Accord d'entreprise "ACCORD COLLECTIF RELATIF A LA MISE EN OEUVRE DU TELETRAVAIL" chez AGEN HABITAT - AGEN HABITAT OFFICE PUBLIC DE L'HABITAT DE L'AGGLOMERATION D'AGEN (Siège)

Entre les soussignés :

AGEN HABITAT, Office Public de l’Habitat de l’Agglomération d’Agen représenté par , Directeur Général, d’une part,

Et,

L’organisation syndicale Force Ouvrière représentée par, Délégué Syndical,

L’organisation syndicale Confédération Française Démocratique du travail représentée par, Délégué Syndical, d’autre part.

Le présent accord a été conclu en vue de définir les conditions de recours et la mise en œuvre du télétravail au sein d’AGEN HABITAT.

Le contenu de ces dispositions s’inscrit dans le cadre des principes et des règles établis par les Accords Nationaux Interprofessionnels des 19 juillet 2005 et 26 novembre 2020 sur le télétravail transposant le cadre général du télétravail au niveau européen.

Il respecte également les dispositions des articles L. 1222-9 et suivants du Code du travail, modifiées par l’ordonnance dite « Macron » du 22 septembre 2017 dont la portée a pu être précisée par la jurisprudence ainsi que l’article 133 de la Loi du 12 mars 2012 modifié par l’article 49 de loi du 6 août 2019 autorisant l’exercice des fonctions des agents publics en télétravail et le décret du 11 février 2016 modifié par le décret du 5 mai 2020 fixant les conditions d’organisation de cette modalité de travail.

Le télétravail répond à plusieurs finalités :

• Il participe à une meilleure qualité de vie au travail, une efficacité professionnelle et une meilleure articulation entre la vie professionnelle et la vie privée.

• Il participe à la modernisation des relations managériales en innovant dans les modes de travail et en promouvant le management par objectifs. Ce mode de travail est fondé sur une relation de confiance mutuelle entre le salarié, son responsable hiérarchique et le service ressources Humaines.

• Il participe aussi d'une démarche de développement durable : limitation des déplacements, réduction des gaz à effets de serre.

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d'épidémie, ou en cas de force majeure, la mise en œuvre du télétravail peut être considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l'activité de l'entreprise et garantir la protection des salariés. L’employeur pourra alors imposer le télétravail aux salariés.

ARTICLE I.1 – DEFINITION DU TELETRAVAIL

Le télétravail est une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail, reposant sur les technologies de l’information et dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué hors de ces locaux de façon volontaire.

Il n’est en aucun cas une réponse à une situation conflictuelle ou à l’insuffisance professionnelle par isolement d’un salarié.

ARTICLE I.2 – PRINCIPES GENERAUX

• Volontariat : conçu comme une mesure d’amélioration des conditions de travail, le télétravail est un choix individuel.

Il résulte d’un double volontariat : celui du salarié, et celui de l’employeur. Le fait qu’un ou des salariés travaillent à domicile doit être une mesure positive ou a minima neutre pour tous. Elle ne doit pas constituer une contrainte tant pour l’équipe que pour la hiérarchie sur le site.

• Réversibilité : la situation de télétravail est réversible. À tout moment, chacune des parties peut y mettre fin, sous réserve du respect d’un délai de préavis dont la durée est fixée par le présent accord.

• Maintien des droits et obligations : le télétravailleur bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux d’AGEN HABITAT. Il est soumis aux mêmes obligations.

• Protection des données : il incombe à l’employeur de prendre, dans le respect des prescriptions de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), les mesures qui s’imposent pour assurer la protection des données utilisées et traitées par le télétravailleur à des fins professionnelles.

• Respect de la vie privée : l’employeur est tenu de respecter la vie privée du télétravailleur. Il pourra contacter le salarié en télétravail aux horaires déterminés conformément à l’alinéa III.1.2 de ce présent accord.

ARTICLE II.1 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord est applicable à tous les salariés cadres et non cadres dès lors qu’ils remplissent les conditions d’éligibilité ci-dessous définies et que leur poste est éligible au télétravail conformément à l’article II.2 du présent accord.

