Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif à la mise en place du télétravail à Thélem assurances" chez THELEM ASSURANCES (Siège)

PROTOCOLE d’ACCORD relatif à la mise en place du TELETRAVAIL à Thélem assurances

ENTRE D’UNE PART :

La Société Thélem assurances, représentée par XXXXX en qualité de Directrice Ressources Humaines, Communication et Secrétaire Générale,

ET D’AUTRE PART :

La C.F.T.C., représentée par XXXXX assisté par XXXXX,

La C.F.D.T., représentée par XXXXX assisté par XXXXX,

Préambule - Rappel du contexte

Phénomène en développement dans les entreprises notamment grâce aux évolutions de la législation en la matière et aux outils technologiques, le télétravail permet de réaliser une partie de son activité professionnelle à distance.

Parce qu'il s'agit d'un sujet structurant, la Direction des Ressources Humaines a lancé une étude sur le sujet fin 2018 en prenant en compte le contexte propre de notre Entreprise (la culture d'entreprise, l'organisation,  la digitalisation des activités, les investissements dans les locaux et l'implantation des équipes…). La démarche engagée, en concertation avec les représentants du personnel, a eu pour objectif de définir les opportunités et les contraintes/risques de l'approche du télétravail dans notre environnement Thélem.

Une négociation avec les partenaires sociaux s’est ainsi ouverte le 25 avril 2019 et a permis de fixer le cadre de mise en œuvre pour les collaborateurs de Thélem assurances du télétravail. Les parties ont convenu que la mise en place du télétravail devait être encadrée tout en conservant la souplesse permettant au collaborateur concerné d’organiser son travail et son temps de travail en toute autonomie au regard de la confiance et de la responsabilité qui lui sont accordées.

L’organisation du travail au sein des entreprises et de Thélem assurances, les aspirations des salariés, les moyens technologiques ont profondément évolué ces dernières années. Ce premier accord de Télétravail à Thélem assurances favorisera donc l’adaptation à ces évolutions avec pour objectifs visés de renforcer la qualité de vie au travail, l’attractivité de l’entreprise et l’engagement des collaborateurs tout en maintenant l’excellence opérationnelle et la qualité de service.

Dans ce contexte, les parties signataires ont conclu le présent accord relatif au déploiement du télétravail au sein de Thélem assurances.

Titre 1 – Champ d’application

Les dispositions du présent accord s’appliquent à l’ensemble des collaborateurs relevant de la convention collective nationale du 27 mai 1992.

Compte tenu de la nature des activités et/ou des responsabilités confiées et/ou des conditions de mises en œuvre de celles-ci, les collaborateurs relevant de la convention collective de l’inspection d’assurance du 27 juillet 1992 et de l’accord cadre du 3 mars 1993 peuvent déjà bénéficier du télétravail.

Titre 2 – Définition et principes

L’article L.1222-9 du Code de travail désigne le télétravail comme « toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un collaborateur hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. »

Un collaborateur en situation de télétravail est dénommé télétravailleur ci-après. Il bénéficie des mêmes droits et obligations que ceux exerçant leur mission sur l’un des sites de Thélem assurances.

Le télétravail repose sur la confiance mutuelle entre le salarié concerné, le management et sur la capacité du télétravailleur à exercer son activité de manière autonome à domicile.

La mise en place du télétravail à Thélem assurances est fondée sur le volontariat du collaborateur sous certaines conditions d’accès et est subordonné à l’accord de son responsable hiérarchique (cf titres suivants).

Un droit au télétravail occasionnel peut être accordé, sous instruction de la Direction Ressources Humaines, lors de circonstances exceptionnelles (menace d'épidémie, pollution, cas de force majeure…) et fait l’objet d’un Titre dédié dans le présent accord.

L’activité en télétravail du collaborateur doit être compatible avec le fonctionnement de son service et de son équipe et ne pas perturber la continuité et la qualité de service.

L’activité en télétravail est mesurée sur une journée complète. Pour télétravailler, le collaborateur devra donc pouvoir assurer des missions compatibles sur cette durée.

Le télétravail est effectué au domicile principal du collaborateur qui s’engage à ne pas fixer de rendez-vous ou de réunion professionnelle à son domicile.

