Accord d'entreprise "PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL A THELEM ASSURANCES" chez THELEM ASSURANCES (Siège)

PROTOCOLE d’ACCORD relatif à la mise en place du TELETRAVAIL à Thélem assurances

ENTRE D’UNE PART :

La Société Thélem assurances, représentée par Madame XXXXX en qualité de Directrice Ressources Humaines, Communication et Secrétaire Générale,

ET D’AUTRE PART :

La C.F.T.C., représentée par Monsieur XXXXX assisté par Monsieur XXXXX,

La C.F.D.T., représentée par Monsieur XXXXX assisté par Madame XXXXX,

Préambule - Rappel du contexte

Thélem assurances a conclu le 30 août 2019 son premier accord de Télétravail suite à une étude d’opportunité menée en concertation avec les représentants du personnel.

Les signataires de ce premier accord souhaitaient garantir la qualité de vie au travail, l’attractivité de l’entreprise et l’engagement des collaborateurs tout en maintenant l’excellence opérationnelle et la qualité de service.

Par un accord signé le 12 octobre 2020, le dispositif Thélem assurances a été élargi (passant notamment d’un jour par mois à un jour de télétravail par semaine).

Depuis 2 ans, l’Entreprise alterne, en raison de la situation sanitaire, les périodes de télétravail massif et période d’application de notre accord interne. Les managers ont appris à piloter leurs équipes en mode hybride, les collaborateurs se sont appropriés cette modalité de travail depuis leur domicile et, par la voie des représentants du personnel, ont pu exprimer de nouvelles attentes en la matière. Enfin, les candidats en font une attente forte pour choisir de rejoindre une entreprise.

Thélem assurances a donc souhaité renégocier son accord de télétravail afin de prendre en compte les attentes de ses collaborateurs et des candidats tout en veillant au maintien des liens sociaux dans l'Entreprise.

Au terme des discussions, un accord a été trouvé sur des modalités élargies de recours au télétravail.

Titre 1 – Champ d’application

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des collaborateurs relevant de la convention collective nationale du 27 mai 1992.

Compte tenu de la nature des activités et/ou des responsabilités confiées et/ou des conditions de mises en œuvre de celles-ci, les collaborateurs relevant de la convention collective de l’inspection d’assurance du 27 juillet 1992, de l’accord cadre du 3 mars 1993, mais aussi les collaborateurs relevant de la classe 7 au sens de la convention collective des sociétés d’assurances du 27 mai 1992 peuvent bénéficier de plein droit du télétravail.

Titre 2 – Définition et principes

L’article L.1222-9 du Code de travail désigne le télétravail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Un collaborateur en situation de télétravail est dénommé télétravailleur ci-après. Il bénéficie des mêmes droits et obligations que ceux exerçant leur mission sur l’un des sites de Thélem assurances.

Le télétravail est une possibilité d’organisation activable par l’Entreprise ou par les collaborateurs sous certaines conditions d’accès. Cette organisation de travail qui n’est donc ni un droit ni une obligation, est subordonnée à l’accord du responsable hiérarchique (cf titres suivants).

Un accès au télétravail occasionnel peut être accordé, sous instruction de la Direction Ressources Humaines, lors de circonstances exceptionnelles (menace d'épidémie ou de pandémie, pollution, cas de force majeure…) et fait l’objet d’un Titre dédié dans le présent accord.

L’activité en télétravail du collaborateur doit être compatible avec le fonctionnement de son service et de son équipe et ne pas perturber la continuité et la qualité de service.

Le télétravail est effectué au domicile du collaborateur qui s’engage à ne pas fixer de rendez-vous ou de réunion professionnelle à son domicile. Le domicile du collaborateur se définit comme sa résidence principale ou secondaire, dès lors que l’une ou l’autre se situe sur le territoire français (métropole).

Dans la mesure où le télétravail est une possibilité d’organisation activable par le collaborateur et que des moyens matériels nécessaires sont mis à disposition par Thélem assurances, il n’est pas prévu d’indemnisation versée par l’Entreprise.

