PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU TELETRAVAIL POUR LES PERSONNELS DE DROIT PRIVE

ENTRE

L’Agence Régionale de Santé Occitanie, représentée par ,

D’une part

ET

Les organisations syndicales suivantes représentant les personnels de droit privé :

- CFE-CGC représentée par , déléguée syndicale

- CGT représentée par , déléguée syndicale

- FO-FEC représentée par , délégué syndical

- SNFOCOS représentée par , délégué syndical

- SUD représentée par , déléguée syndicale

D’autre part

Il est arrêté et convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Le développement des technologies de l’information et de la communication offre désormais de nouvelles possibilités d’organisation du travail permettant de répondre à de nombreux enjeux sociétaux et environnementaux.

Du fait des enjeux qu’il représente, le télétravail constitue un des axes majeurs de la démarche favorisant la qualité de vie au travail et du programme sociétale et environnemental portés au sein de l’Agence Régionale de Santé Occitanie.

La mise en place du télétravail au sein de l’Agence permet d’une part de mieux concilier vie professionnelle et vie privée et d’autre part de contribuer à limiter les risques routiers par une réduction des trajets domicile lieu de travail ce qui permet également de réduire les impacts environnementaux liés aux déplacements professionnels.

Cette nouvelle forme d’organisation du travail contribue au développement de l’autonomie des agents et permet d’engager une réflexion sur le management au sein de l’agence.

Par ailleurs, le télétravail répond également à la volonté des partenaires sociaux de favoriser et d’accompagner au mieux l’emploi des agents en situation de handicap. Cependant, ce dispositif ne doit pas se substituer à toutes les actions menées dans le cadre des adaptations des postes de travail.

Le présent accord a été conclu entre les organisations syndicales soussignées et la Direction en vue de définir les conditions de recours et de mise en œuvre du télétravail sur les différents sites de l’ARS Occitanie.

Cet accord s’inscrit dans le respect de la législation et de la règlementation en vigueur notamment en matière d’aménagement du temps de travail et du respect du droit à la déconnexion.

Les dispositions définies dans cet accord, ont été conçues en portant une attention particulière à la santé et la sécurité des télétravailleurs ainsi qu’au maintien d’un lien permanent avec l’Agence afin d’éviter tout risque d’isolement des agents.

Les conditions de mise en œuvre de cette nouvelle forme d’organisation du travail reposent sur quatre principes fondamentaux à savoir :

• Le volontariat : le télétravail est fondé sur le principe du volontariat. Le télétravail ne peut être imposé ;

• La réversibilité : l’agent comme la Direction peuvent mettre fin de manière anticipée au télétravail ;

• L’autonomie du collaborateur dans le cadre de son activité professionnelle ;

• La confiance mutuelle entre l’encadrant et ses collaborateurs.

Article 1^er – Cadre juridique et references

• Protocole d’accord relatif à l’aménagement du temps de travail pour le personnel de droit privé du 31 Mai 2018 ;

• Avenant N°1 à l’aménagement du temps de travail pour le personnel de droit privé du 2 Août 2018 ;

• Article L1222-9 à L1222-11 du Code du travail ;

• Protocole d’accord relatif au travail à distance du 28 Novembre 2017 pour les agents issus des conventions collectives des organismes de Sécurité Sociale ;

• Protocole d’accord relatif à la promotion de la diversité et l’égalité des chances du 28 Juin 2016 ;

• Protocole d’accord relatif à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail du 16 Novembre 2012 ;

• Accord Cadre MSA relatif au télétravail du 15 Octobre 2015.

Article 2 – DéfinitionS

Article 2.1 – Définition du temps de travail effectif :

Conformément aux dispositions prévues à l’article L3121-1 du Code du Travail, le temps de travail effectif est défini comme étant le temps pendant lequel un salarié est à la disposition de son employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à ses occupations personnelles.

Article 2.2 – Définition du Télétravail :

Conformément aux dispositions prévues à l’article L1222-9 du code du travail, le télétravail désigne toute forme d'organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication.

Le présent accord vise les situations de télétravail pendulaire dans lesquelles un agent, à sa demande et avec l’accord de la Direction Générale, exécute une partie de son activité, sans que la nature de son activité l’y contraigne :

• soit à son domicile ;

• soit sur un autre site de l’Agence disposant de bureaux disponibles ;

• soit dans les locaux professionnels distincts de ceux de son employeur et de son lieu d’affectation, sous réserve qu’un accord préalable soit trouvé entre les deux établissements concernés, notamment s’agissant des espaces de travail disponibles et des possibilités de connexion à distance.

Deux modes d’organisation du télétravail sont prévus par cet accord :

• Le télétravail hebdomadaire avec fixation des jours télétravaillés ;

• Le télétravail avec une enveloppe de jours de télétravail à utiliser au cours de l’année.

Article 3 – CHAMP D’APPLICATION

Article 3.1 – Règle générale :

Le présent accord vise l’ensemble du personnel de droit privé de l’ARS Occitanie en contrat à durée indéterminée et déterminée de plus d’un an, quelle que soit la durée du temps de travail et la nature de leur contrat.

Les cadres au forfait sont éligibles à ce dispositif.

On entend par télétravailleur, au sens du présent accord, toute personne de droit privé qui travaille dans les conditions définies ci-dessus.

Considérant que la présence au sein de l’agence est un élément indispensable à leur apprentissage, sont exclus de ce dispositif sauf exception motivée, les agents en contrat d’apprentissage ainsi que les stagiaires (sous convention de stage).

