Protocole d’accord préélectoral
pour l’élection des élus du Comité Social Economique (CSE) de Groupama Antilles Guyane

Entre les soussignés,

D’une part,

La Caisse Régionale d’Assurances Mutuelles Agricoles Antilles-Guyane, dont le siège social est situé au Pôle technologique de Kerlys, rue Saint Christophe, Bâtiment E, BP 559 à Fort de France (97242 CEDEX), représentée par

Et d’autre part,

• FO,

• L’UGTG

• La CGTG,

• La CSTM,

• La CDMT,

• La CFE-CGC,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 a pour conséquence la fusion des différentes instances représentatives du personnel actuelles (comité d’entreprise, CHSCT et délégués du personnel) en une instance unique : le Comité Social et Economique (CSE).

Sa mise en place doit être effective au plus tard le 31 décembre 2019, fin de la période transitoire prévue par l’ordonnance. Ainsi, Groupama Antilles Guyane organise en 2019 sa nouvelle élection professionnelle, dans ce nouveau cadre réglementaire.

L’objet de ce protocole d’accord préélectoral est de fixer le cadre électoral dans lequel le Comité Social Economique doit être mis en place au sein de l’Entreprise.

Le présent protocole d’accord préélectoral s’inscrit dans le cadre de l’accord relatif à la mise en place et à l’organisation du Comité Social Economique de Groupama Antilles Guyane, du 10 septembre 2019.

Les dates sont précisées dans le calendrier en annexe 1 du présent protocole.

Annonce et organisation des élections

La Direction a la charge d’annoncer et d’organiser l’élection professionnelle au sein de l’Entreprise. Ses coordonnées sont les suivantes :

Pôle technologique de Kerlys, rue Saint Christophe, Bâtiment E,
BP 559 à Fort de France (97242 CEDEX).

L’annonce de l’élection s’est s’effectuée par mail, par voie d’affichage (panneaux et intranet de l’Entreprise) en date du 13 juin 2019.

Collèges électoraux

En application des dispositions de l’article 19 de la Convention Collective Nationale des Sociétés d’Assurances (CCNSA) du 27 mai 1992 et de l’article 15 de l’Accord National Groupama du 10 septembre 1999, le personnel est réparti en 2 collèges selon les modalités suivantes :

1er collège « Non-Cadres » : comprenant les salariés des classes 1 à 4 ;

2e collège « Cadres » : comprenant les salariés des classes 5 à 7.

Effectif de l’entreprise – Nombre de sièges à pourvoir

Les effectifs de l’entreprise définis par les articles L.1111-2 et L.1111-3 du code du travail, sont projetés à la date théorique du 1er Tour des élections, et sont répartis comme suit :

	Groupama Antilles Guyane
Collège Non Cadres	161
Collège Cadres	59
Effectif total	220

En conséquence, le nombre de sièges à pourvoir est de 10 titulaires et 10 suppléants, conformément aux dispositions des articles L. 2314-1 et R. 2314-1 du Code du travail.

Les parties conviennent, eu égard à l’effectif de l’entreprise, de la répartition suivante des sièges :

• Collège Non Cadres : 7 titulaires

7 suppléants

• Collège Cadres : 3 titulaires

3 suppléants

Le nombre de sièges à pourvoir étant fixé en fonction du nombre de salariés à la date du premier tour, ce nombre sera arrêté au 03 octobre 2019 (transmission de la liste définitive).

Durée des mandats électifs

La durée du mandat des élus du Comité Social Economique est fixée à 4 ans, de date à date.

Type de scrutin

L’élection des membres de CSE se fait simultanément dans le cadre d’un scrutin de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Si un candidat se présente individuellement, il est réputé constituer une liste à lui seul.

Au 1^er tour, seules les organisations syndicales intéressées ont la possibilité de présenter des listes de candidats.

