Avenant N°1 au Protocole d’accord relatif au Télétravail pour les personnels de droit prive

ENTRE

L’Agence Régionale de Santé Occitanie, représentée par ,

D’une part

ET

Les organisations syndicales suivantes représentant les personnels de droit privé :

D’autre part

Il est arrêté et convenu ce qui suit :

Sommaire

(image supprimée)

PREAMBULE

Le 17 Septembre 2019, les partenaires sociaux au sein de l’Agence Régionale de Santé Occitanie ont signé un accord relatif au télétravail pour les personnels de droit privé.

Les dispositions prévues dans le cadre de cet accord, s’inscrivaient dans le cadre des dispositions légales et règlementaires.

La première campagne de télétravail a été lancée en 2019 pour une mise en œuvre en 2020.

Cependant, en raison de la crise sanitaire, le télétravail s’est fortement accentué et généralisé au sein de l’Agence. Les dispositions prévues dans le cadre de l’accord relatif au télétravail ont été adaptées et concertées avec les représentants du personnel dans le cadre des échanges relatifs au protocole d’adaptation de l’activité de l’Agence.

Une réunion de la commission télétravail a été organisée le 16 Juin 2021 en présence des organisation syndicales signataires de l’accord afin de faire un point sur le lancement de la précédente campagne télétravail, de faire le bilan de la généralisation du télétravail au sein de l’Agence du fait du contexte de la crise sanitaire et d’engager une réflexion sur le lancement de la nouvelle campagne au regard des dispositions prévues dans le cadre du protocole télétravail.

Suite à la publication du nouveau protocole national pour assurer la santé et la sécurité des salariés en entreprise face à l’épidémie COVID-19 dans sa version applicable à compter du 1er Septembre 2021 et à la diffusion de la note de service du 31 Août 2021 relative au fonctionnement des ministères sociaux et à l’évolution des mesures relatives au télétravail, un retour aux règles de droit commun a été envisagé à compter du 1er Septembre 2021.

Afin de respecter les dispositions prévues par les textes et de faire évoluer certaines dispositions suite aux retours d’expérience liés à la généralisation du télétravail, les partenaires sociaux ont convenu de négocier un avenant N°1 au protocole d’accord relatif au télétravail pour les personnels de droit privé.

Les principales évolutions de l’avenant N°1 portent notamment sur :

• la mise en place d’un régime transitoire à compter de la validité de l’accord jusqu’à la signature d’un avenant N°2 au télétravail ;

• certaines dispositions relatives aux modalités générales de réalisation du télétravail.

Cet avenant précédera à un deuxième avenant dont les négociations s’engageront prochainement. Les retours d’expériences liés à la généralisation du télétravail pendant le régime transitoire seront pris en compte.

Article 1 – Champ d’application :

Le présent avenant est applicable à l’ensemble du personnel de droit privé de l’ARS Occitanie en contrat à durée indéterminée et déterminée quelle que soit la durée du temps de travail et la nature du contrat de leur contrat de travail.

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Article 2 – dISPOSITIONS APPLICABLES CONCERNANT LE REGIME TRANSITOIRE

Afin de respecter les dispositions prévues par les textes, un régime transitoire est mis en place.

Celui-ci a pour vocation de permettre aux agents qui n’auraient pas formulé de demandes de télétravail dans le cadre de la première campagne initiale de poursuivre leur activité en télétravail pour une durée déterminée.

Les modalités de mise en œuvre ainsi que les règles applicables au régime transitoire sont définies ci-dessous.

Article 2.1 – Les modalités d’accès au régime transitoire :

2.1.1 – Définition de la période relative au régime transitoire :

Du fait des dispositions applicables et dans l’attente de l’ouverture de nouvelles négociations sur le télétravail, le régime transitoire entre en vigueur le lendemain de la signature de l’avenant jusqu’à la signature d’un avenant N°2 qui fixera notamment les nouvelles modalités relatives au lancement de la nouvelle campagne télétravail.

Ainsi, le régime transitoire entrera en vigueur à compter le lendemain de la signature du présent avenant pour une durée déterminée jusqu’à la conclusion d’un avenant N°2 à l’accord sur le télétravail.

