Accord relatif aux élections des représentants du personnel au Comité Scientifique

ENTRE :

L‘Ifremer (INSTITUT FRANCAIS DE RECHERCHE POUR L'EXPLOITATION DE LA MER), Etablissement public à caractère industriel et commercial, dont le siège social est sis 1625 Route de Ste Anne 29280 PLOUZANE, Immatriculé au Registre du Commerce et des Sociétés de BREST sous le numéro 330 715 368,

Représenté par Monsieur , en sa qualité de Président Directeur Général dûment habilité à l’effet des présentes,

ci-après désigné « l’Ifremer »,

d'une part,

ET :

Les organisations syndicales représentatives de l’Ifremer, prises en la personne de leurs représentants qualifiées ::

• La Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT) représentée par

• La Confédération Générale du travail (CGT) représentée par.

ci-après désignées les « Syndicats »,

d'autre part,

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

Table des matières

article 1 – objet de l’accord7

article 2 – modalites du vote7

article 3 – annexes du present accord7

article 4 – recours a un prestataire exterieur7

article 5 – conditions generales du vote7

article 6 – calendrier de l’élection8

article 7 – conditions d’electorat9

article 8 – conditions d’eligibilite9

article 9 – liste electorale10

article 10 – listes de candidats10

10.1 – Constitution et dépôt des listes de candidats10

10.2. – Représentants des listes de candidats11

article 11 – commission electorale11

article12 – propagande electorale12

article 13 - observateurs12

article 14 – cellule assistance technique13

14.1 – Rôle du représentant du prestataire13

14.2 - Rôle du gestionnaire de l’élection13

14.3 – Compatibilité du rôle de gestionnaire de l’élection avec les statuts d’électeur, membre du bureau de vote, candidat14

article15 – Le bureau de vote14

15.1 – Composition du bureau de vote14

15.2 – Enregistrement et communication des listes des membres du bureau de vote14

15.3 – Rôle des membres du bureau de vote15

15.4 – Informations à l’attention du bureau de vote15

article 16 – gestion des cles de dechiffrement15

16.1 – Génération des clés de déchiffrement15

16.2 – Transmission des clés de déchiffrement15

16.3 – Utilisation des clés de déchiffrement16

16.4 – Sauvegarde des clés de déchiffrement16

article 17 - formation16

article 18 – information des salaries16

article 19 - communication17

article 20 – suivi des operations electorales17

20.1 – Accès aux listes d’émargement17

20.2 – Résultats partiels17

20.3 – Accès au taux de participation17

ARTICLE 21 – ACCES AU SITE DE VOTE17

21.1 – Génération des identifiants et des mots de passe17

21.2 – Transmission des identifiants et des mots de passe18

21.2.1 – Procédure standard 18

21.2.2 – Procédure de secours18

article 22 – expression du vote19

22.1 –Vote électronique19

22.2 – Vote par correspondance20

article 23 – depouillement – proces-verbaux20

23.1 – Procédure de dépouillement20

23.2 – Signature et communication des procès-verbaux20

23.3 – Signature et conservation des listes d’émargement20

23.4 – Proclamation des résultats20

article 24 – second tour de scrutin21

article 25 – formalites de declaration et acces aux donnees personnelles21

article 26 – conservation et destruction des fichiers support21

article 27 - contestation21

article 28 – notification et dépôt22

article 29 – durée du present accord22

ANNEXE 1 – DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES23

phase 1 – organisation des elections23

1.1 – Annonce de l’élection23

1.2 – Création du « Dossier de vote » dans le système de vote23

1.3 – Déclaration au registre général de protection des données23

1.4 – Edition et publication de la note d’information23

1.5 – Personnalisation du système de vote24

phase 2 – preparation des scrutins24

2.1 – Etablissement et enregistrement du fichier électoral24

2.2 – Publication des listes électorales24

2.3 – Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs24

2.4 – Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote24

2.5. – Désignation et enregistrement des observateurs24

2.6. – Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents affichés24

2.7 – Génération des codes d’accès25

2.8 – transmission des codes d’accès25

phase 3 – operations de vote25

3.1. – Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote25

3.1.1 – Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote25

3.1.2 – Vérification du fonctionnement du système de vote25

3.1.3 – Génération et transmission des clés de chiffrement26

3.1.4 – Scellement du système de vote26

3.2 – Ouverture des portes26

3.3 – Expression des votes26

3.4 – Assistance téléphonique des électeurs26

3.5 – Régénération des codes d’accès27

3.6 – Clôture des scrutins27

phase 4 – depouillement et cloture des elections27

4.1 – Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats27

4.1.1 – Contrôle du scellement du système de vote27

4.1.2 – Dépouillement des urnes27

4.1.3 – Edition des procès-verbaux et des listes d’émargement28

4.1.4 – Edition des documents et publication des résultats28

4.2 – Archivage des données28

4.3 – Appel à candidatures28

4.4 – Destruction des données électorales28

ANNEXE 2 – FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE29

1 – CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE29

2 – FONCTIONNALITES 29

Phase 1 – Organisation des élections29

Phase 2 – Préparation des scrutins29

Phase 3 – Opération de vote30

Phase 4 – Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats30

3 – ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE31

4 – SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE32

5 – ILLUSTRATIONS 33

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

Les dispositions du présent accord sont arrêtées dans le cadre des textes suivants :

• du Décret 84-428 du 5 juin 1984 relatif à la création, l'organisation et au fonctionnement de l'Ifremer et notamment de ses articles 10 et 15,

• de l'Arrêté du 16 janvier 1986 portant sur l'organisation des élections au Comité Scientifique.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - OBJET DE L’ACCORD

Le présent accord définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine élection des représentants du personnel au Comité Scientifique au sein de l’Ifremer, ci-après dénommée « l’élection ».

Conformément à l’article 16 de l’arrêté du 16 janvier 1986, la durée du mandat des représentants du personnel au Comité Scientifique sera de cinq (5) ans à compter de la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 - MODALITES DU VOTE

Les Parties signataires conviennent de l'adoption du vote électronique dans le cadre de cette élection.

