Accord d'entreprise "ACCORD TELETRAVAIL" chez ARS - AGENCE REGIONALE DE SANTE PAYS DE LOIRE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD SUR LE

TELETRAVAIL

Le présent accord est conclu entre

d' une part,

L’Agence Régionale de Santé (ARS) dont le siège est à Nantes, représentée par Monsieur

et d'autre part,

Les organisations syndicales signataires.

Préambule :

Les technologies de l’information et de la communication offrent des possibilités d’organisation du travail permettant d’une part aux agents de concilier différemment leur vie professionnelle et leur vie privée et d’autre part, de contribuer à limiter les risques environnementaux et routiers par une réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Les parties s’entendent pour inscrire cet accord dans les actions conduites en faveur de l’accès et du maintien dans l’emploi des travailleurs handicapés.

La relation de télétravail repose naturellement sur l’autonomie du salarié et sur la confiance mutuelle entre le responsable hiérarchique et l’agent ainsi que sur un sens commun des responsabilités.

Les parties entendent inscrire cet accord dans le respect des stipulations du Protocole d’accord UCANSS conclu le 28/11/2017 et agréé le 13/12/2017 relatif au travail à distance pour les agents dont les contrats sont régis par des conventions collectives des organismes de Sécurité Sociale et du Décret ministériel n° 2016-151 du 11 février 2016 en application de l’article 133 de la loi n°2012-347 du 12 mars 2012 pour les agents de droit public (fonctionnaires et non titulaires).

S’agissant de la souplesse organisationnelle¹ par opposition au télétravail régulier faisant l’objet du présent accord, les modalités de mise en œuvre de cette souplesse organisationnelle sont définies par une note de service.

ARTICLE 1 : LE CADRE JURIDIQUE

Article 1.1 : Définition du Télétravail

Le télétravail s’entend d’une forme d’organisation du travail volontaire et régulière dans laquelle une activité qui aurait pu être exercée par un agent dans les locaux habituels de son employeur est réalisée hors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de télétravail qui sont organisées au domicile de l’agent ou éventuellement dans les locaux professionnels de l’Agence distincts de son lieu d’affectation ou dans d’autres locaux administratifs ayant fait l’objet d’une convention avec l’ARS.

Ne relèvent pas du télétravail, les agents soumis à un régime d’astreinte à leur domicile lors de ces périodes d’astreinte ou soumis à un éventuel télétravail dans le cadre d’un plan de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles, ainsi que les situations régies par la souplesse organisationnelle qui font l’objet d’une note de service.

Le télétravail n’a pas vocation à se substituer au travail à temps partiel.

Article 1.2 : Champ d’application

Le télétravail vise les agents publics, fonctionnaires et agents publics non titulaires, ainsi que les agents relevant du droit privé quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail. Les apprentis et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail, considérant que leur présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

ARTICLE 2 : LES CONDITIONS DE MISE EN OEUVRE

Article 2.1 : Principe du volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.

Lorsqu’un agent exprime une demande de télétravail, l’employeur examine cette demande qu’il peut accepter ou refuser.

Une campagne annuelle est organisée afin de centraliser et d’examiner en cohérence et équitablement les demandes.

En cas de demande hors campagne annuelle, les dispositifs réglementaires et conventionnels, notamment en termes de délai d’instruction, s’appliquent.

Article 2.2 : Continuité du service

L’exercice de l’activité en télétravail doit être compatible avec l’organisation du service. L’organisation du travail et la mise en place du télétravail au sein des collectifs sont régulièrement discutées dans les réunions de service.

Article 2.3 : Critères d’éligibilité

L’employeur apprécie la compatibilité de la demande de l’agent avec la nature de ses activités et l’intérêt du service.

La demande est examinée au regard des deux critères suivants qui sont cumulatifs.

