ACCORD D’ENTREPRISE

SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES DE RADIO FRANCE

Entre

la Société nationale de radiodiffusion, Radio France,

et

les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise,

ci-après désignées « les parties »

Il a été convenu ce qui suit.

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres de la délégation du personnel aux Comités Sociaux et Economiques, et de favoriser la participation des salarié-es, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote exclusivement par voie électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

C’est dans ce cadre que les parties conviennent de faire appel à un prestataire, spécialisé dans la mise en place et la gestion de solutions sécurisées de vote par Internet. En accord avec les Organisations Syndicales signataires du présent accord, il a été décidé de mettre en place le dispositif qui suit, objet du présent accord.

ARTICLE 1 - PRINCIPES GENERAUX

Le présent accord a pour objet d'autoriser le recours au vote électronique au sein de Radio France pour l'élection des membres des 5 comités sociaux et économiques conformément au protocole d’accord sur la mise en place des comités sociaux et économiques (CSE) en date du 2 octobre 2018.

La mise en place du système de vote électronique doit permettre, sur le plan technique et fonctionnel, l’organisation simultanée de l’ensemble des opérations électorales pour les élections des 5 CSE.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

• Vérifier l’identité des électeurs-trices,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

ARTICLE 2 - MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord pré-électoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges selon les établissements pour les élections ainsi que les modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole pré-électoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur sur la base des dispositions du présent accord et d’un cahier des charges. Le prestataire retenu est la société Voxaly.

2.1 INFORMATION ET FORMATION AU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salarié-es.

En particulier, la Direction établira une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote, qui sera portée à la connaissance des électeurs-trices avant le premier tour de scrutin.

En outre, les délégués de liste désignés par les organisations syndicales ayant déposé des listes de candidats et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation pourra se dérouler concomitamment à la phase de test, de scellement et de programmation des horaires du scrutin qui précédera l’ouverture du vote.

2.2 MODALITES DE VOTE

Les parties signataires décident d’adopter un processus de vote par Internet à l’occasion des élections des représentant-es du personnel des CSE de Radio France.

En outre, Radio France mettra en place pour l’établissement Paris Ile de France un scrutin direct à l’urne pour les 1^er et 2^ème tours.

2.3 EXPERTISE

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections des représentant-es du personnel ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégué-es du personnel et des représentant-es du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le code du Travail.

Le rapport de l'expert ainsi désigné sera tenu à la disposition de la CNIL.

Radio France fera également procéder à une expertise par un expert indépendant.

2.4 SECURITE – CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentant-es de la Direction et des Organisations Syndicales ayant présenté des candidat-es (1 délégué de liste par organisation syndicale) ainsi qu'un ou des représentants-es du prestataire.

En présence de représentant-es des listes de candidat-es, la cellule technique aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentant-es du prestataire, de la Direction et des Organisations Syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

2.5 ASSISTANCE AUX ELECTEURS

Un service d’assistance téléphonique sera mise en œuvre dans le but de renseigner les électeurs-trices.

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire, se tiendra à la disposition des électeurs-trices qui rencontreraient des problèmes techniques.

Le code secret permettant d’accéder au scrutin pourra être régénéré après une phase d’authentification, directement sur la plateforme de vote

Les éléments d’authentification seront communiqués au prestataire retenu au préalable dans le fichier des électeurs.

ARTICLE 3 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

3.1 ETABLISSEMENT DES LISTES ELECTORALES ET TRANSMISSION

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs-trices importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

3.2 LIEUX ET TEMPS DU SCRUTIN

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu pendant une période délimitée sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

En outre, Radio France mettra en place pour l’établissement Paris Ile de France un scrutin direct à l’urne pour les 1^er et 2ème tours.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs-trices auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Tout électeur-trices atteint-e d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix. (Article 6 du décret du 25 avril 2007)

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé avant l’ouverture du vote et sera automatiquement et périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

Pendant la période de scrutin, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votant-es pourra être révélé au cours du scrutin.

3.3 : MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et les modalités de connexion.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur-trice peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur-trice est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur-trice de ses codes personnels d’accès.

Tant que l’électeur-trice n’a pas procédé à l’intégralité de son vote, il peut se reconnecter pour terminer son vote. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur-trice vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

3.4 : DEROULEMENT DU VOTE

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur-trice et garantit l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur-trice accède aux listes de candidat-es et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur-trice a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

3.5 PROGRAMMATION DU SITE

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs et selon les formats définis au protocole d’accord pré-électoral.