En cas de 2^nd tour, sont admises toutes les listes, y compris celles présentées par les candidats sans étiquette syndicale. Le recours au 2^nd tour est obligatoire quand :

• Le quorum n’est pas atteint, c'est-à-dire lorsque plus de la moitié des électeurs inscrits ne s’est pas exprimée valablement ;

• Il y a carence de candidatures ou que le nombre de candidatures au 1^er tour est inférieur au nombre de postes à pourvoir ;

• Il reste des sièges à pourvoir après le 1^er tour.

Personnel électeur et éligible – Listes électorales

1. Règles générales

Au sens de l’article L2314-18 du code du travail, sont électeurs :

• Les salariés âgés de 16 ans accomplis au jour du scrutin.

• Les salariés travaillant au sein de l’Entreprise depuis trois mois à la date du 1^er tour de scrutin et n’ayant pas encourus une condamnation privative du droit de vote politique, qu’ils soient sous contrat à durée indéterminée ou déterminée.

Peuvent également voter :

• Les salariés dont le contrat est temporairement suspendu (maladie, accident du travail, maladie professionnelle, congé de maternité, congé parental, congé sabbatique, chômage partiel, congé de formation, mise à pied) ;

• Les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure qui remplissent les conditions de l’article L2314-18-1 (ils peuvent choisir d’exercer leur droit de vote dans l’entreprise utilisatrice ou dans l’entreprise qui les emploie).

Au sens de l’article L2314-19 du code du travail, sont éligibles :

• Les salariés âgés de 18 ans accomplis à la date du 1^er tour de scrutin.

• Les salariés travaillant au sein de l’Entreprise depuis 12 mois au jour du scrutin.

L’ancienneté s’appréciera au sein de Groupama Antilles Guyane, et toute autre entité rattachée au périmètre du Groupe Groupama.

Sont également éligibles :

• les salariés dont le contrat est temporairement suspendu (maladie, congé de maternité, congé parental, congés payés, congé de formation, congé pour création d’entreprise, mise en disponibilité).

• Les salariés en cours de préavis ; s’ils sont élus, ils exerceront leur mandat jusqu’à la date de fin de leur préavis.

Toutes ces conditions s’apprécient à la date du 1^er tour et s’appliquent au 2^nd tour le cas échéant.

Cas particuliers

Ne peuvent être électeurs les salariés qui, soit disposent d'une délégation particulière d'autorité leur permettant d'être assimilés au chef d'entreprise, soit représentent effectivement l'employeur devant les institutions représentatives du personnel ou exercent au niveau de l'entreprise à l'égard des représentants du personnel les obligations relevant exclusivement du chef d'entreprise.

D'après la jurisprudence, les cadres détenant sur un service, un département ou un établissement de l'entreprise une délégation particulière d'autorité établie par écrit permettant de les assimiler à un chef d'entreprise sont exclus de l'électorat et de l'éligibilité (Cass. soc., 6 mars 2001, n° 99-60.553 ; Cass. soc., 6 févr. 2002, n° 00-60.488).

La Cour de cassation a également jugé que le fait, pour un salarié, de représenter effectivement l'employeur devant les institutions représentatives du personnel est considéré comme l'exercice d'un pouvoir permettant d'assimiler l'intéressé à l'employeur, ce qui le prive de la qualité d'électeur, et donc d'éligibilité (Cass. soc., 12 juill. 2006, n° 05-60.300).

Information du personnel

La direction annoncera par voie d'affichage et par voie électronique, l'organisation des élections professionnelles et invitera à négocier le protocole d'accord préélectoral et à établir les listes de leurs candidats aux fonctions de représentants du personnel au Comité Social Economique, conformément aux dispositions de l’article L.2314 du code travail, le 13 juin 2019, soit au moins 90 jours avant la date du scrutin.

Listes électorales

La direction établit et affiche la liste électorale, au plus tard le jeudi 03 octobre 2019.

Parallèlement, ces listes seront remises à toutes les organisations syndicales représentatives dans l’Entreprise, préalablement à leur affichage.

Pour des raisons de protection des données à caractère personnel, ces listes seront utilisées uniquement aux fins de contrôle de l’électorat et ne devront en aucun cas être diffusées à qui que ce soit et sous quelque forme que ce soit.