ARTICLE 3 - ANNEXES DU PRESENT ACCORD

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique, le présent accord comporte en annexes :

• La description détaillée du déroulement des opérations électorales,

• La description détaillée du fonctionnement du système de vote.

ARTICLE 4 - RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

L’Ifremer a pris contact avec un prestataire extérieur, la société Neovote, ci-après dénommée « le prestaire », spécialisée dans l'organisation des élections professionnelles.

L’Ifremer a pu consulter la synthèse du rapport de l'expert indépendant confirmant la conformité du système de vote du prestataire aux exigences légales et aux recommandations de la CNIL s'appliquant aux systèmes de vote électronique.

Dans ce contexte, les parties signataires conviennent d'utiliser le système de vote du prestataire, ci-après dénommé « le système de vote » dans le cadre de l’élection.

ARTICLE 5 - CONDITIONS GENERALES DE VOTE

L’élection des représentants du personnel au Comité Scientifique est organisée sur la base d'un collège unique et a lieu au scrutin de liste à la représentation proportionnelle suivant la règle du plus fort reste.

Les électeurs votent pour une liste entière (titulaires - suppléants) sans retrait, ni ajout, ni modifications, ni panachage.

Conformément à l’article 6 de l’arrêté du 16 janvier 1986, le nombre de siège à pourvoir est de trois titulaires et trois suppléants.

ARTICLE 6 - CALENDRIER DE L’ÉLECTION

Etapes	Dates et heures Métropole
Note d’information de l’élection	Dès conclusion de l’accord
Transmission de la liste électorale à Neovote et affichage sur l’intranet DRH	Vendredi 6 mai 2022
Désignation des membres du bureau de vote et des observateurs	Semaine 18
1er tour	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	Mercredi 11 mai 2022 à 10h
	Affichage des listes de candidats	Jeudi 12 mai 2022 à 10h
	Eventuelle réunion de la commission électorale, en cas de litige	Mercredi 18 mai 2022 à 10h
	Envoi des identifiants aux électeurs par voie électronique	Vendredi 10 juin 2022 à 17h00
	Test et scellement du système de vote	Lundi 13 juin 2022 à 14h30
	Envoi d’un email rappelant les identifiants aux électeurs par voie électronique	Mardi 14 juin 2022 à 8h00
	Ouverture du vote	Mardi 14 juin 2022 à 10h
	Clôture du vote	Lundi 20 juin 2022 à 11h
	Dépouillement	Lundi 20 juin 2022 à 11h05
	Appel à candidature	Lundi 20 juin 2022 à 14h
2eme tour	Date limite de dépôt des candidatures et des pièces attachées	Jeudi 23 juin 2022 à 10h
	Affichage des listes de candidats	Jeudi 23 juin 2022 à 15h
	Test et scellement du système de vote	Lundi 27 juin 2022 à 14h30
	Ouverture du vote	Mardi 28 juin 2022 à 10h
	Clôture du vote	Lundi 4 juillet 2022 à 11h00
	Dépouillement	Lundi 4 juillet 2022 à 11h05
	Affichage des résultats	Lundi 4 juillet 2022 à 12h

ARTICLE 7 – CONDITIONS D’ELECTORAT

Conformément à l’article 2 de l’Arrêté du 16 janvier 1986, sont électeurs les salariés qui remplissent les conditions suivantes :

• être âgés de seize ans révolus,

• ayant travaillé trois mois au moins au sein de l’Ifremer au jour du premier tour du scrutin,

• n'ayant fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Y compris :

• les directeurs de centres, et les directeurs de départements,

Sont exclus de la liste électorale :

• le Président Directeur Général, le Directeur Général Délégué,

• la Directrice Scientifique, et le Directeur des ressources humaines et son adjointe, 

• les intérimaires, les stagiaires, les VSC.

Il est précisé que :

Sont électeurs : les salariés en arrêt maladie ou accident de travail ou maternité, les salariés en congé de formation, les salariés en congé parental d'éducation, les salariés dont le contrat de travail est suspendu pour tous les motifs autres que ceux précités.

Les conditions d'électorat s’apprécient à la date d’ouverture du premier tour de scrutin.

ARTICLE 8 – CONDITIONS D’ELIGIBILITE

Conformément à l’article 3 de l’Arrêté du 16 janvier 1986, « sont éligibles les salariés de l’Ifremer répondant aux conditions d’éligibilité aux comités d’établissements et n’étant pas élus membres du Conseil d’Administration de l’Ifremer ».

Il est précisé que les conditions d’éligibilité sont les suivantes :

• être électeur,

• être âgé de dix-huit ans accomplis,

• justifier d’une ancienneté dans l’entreprise de 1 an au moins,

• ne pas avoir de lien de parenté avec l'employeur.

Les conditions d'éligibilité s’apprécient à la date d’ouverture du premier tour de scrutin.

ARTICLE 9 - LISTE ELECTORALE

La liste électorale sera portée à la connaissance des salariés conformément au calendrier électoral (article 6).

Elle sera établie, par ordre alphabétique, et publiée par voie d’affichage sur l’intranet DRH, ainsi que sur les panneaux d’affichage prévus à cet effet.

La liste restera en ligne jusqu’à la fin des opérations électorales.

Elle comprendra les informations suivantes : nom, prénom, âge et date d’ancienneté, éligibilité (selon une mise en forme abrégée avec un « N » en regard du nom des électeurs non éligibles et une note explicative en bas de page).

La liste électorale sera également publiée sur le site du prestataire et comprendra, pour chaque inscrit, les données suivantes : prénom, nom, éligibilité (selon une mise en forme abrégée avec un « N » en regard du nom des électeurs non éligibles et une note explicative en bas de page).

ARTICLE 10 - LISTES DE CANDIDATS

10.1 - Constitution et dépôt des listes de candidats

Les listes de candidats devront être adressées au gestionnaire de l'élection ( – Direction des Ressources Humaines) conformément au calendrier électoral.