ARTICLE 4 : CLOTURE ET RESULTATS

4.1 CLOTURE

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

4.2 DECOMPTE ET ATTRIBUTION DES SIEGES

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins cinq clés de déchiffrement différentes sur les neuf qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et huit de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

4.3 DELAIS DE RECOURS ET DESTRUCTION DES DONNEES

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours qui est de 15 jours à l’issue de la proclamation des résultats et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 5 : SECURITE ET CONFIDENTAILITE

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engage à respecter la réglementation en vigueur applicable au traitement de données à caractère personnel et, en particulier, le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 applicable à compter du 25 mai 2018 « RGDP ».

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

5.1 ANONYMAT ET CONFIDENTIALITE DES SUFFRAGES

Les données relatives aux électeurs-trices inscrit-es sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs-trices » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur-trice.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs-trices afin de garantir la confidentialité du vote.

EXISTENCE ET CONTENU DES FICHIERS

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, collège, emploi, établissement ;

• Pour le fichier des électeurs-trices : matricule, noms, prénoms, établissement, collège, moyen d’authentification, coordonnées postales, adresse email professionnelle, date de naissance, clé du numéro de Sécurité Sociale,;

• Pour les listes et les fichiers des candidat-es : collège, noms et prénoms des candidat-es, titulaires ou suppléants, l’emploi, appartenance syndicale, date de naissance ; établissement ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs-trices, date et heure d’émargement, collège, établissement ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidat-es, élu-es, non élu-es, voix obtenues, appartenance syndicale, collège. 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs-trices, syndicats, collaborateurs-trices habilité-es de la DRH.

• Pour le fichier des électeurs-trices : électeurs-trices pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, collaborateurs-trices habilité-es de la DRH.

• Pour les résultats : électeurs-trices, Direccte, syndicats, collaborateurs-trices habilité-es de la DRH.

  3. LE DISPOSITIF DE SECOURS

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentant-es de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations.

ARTICLE 6 : DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée dont le terme correspond à l’échéance des de l’exercice des mandats issus des prochaines élections professionnelles.

Il entre en vigueur le lendemain de sa signature.

Le présent accord fera l’objet, dans le respect des articles L. 2231-5 et L. 2231-6 du Code du travail, d’un dépôt :

• à la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE) ;

• auprès du Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Fait à Paris, le 5 novembre 2018

Pour la société Radio France :

Pour les Organisations Syndicales :

CFDT

SNJ

SUD

UNSA

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentant-es des salarié-es

aux comités sociaux et économiques (CSE) de Radio France

1. Nature des prestations attendues

Le prestataire extérieur, Voxaly, aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   1. Fonctionnalités générales.

      1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs-trices de manière sécurisée, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La période de vote électronique est déterminée dans le protocole pré-électoral relatif aux élections des membres des comités sociaux et économiques. Durant cette période les électeurs-trices peuvent accéder à l’application de vote 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.

3. Nature des élections.

Les élections à organiser sont les élections des membres des comités sociaux et économiques

Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs-trices, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture du vote et contrôlé pendant toute la période de vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs-trices inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs-trices» et « urne électronique »)

Par ailleurs, Voxaly fournit à Radio France les conclusions de son rapport d’expertise indépendante concernant son système de vote électronique.

2. Scénario de vote

   4. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur-trice ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe qui seront contrôlés avant d’accéder au vote,

• une étape de présentation des listes de candidat-es en présence,

• le choix par l’électeur-trice d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidat-es présent-es dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidat-es retenu-es et les candidat-es rayé-es,

• la confirmation par l’électeur-trice du choix effectué par la saisine de son code clé de défi( sa date de naissance)

• la confirmation à l’électeur-trice par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur-trice d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  5. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur-trice et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

6. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur-trice et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs-trices et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote ou de l’huissier désigné à cet effet.

  3. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par Voxaly dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Radio France.

7. Étapes

La procédure de contrôle d’ouverture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle des scellements

  4. Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de Radio France.

8. Étapes

La procédure de clôture de l’élection comporte les étapes suivantes :

• le contrôle des scellements

• La constatation de la clôture du site

• Le contrôle de la participation une fois le scrutin clos

  5. Dépouillement des urnes électroniques et consolidation des résultats

     9. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote des clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que le calcul de la représentativité.

• La remise par Voxaly d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres des bureaux de vote; tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôle, validation et proclamation des résultats.

  6. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Voxaly chiffre le bulletin tout au long de son parcours, de l’ordinateur, de la tablette ou du smartphone de l’électeur-trice jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

Le chiffrement sur l’ordinateur, de la tablette ou du smartphone de l’électeur est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

7. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin électronique les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, et les collaborateurs-trices habilité-es de la Direction des Ressources Humaines.

Les membres du bureau de vote électronique auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

8. Assistance technique

Voxaly assure la formation de la cellule d’assistance technique qui sera composée par les membres des bureaux de vote, les collaborateurs-trices habilité-es de la Direction des Ressources Humaines et éventuellement les représentant-es des organisations syndicales ( délégués de listes).