Chaque collaborateur continue à disposer d’un espace de travail dans les locaux de l’Entreprise. En cas de difficulté à son domicile (impact sur la qualité du travail, conséquence d’un défaut de matériel/connexion internet, estimation des frais supérieurs à l’économie réalisée en frais de déplacement), le collaborateur sera accueilli sur site.

Titre 3 – Accès au télétravail

Les parties s’accordent à considérer que le télétravail ne peut être déployé auprès de tous les métiers et tous les collaborateurs même si la volonté est qu’un maximum d’entre eux soit concerné.

L’accès au télétravail est soumis à différents critères d’éligibilité successifs :

• Des critères d’entrée,

• Des critères métier,

• Des critères individuels.

Les collaborateurs entrant dans le champ d’application du présent accord (1^er alinéa du Titre 1) sont éligibles au télétravail s’ils remplissent les conditions cumulatives présentées aux articles 3-1, 3-2 et 3-3.

Ces critères sont appréciés et validés par le responsable hiérarchique direct. 

Article 3 – 1 : Critères d’entrée

Sont éligibles au télétravail les collaborateurs qui :

• Justifient d’une ancienneté d’au moins trois mois sur le poste de travail actuel (à l’embauche ou après mobilité fonctionnelle),

• Sont titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée, à durée déterminée, en contrat de formation en alternance et sous convention de stage,

• Disposent, à leur domicile, d’un espace de travail adapté, ainsi que d’une connexion internet fiable et suffisante conforme aux normes définies par l’entreprise.

Les salariés mis à disposition par des agences d’emploi (appelés « intérimaires »), compte tenu de la durée des contrats, des missions confiées et de l’absence de lien juridique direct avec Thélem assurances, ne sont pas éligibles au télétravail.

Article 3 – 2 : Critères métier

Sont éligibles au télétravail les métiers qui :

• Permettent de regrouper des activités « télétravaillables », mesurables et sans impact négatif sur la qualité et la continuité de service dans un volume suffisant,

• Ne nécessitent pas d’interaction quotidienne impérative devant être réalisée en présentiel avec des tiers (autres collaborateurs, clients, intermédiaires, agents).

Article 3 – 3 : Critères individuels

Sont éligibles les collaborateurs qui disposent des aptitudes individuelles et qualités professionnelles nécessaires à exercer des activités de façon autonome et efficace. A ce titre, ils :

• Maitrisent leur poste,

• Ont une bonne connaissance des conditions de mise en œuvre du télétravail et des activités télétravaillables,

• Maîtrisent des outils nécessaires, notamment collaboratifs et informatiques,

• Ont une capacité d’organisation et de gestion des horaires et de la charge de travail.

Le handicap ne fait aucunement obstacle à l’application des différents critères d’éligibilité. Le maintien dans l’emploi peut parfois être favorisé par la mise en place du télétravail. Dans ce cas, l’entreprise portera une attention particulière à ces situations et ces collaborateurs afin de mettre en place les modalités les plus adaptées (nombre de jours en télétravail…).

Article 3 – 3 : Modification de la situation du collaborateur

L’accès au télétravail du collaborateur pourra être réétudié en cas de modification de la situation professionnelle du collaborateur pouvant modifier son éligibilité au télétravail.

L’accès au télétravail pourra également être réétudié en cas de modification de la situation personnelle du collaborateur (conditions de mise en œuvre du télétravail comme un déménagement, la couverture Internet, ou une modification d’appréciation des critères individuels cités à l’article 3-2).

Titre 4 – Procédure pour la mise en œuvre du télétravail

S’il souhaite bénéficier du télétravail, le collaborateur doit formaliser sa demande qui devra être étudiée par son responsable hiérarchique.

Article 4 – 1 : Process d’entrée en télétravail

Le bénéfice du télétravail n’est pas automatique. Dès lors qu’il justifie de l’ancienneté minimale requise, le salarié se rapproche de son responsable hiérarchique afin de demander à bénéficier de ce dispositif.