• Activités éligibles : Sont éligibles au télétravail toutes les activités exercées à l’exception de celles qui imposent :

• La nécessité d’assurer un accueil ou une présence physique dans les locaux de l’agence, auprès de tous types d’usagers ;

• La nécessité d’une présence physique dans les locaux de l’agence lors des situations de crise et d’alerte ;

• L’accomplissement de travaux nécessitant l’utilisation en format papier de dossiers de tous types ou nécessitant des impressions ou manipulations en grand nombre ;

• L’accomplissement de travaux nécessitant l’utilisation de logiciels ou applications faisant l’objet de restrictions d’utilisation à distance, ou l’utilisation de matériels spécifiques.

• Critères liés à l’agent :

• Exercer une activité à plein temps ou une activité à temps partiel permettant de respecter une exigence minimale de 2 jours de travail par semaine sur le lieu de travail

• Faire preuve d’une maîtrise constatée à son poste et d’une réelle autonomie dans la tenue de son emploi.

Pour les agents dont la situation fait l’objet d’un examen en cellule de veille et de suivi, leur demande de télétravail est examinée au sein de cette cellule pour avis.

Un jour de présence hebdomadaire pour tous les agents d’une même unité est préconisé dans chaque service par le responsable hiérarchique afin d’assurer le maintien du lien et la cohésion de service. Les réunions de service seront organisées de façon prioritaire sur cette journée.

ARTICLE 3 : PROCEDURE D’ACCES AU TELETRAVAIL

Une campagne annuelle est organisée par la DRH du 15 janvier au 15 février pour permettre aux agents qui le souhaitent de faire parvenir à leur responsable hiérarchique leur demande de télétravail ou de renouvellement. Tous les agents présents ou absents seront informés de cette possibilité de formuler leur demande de télétravail.

Article 3.1 : Examen de la demande de télétravail

L’agent formalise sa demande de télétravail à l’aide d’un imprimé prévu à cet effet et la transmet à son responsable hiérarchique et pour information à la DRH.

La demande de télétravail est d’une durée maximale de 12 mois, sans tacite reconduction.

La durée de télétravail doit permettre à l’agent d’être présent dans son service au minimum 2 jours par semaine.

L’agent doit remplir également la fiche pratique d’auto-évaluation à télétravailler qui servira notamment de base de discussion avec son responsable hiérarchique.

Le responsable hiérarchique donne une appréciation sur cette demande qui s’appuie sur la prise en compte des critères mentionnés à l’article 2.2, sur les éléments de la fiche de poste et de l’entretien professionnel annuel (notamment la maitrise de la fonction et la capacité à s’organiser de manière autonome et à rendre compte).

Article 3.2 : Décision et notification relatives à la demande de télétravail.

1 : acceptation du télétravail par le responsable hiérarchique

L’agent et le responsable hiérarchique se rencontrent dans un délai maximal de 1 mois à compter du 15 février pour établir l’organisation du télétravail ainsi que la quotité de télétravail réalisable en tenant compte de l’activité du service et du bien-être des autres membres de l’équipe.

Le choix du ou des jours de télétravail résulte d’un accord entre l’agent et son responsable qui doit permettre d’assurer le maintien du bon fonctionnement du service d’affectation de l’agent. Les jours sont fixes et par conséquent non modifiables.

Lorsque le responsable hiérarchique accepte la demande de mise en œuvre du télétravail, celui-ci signe le formulaire de demande de télétravail et le transmet avec le visa du Directeur au plus tard le 15 mars à la Direction des Ressources Humaines.

2 : décision de refus du responsable hiérarchique

Lorsque le responsable hiérarchique rend une réponse négative à la demande de télétravail, celui-ci doit recevoir l’agent en entretien au plus tard le 15 mars.

L’agent peut demander un entretien avec l’autorité hiérarchique N+2.

La notification motivée et écrite de refus est transmise par DRH à l’agent au plus tard le 31 mars.