Elles seront transmises par courrier électronique à :

• Au 1^er tour du scrutin :

Chaque organisation syndicale transmettra sa liste de candidats en main propre contre décharge au secrétariat de la DRH, ou au gestionnaire de l’élection ou par courrier électronique à :

Les listes de candidats indiqueront le type de siège (titulaire ou suppléant) concernés, les noms et prénoms des candidats, leur ordre de présentation. Un même salarié pourra être candidat aux fonctions de titulaire et de suppléant, mais sera élu en premier lieu comme titulaire et subsidiairement comme suppléant. Les listes ne devront pas comporter plus de candidats que de sièges à pourvoir.

Chaque liste doit comporter 6 noms (3 Titulaires - 3 Suppléants).

Les listes incomplètes ne seront pas admises.

Les listes présentées par des organisations syndicales représentatives au sein de l’Ifremer seront fournies avec le logo national de leur confédération. Ce logo sera chargé sur les listes mises en ligne sur le site de vote. A défaut de logo, les listes seront présentées et mises en ligne sans logo.

Les listes de candidats seront affichées dans les établissements et stations sur les panneaux dont une partie est exclusivement réservée à cet effet. Elles seront également publiées sur l’intranet DRH et sur le site de vote afin de faciliter leur consultation.

• Au 2^nd tour du scrutin :

Dans le cas où le nombre de suffrages exprimés serait inférieur à 50% du nombre d’électeurs inscrits, un 2^ème tour de scrutin sera organisé dans les mêmes conditions que celles du premier tour ; la présentation des listes n’est alors plus réservée aux seules organisations syndicales.

Les listes de candidats présentées au premier tour de l’élection seront considérées comme maintenues pour le second tour, sauf indication contraire de leurs représentants.

Afin d’organiser leur présentation sur le site de vote, les listes sans appartenance syndicale seront nommées « liste sans étiquette », suivi du nom du premier candidat de la liste.

Les listes incomplètes ne seront pas admises.

10.2 - Représentants des listes de candidats

Chaque liste de candidats pourra se faire représenter dans le cadre de l’élection par un candidat de la liste.

Le représentant de chaque liste se fera connaître lors du dépôt des listes.

Lors de chaque tour, le représentant de chaque liste de candidats sera invité par le gestionnaire de l'élection à participer à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote d'une part, à la réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats d'autre part.

ARTICLE 11 - COMMISSION ELECTORALE

En cas de litige dûment constaté entre la direction et une ou plusieurs organisations syndicales, la commission électorale se réunira semaine 20, uniquement pour délibérer sur le bien-fondé des réclamations relatives à la composition des listes électorales provisoires et la validité des dépôts de candidatures.

La commission électorale est composée de la façon suivante :

• un mandataire de chacune des listes,

• un nombre égal de représentants de la direction de l'Ifremer désignés par le Président Directeur Général.

Le président de la commission électorale est désigné par le PDG parmi les représentants de la direction.

Les décisions seront prises à main levée à la majorité des personnes présentes.

ARTICLE 12 - PROPAGANDE ELECTORALE

La propagande électorale antérieure au premier tour est réservée aux organisations syndicales représentatives ayant déposé une ou plusieurs listes de candidats.

La propagande électorale sera ouverte à toutes les listes de candidats si un second tour est organisé.

La publication des professions de foi sur le site de vote n’est pas exclusive de tout autre moyen de communication habituellement utilisé par les organisations syndicales dans le cadre des campagnes électorales au sein de l’Institut.

Les professions de foi des listes de candidats devront être communiquées au gestionnaire de l'élection sous la forme d'un fichier PDF de moins de 5 Méga octets, avant la date limite définie dans le calendrier électoral. Elles devront faire l'objet d'un fichier distinct de celui des listes de candidats.

Les professions de foi seront publiées sur le site de vote et accessibles aux électeurs. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des candidats.

Simultanément aux professions de foi, les représentants des listes de candidats auront la possibilité de communiquer au gestionnaire de l'élection des photographies des candidats destinées à être publiées sur le site de vote. Les photographies devront être remises sous la forme de fichiers de formats jpg, png, bmp ou gif et ne dépassant pas 2Mo.

Les logos éventuels déposés par les représentants des listes de candidats devront être au format JPG ou PNG et d'un poids inférieur à 0,5Mo.

La liste des candidats et leur profession de foi seront également accessibles dans l'intranet de la direction des ressources humaines où une rubrique spécifique aux élections au comité scientifique sera créée.

Un mail envoyé via la messagerie interne par la direction des ressources humaines à l'ensemble des salariés leur communiquera le lien vers ces deux informations lorsque celles-ci auront été déposées.

ARTICLE 13 - OBSERVATEURS

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus électoral, certaines personnes pourront exercer le rôle d'« observateur » au cours de l’élection.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble des scrutins :

• La liste électorale,

• Les listes de candidats et les éventuels documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos),

• La composition du bureau de vote,

• L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote.

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours de l’élection :

• Le gestionnaire de l'élection,

• Les représentants de l'employeur,

• Les représentants des listes de candidats,

• Un représentant du prestataire Neovote.

Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont électeurs, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant qu'électeur.

ARTICLE 14 - CELLULE D'ASSISTANCE TECHNIQUE

Conformément aux obligations relatives au vote par voie électronique dans le cadre des élections professionnelles, une cellule d'assistance technique, ci-après dénommée « la cellule d'assistance technique » sera mise en place dans le cadre de l’élection.

La cellule d'assistance technique sera composée :

• d'un représentant du prestataire, ci-après dénommé « le représentant du prestataire »,

• d'un représentant de l’Ifremer, ci-après dénommé « le gestionnaire de l'élection ».

14.1 - Rôle du représentant du prestataire

Le représentant du prestataire veillera au bon fonctionnement du système de vote pendant toute la durée des opérations électorales.

A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l'intégrité du système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le prestataire.

De plus, il sera le point de contact de l’Ifremer auprès du prestataire pour toute question relative au fonctionnement du système de vote et conseillera cette dernière sur la bonne utilisation du système de vote.