Article 3.2 – Situations n’entrant pas dans le champ d’application :

Les plans de continuité d’activité mis en place en cas de circonstances exceptionnelles et les agents soumis à un régime d’astreintes à leur domicile, lors de ces périodes d’astreinte, n’entrent pas dans le champ d’application du présent accord. Un régime dérogatoire a vocation à être mis en place dans ce cas de figure.

Article 4 – Les conditions d’accès au teletravail

Afin de pouvoir exercer une partie de son activité en télétravail, plusieurs conditions doivent être réunies. Il s’agit notamment des :

• Conditions liées aux activités exercées par l’agent ;

• Conditions liées à la situation de l’agent ;

• Conditions techniques.

Article 4.1 – Les conditions liées aux activités exercées par l’agent :

Certaines activités ou tâches réalisées par les agents ne peuvent entrer dans le cadre du présent dispositif. Il s’agit principalement des activités qui par nature nécessitent d’être exercées physiquement dans les locaux de l’agence, ou qui répondent à des conditions particulières d’exercice.

Ainsi, sont identifiées comme activités ne pouvant être éligibles en télétravail, les activités suivantes :

• Mission d’accueil ou une présence physique obligatoire dans les locaux de l’administration auprès de tous types d’usagers.

• Travaux portant sur des documents confidentiels ou des données à caractère sensible, dès lors que le respect de la confidentialité de ces documents ou données ne peut être assuré en-dehors des locaux de travail.

• Travaux nécessitant l’utilisation en format papier de dossiers de tous types nécessitant des impressions ou manipulations en grand nombre.

• Travaux nécessitant l’utilisation de logiciels ou applications faisant l’objet de restrictions d’utilisation à distance, ou l’utilisation de matériels spécifiques.

• Toute activité professionnelle supposant qu’un agent exerce hors des locaux de l’agence notamment pour les activités nécessitant une présence sur des lieux d’inspection et de contrôle, visites de terrain ou de déplacements techniques tels que les chauffeurs de Direction.

• Activités qui nécessiteraient d’utiliser des documents susceptibles d’être demandées par une autorité dans le cadre d’un contrôle ou d’une inspection (Vérification sur pièce et sur place).

Il est à noter que l’inéligibilité de certaines activités au télétravail, si celles-ci ne constituent pas la totalité des activités exercées par l’agent, ne s’oppose pas à la possibilité pour l’agent d’accéder au télétravail dès lors qu’un volume suffisant d’activités télétravaillables peut être identifié et regroupé.

Celles-ci sont validées par l’encadrant et l’agent lors de l’autodiagnostic, il s’agit notamment des activités suivantes :

• Traitement des données administratives et financières : saisie, mise à jour, traitement,

• Rédaction de documents, rapports d’inspections, comptes rendus, protocoles, procédures ;

• Recherches documentaires…

Article 4.2 – Les conditions liées à la situation de l’agent :

Afin de pouvoir exercer une partie de son activité en télétravail, tout agent souhaitant s’inscrire dans ce dispositif doit remplir les conditions suivantes :

• Exercer son activité à temps plein ou à temps partiel en respectant tant que possible un temps de présence de 3 jours par semaine sur le lieu de travail. Le régime conventionnel permet de réduire ce temps de présence à 2 jours par semaine minimum (les modalités sont déterminées entre les agents et leur encadrant en fonction des nécessités de service).

• Justifier d’une ancienneté suffisante sur son poste de travail. Bien qu’aucune condition d’ancienneté dans le poste ne soit exigée pour accéder au télétravail, l’encadrant sera particulièrement vigilant à l’impact d’une mise en télétravail pour les candidats disposant d’une ancienneté inférieure à 1 an sur le poste occupé. Dans ce cas, l’agent demandeur doit bénéficier d’un accompagnement adapté lors de sa prise de poste.

• Connaitre son environnement de travail et l’environnement informatique et plus particulièrement les applications informatiques et outils de connexion à distance.

• Faire preuve d’autonomie au quotidien et de capacité à travailler à distance (capacité à gérer son temps, à s’organiser et à savoir rendre compte…).

Article 4.3 – Les conditions techniques :

Lorsque le télétravail s’effectue au domicile de l’agent, l’habitation doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et de sécurité.

Une attestation établie par un diagnostiqueur professionnel concernant l’espace de télétravail est remise par l’agent à la Direction des Ressources Humaines préalablement à la signature de l’avenant au contrat de travail. Elle indique que l’installation électrique de l’espace de télétravail est conforme à la réglementation en vigueur et lui permet d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité. En cas de non-conformité, les travaux de remise aux normes sont à la charge de l’agent.

Il est à noter qu’en cas de non-conformité, un autre lieu de travail que le domicile peut être proposé par l’agent, conformément aux dispositions prévues à l’article 2.2 du présent accord.

De plus, l’agent doit informer l’assureur de son domicile qu’il exerce une activité professionnelle, et vérifier que l’assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ces journées de travail.

L’agent doit ainsi fournir à l’Agence une attestation de l’assureur en ce sens avant la mise en œuvre effective du télétravail.

Par ailleurs, l’agent en situation de télétravail doit disposer à son domicile d’une connexion internet personnelle ou d’un galet mis à disposition permettant d’assurer un débit de connexion suffisant.

Article 5 – Conditions de mise en œuvre

Article 5.1 – Principe de volontariat :

Le télétravail est fondé sur le principe du volontariat.