Ces listes électorales transmises aux organisations syndicales indiquent par ordre alphabétique l’ensemble des salariés. Les listes des électeurs indiquent pour chaque salarié : le nom, le prénom, la date d’entrée, la capacité à être électeur et/ou éligible, ainsi que la date de naissance.

Les listes affichées ne comporteront pas la date de naissance.

En cas d’erreur ou d’omission, les demandes de correction doivent être adressées au service RH au plus tard le mercredi 09 octobre 2019. Au-delà de cette date, les listes électorales ne seront plus modifiées et restent valables pour les 2 tours de scrutin, sauf en cas de contestation auprès du Tribunal.

Listes des candidats

Au premier tour, sont invitées à présenter leur liste de candidats au service RH :

• les organisations syndicales intéressées, qu’elles soient représentatives dans l’entreprise ou non ;

• les organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ;

• Celles ayant constitué dans l’entreprise une section syndicale ;

• les syndicats affiliés à une Organisation syndicale représentative au niveau national ou interprofessionnel.

Les listes doivent être déposées contre récépissé à partir du jour d'affichage des listes électorales, et au plus tard le vendredi 11 octobre avant 16h00, par courrier postal, remis en mains propres contre décharge ou par voie électronique auprès du Service Ressources Humaines, à l’attention de Madame Anaïs BOUTRIN (anais.boutrin@groupama-ag.fr) ou Monsieur Cyrille THALMENSY (cyrille.thalmensy@groupama-ag.fr) au Pôle technologique de Kerlys Bât E, rue St Christophe, BP° 559, 97242 FORT-DE-FRANCE Cedex.

En cas de liste commune, la liste de candidats devra faire apparaître la base de répartition des suffrages entre les organisations syndicales concernées, à défaut la répartition se faisant à parts égales.

Ces listes, seront établies distinctement pour :

• L’élection des titulaires non Cadres

• L’élection des titulaires Cadres

• L’élection des suppléants non Cadres

• L’élection des suppléants Cadres

Et déposées auprès des personnes susmentionnées en double exemplaire ; l'un de ces exemplaires, émargé par la RH, vaudra récépissé de dépôt.

Critère de recevabilité des listes

Les listes ne peuvent comprendre un nombre de candidats supérieur à celui des sièges à pourvoir, mais elles peuvent être incomplètes.

Les listes doivent être établies séparément pour les titulaires et les suppléants.

Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Pour chaque collège électoral, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

A cet égard, voici la proportion de femmes et d'hommes pour chaque collège :

	Proportion de femmes	Proportion d’hommes	Total
Collège Non Cadres	123	38	161
Collège Cadres	32	27	59
Total	154	65	220

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :

	Nombre de femmes	Nombre d’hommes	Total
Collège Non Cadres	5	2	7
Collège Cadres	2	1	3

Cette répartition est donnée à titre indicatif et devra éventuellement être modifiée en application de l’article L.2314-31 du Code du travail, si la proportion d'hommes et de femmes inscrits sur les listes électorales évolue au jour de la publication des listes électorales, soit le 03 octobre 2019.

En cas de modification de la répartition, la Direction des Ressources Humaines informera les organisations syndicales au plus tard le 03 octobre 2019.

Si en application de ces règles, la liste devait être modifiée, l'organisation syndicale en informera la Direction des Ressources Humaines au plus tard le 09 octobre 2019.

Liste second tour

Si un deuxième tour est nécessaire, les listes de candidats déposées au 1^er tour restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être portées à la connaissance de la RH au plus tard le mardi 12 novembre 2019. Les listes de candidats sont affichées sur le site intranet Kot@Kot par la RH dès qu’elle en a eu connaissance et au plus tard 24h après la date limite de dépôt, soit le mercredi 13 novembre 2019.

Professions de foi

Les textes doivent être établis sur un feuillet de format A4 (210X297mm) noir et blanc ou en couleur et ne pas excéder 2 Mo au format informatique PDF et être adressés sous cette forme à la DRH.