Dès lors que son manager donne son accord, le collaborateur adresse au service Ressources Humaines un formulaire allégé en s’assurant que son responsable hiérarchique soit en copie.

Ce formulaire contient les informations suivantes :

• Informations sur le demandeur :

  • Identification du collaborateur

  • Fonction exercée et date de prise de poste

  • Nature du contrat

• Attestation sur l’honneur précisant :

  • L’adéquation du domicile au télétravail,

  • Disposer d’une assurance habitation pour une activité télétravaillée,

  • Disposer du débit internet nécessaire,

• Acte d’engagement à respecter les règles du télétravail.

L’accès au télétravail se fera dans les meilleurs délais (et au plus tard la semaine suivante).

En cas de refus par son manager de pouvoir bénéficier du télétravail, le collaborateur pourra solliciter le service RH. Une réponse écrite lui sera apportée dans un délai d’un mois maximum.

Article 4 – 2 : Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif, de vérifier son bon fonctionnement technique et organisationnel et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation de trois mois sera établie. Un entretien « point d’étape » pourra être organisé entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique afin de réaliser un bilan suite à cette période d’adaptation.

Pendant cette période, chacune des parties peut mettre fin unilatéralement au dispositif de télétravail en informant l’autre par mail en mettant en copie le service RH, sous réserve d’un délai de prévenance de quinze jours, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

Le collaborateur retrouve alors les modalités d’organisation et d’exercice de son activité en vigueur avant la mise en œuvre du dispositif de télétravail.

Article 4 – 3 : Réversibilité

Au-delà de cette période d’adaptation, chacune des parties peut mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

Si la demande de réversibilité émane du responsable hiérarchique, ce dernier reçoit son collaborateur et motive sa décision. Elle lui est confirmée par écrit.

Le collaborateur retrouve alors les modalités d’organisation et d’exercice de son activité en vigueur avant la mise en œuvre du dispositif de télétravail.

La Société pourra, à tout moment, mettre fin sans délai au télétravail d’un salarié :

• En cas de non respect des règles et procédures de l’entreprise, des règles de sécurité, confidentialité et protection des données décrites ci-après,

• En cas de problèmes techniques ou de non adaptation du lieu de travail au domicile ou de non respect des normes en vigueur,

Cette mesure ne sera pas considérée comme relevant d’une procéure disciplinaire.

4 – 4 : Suivi du télétravail

La mise en œuvre pratique du télétravail et ses conséquences sur le télétravailleur sont abordés à l’occasion des entretiens annuels d’appréciation.

Titre 5 – Organisation du télétravail

Dès lors que le télétravail peut être mis en œuvre pour un collaborateur, l’organisation de ces périodes spécifiques sont cadrées par les articles ci-dessous.

Il est entendu que le télétravail est possible toute l’année en dehors des périodes du 15 juillet au 15 août et du 15 au 31 décembre.

Article 5 – 1 : Le nombre de jours télétravaillables

Article 5 – 1 – 1 : Collaborateurs à temps plein ou temps partiel 80%

Sont concernés par cet article, les collaborateurs :

- qui sont sous statut des Employés / Cadres Intégrés à temps plein ou à temps partiel d’au moins 80%, ou sous statut des Cadres Autonomes en forfait jours annuel complet ou partiel sur une base minimale de 4 jours calendaires sur 5 hebdomadaires,

- et qui satisfont aux critères d’éligibilité du Titre 3.

Ces collaborateurs peuvent bénéficier du télétravail au maximum deux fois par semaine.

Article 5 – 1 – 2 : Temps partiel réduit

Un régime particulier s’applique aux collaborateurs :

- qui sont sous statut des Employés / Cadres Intégrés à temps partiel de moins de 80%, ou sous statut des Cadres Autonomes en forfait jours annuel partiel sur une base inférieure à 4 jours calendaires sur 5 hebdomadaires,

- et qui satisfont aux critères d’éligibilité du Titre 3.

