Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur la mise en place du télétravail" chez CITADINES APART'HOTEL - CITADINES (Siège)

UES Citadines

Accord d’entreprise sur la mise en place du télétravail

L’article 6 de l’accord d’entreprise signé le 25 mars 2019 dans le cadre de la Négociation Annuelle Obligatoire prévoyait l’ouverture de discussions sur les modalités d’une mise en place du télétravail pour le personnel du Siège.

C’est dans ce cadre que les parties se sont réunies le 1^er octobre et le 13 novembre 2019, en présence :

• De la représentante de la Direction :

  • XXX, Vice-Président Ressources Humaines,

• Des Délégués Syndicaux des organisations suivantes :

  • XXX (CGT),

  • XXX (FO),

  • XXX (CFE CGC).

Préambule

Les parties attendent de la mise en place du télétravail qu’elle permette un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle, une réduction de la fatigue et du stress dus aux temps de transport entre domicile et travail, tout en garantissant un niveau de productivité au moins équivalent au travail exercé à partir des locaux du Siège Social.

La mise en place du télétravail vise à répondre aux attentes des collaborateurs du Siège Social, exprimées lors des précédentes enquêtes de climat social et également relayées par leurs représentants du personnel. Elle apporte parallèlement une garantie de poursuite d’activité en cas de besoin (risque de pandémie ou grève des transports).

Les parties ont constaté que seul le personnel du Siège Social et les Commerciaux pouvaient être éligible au télétravail, les fonctions du personnel en résidences impliquant un contact avec la clientèle qui n’est pas compatible avec le télétravail.

Article 1 – Cadre du télétravail

1. Définitions

   Le télétravail régulier désigne l’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon régulière et volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication dans le cadre d'un contrat de travail ou d'un avenant à celui-ci.

   Le télétravail occasionnel est quant à lui « circonstanciel », sans récurrence connue d’avance. Il répond à un besoin ponctuel (grève de transports, intempéries, optimisation des déplacements, contrainte personnelle ponctuelle …) et ne nécessite pas d’avenant au contrat de travail.

2. Critères d’éligibilité

Pour être éligible au télétravail, le salarié doit répondre aux critères cumulatifs suivants :

• Temps de travail à temps complet ou d’au moins 80% en cas de temps partiel ;

• Ancienneté minimum de 6 mois dans le poste occupé ;

• Accessibilité des outils de travail par connexion sécurisée ;

• Equipement matériel déjà en place (ordinateur portable et téléphone mobile) ;

• Faible dépendance aux documents format papier ;

• Absence de contact quotidien avec la clientèle / des visiteurs extérieurs.

Il est également rappelé que l’autonomie et l’autodiscipline sont indispensables au télétravail. Un besoin d’encadrement renforcé ou une évaluation en-deça de PL3 sur l’une des 2 années précédant la demande de télétravail pourront donc justifier un refus.

Outre les demandes formulées à l’appui de préconisations de la médecine du travail, les critères d’éligibilité du salarié en situation de handicap seront étudiés en concertation avec le manager, le salarié et son responsable RH. Des aménagements et du matériel adapté pourront alors être mis en place en application des préconisations du médecin du travail.

3. Liste des postes éligibles

En fonction de la nature de leur activité, les postes des services suivants sont considérés comme éligibles au télétravail dès le début de la période de test :

• Business Développement & Asset Management ;

• Juridique ;

• Finance (sauf la Comptabilité) ;

• Informatique ;

• Projets stratégiques (sauf les équipes dédiées au déploiement de systèmes d’information) ;

• PTS ;

• Ressources Humaines (sauf la Paie) ;

• Revenue Management ;

• Ventes (commerciaux Paris et Province) ;

• Marketing.

Les parties rappellent l’objectif, à terme, d’élargir le périmètre des postes éligibles, une fois les contraintes d’organisation et/ou techniques dépassées, et sous réserve du retour d’expérience à l’issue de la phase de test sur la première année d’application.

Les postes non éligibles au télétravail régulier (postes d’assistanat, services généraux, comptabilité, paye, CRO, Distribution et SMT) sont en revanche éligibles au télétravail occasionnel.

Article 2 – Mise en place et cessation du télétravail

Les parties conviennent d’une période de test d’un an sur les modalités proposées.

Pendant cette période, et à l’issue de celle-ci, des évaluations seront réalisées afin d’envisager d’éventuels ajustements. Les modalités définitives devront alors faire l’objet d’un avenant au présent accord (ou de la conclusion d’un nouvel accord le cas échéant).

2.1 Demande de télétravail et réponse

Le passage en télétravail repose sur la base du volontariat. Le salarié qui remplit les critères d’éligibilité et qui souhaite bénéficier du télétravail en fait la demande par écrit à son responsable au moins 2 mois avant la date de début souhaitée.