Les professions de foi seront transmises à la RH au plus tard le vendredi 11 octobre 2019 pour le 1^er tour, et le mardi 12 novembre 2019 pour le 2^ème tour éventuel.

Les logos des Organisations syndicales sont transmis au format png (200px x 200px).

Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

Date des scrutins

Pour le premier tour, le scrutin sera ouvert à compter du 30 octobre 2019 à 7 heures trente et fermé le 07 novembre 2019 à 9 heures.

Au cas où un deuxième tour serait nécessaire, le scrutin sera ouvert le 14 novembre 2019 à 7 heures trente et fermé le 21 novembre 2019 à 9 heures.

Une communication dématérialisée à l’ensemble des salariés sera réalisée pour préciser les modalités du vote électronique par internet et adressée au plus tard le 08 octobre 2019.

Bureau de vote

Il y a un bureau de vote par collège pour l’ensemble de l’élection, soit 2 bureaux.

Le bureau de vote est composé de trois électeurs dont un président et deux assesseurs : les deux plus anciens électeurs et le plus jeune électeur. En cas d’indisponibilité, le suivant sur la liste sera sollicité, et ainsi de suite.

Ne peuvent siéger au sein du bureau de vote, ni le chef d’Entreprise, ni son représentant.

Le temps passé par les assesseurs, les délégués de liste, les scrutateurs pour se rendre au bureau de vote et remplir leurs missions, est du temps de travail effectif payé comme tel à échéance normale ou récupérée.

Le bureau de vote est établi pour les deux tours. Chaque organisation syndicale pourra envoyer une personne pour être scrutateur au moment du vote test, du dépouillement du 1^er tour et d’un éventuel 2^nd tour.

Matériel de vote

Un courrier présentant les modalités de connexion et de vote est envoyé le 08 octobre 2019, pour le 1^er tour au domicile de chaque salarié.

Il comprend son numéro d’identifiant et son code secret.

En cas de perte de cet identifiant et/ou du mot de passe, le collaborateur pourra prendre directement contact par téléphone aux fins d'authentification et d’acheminement de nouveaux identifiants et mot de passe, par SMS ou par Email.

Les codes d’accès et les mots de passe communiqués pour le premier tour serviront aussi au second tour. Il n’y aura donc pas d’envoi d’un deuxième courrier pour le second tour.

Une communication dématérialisée à l’ensemble des salariés sera réalisée par la Direction pour rappeler l’envoi des courriers ainsi que le mode opératoire en cas d’absence de réception du courrier.

Déroulement du vote électronique par Internet

Les parties s’accordent sur la mise en place du vote électronique pour cette élection.

L’ensemble des salariés de la société Groupama Antilles-Guyane procèdera au vote par le biais du système électronique décrit ci-après. Aucun vote par bulletin secret sous enveloppe ne sera donc enregistré.

Les personnes ne disposant pas de poste de travail professionnel pourront se rendre sur le site de Jarry ou de Kerlys pour réaliser leur opération de vote. A cet effet, un poste sécurisé, permettant d’assurer la confidentialité des opérations de vote, en libre-service sera mise à disposition, et l’information sera diffusée par voie d’affichage.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide de l’adresse :

https://groupama-ag.votes.voxaly.com

Communiquée sur la lettre personnalisée.

Le déroulement est le suivant :

• L’électeur pourra accéder, 24 heures sur 24, au site de vote gratuitement à partir de tout ordinateur connecté à Internet.

• L’électeur devra s’identifier à l’aide de son code d’accès et de son mot de passe personnels et confidentiels.

• Après identification, le service confirme l’élection à laquelle l’électeur est autorisé à participer.

• Le service affiche les listes candidates pour l’élection.

• Les listes sont affichées selon l’ordre alphabétique.

• L’électeur peut :

• choisir une liste complète,

• rayer des noms,

• voter blanc.

• Son choix lui est rappelé et il peut le modifier.

• L’électeur confirme alors son vote.

• L’affichage de l’accusé de réception lui confirme l’enregistrement ferme et définitif de son vote.