Ces collaborateurs peuvent bénéficier du télétravail au maximum une fois par semaine

Article 5 – 1 – 3 : Femmes enceintes

Le présent article concerne les collaboratrices ayant fourni une déclaration de grossesse justifiée médicalement. Thélem assurances souhaite ainsi favoriser le maintien dans l’emploi au maximum avant le début du congé maternité légal et/ou conventionnel.

Ces collaboratrices verront leur possibilité de bénéficier du télétravail, à compter du premier jour du troisième trimestre de grossesse, augmentée à maximum trois fois par semaine.

Article 5 – 2 : Les modalités de télétravail communes à tous les profils

Le télétravail est une modalité particulière qui s’apprécie à la journée. Cela signifie que, par défaut et dans une optique de réduction des déplacements et donc de l’empreinte carbone liée aux trajets domicile / lieu de travail, le télétravail se prend par journée entière.

Lorsque seule une demie journée de télétravail est actionnée, l’autre demie journée n’est pas reportable dans la semaine.

De la même manière, le télétravail non actionné (quelle qu’en soit la durée) une semaine n’est pas reportable la semaine suivante.

La pose des jours de télétravail s’effectue par le collaborateur, sous validation de son responsable hiérarchique et, au plus tard, 7 jours calendaires avant la date d’absence souhaitée. Le manager est libre d’accepter les modifications de dernière minute dès qu’il en a mesuré l’impact sur l’organisation, la qualité de service et l’équité au sein de son équipe.

Compte tenu de l’encadrement inhérent à ce type de format, les collaborateurs en formation en alternance, ainsi que les stagiaires devront positionner prioritairement leurs jours de télétravail en même temps que tuteur ou maître d’apprentissage.

Le nombre de jours de télétravail dépend de la situation des collaborateurs (d’une fois par semaine à trois fois, comme décrit aux articles 5 – 1 – 1 à 5 – 1 – 3 ci-avant).

Les jours de télétravail ne peuvent pas être positionnés sur des jours de formations, de conventions, de plénière et de certaines réunions impliquant la présence physique des participants.

En cas de nécessité de service, le jour de télétravail peut être annulé par le responsable hiérarchique, jusqu’à la veille du jour de télétravail prévu initialement.

Il en va de même en cas d’événément exceptionnel survenant en journée de télétravail ou en cas de problème technique empêchant de télétravailler. Le manager peut être amené à demander au collaborateur de venir travailler sur son lieu habituel de travail.

Article 5 – 3 : Temps de travail

Le collaborateur organise sa journée de télétravail en accord avec son supérieur hiérarchique.

Les horaires durant lesquels le télétravailleur pourra être joignable – grâce aux différents outils mis à sa disposition - sont déterminés dans la limite d’une plage comprise entre 7h45 à 19h00 et comprenant obligatoirement les plages comprises entre 9h30 et 11h45 et entre 13h45 et 16h15 en référence à l’accord de la Société relatif au temps de travail.

Les collaborateurs qui, de part leur métier (service support téléphonique notamment), réalisent leurs missions dans le cadre d’un horaire différent, devront réaliser leurs journées de télétravail en respectant leurs horaires normaux de travail.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de repos hebdomadaire et quotidien.

Le collaborateur comptabilise ses horaires via l’outil de gestion des temps mis en place dans l’Entreprise. En cas d’inaccessibilité de l’outil, un relevé d’heures déclaratif doit être communiqué pour validation au supérieur hiérarchique selon les consignes communiquées.

Titre 6 – Télétravail occasionnel

Conformément aux dispositions des articles L. 1222-9 et 11 du Code du travail, en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’environnement ou de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie ou de pandémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail, nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l’Entreprise et garantir la protection des collaborateurs.

S’agissant de mesures exceptionnelles répondant à une situation exceptionnelle, les modalités peuvent varier sur arbitrage de la Direction de Thélem assurances (notamment le fait de limiter ou d’augmenter le recours à ce télétravail occasionnel aux collaborateurs disposant du matériel permettant le travail à distance, nombre de jours de télétravail, cumul des jours…). La Direction informe les collaborateurs par tout moyen des décisions prises et de la durée d’application.

