ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

Préambule

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décret et arrêté d'application, les élections de la délégation du personnel au Comité social et économique (CSE) peuvent être organisées par voie électronique.

Dès lors et afin de faciliter l’organisation des prochaines élections des membres du CSE, les parties s’accordent sur le fait de recourir au vote électronique. Les parties conviennent également que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux.

Les parties définiront ensuite, dans le protocole d’accord préélectoral, le fonctionnement détaillé du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Ce protocole devra également mentionner la conclusion du présent accord autorisant le recours au vote électronique ainsi que le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

SOMMAIRE

Préambule 1

1 Objet et champ d’application 3

2 Modalités du système de vote électronique 3

2.1 Prestataire 3

2.2 Caractéristiques du système 3

2.3 Contrôle, information et formation 4

2.4 Conservation des données 5

3 Dispositions générales 5

3.1 Champ, date et durée d’application 5

3.2 Révision et dénonciation 5

3.3 Dépôt 5

Annexe : Cahier des charges 6

Objet et champ d’application

Cet accord a pour objet d'autoriser le vote électronique pour les élections des membres du CSE.

Le périmètre est fixé au niveau de l’entreprise Liebherr-France SAS, regroupant ainsi l’ensemble de ses établissements.

Modalités du système de vote électronique

Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par Liebherr-France SAS, sur la base d’un cahier des charges, en annexe, respectant les prescriptions réglementaires énoncées aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du Code du travail.

Ce cahier des charges sera tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail et mis sur l’intranet de l’entreprise.

Le prestataire retenu pour l’organisation matérielle de l’ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne électronique,

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Préalablement à sa mise en place le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des dispositions contenues dans les articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Caractéristiques du système

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Liebherr-France SAS s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

• la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

• la sécurité de l'émargement,

• la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

• les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Contrôle, information et formation

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place.

Cette cellule d'assistance sera chargée de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et de vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Par ailleurs, les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Dispositions générales

Champ, date et durée d’application

Les dispositions du présent accord s’appliquent à tous les établissements de Liebherr-France SAS. Le présent accord prend effet à compter de la date de signature pour une durée indéterminée.

Révision et dénonciation

Le présent accord pourra faire l’objet de révisions ou d’une dénonciation conformément aux dispositions légales.

Dépôt

Le présent accord sera déposé, sous forme dématérialisée, à la Direction Départementale du Travail et de l’Emploi du Haut-Rhin ainsi qu’en version papier au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Colmar.

Fait à Colmar, le 12 novembre 2018

Pour les organisations syndicales Pour la Direction

C.F.D.T.

C.F.E. – C.G.C.

C.F.T.C.

C.G.T.

F.O.

Annexe : Cahier des charges

Annexe : Cahier des charges

En application de l'article R.2314-5 du Code du Travail

Données pouvant être utilisées

Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,

• pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.

Prestataire

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers.

Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.

Destinataires des données

Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,

• pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Prestataire

Conformément aux recommandations de la CNIL, le prestataire doit s'engager à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections.

Confidentialité et sécurité des données

Article R.2314-6 du Code du Travail

La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article R.2314-7 du Code du Travail

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 1 sur 2)

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3)

Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Prestataire

Parmi ses obligations de moyens, le prestataire doit fournir un logiciel de cryptage permettant de sécuriser les échanges de données nominatives avec les services du personnel.

L'envoi des éléments d'authentification aux électeurs doit être réalisé par courrier à l'adresse personnelle, ou exceptionnellement à l'adresse professionnelle avec remise contre décharge à un représentant des services du personnel. L'usage du courriel ne peut être envisagé qu'à la condition d'apporter la preuve que seul l'électeur est en capacité d'en prendre connaissance.

Les clefs de cryptage des urnes et les urnes elles-mêmes doivent rester totalement inaccessibles, y compris au prestataire, pendant toute la durée d'ouverture des scrutins. Aucun dépouillement partiel ne doit être possible.

L'enregistrement des votes doit être indépendant des émargements, mais également dé-séquencé afin de ne pas pouvoir être rapproché de l'horodatage obligatoire des émargements.

Le chiffrement obligatoire des données du vote dès l'émission sur le poste de l'électeur rend obligatoire le mode sécurisé https, et interdit le vote par téléphone.

Les listes électorales et les bons à tirer des listes de candidats doivent être émis par le prestataire à partir de ses bases de données, afin de permettre tous les contrôles nécessaires avant l'ouverture du scrutin.

Expertise

Article R.2314-9 du Code du Travail

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

Prestataire

L'expertise n'ayant de valeur que si elle porte sur la version exacte et authentique des logiciels utilisés, elle doit donc être actualisée après toute modification, la plus infime soit elle, du système de vote.

Cellule d'assistance technique

Article R.2314-10 du Code du Travail

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3)

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Prestataire

La constitution de la cellule d'assistance technique sera précisée par le protocole d'accord préélectoral.

Système de secours

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3)

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Prestataire

Sans altérer la sécurité du système de vote, le prestataire doit avoir la possibilité d'en suspendre l'accès, ou d'en prolonger la durée, sur décision du bureau de vote en réaction à un incident ou une perturbation impactant le bon déroulement du scrutin.

Protocole d'accord préélectoral

Article R.2314-13 du Code du Travail

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Déclaration préalable à la CNIL

Article R.2314-11 du Code du Travail

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Prestataire

Cet article du Code du Travail est obsolète depuis l'entrée en vigueur le 25 mai 2018 du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données.

Conformément à ce Règlement, et pour chaque élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.

Information et formation

Article R.2314-12 du Code du Travail

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Scellement et descellement du système

Article R.2314-8 du Code du Travail

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article R.2314-15 du Code du Travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4)

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Prestataire

En aucune façon le prestataire ne doit avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote.

Durée du vote

Article R.2314-14 du Code du Travail

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2)

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Prestataire

Une obligation de moyens incombe au prestataire pour la mise à disposition d'un site internet de vote sécurisé, personnalisé, et disponible 24H/24 pendant toute la durée du scrutin.

Interface de vote

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2)

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Le système doit également interdire l'usurpation d'identité, en particulier dans le cas où un électeur abandonne son poste de travail après s'être identifié.

Dépouillement

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4)

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Afin d'éviter toute erreur de calcul ou de retranscription, le système doit être totalement automatisé, doit appliquer toutes les règles de calcul et d'attribution des sièges sans aucune intervention humaine, et doit imprimer les procès-verbaux intégralement renseignés.

Conservation de la preuve

Article R.2314-17 du Code du Travail

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4)

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4)

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

La conservation de tous les éléments constituant la preuve - logiciels sources, exécutables, et toutes les bases de données - est confiée à l'expert indépendant qui possède son propre environnement sécurisé sur le serveur de vote, et en reprend le contenu sur un support externe qu'il stocke jusqu'à 6 mois après le dernier tour des élections.