Accord d'entreprise "accord sur le télétravail" chez ARS - AGENCE REGIONALE DE SANTE PAYS DE LOIRE (Siège)

Accord relatif au télétravail

au sein de l’ARS des Pays de la Loire

Le présent accord est conclu entre :

L’Agence Régionale de Santé (ARS) des Pays de la Loire dont le siège est à Nantes, représentée par Monsieur, Directeur Général,

d’une part,

et les organisations syndicales signataires,

d’autre part.

Il est convenu ce qui suit.

PREAMBULE

Le télétravail constitue une forme d’organisation du travail que la diffusion à grande échelle des nouvelles technologies et l’essor du numérique, tant dans le domaine professionnel qu’en dehors de l’entreprise, ont ancré dans le monde du travail aujourd’hui.

Le télétravail est régi par les articles L.1222-9 à L. 1222-11 du code du travail, modifiés par l’article 21 de l’ordonnance du 22 septembre 2017 relative à la prévisibilité et la sécurisation des relations de travail, ratifiée par la loi du 29 mars 2018 pour les agents de droit privé.

Le télétravail est régi par le décret n°2020-524 du 5/05/2020 modifiant le décret n°2016-151 du 11/02/2016 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du télétravail dans la fonction publique et la magistrature pour les agents de droit public.

A l’ARS des Pays de la Loire, le télétravail s’est développé au cours des trois années d’application de l’accord du 9/04/2018 pour bénéficier à près de 25% des agents.

Les parties signataires, dans le cadre du présent accord, souhaitent :

• Confirmer l’orientation générale visant à établir les principes essentiels qui doivent présider à la mise en œuvre du télétravail au sein de l’ARS,

• Valoriser le bien-être au travail,

• Souligner le rôle et l’accompagnement du manager pour un management à distance,

• Organiser par le respect de principes de fonctionnement, la préservation de la cohésion d’équipe et du collectif de travail.

Le présent accord organise l’évolution du télétravail au sein de l’ARS en soulignant la nécessité de maintenir le lien social entre les agents et l’ARS, ainsi que la mise en œuvre du droit à la déconnexion.

Il présente les principes généraux de cette nouvelle organisation et sera complétée tous les ans au cours du 4^ème trimestre de l’année N par une décision de la direction des Ressources Humaines qui fixera la date d’ouverture de la campagne de l’année N+1.

Article 1. Définition du télétravail

En application de l’article L. 1222-9 du code du travail et de l’article 2 du décret n°2016-151 du 11 février 2016 modifié par l’article 1 du décret n°2020-524 du 5 mai 2020, le télétravail désigne toute forme d’organisation du travail dans laquelle les fonctions qui auraient pu être exercées par un agent dans les locaux où il est affecté sont réalisées hors de ces locaux en utilisant les technologies de l’information et de la communication.

Le télétravail peut être organisé au domicile de l’agent, dans un autre lieu privé ou dans tout lieu à usage professionnel.

Article 2. Portée de l’accord

Le télétravail vise les agents publics, fonctionnaires et agents publics non titulaires, ainsi que les agents relevant du droit privé quelle que soit la durée de leur temps de travail et la nature de leur contrat de travail. Les apprentis et les stagiaires ne sont pas éligibles au télétravail considérant que leur présence dans une communauté de travail est un élément indispensable à leur apprentissage.

Article 3. Principes généraux de l’organisation du télétravail

Le principe du télétravail et son organisation est inscrit dans le projet d’agence ainsi que dans tous les projets de direction. Un bilan sur le télétravail, quantitatif et qualitatif est présenté au CACT tous les 2 ans à compter de l’année suivant la 1^ère campagne.

Article 3.1. Principe de volontariat

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.

Lorsqu’un agent exprime une demande de télétravail, l’employeur examine cette demande qu’il peut accepter ou refuser.

Une campagne annuelle est organisée afin de centraliser et d’examiner les demandes initiales ou les demandes de renouvellement de façon cohérente et équitable les demandes. Elle se tient sur la période du 1er novembre au 30 novembre.

Indépendamment de la campagne annuelle de télétravail, les demandes hors campagne annuelle pourront être examinées dans les cas suivants :

• Demande de diminution du nombre de jours de télétravail en place,

• Changement de poste ou de service en cours d’année

• Demandes de télétravail pour des agents entrant à l’ARS et ayant déjà une bonne connaissance du poste sur lequel ils sont affectés.

