ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

ET AU DIALOGUE SOCIAL AU SEIN DES Laboratoires M&L

ENTRE

La société Laboratoires M&L, société anonyme dont le siège social est situé Zone Industrielle Saint-Maurice – 04100 MANOSQUE, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Manosque, sous le numéro 305 823 296, représentée par M., Directeur Général Laboratoires M&L,

D'une part,

ET

Les Organisations Syndicales Représentatives suivantes :

La Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT) représentée par la déléguée syndicale centrale, Mme.

La Confédération Générale des Cadres (CFE–CGC) représentée par le délégué syndical central, M.

Force Ouvrière (FO) représentée par le délégué syndical central, M.

L’Union Nationale des Syndicats Autonomes (UNSA) représentée par le délégué syndical central, M.

D’autre part,

Ci-après ensemble désignés « les Parties »,

SOMMAIRE

Article 1.1 – Objet de l’accord 6

Article 1.2 – Champ d’application de l’accord 6

Article 2.1 – Structuration des IRP et de la représentation syndicale 7

Article 2.1.1 – Comité social et économique (CSE) unique 7

Article 2.1.2 – Représentants de Proximité (RP) pour chaque site 7

Article 2.1.3 – Constitution de deux Commissions Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) 7

Article 2.1.4 – Commissions sociales et autres instances 7

Article 2.1.5 – Observateurs au sein des IRP et des négociations collectives 8

Article 2.1.6 – Délégués syndicaux 9

Article 2.2 – Règlement intérieur du CSE 10

Article 2.3 – Organisations des réunions des IRP et des réunions de négociation 10

Article 3.1 – Périmètre de mise en place du CSE 11

Article 3.1.1 – Mise en place d’un CSE unique 11

Article 3.2 – Composition du CSE 11

Article 3.2.1 – Composition de la délégation élue du personnel au CSE 11

Article 3.2.2 – Composition et désignation des membres du bureau du CSE 11

Article 3.2.3 – La représentation syndicale au sein du CSE 12

Article 3.3 – Durée des mandats des membres du CSE - Réduction de la durée des actuels mandats des délégués du personnel et des membres du Comité d’entreprise et du CHSCT 12

Article 3.4 – Fonctionnement du CSE 12

Article 3.4.1 – Nombre et fréquence des réunions du CSE 12

Article 3.4.2 – Lieu des réunions du CSE 12

Article 3.4.3 – Participants aux réunions du CSE – Remplacement des titulaires absents 13

Article 3.4.4 – Ordre du jour et convocations aux réunion du CSE 14

Article 3.4.5 – Périodicité des consultations récurrentes du CSE 14

Article 3.4.6 – Modalités d’information / consultation du CSE 14

Article 3.4.7 – Délais de consultation du CSE 14

Article 3.4.8 – Moyens de communication – Visio-conférence 15

Article 3.5 – Moyens du CSE et de ses membres 15

Article 3.5.1 – Crédits d’heures de délégation 15

Article 3.5.2 – Utilisation des heures de délégations 16

Article 3.5.3 – Réunions du CSE - Temps et frais de déplacement 16

Article 3.5.4 – Procès-verbaux des réunions 17

Article 3.5.5 – Budgets du CSE 17

Article 3.5.5.1 – Budget de fonctionnement 17

Article 3.5.5.2 – Budget des activités sociales et culturelles 17

Article 3.6 – Commissions Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) 18

Article 3.6.1 – Nombre de membres et composition des CSSCT 18

Article 3.6.2 – Missions déléguées aux CSSCT 19

Article 3.6.3 – Modalités de fonctionnement des CSSCT 19

Article 3.6.4 – Crédit d’heures 20

Article 3.6.5 – Formation des membres des CSSCT 20

Article 3.7 – Autres Commissions 21

Article 4.1 – Nombre, périmètre d’exercice et missions des représentants de proximité 22

Article 4.2 – Modalités de désignation des représentants de proximité 22

Article 4.3 – Durée du mandat des représentants de proximité 22

Article 4.4 – Secrétaires des représentants de proximité 23

Article 4.5 – Commissions des représentants de proximité 23

Article 4.6 – Crédit d’heures des représentants de proximité 23

Article 5.1.1 – Local 24

Article 5.1.2 – Moyens bureautiques 24

Article 5.1.3 – Affichages et communications 25

Article 5.1.4 – Communication syndicales et sociales 25

Article 5.1.5 – Réunions d’information syndicales 25

Article 5.1.6 – Réunions d’information inter-syndicales 25

Article 5.1.6 – Heures de délégation syndicale et déplacements 26

Article 5.2.1 – Liberté de circulation 26

Article 5.2.2 – Heures de délégation 26

Article 5.2.3 – Dépassement du crédit d’heures de délégation 27

Article 5.2.4 – Délégation pendant une période de congés 27

Article 5.3 – Réunions sur convocation de la Direction 27

Article 5.3.1 – Dispositions communes 27

Article 5.3.2 – Déplacement lors des négociations ou réunions hors site de rattachement 27

Article 5.3.3 – Réunion avec la Direction et dérogations horaires 28

Article 5.3.4 – Congés de formation économique, sociale et syndicale 28

Article 6.1 – Calendrier annuel et thématique de négociation 29

Article 6.2 – Modalités de négociation 29

PREAMBULE 

Dans le prolongement des dispositions négociées dans le cadre de la création des Laboratoires M&L en 2012 et ayant donné lieu à la conclusion de l’Accord collectif portant sur le Dialogue Social au sein des Laboratoires M&L du 25/05/2012, lui-même actualisé par Avenants des 26/07/2013 et 29/02/2016, les parties signataires ont souhaité, à l’occasion de la mise en place des nouvelles Instances Représentatives du Personnel issues de l’Ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, confirmer leur attachement à la négociation collective.

Ainsi, le présent accord s’inscrit expressément dans le cadre des dispositions de la loi du 17/08/2015 relative au dialogue social et à l’emploi. Il vise à pérenniser la culture du dialogue social au sein de l’entreprise et à rappeler l’importance que cette dernière accorde à une concertation sociale responsabilisante et de qualité entre toutes les parties prenantes (salariés, managers, représentants du personnel et représentants syndicaux). L’objectif est de consolider et renforcer les pratiques qui se sont développées au cours des dernières années pour mettre en confiance tous les acteurs en proximité.

Les partenaires sociaux rappellent leur attachement fort aux principes de fonctionnement suivants, qui ont fait la force du dialogue social dans l’entreprise pendant ses années de transformation et qui représentent le socle de fonctionnement incontournable d’un dialogue social ouvert, constructif, transparent, moderne et profitable pour l’entreprise et l’ensemble de ses salariés.

Le dialogue social doit être le marqueur de la confiance réciproque de tous les acteurs. La concertation et discussion préalable à toute voie conflictuelle est ainsi le ciment du bon fonctionnement de ce dialogue et devra être recherché prioritairement par chaque acteur.

En ce sens, le premier principe est la réaffirmation du rôle important que jouent les organisations syndicales représentatives dans la régulation sociale dans l’entreprise. Dans le souci commun de garantir la qualité du dialogue social et de la concertation au sein de l’entreprise, les parties signataires ont exprimé leur volonté de promouvoir l’exercice de la mission des représentants du personnel élus et des représentants des organisations syndicales représentatives, ainsi que celle de tous les salariés actuellement sans mandat ni attribution syndicale et qui s’interrogent ou s’intéressent à la participation au dialogue social.

Le second principe retenu par les parties est que, pour assurer le développement des relations sociales, les organisations syndicales représentatives sont et doivent rester des interlocuteurs matures et crédibles. Il s’agit donc de concilier l’engagement syndical et le maintien avec l’activité professionnelle en prenant notamment en compte les spécificités liées à l’exercice de certains mandats, déterminants pour le bon fonctionnement des instances de représentation. L’implication active dans la régulation sociale de l’entreprise, la disponibilité et la capacité à promouvoir un dialogue social équilibré, apaisé et constructif pour l’ensemble des parties prenantes, doivent être reconnues en termes de développement de carrière selon le degré d’investissement personnel de chaque partenaire.

Le troisième principe, que les parties reconnaissent comme essentiel à la pérennité de l’entreprise, est que l’ensemble des réflexions ou négociations concourant à une politique contractuelle de qualité doit se fonder sur une bonne connaissance de la situation de l’entreprise. Dans cette perspective, l’accent sera mis sur l’information et la formation de tous les acteurs, et en particulier les représentants du personnel et les managers, pour qu’ils puissent pleinement et sereinement jouer leur rôle auprès de la Direction et des salariés qu’ils représentent.

Le quatrième principe est que la Direction et les partenaires sociaux se reconnaissent mutuellement des droits et des devoirs dont le respect réciproque contribuera à la réussite économique et sociale de l’entreprise et du Groupe. Ils rappellent, en outre, qu’un salarié titulaire d’un mandat électif ou désignatif ne peut être discriminé en raison de son activité syndicale conformément à l’article L. 1132-1 du Code du travail.