14.2 - Rôle du gestionnaire de l'élection

Le gestionnaire de l'élection sera chargé de la bonne utilisation du système de vote et de l'organisation des opérations électorales au sein de l’Ifremer.

A ce titre :

• Il communiquera au prestataire l'ensemble des données et des documents électoraux et contrôlera l'importation de ces éléments par le prestataire au sein du système de vote,

• Il organisera, avec le représentant du prestataire, les séances de contrôle des données, test et scellement du système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés,

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par l’Ifremer, à l'efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du prestataire au sein de l’Ifremer et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l'utilisation du système de vote.

Le statut de gestionnaire de l'élection ne donnera aucun droit d'accès aux identifiants et mots de passe des utilisateurs.

14.3 - Compatibilité du rôle de gestionnaire de l’élection avec les statuts d'électeur, membre du bureau de vote, candidat

Le rôle de gestionnaire de l'élection est compatible avec le statut d'électeur.

Afin de garantir l'indépendance du Gestionnaire de l'élection vis-à-vis des listes de candidats, celui-ci sera dans la mesure du possible désigné parmi les salariés - électeurs ou non - ne se destinant pas à figurer dans une liste de candidats.

De même, le gestionnaire de l’élection évitera, dans la mesure du possible, d'être membre du bureau de vote.

ARTICLE 15 - LE BUREAU DE VOTE

15.1. Composition du bureau de vote

Le bureau de vote est composé de trois membres, dont un président qui en assure l’ordre. Les deux autres membres sont désignés assesseurs.

Dans la mesure du possible, le même bureau de vote siègera pour chaque tour de scrutin.

Seul un électeur pourra être membre du bureau de vote.

Le bureau de vote sera composé d'électeurs volontaires pour exercer les fonctions correspondantes. Le salarié électeur le plus âgé, acceptant, sera le président du bureau de vote.

Le gestionnaire de l'élection se chargera de contacter les électeurs susceptibles de constituer Le bureau de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions.

Le fait de se porter candidat n'est pas compatible avec la fonction de membre du bureau de vote.

15.2 - Enregistrement et communication des listes des membres du bureau de vote

L'identité et le rôle (président ou assesseur) de chaque membre du bureau de vote seront enregistrés dans le système de vote.

La composition du bureau de vote sera publiée sur le site de vote ainsi que sur l’intranet DRH, et pourra être consultée par les électeurs.

15.3 - Rôle des membres du bureau de vote

Les membres du bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

A ce titre :

• Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement seront générées à leur attention,

• Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après),

• Ils seront alertés par la cellule d'assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,

• Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement,

- ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux, édités et imprimés sous leur contrôle.

15.4 - Informations à l'attention du bureau de vote

Les membres du bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• La liste électorale,

• Les listes de candidats et les documents éventuels attachés (professions de foi, photographies et vidéos),

• La composition du bureau de vote,

• Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation,

• La liste d'émargement,

• Le journal des événements,

• Le code de scellement du système de vote.

ARTICLE 16 - GESTION DES CLES DE DECHIFFREMENT

16.1 - Génération des clés de déchiffrement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, chaque membre du bureau de vote sera titulaire d'une clé de déchiffrement.

Les clés de déchiffrement seront générées par le système de vote lors de la réunion de contrôle des données test et scellement du système de vote organisée avant l'ouverture des scrutins.

16.2 - Transmission des clés de déchiffrement

Chacune des clés de déchiffrement sera éditée et mise sous pli sous la responsabilité du prestataire selon un processus sécurisé. Chaque pli sera scellé et indiquera au destinataire qu'il ne doit être ouvert que lors de la séance de dépouillement des urnes. Les plis scellés seront regroupés et adressées en courrier postal suivi au gestionnaire de l’élection, qui les remettra en main propre à leurs titulaires, lors de la séance de dépouillement des urnes.

16.3 - Utilisation des clés de déchiffrement

Les clés de déchiffrement ne seront utilisables qu'à l'issue des votes, lors de la séance de dépouillement, au cours de laquelle elles seront enregistrées dans le système de vote afin de procéder au dépouillement des urnes.

Au moins deux clés devront être utilisées pour permettre le dépouillement des urnes.

En cas de perte de clés par plus d'un titulaire, leur récupération devra faire l'objet d'une procédure ad-hoc exceptionnelle, mise en œuvre avec le concours du prestataire.

16.4 - Sauvegarde des clés de déchiffrement

Des copies de secours des clés de déchiffrement seront sauvegardées au sein du système de vote dès leur émission. Elles ne seront accessibles qu'en cas de force majeure, selon une procédure sécurisée.

ARTICLE 17 - FORMATION

Conformément aux obligations légales, les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote.

Cette formation sera dispensée via :

• La présentation du système de vote et les explications fournies lors de la séance de contrôle des données, test et scellement du système de vote,

• Les informations contenues dans la note d'information à l'attention de l'ensemble des électeurs,

• L'annexe 2 du présent accord sur le fonctionnement du système de vote.

Parallèlement, les dispositions suivantes seront prises pour que l'ensemble des salariés ait accès aux explications nécessaires pour voter, et puisse bénéficier d'une assistance éventuelle en cas de difficulté :

• Le courriel contenant les codes d'accès personnel de l’électeur rappellera les plages d'ouverture du vote et fournira les informations nécessaires pour accéder au site de vote,

• Un mode d'emploi du vote, décrivant à l'aide de copies d'écran les étapes à suivre pour voter et contenant le numéro Vert du Service Support de Neovote, sera communiqué aux électeurs avec les codes d'accès au site de vote,

• Le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, répondra à toute question des électeurs relative au fonctionnement du site de vote et à l'expression du vote, et pourra assister à distance tout électeur en difficulté.

ARTICLE 18 - INFORMATION DES SALARIES

Chaque salarié disposera d'une note d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

La note d'information reflétera les termes du présent accord et de ses annexes.

La note sera consultable et téléchargeable à partir du site de vote, et accessible sur l’intranet DRH.