• A tout moment, l’électeur peut interrompre le processus et le reprendre ultérieurement, jusqu’à la fermeture du scrutin.

Modalités du suivi du scrutin et taux de participation

Il est convenu que le prestataire VOXALY fournira un suivi journalier des taux de participation au vote à la Direction. Cette information sera retransmise aux organisations syndicales.

Séance de validation et formation du bureau de vote

Une séance de formation (un vote test, une formation chiffrement et scellement du système de vote) des membres du bureau de vote et des délégués syndicaux, se déroulera le 24 octobre 2019 à 9 heures.

Lors de cette séance :

• les membres du bureau de vote, ainsi que la direction de l’entreprise, seront formés par VOXALY sur les procédures d’ouverture, de clôture et de dépouillement.

• les membres du bureau de vote valideront le dispositif de vote.

Les clés de dépouillement seront générées publiquement par le Président et les deux assesseurs de chaque collège, soit un total de six clés. Durant la période de vote, tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Au moins deux de ces clés par collège permettent de générer les opérations de dépouillement des urnes.

Ouverture et fermeture du scrutin

Les opérations d’ouverture et de clôture sont contrôlées par un représentant de la direction en présence des membres du bureau de vote. Les Organisations Syndicales qui le souhaitent peuvent assister à ces opérations d’ouverture et de clôture.

Assistance Téléphonique

L’assistance renseigne les électeurs sur le processus global de vote, sur les modalités de vote ainsi que sur les possibilités de réexpédition de nouveaux codes de connexion au site.

L’assistance peut réexpédier de nouveaux codes à l’électeur après une vérification de l’identité de l’appelant selon les modalités suivantes au choix de l’électeur :

• par SMS sur le téléphone portable du choix de l’électeur ;

• par courriel sur l’adresse Email du choix de l’électeur.

Aux fins d’authentification pour garantir la confidentialité dans la transmission des codes aux salariés, il est prévu que la DRH envoie préalablement à VOXALY un fichier reprenant les éléments suivants : nom, prénom, date de naissance, code postal d’habitation, clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres) de chaque salarié électeur.

Ces données permettront à l’assistance téléphonique de procéder par questionnement à la vérification de l’identité de l’appelant afin de pouvoir lui réexpédier ses codes.

L’assistance est ouverte durant tous les jours ouvrés du scrutin, du lundi au vendredi, 24h/24h.

Dépouillement et résultat du vote

Le dépouillement des élections des représentants au Comité Social Economique aura lieu le 07 novembre 2019. En cas de deuxième tour, le dépouillement interviendra à la date du 21 novembre 2019.

Les opérations de dépouillement sont réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

Le résultat du vote aura lieu en présence des organisations syndicales et de l’employeur ou de son représentant.

La réception des résultats des élections se réalise sous le contrôle et la responsabilité du bureau de vote composé du Président et des assesseurs. Il s’assure de la régularité des opérations et proclame les résultats.

Le processus de dépouillement est le suivant :

• clôture du site Internet de vote,

• décryptage des suffrages Internet,

• extraction de la liste des émargements Internet,

• calcul des résultats globaux et attribution des sièges,

• validation par le bureau de vote de la bonne attribution des sièges et des élus,

• impression des Procès-Verbaux.

Ces opérations sont publiques et se déroulent en présence du délégué syndical, ou la personne mandatée à cet effet. Tout électeur pourra y assister en qualité d’observateur.

Une copie du PV sera remise à chaque organisation syndicale intéressée.

Les membres du bureau de vote devront rédiger le formulaire CERFA consignant les résultats des opérations électorales.

Affichage et propagande

Pour toutes les communications relatives aux élections, les organisations syndicales utiliseront les panneaux mis habituellement à leur disposition par la RH sur tous les sites de l’Entreprise, ainsi que sur le site intranet kot@kot.

Procès-verbaux des résultats

Au 1^er tour comme au 2d tour, les procès-verbaux signés par le bureau de vote, comportant éventuellement désignation des élus, seront portés à la connaissance du personnel, par l’affichage d’un exemplaire sur les panneaux prévus à cet effet et par voie de circulaire ainsi que sur le site intranet kot@kot.