Par ailleurs, l’Ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise a modifié en profondeur le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique, le Comité Social et Economique (CSE), en lieu et place du Comité d’entreprise, du CHSCT et des Délégués du personnel.

Si des règles générales applicables à la constitution et au fonctionnement de cette nouvelle instance ont été instituées, le législateur a toutefois souhaité accorder une marge de manœuvre significative aux partenaires sociaux pour les aménager, afin de tenir compte des spécificités de chaque entreprise.

Les parties signataires, convaincues, comme précédemment souligné, que le dialogue social est un facteur de performance de l’entreprise et l’un des meilleurs moyens de trouver des solutions constructives, souhaitent, par le présent accord s’inscrire dans cette perspective offerte par le législateur, étant convaincues qu’un bon fonctionnement des instances représentatives du personnel et syndicales est un facteur d’équilibre central des rapports sociaux au sein de l’entreprise.

Ainsi, elles ont privilégié une organisation lisible et favorisant des échanges constructifs, tout en assurant une représentation proche des préoccupations des salariés.

Le présent accord s’appuie ainsi sur quatre principes généraux :

• construire une organisation assurant la continuité d’un dialogue social efficace, agile et représentatif ;

• se donner les moyens pour que le CSE et les autres instances soient des lieux de construction conciliant besoins d’évolution de l’entreprise et reconnaissance des salariés ;

• se mettre en prospective de la continuité du dialogue social à moyen terme au-delà des acteurs qui l’ont construit ;

• tendre vers un accord à l’unanimité en continuité de nos bonnes pratiques de dialogue social.

Le présent accord a ainsi pour objet à la fois de fixer les conditions de mise en place et de fonctionnement des instances représentatives du personnel, et en premier chef du CSE, mais également d’organiser le dialogue social ainsi que les modalités d’exercice du droit syndical au sein de l’entreprise dans le sens des principes énoncés au présent préambule.

De fait, le présent accord a vocation à se substituer intégralement à l’avenant du 29 février 2016 à l’accord portant sur le dialogue social en date du 25 mai 2012.

TITRE 1 – champ d’application

Article 1.1 – Objet de l’accord

Le présent accord a pour objet :

• d’une part, de fixer les conditions de mise en place ainsi que les principales règles de fonctionnement des Instances Représentatives du Personnel (IRP),

• d’autre part, d’organiser le dialogue social ainsi que les modalités d’exercice du droit syndical au sein de l’entreprise.

A ce titre, il se substitue intégralement à l’Avenant du 29/02/2016 à l’Accord collectif portant sur le Dialogue Social au sein des Laboratoires M&L du 25/05/2012.

Pour autant les dispositions du présent accord n’ont pas vocation à couvrir de manière exhaustive l’ensemble des champs du dialogue social dans l’entreprise. Il est donc essentiel, et c’est la volonté expresse des parties signataires, que le dialogue social reste guidé par un souci de souplesse, de pragmatisme et d’adaptabilité aux enjeux de l’entreprise, dans l’intérêt de toutes les parties prenantes.

Article 1.2 – Champ d’application de l’accord

Le présent accord est applicable à l’ensemble de la société Laboratoires M&L.

Relèvent tout particulièrement du présent accord, les salariés exerçant un mandat de membre élu, titulaire et suppléant, ou de membre désigné du Comité social et économique [CSE], de membre d’une Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT), de Représentant de Proximité [RP], de Représentant Syndical [RS] au CSE et de Délégué Syndical (Central) [DS(C)].

L’accord s’applique plus largement, pour les points qui leur sont applicables, à tous les salariés de l’entreprise.

TITRE 2 – principes generaux relatiFs à l’organisation

des INSTANCES representatiVES du personnel (IRP)

et de la representation syndicale

Article 2.1 – Structuration des IRP et de la représentation syndicale

Article 2.1.1 – Comité social et économique (CSE) unique

Par la volonté des parties, le CSE est une instance de représentation unique composée d’un nombre égal de membres élus titulaires et de membres élus suppléants.

L’organisation du dialogue social autour d’un CSE unique constitue un gage de fonctionnement efficace et équilibré pour tous les sites. Les parties signataires s’accordent sur ce modèle de fonctionnement qui a fait ses preuves et qui évite la complexité et la lourdeur de gestion basée sur une organisation en CSE d’établissements avec un CSE central.

Article 2.1.2 – Représentants de Proximité (RP) pour chaque site

Même si elle n’est pas légalement obligatoire, la mise en place de représentants de proximité est apparue aux parties signataires comme constituant un échelon pertinent de l’organisation des IRP, permettant un maillage plus fin de l’entreprise en local et au plus proche des salariés.

Ainsi, il a été convenu de doter chaque site de représentants de proximité.

Article 2.1.3 – Constitution de deux Commissions Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)

Bien que le CSE soit unique, il est prévu que deux CSSCT soient constituées au sein de l’entreprise :

• 1 CSSCT commune aux sites de Manosque et de Paris,

• 1 CSSCT propre au site de Lagorce.

Article 2.1.4 – Commissions sociales et autres instances

L’entreprise souhaite cultiver une dynamique positive et riche de concertation sur la base des différentes instances existantes. Elle rappelle le cadre global et la composition de ces instances et veillera à une animation et un pilotage cohérent et régulier de chaque instance en lien avec les IRP dites « classiques » (cf. ci-dessus).

PERIODICITE DE REUNION et COMPOSITION DES COMMISSIONS SOCIALES
	MAN	LAG	PAR
Instance informelle de Dialogue social (IDS) Labo M&L ou Labo M&L et M&L Distribution (en fonction des sujets) au moins 1 fois par an	1 DS[C] / organisation syndicale représentative (OSR) Instance ayant vocation à partager l’agenda social et à se mettre en prospective des sujets sociaux
Commission Economique au moins 1 fois par an	6 membres maximum désignés par vote par le CSE parmi ses membres, dont 1 par site si possible
Commission Formation/GEPP au moins 2 fois par an
Commission Inclusion au moins 2 fois par an
Commission Logement au moins 1 fois par an
Commission Restaurant au moins 1 fois par an	2 membres CSE Manosque
Commission suivi NAO au moins 1 fois par an	1 DS[C] / organisation syndicale représentative (OSR)
Conseil de Surveillance FCPE sur convocation par l’organisme gestionnaire	2 membres désignés par vote en CSE parmi ses membres
Conseil d’Administration Laboratoires M&L sur convocation par la DG selon les besoins des affaires	4 membres désignés par vote en CSE parmi ses membres + 1 administrateur représentant les salariés
Assemblée Générale Laboratoires M&L sur convocation par la DG selon les besoins des affaires	2 membres désignés par vote en CSE

Le temps passé en instance / commission est considéré comme du temps de travail effectif.

Les convocations se font par e-mail ou tout autre moyen pertinent, avec en principe un délai de prévenance d’une semaine.

Un calendrier annuel prévisionnel des dates de réunions et de la négociation collective est établi en début de chaque année.

Afin de garder de la souplesse de fonctionnement et de partage, la réunion de certaines commissions pourra être intégrée au CSE mensuel, en fonction des sujets abordés (commission économique pouvant être « élargie » en CSE sur les résultats annuels, par exemple).

Article 2.1.5 – Observateurs au sein des IRP et des négociations collectives

Au-delà, les parties signataires souhaitent que le dialogue social dans l’entreprise soit le plus ouvert, constructif, transparent, moderne et dynamique possible. C’est un gage de crédibilité, de confiance et d’attractivité que les parties signataires soulignent tout particulièrement.

Ainsi, indépendamment des attributions légales et conventionnelles des membres du CSE, des membres des CSSCT, des RP, des RS, des DSC et des DS, la Direction s’accorde avec les parties signataires sur la mise en place de postes d’Observateurs [OBS] au sein du CSE (pour les réunions ordinaires uniquement), des CSSCT ainsi que lors des négociations collectives.

Ces OBS ne participent pas aux débats ; leur présence s’inscrit dans une logique de découverte et d’apprentissage. Ils seront désignés pour chaque instance concernée en préalable à la réunion (avec un délai de prévenance d’au moins une semaine avant la date prévue pour la réunion). Ainsi, un OBS pourra p.ex. assister à plusieurs réunions ou, à l’inverse un nouvel OBS, pourra être désigné pour chaque réunion.

Le temps passé par les OBS en réunion est assimilé à du temps de travail effectif. Ces OBS sont évidemment soumis au principe de confidentialité propre à chaque instance et à l’esprit même du mandat d’un représentant du personnel ou syndical.

NOMBRE D’OBSERVATEURS
CSE	1 / OS représentative
CSSCT	1 / OS représentative
Négociation *	1 / OS représentative

* La composition de chaque délégation de négociation fera l’objet d’une discussion et validation préalable à chaque négociation entre les DS[C] et la Direction pour assurer une représentation équilibrée de chaque délégation

Article 2.1.6 – Délégués syndicaux

Par dérogation avec le cadre mono-établissement retenu pour le CSE unique, il est expressément convenu que le périmètre de désignation des délégués syndicaux correspond aux sites de Manosque, Lagorce et Paris.