ARTICLE II.2 – CONDITIONS D’ELIGIBILITE

Le télétravail est ouvert aux activités et fonctions pouvant être exercées à distance.

Ne sont pas éligibles au télétravail les salariés suivants :

• Les salariés en contrats à durée déterminée de moins de 6 mois,

• Les apprentis et salariés en contrat de professionnalisation

• Les stagiaires,

• Les salariés à temps partiel si le temps partiel est inférieur à 80%. A partir de 80%, le salarié doit être présent à minima 3 jours par semaine sur le lieu de travail.

Postes éligibles au télétravail 

Une liste des postes éligibles est constituée en collaboration avec les Responsables de Service et le service Ressources Humaines en fonction des missions exercées par les salariés. La liste peut être modifiée consécutivement aux entretiens annuels en fonction des objectifs et missions individuels fixés. Cette liste modifiée sera présentée au Comité Social et Economique suivant les entretiens.

Critères d’éligibilité liés au lieu de télétravail

Dans le cas du travail à domicile, l’environnement personnel doit par conséquent être propice au travail et à la concentration. Chaque agent volontaire devra s’engager à disposer au sein de son domicile d’un environnement lui permettant d’exercer une telle activité.

Le lieu normal de travail reste les locaux d’AGEN HABITAT.

Le salarié n’effectuera pas de déplacements le(s) jour(s) où il télé travaille.

De plus, le salarié doit pouvoir disposer d’une connexion internet avec un débit convenable aux heures de bureau.

L'autorisation de télétravail au sein d’AGEN HABITAT, peut être accordée pour un recours permanent et/ou ponctuel au télétravail :

• La demande de télétravail permanent sanctuarise 1 à 2 jours de télétravail maximum par semaine pour une durée d’un an. Cette dernière fait l’objet d’une modification du contrat de travail accordée par l’employeur qui se traduit par un avenant ou un arrêté en fonction du statut du salarié.

• Le télétravail ponctuel s’organise à raison d’1 à 2 jours maximum de télétravail par semaine. Cette demande de télétravail fait l’objet d’un accord, sous réserve des nécessités de service, par le chef de service.

Il est rappelé que l’exercice de l’activité du salarié en télétravail ne doit pas aller à l’encontre de la bonne continuité du service ou de la bonne réalisation de la mission.

ARTICLE III.1 - Les modalités de télétravail communes au télétravail permanent ou ponctuel

III.1.1 Nombre et choix des jours de télétravail

Le télétravail s’effectue uniquement par journée entière. Les journées télétravaillées peuvent être fixes et/ou variables.

Afin de préserver le lien social, de respecter le cadre réglementaire et de faciliter l’organisation des temps de travail collectif, le télétravail est limité de telle sorte que le salarié est présent dans l’entreprise au moins 3 jours par semaine.

Ainsi, ce droit est proratisé au temps de travail :

Salariés travaillant 5 jours : 2 jours/semaine de télétravail au maximum

Salariés travaillants 4,5 jours : 1 jour/semaine de télétravail au maximum

Salariés travaillants 4 jours : 1 jour/semaine de télétravail au maximum

Salariés travaillants moins de 4 jours : 0 jour de télétravail

Il peut être prévu, au niveau du service que certains jours de la semaine ou que certaines périodes de l’année ne soient pas ouverts au télétravail.

Les 2 jours de télétravail ne pourront pas être consécutifs.

III.1.2 Temps de travail et horaires de travail

La durée du travail du salarié en situation de télétravail s’inscrit dans le cadre de l’organisation du temps de travail en vigueur et conformément à l’accord relatif aux horaires variables.

Le télétravailleur gère son temps de travail dans le cadre de la législation et des règles propres à l’Office. Aucune heure supplémentaire ne sera comptabilisée. Il appartient à l’agent de télétravailler dans le temps de travail qui lui est imparti.

Tous les salariés devront badger « en mode télétravail » depuis leur ordinateur à leur domicile. Cela permettra d’identifier les plages horaires de travail pendant lesquelles ils devront être joignables.