Dans la mesure où le télétravail est basé sur le volontariat du collaborateur et que les moyens matériels nécessaires sont mis à disposition par Thélem assurances, aucune indemnisation ne sera versée par l’Entreprise.

Titre 3 – Accès au télétravail

Les parties s’accordent à considérer que le télétravail ne peut être déployé auprès de tous les méters et tous les collaborateurs même si la volonté est qu’un maximum d’entre eux soit concerné.

L’accès au télétravail est soumis à différents critères d’éligibilité successifs :

• Des critères d’entrée,

• Des critères métier,

• Des critères individuels.

Les collaborateurs entrant dans le champ d’application du présent accord (Titre 1) sont éligibles au télétravail s’ils remplissent les conditions cumulatives présentées aux articles 3-1, 3-2 et 3-3.

Ces critères sont appréciés et validés par le responsable hiérarchique direct. 

Article 3 – 1 : Critères d’entrée

Sont éligibles au télétravail les collaborateurs qui :

• Justifient d’une ancienneté d’au moins six mois sur le poste de travail actuel (à l’embauche ou après mobilité fonctionnelle),

• Sont titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée,

• Sont sous statut des Employés / Cadres Intégrés à temps plein ou à temps partiel d’au moins 80%, ou sous statut des Cadres Autonomes en forfait jours annuel complet ou partiel sur une base minimale de 4 jours sur 5 hebdomadaire.

• Disposent, à leur domicile, d’un espace de travail adapté, ainsi que d’une connexion internet fiable et suffisante conforme aux normes définies par l’entreprise.

Les alternants (apprentis et contrat de professionnalisation) et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que la présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Il en est de même pour les salariés sous contrats temporaires (contrat à durée déterminée et mission de travail temporaire) répondant à des motifs légaux spécifiques impliquant également un encadrement particulier afin de suivre la réalisation des activités.

Article 3 – 2 : Critères métier

Sont éligibles au télétravail les métiers qui :

• Permettent de regrouper sur une journée des activités « télétravaillables », mesurables et sans impact négatif sur la qualité et la continuité de service dans un volume suffisant,

• Ne nécessitent pas l’utilisation de données confidentielles, d’outils informatiques spécifiques ou d’interactions quotidiennes impératives avec des tiers (autres collaborateurs, clients, intermédiaires, agents)

Article 3 – 2 : Critères individuels

Sont éligibles les collaborateurs qui disposent des aptitudes individuelles et qualités professionnelles nécessaires à exercer des activités de façon autonome et efficace. A ce titre, ils :

• Maitrisent leur poste,

• Ont une bonne connaissance des conditions de mise en œuvre du télétravail et des activités télétravaillables,

• Maîtrisent des outils nécessaires, notamment collaboratifs et informatiques,

• Ont une capacité d’organisation et de gestion des horaires et de la charge de travail.

Le handicap ne fait aucunement obstacle à l’application des différents critères d’éligibilité. Au contraire, si le maintien dans l’emploi peut être favorisé par la mise en place du télétravail, l’entreprise portera une attention particulière aux collaborateurs en situation de handicap.

Article 3 – 3 : Modification de la situation du collaborateur

L’accès au télétravail du collaborateur pourra être réétudié en cas de modification de la situation professionnelle du collaborateur pouvant modifier son éligibilité au télétravail.

L’accès au télétravail sera réétudié automatiquement en cas de modification de la situation du collaborateur (conditions de mise en œuvre du télétravail comme un déménagement, la couverture Internet, ou une modification d’appréciation des critères individuels cités à l’article 3-2).

Titre 4 – Procédure pour la mise en œuvre du télétravail

S’il souhaite bénéficier du télétravail, le collaborateur doit formaliser sa demande qui devra être étudiée par son responsable hiérarchique.

Article 4 – 1 : Instruction des demandes

Le collaborateur volontaire au télétravail adresse sa demande à son responsable hiérarchique en complétant la première partie du formulaire spécifiquement mis en place. Une copie sera adressée au service RH qui assurera la mise en place et le suivi des demandes.

Ce formulaire contient les informations suivantes :

• Informations sur le demandeur :

  • Identification du collaborateur

  • Fonction exercée et date de prise de poste

  • Nature du contrat

• Attestation d’assurance habitation pour une activité télétravaillée,

• Attestation sur l’honneur précisant :

  • L’adéquation du domicile au télétravail,

  • Disposer du débit internet nécessaire,

• Acte d’engagement à respecter les règles du télétravail.