ARTICLE 19 - COMMUNICATION

Des messages vidéos ainsi que des messages électroniques seront diffusés par la direction à l’ensemble du personnel, via le site « Actualité Planète Ifremer », ainsi que sur l’adresse « ifremer.list » pour chacun des deux tours, pour présenter le comité scientifique et rappeler la possibilité de voter à ce scrutin ainsi que les modalités pratiques d'utilisation.

ARTICLE 20 - SUIVI DES OPERATIONS ELECTORALES

20.1 - Accès aux listes d'émargement

Conformément aux obligations relatives au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du bureau de vote, à des fins de contrôle du bon déroulement des scrutins pendant les opérations de vote.

20.2 - Résultats partiels

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement des scrutins.

20.3 - Accès au taux de participation

Pendant le déroulement des opérations électorales, le taux de participation sera accessible :

• Aux électeurs,

• Aux observateurs,

• Aux membres du bureau de vote.

Les droits de consultation des utilisateurs seront enregistrés au sein du système de vote. Les utilisateurs autorisés accèderont au taux de participation en se connectant au site de vote, à l'aide de leurs identifiants personnels.

ARTICLE 21 - ACCES AU SITE DE VOTE

21.1 - Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations électorales, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux électeurs (dont les membres du bureau de vote et les candidats), ainsi qu'aux observateurs.

Outre leur identifiant, les électeurs recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels. Ils seront valables pour les deux tours des scrutins.

Ces codes seront générés automatiquement par le système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

21.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe

21.2.1 - Procédure standard (illustration page 24)

Les identifiants seront édités et adressés par le prestataire aux électeurs et aux observateurs à leurs adresses électroniques préalablement enregistrées dans le système de vote.

Ayant reçu leurs identifiants personnels, les électeurs seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :

• l'électeur se connecte au site de vote - dont l'adresse url est indiquée dans l'email - en saisissant son identifiant et sa donnée de connexion (5 derniers caractères de l’IBAN),

• l'électeur connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle) pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS ou par email.

21.2.2 - Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant, il pourra obtenir la réédition de son identifiant selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique de Neovote :

• L'utilisateur contacte le Service Support de Neovote, accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par Neovote,

• L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, puis déclenche l'envoi à l’adresse mail prédéfini dans la liste électorale,

• Le système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email prédéfini dans la liste électorale),

• La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne :

• L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote,

• L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile,

• Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur,

• L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande,

• Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,

• En cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par email prédéfini à la liste électorale,

• En cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

La procédure a pour effet :

• Si l'utilisateur est électeur, de lui adresser un nouvel identifiant,

• Si l'utilisateur n'est pas électeur, de lui adresser un nouvel identifiant.

Les données d'identification de l'électeur, sont :

• Nom et Prénom – date de naissance.

Toute re-génération d'identifiant est enregistrée au sein du système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité de l'électeur ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

ARTICLE 22 - EXPRESSION DU VOTE

22.1 - Vote électronique

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe personnels fournis par le prestataire pourront voter par voie électronique à partir de tout terminal (ordinateur, smartphone ou tablette) équipé d'un navigateur Internet récent, tant professionnel que personnel, à tout moment pendant la durée d'ouverture des scrutins.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et sa donnée de connexion (5 derniers caractères de l’IBAN) pour se connecter au site de vote.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux électeurs le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les électeurs se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

Toutefois, le vote demeurera possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin, pour un électeur qui se serait connecté avant l'heure de clôture sur le site de vote dans la zone réservée à l'expression du vote, sans avoir encore validé son vote. Cette possibilité s'applique uniquement pour le scrutin sur lequel l'électeur est connecté.

A l'issue de chacun de ses votes, l'électeur pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le système de vote, qu'il pourra conserver.

Les listes de candidats seront présentées sur le site de vote dans l'ordre alphabétique des noms des organisations syndicales dépositaires ou dans l'ordre alphabétique des noms des listes en l'absence d'étiquette syndicale.

Le système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du système de vote, être entaché d'irrégularités. Outre le choix d'une liste, seul le vote blanc sera proposé à l'électeur.

22.2 - Vote par correspondance

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.

ARTICLE 23 - DEPOUILLEMENT - PROCES VERBAUX

23.1 - Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents et du gestionnaire de l'élection.

Le représentant du prestataire pourra également être présent, à la demande de l’Ifremer.

Après activation des clés de déchiffrement, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

23.2 - Signature et communication des procès-verbaux

Les procès-verbaux, imprimés seront signés par les membres du bureau de vote.

Les résultats seront portés à la connaissance du personnel de l’Ifremer.

23.3 - Signature et conservation des listes d'émargement

A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du bureau de vote.

Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’Ifremer.

L'enveloppe sera détruite à l'issue de la période de recours.

23.4 - Proclamation des résultats

Le Président du bureau de vote, ou à défaut un assesseur, proclamera le nom des candidats élus à l'issue de la signature des procès-verbaux.

Si un second tour doit avoir lieu, les électeurs en seront informés.

ARTICLE 24 – SECOND TOUR DE SCRUTIN

Au cas où le nombre de suffrages exprimés serait inférieur à 50% du nombre d'électeurs inscrits, un second tour de scrutin sera organisé dans les mêmes conditions. La présentation des listes n’est alors plus réservée aux seules organisations syndicales représentatives dans l’entreprise.

Les listes nouvelles seront reçues conformément au calendrier électoral, dans les conditions définies à l’article 10 du présent accord.

ARTICLE 25 - FORMALITES DE DECLARATION ET ACCES AUX DONNEES PERSONNELLES

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par l’Ifremer au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition, de portabilité, d'effacement et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du prestataire et en justifiant de leur identité.

ARTICLE 26 - CONSERVATION ET DESTRUCTION DES FICHIERS SUPPORT

Conformément aux obligations relatives au vote électronique, le prestataire conservera sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde.

La procédure de décompte des votes pourra, si nécessaire, être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire après en avoir informé le gestionnaire de l'élection, procèdera à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 27 - CONTESTATION

Les contestations éventuelles sur la validité des opérations électorales sont portées dans un délai de 5 jours ouvrés à compter de la proclamation des résultats devant le Président Directeur Général de l'Ifremer qui statue dans le délai de 6 jours.