La demande précisera la date de mise en place souhaitée et le jour de la semaine envisagé en télétravail.

La réponse sera formalisée par écrit sous un délai d’un mois et, en cas d’acceptation, un avenant au contrat de travail sera établi pour confirmer l’accord et préciser les modalités utiles à l’exercice du télétravail.

Il est précisé que le choix final du jour de télétravail revient au responsable de département qui arbitrera, en fonction des différentes demandes reçues et des contraintes de l’activité, afin de répartir les jours de télétravail des différents collaborateurs sur la semaine, et éviter ainsi que plusieurs ou toutes les personnes du département soient en télétravail le même jour.

2.2 Période d’adaptation

L’exercice des fonctions en télétravail débute par une période d’adaptation de 3 mois. Cette période doit permettre à l’employeur de vérifier si le salarié a les aptitudes personnelles et professionnelles pour travailler à distance, mais également si l'absence du salarié dans les locaux de l'entreprise ne perturbe pas le fonctionnement de son service.

Pour le salarié, cette période permet de vérifier si l'activité en télétravail lui convient.

Au cours de cette période, l'employeur ou le salarié peuvent décider, unilatéralement, de mettre fin à la situation de télétravail, moyennant un délai de prévenance de 7 jours.

Avant l’issue de la période d’adaptation, un bilan est réalisé entre le télétravailleur, son responsable et un membre des Ressources Humaines.

Ce bilan s’appuie sur une grille d’évaluation (dont un projet est présenté en annexe 1) sur laquelle figurent les avis des parties prenantes et, si applicable, ceux sollicités auprès des services ou clients internes en relation directe avec le télétravailleur.

2.3 Durée, renouvellement, réversibilité

L’avenant de télétravail est initialement prévu pour une durée d’un an avec tacite reconduction.

Le télétravailleur peut solliciter la réversibilité, à tout moment et sur demande écrite, de même que l’entreprise si le salarié ne répond plus aux critères.

Le retour à une organisation sans télétravail se fera alors à l’issue d’un préavis d’un mois.

2.4 Modalités spécifiques au télétravail occasionnel

En dehors du prérequis de disposer d’un équipement mobile (ordinateur portable + téléphone mobile), le télétravail occasionnel ne répond à aucun critère d’éligibilité mais à des cas de figure autorisés :

• Raisons personnelles : contraintes ponctuelles familiales, maladie non couverte par un arrêt de travail, rendez-vous médical ou scolaire, état de grossesse nécessitant de limiter les déplacements, retour de congé maternité avec problème ponctuel de garde.

• Raisons professionnelles : tâche requérant de la concentration, déplacement à venir ou retour de déplacement sans besoin de passer par le bureau ;

• Raisons extérieures : intempérie majeure, grève nationale dans les transports communs publics, épisode de pollution mentionné à l’article L.223-1 du Code de l’environnement (associé à des consignes des services de l’État sur la limitation des déplacements).

La validation du télétravail occasionnel intervient par échange de mails entre le demandeur et son responsable préalablement au début de la période de télétravail.

Sa durée maximum est fixée à 2 jours consécutifs.

Article 3 – Organisation du télétravail régulier

3.1 Modalités 

Le rythme du télétravail est d’une journée par semaine, fixe et non modifiable, sur approbation du responsable.

3.2 Circonstances particulières de suspension 

Le télétravail pourra être ponctuellement suspendu. Cette suspension pourra intervenir (mais non exclusivement) en cas de déplacement, ou tout autre mission liée à l’activité professionnelle (formation, atelier, réunion, etc…) nécessitant la présence physique du collaborateur.

Ces circonstances particulières, de même que l’absence du salarié (quel qu’en soit le motif), impliquent la suspension de la journée de télétravail qui n’est pas reportable.

3.3 Suivi et prévention du risque d’isolement

A la date anniversaire de mise en place du télétravail, un bilan annuel sera réalisé dans les mêmes conditions que celles du bilan de période probatoire évoqué au point 2.2.

Le résultat de ce bilan validera ou invalidera la tacite reconduction de l’avenant télétravail.

Article 4 – Environnement & équipement de travail – Frais

4.1 Conformité du domicile, équipement, assurance

La conformité du domicile, en matière d’installations électriques, d’accès internet, de normes électriques et de risques incendie, mais aussi de protection des données, relève de la responsabilité du télétravailleur qui fournira une attestation sur l’honneur de conformité de son domicile.

Il s'engage par ailleurs à informer son assureur du fait qu'il travaille à son domicile avec du matériel appartenant à son employeur et à remettre à ce dernier une attestation « multirisque habitation » couvrant son domicile.