Dans un délai d’un mois, le responsable hiérarchique étudie la demande, en recevant le cas échéant son collaborateur, et l’informe, ainsi que le service RH, de sa décision.

En l’absence de réponse dans le délai d’un mois, la demande pourra être transmise par le collaborateur au service RH.

En cas de refus, le responsable hiérarchique motive sa réponse par écrit. Un entretien pourra être organisé avec le collaborateur pour en préciser les motifs.

En cas de décision favorable, le responsable hiérarchique appose son visa sur le formulaire et le fait suivre au service RH. Ce dernier informera le collaborateur dont la demande a été acceptée et son responsable hiérarchique de la date de mise en œuvre effective du télétravail (au plus tard à la fin du mois entier suivant la validation).

Article 4 – 2 : Période d’adaptation

Afin de permettre à chacune des parties d’expérimenter le dispositif, de vérifier son bon fonctionnement technique et organisationnel et de s’assurer qu’il répond bien aux attentes des deux parties, une période d’adaptation de six mois sera établie. Un entretien « point d’étape » sera organisé entre le collaborateur et son supérieur hiérarchique afin de réaliser un bilan suite à cette période d’adaptation.

Pendant cette période, chacune des parties peut mettre fin unilatéralement au dispositif de télétravail par demande écrite, sous réserve d’un délai de prévenance de quinze jours, sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

Le collaborateur retrouve alors les modalités d’organisation et d’exercice de son activité en vigueur avant la mise en œuvre du dispositif de télétravail.

Article 4 – 3 : Réversibilité

Au-delà de cette période d’adaptation, chacune des parties peut mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance d’un mois sauf accord réciproque des parties pour abréger ce délai.

Si la demande de réversibilité émane du responsable hiérarchique, ce dernier reçoit son collaborateur et motive sa décision. Elle lui est confirmée par écrit.

Le collaborateur retrouve alors les modalités d’organisation et d’exercice de son activité en vigueur avant la mise en œuvre du dispositif de télétravail.

La Société pourra, à tout moment, mettre fin sans délai au télétravail d’un salarié :

• En cas de non respect des règles et procédures de l’entreprise, des règles de sécurité, confidentialité et protection des données décrites ci-après,

• En cas de problèmes techniques ou de non adaptation du lieu de travail au domicile ou de non respect des normes en vigueur,

Cette mesure ne sera pas considérée comme relevant d’une procéure disciplinaire.

Article 4 – 4 : Suivi du télétravail

La mise en œuvre pratique du télétravail et ses conséquences sur le télétravailleur sont abordés à l’occasion des entretiens annuels d’appréciation.

Titre 5 – Organisation du télétravail

Dès lors que le télétravail peut être mis en œuvre pour un collaborateur, l’organisation de ces périodes spécifiques sont cadrées par les articles ci-dessous.

Article 5 – 1 : Les journées de télétravail

Dès lors qu’ils satisfont aux critères d’éligibilité, les collaborateurs peuvent poser une journée de télétravail par mois, hors juillet et août.

Le nombre de jours télétravaillables est ainsi fixé à dix jours maximum par an.

Les jours télétravaillables se prennent par journée entière uniquement.

Les jours de télétravail ne se cumulent pas avec les jours de congés payés, RTT et autres absences. De même qu’ils ne se cumulent pas entre eux.

La pose des jours de télétravail s’effectue par le collaborateur, sous validation de son responsable hiérarchique, en respectant un délai de prévenance de quinze jours précédant le jour demandé.

Les jours de télétravail ne peuvent pas être positionnés sur des jours de formations, de conventions, de plénière et de certaines réunions impliquant la présence physique des participants.

Un jour non pris est reportable le mois suivant uniquement.

En cas de nécessité de service, le jour de télétravail peut être annulé par le responsable hiérarchique, jusqu’à la veille du jour de télétravail prévu initialement.

Il en va de même en cas d’événément exceptionnel survenant en journée de télétravail ou en cas de problème technique empêchant de télétravailler. Le manager peut être amené à demander au collaborateur de venir travailler sur son lieu habituel de travail.

