• Vu la Loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels

• Vu le Protocole d’Accord du 1^er février 2008 sur l’exercice du droit syndical

• Vu l’Accord relatif à l’utilisation des technologies de l’information et de communication par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel de la CNAM du 31 mai 2018

Entre, d’une part, la Direction Régionale du Service Médical Occitanie, représentée par , en sa qualité de Directrice Régionale du Service Médical,

Et, d’autre part, les représentants des organisations syndicales représentatives dans l’organisme dûment mandatés à cet effet.

Il est conclu le présent accord :

Préambule

Les parties signataires ont souhaité définir, dans le prolongement du protocole d’accord de la CNAM du 31 mai 2018, les modalités d’accès et d’utilisation des technologies d’information et de communication par les organisations syndicales et les instances représentatives du personnel au sein de la DRSM Occitanie.

L’accès à ces technologies poursuit l’objectif de favoriser le développement du dialogue social et de l’information syndicale. Ainsi la Direction met à la disposition des organisations syndicales un espace dédié à la mise en ligne et à la diffusion d’informations syndicales ainsi que des boites aux lettres électroniques pour faciliter les échanges entre les salariés, les organisations syndicales, le CSE et la direction.

Ces outils et moyens de communications mis en place par le présent accord permettent à tout salarié d’accéder librement à l’information syndicale de son choix depuis un poste de travail d’entreprise connecté au réseau ramage.

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le respect des règles énoncées par la Charte de bon usage des ressources informatiques et par la Charte de messagerie Mercure applicable au sein de la DRSM Occitanie.

I Champ d'application

Le présent accord s’applique au sein de la DRSM Occitanie.

Il bénéficie à l’ensemble des organisations syndicales, représentatives ou non, ayant constitué une section syndicale au sein de l’entreprise ou d’un établissement au sens de l’article L2142-1 du Code du Travail, ci-après dénommées organisations syndicales ainsi qu’au comité social économique.

II Principes généraux définis par la CNAM

Le présent article s’inscrit dans le cadre de l’article 5 « Communication au sein des établissements » de l’accord d’entreprise du 31 mai 2018 aux termes duquel « Dans chaque établissement, un espace dédié à la communication des organisations syndicales et un espace dédié à la communication du CE sont ouverts dans l’intranet local. La communication des organisations syndicales et des Instances représentatives du personnel des établissements de la CNAM s’effectue selon les règles définies par des accords locaux et en conformité avec les principes généraux énoncés à l’article 2 du présent accord ».

Ainsi, il rappelle les règles générales définies dans l’accord national et applicables à la communication des organisations syndicales et des Instances Représentatives du Personnel de la DRSM Occitanie, que ce soit par voie d’affichage électronique ou par courriel.

2.1 - Principes relatifs au contenu et aux modalités de diffusion des communications et messages

- Le contenu des communications et messages émis via les outils mis en place par le présent accord revêtent un caractère exclusivement syndical. Sous cette réserve, le contenu des communications et messages est librement déterminé par les acteurs habilités à émettre les contenus ;

- Les communications et message émis via les outils mis en place par le présent accord respectent les règles relatives au droit de la presse. Ils doivent ne contenir ni injures, ni diffamation, et doivent assurer le respect de la vie privée et du droit à l’image ;

- Chaque information syndicale est identifiée sous le logo de l’organisation syndicale qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de la CNAM ou de l’établissement ;

- Un exemplaire des communications syndicales est transmis à l’employeur simultanément à la mise en ligne ;

- Les documents transmis aux membres des instances représentatives du personnel et signalés comme confidentiels par l’employeur ne peuvent faire l’objet d’une mise en ligne et d’une diffusion interne et externe à l’entreprise avant la finalisation du processus d’information et de consultation de l’instance compétente ;

- Il est rappelé que le personnel des organismes de l’assurance maladie est soumis à l’obligation de secret professionnel.

2.2 - Principes relatifs à la sécurité du réseau informatique et à la maintenance

L’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées par les chartes d’utilisation des moyens informatiques, et dans le respect de la politique de sécurité des systèmes d’information de l’Assurance Maladie et du fonctionnement du réseau Ramage.