De ce fait, chaque organisation syndicale représentative peut désigner un délégué syndical par site sur Lagorce et Paris et jusqu’à 2 délégués syndicaux sur le site de Manosque. En application des dispositions légales, conventionnelles et réglementaires en vigueur, l’un d’entre eux sera désigné par l’organisation syndicale en tant que délégué syndical central avec mandat de négociation pour les négociations collectives.

DELEGUES SYNDICAUX
	DS	DSC
MANOSQUE	2 / OS représentative	1 / OS représentative
LAGORCE	1 / OS représentative
PARIS	1 / OS représentative

Il est rappelé et fixé que les négociations d’entreprise sur le périmètre des Laboratoires M&L sont exclusivement menées par des délégués syndicaux centraux sur le périmètre de l’entreprise et non du site. Une négociation de site doit faire l’objet d’un mandat de négociation formel accordé par la DG des Laboratoires M&L.

Il appartient à chaque organisation syndicale représentative de désigner, en application des dispositions légales, conventionnelles et réglementaires en vigueur, un délégué syndical central, mandaté pour mener les négociations d’entreprise et qui sera de ce fait régulièrement convoqué à cet effet.

Chaque négociation collective se fera en principe en présence du DSC et d’au moins un DS. La désignation d’un négociateur supplémentaire (salarié avec un mandat électif au sein de l’entreprise ou observateur) fera l’objet d’un accord spécifique entre la Direction et les DSC mandatés pour la négociation.

Article 2.2 – Règlement intérieur du CSE

Conformément à l’article L. 2315-24 du Code du travail, un règlement intérieur du CSE fixera, dans le respect des dispositions du présent accord, les modalités de fonctionnement de l’instance et celles de ses rapports avec les salariés de l'entreprise pour l'exercice des missions qui lui sont conférées.

Article 2.3 – Organisations des réunions des IRP et des réunions de négociation

Dans la mesure du possible, les réunions (notamment CSE et CSSCT) sont positionnées les lundis ou mardis pour faciliter la participation du plus grand nombre de représentants (en particulier postés de jour ou de nuit).

Les convocations aux réunions ainsi que la transmission de l’ordre du jour, des documents d’information/consultation, des questions/réponses, des comptes rendus ou autres correspondances sont effectuées pour chaque instance par e-mail ou tout autre moyen de communication dématérialisé.

L’utilisation de moyens informatiques ou électroniques de communication à distance tels que « skype » ou « visio-conférence » est retenue pour les commissions ; pour les autres instances, elle est privilégiée pour les membres qui ne peuvent pas se déplacer physiquement pour assister à la réunion. Les parties signataires s’accordent expressément pour valider ce mode de communication pour tout vote / consultation (sauf s’il est prévu que le vote intervienne à bulletins secrets).

La présence physique sera cependant privilégiée pour les réunions de négociation.

Les frais de déplacement des membres titulaires ou de leur remplaçant (en cas d’absence) pour se rendre aux réunions du CSE ou de négociation convoquées par l’employeur sont pris en charge par la société sur production des justificatifs et dans le respect des règles et barèmes d’indemnisation en vigueur.

Il est également rappelé que les temps de déplacement sont déclarés, suivis et, le cas échéant, compensés comme pour tout déplacement à caractère professionnel, tel que prévu par l’accord relatif au temps de travail. Le temps de déplacement ne peut en aucun cas être considéré comme du temps de travail effectif.

Le temps passé en réunion est quant à lui assimilé à du temps de travail effectif.

TITRE 3 – LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

Article 3.1 – Périmètre de mise en place du CSE

Article 3.1.1 – Mise en place d’un CSE unique

Un CSE unique est mis en place au niveau de la société Laboratoires M&L, laquelle constitue ainsi un seul et même établissement.

Article 3.2 – Composition du CSE

Article 3.2.1 – Composition de la délégation élue du personnel au CSE

Les parties conviennent de fixer le nombre de sièges de la délégation élue au CSE à 19 membres titulaires et 19 membres suppléants, et de retenir le principe d’une répartition des sièges entre les collèges à la proportionnelle. Cette répartition sera remise à jour lors de chaque Protocole d’accord préélectoral.

Lors des dernières élections professionnelles, intervenues en 2017, les effectifs de la société Laboratoires M&L s’établissaient à 1125,54 salariés (en ETP). A titre d’exemple, au vu des effectifs de 2017 et de leur répartition par collège, la répartition des sièges serait la suivante :

CSE UNIQUE
	Titulaires	Suppléants
1er collège OUV & EMP	8	8
2ème collège TECH & AGM	4	4
3ème collège CAD	7	7
TOTAL	19	19

Article 3.2.2 – Composition et désignation des membres du bureau du CSE

Lors de sa première réunion qui suit son élection, le CSE procède à la désignation de son Bureau, constitué de 6 membres :

• 1 secrétaire et 1 secrétaire adjoint, obligatoirement choisis parmi les membres élus titulaires du CSE,

• 1 trésorier, obligatoirement choisi parmi les membres élus titulaires du CSE,

• 3 trésoriers adjoints (1 par site : Manosque, Lagorce et Paris), choisis en priorité parmi les membres élus titulaires ou à défaut les suppléants du CSE.

Les désignations sont effectuées par un vote à bulletins secrets, à la majorité des suffrages valablement exprimés (les votes blancs ou nuls et les abstentions étant exclus du décompte). En cas d’égalité de voix, un second tour est effectué. Si le second tour conduit de nouveau à une égalité de voix, le candidat le plus âgé est déclaré élu.

Article 3.2.3 – La représentation syndicale au sein du CSE

Chaque organisation syndicale représentative au sein de la société Laboratoires M&L dispose de la faculté de désigner un représentant syndical au sein du CSE.

Article 3.3 – Durée des mandats des membres du CSE - Réduction de la durée des actuels mandats des délégués du personnel et des membres du Comité d’entreprise et du CHSCT

La durée du mandat des membres du CSE est fixée à 4 ans.

Les mandats actuels des Délégués du personnel, des membres du Comité d’entreprise et des membres du CHSCT expirent en principe entre le 12 septembre 2021 et le 16 octobre 2021, soit postérieurement à la date à laquelle le CSE doit obligatoirement avoir été mis en place.

Les parties signataires ont décidé que le CSE sera mis en place en novembre 2019.

Par conséquent, la fin des mandats des institutions représentatives du personnel en place à la date de la signature du présent accord est anticipée à la date de proclamation des résultats de l’élection du CSE (date du 1^er tour ou bien, en cas de 2^nd tour, date de ce second tour).

Article 3.4 – Fonctionnement du CSE

Article 3.4.1 – Nombre et fréquence des réunions du CSE

Les réunions ordinaires du CSE se tiennent en principe mensuellement, sur convocation de l’employeur ou de son représentant.

Il est toutefois convenu qu’il n’y aura pas de réunion ordinaire au cours du mois d’août.

Le nombre des réunions ordinaires du CSE est donc fixé à 11 par an, dont au moins quatre réunions portant en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Le planning des réunions ordinaires est fixé à titre indicatif en fin d’année civile pour l’année suivante. Il peut faire l’objet d’adaptations en concertation avec le secrétaire du CSE, en cas de besoin. Ce calendrier annuel n’empêche bien évidemment pas la tenue de réunions extraordinaires en fonction de l’actualité de l’entreprise et des projets nécessitant une information ou une consultation du CSE.

Article 3.4.2 – Lieu des réunions du CSE

Les réunions du CSE se tiennent en visioconférence sur les 3 sites (Manosque, Lagorce et Paris) et sont animées depuis Manosque. Les titulaires (ainsi que les suppléants remplaçant un titulaire absent) de Lagorce et Paris peuvent, s’ils le souhaitent, se déplacer à Manosque pour les réunions mensuelles.

Article 3.4.3 – Participants aux réunions du CSE – Remplacement des titulaires absents

L’employeur ou son représentant est le président du CSE. Il peut être assisté de 3 collaborateurs avec, en complément, la présence des RRH site.

Par ailleurs, à l’occasion d’informations ou de consultations de l’instance, au-delà des documents remis et/ou placés dans la BDES, le président du CSE pourra inviter en réunion des personnes extérieures au CSE. Ces dernières pourront intervenir lors des réunions de CSE en qualité « d’invité », afin de présenter une ou des thématiques entrant dans leur champ de spécialité ou périmètre de compétences et répondre aux questions des membres du CSE. Leur présence en réunion sera limitée au temps de présentation et d’échanges de la ou des thématique(s) justifiant leur présence.

Les membres titulaires du CSE ainsi que les représentants syndicaux au CSE participent aux réunions ordinaires et extraordinaires.