A l’issue de cette période, le collaborateur retrouve les modalités d’organisation et d’exercice de son activité définie par le dispositif télétravail habituel.

Titre 7 – Sécurité et protection de la santé

Article 7 – 1 : Respect des règles d’hygiène et de sécurité

L’employeur et le collaborateur s’engagent mutuellement à respecter les dispositions légales d’hygiène et de sécurité au travail.

Lors de sa demande de télétravail, le collaborateur doit pouvoir fournir, sur demande, une attestation d'assurance multirisques habitation précisant qu'elle couvre l'exercice du télétravail à son domicile.

Le télétravailleur est susceptible de devoir permettre à la Société, sur avis préalable du CSE, un contrôle concernant les normes d’hygiène et de sécurité de son lieu de travail à domicile. La visite au domicile fait en ce cas l'objet d'un préavis de sept jours et d'une prise de rendez-vous.

Article 7 – 2 : Equilibre des temps de vie et droit à la déconnexion

Il est rappelé que la charge de travail exigée lors du télétravail correspond à celle exigée sur site. Elle doit notamment permettre de respecter les règles législatives relatives à la durée du travail et aux temps de repos.

Conformément à la charte conclue au sein de la Société, le télétravailleur bénéficie d’un droit à la déconnexion en dehors des plages horaires convenues avec son supérieur hiérarchique dans le respect de l’article 5 - 2 du présent accord. Aucune obligation de réponse ne peut être attendue en dehors de ce cadre.

Article 7 – 3 : Prévention de situations d’isolement ou de stress

Du fait de la localisation géographique de ses sites, Thélem assurances ne souhaite pas mettre en place un télétravail intégral, ni des espaces de travail partagés (appelés « flexoffice »). Chacun doit pouvoir disposer d’un espace de travail personnel sur site, Il est de même pour les collaborateurs itinérants (principalement les inspecteurs courtage) qui, s’ils ne disposent pas de postes attribués, peuvent travailler sur site dans un espace dédié à leur Direction d’appartenance.

L’Entreprise souhaite également maintenir au maximum les liens entre ses collaborateurs.

Pour sa part, le manager doit rester attentif aux situations éventuelles d’isolement social ou professionnel, ou de stress lié à une charge de travail non régulée, qui pourraient être générées par le télétravail.

Le télétravailleur concerné est invité à évoquer ses difficultés avec son manager, un membre de la Direction des Ressources Humaines, un représentant du personnel et / ou demander à rencontrer la médecine du travail. Il peut également contacter le service d’aide psychosocial mis en place au sein de l’Entreprise.

Article 7 – 4 : Maladie et Accident du travail

Le règlement intérieur de l’entreprise s’applique également dans le cadre du télétravail.

Ainsi, en cas d’indisponibilité pour maladie ou accident, le salarié concerné doit prévenir ou faire prévenir le Service Ressources Humaines dans les 48 heures. Le salarié en télétravail ne devra alors exercer aucune activité professionnelle.

Pour les accidents survenus dans l’exécution du travail à domicile, les salariés en télétravail sont couverts par la législation applicable en matière d’accidents du travail et de maladies professionnelles.

En tout état de cause, l’incident devra être rapporté au Service Ressources Humaines au plus tard dans les 24 heures.

Titre 8 – Equipements et outils

L’Entreprise s’engage à doter les collaborateurs d’ordinateurs portables. Ainsi, hormis quelques exceptions, chaque salarié dispose d’un ordinateur portable personnel, ainsi qu'un accès aux outils (téléphonie intégrée, Microsoft 0365…) facilitant le télétravail.

La dotation en ordinateur portable dans le cadre des fonctions habituelles ouvre droit, sans avenant « avantage en nature » à l’utilisation de l’équipement au domicile pour réaliser des activités en télétravail.