Pour des raisons de sécurité informatique et de capacité du réseau, les pratiques suivantes ne sont pas autorisées :

• Annexer des pièces jointes sauf dans le cadre de communications, par les organisations syndicales, à un ou quelques salariés. Cette pratique est interdite dans le cadre des communications générales,

• Le téléchargement et la diffusion de vidéos, d’images animées, de bandes son et de pièces jointes,

• La visualisation de vidéo par le biais du réseau au fur et à mesure du chargement,

• Les programmes java, moteur de recherche ou d’exploitation de témoins de consultation.

En cas d’incident, les organisations syndicales bénéficieront de la maintenance du matériel et des outils informatiques dans les conditions en vigueur dans l’établissement concerné.

III La communication par les organisations syndicales régionales

Chaque organisation syndicale de la DRSM Occitanie dispose d’un accès sécurisé à Internet et à l’Intranet à partir de son ordinateur. Cet accès lui permet de communiquer de l’information syndicale aux salariés de la DRSM Occitanie. Ces moyens d’informations syndicales ne se substituent pas aux panneaux d’affichages sur sites.

Le présent article a pour objet de définir les règles de communication des organisations syndicales, par voie d’affichage électronique ou par courriel, au niveau régional. Leurs utilisations doivent se réaliser dans le respect des principes généraux édictés à l’article II du présent accord.

Les signataires conviennent également que ce dispositif s’inscrit dans des actions à mener dans le cadre du développement durable aussi bien dans son axe environnemental que social. Au titre du développement durable, les organisations syndicales s’inscrivent dans une démarche visant à privilégier la diffusion des informations sur supports numériques.

3.1 La mise à disposition d’un espace de communication syndicale par voie d’affichage électronique

3.1.1 Mise à disposition d’un espace d’affichage électronique

Chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale dans l’établissement dispose d’un espace dédié sur l’Intranet de l’établissement, sous forme de Sharepoint, utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale.

Le portail donnant accès à chaque site syndical est accessible à partir de la page nos outils de l’intranet de l’organisme sous la dénomination  Portail Syndical Régional.

L’utilisation du réseau social d’entreprise par les organisations syndicales pourra faire l’objet d’une négociation spécifique ultérieure. Il est rappelé que les informations mises en ligne sur un réseau social d’entreprise sont soumises aux règles de la responsabilité éditoriale précisées au 2.1 du présent accord.

3.1.2 Destinataires de l’information mise en ligne

Les salariés peuvent accéder aux espaces de communication syndicale à partir de l’intranet régional.

Le contenu des espaces syndicaux sera accessible et identique pour l’ensemble du personnel de la DRSM Occitanie. Seuls les salariés de la DRSM Occitanie auront accès à l’intranet syndical.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’établissement s’engage, dans le respect de la liberté individuelle et syndicale, à ne pas rechercher l’identification des salariés consultant les espaces dédiés aux organisations syndicales.

Conformément aux préconisations de la CNIL, le choix est laissé aux salariés de consulter ou non les documents ainsi relayés. Chaque salarié est donc libre d’accéder aux nouvelles informations déposées.

Chaque salarié consultant le site d’une organisation syndicale a la possibilité de laisser un message à l’adresse mail du syndicat. La réponse de l’organisation syndicale ne pourra être qu’individuelle et adressée à cette seule personne.

3.1.3 – Contenu et mises à jour des rubriques et moyens mis à disposition

L’espace syndical est utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tract de nature syndicale.

Des représentants déclarés auprès du service relations sociales et juridiques, dans la limite de deux utilisateurs par organisation syndicale, sont désignés administrateurs. Ces représentants sont désignés par le Délégué Syndical ou le représentant de section syndicale.

Ces personnes recevront dès lors une habilitation du service informatique pour accéder et alimenter l’espace syndical.

Une nouvelle désignation doit être réalisée par les organisations syndicales à chaque nouvelle élection du CSE.

Les organisations syndicales sont par ailleurs responsables du traitement et de la conservation des données à caractère personnel qu’elles ont transmises ou collectées auprès des salariés.

Le temps consacré à la mise à jour des pages dédiées devra être pris sur les heures de délégation, sans crédit d’heures supplémentaires accordé.

Une capacité de 20 mégas octets est garantie par la Direction pour chaque rubrique.

La création du site se fait en collaboration avec le service informatique  de l’organisme. Le contenu du site est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’il revête un caractère strictement syndical.