Au terme du 2d tour, ces résultats seront transmis à l’Inspection du Travail en deux exemplaires dans les 15 jours qui suivent leur proclamation et un exemplaire sera transmis au CTEP, TSA79104, 76934 ROUEN Cedex 9.

Une copie des PV sera transmise aux organisations syndicales représentatives dans l’Entreprise.

Litige

En cas d’interprétation d’un des articles de cet accord, le Président du bureau de vote décide de la solution à retenir après consultation des membres du bureau. S’il y a accord sur l’interprétation, la décision du bureau de vote est souveraine.

En cas de désaccord sur l’interprétation, les parties signataires conviennent de demander la formation d’une commission d’interprétation composée d’un membre de la direction, d’un représentant du personnel désigné par la majorité des délégués syndicaux, ou la personne mandatée à cet effet, et d’une personnalité extérieure.

Les deux parties s’accordent sur la désignation de la personnalité extérieure et à défaut, le choix de chacune des parties sera désigné au sort.

L’accord de la commission d’interprétation devra être unanime.

En cas de désaccord persistant, le Tribunal d'Instance peut être saisi dans les 15 jours suivant la proclamation des résultats par la partie contestataire.

Publicité et durée d’application du protocole d’accord préélectoral

Les dispositions du présent protocole d’accord préélectoral sont applicables uniquement pour l’élection définie dans ce protocole.

Le présent protocole sera établi en autant d’exemplaires que de parties à la négociation. Un exemplaire sera affiché sur les panneaux de la Direction et sur le site intranet kot@kot.

Un exemplaire original sera transmis à l’inspecteur du travail du siège de l’entreprise.

Fait à Fort-de-France en 9 exemplaires originaux, le 10 septembre 2019.

L’Employeur

Pour Groupama Antilles-Guyane

Les organisations syndicales

Pour FO Pour la CGTG Pour la CSTM

Pour L’UGTG Pour la CDMT Pour CFE-CGC

ANNEXE 1 – Calendrier des opérations

Etapes	Coordination des étapes	Calendrier théorique	Calendrier réel
Information du personnel sur la tenue des élections	3 mois avant le 1er tour maximum	13/06/2019	13/06/2019
Invitation des organisations syndicales	Lendemain de l’information du personnel	14/06/2019	14/06/2019
Réunion de négociation du protocole d’accord préélectoral	2 mois avant la date des élections. 15j minimum après la convocation	01/07/2019	01/07/2019 18/07/2019 10/09/2019
Conclusion d’accord préélectoral	A l’occasion de la réunion de négociation	10/09/2019	10/09/2019
Affichage des listes électorales électeurs / éligibles	30 jours avant la date du scrutin	03/10/19	03/10/19
Recueil des réclamations concernant les listes	Dans les 3 jours ouvrés suivant l’affichage des listes	09/10/2019	09/10/2019
Date limite de dépôt des candidatures, des assesseurs et des professions de foi par les OS auprès de la DRH+ Contrôle des candidatures	En pratique, 3 semaines avant le 1er tour	11/10/2019	11/10/2019
Transmission des candidatures et des professions de foi à VOXALY	Le lendemain de la réception des candidatures des OS	15/10/2019	15/10/2019
Affichage des candidatures	Lendemain du dépôt	18/10/2019	18/10/2019
Courriers de VOXALY sur les modalités de connexion et procédures du vote au domicile de chaque électeur	En pratique, 15 jours avant le 1er tour. Point de vigilance pour la Guyane	08/10/2019	08/10/2019

