Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val d’Oise

Protocole d’accord relatif à la mise en place du Vote électronique pour les scrutins électoraux à la CPAM du Val d’Oise

Sommaire

PREAMBULE 3

CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE 4

Article 1. Mise en place du vote électronique 4

Article 2. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique 5

Article 3. Déroulement des opérations de vote 6

Article 4. Dépouillement des bulletins de vote 7

Article 5. Dispositions générales 8

Vu les dispositions légales en vigueur,

Vu la Convention collective nationale du personnel des organismes de sécurité sociale,

Entre d’une part,

- la Directrice générale de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie du Val d’Oise,

et d’autre part,

- les Organisations syndicales, représentatives au sein de l’organisme signataires du présent accord,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Le présent protocole d’accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique sur le lieu de travail ou à distance pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique et pour les élections des représentants du personnel au Conseil de la CPAM du Val d’Oise.

Les garanties offertes par le système de vote électronique en termes de sécurité et de confidentialité des votes seront précisées par le cahier des charges dédié.

Le système retenu par la Cpam en accord avec les Organisations Syndicales doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont notamment :

• l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• la confidentialité : le secret du vote.

Par ailleurs, il est rappelé que les modalités d’organisation des élections relèvent du protocole d’accord préélectoral. Celui-ci mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi, pour mettre en place le système de vote électronique.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats fiables affichés en quelques minutes, sous le contrôle du bureau de vote,

• d’éviter les erreurs de distribution des bulletins de vote,

• de pallier les aléas postaux,

• d’assurer un taux de participation optimal des électeurs.

En cas de force majeure, les parties conviennent qu’il pourra être fait appel au vote papier pour assurer l’expression des salariés.

En cas de baisse importante de la participation, les délégations se rencontreront pour en faire le bilan et mettre en place des mesures de correction.

CONFORMITE DU SYSTEME DE VOTE – DECLARATION CNIL - EXPERTISE

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les futures élections professionnelles ainsi que celles des représentants du personnel au Conseil de la CPAM du Val d’Oise.

La Direction a décidé de confier à un prestataire spécialisé dans le développement du vote par internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires.

Le système de vote électronique présentera toutes les garanties de conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL (Délibérations CNIL n° 2010-371) et au référentiel Général de Sécurité (RGS).

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives au niveau de l’organisme seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Ces formalités interviendront après la signature du Protocole d’accord préélectoral.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R 2314-5 à R 2314-8 du Code du travail.

La Direction a pris connaissance du rapport remis par le prestataire, présentant l’expertise du système de vote choisi.

Conformément aux dispositions réglementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL.

Article 1. Mise en place du vote électronique

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur, retenu après mise en concurrence et présenté aux organisations syndicales.

Article 2. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

2.1. Lieux et durée du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Durant cette période, les électeurs pourront accéder au système de vote 24 heures sur 24 depuis n’importe quel ordinateur, smartphone ou tablette, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de mission ou de villégiature, en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

En cas de second tour, le système de vote électronique sera accessible durant la même période délimitée.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, chaque responsable de service veillera à mettre à disposition des salariés un poste informatique dont l’emplacement permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l'exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail est considéré comme du temps de travail.

2..2 Information des électeurs

En amont du scrutin :

Les électeurs seront informés par courrier postal adressé à leur domicile de l’ouverture du scrutin. Ce courrier comportera les codes d’accès personnels et confidentiels permettant de s’identifier sur le site de vote ainsi que des informations détaillées sur le déroulement des opérations électorales.

Un courriel sera également adressé à l’ensemble des électeurs sur leur adresse professionnelle pour les informer de la période ouvrée du scrutin et pour les inciter à se manifester en cas de non réception des identifiants par courrier postal.

Les électeurs qui auront signalé leur absence, ou dont l’absence est connue préalablement à l’ouverture du scrutin, recevront les courriels d’information sur leur adresse électronique personnelle, s’ils ont accepté de la communiquer.

A l’ouverture de scrutin :

Un courriel sera adressé aux électeurs pour les inciter à voter.

Pendant la période de scrutin :

Un courriel de relance sera également adressé aux électeurs qui n’ont pas encore voté, afin d’augmenter le taux de participation.

2.3 Assistance aux électeurs

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs qui rencontreraient des difficultés pour voter pourront contacter un correspondant au niveau du secteur études et relations sociales qui fera le lien avec le prestataire pour obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de l’expression de leur vote.

En cas de perte des identifiants de vote, l’électeur pourra contacter par appel sur un numéro vert, la cellule d’assistance téléphonique du prestataire.

2.4 Liste des candidats et bulletins de vote

Le prestataire assurera la programmation des accès au site de vote et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

L’ordre d’apparition des listes de candidats sur les écrans sera généré de manière aléatoire à chaque connexion au site de vote.

Article 3. Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par chaque électeur.

En outre, les membres de la délégation du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.

3.1 Modalités d’accès au serveur de vote

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier postal individuel, un identifiant ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès au serveur de vote. Ce courrier précisera également les conditions et la procédure de vote électronique.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de l’identifiant et du mot de passe permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin (c.trav art R 2314-16).

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever en temps réel, le taux de participation pour chacune des élections.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Les dispositions contenues dans le cahier des charges préciseront les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique

3.2 Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. Le vote émis par l’électeur sera ainsi crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs (c.trav art R 2314-7).

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 4. Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 5. Dispositions générales

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles L. 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.

Il donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail, à savoir dépôt en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique auprès de la Direccte.

Un exemplaire sera transmis au Greffe du Conseil de Prud'hommes ainsi qu’à la Direction de la Sécurité Sociale via la boîte aux lettres électronique dédiée, copie à l’antenne locale de la Mission Nationale de Contrôle, pour agrément.

Fait à Cergy-Pontoise, le

En 5 exemplaires originaux

La Directrice Générale,