ARTICLE 28 - NOTIFICATION ET DEPOT

Le présent accord sera notifié par la partie la plus diligente à chacune des organisations syndicales représentatives dans le périmètre de l'accord à l'issue de la procédure de signature.

Le présent accord est déposé auprès de la DREETS par le biais de la plateforme de téléprocédure télé@ccord. Un exemplaire papier fera l’objet d’un dépôt au secrétariat du greffe du conseil des prud’hommes compétent. Mention de son existence est faite sur le tableau d’affichage de la direction et l’intranet.

ARTICLE 29 - DUREE DU PRESENT ACCORD

Le présent accord est conclu pour la durée de l’élection.

Fait à Plouzané,

Le 06/05/2022,

En trois exemplaires originaux, dont un pour chacune des Parties signataires.

Pour la direction : Pour les Organisations Syndicales :

▪ IFREMER :		▪ CFDT:

		▪ CGT :

ANNEXE 1

DEROULEMENT DES OPERATIONS ELECTORALES

Les opérations électorales se déroulent en 4 phases :

1. Organisation des élections,

2. Préparation des scrutins,

3. Opérations de vote,

4. Dépouillement et clôture des élections.

PHASE 1 - ORGANISATION DES ELECTIONS

1.1 - Annonce de l'élection

L'annonce de l'élection informe les salariés de l'organisation des élections. Elle est affichée et précise la date envisagée pour le premier tour.

1.2 - Création du « Dossier de vote » dans le système de vote

Le « dossier de vote » reflétant les dispositions des opérations électorales est créé dans le système de vote.

Les caractéristiques générales des élections sont enregistrées :

• Titre des élections,

• Règles des scrutins,

• Modalités de vote,

• Calendrier prévisionnel (dont les dates et heures d'ouverture et de fermeture prévues du 1er et du 2ème tour des élections),

• Modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs,

• Procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus,

• Modalités de remise des clés de déchiffrement.

Il sera précisé : le type de scrutin, raison sociale, date des dernières élections, nombre de sièges de titulaires à pourvoir, nombre de sièges de suppléants à pourvoir.

1.3 - Déclaration au registre général de protection des données

Dans la perspective de la constitution du fichier électoral, une déclaration du traitement au registre est effectuée.

1.4 - Edition et publication de la note d'information

La note d'information à l'attention des électeurs est établie et publiée selon les dispositions du présent accord.

1.5 - Personnalisation du système de vote

Le système de vote est personnalisé en fonction des éléments graphiques et d'identité attendus sur le site de vote et sur les documents proposés par le système de vote.

PHASE 2 - PREPARATION DES SCRUTINS

2.1 - Etablissement et enregistrement du fichier électoral

Le fichier électoral est établi en fonction des données légales et nécessaires aux opérations de vote, conformément aux dispositions du présent accord.

Le fichier est enregistré dans le système de vote.

2.2 - Publication des listes électorales

Les listes électorales sont publiées conformément aux modalités (article 9 du présent accord) et au calendrier fixés par l’article 6 du présent accord.

2.3 - Correction éventuelle des listes électorales et du fichier des électeurs

En fonction des observations recueillies dans le délai autorisé, les corrections nécessaires sont apportées aux listes électorales. Les listes corrigées sont publiées.

2.4 - Désignation et enregistrement des membres du bureau de vote

Le bureau de vote est constitué conformément à l’article 15 du présent accord.

La composition du bureau de vote est enregistrée dans le système de vote.

2.5 - Désignation et enregistrement des observateurs

Les observateurs sont désignés conformément à l’article 13 du présent accord.

La liste des observateurs est enregistrée dans le système de vote.

2.6 - Dépôt et enregistrement des listes de candidats et des documents attachés

Les listes de candidats et les documents attachés sont déposés par leurs représentants selon les modalités (article 10) et le calendrier (article 6).

Dès la date et l'heure limites de dépôt, ces éléments sont transmis à Neovote, pour enregistrement dans le système de vote.

2.7 - Génération des codes d'accès

Un identifiant personnel aléatoire est attribué par le système de vote à chaque électeur. Un identifiant est attribué à chaque observateur non-électeur.

Nota : les codes d'accès générés lors du 1er tour sont valables pour l'éventuel second tour. Il n'est donc pas nécessaire de répéter l'opération pour le 2ème tour.

2.8 - Transmission des codes d'accès

Les codes d'accès à l'attention des électeurs et des observateurs leur sont transmis selon le calendrier et les modalités précisées dans le présent accord.

PHASE 3 - OPERATIONS DE VOTE

3.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Avant l'ouverture du vote, une réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote est organisée selon les dispositions du présent accord. La réunion se déroule selon la séquence ci-après.

3.1.1 - Réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote

Les éléments suivants sont vérifiés :

• Paramètres des scrutins, dont :

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs au taux de participation,

- Droits d'accès des différents profils d'utilisateurs aux listes d'émargement,

- Informations utilisées pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.

• Plage d'ouverture du vote (date et heure d'ouverture, date et heure de fermeture),

• Nombre de sièges à pourvoir par scrutin (i.e type de siège),

• Liste électorale,

• Listes de candidats par scrutin (i.e. type de siège) et documents attachés (professions de foi, photographies et vidéos éventuelles),

• Composition du bureau de vote,

• Liste des observateurs et droits d'accès aux informations de chaque observateur.

3.1.2 - Vérification du fonctionnement du système de vote

A l'issue des vérifications précédentes, un test est lancé afin de constater :

• le bon état de fonctionnement du système de vote (système principal et système de secours),

• l'absence de vote et l'absence d'émargement dans le système de vote.

3.1.3 - Génération et transmission des clés de déchiffrement

La génération des clés de déchiffrement s'effectue après vérification des noms des titulaires et des modalités de transmission prévues.

Au minimum, trois clés de déchiffrement sont générées.

Les clés de déchiffrement sont transmises à leurs titulaires selon les modalités précisées dans le présent accord.

