaite mieux concilier mes temps de vie personnelle et professionnelle
Je souhaite bénéficier de plus d’autonomie dans l’organisation de ma journée de travail
Une partie de mes missions demande une concentration qui sera favorisée par un environnement de travail isolé
Dans l’affirmative, lesquelles : -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Commentaires du manager : Point de vigilance à surveiller (mais ne justifiant pas le refus d’accès au télétravail) ou argument d’une case cochée négativement

MON STYLE DE TRAVAIL ET MON APTITUDE AU TELETRAVAIL
	Avis du collaborateur	Avis du manager
	OUI	NON	OUI	NON
Je suis autonome et sais prendre des initiatives
Je respecte les délais qui me sont fixés
Je suis organisé(e), je sais planifier et hiérarchiser mes tâches
J’arrive à me concentrer et à travailler efficacement chez moi, sans une ambiance générale de travail
Je suis disponible et réactif(ve), et en capacité de fournir, à tout moment, un suivi de mon activité
Je suis conscient(e) que mon organisation entre jours travaillés et télétravaillés pourrait être modifiée en fonction des impératifs de service et j’accepte de m’y adapter facilement
Je ne crains pas l’isolement en travaillant seul chez moi
Je pense être capable de maintenir de bonnes relations professionnelles avec mes collègues et mon supérieur même en situation de télétravail
Je suis capable d’effectuer efficacement mes tâches même avec un suivi direct limité de mon responsable
Je suis à même de m’imposer des périodes de travail à domicile et de les respecter
Je rends régulièrement compte de l’avancement de mon travail à mon responsable
J’arrive à gérer mon temps de travail de manière à fixer une frontière entre vie personnelle et vie professionnelle
Je maîtrise les logiciels informatiques liés à mon poste
J’utilise et je maîtrise les outils de communication à distance (messagerie instantanée, zoom…)
	Avis du collaborateur	Avis du manager
	OUI	NON	OUI	NON
Je fais un transfert d’appel de ma ligne professionnelle sur mon téléphone portable professionnel ou, à défaut, sur le téléphone portable partagé mis à ma disposition
Commentaires du manager : Point de vigilance à surveiller (mais ne justifiant pas le refus d’accès au télétravail) ou argument d’une case cochée négativement
MON ESPACE DE TELETRAVAIL
	Avis du collaborateur	Avis du manager
	OUI	NON	OUI	NON
Je dispose d’un espace dédié de télétravail, au calme et isolé
Cet espace est suffisamment spacieux pour y installer mon équipement de travail
Je dispose d’un ameublement adapté au travail
Je dispose d’une connexion internet haut débit
Je m’assure de ne pas laisser l’accès à mes outils de travail, afin de conserver la confidentialité des données
Je suis couvert(e) par une assurance personnelle « multirisques habitation » couvrant le télétravail (attestation en annexe 2 à compléter)
Mes installations électriques sont conformes aux normes exigées par mon employeur
Commentaires du manager : Point de vigilance à surveiller (mais ne justifiant pas le refus d’accès au télétravail) ou argument d’une case cochée négativement

MA SITUATION PERSONNELLE
	Avis du collaborateur	Avis du manager
	OUI	NON	OUI	NON
Les membres de ma famille respectent mon environnement de télétravail et acceptent que je travaille à domicile, sans être dérangé(e)
Je m’engage à ne pas télétravailler pour garder mes enfants
Commentaires du manager : Point de vigilance à surveiller (mais ne justifiant pas le refus d’accès au télétravail) ou argument d’une case cochée négativement

Y’a-t-il une question qui ne figure pas dans le document et à laquelle vous auriez souhaité répondre ?

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CONCLUSION
	Acceptée	Refusée
Demande de télétravail
Motivation du manager en cas de refus :
Je m’engage sur la véracité des informations communiquées et sur le respect des conditions de télétravail définies dans l’Accord Télétravail du Groupe Essia. En cas de fausses informations ou de non-respect des règles, mon télétravail peut être suspendu, voire annulé. Date et signature collaborateur :	Date et signature manager :

ANNEXE 2 : ATTESTATION SUR L’HONNEUR

ATTESTATIONS POUR EXERCER EN TELETRAVAIL

(de conformité aux normes électriques, et d’assurance habitation)

Je soussigné(e) (NOM Prénom) _____________________________________________________________

né(e) le ________________________________________________________________________________

à _____________________________________________________________________________________

employé(e) par la société __________________________________________________________________

domicilié(e) : ____________________________________________________________________________

certifie sur l’honneur que les installations électriques de mon domicile sont conformes à la réglementation en vigueur pour l’exercice du télétravail et que je dispose d'un aménagement ergonomique de mon poste de travail me permettant d'exercer mon activité professionnelle dans toutes les conditions de sécurité pour moi-même et pour les informations et documents professionnels que je pourrais être amené(e) à devoir utiliser.

J’atteste que l’assurance habitation que j’ai souscrite auprès de ____________________________________

______________________________________________________________________________________ autorise l’exercice d’une activité professionnelle en télétravail à mon domicile.

Je m’engage à signaler immédiatement à mon employeur toutes circonstances susceptibles de nuire à ma santé et à ma sécurité dans l’exercice de mon activité professionnelle en télétravail à mon domicile.

Fait à _____________________________________, le ____/____/________

Précédé la signature de la mention « lu et approuvé »

Signature du salarié

ANNEXE 3 : MODELE DE SUIVI D’ACTIVITE DU TELETRAVAILLEUR

TACHES REALISEES	PERIODE	DIFFICULTES RENCONTREES