Le mode de gestion des horaires de travail sera mentionné dans l’arrêté ou l’avenant au contrat. Le salarié doit respecter la réglementation en vigueur relative au temps de travail.

III.1.3 Droit à la déconnexion

Les parties souhaitent également rappeler que l’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) mises à disposition des salariés doit respecter la vie personnelle de chacun. A cet effet, il est rappelé que, tant le responsable hiérarchique que le salarié doivent respecter le droit à une déconnexion des outils de communication à distance pendant les périodes de repos hebdomadaires et quotidien. Si une utilisation anormale des outils de communication à distance est constatée, l’employeur prend toute disposition utile pour permettre d’y remédier.

Il est impératif que le télétravailleur et sa hiérarchie respectent les horaires de travail tels que définis à l’article III.1.2 ci-dessus.

III.1.4 Equipement mis à disposition dans le cadre du télétravail

Pour les agents ne bénéficiant pas du matériel nécessaire, il leur sera fourni (sous réserve de la disponibilité du matériel) :

• 1 ordinateur portable ou fixe (l’Office en possède un nombre limité qui peut être mis à disposition) ;

• 1 accès à la messagerie professionnelle ;

• 1 accès aux logiciels indispensables à l'exercice des fonctions sous réserve de la faisabilité technique.

L’imprimante ne sera pas fournie par l’Office au télétravailleur. Les impressions s’effectueront au sein de l’entreprise.

Le salarié a l'obligation d'entretenir correctement le matériel et les équipements fournis. Il doit sauvegarder régulièrement son travail, de sorte à prévenir toute perte de donnée en cas de panne ou de mauvais fonctionnement des équipements de travail.

En cas de panne, de dysfonctionnement ou de casse, le salarié doit aviser sa hiérarchie et le service Informatique sans délai par tous les moyens. En cas d’incident technique empêchant le télétravailleur d’effectuer normalement son activité à domicile, il doit en informer immédiatement son responsable hiérarchique qui prend alors les mesures appropriées pour assurer la bonne organisation de l’activité. A ce titre, il pourra être demandé au télétravailleur de revenir au sein de la collectivité afin de poursuivre son activité, dans l’attente de la résolution du ou des problèmes techniques.

La mise en œuvre du télétravail s’exercera sous réserve que le salarié atteste que le lieu de travail à son domicile comporte une prise de terre et un disjoncteur.

III.1.5 Droits et obligations

Le salarié en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise. Ainsi, l’ensemble des règles applicables en matière de rémunération, de droit à congés, d’évaluation des résultats, d’accès à l’information, gestion de carrière, d’accès à la formation de l’entreprise sont identiques à celles des personnes en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Il est également soumis aux mêmes obligations que tout autre salarié et est tenu de respecter ses obligations notamment de secret professionnel, de discrétion et de réserve, obéissance hiérarchique...

Un manquement à ces obligations pourra entraîner une sanction disciplinaire.

Il s’engage à respecter les règles de sécurité informatique et de confidentialité en vigueur à l’Office. Il est notamment tenu au strict respect de la charte informatique (conditions d’utilisation des matériels et des moyens informatiques), dès lors qu’il utilise une ressource du système d’information de l’Office. Il doit assurer l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des informations et données qui lui sont confiées, auxquelles il a accès ou qu’il crée dans le cadre du télétravail, sur tout support et par tout moyen et notamment sur papier, oralement ou électroniquement.

Les dispositions légales et conventionnelles relatives à la santé et à la sécurité au travail sont applicables aux télétravailleurs. La collectivité veille à leur strict respect.

III.1.6 Droit à la formation

Les salariés en télétravail et leurs supérieurs hiérarchiques peuvent bénéficier préalablement à la mise en œuvre effective du télétravail d’une formation technique à l’utilisation des solutions informatiques mises à leur disposition. Ils bénéficient d’un appui technique tant pour l’installation des outils sur le poste de travail que pour l’utilisation des systèmes mis à leur disposition.