Etapes	Coordination des étapes	Calendrier théorique	Calendrier réel
Composition des bureaux de vote + Formation des membres des bureaux de vote, vote Test	En pratique, 2 jours avant le 1er Tour.	24/10/2019	24/10/2019
Ouverture du site de vote et de l’assistance téléphonique VOXALY	Une semaine avant le 1er Tour	30/10/2019 (Ouverture à 7h30)	30/10/2019 (Ouverture à 7h30)
Scrutin 1er tour		07/11/2019 (Fermeture à 9h00)	07/11/2019 (Fermeture à 9h00)
Proclamation et affichage des résultats et transmission des PV aux OS et information éventuelle du 2e Tour	Le lendemain du 1er Tour	08/11/2019	08/11/2019
Date limite de Transmission des procès-verbaux à la DIECCTE/CTEP	15 jours maximum après le 1er Tour	22/11/2019	22/11/2019
Et si le quorum n’est pas atteint au 1er Tour :
Reconduction des candidatures du 1er tour et/ou dépôt des candidatures individuelles au 2nd tour + Recueil des professions de foi + Contrôle des listes des candidatures	En pratique, 3 jours après le 1er Tour	12/11/2019	12/11/2019
Transmission des listes à VOXALY	Le lendemain au plus tard	13/11/2019	13/11/2019
Ouverture du site de vote et de l’assistance téléphonique VOXALY	Une semaine avant le 2nd Tour	14/11/2019 (Ouverture à 7h30)	14/11/2019 (Ouverture à 7h30)
Scrutin 2nd Tour	15 jours maximum entre les deux Tours	21/11/2019 (Fermeture à 9h00)	21/11/2019 (Fermeture à 9h00)
Proclamation et affichage des résultats et transmission des PV aux OS	Le lendemain du 2nd Tour	22/11/2019	22/11/2019
Date limite de transmission des procès-verbaux DIECCTE / CTEP	15 jours maximum après le 2nd Tour	06/12/2019	06/12/2019
Début des élections suivantes		Novembre 2023

ANNEXE 2 – Description détaillée du fonctionnement de VOXALY (prestataire retenu)

Les exigences de sécurité pour le vote

La sécurité du scrutin est un enjeu majeur pour la réussite des élections. Nous présentons ci-dessous notre approche des différentes problématiques et les solutions appliquées.

Anonymat

L’anonymat lors des échanges Internet avec l’électeur

Sur la base de la liste électorale consolidée, le prestataire devra attribuer à chaque électeur un code d’accès et un mot de passe uniques.

Le prestataire génère un code d’accès pour chaque électeur, qui sert d’identifiant unique lors de l’authentification sur les services de vote. Ces codes d’accès sont générés de façon non prédictible.

Le mot de passe est également généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Sur le site Internet, le nom et toutes autres informations nominatives, ne sont jamais affichés.

L’anonymat des votes et la confidentialité : séparation des informations nominatives du bulletin

L’urne recueillant les suffrages et la liste d’émargement sont deux espaces totalement distincts. Il s’agit de deux espaces de stockage sans aucun lien ni relation entre les deux.

Lorsque l’électeur confirme son vote, l’ensemble du traitement est réalisé selon un mécanisme assurant une intégrité parfaite entre la tenue de la liste d’émargement et l’insertion dans l’urne.

De plus, ce traitement garantit l’intégrité du scrutin lors des accès simultanés. Il impose un ordonnancement séquentiel, empêchant, par exemple, un électeur de voter deux fois simultanément.

La préservation de l’anonymat

Comme indiqué ci-dessus, chaque bulletin inséré dans l’urne ne comprend aucune référence (référence nominative ou référence technique) avec l’électeur. Par absence de référence, nous entendons aucun nom, aucune adresse, mais aussi aucun identifiant, ni même aucune empreinte d’un éventuel identifiant qui permettrait, par des traitements croisés ou de jointure, de pouvoir retrouver ultérieurement l’électeur. Le bulletin est totalement anonyme, même après la clôture. De plus, lorsque les bulletins sont extraits de l’urne, ils sont mélangés afin d’éviter toute tentative de rapprochement chronologique avec les émargements.

L’anonymat est toujours préservé, même après le dépouillement et l’usage des clés de déchiffrement.

Confidentialité et chiffrement

Pour garantir la confidentialité, VOXALY chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin n'est ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• le chiffrement sur le poste de travail, via une implémentation locale en Javascript, est assurée afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement,

• la totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se font selon le protocole HTTPS/TLS ou SSL.