Conformément aux dispositions de l’article L. 2314-1 du Code du travail, les suppléants n’assistent aux réunions qu’en l’absence des titulaires qu’ils remplacent.

En vue de permettre la participation d’un suppléant, chaque titulaire informe de son absence, dès qu’il en a connaissance et au plus tard, en cas de circonstances exceptionnelles, avant la tenue de la réunion, le membre suppléant appelé à le remplacer ainsi que le secrétaire et le président (ou son représentant).

Le remplacement d’un membre titulaire absent est assuré conformément aux règles suivantes :

1. Remplacement du titulaire par un suppléant élu sur une liste présentée par la même organisation syndicale que celle de ce titulaire. La priorité est donnée au suppléant élu du même collège et, à défaut, d’un autre collège (collège immédiatement en-dessous ou, à défaut, collège le plus proche).

L’ordre de suppléance est établi en fonction de l’ordre dans lequel les suppléants ont été élus, en débutant par le premier suppléant de la liste.

2. S'il n'existe pas de suppléant élu sur une liste présentée par l'organisation syndicale qui a présenté le titulaire, le remplacement est assuré par le suppléant élu n'appartenant pas à l'organisation du titulaire à remplacer, mais appartenant au même collège et ayant obtenu le plus grand nombre de voix, le cas échant en suivant l’ordre de la liste.

Afin de pouvoir, le cas échéant, participer aux réunions en cas d’absence d’un ou plusieurs membres titulaires, les suppléants reçoivent, à titre informatif, les convocations aux réunions, de même que l’ordre du jour et les éventuels documents y afférents.

Afin de fluidifier l’information auprès des suppléants remplaçants, les parties conviennent également, en tant que bon principe de fonctionnement de l’instance, que les membres titulaires du CSE assurent un recouvrement d’informations auprès d’eux, notamment en cas de consultation sur des sujets abordés précédemment en réunions CSE.

Article 3.4.4 – Ordre du jour et convocations aux réunion du CSE

L’ordre du jour du CSE ainsi que la durée de réunion associée (journée ou demi-journée, en fonction de l’importance de l’ordre du jour) sont fixés conjointement entre le secrétaire et le président ou son représentant.

L’ordre du jour est adressé, avec la convocation, par e-mail à l’ensemble des membres titulaires et suppléants ainsi qu’aux représentants syndicaux en principe une semaine avant la réunion, sauf en cas de CE extraordinaire où les délais pourront être réduits après information du secrétaire.

Les OBS sont également invités à chaque réunion ordinaire.

Article 3.4.5 – Périodicité des consultations récurrentes du CSE

Il est convenu de regrouper les thèmes d’information / consultation sur 3 moments-clés dans l’année, par référence aux sujets de consultation obligatoire prévus par les textes en vigueur :

1. L’information / consultation du CSE sur la situation économique et financière de l’entreprise, la politique de R&D, etc. se fera entre juin et juillet

2. L’information / consultation du CSE sur les orientations stratégiques de l’entreprise (y compris GEPP et formation, etc.) se fera entre mars et avril

3. L’information / consultation du CSE sur la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi se fera entre mars et avril.

Chaque consultation sera précédée, si besoin, de la réunion de la ou des éventuelles commissions concernées par le sujet.

Article 3.4.6 – Modalités d’information / consultation du CSE

Chaque consultation du CSE se fera sur la base des informations disponibles dans la base de données économiques, sociales et financières (BDES). Les modalités d’accès à cette base de données restent inchangées et sont conformes aux exigences légales. Il est rappelé que les informations contenues dans la base de données ont un caractère confidentiel et ne doivent en aucun cas être divulguées, reproduites ou transmises à des tiers non autorisés (en interne ou en externe).

En complément des informations disponibles dans la base de données, l’information / consultation pourra rendre nécessaire la communication d’éléments écrits supplémentaires. Ces éléments écrits seront transmis en principe 2 semaines avant la réunion, et au plus tard 1 semaine avant celle-ci en cas de circonstances exceptionnelles dûment partagées avec le secrétaire du CSE et les DSC.

Article 3.4.7 – Délais de consultation du CSE

Pour l'ensemble des consultations pour lesquelles la loi n'a pas fixé de délai spécifique, le délai maximum dans lequel les avis du CSE sont rendus est fixé à 30 jours calendaires. En cas d'intervention d'un expert, ce délai est porté à 45 jours calendaires.

Ces délais courent à compter de la communication par l'employeur des informations écrites destinées à la consultation, ou de l'information par l'employeur de leur mise à disposition dans la BDES.

A l'expiration de ces délais, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

Article 3.4.8 – Moyens de communication – Visio-conférence

Pour toute réunion, l’utilisation de moyens informatiques ou électroniques de communication à distance tels que « skype » ou « visio-conférence » est privilégiée pour les membres qui ne peuvent pas se déplacer physiquement pour assister à la réunion. Les parties signataires s’accordent expressément pour valider ce mode de communication pour tout vote / consultation (sauf s’il est prévu que le vote intervienne à bulletins secrets).

Article 3.5 – Moyens du CSE et de ses membres

Article 3.5.1 – Crédits d’heures de délégation

Chaque membre titulaire du CSE dispose d’un crédit d’heures de 29 heures par mois.

Pour les cadres en forfait-jours, leur crédit d’heures de délégation sera décompté par journée ou demi-journée. Ils bénéficieront à ce titre de 3,5 journées (ou 7 demi-journées) par mois, dont il est convenu qu’elles représentent l’équivalent, en jours, du crédit d’heures précité.

Le secrétaire, le secrétaire adjoint et le trésorier disposent chacun d’un crédit d’heures supplémentaire de 10 heures par mois pour exercer leur mission (étant pour partie pour le secrétaire par la tenue de réunion régulière avec les autres secrétaires).

Pour les cadres en forfait-jours exerçant ces fonctions, le total d’heures de délégation de 39 heures par mois représentera l’équivalent de 5 journées (ou 10 demi-journées) par mois.

Chaque représentant syndical au CSE dispose d’un crédit d’heures de 20 heures par mois (soit l’équivalent de 2,5 jours ou de 5 demi-journées pour les salariés en forfait-jours).

Un crédit annuel de 40 heures est par ailleurs alloué au Bureau du CSE pour répondre à d’éventuels pics d’activité. Il est mutualisable entre l’ensemble des membres du Bureau. Pour permettre d’assurer la prise en compte administrative de ces heures de délégation, il appartiendra au secrétaire d’informer en amont la DRH de l’utilisation de ce crédit d’heures et des bénéficiaires.

Enfin, afin d’assurer au mieux, après les élections du CSE, la continuité du fonctionnement de l’instance avec les nouveaux membres, il est convenu d’octroyer :

• une journée de réunion (temps ne s’imputant pas sur le crédit d’heures de délégation), dans les 3 mois qui suivront l’élection, entre les nouveaux titulaires du CSE et quelques membres du CSE réélus. L’organisation et les frais de cette journée seront à la charge du CSE.

• un temps de passation éventuel en cas de secrétaire et/ou de trésorier sortant : soit 10 heures de délégation supplémentaires par mois durant 3 mois en cas de trésorier sortant et 5 heures de délégation supplémentaires par mois durant 2 mois en cas de secrétaire sortant.

Article 3.5.2 – Utilisation des heures de délégations

L’utilisation du crédit d’heures est en principe mensuelle.

Toutefois, ce crédit mensuel peut être utilisé cumulativement dans la limite de 12 mois civils, sans que le crédit d’heures utilisé au cours d’un même mois ne puisse dépasser 1 fois et demi le crédit d’heures mensuel dont bénéficie le membre du CSE, soit 43,5 heures maximum (29 h x 1,5) pour la majorité des membres (5,5 jours pour les forfaits-jours ou 11 demi-journées) et 58,50 heures maximum pour le secrétaire, secrétaire adjoint et trésorier (7,5 jours pour les forfaits-jours ou 15 demi-journées). Pour pouvoir bénéficier de cette utilisation cumulée tout en préservant le bon fonctionnement du service avec un délai de prévenance raisonnable associé, les parties conviennent que le membre du CSE doit en informer son manager ainsi que la DRH au plus tard 15 jours avant le mois prévu pour cette utilisation cumulée, sauf en cas de circonstances exceptionnelles dûment justifiées et partagées en amont avec la DRH.

Par ailleurs, chaque membre titulaire du CSE a la possibilité d’attribuer en tout ou partie son crédit d’heures mensuel à un membre suppléant du CSE. La répartition entre un membre titulaire et un membre suppléant ne peut permettre à ce dernier de disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures de délégation dont bénéficie en principe un membre titulaire. Le membre titulaire du CSE doit en informer son manager et la DRH au plus tard 15 jours avant le mois prévu pour l’utilisation des heures transférées, sauf en cas de circonstances exceptionnelles dûment justifiées et partagées en amont avec la DRH. Le membre suppléant bénéficiaire d’heures de délégation doit en informer concomitamment son manager.

