Avenant n°1 à l’accord CSE

Préambule introductif

L’accord du 12 septembre 2019 met en place le CSE, et précise notamment les modalités d’organisation et de fonctionnement avec ses commissions. Les premières élections du CSE ont eu lieu en janvier 2020 au sein de l’UES. C’est tout naturellement que les parties prenantes à la négociation ont souhaité se réunir début 2021, soit un an après la mise en place effective du CSE, pour discuter d’améliorations de l’accord.

Le présent avenant a donc pour vocation de préciser et d’améliorer les dispositions prévues dans l’accord initial, en demeurant dans le même esprit qui a guidé sa rédaction.

Chapitre I – Organisation et Fonctionnement du CSE

Les paragraphes suivants visent à compléter et à améliorer le chapitre 1 de l’accord initial, portant sur l’organisation et sur le fonctionnement du CSE.

Réunions du CSE en format hybride distanciel/présentiel

L’année de mise en place du CSE aura été marquée par la tenue de l’intégralité des réunions du CSE en format distanciel, compte tenu de la période de crise sanitaire liée à la COVID-19. Les élus en ont tiré plusieurs apprentissages dans le fonctionnement à distance de l’instance CSE et de ses commissions. Les parties ont souhaité inscrire dans un format d’accord ces apprentissages et ces bonnes pratiques, pour les pérenniser, et favoriser par exemple la participation d’élus itinérants ou basés sur d’autres sites que celui de Pont de Claix.

Ainsi, le présent avenant prévoit la possibilité de tenir les réunions du CSE dans un format combiné présentiel et distanciel, permettant par exemple aux élus éloignés du site de se connecter pour les réunions, en économisant un long trajet.

La salle de réunion du CSE fait l’objet d’études préalable pour installer du matériel (caméra, écrans, micros) permettant la tenue de ces réunions sur un format hybride, avec un confort de vision et d’audition pour les participants réunis dans la salle autant que pour les participants individuels derrière leurs écrans. Ainsi, rappelons :

• Que les participants à distance doivent pouvoir voir les participants réunis dans la salle (afin de mieux participer aux débats) et/ou les documents qui font l’objet d’une présentation (afin de ne pas être écartés de l’information communiquée et commentée)

• Que les participants à distance doivent pouvoir prendre la parole et intervenir dans les débats, en manifestant dans le Chat leur souhait de prendre la parole

• Que les participants dans la salle doivent pouvoir entendre correctement les prises de parole d’un participant à distance (le micro d’un PC à un endroit dans la salle étant un moyen de diffusion du son trop insuffisant)

• Que les participants dans la salle doivent pouvoir identifier l’élu à distance qui prend la parole

Les réunions se déroulent via l’outil de visio conférence utilisé par BD : à savoir, Teams, au moment de la rédaction du présent avenant.

Le président de l’instance joue un rôle de modérateur des débats, en animant les débats et en donnant la parole à tour de rôle. Les intervenants respectent les tours de prise de parole de chacun, que ce soit dans la salle ou à distance.

Le motif de participation à distance à une réunion du CSE doit être communiqué en amont de la réunion au secrétaire et au président du CSE. Les motifs figurent parmi la liste ci-dessous :

• élu itinérant

• élu basé sur un autre site que Pont de Claix

• élu en J@D

Afin de simplifier le bon déroulement des réunions, des liens de connexion (teams par ex) seront transmis à tous les élus indépendamment des convocations.

Une charte de bon fonctionnement a été rédigée à l’occasion de la crise sanitaire. Celle-ci est annexée au présent avenant (ANNEXE 1), et doit être observée par tous les participants aux réunions, qu’ils soient ou non à distance.

Les participants à distance à une réunion s’engagent à ce que les conditions soient réunies autour d’eux pour une participation garantissant la confidentialité des débats, dans le respect des règles applicables au sein de l’entreprise.

S’agissant des votes lors des consultations, il est prévu que les votes soient réalisés à l’issue d’un appel récapitulatif du nombre de votants. Les votes en ligne se font par le biais du Chat, les votes en présentiel se font à main levée. Le président comptabilise le nombre de votes en ligne et en présentiel, le secrétaire valide le décompte avant qu’il ne soit inscrit au PV.

Une solution est à l’étude pour sécuriser les votes à bulletins secrets prévus dans certains cas de consultations.

BDES

Forts d’une année de fonctionnement en format distanciel, les parties réunies conviennent d’entériner 2 principes, s’agissant de la BDES.