La demande de télétravail est à l’initiative de l’agent.

Celui-ci formalise par écrit sa demande dans les conditions définies à l’article 5.3 du présent accord.

Article 5.2 – Préservation du lien avec l’agence :

5.2.1 – Modalités de réalisation du télétravail :

• Le télétravail hebdomadaire avec fixation des jours télétravaillés : Jours fixes

Afin de maintenir un lien suffisant entre l’agent et l’agence, il faut veiller à ce que le télétravailleur soit présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins trois jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail. Le régime conventionnel peut permettre de réduire ce temps de présence à deux jours par semaine minimum (les modalités sont déterminées entre les agents et leur encadrant en fonction des nécessités de service).

Il est à noter que le télétravail s’exécute par journée entière sauf pour les agents à temps partiels qui travaillent à 90% et 70% où des demi-journées de télétravail peuvent être réalisées.

Il peut être dérogé à ce principe, dans les conditions visées à l’article 5.5.

• Le télétravail avec une enveloppe de jours de télétravail : Jours mobiles

Le télétravail avec une enveloppe de jours de télétravail est ouvert aux agents éligibles au télétravail conformément aux dispositions prévus à l’article 3. Sont concernés par ce dispositif les agents qui ont une fonction d’encadrement, ceux dont l’activité est difficilement programmable ou qui réalisent de nombreux déplacements comme par exemple les cadres au forfait ou les agents qui réalisent des inspections. Les agents qui ne disposent pas de matériel portable bénéficieront d’un matériel de prêt.

Pour les agents qui optent pour l’enveloppe télétravail, l’avenant au contrat de travail prévoira un volume annuel de jours télétravaillés.

Les modalités de mise en œuvre de l’enveloppe télétravail sont les suivantes :

• L’enveloppe de télétravail peut aller jusqu’à 40 jours de télétravail par année civile, dont les modalités sont à définir avec l’Encadrant. L’enveloppe de jours télétravaillables fera l’objet d’une évaluation spécifique dans le cadre de la commission de suivi. A titre d’exemple, le rythme de consommation des jours de l’enveloppe sera analysé ;

• La période de pose s’entend sur une année civile ;

• Le télétravailleur est autorisé à poser 1 à 2 jours de télétravail maximum par semaine ;

• Le télétravailleur devra consulter son encadrant et poser sa journée de télétravail avec un délai de prévenance d’au moins 8 jours. La journée de télétravail choisie ne devra pas porter atteinte au maintien du fonctionnement du service d’affectation de l’agent.

• Lorsque l’enveloppe n’est pas épuisée à la fin de l’année civile, alors les jours de télétravail ne seront pas reportés sur l’année suivante.

5.2.2 Le choix des jours télétravaillés :

Le choix des jours de télétravail résulte d’un accord entre les parties, qui doit permettre d’assurer le maintien du bon fonctionnement du service d’affectation de l’agent.

Il appartient à chaque responsable de service en concertation avec son Directeur, d’organiser le télétravail en tenant compte des contraintes de son activité et celle de la Direction.

En cas d’absence pour maladie, congé enfant malade, absence injustifiée, congé, RTT ou jours de repos pour les agents dont le temps de travail est décompté en jours, l’agent ne devra pas télétravailler pendant cette période.

Article 5.3 – Procédure de candidature :

Lorsqu’un agent exprime une demande de télétravail, l’employeur examine cette demande au vu des conditions de faisabilité tant techniques qu’organisationnelles définies à l’article 4.

La campagne comprend plusieurs étapes à savoir :

• La période de recensement des candidatures : du 15 Août au 30 Septembre de l’année N ;

• La période d’instruction de la demande : du 1^er Octobre au 15 Novembre de l’année N ;

• La période de mise en œuvre à compter du 1^er Janvier de l’année N+1.

La procédure de candidature est décrite en annexe 2.

5.3.1 – Campagne de recensement des candidatures :

La campagne de recensement des candidatures a lieu chaque année du 15 Août de l’année N au 30 Septembre de l’année N.

Pour l’année 2019, la campagne de recensement des candidatures et d’instruction des demandes pourra faire l’objet d’adaptation en fonction des délais nécessaires à sa mise en œuvre et sera lancée dès la signature de l’accord.

Les demandes sur préconisations médicales, seront traitées au fil de l’eau dans les conditions fixées à l’article 5.5. De plus, conformément aux dispositions prévues dans ce même article, certains critères d’éligibilité pourront être assouplis.

En amont du lancement de chaque campagne des entretiens annuels d’évaluation, la Direction des Ressources Humaines rappellera à l’ensemble des collaborateurs (Agents et Encadrants), les finalités du dispositif de télétravail ainsi que ses modalités de mise en œuvre afin que cette nouvelle forme d’organisation du travail puisse faire l’objet d’un échange spécifique lors des entretiens.

5.3.2 – Demande préalable de l’agent :

Le dispositif de demande a vocation à être dématérialisé.

La demande de télétravail doit être volontaire, écrite et motivée. Elle est formalisée au travers d’un formulaire de candidature, d’un autodiagnostic et du formulaire « Supports et Outils Informatiques » (Annexes 3, 4 et 5). La demande est adressée à l’encadrant. Une copie du dossier est adressée à la DRH et le formulaire « Supports et Outils informatiques » est transmis au Pôle SII.

Au travers de cette demande, l’agent expose ses aptitudes à exercer ses activités à distance, la manière dont il conçoit son organisation de travail ainsi que sa motivation pour opter pour le télétravail.