• Télétravail pour raison médicale

Ces demandes hors campagne seront examinées dans la limite du budget annuel alloué, à l’exception des demandes pour raison médicale.

Article 3.2. Période d’adaptation

Une période d’adaptation de 3 mois maximum est prévue.

Un entretien est organisé entre l’agent et son responsable hiérarchique direct avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation de télétravail. Il permet d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail et de définir les éventuelles mesures correctives.

Article 3.3. Principe de réversibilité

Les parties rappellent que l’accord de télétravail est réversible, il peut être mis fin à cette forme d’organisation à tout moment et par écrit, à l’initiative de l’agent ou du responsable hiérarchique direct.

Le délai de prévenance est de deux mois.

Article 4. Modalités de mise en œuvre du télétravail

Article 4.1. Les prérequis permettant la mise en place du télétravail

Le télétravail est envisagé au regard des deux critères cumulatifs suivants :

• Sont éligibles au télétravail toutes les activités exercées à l’exception de celles qui imposent :

  • la nécessité d’assurer un accueil ou une présence physique dans les locaux de l’agence, auprès de tous types d’usagers ;

  • la nécessité d’une présence physique dans les locaux de l’agence lors des situations de crise et d’alerte ;

  • l’accomplissement de travaux nécessitant l’utilisation en format papier de dossiers de tous types ou nécessitant des impressions ou manipulations en grand nombre ;

  • l’accomplissement de travaux nécessitant l’utilisation de logiciels ou applications faisant l’objet de restrictions d’utilisation à distance, ou l’utilisation de matériels spécifiques.

• critères liés à l’agent :

  • exercer une activité à temps plein ou à temps partiel permettant de respecter une exigence minimale de 2 jours de travail par semaine sur le lieu de travail ;

  • il est rappelé que la demande individuelle de télétravail doit s’inscrire dans la vie collective du service et être intégrée au projet de service ;

  • faire preuve d’une maitrise constatée à son poste et d’une réelle autonomie dans la tenue de son emploi.

Pour les agents dont la situation fait l’objet d’un examen en cellule de veille et de suivi, leur demande de télétravail est examinée au sein de cette cellule pour avis.

Un jour de présence hebdomadaire pour tous les agents d’une même unité doit être mis en place dans chaque service par le responsable hiérarchique afin d’assurer le maintien du lien et la cohésion de service. Les réunions de service seront organisées de façon prioritaire sur cette journée. Cette organisation des modalités de travail fera l’objet d’une rubrique spécifique du projet de direction et sera portée à la connaissance de tous les agents de cette unité.

Article 4.2. La procédure de demande de télétravail

L’agent remplit la fiche pratique d’auto-évaluation à télétravailler qui servira notamment de base de discussion avec son responsable hiérarchique.

L’agent formalise sa demande de télétravail par le biais d’un formulaire dédié après un entretien avec son responsable hiérarchique. Celle-ci est ensuite soumise à validation du responsable hiérarchique.

La demande porte sur une durée de télétravail maximale de 12 mois, sans tacite reconduction.

La validation du responsable hiérarchique s’appuie sur la prise en compte de la continuité de service, sur les éléments de la fiche de poste et de l’entretien professionnel annuel (notamment la maitrise de la fonction et la capacité à s’organiser de manière autonome et à rendre compte).

Article 4.3. Décision et notification relatives à la demande de télétravail

1. acceptation du télétravail par le responsable hiérarchique

L’agent et le responsable hiérarchique se rencontrent dans un délai maximal de 15 jours à compter de la date de lancement de la campagne pour établir l’organisation du télétravail ainsi que la quotité de télétravail réalisable en tenant compte de l’activité et des conditions d’organisation du service, en lien avec les autres membres de l’équipe.

Le choix du ou des jours de télétravail résulte d’un accord entre l’agent et son responsable qui doit permettre d’assurer le maintien du bon fonctionnement du service d’affectation de l’agent. Les jours sont fixes et par conséquent non modifiables.

Le responsable hiérarchique valide la demande via le formulaire dédié dans un délai de 1 mois à compter de la date de lancement de la campagne.