3.1.4 - Scellement du système de vote

A l'issue des opérations précédentes, le scellement du système est déclenché. Le scellement a pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées.

Lors de l'opération, le « code de scellement » du système est généré et affiché par le système de vote. Le code inclut la signature du serveur principal, la signature du serveur de secours et la signature des données.

3.2 - Ouverture des scrutins

L'ouverture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

3.3 - Expression des votes

Les électeurs disposant d'un identifiant et d'un mot de passe peuvent exprimer leur vote par voie électronique pour chacun des scrutins les concernant dans la plage de vote définie.

Avant de voter, les électeurs peuvent consulter les informations publiées sur le site de vote conformément aux dispositions du présent accord.

Note : le vote demeure possible pendant un laps de temps de 5 minutes au-delà de l'heure de clôture du scrutin pour les électeurs qui, connectés au système de vote, ont ouvert avant l'heure de clôture du scrutin la page du système de vote réservé au vote, mais n'ont pas encore exprimé leur vote.

3.4 - Assistance téléphonique des électeurs

Une assistance téléphonique est mise en place au cours des opérations de vote.

L'assistance téléphonique est accessible selon les horaires définis dans le présent accord.

3.5 - Régénération des codes d'accès

A la demande d'un électeur ayant perdu ou n'ayant pas reçu ses codes d'accès personnels, l'assistance téléphonique est en mesure de déclencher la régénération et l'envoi de nouveaux codes d'accès à son attention, après authentification de l'électeur selon la procédure prévue.

3.6 - Clôture des scrutins

La clôture des scrutins est automatique et s'effectue à la date et à l'heure enregistrées dans le système de vote (vérifiée lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote).

PHASE 4 - DEPOUILLEMENT ET CLOTURE DES ELECTIONS

4.1 - Réunion de dépouillement, lecture et proclamation des résultats

A l'issue des opérations de vote, la réunion dépouillement, lecture et proclamation des résultats est organisée conformément aux dispositions du présent accord. Au niveau de chaque bureau de vote, la réunion se déroule selon la séquence suivante.

4.1.1 - Contrôle du scellement du système de vote

Le contrôle consiste à :

• Vérifier que le code de scellement du système, recalculé en séance, est inchangé par rapport à celui constaté lors de l'étape de contrôle des données, test et scellement du système de vote (voir phase 3 de l’annexe 1),

• Vérifier qu'aucune alerte n'a été enregistrée au cours des opérations de vote.

En cas d'écart entre les deux codes de scellement, les membres du bureau de vote décident, en fonction des événements ayant conduit à la modification du code de scellement, de la suite des opérations.

4.1.2 - Dépouillement des urnes

A l'issue des vérifications précédentes, les membres du bureau de vote dévoilent leurs clés de déchiffrement. Celles-ci sont saisies dans le système de vote, sous le contrôle des participants.

Le système affiche alors, pour chaque scrutin dans le périmètre du bureau de vote, les données ci-après.

Dans un premier tableau :

• Le nombre d'électeurs inscrits,

• Le nombre de votes enregistrés,

• Le nombre d'émargements enregistrés,

• Le taux de participation,

• Le nombre de bulletins blancs,

• Le nombre de suffrages valablement exprimés,

• Le quorum.

Dans un second tableau, pour chaque liste de candidats :

• Le nombre de suffrages valablement exprimés en faveur de la liste (et le pourcentage correspondant des suffrages valablement exprimés),

• Les élus éventuels.

Pour chaque scrutin, le calcul détaillé conduisant à l'éventuelle attribution de sièges est affiché et peut être vérifié par les participants :

• Etape 0 : calcul du quorum, s'agissant du premier tour (le nombre de suffrages exprimés doit être supérieur à la moitié des électeurs inscrits),

• Etape 1 : calcul du quotient électoral,

• Etape 2 : calcul du nombre de voix de chaque liste,

• Etape 3 : attribution de sièges aux listes sur la base du quotient électoral,

• Etape 4 et suivantes éventuelles : attribution des sièges restants aux listes sur la base du plus fort reste,

• Dernière étape : attribution des sièges obtenus par chaque liste aux candidats.

A chaque étape, le système affiche la définition des termes employés, indique les règles de calcul appliquées, et précise ses conclusions.

4.1.3 - Edition des procès-verbaux et des listes d'émargement

A l'issue de la lecture des résultats, les procès-verbaux sont édités puis signés par les membres du bureau de vote.

De plus, un lien à usage unique donnant accès aux listes d'émargement est adressé à l'un des membres du bureau de vote. Celui-ci imprime les listes d'émargement.

Après signature par les membres du bureau de vote, les listes d'émargement sont conservées selon les modalités prévues par le présent accord.

4.1.4 - Edition des documents et publication des résultats

Une fois les procès-verbaux signés, les résultats sont proclamés par le président du bureau de vote.

L'annonce des résultats et la liste des élus sont éditées, pour communication auprès des électeurs.

A l'issue des étapes précédentes, les résultats peuvent être validés dans le système de vote. La validation déclenche leur publication sur le site.

4.2 - Archivage des données

La clôture des opérations déclenche la sauvegarde et l'archivage automatiques des données électorales, incluant notamment le contenu des urnes, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs du système de vote. Les éléments archivés sont figés, horodatés et scellés.

4.3 - Appel à candidatures

A l'issue du 1er tour, dans l'éventualité où un deuxième tour serait nécessaire, un appel à candidatures est adressé aux électeurs.

4.4 - Destruction des données électorales

A l'issue de la période de recours (ou à l'issue de la décision du tribunal en cas de recours), les données électorales sont détruites.

ANNEXE 2

FONCTIONNEMENT DU SYSTEME DE VOTE

1 - CARACTERISTIQUES GENERALES DU SYSTEME DE VOTE

Le système de vote est conçu pour gérer chaque phase du processus électoral :

• Organisation des élections,

• Préparation des scrutins,

• Opérations de vote,

• Dépouillement et clôture des élections.

Ses utilisateurs sont : le gestionnaire des élections, les électeurs, les membres du bureau de vote, les observateurs.

