Accord d'entreprise "CHARTE D UTILISATION DES RESSOURCES INFORMATIQUES DU SYSTEME D INFORMATION ET DE COMMUNICATION" chez OPH - OFFICE PUBLIC DE L'HABITAT DE FOURMIES (Siège)

Fourmies Habitat exploite un Système d'Informations et de Communication nécessaire à son activité, comprenant notamment un réseau informatique et téléphonique.

Cette charte présente les règles et principes de bonne utilisation de ses ressources informatiques par l’ensemble des utilisateurs et devient l’objet d’un avenant aux Accords d’Entreprise en vigueur.

Cette charte s’inscrit pleinement dans le champ d ‘application des dispositions légales (CNIL, confidentialité professionnelle, prévenance de cyber-attaques, bonnes mœurs, ordre public, usage non contraire à la loi,…).

1. Champ d’application

Le Système d'Informations et de Communication est notamment constitué des éléments suivants : Ordinateurs (fixes ou portables), Périphériques, Assistants personnels, Réseau informatique (serveurs, routeurs et connectique), Photocopieurs, Téléphones fixes et portables, Logiciels, Fichiers, Données et bases de données, Systèmes de messagerie, Intranet, Extranet, Abonnements à des services interactifs.

2. Messagerie électronique

L'attention des utilisateurs est attirée sur le fait qu'un message électronique a la même portée qu'un courrier manuscrit et peut rapidement être communiqué à des tiers.

La messagerie électronique est mise en place à des fins professionnelles. Néanmoins, les messages à caractère personnel sont tolérés, à condition de respecter la législation en vigueur, et sous réserve qu’ils n’empiètent pas sur l’activité professionnelle du collaborateur et sur l’activité de la messagerie de l’entreprise et, enfin, qu’ils ne pas perturbent pas et respectent les principes posés dans la présente charte. Les messages personnels envoyés doivent être signalés par la mention " Personnel " dans leur objet et être classés dès l'envoi, comme les messages personnels reçus, dans un dossier lui-même dénommé " Personnel ". En cas d’absence de la mention «Personnel», les messages sont présumés être à caractère professionnel et peuvent donc être lus à ce titre.

3. Accès au web

L’accès au web permet aux collaborateurs de bénéficier d’informations disponibles sur le web. Cet accès doit principalement et prioritairement avoir un caractère professionnel. L’utilisation personnelle est limitée à un usage raisonnable non susceptible d’amoindrir les conditions d’accès professionnel au réseau et ne mettant pas en cause la productivité de l’entreprise.

De manière générale, sont proscrites toutes connexions à des sites web illicites ou contraires à l’ordre public et/ou aux bonnes mœurs (caractères pornographique, pédophile, prosélyte,…) ainsi qu’à des sites sans lien avec les missions professionnelles (site de jeux, téléchargements,…).

Toutes activités portant atteinte aux intérêts de l'entreprise et/ou à son image sont également proscrites.

La contribution des utilisateurs à des forums de discussion, systèmes de discussion instantanée, blogs, sites doit l’être dans un cadre strictement professionnel.

4. Traitement automatisé de données nominatives - CNIL

Tout traitement automatisé de données nominatives doit être effectué conformément aux dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (déclaration obligatoire à la CNIL - Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés-) dite loi « Informatique et Libertés ». Tout traitement d’informations nominatives doit faire l’objet de précautions particulières afin de préserver la sécurité des informations et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des tiers non autorisés.

Il est interdit de mettre ou conserver en mémoire informatisée, sauf accord exprès de l’intéressé, des données nominatives qui, directement ou indirectement, font apparaître les origines raciales ou les opinions politiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales ou les mœurs des personnes.

Les infractions aux dispositions de la loi « Informatique et Libertés » sont sanctionnées pénalement d’amendes (art. 226-16 à 226-24 du Code pénal).

5. Droits d’auteur et Hadopi

L’utilisateur ne doit pas utiliser ou diffuser un quelconque document ou/et création protégés par le droit d’auteur ou droit privatif sans le consentement écrit des titulaires de ces droits.

Il devra respecter la législation en vigueur (HADOPI -Haute Autorité pour le Diffusion des Œuvres et la Protection des droits sur Internet-) concernant les droits d’auteur.