1. L’outil hébergeant la Base de Données Economiques et Sociales doit être localisé sur le même outil qui est utilisé pour les QDS et pour les réunions du CSE, avec la constitution d’un groupe fermé dédié. En l’état, Teams permet de créer l’équivalent de sharepoints dont les accès sont limités aux seuls membres du groupe « CSE », incluant les titulaires, les suppléants, et les RS. Ce principe est guidé par un besoin de simplification, avec la création d’un accès unique pour l’espace CSE, sur lequel tous les outils permettant l’exercice du mandat au quotidien sont réunis.

2. Les Délégués Syndicaux doivent avoir un accès à la BDES dans les mêmes conditions que les membres du CSE.

Ainsi, les parties conviennent de la création d’un groupe « BDES » incluant les Délégués Syndicaux, sur l’outil utilisé par l’entreprise à la date de signature de cet avenant, à savoir, Teams.

Il est convenu qu’une formation sera dispensée à tous les membres qui en éprouveront le besoin, pour faciliter les accès à la plateforme, et expliquer l’arborescence des dossiers.

Les parties conviennent d’un classement par année, puis par date de réunion. En effet, les données sont nombreuses sur la BDES, et un besoin de classement rigoureux a été signifié par toutes les parties prenantes.

Présentation des sujets lors des réunions CSE

Délais

Les parties réunies rappellent l’importance d’une transmission des documents en amont de la réunion. Ce besoin est d’autant plus crucial dans un contexte où les réunions hybrides pourront se mettre en place (distanciel / présentiel), afin de permettre aux élus à distance de consulter les documents depuis leur PC. Pour ce qui est des consultations du CSE, les documents sont transmis au plus tard avec la convocation et l’ordre du jour, si le recueil d’avis est prévu lors de ladite réunion.

Préparation des sujets avant les réunions

Dans un souci d’optimiser la préparation des informations qui sont présentées à l’instance par les porteurs de projet de la Direction, les parties conviennent d’un format de préparation qui figure en ANNEXE 2.

Ce format sera communiqué aux Directions du site à deux occasions :

3. Lors d’une formation dispensée par le président de l’instance sur un rappel des obligations de l’entreprise en matière de relations sociales

4. A tout moment, lors de la sollicitation du président du CSE par un porteur de projet pour présenter un sujet en instance

Gestion de la communication pendant les consultations

Les parties ont souhaité adopter un mode de fonctionnement plus opérant pour faciliter la communication auprès des équipes sur un projet qui les concerne, soumis à consultation préalable du CSE.

Ainsi, il est convenu que pour un projet qui nécessite une communication renforcée auprès du personnel avant sa mise en œuvre (exemple : en cas de consultation des salariés), le CSE peut décider lors de la première réunion d’information sur ce projet, de permettre une communication aux salariés, ou non, à l’initiative de la Direction ou des représentants du personnel. Cette décision fait l’objet d’un vote ou d’une résolution du CSE.

Chapitre II – Commissions du CSE

Les paragraphes suivants visent à compléter et à améliorer le chapitre 2 de l’accord initial, portant sur les commissions du CSE.

Remplacements ponctuels dans les commissions

Les parties réunies conviennent de prévoir la possibilité de remplacement ponctuel d’un membre de commission, pour les cas de justification prévus dans l’accord de 2019 : maladie, congés, ou raison valablement justifiée.

L’élu qui sera absent prévient de son absence dans les meilleurs délais, et au mieux 24h avant la réunion :

• Le président (et le secrétaire pour la CES et la CSSCT) de la commission

• Ainsi que tous les membres de la commission concernée

Il informe par la même occasion du nom de son remplaçant – et s’engage à informer son remplaçant des sujets en cours de discussion au sein de la commission, afin de respecter un principe d’efficience et de passage pertinent de relais d’informations.

Par ailleurs, il est convenu que tous les comptes-rendus de réunions de commissions dressent un état des présents et des absents.

Désignation de secrétaires de commissions pour la CSSCT et la CES

Pour les commissions CSSCT et CES, sont nommés des secrétaires (un par commission) parmi les membres permanents de la commission. Le secrétaire est désigné à la 1e réunion de commission qui suit l’entrée en vigueur de l’avenant à l’accord.

Si au cours du mandat un changement de secrétaire est sollicité (ex : démission, départ, etc …) un vote devra être réalisé au sein de la commission concernée, afin de nommer un nouveau secrétaire. En cas de difficulté à départager un vote en commission pour désigner un nouveau secrétaire, le CSE sera amené à voter la désignation d’un nouveau secrétaire.

Rôle des secrétaires

Le détail des missions confiées aux secrétaires est décrit ci-dessous.