2. décision de refus du responsable hiérarchique

Lorsque le responsable hiérarchique rend une réponse négative à la demande de télétravail, celui-ci doit recevoir l’agent en entretien au plus tard dans les 15 jours suite au dépôt de la demande.

L’agent peut demander un entretien avec l’autorité hiérarchique N+2.

La notification motivée et écrite de refus est transmise par DRH à l’agent au plus tard dans le mois qui suit le lancement de la campagne. La DRH, garante du respect des termes de l’accord, pourra être saisie en cas de désaccord sur la demande.

Article 5. Formalisation de la mise en place du télétravail

La mise en place du télétravail est subordonnée à la fourniture et l’établissement d’un certain nombre de documents.

Article 5.1. Diagnostic électrique et attestation d’assurance multirisques habitation

Dès l’avis favorable sur le télétravail, la DRH programme la visite à domicile de l’agent d’un expert agréé, afin de vérifier si les installations électriques du domicile de l’agent sont conformes à la réglementation en vigueur et lui permettent d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité.

D’autre part, il est demandé à l’agent un document signé autorisant l’employeur et le CACT le cas échéant, à avoir accès à son domicile et en sa présence, lorsque le télétravail y est réalisé, afin de pouvoir s’assurer que les locaux utilisés respectent les règles relatives à l’hygiène, à la sécurité et aux conditions de travail. En cas d’opposition de l’agent à l’accès au domicile, l’employeur peut refuser la demande de télétravail ou mettre fin à la situation de télétravail.

La DRH fournira à l’agent, à réception de l’attestation de son assurance multirisque habitation couvrant sa présence au domicile pendant les journées de télétravail par le biais de la plate-forme, une autorisation de remise du matériel informatique par le service SI.

Article 5.2. Arrêté individuel ou avenant au contrat de travail

Préalablement à la mise en œuvre du télétravail, la DRH établit un arrêté individuel pour les agents de statut public et un avenant au contrat de travail pour les agents de droit privé.

L’arrêté ou l’avenant est conclu pour une durée maximale de 1 an.

En cas de changement de fonction, l’agent intéressé doit présenter une nouvelle demande.

L’avenant ou l’arrêté fixe notamment :

• la date de prise d’effet de l’exercice des fonctions en télétravail et sa durée,

• les activités de l’agent exercées en télétravail

• la période d’adaptation

• les conditions de la réversibilité,

• le lieu d’exercice du télétravail,

• les jours de référence travaillés en télétravail,

• le rappel de l’obligation de présence sur les plages fixes, à l’exception des agents au forfait jour

Article 6. Horaires de travail et plage de disponibilité

L’agent en télétravail, à l’exception des agents en forfait jour, bénéficie des horaires variables mis en place au sein de l’Agence. L’agent doit enregistrer ses horaires de travail dans le système électronique de badgeage.

L’agent peut être contacté sur les plages horaires préalablement déterminées avec son responsable ; l’exercice de leur activité à domicile devra s’inscrire dans le respect de l’accord du20 juin 2012 relatif au temps de travail.

Pour les agents en forfait jours, ils doivent également déclarer leur présence de manière journalière. Chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.

De manière exceptionnelle, compte tenu notamment des nécessités de service en matière de formation, de variation d’activité, de changement d’organisation, de surcroît de travail ou de remplacement d’un agent absent, la direction se réserve la possibilité de demander à l’agent en télétravail de revenir dans son service pour une durée précise. Dans cette hypothèse, la modification envisagée sera notifiée dans un délai de deux jours ouvrés avant la date à laquelle elle interviendra.

Cette mesure doit rester exceptionnelle.

La journée non télétravaillée à la demande de la direction peut être positionnée sur un autre jour après accord du responsable.

Le télétravail peut être suspendu :

• en cas de panne ou de dégâts au domicile de l’agent

• en cas d’indisponibilité de l’outil informatique rendant impossible le travail à distance.

Selon l’importance de la panne et de l’heure à laquelle elle interviendrait, le responsable hiérarchique et le télétravailleur décident d’un commun accord de la suite à donner :

• soit l’agent est tenu de se rendre sur son lieu de travail habituel ; le temps de déplacement sera alors comptabilisé comme temps de travail

• soit l’agent établira une demande de congé, RTT ou crédit d’heures.