6. Copyright

Les collaborateurs amenés à copier des documents sur des sites web doivent veiller au respect de la législation sur le copyright. Ainsi, aucune copie ne peut être autorisée sans l’accord ad hoc de l’auteur ou du propriétaire.

7. Règles, conditions d’usage et gestion des risques

Matériels extérieurs

Pour des raisons de sécurité du réseau, tout matériel personnel extérieur à l’entreprise (clé USB, disque dur externe, pc portable,…) ne pourra être connecté au système d’informations de l’entreprise qu’après autorisation du référent informatique (avec copie de la demande au responsable hiérarchique qui peut, sur la demande du collaborateur, porter la demande au référent informatique). Il rentre alors dans le champ d’application de la présente charte.

Accès à l’ordinateur par mot de passe

Chaque collaborateur est responsable de l’accès à son espace personnel (messagerie, espace de travail,…). Cet espace personnel doit être protégé par un mot de passe.

Accès au wifi

Les codes wifi propres au réseau interne sont strictement réservés aux collaborateurs de l’entreprise.

Volume des boîtes mail

Les boîtes mail individuelles sont limitées en taille. Il est donc demandé aux usagers de les vider régulièrement afin d’en garantir l’usage optimal.

Risques de contaminations extérieures

Certains messages en provenance de l’extérieur, peuvent contenir des virus. Dans la majorité des cas, ces messages sont considérés comme des spams et sont alors filtrés en réception par notre prestataire informatique. En cas de doute quant à la nature du message et/ou de l’expéditeur, l’utilisateur ne doit pas y répondre et/ou cliquer sur les liens et pièces jointes et alors avertir le référent informatique de ce mail douteux.

8. Droit à la déconnexion

La transformation numérique a des effets sur la sphère privée et également sur la sphère professionnelle : diffusion de nouveaux outils de travail (smartphones, tablettes et nombreux applicatifs professionnels associés), structuration différente des échanges (messagerie), nouvelles organisations du travail (télétravail).

Au sein de l’entreprise, seule une co-responsabilité entre l’employeur et le salarié permet un équilibre, ainsi que la maîtrise des flux d’information et de leur pertinence, enjeu collectif supposant l’implication de chacun.

Chez Fourmies Habitat, le droit de se déconnecter est effectif pendant les repos quotidiens et hebdomadaires obligatoires et le salarié doit développer une compétence individuelle de déconnection.

Ainsi, en dehors de ses périodes habituelles de travail, tout salarié de l’entreprise bénéficie d’un droit à la déconnexion. Pendant ces périodes, le salarié n’est également pas tenu, sauf en cas d’urgence, ou de nécessité impérieuse de service, de répondre aux appels et différents messages qui lui sont destinés.

9. Contrôles et sanctions

Si l’usage de ces outils à titre privé par les salariés est admis, il s’agit d’une tolérance, subordonné à un usage occasionnel et ponctuel, de manière raisonnable et limitée, dans le cadre des nécessités de la vie courante et familiale. Ces usages personnels ne doivent en aucun cas entraver les tâches professionnelles de chaque collaborateur. En cas d’abus, des mesures de contrôle pourront être mises en place. Le collaborateur ayant enfreint les règles et pratiques de la présente charte s’expose alors en conséquence à d’éventuelles sanctions.

10. Gestion des pertes et vols

En cas de perte ou de vol d’un appareil mobile (téléphone et/ou PC portable), il convient de prévenir immédiatement le référent informatique (avec information parallèle au responsable hiérarchique) qui prendra les mesures nécessaires (exemples : désactivation du téléphone, modification des comptes utilisateurs).

11. Gestion des comptes temporaires

Cas des stagiaires, des renforts d’été ; seuls des comptes génériques et/ou des personnes remplacées (si elles en ont donné leur accord) seront utilisés avec leur messagerie interne associée.

12. Information et publicité

La présente charte est considérée comme un avenant aux Accords d’Entreprise. Elle est établie en 4 exemplaires originaux et elle est déposée auprès de la DIRECCTE de Valenciennes et au secrétariat du greffe du Conseil des Prud’hommes territorialement compétent.

Elle est portée à la connaissance de l’organisation syndicale et de chaque membre du personnel concerné.

Fait à Fourmies, le 20 septembre 2022

En 4 exemplaires originaux,