Pour ceux n’en disposant pas déjà dans le cadre de leurs fonctions, il est possible d’utiliser son ordinateur personnel en veillant à respecter les règles de sécurité informatique édictées par l’Entreprise. Pour se connecter au système d’information de l’Entreprise, le collaborateur doit suivre les modalités de connexion communiquées par la Direction Systèmes d’Information et Moyens Généraux.

En cas de panne ou de dysfonctionnement, le service d’assistance de Thélem assurances (C.S.U.) doit être contacté. En cas d’impossibilité d’utiliser le matériel nécessaire à l’activité en télétravail, le collaborateur est invité à se rendre sur site dès que possible.

En cas de dysfonctionnement lié au domicile du collaborateur, d’oubli d’un matériel indispensable au télétravail ou de tout autre élément extérieur aux moyens mis à disposition par Thélem assurances, le temps d’absence sur la journée devra être récupéré dans le cadre de l’horaire variable ou faire l’objet de la pose d’un motif d’absence.

Titre 9 – Protection des données et obligation du télétravailleur

Le télétravailleur porte une attention particulière aux moyens d’authentification (identifiant, mot de passe) qui sont personnels, confidentiels et incessibles. Il est également tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise et doit en particulier préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Dans le cadre du respect de la confidentialité des données, l’écran doit être mis en veille à chaque fois que le collaborateur s’éloigne de son ordinateur (personnel ou professionnel).

L’usage d’un wifi gratuit pour se connecter au système d’information de Thélem assurances, et en tout état de cause pour utiliser l’ordinateur mis à disposition par l’Entreprise, est interdit.

Le télétravailleur ne doit, en aucun cas, emporter des documents contenant des données personnelles, individuelles et/ou confidentielles à son domicile. De même, il ne doit imprimer aucun document professionnel à son domicile et devra privilégier une impression à distance (sur site de travail) ou enregistrer le document pour l’imprimer à son retour sur son lieu habituel de travail.

Plus globalement, les télétravailleurs doivent respecter le Règlement intérieur de Thélem assurances et ses documents associés (Code de conduite, Charte de sécurité informatique).

Titre 10 – Dispositions finales

Article 10 – 1 : Informations des collaborateurs sur les dispositions de l’accord

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives du personnel.

Il sera tenu à la disposition de l'ensemble des collaborateurs, qui pourront en prendre connaissance sur Iréso, l'intranet de Thélem assurances. Une communication (modalités de l’accord et bonnes pratiques spécifiques à cette organisation du travail) sera adressée aux salariés.

Les managers disposent des informations nécessaires afin d’accompagner leurs collaborateurs en télétravail (management à distance, rôle dans le process, suivi du collaborateur, bonnes pratiques managériales…).

Article 10 – 2 : Suivi de l’accord

Le télétravail étant une modalité d’organisation de l’activité professionnelle désormais entrée dans les pratiques de l’Entreprise, les signataires conviennent d’intégrer ce sujet à la commission de suivi de l’accord d’Aménagement et de Réduction du Temps de Travail qui se réunit tous les ans.

Le sujet du télétravail pourra être abordé, dès que nécessaire, en réunions du Comité Social et Economique (ou de la Commission Santé, Sécurité et Conditions de travail).

Article 10 – 3 : Entrée en vigueur, durée et révision

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er juin 2022.

Article 10 – 4 : Dépôt légal et publicité

Le présent accord est signé par voie électronique via la plateforme universign et sous signature certifiée.

L’Accord, ainsi que les pièces l’accompagnant, sont déposés, à la diligence de l'Entreprise auprès de la DREETS – Direction régionale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités – sur le portail du Ministère du travail (www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr) conformément aux dispositions du II de l’article D. 2231-2 et à l’article D. 2231-4 du code du travail.

Le présent protocole d’accord sera également adressé au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes d'ORLEANS.

Fait à Chécy, le 5 mai 2022

Pour la Société Pour le Syndicat CFDT

XXXXX, XXXXX

Directrice Ressources

Humaines, Communication et Secrétaire Générale

Pour le Syndicat CFTC

XXXXX