III.1.7 Accidents liés au travail

Afin que le salarié en situation de télétravail soit responsabilisé en matière d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail, l’Office attirera son attention sur le fait qu’il doit disposer d’un espace de travail conforme à un exercice satisfaisant de ses missions professionnelles. Afin de vérifier la bonne application des dispositions applicables en matière de santé et sécurité au travail, l’employeur ou son représentant et un ou plusieurs élus du CSE, ainsi que les autorités administratives compétentes pourront demander à avoir accès au domicile du télétravailleur. Cet accès est subordonné à une notification à l’intéressé qui doit préalablement donner son accord, et à un délai de prévenance de 2 jours ouvrés minimum.

Les télétravailleurs bénéficient de la législation sur les accidents du travail et de trajet.

Il est précisé que le télétravailleur est couvert au titre de la législation sur les accidents de trajet dès lors qu’il se déplace pour se rendre dans les locaux d’AGEN HABITAT.

En cas d’accident, pendant les heures travaillées, le salarié en télétravail prévient immédiatement, et dans tous les cas, sa hiérarchie et le service Ressources Humaines.

Tout accident intervenant en dehors du lieu de télétravail pendant les heures normalement travaillées ne pourra donner lieu à une reconnaissance d’imputabilité au service. De même, tous les accidents domestiques ne pourront donner lieu à une reconnaissance d’imputabilité au service.

Toutefois, durant sa pause méridienne, conformément à la réglementation du temps de travail de l’Office, l’agent est autorisé à quitter son lieu de télétravail.

III.1.8 Assurances

La collectivité garantit les dommages qui pourraient résulter des conséquences des actes du télétravailleur à son domicile, dès lors que celui-ci démontre qu’ils découlent directement de son activité télétravailleur, ainsi que le vol du matériel le cas échéant mis à disposition.

Si les dommages résultent d’une faute personnelle non liée à ses missions, la responsabilité de l'Office n’est pas engagée ou si la responsabilité de l’Office est recherchée, ce dernier peut se retourner contre le télétravailleur.

Dans le cadre de ses fonctions, la responsabilité civile du télétravailleur est couverte par la collectivité.

Le télétravailleur est néanmoins tenu de souscrire à une « assurance responsabilité civile » personnelle qui couvrira sa responsabilité. Le télétravailleur est en outre tenu en ce qui concerne son logement de déclarer à son assureur l'utilisation professionnelle de ce dernier afin de s’assurer que son assurance habitation couvre bien sa présence dans cette activité et le matériel mis à disposition.

Le salarié devra fournir une attestation d’assurance multirisque habitation du lieu de télétravail à son employeur avant le début du télétravail.

Tout sinistre subi doit être déclaré dès survenance au supérieur hiérarchique ainsi qu’au service Ressources Humaines.

ARTICLE III.2 - Les modalités SPECIFIQUES au télétravail ponctuel

III.2.1 Mise en place du télétravail

L’agent doit faire sa demande de télétravail sur l’application de Gestion du Temps E-Temptation préalablement à la mise en œuvre du télétravail. Cette demande doit faire l’objet d’une validation par le supérieur hiérarchique.

III.2.2 Télétravail pour raison d’impossibilité de déplacement

Des autorisations temporaires de télétravail peuvent être accordées en raison d’une situation exceptionnelle perturbant l’accès au service.

Les demandes de télétravail pour incapacité physique à se rendre à son lieu de travail, pourront être traitées tout au long de l'année et doivent être considérées comme un aménagement de poste.

Les salariés concernés pourront télétravailler au-delà du quota de 2 jours maximum par semaine.

Il convient de noter que le télétravailleur ne doit pas bénéficier d’un arrêt maladie et le salarié en situation de travail doit être apte à exercer les tâches qui lui sont confiées.

Le salarié devra fournir à l’Office, une attestation de son médecin traitant indiquant que son état de santé ne lui permet pas de se déplacer à son poste mais qu’il n’est pas incompatible avec le télétravail.

Les demandes de télétravail qui seront effectuées dans ce cadre feront l’objet d’une présentation spécifique au CSE.