Si le télétravail se déroule au domicile de l’agent, ce dernier devra également décrire dans le formulaire de candidature, les conditions dans lesquelles il exercera son activité à domicile.

Les demandes de télétravail s’effectuent une fois par an dans les conditions fixées à l’article 5.3.1 au cours de la campagne annuelle.

5.3.3 – Examen de la demande de télétravail par l’encadrant :

Le formulaire de candidature et l’autodiagnostic sont transmis par l’agent, pour avis à l’encadrant qui l’étudie et complète l’autodiagnostic « Encadrant » (Annexe 6).

Un entretien est organisé entre l’agent et son responsable afin d’apprécier les aptitudes de l’agent à travailler de manière autonome et à distance et cela de façon régulière.

Une fois cet entretien réalisé, le dossier complet de candidature comportant l’avis de l’encadrant est transmis à la Direction des Ressources Humaines par l’encadrant lui-même. L’agent reçoit une copie du dossier complété.

En cas de pluralité de demandes au sein de son service, le responsable hiérarchique complète le tableau récapitulatif de présence des agents du service et le transmet à la Direction des Ressources Humaines (Annexe 7).

En cas d’avis défavorable de l’encadrant à la mise en œuvre du télétravail, la DRH échange avec celui-ci afin de connaitre les motivations de ce refus.

Une fois le dossier transmis, la DRH sollicite l’expertise du Pôle Système d’Information afin de vérifier que les outils informatiques fournis par l’employeur permettent la réalisation des activités télétravaillées et que les applicatifs métiers sont disponibles et utilisables à distance.

Le formulaire « Outils et supports Informatiques » (Annexe 5) permettra au pôle Système d’Information de formuler cet avis.

5.3.4 – Analyse des candidatures :

Dès lors que tous les dossiers auront été transmis à la Direction des Ressources Humaines, celle-ci procède à l’analyse des candidatures.

La DRH se positionne dans le respect des moyens disponibles, sur l’éligibilité de toutes les demandes de télétravail ainsi que sur l’ordre de priorité des demandes reçues.

La DRH, si elle doit établir des priorités sur les différentes demandes, dans un souci d’équité, apportera une attention particulière, notamment sur les situations suivantes ;

• Temps de trajet domicile – Lieu de travail habituel ;

• Distance kilométrique domicile – Lieu de travail habituel et coûts des transports ;

• Besoin de concentration et de calme pour l’exécution de certaines tâches notamment en cas de partage de bureau ;

• Situation des agents amenés à se déplacer fréquemment dans le cadre de leurs activités professionnelles ;

• Contraintes familiales ou situation d’aidant familial : par exemple, accompagnement d’un parent âgé, d’un jeune enfant à charge, enfant ou proche parent en situation de handicap ;

• Agents en fin de carrière.

5.3.5 – Notification de la décision et mise en œuvre :

La décision de la Direction Générale fait l’objet d’une notification à l’agent concerné et à son encadrant, dans un délai maximum de 45 jours à compter de la clôture de la campagne sauf circonstances exceptionnelles.

• Acceptation :

En cas d’acceptation de la demande de télétravail, l’agent signe un avenant à son contrat de travail pour une durée d’un an (Annexe 8), sous réserve de la fourniture de l’attestation d’assurance et du diagnostic de conformité des installations électriques prévus à l’article 4.3, lorsque la demande porte sur le télétravail pendulaire à domicile.

Dès lors que la décision est notifiée à l’agent, le télétravail peut être mis en œuvre sous réserve du délai nécessaire à la fourniture du matériel technique, soit au plus tard au 1^er Janvier de l’année N.

Pour la première année de lancement du dispositif, ce délai pourra être allongé au regard des disponibilités du matériel technique nécessaire.

Lors de la notification, la DRH remet à l’intéressé les documents nécessaires à la mise en œuvre du télétravail.

• Refus :

En cas de refus, celui-ci est motivé par écrit, notifié à l’agent et précédé d’un entretien avec l’encadrant.

En cas de refus, l’agent pourra formuler une nouvelle demande l’année suivante. Son droit au télétravail sera examiné prioritairement.

En cas de contestation du refus, celui-ci peut demander un réexamen de sa demande en adressant une saisine écrite et argumentée à la Direction Générale dans un délai maximum de 30 jours suivant la notification de la décision initiale.

L’agent peut demander un entretien avec la Direction des Ressources Humaines et cela afin de faire un point sur sa situation et de définir le cas échéant un plan d’actions.

Une réponse écrite et motivée est adressée à l’intéressé dans un délai maximum de 30 jours suivant la réception du courrier de l’agent.

5.3.6 – Renouvellement :

Dans le cas où un agent souhaite le renouvellement du télétravail, celui-ci doit formaliser une nouvelle demande chaque année, dans les conditions fixées à l’article 5.3. Il devra également transmettre l’attestation d’assurance habituation.

En fonction du nombre de demandes (initiales ou renouvellements), la Direction Générale sera amenée à prioriser les demandes et à prendre des arbitrages.

En cas de refus du renouvellement, l’agent pourra demander un réexamen de sa demande dans les conditions fixées à l’article 5.3.5.

Article 5.4 – Mise en œuvre effective du télétravail :

5.4.1 – Organisation d’un entretien préalable à la mise en place du télétravail :

Préalablement à la mise en place effective de la première autorisation de télétravail, un entretien tripartite peut être organisé en présence de l’agent, du responsable hiérarchique et d’un représentant de la Direction des Ressources Humaines.