En cas de dépassement de la capacité de stockage, il sera pris contact avec le délégué syndical ou le représentant de section syndicale afin d’expurger les anciens articles et se mettre en conformité avec la capacité du site syndical.

Les opérations de sauvegarde/restauration des données mises en ligne sont réalisées par les administrateurs et relèvent de l’entière responsabilité des organisations syndicales. L’organisme ne peut être tenu responsable des pertes de données.

Pour assurer le bon fonctionnement du réseau, la DRSM se réserve le droit de suspendre temporairement et ponctuellement le service d’accès à son site Intranet à des fins de maintenance. Toute suspension sera précédée d’une information des organisations syndicales.

3.2 Les communications syndicales par messagerie électronique

3.2.1 La mise à disposition d’une messagerie syndicale

Outre le portail syndical, l’utilisation de la messagerie électronique par les organisations syndicales a vocation à prévenir l’ensemble des salariés de la DRSM Occitanie de la mise en ligne de documents et des mises à jour des rubriques syndicales disponibles sous l’intranet. Elle peut également permettre à une organisation syndicale d’échanger avec un ou plusieurs salariés de l’entreprise.

Une boite aux lettre générique, sécurisée selon les principes de la charte informatique, sera créée pour chaque organisation syndicale ayant constitué une section syndicale au sein de la DRSM Occitanie sous le format suivant :

Nomdusyndicat.drsm-occitanie@assurance-maladie.fr

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité de chaque délégué syndical ou représentant de la section syndicale de l’établissement. Il désigne au maximum 9 personnes pouvant être utilisateurs de la BAL dédiée à l’organisation syndicale. Cette adresse ne se substitue pas aux adresses professionnelles des utilisateurs. L’utilisation des adresses professionnelles à des fins de communications syndicales reste interdite.

Un lien vers ces messageries sera proposé à chaque salarié consultant l’espace d’affichage électronique dédié aux organisations syndicales.

Les anciennes adresses électroniques existantes au sein des anciennes DRSM Languedoc Roussillon et Midi-Pyrénées seront supprimées.

3.2.2 Les modalités d’utilisation de la messagerie

Les courriels doivent être adressés à la liste de destinataires en copie cachée, afin d’éviter que des réponses soient adressées à tous.

Les salariés souhaitant s’opposer à la réception de communication syndicale pourront adresser un ticket sur le portail support informatique local en précisant l’adresse syndicale qu’ils souhaitent filtrer.

La Direction de la DRSM Occitanie s’engage à respecter la confidentialité des messages individuels électroniques en provenance ou à destination des adresses dédiées aux organisations syndicales (contenu, auteur et destinataire).

L’organisation syndicale est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés. Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

Au terme de son mandat, l’utilisateur ne pourra plus accéder à cette messagerie et devra supprimer de son poste informatique, toutes traces des messages reçus dans le cadre de son mandat.

3.3 - Le matériel mis à disposition

L’organisme met à la disposition des organisations syndicales ayant constitué une section syndicale dans l’organisme deux locaux situés :

• Au-dessus du réfectoire de l’ERSM site de Toulouse,

• Au 3^ème étage du bâtiment D de l’ERSM site de Montpellier

Au sein de ces locaux sont mis à disposition les matériels suivants :

• Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme relié au réseau

• Un pack office bureautique

• Un accès à l’Intranet et à l’internet

• Un support de stockage externe par organisation syndicale

• Un téléphone fixe

  Le matériel reste la propriété de l’organisme. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l’organisme.

  Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des organisations syndicales utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation. En cas d’incident, elles bénéficieront comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par le service informatique de l’organisme.

  Enfin, l’employeur s’engage à ce que soit fournie à chaque organisation syndicale une licence Zoom pour permettre l’organisation de réunions à distance.

IV Les communications par le Comité Social et Economique

4.1 L’accès à l’intranet du CSE de la DRSM Occitanie

Le personnel de la DRSM Occitanie bénéficie d’un accès au site du CSE de la DRSM. Un raccourci est accessible sur le site Intranet de la DRSM Occitanie, dans la rubrique nos outils.

L’administration du site est assurée par le bureau du CSE. Toute communication se fait sous la responsabilité du secrétaire de l’instance.

Cet espace pourra également contenir les communications dédiées à l’instance.