2.1.2 – Les conditions d’accès au télétravail :

Les conditions d’accès au télétravail dans le cadre du régime transitoire sont celles prévues dans le cadre de l’accord sur le télétravail.

Suite aux retours d’expériences liés à la crise sanitaire, certaines dispositions ont évoluées. Celles-ci sont définies dans le cadre de cet avenant N°1 à l’accord sur le télétravail.

Article 2.2 – Les conditions de mise en œuvre du régime transitoire :

2.2.1 – Les modalités de réalisation du télétravail :

• Le télétravail hebdomadaire avec fixation des jours télétravaillés : Jours fixes

Concernant les modalités de réalisation du télétravail, les dispositions prévues dans le cadre de l’accord s’appliquent ainsi que celles définies dans le cadre du présent avenant.

• Le télétravail avec une enveloppe de jours de télétravail : Jours mobiles

Il est à noter que pour les modalités de mise en œuvre de l’enveloppe de jours télétravaillés, celles-ci sont amenées à évoluer dans le cadre du régime transitoire.

Les modalités de mise en œuvre sont définies ci-dessous.

• Volume de jours télétravaillés :

Dans le cadre du régime transitoire, tous les agents sont éligibles à l’enveloppe de jours mobiles, le volume de jours télétravaillés est équivalent à deux jours de télétravail par semaine pendant toute la période du régime transitoire, soit un volume de 80 jours par an.

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• Personnels éligibles :

Compte tenu de la généralisation du télétravail du fait de la crise sanitaire, le dispositif relatif aux jours mobiles sera étendu à l’ensemble des personnels de l’Agence, pendant le régime transitoire et ce quel que soit les fonctions occupées.

Des outils internes pourront être développés dans chaque unité de travail afin que les agents puissent positionner leurs jours télétravail, de manière prévisionnelle.

• Période de pose :

La période de pose s’entend pendant toute la période du régime transitoire.

• Nombre de jours maximum par semaine :

Comme pour le dispositif relatif aux jours fixes, le télétravailleur est autorisé à poser trois jours de télétravail maximum par semaine si ce dernier est présent deux jours sur site. Cette disposition s’applique à tous les agents quelle que soit la durée de leur temps de travail.

• Modalités d’exécution des journées télétravaillées :

Conformément aux dispositions mentionnées à l’article 4.1 du présent avenant, le télétravail s’exécute par journée entière ou en demi-journée quelle que soit la durée de temps de travail.

• Délai de prévenance pour la pose des jours de télétravail :

Afin de ne pas perturber l’organisation des services, les jours de télétravail sont prédéfinis à l’avance en concertation avec le responsable hiérarchique et les autres membres de l’équipe.

Le télétravailleur devra consulter son encadrant et poser sa journée de télétravail avec un délai de prévenance d’au moins 5 jours calendaires. Lorsque ce délai ne peut être respecté du fait de circonstances imprévues et sous réserve de l’accord du responsable hiérarchique, ce délai peut être réduit ou supprimé, si cela n’entrave pas le bon fonctionnement du service. En cas d’absence de réponse au terme du délai de 5 jours, la demande est acceptée.

La journée de télétravail choisie ne devra pas porter atteinte au maintien du fonctionnement du service d’affectation de l’agent.

• Non consommation de l’enveloppe de jours télétravaillés :

Lorsque l’enveloppe de jours télétravaillés n’est pas épuisée à la fin de la période transitoire, les jours de télétravail ne seront pas reportés.

2.2.2 – Les modalités d’organisation du télétravail et formalisation des demandes :

• Les modalités d’organisation du télétravail pendant la période transitoire :

Il appartient à chaque responsable de service en concertation avec son Directeur d’organiser le télétravail en tenant compte des contraintes du service et de la Direction.

Le responsable de service, définit les modalités d’organisation du télétravail dans le cadre du régime transitoire, sur la base des dispositions définies et des modalités d’organisation actuelles du télétravail au sein de son équipe ainsi que des nécessités de service.

Les modalités organisationnelles du régime transitoire sont présentées en réunion de service afin que celles-ci soient connues et partagées avec l’ensemble des membres de l’équipe.