5.4.2 – Période d’adaptation et entretien de bilan :

Afin de permettre à l’agent et à l’encadrant de s’assurer que le télétravail correspond à leurs attentes, il est prévu une période d’adaptation.

Pendant cette période, dont la durée ne saurait excéder trois mois, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail en respectant un délai de prévenance de 30 jours qui peut être réduit par accord des parties.

Cette période d’adaptation est effective une seule fois, et ne s’applique pas en cas de renouvellement lorsque l’agent conserve le même poste.

Un entretien est organisé entre l’agent et son responsable au plus tard 15 jours avant l’arrivée du terme de la période d’adaptation afin d’effectuer un bilan sur la situation du télétravailleur. Ce bilan est l’occasion pour les deux parties d’apprécier l’opportunité de la poursuite ou non du télétravail.

Cet entretien peut être réalisé dans le cadre de l’entretien annuel d’évaluation.

5.4.3 Période de réversibilité :

A l’issue de la période d’adaptation, chacune des parties est libre de mettre fin au télétravail avant le terme initialement prévu, sous réserve de respecter un préavis, qui sauf accord des parties est de 30 jours pour l’Employeur et de 15 jours pour l’agent.

L’agent retrouve alors son poste et ses conditions de travail antérieures (y compris en termes d’équipements matériels).

Cette décision, qui met automatiquement fin à l’avenant au contrat de travail est notifiée par écrit et motivée.

5.4.4 Situation en cas de changement de fonctions ou de domicile :

La poursuite du télétravail en cas de changement de fonctions ou de domicile est subordonnée à l’accord des deux parties et à la conclusion d’un nouvel avenant entre l’agent et l’Agence.

5.4.5 Suspension provisoire du télétravail :

L’agent peut être confronté à des circonstances qui sont de nature à l’empêcher, de manière temporaire, de réaliser ses missions en télétravail (par exemple incendie ou inondation du lieu de télétravail).

Dans ces hypothèses, l’agent ou le responsable de l’agent peut demander, dès qu’il a connaissance de ces événements, la suspension ou l’aménagement à titre temporaire du télétravail.

Article 5.5 – Aménagements du télétravail dans des situations particulières :

5.5.1 : Situations particulières liées à l’état de santé des agents ;

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi d’agents en situation de handicap, ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un salarié en activité, l’employeur examine les conditions dans lesquelles il peut être dérogé aux règles définies dans ce présent accord et cela pour une durée de six mois maximum. Cette dérogation est renouvelable une fois après avis du médecin de travail.

Malgré ces dérogations éventuelles, le formulaire et les autodiagnostics devront être quant à eux impérativement complétés.

L’agent devra également transmettre l’attestation de conformité des installations électriques concernant l’espace de télétravail ainsi que l’attestation de son assurance multirisques habitation.

Dès réception des éléments, la Direction des Ressources Humaines instruit le dossier et apprécie la demande. Une réponse sera faite à l’agent par la Direction des Ressources Humaines dans un délai de 45 jours maximum qui suit la demande de l’agent.

5.5.2 : Situation en cas de circonstances exceptionnelles et pic de pollution :

Conformément aux dispositions prévues à l’article L1222-11 du Code du Travail, en cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, d’intempéries, ou en cas de force majeure, certains aménagements pourront être mis en place pour les agents télétravailleurs et cela pour permettre une continuité de l'activité et garantir leur protection.

Les modalités de recours au télétravail dans ce cadre seront portées à la connaissance des agents par la Direction Générale au moment de la survenance des événements.

Par ailleurs, en cas de pic de pollution, certaines dispositions pourront être aménagées de la même manière que pour les situations mentionnées ci-dessus et cela conformément à l’article L223-1 du Code de l’environnement.

Article 6 – organisation du teletravail

Article 6.1 - Durée du travail et respect de la vie personnelle :

S’agissant des télétravailleurs soumis aux horaires collectifs, l’organisation du télétravail s’exerce dans le cadre des horaires de travail habituels applicables au sein de l’Agence (7h30-19h30) et dans le respect des règles légales en vigueur.

A ce titre, les télétravailleurs bénéficient des horaires variables. Ils choisissent donc leur début et leur fin de journée dans le respect des horaires de travail applicables au sein de l’agence.

Dans le cadre de la démarche relative à la Qualité de Vie au Travail, la Direction des Ressources Humaines ainsi que les encadrants seront vigilants au respect des règles en vigueur concernant l’aménagement du temps de travail définies au sein de l’Agence et notamment au fait que le télétravail ne doit pas conduire à générer systématiquement des crédits d’heures comme cela est le cas dans le cadre de l’exercice habituel du travail.

Conformément aux dispositions prévues dans le cadre du protocole d’accord relatif à l’aménagement du temps de travail du 31 Mai 2018 et de son avenant N°1 du 2 Août 2018, chaque agent en situation de télétravail doit badger et il est donc amené à le faire au moins quatre fois par jour :

• Entrée ;

• début de pause déjeuner ;

• fin de pause déjeuner ;

• départ.

Le télétravailleur à domicile ne peut effectuer des heures supplémentaires qu’à la demande expresse de sa Direction métier.

Afin de garantir le respect de la vie privée des personnes en télétravail, l’avenant au contrat de travail détermine les jours travaillés à l’agence et les jours travaillés à domicile ou sur un autre site. Le télétravailleur doit être joignable sur les plages fixes déterminées dans l’accord sur l’aménagement du temps de travail précité, ainsi que pendant les plages mobiles badgées, dans le respect des règles légales en vigueur.