Les règles prévues par le présent article sont également applicables en cas de mutualisation d’heures de délégation entre membres titulaires.

Dans une logique de représentation engagée (par site et CSP notamment) et de conciliation des mandats et de l’activité professionnelle, les parties conviennent de privilégier la mutualisation des heures au sein de la CSP concernée, sauf en cas d’absences, d’évènements sociaux importants (exemple : fin d’année) ou en cas de circonstances exceptionnelles dûment partagées en amont avec la DRH.

Un document d’information spécifique destiné à faciliter la formalisation de cette information est établi par l’entreprise et mis à disposition des membres du CSE.

Article 3.5.3 – Réunions du CSE - Temps et frais de déplacement

Le temps passé aux réunions du CSE est assimilé à du temps de travail ; il ne s'impute donc pas sur les crédits d'heures visés à l’article 3.5.1.

Pour les collaborateurs postés, les réunions du CSE sont considérées comme couvrant la journée habituelle de travail du collaborateur, sauf si elles sont d’une durée supérieure à la journée ou inférieure ou égale à la ½ journée. L’information préalable sur la durée de la réunion sera communiquée lors de la convocation à la réunion du CSE.

Le temps de trajet pour se rendre aux réunions du CSE est assimilé à du temps de travail effectif. Doit néanmoins être retiré de ce temps de trajet, le temps habituellement mis par le salarié pour se rendre de son domicile à son lieu de travail habituel.

Les temps de déplacement sont déclarés, suivis et, le cas échéant, compensés comme pour tout autre salarié en cas déplacement à caractère professionnel en application de l’accord relatif au temps de travail.

Les frais de déplacement des membres titulaires du CSE ou de leur remplaçant (en cas d’absence) pour se rendre aux réunions convoquées par l’employeur sont pris en charge par la société sur production des justificatifs et dans le respect des règles et barèmes d’indemnisation en vigueur.

Article 3.5.4 – Procès-verbaux des réunions

Le secrétaire du CSE établit le procès-verbal des réunions du CSE.

Il transmet le procès-verbal à l’employeur dans les délais précisés par le règlement intérieur du CSE.

Lorsque cela est nécessaire, l’employeur peut solliciter le secrétaire afin que celui établisse un extrait de procès-verbal.

Article 3.5.5 – Budgets du CSE

Article 3.5.5.1 – Budget de fonctionnement

L'entreprise verse chaque année au CSE une subvention de fonctionnement conforme aux dispositions de l’article L. 2315-61 du Code du travail.

Compte tenu de l’effectif de l’entreprise, cette subvention est égale à 0,20 % de la masse salariale brute.

Il est rappelé que le CSE décide librement de l’utilisation de la subvention de fonctionnement, qui doit néanmoins s’inscrire dans le cadre de son fonctionnement, de ses missions économiques et de ses attributions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Par exception à ce qui précède, le transfert d’une quote-part de ce budget au budget des œuvres sociales et culturelles est autorisé dans les conditions spécifiquement prévues par les articles L. 2315-61 et R. 2315-31-1 du Code du travail.

Article 3.5.5.2 – Budget des activités sociales et culturelles

L’entreprise verse chaque année au CSE une subvention destinée au financement des activités sociales et culturelles, dont le montant est égal à 1,6 % de la masse salariale brute.

Conformément au protocole d’accord préélectoral de 2017, une contribution exceptionnelle supplémentaire de 0,1 % de la masse salariale brute est versée jusqu’aux prochaines élections.

Dans une logique de représentation équilibrée des sites au sein du CSE unique, une vigilance sera portée, notamment par les trésoriers et trésoriers adjoints des différents sites, à une utilisation équitable par site et CSP du budget alloué.

Article 3.6 – Commissions Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)

Deux CSSCT sont mises en place au sein de l’entreprise :

• 1 CSSCT commune aux sites de Manosque et de Paris

• 1 CSSCT propre au site de Lagorce.

Article 3.6.1 – Nombre de membres et composition des CSSCT

La composition des CSSCT est fixée de la façon suivante :

• CSSCT de Manosque et Paris : 10 membres, dont :

• au moins 4 membres, titulaires ou suppléants, du CSE (dont au moins 1 membre appartenant au 3^ème collège et, si possible, en fonction des résultats des élections, 1 membre par CSP sur Manosque, soit 3 membres, et 1 membre sur Paris)

• au moins 4 membres appartenant au site de Manosque

• jusqu’à 2 membres appartenant au site de Paris.

• CSSCT de Lagorce : 5 membres, dont au moins 3 membres, titulaires ou suppléants du CSE (dont au moins 1 membre appartenant au 3^ème collège et, si possible, en fonction des résultats des élections, 1 membre par CSP).

Les membres de la CSSCT sont désignés par le CSE pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité. Cette désignation est effectuée dans le cadre d’une résolution adoptée par le CSE lors d’une réunion dédiée dans un délai n’excédant pas 1 mois suivant son élection, à la majorité des membres présents. Cette réunion pourra être organisée par visioconférence. En cas d’égalité de voix, le candidat en départage le plus âgé est désigné.

Ainsi, à l’issue des élections du CSE, un appel à candidature sera lancé par la Direction qui transmettra au CSE avant la réunion de désignation la liste des candidats.

Lors de la désignation des membres de chaque CSSCT, une attention particulière sera portée afin de permettre une organisation par site la plus représentative possible en termes de collèges, de métiers et d’organisations (ainsi qu’entre les 2 sites sur Manosque).

Lors de sa première réunion, les membres de la CSSCT désignent parmi eux un secrétaire, qui doit obligatoirement être un membre titulaire du CSE, sauf en cas d’impossibilité liée aux élections auquel cas un membre suppléant sera exceptionnellement désigné. Interlocuteur privilégié du président de la commission et du CSE, ainsi que des autres secrétaires, le secrétaire de la CSSCT est consulté sur l’ordre du jour des réunions de la commission. A leur issue, il établit un procès-verbal et rend compte des travaux de la commission au CSE.

Lorsque, pendant la durée normale de son mandat, un membre de la CSSCT cesse ses fonctions, il est remplacé dans le délai d'un mois, pour la période du mandat restant à courir. Il n'est toutefois pas pourvu à son remplacement si la période de mandat restant à courir est inférieure à six mois.

Article 3.6.2 – Missions déléguées aux CSSCT

Le CSE confie par délégation aux CSSCT, pour le périmètre qui les concernent, l’ensemble de ses attributions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l’exception du recours à un expert et de ses attributions consultatives.

Les missions confiées à la CSSCT consisteront notamment à :

• Veiller de manière générale, sur son périmètre, à la promotion et au respect des règles en matière de respect des conditions de travail, d’hygiène et de sécurité auprès des salariés.

• Préparer les délibérations du CSE dans le cadre de l’exercice des attributions de ce dernier en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, lorsque les sujets intéressés qui seront portés à l’ordre du jour de la prochaine réunion du CSE visées à l’alinéa 1^er de l’article L. 2315-27 du Code du travail sont déjà connus,

• Procéder sur son périmètre à l’analyse des risques professionnels et saisir le CSE de toute initiative qu’elle estime utile,

• Formuler et examiner, à la demande, soit de la majorité des membres du CSE ou de l'employeur, toute proposition de nature à améliorer les conditions de travail, d'emploi et de formation professionnelle des salariés,

• Réaliser sur son périmètre toute enquête en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel, notamment celles menée après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave,

• Décider des inspections à réaliser en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

En aucun cas, la CSSCT ne peut délibérer pour rendre un avis ni désigner un expert en lieu et place du CSE, y compris dans le cadre de l’exercice des missions susvisées.

Article 3.6.3 – Modalités de fonctionnement des CSSCT

La CSSCT est présidée par l'employeur ou son représentant.

Le médecin du travail ainsi que le responsable interne du service de sécurité assistent avec voix consultative aux réunions de la CSSCT. Ils sont invités par le président. De même, l'agent de contrôle de l'Inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale sont invités, par le président, aux réunions des CSSCT.

Lors des réunions, l'employeur peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du CSE. Ensemble, ils ne peuvent pas être en nombre supérieur à celui des membres de la commission.

La CSSCT se réunit au moins 6 fois par an (en visioconférence pour la CSSCT de Manosque-Paris), sur des sujets portant en tout ou partie sur les attributions du comité en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Le calendrier annuel des réunions de la CSSCT est établi par son président et communiqué aux membres de la commission en fin d’année civile pour l’année suivante.

En cas de situation exceptionnelle, déterminée à la majorité des membres de la commission ou à la demande de son président, des réunions supplémentaires peuvent être organisées.

De manière exceptionnelle, des réunions communes des 2 CSSCT pourront être organisées en cas de besoin pour des sujets transverses.

L’ordre du jour de chaque réunion de la CSSCT est établi par le président après un échange avec le secrétaire de la CSSCT.

La convocation à chaque réunion, accompagnée de l’ordre du jour, est transmise par e-mail par le président aux membres de la CSSCT au moins 15 jours avant la réunion.