Article 3.3 : Conditions générales de mise en place du télétravail

La DRH pourra valider la mise en place du télétravail sous réserve de la fourniture par l’agent de :

• l’attestation que son assurance multirisque habitation couvre sa présence au domicile pendant les journées de télétravail,

• l’attestation, établie par un diagnostiqueur professionnel, que les installations électriques de son domicile sont conformes à la réglementation en vigueur et lui permettent d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité.

Il est demandé à l’agent un document signé autorisant l’employeur et le CHSCT le cas échéant, à avoir accès à son domicile et en sa présence, lorsque le télétravail y est réalisé, afin de pouvoir s’assurer que les locaux utilisés respectent les règles relatives à l’hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail. En cas d’opposition de l’agent à l’accès au domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

Un référent sur la mise en œuvre du Télétravail est désigné afin de coordonner et centraliser les démarches et la communication auprès des différents services (RH ; SI ; …)

Article 3.4 : Aménagement du télétravail dans des situations particulières

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi d’agents en situation de handicap ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un agent en activité, la Direction, en lien avec le CHSCT examine les conditions dans lesquelles les règles applicables peuvent être aménagées.

Cet examen peut conduire l’agent à déroger au temps minimal de travail devant être effectué au sein des locaux de l’ARS.

ARTICLE 4 : FORMALISATION DE LA MISE EN PLACE DU TELETRAVAIL

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, la DRHM établit un arrêté individuel pour les agents de statut public et un avenant au contrat de travail pour les agents de droit privé.

L’arrêté ou l’avenant est conclu pour une durée maximale de 1 an. Il peut être renouvelé par décision expresse, après entretien avec l’agent et le supérieur hiérarchique direct et sur avis de ce dernier.

En cas de changement de fonction, l’agent intéressé doit présenter une nouvelle demande.

L’avenant ou l’arrêté fixe notamment :

• la date de prise d’effet de l’exercice des fonctions en télétravail et sa durée,

• les activités de l’agent exercées en télétravail

• la période d’adaptation

• les conditions de la réversibilité,

• le lieu d’exercice du télétravail,

• les jours de référence travaillés en télétravail,

• le rappel de l’obligation de présence sur les plages fixes, à l’exception des agents au forfait jour.

ARTICLE 5 : SITUATION PENDANT LA PERIODE DE TELETRAVAIL

Article 5.1 : La période d’adaptation

Lors de la conclusion du premier avenant au contrat de travail ou arrêté individuel lors de la mise en place du télétravail, une période d’adaptation est mise en place afin de permettre à l’agent ou à l’ARS de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes.

La période d’adaptation est d’une durée de 3 mois maximale.

Au cours de cette période, chacun peut décider unilatéralement de mettre un terme au télétravail en respectant un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord entre les parties. Un entretien est organisé entre l’agent et le responsable hiérarchique au plus tard 15 jours avant échéance de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail.

Article 5.2 : Les conditions de réversibilité du télétravail.

En dehors de la période d’adaptation, il peut être mis fin à cette forme d’organisation du travail à tout moment et par écrit, sous réserve de respecter un délai de prévenance de 30 jours pour l’ARS et de 15 jours pour l’agent.

Cette décision, qui met fin automatiquement à l’arrêté individuel ou à l’avenant au contrat de travail, est motivée et notifiée à l’agent.

Article 5.3 : Mise à disposition d’un équipement informatique et téléphonique.

Le télétravailleur doit pouvoir être joint par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

A ce titre, l’ARS fournit à chaque télétravailleur un équipement informatique et téléphonique adaptés à savoir :

Le télétravail à domicile :

• un micro –ordinateur portable et ses accessoires dans le cas où l’agent n’en est pas déjà équipé dans les locaux de l’Agence,

• un téléphone portable

L’ARS fournit également une sacoche de transport du micro-ordinateur qui permet à l’agent d’assurer le transport en sécurité entre son lieu de travail et son domicile entre chaque période de télétravail.