Article 5 – 2 : Temps de travail

Le collaborateur organise sa journée de télétravail en accord avec son supérieur hiérarchique.

Les horaires durant lesquels le télétravailleur pourra être joignable – grâce aux différents outils mis à sa disposition - sont déterminés dans la limite d’une plage comprise entre 7h45 à 19h00 et comprenant les plages comprises entre 9h30 et 11h45 et entre 13h45 et 16h15 en référence à l’accord de la Société relatif au temps de travail.

Les collaborateurs qui, de part leur métier (service support téléphonique notamment), réalisent leurs missions dans le cadre d’un horaire différent, devront réaliser leurs journées de télétravail en respectant leurs horaires normaux de travail.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de repos hebdomadaire et quotidien.

Le collaborateur comptabilise ses horaires via l’outil de gestion des temps mis en place dans l’Entreprise. En cas d’inaccessibilité de l’outil, un relevé d’heures déclaratif doit être communiqué pour validation au supérieur hiérarchique selon les consignes communiquées.

Titre 6 – Télétravail occasionnel

Conformément aux dispositions des articles L. 1222-9 et 11 du Code du travail, en cas d’épisode de pollution mentionné à l’article L. 223-1 du Code de l’environnement ou de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail, nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l’Entreprise et garantir la protection des collaborateurs.

S’agissant de mesures exceptionnelles répondant à une situation exceptionnelle, les modalités peuvent varier sur arbitrage de la Direction de Thélem assurances (notamment le fait de limiter le recours à ce télétravail occasionnel aux collaborateurs disposant du matériel permettant le travail à distance, nombre de jours de télétravail, cumul des jours…). La Direction informe les collaborateurs par tout moyen des décisions prises et de la durée d’application.

A l’issue de cette période, le collaborateur retrouve les modalités d’organisation et d’exercice de son activité définie par le dispositif télétravail habituel.

Titre 7 – Sécurité et protection de la santé

Article 7 – 1 : Respect des règles d’hygiène et de sécurité

L’employeur et le collaborateur s’engagent mutuellement à respecter les dispositions légales d’hygiène et de sécurité au travail.

Le télétravailleur est susceptible de devoir permettre à la Société, sur avis préalable du CSE, un contrôle concernant les normes d’hygiène et de sécurité de son lieu de travail à domicile. La visite au domicile fait en ce cas l'objet d'un préavis de sept jours et d'une prise de rendez-vous.

Lors de sa demande de télétravail, le collaborateur doit fournir une attestation d'assurance multirisques habitation précisant qu'elle couvre l'exercice du télétravail à son domicile. A défaut de produire ce document, le collaborateur ne pourra être autorisé à exercer ses activités en télétravail.

Article 7 – 2 : Equilibre des temps de vie et droit à la déconnexion

Il est rappelé que la charge de travail exigée du télétravail correspond à celle exigée sur site. Elle doit notamment permettre de respecter les règles législatives relatives à la durée du travail et aux temps de repos.

Conformément à la charte conclue au sein de la Société, le télétravailleur bénéficie d’un droit à la déconnexion en dehors des plages horaires convenues avec son supérieur hiérarchique dans le respect de l’article 5 - 2 du présent accord. Aucune obligation de réponse ne peut être attendue en dehors de ce cadre.

Article 7 – 3 : Prévention de situations d’isolement ou de stress

Le manager doit rester attentif aux situations éventuelles d’isolement social ou professionnel, ou de stress lié à une charge de travail non régulée, qui pourraient être générées par le télétravail.

Le télétravailleur concerné est invité à évoquer ses difficultés avec son manager, un membre de la Direction des Ressources Humaines, un représentant du personnel et / ou demander à rencontrer la médecine du travail. Il peut également contacter le service d’aide psychosocial mis en place au sein de l’Entreprise.

Article 7 – 4 : Maladie et Accident du travail

Le règlement intérieur de l’entreprise s’applique également dans le cadre du télétravail.

Ainsi, en cas d’indisponibilité pour maladie ou accident, le salarié concerné doit prévenir ou faire prévenir le Service Ressources Humaines dans les 48 heures. Le salarié en télétravail ne devra alors exercer aucune activité professionnelle.

Pour les accidents survenus dans l’exécution du travail à domicile, les salariés en télétravail sont couverts par la législation applicable en matière d’accidents du travail et de maladies professionnelles.