De plus, afin de renforces la confidentialité, toutes les étapes intermédiaires de construction du bulletin sont réalisées en local sur le poste de l’électeur, sans aucun échange avec le serveur.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permet de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

Intégrité

Par intégrité, il faut entendre : « S’assurer que la saisie faite par le votant sera fidèlement retranscrite lors du dépouillement final».

L’application assure l’intégrité des votes :

• après avoir exprimé son choix, l’électeur ne peut pas voter à nouveau pour la même élection,

• un électeur ne pas peut voter aux élections auxquelles il n’est pas inscrit,

• une tierce personne, non inscrite, ne peut pas voter.

La solution mise en œuvre est conçue pour garantir :

• aucune altération lors de la saisie du vote Internet, via l’utilisation de HTTPS,

• aucune altération entre la saisie et le dépouillement final, via le chiffrement des bulletins.

Disponibilité

Les services de vote par Internet est accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.

Afin de garantir la meilleure disponibilité, l’ensemble des équipements matériels est redondé.

Le délai de rétablissement du service après une panne est garanti contractuellement par l’hébergeur de la plate-forme VOXALY.

En fonction des limites définies (nombre de connexions simultanées), le système est capable de surveiller son propre trafic entrant et de le limiter, afin de garantir des temps de réponse optimums et éviter des engorgements.

La disponibilité est mesurée et testée régulièrement pendant toute la période de vote sans perturber et ni altérer la sincérité des suffrages.

Enfin, afin de permettre aux instances de contrôle de surveiller elles-mêmes le bon fonctionnement de bout en bout les traitements applicatifs et Cela tout en respectant la plus stricte régularité et sincérité du scrutin, VOXALY met à disposition des comptes ECOLE.

Authentification

Sur la base de la liste électorale consolidée, nous attribuons à chaque électeur un identifiant unique, un code d’accès unique et un mot de passe.

Dans le cas où le code d’accès ne peut être fourni par l’entreprise le code d’accès est généré de telle façon qu’il soit impossible de deviner l’identifiant d’une personne, à partir d’un autre identifiant connu.

Le mot de passe est généré de façon aléatoire.

Au niveau de l’authentification sur les services de vote, un mécanisme est mis en place pour éviter de deviner les mots de passe, en bloquant toute tentative de recherches multiples.

Le scellement du système et des données

Le scellement a pour but de s’assurer de la stabilité dans le temps des différents éléments et dans le cas contraire, de détecter immanquablement toute modification, quelle qu’en soit la forme ou la justification et avertir les personnes concernées.

Ces différents éléments sont surveillés en comparant leurs empreintes courantes par rapport à un jeu d’empreintes de référence, stocké sur un support stable et non modifiable.

Chaque traitement de surveillances donne lieu à une trace. En cas de différence, une alerte est remontée auprès de la supervision.

Le journal des traitements est associé à l'archive finale réalisée lors de la fermeture du vote.

L’expertise

Depuis le décret du 25 avril 2007 et les dernières recommandations CNIL n° 2010-371 du 21 octobre 2010, la plate-forme de vote VOXALY est régulièrement expertisée par des sociétés spécialisées et indépendantes, à la demande de nouveaux clients.

Ces expertises ont toutes mis en évidence l’adéquation des solutions VOXALY avec les exigences requises en matière de vote électronique, sécurité, confidentialité, anonymat et intégrité des scrutins.

Vote test

Nous préconisons qu’un vote test soit réalisé, au préalable, en présence des représentants de commission électorale et éventuellement d’un huissier et/ou d’un expert informatique.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

La simulation réalisée sur le site de vote réel passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

L’objectif est de permette au Bureau de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

Déclaration CNIL

Les principes fondateurs, les fonctionnalités, l’architecture fonctionnelle, applicative et technique du système de vote ont déjà été présentées à la CNIL à la division des affaires économiques.

VOXALY a des échanges réguliers avec la CNIL afin que ses applications et leurs évolutions soient toujours en conformité avec les recommandations.