Il appartiendra à chaque responsable de faire un point avec l’ensemble de ses agents afin de connaitre leur intention de poursuivre ou non la réalisation de leurs activités en situation de télétravail.

Lors de ces échanges, les managers devront prendre en compte les situations particulières de leurs agents (garde d’enfant, handicap, nouveaux embauchés, agents isolés du fait d’un télétravail à 100%, les agents partageant un bureau avec d’autres collègues).

• La formalisation des demandes de télétravail :

Pour les agents souhaitant être en situation de télétravail à compter de la mise en œuvre du régime transitoire et dans l’attente de la conclusion d’un avenant N°2 à l’accord sur le télétravail, ces derniers formulent après concertation avec leur responsable hiérarchique, leur demande de télétravail via un outil dématérialisé dont le formulaire est présenté en annexe 1.

Tous les agents souhaitant réaliser du télétravail doivent formuler une demande via l’outil dématérialisé. Ainsi, l’ensemble des personnels, y compris ceux ayant obtenu un accord suite à leur candidature individuelle lors de la précédente campagne antérieure à la crise sanitaire, doivent déposer une demande.

Dès la diffusion de l’enquête via une lettre d’info RH, les agents disposeront de 15 jours calendaires pour faire leur demande de télétravail. La date limite de dépôt des demandes sera indiquée dans la lettre d’info RH.

La validation du responsable de service sera requise pour finaliser la demande de télétravail. Celle-ci devra intervenir dans les 10 jours calendaires suivant la date de limite de dépôt des candidatures.

Les conditions techniques relatives au processus de validation seront définies dans le cadre de la lettre d’info RH.

Une fois les demandes recensées, la Direction des Ressources Humaines élaborera pour chaque agent, un avenant au contrat de travail pour les personnels de droit privé.

En cas de refus de la demande de télétravail par le responsable hiérarchique ou de désaccord sur les termes de la demande portant notamment sur le nombre de jours demandés, sur le choix des jours télétravaillés ou bien sur le choix du dispositif demandé par l’agent, la DRH échange avec l’encadrant afin de connaitre les motivations de ce refus.

Si le refus est maintenu, les dispositions prévues à l’article 5.3.5 s’appliquent.

Ainsi, le refus est motivé par écrit, notifié à l’agent, et précédé d’un entretien avec l’encadrant afin de faire un point sur sa situation et de définir, le cas échéant, un plan d’actions.

Dans l’attente de la notification individuelle d’accord ou de refus, l’agent continue de bénéficier du régime dérogatoire relatif au télétravail prévu dans le cadre du protocole d’adaptation de l’activité de l’Agence Régionale de Santé Occitanie.

2.2.3 – Accompagnement des encadrants et des agents dans l’appropriation des nouvelles dispositions applicables :

Une communication adaptée sera faite auprès de l’ensemble des agents et des managers afin qu’ils puissent s’approprier les nouvelles dispositions applicables pendant cette période transitoire.

Article 3 – ModificationS afférentes à l’article 4 – Les conditions d’accès au télétravail

3.1 – Les conditions liées aux activités exercées par l’agent :

L’article 4.1 de l’accord sur le télétravail définit les activités non éligibles au télétravail.

Un élément supplémentaire est ajouté à la liste des activités non télétravaillables, il s’agit du suivant :

• Les activités participant à la gestion de la crise sanitaire lorsque celles-ci ne peuvent être réalisées en télétravail.

3.2 – Les conditions liées à la situation de l’agent :

L’article 4.2 de l’accord est modifié comme suit :

Afin de pouvoir exercer une partie de son activité en télétravail, tout agent souhaitant s’inscrire dans ce dispositif doit remplir les conditions suivantes :

• Exercer son activité à temps plein ou à temps partiel en respectant un temps de présence de 2 jours par semaine sur le lieu de travail quelle que soit la quotité de temps de travail.

3.3 – Les conditions techniques :

Concernant l’article 4.3 relatif aux conditions techniques, les éléments suivants ont été ajoutés :

Dans le cadre du régime transitoire dont les règles sont définies à l’article 2 de l’avenant N°1, les modalités relatives aux conditions techniques s’appliqueront en partie mais seront assouplies pour cette période.