L’employeur est tenu de respecter cette plage horaire, et ne peut donc contacter l’agent en dehors de celle-ci.

Pour les agents dont le temps de travail est décompté en jours, chaque journée effectuée dans le cadre du télétravail équivaut, quel que soit le nombre d’heures effectuées, à une journée de travail au sens de la convention de forfait.

Il est à noter qu’en cas d’indisponibilité programmée du système d’information sur un jour habituellement télétravaillé, il sera demandé à l’agent de revenir sur site. L’agent pourra dans ce cas, reporter son jour de télétravail conformément aux dispositions prévues à l’article 6.3 du présent accord.

En cas de panne inopinée du matériel ou des installations techniques au domicile du télétravailleur, d’une durée supérieure à une demi-journée, l’agent peut choisir de revenir sur site ou poser un congé ou une récupération de crédit d’heures. Le responsable doit en être informé.

Sous réserve de l’accord du responsable, ces dispositions ne s’appliqueront pas dans le cas où la panne inopinée du matériel ou des installations techniques au domicile ne nuit pas à l’exercice de l’activité en télétravail.

Article 6.2 – Suivi du télétravailleur :

Pour les agents en situation de télétravail, l’entretien annuel d’évaluation consacre un temps spécifique au suivi de l’organisation du télétravail.

Sont notamment évoqués les conditions d’activité de l’agent en situation de télétravail, sa charge de travail et le maintien du lien nécessaire avec l’Agence.

Article 6.3 – Participation à la vie de l’Agence :

Afin de garantir l’information et prévenir tout risque d’isolement, les télétravailleurs participent dans les mêmes conditions que les autres agents aux formations et aux réunions de service.

Dans le cas d’une autorisation de télétravail portant sur des jours fixes, le principe est que les jours ne sont pas reportables.

Cependant, dans certains cas, et sous réserve de respecter un délai de prévenance de 5 jours, l’encadrant peut demander par écrit à l’agent de reporter dans un délai de 15 jours, son jour de télétravail pour des nécessités de service.

Si le report n’est pas possible dans les délais de 15 jours, le jour télétravaillé pourra être annulé.

De même à la demande de l’agent, des modifications pourront être accordées ponctuellement en cas de difficultés particulières rencontrées (grève des transports..) ou de problème matériel (panne informatique…) pouvant justifier que l’agent vienne sur son site professionnel alors qu’il devait être en télétravail ou l’inverse.

Le caractère répétitif des demandes de report de télétravail de l’agent sur une période de trois mois vaut modification du calendrier des jours télétravaillés, sous réserve de l’accord de l’agent, dès lors qu’il affecte durablement l’organisation de travail et conduit l’Agence à revoir les modalités du télétravail prévues dans l’avenant au contrat de travail.

Tout changement définitif du calendrier des jours télétravaillés, en cours d’année, que ce soit à la demande de l’agent ou à celle de son encadrant, entraîne une modification de l’avenant au contrat de travail de l’agent.

Dans tous les cas, cette modification sera précédée d’un entretien entre l’encadrant et l’agent concerné et requerra l’accord de la hiérarchie.

Article 7 – eQUIPEMENTS DE TRAVAIL

Le lieu d’exercice du télétravail doit être compatible avec l’exercice d’une activité professionnelle au regard des règles en matière d’hygiène et sécurité.

Le télétravailleur doit pouvoir être joignable par téléphone, messagerie et être en mesure de se connecter à distance.

A cet effet, l’Agence fournit au télétravailleur le matériel informatique et de communication nécessaire, afin de lui permettre d’exercer son activité professionnelle dans les mêmes conditions que s’il était à son poste de travail.

A ce titre, la Direction Générale met à la disposition de l’agent en situation de télétravail les moyens matériels suivants :

• Un ordinateur portable ;

• Deux stations d’accueil (bureau et domicile) ;

• Deux écrans (bureau et domicile) ;

• Deux claviers (bureau et domicile) ;

• Deux souris (bureau et domicile) ;

• Un téléphone mobile avec un abonnement sans data ;

• Une sacoche ;

• Un câble réseau ;

• Un galet pour des cas bien spécifiques en cas de problèmes de couvertures.

Lorsque cela est nécessaire et avant remise des matériels à l'agent, une formation aux équipements mis à disposition et aux outils est dispensée par les équipes du Pôle SII.

Le Pôle SII assure la maintenance et l’adaptation de l’équipement aux évolutions technologiques. La maintenance s’effectue dans les mêmes conditions que si l’agent est à son poste de travail.

Ainsi, en cas de dysfonctionnement non bloquant, l’agent ouvre un ticket SPOC. En cas d’urgence, l’agent appelle la Hotline.

Il est rappelé que l’utilisation de ce matériel est strictement limitée à l’exercice de l’activité professionnelle.

En cas de dysfonctionnement de matériel notamment, le télétravailleur doit en informer immédiatement les services spécialisés de l’Agence ainsi que son responsable.

Si le problème ne peut pas être résolu à distance, l’agent sera contraint de rapporter le matériel sur site afin que les agents du Pôle SII puissent faire le nécessaire. Aucune intervention à domicile ne sera envisagée.

L’agent s’engage à prendre soin de ces équipements.

L’agent s’engage à restituer le matériel lié à son activité de télétravail lorsqu’il est mis fin au télétravail.