Durant la période de vote, un interlocuteur-trice dédié-e de Voxaly se tient à la disposition des représentant-es de la direction.

2.9 - Assistance aux électeurs

Un service d’assistance téléphonique sera mise en œuvre dans le but de renseigner les électeurs-trices.

Durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire, se tiendra à la disposition des électeurs-trices qui rencontreraient des problèmes techniques.

Le code secret permettant d’accéder au scrutin pourra être régénéré après une phase d’authentification, directement sur la plateforme de vote

Les éléments d’authentification seront communiqués au prestataire retenu au préalable dans le fichier des électeurs.

2.10 - Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentant-es susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Autres prestations à fournir

   9. Préparation de l’élection

      10. Constitution du « fichier électeurs-trices »

Les listes électorales sont constituées par Radio France. Elles comportent les informations nominatives des électeurs-trices ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par Radio France, par établissement et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs-trices ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs-trices » par Radio France et sont ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs-trices » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur-trice,

• La civilité de l’électeur-trice,

• Les nom et prénom de l’électeur-trice,

• La date de naissance de l’électeur-trice,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur –trice (établissement),

• Le collège de l’électeur-trice

• Les coordonnées de l’électeur-trice (adresse du domicile)

• L’adresse « email professionnel »

• L’emploi de l’électeur-trice

• La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)

  11. Objet du « fichier électeurs-trices »

Le « fichier électeurs-trices » est transmis à Voxaly aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur-trice autorisé-e,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur-trice,

• éditer les listes d’émargement.

  12. Transmission du « fichier électeurs-trices »

Voxaly doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs-trices.

Voxaly propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Radio France et lui-même.

13. Confidentialité du « fichier électeurs-trices»

Voxaly s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs-trices » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’expiration des délais de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, Voxaly s’engage à détruire le « fichier électeurs-trices » et à ne conserver aucune de ses données.

14. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

Voxaly propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs-trices permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes. 

15. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur-trice dispose d’un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes,

• d’un code secret qu’il génère lui-même et est seul à connaître.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur-trice un code de défi (sa date de naissance) avant validation de chaque vote.

16. Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs-trices des modalités de connexion.

En cas de perte des codes par le(la) salarié-e, la génération d’un nouveau code de connexion est permise.

Le système proposé par le prestataire assure la confidentialité des données transmises aux électeurs-trices et la sécurité de génération des moyens d'authentification.

17. Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par Radio France, Voxaly fournit à Radio France, à l’issue de la génération et de la fourniture des identifiants , une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs-trices ont bien été pris en compte. La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis d’un commun accord durant la phase de préparation des élections.

18. Transmission du « fichier candidat-es »

Les listes de candidat-es sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de Radio France à Voxaly en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs-trices au moment du vote.

Les listes de candidat-es mentionnent notamment :

• L’élection concernée (élections des représentant-es des salarié-es au CSE) et l’établissement géographique concerné,

• Le collège,

• Titulaire ou suppléant-e,

• L’appartenance syndicale,

• Les nom et prénom de chaque candidat-e,

• L’emploi,

• L’ordre de présentation des candidat-es dans les listes,

• La mention 1^er ou 2^ème tour.

  19. Mise à jour des listes de candidat-es dans le système de vote électronique

Voxaly propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidat-es, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

20. Contrôles de conformité des listes de candidat-es

Voxaly propose une procédure de test du vote électronique permettant à Radio France et aux mandataires de liste et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidat-es soumises au choix des électeurs-trices.

10. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    21. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentant-es du bureau de vote électronique. Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passe en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés lors du scrutin.

L’objectif est de permettre aux membres du bureau de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, Voxaly communique cinq clés de déchiffrement et une clé de sauvegarde qui sont remises à l’huissier de justice mandaté à cet effet.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salarié-es sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs-trices des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

22. Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote,

• scellement de l’application de vote électronique.

  11. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• la rédaction de l’accord d’entreprise intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction de l’accord pré-électoral intégrant les modalités du vote électronique

• la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentant-es du personnel et aux électeurs-trices

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

  23. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à Radio France sur support numérique à l’issue de l’élection.

24. Résultats bruts

Les résultats bruts comportent les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat-e. Ils sont consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

25. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidat-es et le détail des calculs afférents.

Voxaly propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Voxaly met à la disposition du bureau de vote électronique centralisateur et de la direction de Radio France les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format pdf.

12. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

    26. Disponibilité du système de vote électronique

Voxaly assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Voxaly met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

27. Accusé de réception du vote

L’électeur-trice dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

28. Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'huissier de justice procède à la destruction des fichiers supports.