Article 7. Maladie et accident de travail

Article 7.1. arrêt de travail

Il est expressément précisé qu’en cas d’arrêt maladie ou accident, le salarié en télétravail ne devra exercer aucune activité professionnelle.

Article 7.2. Accident de travail et de trajet

Les salariés en télétravail bénéficient des dispositions légales relatives aux accidents du travail et de trajet.

Ils sont couverts par la législation sur les accidents du travail et les maladies professionnelles pour les accidents survenus dans l’exécution du travail à domicile.

Article 8. Engagement et accompagnements des acteurs

Article 8.1. Accompagnement approprié

Les agents se préparant au télétravail reçoivent un accompagnement approprié notamment sur les équipements techniques mis à leur disposition. Ils sont formés sur les adaptations nécessaires à cette forme d’organisation du travail.

Les responsables hiérarchiques chargés d’encadrer les télétravailleurs sont formés obligatoirement afin de développer leurs compétences en matière d’encadrement à distance.

Les agents de l’unité de travail du télétravailleur sont sensibilisés à cette forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Article 8.2. Respect de principes de fonctionnement

Pour privilégier le lien collectif et préserver le bon fonctionnement de l’équipe, les principes suivants devront être respectés :

• dans une optique de bonne animation d’équipe, et pour garantir la qualité du lien social, les managers concernés prévoiront la présence physique simultanée de tous les membres de leur équipe, sur site, certains jours en adéquation avec le bon fonctionnement des services. Cette présence simultanée sera également prévue lors de séminaires de travail, réunions ou formations d’équipe.

Suivi par les managers :

Le suivi du salarié en télétravail et de son activité requiert de la part du manager l’organisation du télétravail au sein de l’équipe afin de permettre un fonctionnement compatible avec l’activité et le métier exercé ; une répartition équivalente de la charge de travail au sein des équipes entre les agents qu’ils soient télétravailleurs ou autres ; des échanges réguliers avec les collaborateurs en télétravail et spécifiquement avant la fin de la période probatoire.

Les managers traiteront de façon identique l’ensemble des agents de leurs équipes qu’il s’agisse des éléments de rémunération ou des classifications/promotions, sans différenciation d’aucune sorte pour le télétravail.

Article 9. Equipement de travail

Après validation par le responsable hiérarchique, la demande de mise à disposition du matériel informatique sera effectuée par le collaborateur et approuvé par son responsable hiérarchique.

Article 9.1. Aménagement des locaux

L’agent en situation de télétravail doit prévoir à son domicile un espace de travail spécifique dans lequel sera installé le matériel professionnel mis à sa disposition par l’ARS.

Article 9.2. Equipement informatique

Le télétravailleur doit pouvoir être joint par téléphone, par messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

A ce titre, l’ARS fournit à chaque télétravailleur un équipement informatique et téléphonique adaptés à savoir :

• un micro –ordinateur portable et ses accessoires dans le cas où l’agent n’en est pas déjà équipé dans les locaux de l’Agence,

• un téléphone portable.

L’ARS fournit également une sacoche de transport du micro-ordinateur qui permet à l’agent d’assurer le transport en sécurité entre son lieu de travail et son domicile entre chaque période de télétravail.

Un accompagnement « Prise en main des outils d’accès distants » est effectué lors de la réception du matériel au sein de l’ARS.

La disponibilité du matériel et l’accompagnement peut être effectués dans un délai maximal de 1 mois.

L’utilisation de ces matériels est strictement limitée à l’exercice professionnel.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur à l’ARS ; il fera preuve d’une vigilance particulière sur l’intégrité des données et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe et d’accès à son poste de travail pour les travaux effectués à son domicile.

L’ARS assure la maintenance et l’adaptation des équipements aux évolutions technologiques.

Article 10. Frais professionnels

Sur présentation de factures, l’ARS prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail à domicile dans les conditions suivantes :

Article 10.1 : diagnostic de conformité des installations électriques

L’ARS prend en charge le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques.

Pour les demandes de télétravail temporaire liées à un problème de santé passager, le dispositif sera allégé : le diagnostic de conformité des installations électriques est remplacé par une attestation sur l’honneur de l’agent.