Le télétravail sur site déporté :

L’Agence met à disposition du télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire à l’exercice de son activité :

• ordinateur fixe ou portable suivant les situations ;

• écran, clavier, souris ;

• base d’ordinateur portable si besoin ;

• téléphone fixe.

Un accompagnement « Prise en main des outils d’accès distants » sera effectué lors de la réception du matériel au sein de l’ARS.

La disponibilité du matériel et l’accompagnement pourront être effectués dans un délai maximalm de 1 mois après la réception de la conformité électrique et des attestations suscitées.

L’utilisation de ces matériels est strictement limitée à l’exercice professionnel.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur à l’ARS ; il fera preuve d’une vigilance particulière sur l’intégrité des données et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe et d’accès à son poste de travail pour les travaux effectués à son domicile.

L’ARS assure la maintenance et l’adaptation des équipements aux évolutions technologiques.

Article 5.4 : L’organisation du travail

L’agent en télétravail, à l’exception des agents en forfait jour, bénéficie des horaires variables mis en place au sein de l’Agence. L’agent doit enregistrer ses horaires de travail dans le système électronique de badgeage.

L’agent peut être contacté sur les plages horaires préalablement déterminées avec son responsable.

Pour les agents en forfait jours, ils doivent également déclarer leur présence de manière journalière. Chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.

De manière exceptionnelle, compte tenu notamment des nécessités de service en matière de formation, de variation d’activité, de changement d’organisation, de surcroît de travail ou de remplacement d’un agent absent, la direction se réserve la possibilité de demander à l’agent en télétravail de revenir dans son service pour une durée précise. Dans cette hypothèse, la modification envisagée sera notifiée dans un délai de deux jours ouvrés avant la date à laquelle elle interviendra.

Cette mesure doit rester exceptionnelle.

La journée non télétravaillée à la demande de la direction sera interchangeable sur un autre jour.

Le télétravail pourra être suspendu :

• en cas de panne ou de dégâts au domicile de l’agent

• en cas d’indisponibilité de l’outil informatique rendant impossible le travail à distance.

Selon l’importance de la panne et de l’heure à laquelle elle interviendrait, le responsable hiérarchique et le télétravailleur décideront d’un commun accord de la suite à donner :

• soit l’agent est tenu de se rendre sur son lieu de travail habituel ; le temps de déplacement sera alors comptabilisé comme temps de travail

• soit l’agent établira une demande de congé, RTT ou crédit d’heures.

Article 5.5 : Les droits du télétravailleur

Le télétravail est sans incidence sur les droits et devoirs de l’agent, sur la charge de travail de l’agent, son évolution professionnelle ou encore l’accès à la formation professionnelle.

Pour les agents en situation de télétravail, l’entretien annuel d’évaluation commence par un temps consacré au suivi de l’organisation du télétravail afin d’échanger sur les conditions d’exercice du télétravail, la charge de travail en résultant et le maintien du lien avec l’Agence.

Article 5.6 : Le risque accident du travail

En cas d’accident survenu au domicile du télétravailleur, du fait ou à l’occasion du travail, les agents sont soumis aux mêmes règles et circuits de transmission des documents qui s’appliquent aux agents travaillant sur site.

ARTICLE 6 : PRISE EN CHARGE DES FRAIS PROFESSIONNELS

Sur présentation de factures, l’ARS prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire à domicile dans les conditions suivantes :

Article 6.1 : diagnostic de conformité des installations électriques

L’ARS prend en charge le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques.

Article 6.2 : assurance habitation

L’ARS prend en charge le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour sa présence pendant ses journées de télétravail à domicile.

Article 6.3 : téléphonie

L’Agence prend en charge les factures de téléphone du dispositif téléphonique professionnel.

Article 6.4 : autres frais

Une indemnité forfaitaire mensuelle pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail à domicile (consommation d’électricité, d’eau, de chauffage….) est versée dont le montant dépend du nombre de jours télétravaillés dans la semaine.