Le secrétaire établit un procès-verbal des réunions de la commission dans les délais prévus par le règlement intérieur du CSE.

Article 3.6.4 – Crédit d’heures

Afin de pouvoir mener à bien ses missions, chaque membre de la CSSCT bénéficie d’un crédit d’heures de délégation de 20 heures par mois (soit l’équivalent de 2,5 jours ou 5 demi-journées pour les forfaits-jours), exception faite des membres élus au CSE (titulaires ou suppléants) qui bénéficient de 10 heures par mois (soit l’équivalent de 1,5 jours ou 3 demi-journées pour les forfaits-jours). Chaque secrétaire du CSSCT, qui a un rôle prépondérant en tant que relais d’information (ascendant/descendant) entre les instances pour les sujets leur incombant (CSE/RP) ou pour des sujets collectifs à mettre à l’ordre du jour du CSE, bénéficie de 10 heures par mois supplémentaires pour effectuer ses missions (étant pour partie par la tenue de réunion d’échanges régulières avec les autres secrétaires).

Ces crédits d’heures ne peuvent faire l’objet d’aucun report ni d’aucune mutualisation.

Il est précisé que le temps passé à la réalisation des enquêtes prévues au 5^ème tiret de l’article 3.6.2 ci-dessus est considérée comme du temps de travail effectif.

Toute autre enquête est en revanche réalisée dans le cadre des heures de délégation, sauf en cas de circonstances exceptionnelles validées par la Direction.

Article 3.6.5 – Formation des membres des CSSCT

Les membres des CSSCT bénéficient, à la charge de l’entreprise, de la formation nécessaire à l'exercice de leurs missions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, dans les conditions légales et règlementaires.

La formation est dispensée lors de la première désignation puis renouvelée lorsque le représentant a exercé son mandat pendant quatre ans, consécutifs ou non.

La durée de la formation dont bénéficient les membres des CSSCT dans ce cadre est fixée à cinq jours.

Le temps consacré à ces formations est pris sur le temps de travail et est rémunéré comme tel. Il n'est pas déduit des heures de délégation.

Les modalités de prise, de demande et de report du congé sont définies par les dispositions règlementaires en vigueur.

Article 3.7 – Autres Commissions

Il est convenu de la mise en place, limitativement, des commissions telles que définies à l’article 2.1.4, s’ajoutant aux CSSCT.

Les membres de ces commissions sont désignés par le CSE pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité. Cette désignation est effectuée dans le cadre d’une résolution adoptée par le CSE lors de sa première réunion suivant son élection, à la majorité des membres présents.

En cas d’égalité de voix, le candidat en départage le plus âgé est désigné.

Les convocations aux commissions se font sur initiative de l’employeur ou de son représentant.

Les règles de fonctionnement des commissions sont fixées dans le règlement intérieur du CSE.

TITRE 4 – LES REPRESENTANTS DE PROXIMITE (RP)

Article 4.1 – Nombre, périmètre d’exercice et missions des représentants de proximité

Afin de garantir en local une représentation des intérêts des salariés au plus près des situations concrètes, notamment en matière d’application de la réglementation du travail et d’accompagnement individuel des salariés, il est procédé à la désignation de représentants de proximité au sein de chacun des périmètres suivants :

• Site de Manosque : 7 représentants de proximité, dont :

• 2 appartenant au 1^er collège (OUV & EMP),

• 2 appartenant au 2^ème collège (TECH & AGM),

• 3 appartenant au 3^ème collège (CAD).

• Site de Lagorce : 4 représentants de proximité, dont :

• 2 appartenant au 1^er collège (OUV & EMP),

• 1 appartenant au 2^ème collège (TECH & AGM),

• 1 appartenant au 3^ème collège (CAD).

• Site de Paris : 2 représentants de proximité appartenant au 3^ème collège (CAD).

Les représentants de proximité, par leur présence terrain, travaillent en proximité avec les RRH et sont des relais d’information auprès du CSE et/ou des CSSCT pour toute problématique les concernant.

Ils assurent également un rôle en tant que relais des actions sociales du CSE.

Article 4.2 – Modalités de désignation des représentants de proximité

Les représentants de proximité sont désignés par le CSE à la majorité des membres présents parmi les salariés ayant fait acte de candidature, remplissant les conditions prévues à l’article L. 2314-19 du Code du travail et appartenant au site au titre duquel ils se portent candidat au mandat de représentant de proximité, lors d’une réunion dédiée à cet effet organisée dans 1 délai d’un mois après les élections du CSE.

Cette réunion pourra être organisée par visioconférence.

En cas de partage des voix, conformément aux règles du droit électoral et sans qu’il soit porté atteinte au principe de non-discrimination en raison de l’âge, la désignation se fera au profit du candidat le plus âgé.

A l’issue de la désignation, un procès-verbal est établi par le secrétaire du CSE et remis au président, qui ne prend pas part au vote.

Article 4.3 – Durée du mandat des représentants de proximité

Le mandat de représentant de proximité est d’une durée de 4 ans.

Lorsque, pendant la durée normale de son mandat, un représentant de proximité cesse ses fonctions, il est remplacé dans le délai d'un mois, pour la période du mandat restant à courir. Il n'est toutefois pas pourvu à son remplacement si la période de mandat restant à courir est inférieure à six mois.

Article 4.4 – Secrétaires des représentants de proximité

Lors d’une réunion dédiée à cet effet, les représentants de proximité désignent parmi eux un secrétaire, qui doit obligatoirement être un membre titulaire du CSE sauf en cas d’impossibilité liée aux élections auquel cas un suppléant sera exceptionnellement désigné ou, à défaut, un non élu CSE.

Chaque secrétaire des RP a un rôle prépondérant en tant que relais d’information (ascendant/descendant) avec les instances pour les sujets leur incombant (CSE/CSSCT) ou pour des sujets collectifs à mettre à l’ordre du jour du CSE.

Article 4.5 – Commissions des représentants de proximité

Les représentant de proximité se réunissent une fois par quadrimestre dans le cadre d’une commission, dite « commission des représentant de proximité ».

Il est institué une commission des représentant de proximité pour chaque site, composée des représentant de proximité du site, de l’employeur ou de son représentant, ainsi que des RRH de site.

Ces commissions sont conviées à la demande de l’employeur ou de son représentant. Un calendrier annuel des réunions est établi et communiqué aux membres de la commission en fin d’année civile pour l’année suivante.

En cas de situation exceptionnelle ou de besoin particulier, des réunions supplémentaires peuvent être organisées, soit à la demande de l’employeur ou de son représentant, soit à la demande du secrétaire.

Ces réunions auront principalement vocation à faire du partage d’expérience et de bonnes pratiques.

L’ordre du jour envisagé sera partagé et préparé avec le secrétaire.

Article 4.6 – Crédit d’heures des représentants de proximité

Chaque représentant de proximité bénéficie, pour l'exercice de ses attributions, d’un crédit d'heures de délégation de 15 heures par mois (soit 2 jours ou 4 demi-journées pour les forfaits-jours). Ce crédit ne peut faire l’objet d’aucun report ni d’aucune mutualisation.

Ce crédit d’heures est majoré de 10 heures pour le secrétaire de la commission des représentants de proximité (soit un total de 3 jours ou 6 demi-journées pour les forfaits-jours) et sera utilisé, pour partie, par la tenue de réunions régulières avec les autres secrétaires.

TITRE 5 – DISPOSITIONS RELATIVES A L’EXERCICE DES MANDATS

Article 5.1 – Moyens de fonctionnement des Organisations Syndicales représentatives

Article 5.1.1 – Local

Chaque section syndicale d’une organisation syndicale représentative au sein des Laboratoires M&L pourra disposer d’un local au siège social de la société, sis Z.I. Saint-Maurice à Manosque (04).

Les éventuelles sections syndicales d’organisations syndicales non représentatives au sein de l’entreprise disposeront d’un local commun.

Sur les sites de Lagorce et de Paris, un local commun indépendant est mis à disposition des sections syndicales.

Article 5.1.2 – Moyens bureautiques

Chaque local devra être meublé (table, chaises et armoire fermant à clé) et équipé :

• d’un téléphone filaire avec une ligne extérieur direct,

• d’un ordinateur portable par section syndicale et par site, équipé pour la bureautique selon les standards de l’entreprise et renouvelé selon les règles en vigueur dans l’entreprise,

• d’une imprimante multifonction doit pouvoir être utilisée.

Ce matériel appartient à l’entreprise, il est sous la responsabilité de l’organisation syndicale utilisatrice.

Les consommables nécessaires au fonctionnement du matériel précité ainsi que la fourniture du matériel de base nécessaire aux travaux administratifs seront à la charge de chaque section syndicale.

Chaque ordinateur mis à disposition d’une section syndicale sera doté d’un accès réglementé à internet permettant aux organisations syndicales de disposer de leur propre adresse de messagerie.