ARTICLE III.3 - Les modalités SPECIFIQUES au télétravail pERMANENT

III.3.1 Procédure de candidature

Le télétravail est à l’initiative du salarié qui formule sa demande par écrit. Dans cette demande écrite doivent figurer :

• les motivations du salarié

• les activités qu’il propose d’effectuer en télétravail

• l’organisation souhaitée de la période de télétravail : jours de télétravail, lieu, horaires…

Suite à un entretien, le responsable hiérarchique devra rendre un avis relatif à la demande de télétravail :

• si la candidature est validée, le dossier suit la chaîne hiérarchique de validation

• si la candidature n’est pas validée, le refus doit être motivé par écrit et doit faire l’objet d’un entretien préalable avec le N+1. Le salarié peut demander un entretien avec son responsable hiérarchique N+2. Quelle que soit la décision, le salarié reçoit une réponse écrite dans un délai d’1 mois.

III.3.2 Période probatoire

Durant les 3 premiers mois de télétravail (de date à date), l’Office comme le salarié peuvent mettre fin au télétravail à tout moment à condition de respecter un délai de prévenance d’une semaine sauf accord entre les deux parties pour un délai plus court.

L’objectif de cette période est de vérifier le bon fonctionnement technique et organisationnel de ce nouveau mode de travail par les parties.

En tout état de cause l’arrêt du télétravail par l’une ou l’autre des parties sera formalisé par un écrit.

III.3.3 Calendrier des jours télétravaillés

Le calendrier des jours télétravaillés est arrêté par le responsable hiérarchique au cours de l’entretien d’examen de la demande initiale, en concertation avec l’agent et doit être mis à la disposition du collectif de travail. Il est actualisé en cas de besoin.

Il est fixé en fonction des nécessités de service : ainsi, s’il existe des périodes pendant lesquelles certaines activités impliquent une présence obligatoire sur site (réunions, période de budget…), l’employeur peut répartir les jours de télétravail de manière à assurer une permanence du service sur le site. Il peut ainsi définir en amont des jours récurrents ou ponctuels où le télétravail n’est pas possible.

Enfin, Le salarié bénéficiant du télétravail et le responsable hiérarchique s’engagent expressément à respecter les jours fixés d’un commun accord qui seront transcrits dans l’arrêté individuel ou l’avenant au contrat de travail.

Par principe, les jours de télétravail ainsi définis sont fixes et non reportables.

Une journée non télétravaillée n’est donc normalement pas reportable d’une semaine à l’autre.

Cependant, la nécessité de service prime et le télétravail ne peut être invoqué, par exemple, pour ne pas participer à une réunion ou à une formation planifiée un jour télétravaillé. Un retour temporaire sur le site d’affectation peut également être demandé au salarié en cas d’urgence ou de pic temporaire d’activité nécessitant une présence physique du salarié en télétravail, ou pour participer à une réunion qui ne peut être planifiée de manière anticipée.

Les journées de télétravail correspondantes n’ont pas vocation à être reportées.

Toutefois, à titre exceptionnel, l’employeur peut autoriser le report.

De même si un jour télétravaillé correspond à un jour férié ou à un jour de congé, ce jour n’est pas récupérable.

Les jours télétravaillés fixés dans l’avenant au contrat de travail ou l’arrêté seront saisis sur le logiciel de Gestion du Temps par le service Ressources Humaines.

III.3.4 Arrêté individuel ou avenant au contrat

L’acceptation du télétravail régulier est valable pour une période maximale d’1 an. L’acte autorisant l’exercice des fonctions en télétravail est un arrêté individuel pour l’agent fonctionnaire ou un avenant au contrat pour le salarié de droit privé.

Cet acte reprend les modalités d’organisation du télétravail et précise notamment :

• la date de démarrage du télétravail

• la durée de validité de l’avenant ou de l’arrêté et les règles de réversibilité en vigueur

• l’adresse du lieu ou s’exercera le télétravail

• les modalités d’exécution du télétravail (jours, horaires,…)

• le matériel mis à disposition et les conditions d’utilisation de ce matériel

• les conditions d’organisation des points périodiques avec le responsable hiérarchique

• les règles de confidentialité

S’il s’avère que les jours définis dans l’arrêté individuel ou l’avenant au contrat de travail ne correspondent plus au besoin du service ou de l’agent, ces jours peuvent faire l’objet d’un nouvel examen, et être modifiés après acceptation de chacune des parties.