Missions récurrentes (pour toutes les réunions) :

• Contribuer à l’élaboration de l’ordre du jour en lien avec le président de commission

• Établir un compte-rendu et le classer sur un espace dédié à la commission dans la BDES (pour exemple, une trame de compte-rendu figure en ANNEXE 3)

Missions ponctuelles :

• Dans le cas de figure où le CSE a confié une mission spécifique à la commission, le secrétaire est chargé de transmettre le compte-rendu (et les éléments d’analyse de la commission) aux membres du CSE en amont de la réunion du CSE dédiée à ce point

• Assurer la coordination entre le CSE et la commission, pour les sujets spécifiques que le CSE délègue à la commission (expertise, par exemple), et le cas échéant, assurer la coordination avec un prestataire extérieur

Moyens alloués pour les secrétaires

Les secrétaires de la CSSCT et de la CES disposent chacun d’un crédit conventionnel de 2h/mois.

Compte-rendus de réunions des commissions

Pour l’élaboration des compte-rendus de commissions :

1. Le secrétaire rédige le Compte rendu à la suite de la réunion de ladite commission

2. Le secrétaire le transfert à l’ensemble des membres de la commission

3. Retours, remarques, commentaires, etc, réalisés par les membres et le Président (annotation entre parenthèses si nécessaire)

4. Une fois finalisée et validé par l’ensemble des membres, envoi auprès du CSE pour information

5. Enregistrement sur l’espace dédié de la BDES (teams) par le secrétaire

6. Dans l’éventualité où des points traités en commissions doivent faire l’objet de demandes spécifiques en CSE, le secrétaire inclue le compte rendu de la commission dans un envoi au CSE, et inscrit un point à l’ordre du jour du CSE, en lien avec le secrétaire du CSE

Les parties s’accordent à réserver une possibilité de demander à bénéficier d’un enregistrement des réunions de commissions, sur des projets très particuliers, à valider par le président en amont.

Désignation de présidents de commissions pour la CDPC et CVDS

Pour les commissions CDPC et CVDS sont nommés des présidents (un par commission) parmi les membres permanents de la commission. Le président est désigné à la 1e réunion de commission qui suit l’entrée en vigueur de l’avenant à l’accord.

Si au cours du mandat un changement de président est sollicité (ex : démission, départ, etc …) un vote devra être réalisé au sein de la commission concernée, afin de nommer un nouveau président. En cas de difficulté à départager un vote en commission pour désigner un nouveau président, le CSE sera amené à voter la désignation d’un nouveau président.

Rôle des présidents

Le détail des missions confiées aux présidents est décrit ci-dessous.

Missions récurrentes (pour toutes les réunions) :

• Elaborer l’ordre des rendez-vous de la commission

• Établir un compte-rendu (voir détail des étapes dans le paragraphe précédent) et le classer sur un espace dédié à la commission dans la BDES (pour exemple, une trame de compte-rendu figure en ANNEXE 3)

Missions ponctuelles :

• Dans le cas de figure où le CSE a confié une mission spécifique à la commission, le président est chargé de transmettre le compte-rendu (et les éléments d’analyse de la commission) aux membres du CSE en amont de la réunion du CSE dédiée à ce point

• Assurer la coordination entre le CSE et la commission, pour les sujets spécifiques que le CSE délègue à la commission (expertise, par exemple), et le cas échéant, assurer la coordination avec un prestataire extérieur

Un point d’attention particulier sera porté sur les comptes-rendus de la CVDS, pour anonymiser les dossiers individuels.

Les commissions pourront inviter, par l’intermédiaire de leurs présidents, un intervenant qui représentera l’employeur, selon la thématique abordée, et en fonction de l’agenda de l’intervenant.

Moyens alloués pour les présidents

Les présidents de la CDPC et de la CVDS disposent chacun d’un crédit conventionnel de 2h/mois.

Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) 

Il est prévu que les réunions de la CSSCT fassent l’objet d’un enregistrement à l’identique des CSE. Ceux-ci donnent lieu à la rédaction de procès-verbaux, qui peuvent être confiés à un prestataire extérieur.

La relecture et l’approbation des PV se fait en CSSCT (d’une réunion à l’autre). Les parties conviennent d’une prise en charge de 50% du prix annuel de la prestation de rédaction des PV par BD. Une refacturation semestrielle est établie par le CSE.

L’ordre du jour est élaboré conjointement par le président et le secrétaire, il est envoyé 3 jours avant la réunion. L’inspecteur du travail, l’ingénieur CARSAT, et le médecin du travail sont destinataires de tous les ordres du jour.

S’agissant des moyens de communication réservés pour la CSSCT, les panneaux d’affichage anciennement alloués au CHSCT doivent être réservés à l’usage des membres de la CSSCT pour toute communication à l’attention des salariés.