Les parties conviennent que les utilisateurs devront respecter, comme l’ensemble du personnel, la charte informatique et les autres politiques et chartes de sécurité en vigueur dans l’entreprise et rappellent que sont notamment interdites les pratiques suivantes :

• diffusion de communication syndicale,

• message collectif aux salariés via le carnet d’adresse interne ou les listes de diffusion interne,

• pratiques dangereuses pour la sécurité des réseaux internes (téléchargement de fichiers, accès non autorisés, …).

Pour faciliter le travail des IRP et permettre une bonne communication entre la Direction et ces dernières, il est convenu qu’un ordinateur portable est mis à disposition dans les mêmes conditions d’utilisation pour :

• le secrétaire du CSE,

• le Trésorier du CSE,

• le secrétaire de chaque CSSCT et le secrétaire de la commission des RP.

Article 5.1.3 – Affichages et communications

Sur chaque site (MAN ZI Saint Maurice, MAN GT, LAG et PAR), des panneaux sont mis à disposition de chaque section syndicale dans un lieu de passage fréquenté par le personnel, en évitant toutefois les lieux de passage pouvant accueillir du public ou des visiteurs.

Un espace supplémentaire dédié à l’affichage sera mis à la disposition des IRP pour informer sur le fonctionnement de chaque IRP.

Un exemplaire de chaque affichage doit être remis à la Direction au moment de l’affichage, pour information. Les communications ne pourront revêtir aucun caractère injurieux, diffamatoire (notamment racial, politique ou religieux).

La Direction veillera à ce que les panneaux d’affichage soient conformes aux dimensions standards prévues par les textes.

Article 5.1.4 – Communication syndicales et sociales

Les publications et communications syndicales et sociales peuvent se faire librement aux heures d’entrée et de sortie du travail, sans que cela apporte un trouble ou une perturbation dans l’entreprise ou le travail.

La diffusion de communication par voie dématérialisée (sur les e-mails professionnels des collaborateurs ou via tout autre réseau professionnel) n’est pas autorisée.

Article 5.1.5 – Réunions d’information syndicales

Chaque organisation syndicale représentative dotée d’une section syndicale dans l’entreprise pourra organiser sur chaque site et en dehors des heures de travail, à des dates fixées en accord avec la Direction, une réunion d’information de l’ensemble du personnel.

L’invitation de personnes extérieures à l’entreprise est possible avec l’accord préalable de la Direction.

L’utilisation ponctuelle de salles de réunions dans ce cadre-là est possible avec l’accord préalable de la Direction et sous réserve de possibilité organisationnelle.

Article 5.1.6 – Réunions d’information inter-syndicales

Jusqu’à deux fois par an, l’ensemble des organisations syndicales représentatives dotées d’une section syndicale dans l’entreprise pourra organiser exceptionnellement sur chaque site, après validation de la Direction, une réunion d’information relative à un accord important de l’ensemble du personnel, pendant le temps de travail (d’une durée d’une heure maximum par réunion et par horaire posté), à une date préalablement convenue avec la Direction.

Pour les DSC de chaque OSR, le temps passé à ces réunions ne s’imputera pas sur les heures de délégation et les frais de déplacement éventuels pour se rendre aux réunions d’information sur un autre site seront également pris en charge par la société sur production des justificatifs et dans le respect des règles et barèmes d’indemnisation en vigueur.

Les autres représentants présents utiliseront leurs heures de délégation à cet effet et n’auront pas de frais de déplacement pris en charge en cas de déplacement de leur part.

Article 5.1.6 – Heures de délégation syndicale et déplacements

Chaque délégué syndical bénéficie d’un crédit d’heures de 25 heures par mois, non reportables (soit l’équivalent de 3 jours ou 6 demi-journées pour les salariés en forfait-jours).

En complément, chaque DSC bénéficie d’un crédit d’heures de 60 heures par an (année civile).

Afin de faciliter les déplacements syndicaux inter sites, l’utilisation ponctuelle de véhicules de service est possible avec l’accord préalable de la Direction et sous réserve de possibilité organisationnelle.

De plus, 2 déplacements inter sites par an et par Organisation Syndicale Représentative, pour 2 personnes, pourront être pris en charge par la Direction (trajet, repas, nuit d’hôtel selon barème en vigueur dans l’entreprise) après information et demande formulées au préalable auprès de la Direction.

Article 5.2 – Circulation des représentants du personnel et syndicaux dans le cadre de leur(s) mission(s)

Article 5.2.1 – Liberté de circulation

Les représentants du personnel et syndicaux se déplacent librement dans l’entreprise durant les heures de travail dans le cadre de l’utilisation de leurs heures de délégation ou en dehors de l’horaire de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’accomplissement du travail, de pouvoir justifier d’une part, de leur appartenance à l’entreprise, et, d’autre part, de leur statut de représentant du personnel. A cet effet, les représentants du personnel et syndicaux disposent des badges / droits d’accès appropriés et les services d’accueil et de gardiennage disposent d’un trombinoscope des représentants du personnel leur permettant ce libre accès.

Les représentants du personnel et syndicaux ont aussi la possibilité de se déplacer hors de l’entreprise pendant leurs heures de délégation lorsque les circonstances l’exigent et pour l’exercice de leur mandat.

Qu’il s’agisse des déplacements à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise, aucune autorisation préalable n’est à requérir auprès de la Direction.

Le représentant du personnel ou syndical devra cependant informer la Direction de son intention de s’absenter (pour délégation ou réunion) afin d’éviter toute désorganisation éventuelle de son service.

Article 5.2.2 – Heures de délégation

Les heures de délégation sont présumées utilisées conformément à leur objet.

Le représentant du personnel ou syndical qui souhaite utiliser les heures de délégation doit, dans la mesure du possible, en avertir son manager au moins 48 heures à l’avance.

En outre, il doit badger avant et après la prise d’heure de délégation (que ce soit pendant ou en dehors du temps de travail).

Les heures de délégation prises en dehors de l’horaire de travail en raison des nécessités du mandat devront être soit récupérées soit payées, éventuellement assorties des majorations applicables aux heures supplémentaires. Il faudra pour cela en préciser le choix sur la fiche de suivi des heures de délégation en vigueur.

Les durées maximales du travail (10 h par jour / 48 h par semaine) et les temps de repos minimum (11 h de repos consécutives entre deux séances de travail) doivent être respectées en cas de réalisation d’heures de délégation.

Le temps passé en réunion préparatoire est imputé sur le crédit d’heure des participants, les suppléants n’en disposent en principe pas sauf transfert d’une partie du crédit d’heures d’un titulaire. Le temps passé par le secrétaire du CSE et des CSSCT à rédiger le compte rendu de réunion est imputable sur son crédit d’heures.

Article 5.2.3 – Dépassement du crédit d’heures de délégation

En application des règles légales et conventionnelles en vigueur, un représentant du personnel ou syndical peut être amené à dépasser son crédit d’heures en cas de circonstances exceptionnelles. Ce temps de dépassement ne sera rémunéré qu’à condition que son utilisation soit dûment justifiée et validée.

Article 5.2.4 – Délégation pendant une période de congés

Un représentant du personnel ou syndical qui serait amené à suspendre une période de congés payés pour exercer son mandat, sera autorisé à déduire le temps de délégation du décompte de ses congés.

Article 5.3 – Réunions sur convocation de la Direction

Article 5.3.1 – Dispositions communes

Le temps passé en réunion par les représentants du personnel ou syndical sur convocation de la Direction est assimilé à du temps de travail effectif.

Dès lors, ce temps de travail ne s’impute pas sur les crédits d’heures de délégation des représentants concernés et le cas échéant, vient alimenter un compteur d’heures à récupérer ou à rémunérer lorsque les réunions se situent au-delà de la durée normale du travail, et est traité comme toute heure de travail. Dans la mesure du possible, l’organisation de ces réunions devra se faire de manière à concilier les impératifs de la vie privée et les impératifs liés aux déplacements professionnels.

Article 5.3.2 – Déplacement lors des négociations ou réunions hors site de rattachement

Le temps passé en réunion est assimilé à du temps de travail effectif et donne lieu au maintien de la rémunération ; celle-ci est calculée selon les modalités habituelles.

Le temps consacré au trajet pour se rendre au lieu de réunion de préparation ou de négociation convoquée par l’employeur ouvre droit au maintien de la rémunération habituelle, étant précisé qu’est décompté de ce temps de trajet le temps habituel de déplacement entre le domicile et le lieu habituel de travail lorsque le trajet a lieu en dehors du temps de travail normal du salarié concerné.

Article 5.3.3 – Réunion avec la Direction et dérogations horaires

Pour permettre à tous les représentants d’assister et participer aux réunions qui se dérouleraient en tout ou partie en dehors de leur horaire habituel de travail (p.ex. et en particulier pour les salariés postés de jour et de nuit), ceux-ci bénéficient d’une dérogation horaire qui doit être sans incidence sur leur rémunération.