4.2 La communication par messagerie du CSE de la DRSM Occitanie

Une liste de diffusion est créée pour contacter les élus titulaires et suppléants du CSE sous le format suivant :

cse.drsm-occitanie@assurance-maladie.fr

Par ailleurs, une boite mail partagée est également créée pour les membres de la Commission Santé, Sécurité, et Conditions de Travail sous le format suivant :

cssct.drsm-occitanie@assurance-maladie.fr

Une adresse mail personnelle est créée pour contacter les représentants de proximité sous le format suivant :

rp.nom.prénom.drsm-occitanie@assurance-maladie.fr

Enfin, le CSE dispose d’une adresse mail en propre par le biais de laquelle il est autorisé à adresser des informations au personnel relatives aux activités sociales et culturelles.

V Moyens mis à disposition pour la mise en œuvre de l’accord

5.1 Listes de diffusion

La Direction s’engage à fournir à chaque organisation syndicale ainsi qu’au CSE deux listes de diffusion dynamique à jour: une pour le personnel administratif et une pour les praticiens conseils de l’ensemble du personnel de la DRSM Occitanie.

5.2 Formation et accompagnement

Les personnes dûment habilitées à communiquer pour le compte et par les organisations syndicales seront formées à la gestion des outils et logiciels mis à disposition par la Direction.

Une présentation de l’outil avec un rendu visuel des différentes rubriques syndicales sera réalisée par l’employeur.

A la suite de l’entrée en vigueur de l’accord, des sessions de formations seront réalisées pour les personnes habilitées. Un accompagnement sera mis en place pour chaque nouvel utilisateur.

Pendant la période de lancement, le service informatique de la DRSM interviendra en support technique auprès de chaque organisation syndicale dans le cadre défini ci-dessous et en relation avec le service relations sociales et juridiques pour permettre :

• le développement complet des espaces électroniques dédiés,

• la mise à disposition, sur le poste de travail des administrateurs, d’une interface de gestion nécessaire à la saisie des informations,

• l’assistance de chaque administrateur.

VI Dispositions générales

6.1 Utilisation non conforme des outils

Si la Direction constate une utilisation non – conforme des espaces de communication syndicale ou de la messagerie électronique par une organisation syndicale ou par le CSE au regard des dispositions du présent accord, un premier échange écrit aura lieu avec l’administrateur concerné afin de régulariser la situation.

Si la situation persiste, un courrier précisant la nature de l’usage non conforme sera adressé par la Direction à l’organisation syndicale concernée.

A l’issue de cette procédure et si le différend persiste, la Direction saisira la juridiction compétente.

6.2 Modalités de suivi de l’accord

Une commission de suivi pourra être réunie sur demande de l’employeur ou l’une des organisations syndicales.

6.3 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Les parties signataires conviennent, en cas de modifications des textes légaux, règlementaires, conventionnels ou en cas de modifications de l’accord d’entreprise portant sur les dispositions du présent accord, de se réunir en vue d’examiner les conséquences que pourraient avoir ces dispositions nouvelles sur ledit accord et d’arrêter les modifications nécessaires par voie d’avenant dans les conditions rappelées à l’article 6.5.

6.4 Notification aux Organisations Syndicales

Conformément à l’article L.2231-5 du Code du Travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de la DRSM Occitanie.

6.5 Révision

Le présent accord pourra être révisé dans les conditions légales prévues par les articles L.2261-7-1 et suivants du Code du Travail.

6.6 Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une des parties signataires sous réserve de respecter un préavis de trois mois dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du Travail.

6.7 Entrée en vigueur et publicité de l’accord

Dès sa conclusion, le présent accord sera adressé à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l'Emploi par le biais du service de dépôt des accords collectifs d’entreprise disponible sur Internet.

Il sera également déposé auprès du secrétariat des greffes du Conseil des Prud’hommes de Montpellier.

Une version anonyme de cet accord sera publiée sur la base de données nationale Légifrance, conformément à l’article L2231-5-1 du Code du Travail.

L’accord sera également mis en ligne sur le site intranet de la DRSM Occitanie pour être porté à la connaissance de l’ensemble des salariés.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du lendemain de son dépôt.

Fait à Montpellier, le

La Directrice Régionale du Service Médical

Pour la CFDT Pour le SNPDOS-CFDT

Pour le SGPC-CFE-CGC Pour la CGT

Pour FO Pour le SNFOCOS

Pour SUD