Missions 

Dans un souci de clarification, les parties ont souhaité inscrire les points soumis à information du CSE et les points spécifiques confiés à la CSSCT dans le tableau récapitulatif ci-dessous :

Formalités de dépôt et de publicité

• Modalités d’information des salariés sur les dispositions de l’avenant

Le présent avenant sera mis à disposition des salariés auprès du service du personnel. Il sera également mis en ligne sur l’Intranet de l’entreprise. Enfin, il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

• Champ d’application

Toutes les questions qui ne sont pas traitées, réglées et encadrées par le présent avenant relèvent des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

• Date d’entrée en vigueur et durée

Le présent avenant est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt.

• Suivi

L’application du présent avenant sera suivie par le CSE.

• Révision

Le présent avenant pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

La procédure de révision ne peut être engagée que par la Direction ou l’une des parties habilitées en application des dispositions du Code du Travail. Information devra en être faite à la Direction, lorsque celle-ci n’est pas à l’origine de l’engagement de la procédure, et à chacune des autres parties habilitées à engager la procédure de révision par courrier électronique avec accusé de réception et de lecture.

• Clause de dénonciation

Le présent avenant pourra être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires majoritaires moyennant un préavis de 2 (deux) mois sous réserve de remplir les deux conditions suivantes :

• Au moins deux organisations syndicales représentatives

• Des organisations syndicales totalisant plus de 50% des suffrages valablement exprimés en faveur des organisations syndicales représentatives au cours du premier tour des dernières élections professionnelles

La partie qui dénonce l'avenant doit notifier cette décision par lettre recommandée avec accusé de réception à l'autre partie.

La direction et les organisations syndicales représentatives se réuniront pendant la durée du préavis pour discuter les possibilités d'un nouvel accord.

• Dépôt légal et publicité

Le présent avenant donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Grenoble.

Fait à Pont de Claix,

le 5 juillet 2021,

en 7 exemplaires originaux.

Pour la société Becton Dickinson: Pour les organisations syndicales :

XXX, La CFDT,

Responsable des Relations Sociales

XXX

La CFE-CGC,

XXX

La CFTC,

XXX

La CGT,

XXX

L’UNSA,

XXX

ANNEXE 1 : Règles d’or du bon fonctionnement des réunions collectives à distance : connexion sur le lien Teams, via PC ou IPad

1. PC ou tablettes : pour un fonctionnement optimal (accès à la Chat Box de Teams, lisibilité des présentations), les représentants du personnel doivent privilégier la connexion via un PC ou une tablette, et éviter les téléphones portables

2. Invitations Outlook : les liens Teams sont envoyés uniquement aux titulaires et RS. Si un titulaire ne peut être présent, il doit faire suivre l’invitation au suppléant identifié pour le remplacer.

3. Les règles de participation habituelles des titulaires et RS sont maintenues : le suppléant participe uniquement en remplacement d’un titulaire absent.

4. Prise de note à distance par la sténo. Par sécurité les réunions seront systématiquement enregistrées par le secrétaire du CSE via l’outil Teams. La sténo participe à la réunion à distance via Teams.

5. Appel : chaque réunion commencera par l’appel des présents. A l’appel de votre nom :

• Réactivez votre micro (qui par défaut est désactivé)

• Confirmez votre présence

• Confirmez la présence avec vous d’autres représentants (le cas échéant)

• Confirmez que personne d’autre n’est présent

• Désactivez votre micro

6. Questions : des pauses régulières (toutes les 10 mn ou toutes les 3 /4 slides) sont prévues pour des sessions de réponses aux questions posées par écrit via la Chat Box de Teams

7. Suspension de séance :

• Le président du CSE et les intervenants de la direction se déconnecteront du Teams, les échanges se feront ensuite entre les représentants sans intervenant côté Direction

• Le secrétaire rappellera le président par téléphone pour qu’il se reconnecte à la fin de la suspension

8. Recueil d’avis : comme les questions, il se fera via la Chat box de teams (3 choix possibles : favorable / défavorable / abstention)

ANNEXE 2 : Préparation d’un sujet avant l’information du CSE

ANNEXE 3 : Modèle de compte-rendu de réunion de commission

Date :

Président :

Présents (préciser si remplaçants) :

Absents excusés :

Absents non excusés :

Rappel de l’ordre du jour :

Compte-rendu :

Dans l’ordre prévu par l’ordre du jour, reprise des principaux points qui ont fait l’objet de discussions et de débats (rédaction synthétique).

Le compte-rendu ne doit pas faire l’objet de polémiques, il est la simple retranscription des débats qui ont eu lieu. Si certains débats conduisent à un désaccord, le compte-rendu doit faire figurer le désaccord.

Il est important que le compte-rendu fasse apparaître clairement les décisions qui ont été prises lors de la réunion.