ACCORD relatif à LA MISE EN PLACE D’un vote PAR INTERNET

POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DES SALARIES

AU SEIN DE Groupama Ocean Indien

ENTRE : 

• GROUPAMA OCEAN INDIEN, Caisse régionale d’assurances mutuelles agricoles inscrite au répertoire SIRENE sous le numéro 314 635 319 00135 dont le siège social est 7, rue André Lardy — 97438 SAINTE-MARIE, représentée par son représentant légal en exercice

Et :

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• le Syndicat CFDT représenté par , agissant en qualité de Délégué Syndical,

• le Syndicat CGTR  représenté par agissant en qualité de Délégué Syndical,

• le Syndicat CFE-CGC.  représenté par, agissant en qualité de Délégué Syndical Suppléant,

• le Syndicat FO  représenté par, agissant en qualité de Délégué Syndical.

PREAMBULE 2

article 1 – modalités d’organisation des opérations electorales 3

1.1. - Modalités de vote 4

1.2. - Modalités d’organisation des élections 4

1.3. – Bulletins de vote électronique 5

article 2 – contrôle du système de vote électronique 5

2.1. - Expertise indépendante 5

2.2. - Contrôle par le prestataire 5

2.3. - Cellule d’assistance technique 5

2.4. - Dispositif de secours 5

article 3 – déroulement des opérations de vote 6

3.1. – Modalités d’accès au serveur de vote 6

3.2. – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin 6

3.3. – Formation des membres des bureaux de vote et représentants du personnel 7

3.4. – Dépouillement des bulletins de vote électronique 7

3.5. – Résultats 7

article 4 – dispositions générales 8

4.1. - Durée 8

4.2. - Dispositions antérieures 8

4.3. - Révision/dénonciation 8

4.4. - Formalités de dépôt/publicité 8

ANNEXE 10

Considérant notamment les dispositions suivantes :

• les dispositions légales applicables en matière de NTIC (nouvelles technologies de l’information et de la communication), telles que celles relatives au respect de la vie privée, au respect de la loi sur la presse et la loi dite « Informatique et libertés » n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 relative à la protection des données personnelles, qui l’a adapté au RGPD (règlement général sur la protection des données personnelles), lui-même entré en application à compter du 25 mai 2018 ;

• les avis et délibérations CNIL, dont la délibération 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, et n°2013-91 du 11 avril 2013 relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 relative à la confiance dans l’économie numérique, notamment son article 54 qui a autorisé le recours au vote électronique pour les élections professionnelles et modifié les articles L. 2314-21 et L. 2324-19 du Code du travail en prévoyant la possibilité du vote électronique pour l’élection des délégués du personnel et des membres du comité d’entreprise, dans les conditions et selon les modalités définies par décret en Conseil d’Etat ;

• les ordonnances du 22 septembre 2017, dite « Ordonnances Macron », et leurs décrets d’application, dont l’ordonnance sur la nouvelle organisation du dialogue social qui a institué le Comité Economique et Social (CSE) en lieu et place des anciennes IRP (comité d’entreprise, délégués du personnel / DUP) et dont l’élection doit se tenir à l’échéance des mandats en cours. Ces ordonnances ont également défini de nouvelles règles de validité des accords collectifs d’entreprise ou d’établissement ;

• le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, qui comporte des dispositions sur le vote par voie électronique pour l’élection des membres du Comité Social et Economique.

Les signataires du présent accord conviennent des dispositions ci-après :

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote par Internet au sein de Groupama Océan Indien pour toute élection de représentants des salariés, notamment, élections au Comité Social et Economique d’entreprise, Administrateurs salariés.

Il a également pour objet de permettre le recours à une solution de vote électronique dans le cadre de la validation d’un accord collectif minoritaire par voie référendaire ou encore, en cas d’organisation du vote à bulletins secrets dans le cadre de réunions du CSE organisées par visioconférence.

Le présent accord précise les conditions de mise en œuvre du vote par Internet et les garanties minimales qui y sont attachées.

Afin de favoriser la participation du personnel aux élections des représentants des salariés au sein de Groupama Océan Indien, en simplifiant et fiabilisant l’organisation et le déroulement du scrutin, la Direction a étudié avec les partenaires sociaux la solution du vote par Internet, permise par la Loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique (Loi n°2004-575 du 21 Juin 2004 publiée au J.O. du 22 Juin 2004 – article 54) modifiant les articles L. 2314-21 et L. 2324-19 du Code du travail, et ses décrets d’application, autorisant le recours au vote électronique pour les élections professionnelles et par la Loi travail du 08 août 2016.