4.2 Equipement

Le télétravailleur doit disposer d’un équipement mobile (ordinateur + téléphone) avec connexion sécurisée. Les modalités d’assistance technique à distance en cas de panne par le service Informatique lui seront rappelées.

Il devra s’assurer de la qualité du débit de sa connexion internet en procédant à des tests d’envoi et réception de fichiers avant la mise en place du télétravail régulier.

4.3 Frais professionnels

Incompatible avec l’accès au restaurant inter-entreprises à disposition du personnel du Siège, le jour de télétravail ouvre droit au bénéfice d’une prime panier dont le montant correspond à la part patronale du ticket restaurant.

Article 5 – Droits et devoirs du télétravailleur

5.1 Disponibilité

Pendant les jours de télétravail, le télétravailleur pourra librement organiser son temps de travail sous réserve de respecter les plages horaires de travail suivantes : 9h – 12h30 et 14h – 17h30 pendant lesquelles il doit être possible de le joindre.

Pendant ces plages horaires, le télétravailleur est tenu de répondre au téléphone, de participer à toutes les réunions téléphoniques ou les vidéoconférences organisées par sa hiérarchie et de consulter sa messagerie.

Ces plages ne font pas obstacle à la liberté d’organisation du travail et à l’autonomie dont disposent les cadres au forfait jours.

5.2 Activité et temps de travail

La charge de travail à domicile doit correspondre au volume de travail effectué lorsque le salarié travaille dans les locaux de l'entreprise. En conséquence, cela ne devrait pas générer de dépassements en termes de temps de travail effectif, celui-ci étant contrôlé par les outils de gestion du temps de travail utilisés dans l'entreprise.

Il est par ailleurs attendu du télétravailleur la même qualité de travail que celle produite lorsqu’il travaille dans les locaux de l’entreprise.

5.3 Protection des données

Le télétravailleur doit veiller à ne transmettre aucune information sur les données confidentielles à des tiers et à verrouiller l'accès de son matériel informatique afin de s'assurer qu'il en soit le seul utilisateur.

La violation de cette obligation est un motif de sanction disciplinaire, pouvant aller, le cas échéant, jusqu'au licenciement de l'intéressé.

5.4 Droits collectifs et égalité de traitement

En cas de maladie ou d'accident pendant les jours de télétravail, le télétravailleur doit en informer la Direction des Ressources Humaines, dans le délai applicable aux salariés présents dans l'entreprise, conformément aux dispositions du Règlement Intérieur.

L'accident qui a lieu pendant le télétravail et sur le lieu du télétravail est présumé être un accident du travail.

Le télétravail induit les mêmes droits que le travail au bureau.

Les parties signataires rappellent que les salariés en télétravail bénéficient également des temps de repos journaliers et d'un droit individuel à la déconnexion.

Article 6 – Date d’effet et durée de l’accord

Le présent accord prendra effet au 1^re janvier 2020.

Compte tenu de la mise en place d’une première période de test d’une durée d’un an et du délai de demande d’au moins 2 mois stipulé à l’article 2.1, le présent accord est conclu pour une durée déterminée de 14 mois soit jusqu’au 28 février 2021.

Article 7 – Révision

Les parties peuvent demander la révision sous forme d’avenant de tout ou partie du présent accord conformément aux articles L2261-7-1 et suivant du Code du travail et selon les modalités suivantes :

-       toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception aux autres parties signataires et comporter l’indication des dispositions dont la révision est demandée et un projet de texte révisé ;

-       le plus rapidement possible et au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties au présent accord devront ouvrir une négociation en vue de la rédaction d’un nouveau texte.

Dans l’hypothèse où ces négociations aboutiraient à la signature d’un avenant, celui-ci se substituerait aux stipulations du présent accord qu’il remplace.

Article 8 - Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord est établi en 5 exemplaires originaux.

Conformément aux dispositions des articles R.2231-1 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé en deux exemplaires dont une version originale sur support papier signée des parties et une version sur support électronique à la DIRECCTE.

Un exemplaire original sera également remis au Secrétariat du Greffe du Conseil de prud’hommes du lieu de sa conclusion.

Enfin, en application de l’article R.2262-2 et suivant du Code du travail, il sera transmis au Comité d’Entreprise, aux Délégués du Personnel et aux Délégués Syndicaux. Mention de cet accord sera également faite sur les panneaux réservés à la Direction pour sa communication avec le personnel.

Fait à Levallois-Perret, le 13 novembre 2019.

Pour l’UES Citadines

XXX – Vice-Président Ressources Humaines

Pour la CGT

XXX

Pour FO

XXX

Pour la CFE-CGC

XXX