Article 10.2 : assurance habitation

L’ARS prend en charge le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour sa présence pendant ses journées de télétravail à domicile.

Article 10.3 : autres frais

Une indemnité forfaitaire mensuelle pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail à domicile (consommation d’électricité, d’eau, de chauffage….) est versée dont le montant dépend du nombre de jours télétravaillés dans la semaine.

• 1 jour de télétravail par semaine : 10,39 euros par mois

• 2 jours de télétravail par semaine : 20,79 euros par mois

• 3 jours de télétravail par semaine : 31,18 euros par mois

Ces montants sont revalorisés au 1^er janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice Insee « Logement, eau, gaz et combustible ». Cette revalorisation s’applique pour les agents définis dans l’article 2 du présent accord.

Pour les agents de droit privé, cette indemnité est versée tous les mois directement sur la paie pour une période de 10.5 mois afin de tenir compte des congés annuels.

Pour les agents de l’Etat, cette indemnité est versée mensuellement sous la forme d’une prime (IFSE spécifique).

Article 11. Dérogations aux principes généraux du télétravail et aux conditions de sa mise en œuvre

Article 11.1. Télétravail pour nécessité médicale

Il peut être dérogé pour six mois maximum aux conditions fixées par l’article 4.1 du présent accord, pour raison médicale justifiée par un certificat médical et après avis du médecin de prévention ou du médecin du travail. Cette dérogation est renouvelable une fois après avis du médecin de prévention ou du médecin du travail.

Article 11.2. Télétravail et circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’ARS et garantir la protection des agents.

Les parties signataires conviennent que le télétravail pourra être ponctuellement étendu dans des conditions définies par l’entreprise notamment :

• en cas de survenance d’une situation nécessitant l’activation du Plan de Continuité d’Activité (PCA)

• en raison de la survenance d’une situation de catastrophe naturelle ou de situation spécifique rendant impossible tout ou partie de l’activité sur un ou des sites de l’ARS ;

• en cas de perturbation significative des transports ou lorsque les conditions météorologiques (notamment épisode neigeux) le nécessitent.

• en cas de pandémie, en se référant à la liste des pathologies déterminées par le Haut Conseil de la Santé Publique.

Article 12. Validation de l’accord

Il est fait application des règles de représentativité propres aux organisations syndicales de droit public et de droit privé.

Ainsi le présent accord est approuvé selon les règles de validité distinctes :

• Pour le 1^er collège au comité d’agence : il est signé par une ou plusieurs organisations syndicales ayant recueilli au moins 50 % des suffrages exprimés lors des dernières élections du 1^er collège du comité d’agence ;

• Pour le 2^ème collège au comité d’agence : les règles de signature et de validité de l’accord sont régies par l’article L. 2232-12 du code du travail, visé dans l’article R. 1432-124 du code de la santé publique.

Article 13. Application de l’accord et durée

Pour les agents de l’Etat, cet accord est mis en application par une décision unilatérale du directeur général.

Pour les agents de droit privé, les règles de signature et de validité de l’accord sont régies par l’article L.2232-12 du code du travail, visé dans l’article R.1432-124 du code de la santé publique.

Cet accord est conclu pour une durée de 5 ans.

Article 14. Révision

Chaque partie signataire peut demander la révision de tout ou partie du présent accord, selon les modalités suivantes :

Toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des autres parties signataires et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement.

Le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties sus-indiquées devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord répondant aux conditions légales de validité ou à défaut seront maintenues.

Article 15. Publicité et dépôt

L’accord sera présenté pour information au comité d’agence du 8 décembre 2020

L’ARS notifiera, sans délai, le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sien de l’ARS.

A l’expiration du délai d’opposition, le présent accord sera déposé par la direction de l’ARS en deux exemplaires (dont un sur support informatique) à la DIRECCTE dont relève l’ARS et au conseil de prud’hommes.

Fait à Nantes, le 25 novembre 2020

Signatures

Pour l’ARS des Pays de la Loire

Directeur Général

Pour les organisations syndicales des agents sous conventions collectives

SNPDOS

CGT

CFE-CGC

Pour les organisations syndicales des agents de l’Etat

CFDT INTERCO