En application de ces dispositions, le présent accord a notamment pour objet de garantir la sincérité du scrutin, l’anonymat du votant, l’intégrité des données de vote, la sécurité et la confidentialité du vote ainsi qu’un contrôle démocratique du vote.

Il est rappelé que le recours au vote électronique ne peut être prévu et organisé directement par le protocole préélectoral : les présentes dispositions ne concernent que l’organisation matérielle et le déroulement du vote par Internet.

Les modalités d’organisation des élections, et notamment le nombre de collèges par élection, le nombre de sièges à pourvoir, la répartition des sièges dans les collèges, le calendrier électoral, les modalités de constitution des bureaux de vote… font l’objet d’un protocole d'accord préélectoral.

Le présent accord permet également de recourir au vote par Internet :

• pour l’élection des administrateurs salariés au Conseil d’administration de Groupama Océan Indien dans le respect des dispositions de l’article L 225-27 et suivants du Code de commerce, et pour l’élection des Délégués CCPMA pour laquelle aucun formalisme particulier n’est prévu pour les modalités de désignation de ces représentants,

• ainsi que dans le cadre de la procédure de validation d’un accord collectif minoritaire par voie référendaire, c’est-à-dire un accord collectif signé entre l’employeur et une ou plusieurs organisations syndicales ne remplissant pas les conditions de majorité requises visées à l’article L 2232-12 du code du travail, ou encore, pour l’organisation du vote à bulletins secrets dans le cadre de réunions du CSE organisées en visioconférence.

Par le présent accord, les parties conviennent de recourir à une solution ayant fait la preuve de sa fiabilité et de sa conformité aux règles applicables en matière électorale, de sécurité informatique, de confidentialité des données et de contrôle démocratique des opérations de vote.

article 1 – modalités d’organisation des opérations electorales

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales, les parties conviennent que les élections électroniques utilisant le vote par Internet seront organisées par une société mandatée par la Direction.

La société prestataire offre une plateforme technique respectant les principes généraux du droit électoral, indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

- l’intégrité du vote : identité entre le bulletin choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

- l’anonymat, la sincérité du vote : impossibilité de relier un vote émis par un électeur ;

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

- la confidentialité : préservation du secret du vote électronique.

Les organisations syndicales pourront, préalablement à chaque élection organisée dans l’entreprise, poser toutes les questions nécessaires au fonctionnement du système de vote par Internet envisagé.

En annexe au présent accord figure un descriptif des obligations que devra respecter la société prestataire, laquelle devra utiliser les dernières technologies en matière de chiffrement et de signature électronique assurant ainsi une facilité d’accès à un vote totalement sécurisé.

La Direction organisera éventuellement une rencontre par tout moyen entre le prestataire à la demande des organisations syndicales représentatives afin qu’elles puissent l’interroger sur les modalités et le fonctionnement du système de vote proposé ; il en sera de même si un changement de prestataire est envisagé.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place le vote par internet. Il comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

1.1. - Modalités de vote 

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections des représentants des salariés visées au préambule du présent accord. Parallèlement, les modalités pratiques d’organisation et les différentes échéances des opérations électorales seront précisées dans les protocoles d'accords préélectoraux afférents à chacune des élections concernées.

Le vote par Internet offre :

- un suffrage délocalisé, possible depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet ;

- un serveur sécurisé qui recueille les suffrages en temps réel puis dépouille instantanément ;

- une authentification des électeurs par certificat électronique ou tout autre procédé garantissant une totale confidentialité et sécurité ;

- un émargement automatique des votants ;

- un cryptage impératif de toutes les données.

Le descriptif technique annexé au présent accord vient préciser les conditions de mise en œuvre du vote électronique.

1.2. - Modalités d’organisation des élections

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent, tant pour le 1^er tour, que pour un éventuel 2^nd tour de scrutin, que les élections auront lieu sur un ou plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs pourront voter pendant leur temps de travail depuis leur poste de travail.

Les salariés auront aussi la faculté de voter à distance pendant la totalité de l’ouverture du scrutin à partir d’un poste informatique connecté à Internet, que ce soit de leur lieu de déplacement, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toute facilité sera accordée aux électeurs pour leur permettre de voter pendant le temps de travail.