Le supérieur hiérarchique du salarié en télétravail devra informer le service Ressources Humaines de toute modification ponctuelle des jours télétravaillés. Si une modification permanente des jours de télétravail est décidée, celle-ci fera l’objet d’un nouvel avenant au contrat de travail ou d’un nouvel arrêté.

III.3.5 Changement de poste

En cas de changement de poste, l’autorisation de télétravail est remise en question. L’employeur demande au salarié de revenir à une organisation de travail en présentiel. Le salarié qui souhaite poursuivre le télétravail doit formuler une nouvelle demande d’autorisation.

III.3.6 Arrêt du télétravail

À tout moment, chaque partie peut décider de mettre fin au télétravail. L’abandon du télétravail, qu’il soit le fait du salarié ou du supérieur hiérarchique, doit être formulé par écrit à l'autre partie, en respectant un délai de 2 mois avant le terme souhaité. Ce préavis pourra être réduit en cas de nécessité de service dûment motivée.

Pendant la période d’adaptation, ce délai est ramené à 1 mois.

Cependant, en cas d’accord des 2 parties, l’arrêt du télétravail peut être immédiat.

III.3.7 Renouvellement de l’autorisation d’exercer en télétravail

Le renouvellement de l’autorisation d’exercer en télétravail sera traité dans le cadre de l’entretien annuel.

Ce dernier doit porter sur les résultats et faits marquants de la période et doit permettre d’évaluer :

• l’adaptation de l’agent au télétravail,

• l’adéquation du mode d’organisation mis en place aux besoins du service,

• l’impact sur le service.

L’entretien est également l’occasion de revoir, le cas échéant, les modalités pratiques mise en œuvre lors du télétravail.

Le refus de renouvellement du télétravail doit être motivé, signifié au salarié lors de l’entretien et par écrit en suivant.

III.3.8 Télétravail pour raison d’incapacité physique

Il peut être accordé, pour 6 mois maximum, aux salariés dont l’état de santé le justifie et après avis de la médecine préventive, un télétravail au-delà des quotas de 3 jours. Cette dérogation est renouvelable après l’avis de la médecine de prévention.

Le présent accord est conclu pour une durée de 5 ans à compter de sa date d’entrée en vigueur.

Le présent accord prendra effet à compter de la date de signature.

Les organisations syndicales représentatives au sein de l’Office et la direction conviennent de se réunir au moins une fois par an dans le cadre du suivi de cet accord.

Ces réunions auront pour objectif de :

• s’assurer de l’application de l’accord,

• clarifier les clauses de l’accord qui prêteraient à interprétation divergente et proposer des améliorations du texte et des pratiques.

L’Office réalisera un bilan annuel détaillé et complet de la mise en application de ce mode d’organisation du travail. Ce bilan sera communiqué au CSE.

Le présent accord pourra, le cas échéant, être révisé en cours d’exécution par avenant, dans le respect des dispositions de l’article L.2261-7 du Code du Travail.

L’une ou l’autre des parties signataires peut demander la révision ou la dénonciation de l’accord par courrier recommandé en respectant un préavis de trois mois selon les dispositions de l’article L.2261-9 du Code du Travail.

Conformément à l’article L. 3313-3 du Code du travail, le présent accord sera déposé en deux exemplaires signés des parties, l’un remis auprès de la DIRECCTE et l’autre au secrétariat du greffe du conseil des Prud’hommes du lieu de conclusion au plus tard dans un délai de quinze jours qui suit la date limite de conclusion prévue à l’article L. 3314-4 du code du travail.

Une version sur support électronique sera également communiquée à la DIRECCTE du lieu de signature.

En outre, un exemplaire sera établi pour chaque partie.

Enfin, le présent accord sera transmis aux représentants du personnel et mention sera faite sur les panneaux réservés à la direction pour sa communication avec le personnel ainsi que sur le répertoire informatique partagé.

Fait à Agen, le

Pour AGEN HABITAT,

Le Directeur Général,

Pour le syndicat FO, Pour le syndicat CFDT,

Le Délégué Syndical, Le Délégué Syndical,