En tout état de cause, l’incident devra être rapporté au Service Ressources Humaines au plus tard dans les 24 heures.

Titre 8 – Equipements et outils

La société met à disposition des collaborateurs un parc d’ordinateurs portables dédié au télétravail et disposant des outils collaboratifs appropriés pour ceux n’en disposant pas déjà dans le cadre de leurs fonctions. Le télétravailleur doit utiliser exclusivement ces outils mobiles.

Le télétravailleur s’assure de transmettre sa demande de matériel suffisamment en amont pour être correctement équipé le jour concerné. Le collaborateur s’engage à utiliser ce matériel dans le respect des règles de sécurité informatique de l’Entreprise.

En cas de panne ou de dysfonctionnement, le service d’assistance de Thélem assurances (C.S.U.) doit être contacté. En cas d’impossibilité d’utiliser le matériel nécessaire à l’activité en télétravail, le collaborateur est invité à se rendre sur site.

Titre 9 – Protection des données et obligation du télétravailleur

Le télétravailleur porte une attention particulière aux moyens d’authentification (mot de passe) qui sont personnels, confidentiels et incessibles. Il est également tenu de respecter les règles de confidentialité fixées par l’entreprise et doit en particulier préserver la confidentialité des données qui lui sont confiées.

Dans le cadre du respect de la confidentialité des données, l’usage d’un ordinateur personnel est interdit tout comme l’usage d’un wifi gratuit.

Le télétravailleur ne doit, en aucun cas, emporter des documents contenant des données personnelles, individuelles et/ou confidentielles à son domicile. De même, il ne doit imprimer aucun document professionnel à son domicile et devra privilégier une impression à distance (sur site de travail) ou enregistrer le document pour l’imprimer à son retour sur son lieu habituel de travail.

Plus globalement, les télétravailleurs doivent respecter le Règlement intérieur de Thélem assurances et ses documents associés (Code de déontologie, Charte de sécurité informatique).

Titre 10 – Dispositions finales

Article 10 – 1 : Informations des collaborateurs sur les dispositions de l’accord

Conformément aux dispositions légales, le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives du personnel.

Il sera tenu à la disposition de l'ensemble des collaborateurs, qui pourront en prendre connaissance sur Iréso, l'intranet de Thélem assurances.

Un dispositif de sensibilisation (modalités de l’accord et bonnes pratiques spécifiques à cette organisation du travail) sera déployé à destination des salariés.

Les managers bénéficieront en outre d’une formation afin d’accompagner leurs collaborateurs vers le télétravail (management à distance, rôle dans le process, suivi du collaborateur, bonnes pratiques managériales…).

Article 10 – 2 : Suivi de l’accord

Une Commission de suivi est mise en place afin de suivre et de contrôler l’exécution du présent accord.

La Commission de suivi se réunit normalement tous les ans pour contrôler les modalités d’exécution du présent accord et proposer toute amélioration utile dans les conditions de sa mise en œuvre.

Cette Commission est composée :

• de deux représentants de chacune des sections syndicales représentatives au sein de Thélem assurances (dont obligatoirement le délégué syndical),

• de deux représentants de la Direction de Thélem assurances.

Article 10 – 3 : Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1er janvier 2020.

Article 10 – 4 : Durée et révision

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, d’un an, renouvelable par tacite reconduction. Il pourra être révisé dans les conditions légales. L’avenant de révision éventuellement conclu sera notifié à la DIRECCTE.

Article 10 – 5 : Dépôt légal et publicité

Le présent protocole d’accord est établi en 5 exemplaires originaux. Chaque partie signataire en recevra un exemplaire.

En outre, il sera déposé auprès de la DIRECCTE – Unité territoriale du Loiret, via la plateforme « TéléAccords ». La copie de la notification du texte à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature sera notamment jointes au dépôt officiel.

Le présent protocole d’accord sera également déposé en un seul exemplaire au Secrétariat-Greffe du Conseil de Prud'hommes d'ORLEANS.

Fait à Chécy, le 30 août 2019

Pour la Société Pour le Syndicat CFDT

XXXXX, Directrice Ressources XXXXX

Humaines, Communication et Secrétaire Générale

Pour le Syndicat CFTC

XXXXX