Article 8 – Frais professionnels

Sur présentation de factures, l’employeur prend en charge les frais professionnels inhérents à la situation de télétravail pendulaire à domicile dans les conditions suivantes :

• le coût réel de la réalisation du diagnostic de conformité des installations électriques,

• le surcoût éventuel de l’assurance du domicile du télétravailleur pour son montant réel.

En sus de la prise en charge des factures de téléphone (abonnement et communications) du dispositif téléphonique professionnel, une indemnité forfaitaire mensuelle est versée pour la prise en compte des frais professionnels découlant de l’exercice du télétravail (abonnement internet, consommation d’électricité, d’eau, de chauffage).

Cette indemnité forfaitaire mensuelle, qui est fonction du nombre de jours effectivement télétravaillés, ne peut être inférieure à 10 euros mensuel pour une journée en télétravail par semaine, à 20 euros pour 2 jours par semaine en télétravail et à 30 euros pour 3 jours par semaine en télétravail.

Elle est versée sur 10,5 mois afin de tenir compte des congés annuels.

En cas d’absence du télétravailleur pour maladie, maternité, congés sabbatiques ou de jours de télétravail non pris de plus d’un mois continu, le versement de l’indemnité forfaitaire mensuelle est suspendu.

Lorsque le télétravail est organisé sous la forme d’une enveloppe de jours à prendre par l’agent au cours de l’année civile, l’indemnité est versée en fin d’année sur la base d’une valorisation minimum de 2,50€ par jour télétravaillé.

Ces montants sont revalorisés au 1^er Janvier de chaque année en fonction du taux d’évolution annuelle constaté de l’indice INSEE (Logement, eau, gaz et combustible » ou de tout indice qui viendrait à s’y substituer, publié au bulletin mensuel de statistique.

L’UCANSS notifie les nouveaux montants revalorisés de ces indemnités forfaitaires.

Article 9 – Protection des données

L’Agence est responsable de la sécurisation du système d’information utilisé par les agents à des fins professionnelles.

Le télétravailleur s’engage à respecter les règles de sécurité informatique en vigueur au sein de l’Agence en particulier à mettre en œuvre toutes les mesures visant à assurer les protections des données et leur confidentialité.

Il fera preuve d’une vigilance particulière pour garantir leur intégrité et le maintien de leur confidentialité, notamment par l’application des dispositions en matière de mot de passe pour les travaux effectués à son domicile.

L’annexe 1 rappelle les règles à respecter en matière de protection des données. Celle-ci sera remise à tous les agents en situation de télétravail.

Article 10 – Droits et garanties individuels et collectifs

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux agents en situation comparable travaillant dans les locaux de l’Agence, notamment en matière d’accès aux informations syndicales, et de manière générale à toutes les informations relatives à la vie de l’Agence.

En particulier, il doit avoir les mêmes opportunités d’évolution professionnelle que ses autres collègues.

Toutefois, les dispositions conventionnelles relatives aux frais de déplacement ne sont pas applicables aux télétravailleurs les jours de télétravail. Aucune indemnité de repas ne leur sera versée.

Le télétravailleur peut prétendre, dans les mêmes conditions que les autres agents, au bénéfice des titres restaurant pour celles et ceux qui en perçoivent.

L’employeur s’engage à ce que la charge de travail et les délais d’exécution du télétravailleur soient évalués dans les mêmes conditions que celles utilisées pour les travaux exécutés dans les locaux de l’Agence.

Enfin, il est rappelé que le télétravailleur bénéfice, comme tous les agents, d’un droit à la déconnexion qui s’exerce dans les conditions posées par le Code du travail.

S’agissant d’un vecteur de communication indispensable, les agents en situation de télétravail ont accès à l’Intranet de l’Agence dans les mêmes conditions que les agents présents sur les différents sites.

Article 11 – Relations sociales

En tant qu’agents de l’Agence Régionale de Santé, les télétravailleurs sont pris en compte pour la détermination des seuils d’effectifs.

A l’occasion des élections professionnelles, ils bénéficient des mêmes conditions d’électorat et d’éligibilité que les autres agents.

Comme eux, ils bénéficient de l’information diffusée par les représentants du personnel et ils ont comme les autres agents accès à leurs représentants.

Enfin, les télétravailleurs peuvent, dans les mêmes conditions que les autres salariés, exercer un mandat de représentation du personnel et disposer pour cela des mêmes moyens, notamment en termes de crédits d’heures.

Article 12 – consultation des Instances Représentatives du personnel

La mise en place du télétravail fait l’objet d’une consultation préalable des représentants du personnel.

Un bilan annuel détaillé des données relatives au télétravail dans l’Agence leur est présenté.

En outre, la liste nominative des agents en situation de télétravail est transmise annuellement au médecin du travail ainsi qu’aux représentants du personnel.

Article 13 – Sante au travail et représentants du personnel

La Direction Générale informe le télétravailleur de la politique de l’Agence en matière de santé et sécurité au travail, ce dernier étant tenu de respecter les règles en découlant lorsqu’il est en situation de télétravail.

Une délégation de l’instance représentative du personnel en matière d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail a la possibilité de s’assurer que les locaux utilisés pour le télétravail respectent les règles relatives à l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail. Ils peuvent alors avoir accès au domicile du télétravailleur sous réserve de son accord et de sa présence.

En cas de risques identifiés liés à l’état du domicile du télétravailleur, la mise aux normes est à la charge de l’agent. Celle-ci peut être un cas de suspension du télétravail à domicile jusqu’à l’achèvement de la remise aux normes.