La Direction reste néanmoins vigilante au respect de ses obligations en matière d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail pour l’ensemble du personnel évoluant au sein de l’Agence.

Ainsi, dans le cadre du régime transitoire, l’agent en situation de télétravail doit informer l’assureur de son domicile qu’il exerce une activité professionnelle, et vérifier que l’assurance multirisques habitation souscrite couvre sa présence pendant ces journées de travail.

L’agent doit donc fournir à l’Agence une attestation de l’assureur en ce sens avant la mise en œuvre effective du télétravail.

Dès l’avis favorable sur la demande de télétravail, l’agent fournira une attestation sur l’honneur de conformité des installations électriques à son domicile lui permettant d’exercer son activité professionnelle en toute sécurité.

Article 4– ModificationS afférentes à l’article 5 – cONDITIONS DE MISE EN œuvre

4.1 – Modifications apportée à l’article 5.2 – Préservation du lien avec l’agence :

Concernant l’article 5.2 relatif à la préservation du lien avec l’agence, le paragraphe suivant est modifié comme suit :

Afin de maintenir un lien suffisant entre l’agent et l’agence, il faut veiller à ce que le télétravailleur soit présent dans l’unité de travail à laquelle il appartient au moins deux jours par semaine, quelle que soit la durée de son temps de travail.

Il est à noter que le télétravail s’exécute par journée entière ou en demi-journée quelle que soit la durée de temps de travail. [ ]

4.2 – Modifications apportée à l’article 5.5 – Aménagements du télétravail dans des situations particulières :

Concernant le premier paragraphe de l’article 5.5 relatif aux aménagements du télétravail dans des situations particulières, celui-ci est modifié comme suit :

Quand le télétravail est de nature à favoriser l’emploi et/ou le maintien dans l’emploi :

• d’agents en situation de handicap ;

• des femmes enceintes ;

• ou quand il est préconisé par le médecin du travail afin de permettre de maintenir un agent en activité ;

• ou quand il a pour vocation de constituer une mesure de prévention primaire notamment pour les proches aidants au sens de l’article L3142-16 du Code du Travail,

l’Agence examine les conditions dans lesquelles il peut être dérogé aux règles définies dans ce présent accord pour une durée de six mois maximum. Cette dérogation est renouvelable une fois après avis du médecin de travail.

Article 5 – ModificationS afférentes à l’article 7 – equipements de travail

Concernant l’article 7 relatif aux équipements de travail, un paragraphe est inséré, après l’alinéa 6, il s’agit du suivant :

« Les équipements mis à disposition par l'employeur, sont assurés par l'assurance multirisque de l'employeur.

Toutefois, l’agent doit donc être particulièrement vigilant par rapport aux risques de dégradation, de perte ou de vol sur le matériel informatique professionnel confié. [ ] »

Article 6 – Dispositions Générales

Article 6.1 – Durée et suivi de l’accord :

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée jusqu’à la conclusion d’un avenant N°2 à l’accord relatif au télétravail.

Il entrera en vigueur à compter du lendemain de sa signature dans les conditions définies ci-après.

Article 6.2 – Validité de l’accord :

Conformément à l'article L.2232-12 du Code du travail, la validité du présent accord est subordonnée à sa signature par, d'une part, le Directeur Général et, d'autre part, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives ayant recueilli plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations représentatives aux dernières élections du comité.

Si cette condition n’est pas remplie alors les dispositions prévues à l’article L.2232-12 du Code du travail s’appliquent.

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Article 6.3 – Communication et publicité :

Une fois validé, un exemplaire du présent accord sera remis au greffe du Conseil de Prud'hommes de Montpellier.

Par ailleurs, en accord avec les dispositifs légaux du 28 mars 2018, le présent accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le présent avenant sera porté à la connaissance de l’ensemble des personnels. Il sera consultable sur l’Intranet de l’Agence.

Une information sera adressée à l’ensemble des agents afin de porter à leur connaissance, les règles et dispositions introduites par ce présent avenant.

Un guide d’application du présent accord sera mis à la disposition des agents et de leur encadrement.

Document établi en 8 exemplaires A Montpellier, le 9 Décembre 2021