Tout électeur atteint d’un handicap le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par une personne de son choix ou par un salarié si le vote a lieu dans les locaux de l’entreprise.

Il est convenu entre les parties de l’exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe.

1.3. – Bulletins de vote électronique

La société prestataire assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Elle reproduira sur le serveur les listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par les candidats ou leurs représentants dûment mandatés. Elles pourront apparaître simultanément sur l’écran avec le sigle de l’organisation syndicale si elles le souhaitent. Les listes de candidats seront transmises par la Direction des Ressources Humaines à la société prestataire (voir annexe).

Par ailleurs, dans un souci de stricte neutralité, la société retenue veillera à ce que la taille des logos, les caractères et la police utilisée soient d’un type uniforme pour toutes les listes.

article 2 – contrôle du système de vote électronique

2.1. - Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier que le système de vote électronique fourni par le prestataire répond aux exigences de confidentialité et de sécurité indispensables (conformément aux exigences de la délibération CNIL 2010-371 du 21 octobre 2010).

2.2. - Contrôle par le prestataire

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote.

Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

2.3. - Cellule d’assistance technique

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

En présence d’un représentant de chaque liste de candidats, du bureau de vote, la cellule d’assistance technique :

- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que la liste d’émargement est vierge, les compteurs des voix sont remis à zéro et que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

- Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

2.4. - Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence (après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote), pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider la suspension des opérations de vote électronique.

En cas d’altération du système perdurant au-delà de 5 jours ouvrés, les partenaires sociaux de Groupama Océan Indien conviennent de se réunir dans les 5 jours ouvrés qui suivent, à l’initiative de l’employeur, pour déterminer les modalités de recours au vote papier dans les plus brefs délais.

article 3 – déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

A cet effet, la Direction des Ressources Humaines établira une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote par Internet, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du 1^er tour de scrutin.

3.1. – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le 1er tour et selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, les moyens d’authentification lui permettant de voter en toute confidentialité sur le site sécurisé mis en place par le prestataire, créé pour l’occasion par la société retenue ; lesquels moyens resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un 2nd tour devrait être organisé.

L’adressage de ces moyens d’authentification devra être effectué de façon à garantir leur confidentialité et leur sécurité.

Ces moyens d’authentification permettront au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et de garantir l’unicité du vote. Toute personne non reconnue se verra refuser l’accès au serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège. Il aura également la faculté de voter blanc ou de revenir sur ses choix jusqu’à validation définitive de ses choix. Cette validation déclenchant l’envoi du bulletin de vote vers l’urne et l’émargement sur la liste des votants.

Le bureau de vote, les organisations syndicales et la Direction des Ressources Humaines pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, suivre l’évolution de la participation pour chacune des élections en vertu de l’article L. 57-1 du Code électoral.

3.2. – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-10 et R.2324-6 du Code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le système de vote devra également être conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin conformément aux obligations prévues par l’article R.2314-15 du code du travail.

En tout état de cause, les prescriptions réglementaires du Code du travail relatives aux garanties de sécurité et de confidentialité s’imposent également aux personnes chargées de la maintenance du système informatique.

Les membres de chacun des bureaux de vote constitués, pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à des codes d’accès, la liste d’émargement par bureau de vote.

3.3. – Formation des membres des bureaux de vote et représentants du personnel

Les représentants des salariés, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote de Groupama Océan Indien bénéficient à l’occasion de chaque élection visée au présent accord, d’une formation sur le système de vote par Internet retenu.

Ces formations sont prises en charge par l’employeur. Le temps qui y est consacré ne peut s’imputer sur les crédits d’heures légaux et conventionnels résultant des mandats.

3.4. – Dépouillement des bulletins de vote électronique

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs. Les informations nécessaires à un éventuel contrôle a posteriori sont également recueillies lors de cette phase. Ces éléments sont enregistrés sur un support scellé, non réinscriptible et probant.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux des trois clés de chiffrement générées avant l’ouverture du scrutin (codes permettant d’accéder au système et de procéder au dépouillement) par les membres du bureau de vote.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et ses deux assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne de l’Etablissement.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, (à défaut d'accord, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs), ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun, selon des modalités garantissant la confidentialité, une clé de dépouillement distincte, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé “contenu de l'urne électronique”. La présence d’au moins deux des trois titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

3.5. – Résultats

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est bloqué immédiatement après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

Les résultats seront affichés sur l’ensemble des sites de Groupama Océan Indien.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports sous le contrôle des organisateurs de l’élection.

article 4 – dispositions générales

4.1. - Durée

Le présent accord prend effet à la date de son dépôt auprès de l’Administration dans les conditions fixées au point 4.4. ci-après.