L’accident survenu sur le lieu où est exercé le télétravail pendant les plages horaires du télétravail est présumé être un accident de travail conformément aux dispositions du Code de la Sécurité sociale.

A cet effet, le télétravailleur informe la Direction des Ressources Humaines de l’accident et transmet tous les éléments nécessaires à l’élaboration de la déclaration d’accident de travail dans la journée où l’accident s’est produit ou au plus tard dans les 24 heures (sauf cas de force majeure, d’impossibilité absolue ou de motif légitime).

Le formulaire de déclaration d’accident de travail est disponible sur l’Intranet.

Article 14 – Sensibilisation et formation au télétravail

Afin d’accompagner au mieux les agents comme les encadrants dans la mise en œuvre de cette nouvelle forme d’organisation de travail, plusieurs actions de sensibilisation et/ou de formation sont prévues.

Pour les télétravailleurs, des actions de sensibilisation et/ou d’information sont prévues pour notamment les accompagner d’une part dans l’appropriation des équipements techniques mis à leur disposition et d’autre part, dans la mise en œuvre des adaptations nécessaires à cette forme d’organisation de travail. A titre d’exemple, des d’échanges pourront être consacrés à la mise en œuvre effective du télétravail au sein de l’équipe (articulation des périodes pendant lesquelles l’agent doit être joignable et celles pendant lesquelles l’agent est en repos, reporting, droit et obligation du télétravailleur...).

En cas de besoin, des formations appropriées pourront être proposées à l’agent télétravailleur.

Pour les encadrants, des formations sont organisées en vue du lancement de la première campagne de télétravail. Celles-ci ont pour vocation d’accompagner les encadrants dans l’appropriation de cette nouvelle forme d’organisation de travail (finalités atouts et risques potentiels). Ces formations seront inscrites, par la suite, au plan de développement des compétences pour les nouveaux encadrants.

La Direction des Ressources Humaines organisera également par tout moyen possible pour l’ensemble des agents des actions de sensibilisation et/ou d’information sur le présent accord ainsi que sur les conditions pratiques de mise en œuvre du télétravail. A titre d’exemple, des réunions d’information RH pourront être organisées sur le siège et le site annexe ainsi que dans les Délégations Départementales via le réseau des Correspondants RH afin de présenter le dispositif.

Dans chaque entité de travail (direction/pole ou unité) les agents télétravailleurs sont sensibilisés par leur encadrant, à cette nouvelle forme d’organisation de travail et sur les conditions dans lesquelles ils peuvent entrer en contact avec leurs collègues durant les périodes de télétravail.

Chaque encadrant à l’issue de sa formation organisera un échange avec ses collaborateurs sur les modalités de mise en œuvre de cette nouvelle forme d’organisation de travail. Cet échange renforcera l’information de chaque agent et devra permettre de définir les conditions concrètes de fonctionnement de l’équipe avec le télétravail. Cette réunion fera l’objet d’un compte rendu communiqué à la Direction des Ressources Humaines à partir d’un modèle fourni par la direction des ressources humaines.

Article 15 – Dispositions Générales

Article 15.1 – Durée et suivi de l’accord :

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur à compter du lendemain de sa signature, sous réserve qu'il n'ait pas fait l'objet d'une opposition motivée au sens de l'article L 2231-8 du Code du travail.

Article 15.2 – Validité de l’accord :

Conformément à l'article L.2232-12 du Code du travail, la validité du présent accord est subordonnée à sa signature par, d'une part, le Directeur Général et, d'autre part, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives aux élections des titulaires du second collège du comité d'agence, quel que soit le nombre de votants.

Si cette condition n’est pas remplie alors les dispositions prévues à l’article L.2232-12 du Code du travail s’appliquent.

Article 15.3 – Formalité de dépôt et communication :

Une fois validé, un exemplaire du présent accord sera remis au greffe du Conseil de Prud'hommes de Montpellier.

Par ailleurs, en accord avec les dispositifs légaux du 28 mars 2018, le présent accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le présent accord sera porté à la connaissance de l’ensemble des personnels. Il sera consultable sur l’Intranet de l’Agence.

Une information sera adressée à l’ensemble des agents afin de porter à leur connaissance, les règles et dispositions introduites par ce présent accord.

Un guide d’application du présent accord sera mis à la disposition des agents et de leur encadrement.

Article 15.4 – Interprétation et suivi de l’accord :

Une commission de suivi composée des parties signataires est mise en place pour évaluer l’application des dispositions prévues dans ce présent accord et pour résoudre les éventuelles difficultés d’application.

La commission de suivi se réunit au moins une fois par an et en tant que de besoin sur demande, d’une organisation syndicale signataire, visée par la Direction.

Pour la première année, un suivi particulier sera mis en œuvre par la commission de suivi afin d’analyser toutes les étapes du processus.

Article 15.5 – Révision et dénonciation de l’accord :

Conformément aux dispositions prévues par le Code du travail, le présent accord peut être révisé par accord de l'ensemble des parties signataires.

Il peut également être dénoncé par l'une ou l'autre partie signataire.

La dénonciation doit être notifiée par son auteur aux autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception.

La durée de préavis est de 3 mois. Les partenaires sociaux se réuniront durant cette période pour engager de nouvelles négociations.

Document établi en 8 exemplaires A Montpellier, le 17/09/2019

Pour l’ARS Occitanie

CFE-CGC CGT

FO FEC SNFOCOS