• 1 jour de télétravail par semaine : 10 euros par mois

• 2 jours de télétravail par semaine : 20 euros par mois

• 3 jours de télétravail par semaine : 30 euros par mois

Cette indemnité est versée tous les mois directement sur la paie pour une période de 10.5 mois afin de tenir compte des congés annuels.

Le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu en cas d’absence de l’agent de plus d’un mois en continu.

ARTICLE 7 : CONSULTATION DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL

La mise en place du télétravail constituant une décision concernant la marche générale de l’Agence et affectant les conditions de travail, le CHSCT et le Comité d’Agence seront préalablement consultés sur cette nouvelle modalité d’organisation du travail.

Le télétravail fait l’objet d’un bilan annuel présenté à ces instances. La liste des indicateurs est précisée en annexe.

La liste nominative des agents en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu’aux représentants du personnel.

Une commission de suivi est mise en place. Elle est constituée des Délégués Syndicaux et de membres de la DRH. Elle se réunira si besoin une fois par an.

ARTICLE 8 : SENSIBILISATION ET ACCOMPAGNEMENT AU TELETRAVAIL

Les agents se préparant au télétravail reçoivent un accompagnement approprié notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition. Ils sont formés sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les responsables hiérarchiques chargés d’encadrer les télétravailleurs sont formés obligatoirement afin de développer leurs compétences en matière d’encadrement à distance.

Les agents de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

ARTICLE 9 : DUREE DE L’ACCORD ET DISPOSITIONS GENERALES

Durée de l’accord :

Le présent accord est conclu pour une durée de 3 ans.

Validité du présent accord :

1. Organisations syndicales du 1er collège du Comité d’Agence

En application de l’article 8bis de la loi n°83-634 du 13 juillet 1983, l’accord est valide s’il est signé par une ou plusieurs organisations syndicales ayant recueilli au moins 50% des suffrages exprimés lors des dernières élections du premier collège du comité d’agence.

L’effet juridique de l’accord n’est pas direct. Il appartient à la Direction Générale de prendre une décision qui permettra la mise en œuvre des stipulations de l’accord.

2. Organisations syndicales du 2ème collège du Comité d’Agence

En application de l’article R. 1432-124 du code de la santé publique, l’accord est valide s’il est signé par une ou plusieurs organisations syndicales ayant recueilli au moins 30% des suffrages exprimés lors des dernières élections du second collège du comité d’agence.

Une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés peut faire opposition.

1. FORMALITES DE DEPOT ET DE PUBLICITE

A l’expiration du délai d’opposition de 8 jours, l’accord sera soumis aux formalités de dépôt et de publicité conformément à l’article L. 2231-6 du Code du travail :

• dépôt en un exemplaire au secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes du lieu de l’ARS concerné.

• dépôt en deux exemplaires à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) du lieu de l’ARS concerné, dont une version sur support papier signée par les parties et une version sur support électronique.

L’accord est d’application directe à la date de signature.

Fait à , le 2018 en 8 exemplaires.

Directeur Général de l’ARS
Organisations syndicales collège public	Organisation syndicales collège privé
CFDT Interco	CFDT Snpdos
	CFE-CGC
	CGT

ANNEXE 1– Liste des indicateurs du bilan annuel présenté aux IRP

• Le nombre des télétravailleurs et emplois concernés

• Le nombre de demandes de télétravail acceptées, nombre de demandes refusées

• Le nombre de ruptures de télétravail en cours d’avenant

• L’impact du télétravail sur la productivité du salarié et sur la qualité de vie au travail (indicateurs à définir)

• Les difficultés rencontrées par les télétravailleurs et les responsables hiérarchiques

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1. La souplesse organisationnelle est définie comme une modalité d’organisation du travail à domicile de façon limitée et sans outils spécifiques et accès à distance fournis par l’employeur.↩