L'accord est conclu pour une durée indéterminée.

4.2. - Dispositions antérieures

L’ensemble des dispositions envisagées dans le présent accord, annule et remplace l’ensemble des dispositions résultant d’accords collectifs, d’engagements unilatéraux, usages ou de toute autre pratique ayant le même objet, antérieurement applicables aux salariés de Groupama Océan Indien.

4.3. - Révision/dénonciation

Le présent accord pourra être révisé et dénoncé dans les conditions prévues par les articles L. 2261-7-1 et L. 2261-9 du Code du travail.

4.4. - Formalités de dépôt/publicité

Les organisations syndicales représentatives de salariés seront tenues informées par la Direction des Ressources Humaines de l’accomplissement des formalités préalables concernant le traitement objet du présent accord et ses documents annexes (protocole d’accord préélectoral…) auprès du DPO (Délégué à la protection des données).

Après signature dans les conditions fixées par l’article L. 2232-12 et suivants du code du travail, un exemplaire original du présent accord sera notifié par l’employeur à l’ensemble des organisations syndicales représentatives, en application de l’article L.2231-5 du Code du travail.

Conformément à la réglementation en vigueur, et sous réserve de l’obtention de la condition de majorité requise, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt auprès de la DIRECCTE compétente, selon les modalités réglementaires en vigueur.

Le présent accord sera également adressé au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Le personnel sera informé de la conclusion du présent accord par voie d’affichage et un exemplaire sera transmis pour information aux institutions représentatives du personnel.

Fait à Sainte Marie, le janvier 2019

En 7 exemplaires,

Pour GROUPAMA OI Pour

ANNEXE

L’organisation des élections par Internet des représentants des salariés de Groupama Océan Indien est confiée à un prestataire spécialisé qui devra respecter les obligations prévues aux articles R 2314-21 et L 2324-19, R 2314-8 et R 2324-4 du code du travail.

présentation de la prestation de service

La Société dont le siège social est basé

, propose des services sécurisés d’élections professionnelles par Internet.

La Société s’engage à organiser, selon les lois et règlements en vigueur, les élections des représentants des salariés (/ la procédure de validation d’un accord collectif minoritaire par voie référendaire) par Internet au sein de Groupama Océan Indien.

Plus concrètement, se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, les candidats et les membres de bureaux de vote que Groupama Océan Indien lui aura fournies préalablement.

La prestation de service comprend notamment :

• La programmation des pages Web d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conforme au matériel électoral.

• La programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par collège et/ou établissement de la liste d’émargement et des compteurs de vote, puis de l’affichage des résultats à l’heure de fermeture du scrutin.

• L’établissement d’une note d’information, la génération des moyens d’authentification (codes identifiant et mot de passe) à usage unique pour chaque électeur et leur envoi selon modalités prévues au 1.1 du présent accord.

• Le chargement de la base de données d’électeurs, avec mention de la civilité, du prénom, du nom, du collège, de l’adresse postale par la Direction des Ressources Humaines de Groupama Océan Indien.

• Le chargement de la base de données des candidats et des logos des organisations syndicales.

• La mise en place et la programmation des urnes électroniques de vote.

• La gestion et la sécurité du processus électoral pendant la période de vote.

• L’assistance technique.

• La formation des membres des bureaux de vote et des scrutateurs de l’élection.

• La génération et l’envoi des codes pour les présidents et assesseurs des bureaux de vote, nécessaires pour la production des résultats.

• Le système de renvoi électronique des codes.

• La mise en place du procès verbal électronique.

• L’assistance au démarrage et dépouillement.

• La conservation des données pendant les délais de recours.

• L’envoi d’un mode d’emploi et des moyens d’authentification aux électeurs.

• L’hébergement de l’application sur un site sécurisé 24 h/24.

Ce moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d’assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.

Le vote par Internet permettra notamment :

1. D’allonger la durée du scrutin et d’obtenir ainsi un meilleur taux de participation ;

2. D’obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible, obtenus rapidement, quelle que soit la complexité des élections et ce, sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;

3. De limiter les risques de votes nuls (enveloppes de vote non signées, erreurs de bulletins, etc.) ;

4. D’éviter les manipulations et le stockage des urnes.

5. De pallier les aléas postaux.