Article 5.3.4 – Congés de formation économique, sociale et syndicale

Les demandes de formation économique, sociale et syndicale doivent être formulées en application des dispositions légales et conventionnelles en vigueur (en principe 30 jours avant la date prévue de début de formation).

Conformément aux textes applicables, chaque salarié bénéficie d’un nombre maximum de jours de congés de formation par an, pris en une ou plusieurs fois (en principe 12 jours). L’employeur pourra reporter le départ en congé lorsque le contingent global de jours de congés pour l’année civile en cours et/ou lorsque le quota d’absence simultanées, fixés en fonction de l’effectif de l’entreprise, sont atteints.

Pour faciliter le suivi de la formation économique, sociale et syndicale, il est convenu que l’absence sera traitée comme une absence autorisée payée en congés de formation. Chaque autorisation de départ en congé formalisera le principe du maintien de la rémunération du salarié durant ce congé, avec possibilité de retenue par compensation sur le salaire en l’absence de transmission par le salarié du justificatif de suivi de la formation. 

Au-delà du cadre légal du congé de formation économique, sociale et syndicale, les signataires conviennent de l’importance de construire un cycle de formation de l’ensemble des représentants du personnel.

L’entreprise attache en effet une importance particulière à la formation de ses représentants et partenaires. Cela est un gage de réussite et d’efficacité du dialogue social et de montée en compétences de l’ensemble des partenaires, comme l’a notamment prouvé par le passé par exemple, le cycle de formation des membres du CE, des DP/CHSCT et des IRP sur la conduite du changement et la prévention des RPS.

Dans cet esprit, la Direction souhaite, dans la durée du mandat, construire un parcours de formation avec des modules associés par instance concernée dont la prise en charge financière sera mutualisée avec le CSE.

TITRE 6 – DISPOSITIONS RELATIVES A LA CONCERTATION SOCIALE

ET A LA NEGOCIATION COLLECTIVE

Article 6.1 – Calendrier annuel et thématique de négociation

Les signataires du présent accord souhaitent organiser la négociation dans l’entreprise selon une périodicité adaptée, en fonction des grands thèmes de discussion qui structurent le dialogue social.

Les négociations seront ainsi menées en 3 blocs de négociation :

1. Tous les sujets en lien avec la Qualité de Vie au Travail (QVT) seront abordés selon une périodicité triennale. Cette négociation sera l’occasion de faire le bilan notamment de l’ensemble des mesures de prévention et de soutien mises en place.

2. Les sujets en lien avec l’EMPLOI seront abordés selon une périodicité triennale. Cette négociation sera l’occasion de faire le bilan des démarches GEPP mise en place et d’envisager les impacts prévisibles en termes de mutation des métiers dans l’entreprise.

3. Les sujets en lien avec la REMUNERATION seront abordés avec une ambition triennale.

Article 6.2 – Modalités de négociation

Il est rappelé que chaque négociation fera l’objet d’une discussion et fixation préalable commune en IDS du calendrier et de la délégation de négociation.

TITRE 7 – DISPOSITIONS RELATIVES AU DEVELOPPEMENT PROFESSIONNEL

Article 7.1 – Plan de développement et de progrès annuel

Les parties signataire rappellent une nouvelle fois l’importance d’un dialogue social moderne, mature, souple, dynamique et basé sur la crédibilité et la responsabilité de l’ensemble des acteurs.

L’entreprise s’engage sur la mise en place de plans de progrès individuels annuels à travers un rendez-vous entre le représentant (élu CSE titulaire, DS/DSC ou salarié multi mandaté), son manager et le RRH. L’objectif est de cultiver et préserver l’importance de la relation interpersonnelle, de discuter librement du rôle et des responsabilités de chacun et de formaliser les éventuels points de progrès à travailler ensemble ainsi que les règles de bon fonctionnement à adapter pour faciliter la conciliation du (des) mandat(s) et de l’activité professionnelle.

A la demande du représentant et pour aider à la construction d’une dynamique de progrès positive, il pourra se faire accompagner d’un salarié de son choix.

Le contenu du plan de progrès sera intégré à la démarche de développement des compétences pour valoriser certains acquis et expériences acquis dans l’exercice du mandat et le cas échéant initier des actions & formations adaptées pour rendre concret le plan de progrès (compétences savoir-faire et savoir-être).

Pour faciliter et favoriser le développement de ces plans de progrès et aider tous les acteurs à en faire une réussite, une formation dédiée sera déployée à destination des managers.

Article 7.2 – Entretien de début de mandat (nouveau mandaté)

Lors de la prise d’un premier mandat, le représentant du personnel ou syndical et son manager examinent, lors d’un entretien de prise de mandat, les conditions d’organisation du poste permettant de concilier la tenue du poste et l’exercice du ou des mandats pour créer les meilleures conditions de réussite dans le temps des fonctions représentatives. En fonction des besoins, un entretien de début de mandat pourra être organisé notamment pour les salariés multi mandatés afin de mettre en place des règles de bon fonctionnement selon les contraintes métiers et CSP.

Article 7.3 – Entretien et bilan de fin de mandat

A l’échéance de leur(s) mandat(s), les représentants du personnel et syndicaux bénéficient, à leur demande, d’un entretien de carrière spécifique conduit par le manager et la DRH.

Au cours de cet entretien, la situation individuelle de l’intéressé fait l’objet d’un examen conjoint permettant de déterminer d’éventuels besoins en formation de nature à faciliter le repositionnement ou la réorientation professionnelle.

Le représentant du personnel ou syndical peut également bénéficier à cette occasion d’un « bilan de compétences et de représentation » réalisé par un organisme extérieur de confiance et reconnu par toutes les parties prenantes pour l’aider à disposer d’un diagnostic externe complémentaire aux plans de progrès formalisés en cours de mandat. Le résultat peut, si le représentant le souhaite, faire l’objet d’un examen conjoint avec la DRH.

Article 7.4 – Promotion et rémunération

La Direction s’assure que la rémunération des titulaires de mandats soit en cohérence avec celle des salariés exerçant des fonctions de même nature.

Chaque représentant peut à ce titre bénéficier d’une fiche individuelle dite de « carrière » à disposition auprès de la DRH pour lui permettre de se positionner.

Article 7.5 – Plans de successions des IRP

En prospective de la continuité du dialogue social à moyen terme au-delà des acteurs qui l’ont construit, les parties conviennent de l’importance de préparer l’avenir et de se mettre en réflexion sur les plans de successions des IRP au vu notamment du nombre limité de mandats dans le cadre du CSE.

Dans ce cadre-là, chaque organisation syndicale représentative pourra être amenée, au-delà de 2 mandats de membres CSE, à réfléchir aux plans de succession notamment des membres CSE et à présenter de nouveaux élus afin d’assurer de la continuité, notamment dans la gestion des œuvres sociales.

De plus, à la demande de chaque DSC, une réunion d’échange avec la DRH pourra être organisée, une fois par an et par OSR, dans une logique de partage de plan de succession éventuel et de montées en compétences des IRP.

TITRE 8 – DISPOSITIONS FINALES

Article 8.1 – Domaines non traités par l’accord

Toutes les questions qui ne sont pas traitées, réglées et encadrées par le présent accord relèvent des dispositions légales, règlementaires et conventionnelles en vigueur.

Article 8.2 – Modalités de suivi - Revoyure

L'application du présent accord sera suivie par le CSE et les organisations syndicales représentatives.

Les parties conviennent de se réunir, à l’initiative de l’une ou l’autre des parties, dans les 12 mois qui précéderont l’expiration des mandats, afin d’envisager les éventuelles évolutions à y apporter.

Article 8.3 – Durée de l’accord

Le présent accord est signé pour une durée indéterminée à compter de sa date de signature.

Article 8.4 – Communication

Afin de permettre à chaque salarié de disposer des informations relatives au présent accord, la Direction s’engage à mettre en place un dispositif de communication adapté et accessible à chacun.

Article 8.5 – Révision et dénonciation de l’accord

A la demande d’une ou plusieurs organisations syndicales signataires, il pourra être convenu d’ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Cette négociation de révision sera systématiquement ouverte si la demande en est faite par la Direction.

Le présent accord pourra être dénoncé par l’ensemble des parties signataires.

Cette dénonciation devra être notifiée à l’ensemble des autres signataires par lettre recommandée avec accusé de réception. Dans ce cas, la Direction et les Organisations Syndicales Représentatives se réuniront au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation.

Article 8.6 – Formalités de dépôt et de publicité

Postérieurement à sa signature, le présent accord, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans l'entreprise.

Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du Code du travail. Il sera déposé :

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail ;

• et en un exemplaire auprès du greffe du Conseil de Prud'hommes de Digne-les-Bains

Article 8.7 – Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Fait à Manosque,

Le 28/06/2019

En 6 exemplaires,

Pour la société Laboratoires M&L SA :

M.

Pour La CFDT Pour La CFE CGC

Mme M.

Pour FO Pour UNSA

M. M.