Le système de vote respecte :

• les principes généraux du droit électoral,

• la loi sur l'informatique et les libertés,

• le règlement UE 2016/679 sur la protection des données personnelles,

• les recommandations de la commission nationale de l'informatique et des libertés sur la sécurité des systèmes de vote électronique, précisées dans sa délibération n°2019-053.

Conformément aux dispositions légales, le système de vote a fait l'objet d'une expertise indépendante confirmant le respect des dispositions légales avant sa mise en œuvre dans le cadre des élections.

2 - FONCTIONNALITES

Phase 1 - Organisation des élections

Au cours de cette phase, un « dossier de vote » correspondant aux élections est créé au sein du système de vote.

Les caractéristiques des scrutins sont enregistrées au sein du système, notamment :

• les règles des scrutins,

• les modalités de vote,

• le calendrier prévisionnel,

• les modalités d'envoi des codes d'accès aux électeurs,

• la procédure de régénération des codes d'accès perdus ou non reçus,

• les modalités de remise des clés de déchiffrement.

Phase 2 - Préparation des scrutins

Au cours de cette phase, le fichier électoral, les listes de candidats, la composition du bureau de vote et la liste des observateurs sont enregistrées dans le système de vote.

A l'issue de ces enregistrements, le système génère les codes d'accès personnels des utilisateurs, ainsi que les trames des courriers et/ou emails à leur attention.

• Les codes d'accès personnels des électeurs sont adressés aux utilisateurs par Neovote selon les modalités définies dans le présent accord.

• Le fichier électoral enregistré dans le système de vote contient, pour chaque électeur, les données suivantes : nom, prénom, âge, date d'ancienneté, coordonnées de réception des codes d'accès, éventuelles données personnelles utilisées en plus des données précédentes pour authentifier les appels des électeurs demandant la régénération de leurs codes d'accès.

• Les listes de candidats enregistrées dans le système de vote peuvent être accompagnées des logos des listes, des professions de foi, des photographies des candidats et de vidéos de présentation.

Phase 3 - Opérations de vote

L'ouverture du vote est précédée d'une séance de vérification des paramètres et des données enregistrées dans le système de vote, à l'issue de laquelle le système de vote est scellé.

La séance donne le GO de l'ouverture puis de la fermeture automatique des scrutins, selon le calendrier enregistré.

• Le scellement du système de vote s'accompagne de l'édition du « code de scellement » du système, valable pour les opérations lancées. Le code de scellement caractérise l'état du logiciel et des données et peut être vérifié à tout moment par les membres du bureau de vote ; il est également vérifié lors du dépouillement des urnes. La non-modification du code de scellement du système de vote au cours des opérations électorales prouve l'absence de toute modification du logiciel et des données électorales au cours des opérations de vote.

• Trois clés (codes) de déchiffrement au minimum sont générées lors de la séance de scellement à l'attention du président et des assesseurs désignés du bureau de vote. Ces clés sont nécessaires pour dépouiller les urnes à l'issue des votes. Elles sont remises à leurs titulaires selon les modalités prévues par le présent accord.

Phase 4 - Dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats

Le dépouillement des urnes s'effectue en présence des participants prévus dans le présent accord dont les membres du bureau de vote.

Après vérification de l'intégrité du scellement du système de vote, les membres du bureau de vote révèlent leurs clés de déchiffrement en séance, lesquelles sont saisies dans le système de vote.

La saisie des clés déclenche le dépouillement automatique des urnes. Le système de vote affiche alors le contenu de chaque urne ainsi que les résultats correspondants.

Après le contrôle des membres du bureau de vote, les résultats sont proclamés. La proclamation des résultats est matérialisée par leur validation dans le système de vote.

Les différents documents utiles sont édités par le système de vote.

• Aucun dépouillement n'est possible en cours de scrutin. Le dépouillement est possible 5 minutes après la clôture des scrutins.

• La saisie de deux clés de déchiffrement suffit pour déclencher le dépouillement des urnes.

• La validation des résultats déclenche leur publication automatique sur le site de vote (et donc la possibilité pour tout utilisateur du site de les consulter).

• A l'issue de la séance de dépouillement, l'ensemble des données sont archivées. Les données sont conservées pendant la période de recours, et sont détruites ensuite.

3 - ACCESSIBILITE ET NEUTRALITE DU SYSTEME DE VOTE

Accessibilité

Le système de vote est accessible par Internet via tout terminal (ordinateur, tablette, smartphone) équipé d'un système d'exploitation et d'un navigateur Internet récents.

Aucune installation n'est nécessaire sur le terminal utilisé (en particulier la présence du logiciel Java n'est pas requise).

Les navigateurs récents peuvent être utilisés pour se connecter à l'Espace de vote :

• Javascript activé,

• TLS 1.3,

• HTML5/CSS3.

Le système vote est disponible à tout moment pendant la plage de vote définie.

Les électeurs peuvent s'y connecter :

• Avant l'ouverture du vote pour consulter les informations qui y sont publiées,

• Pendant la période d'ouverture du vote, pour voter,

• A l'issue du vote, pour consulter les résultats.

Le système de vote est compatible avec les systèmes de lecture pour mal voyants.

Neutralité

Le système de vote présente de manière égale les informations relatives aux différentes listes de candidats ainsi que les choix possibles pour l'électeur.

En particulier, lors de la sélection d'une liste (ou du vote blanc), le système divise l'espace disponible sur l'écran de l'électeur en zones de tailles égales pour chaque choix, si bien que toutes les listes sont visibles de manière égale sans défilement ; de plus, aucune couleur, aucune police de caractères ne distingue un choix d'un autre.

• L'ordre de présentation des listes est défini lors du paramétrage du système de vote, en fonction des dispositions du présent accord.

4 - SECURITE ET CONFIDENTIALITE DU VOTE

La sécurité du système de vote est assurée par de nombreux dispositifs, mis en œuvre conformément aux obligations légales et aux recommandations de la CNIL. Ces dispositifs garantissent le respect des principes de tout processus électoral : l'authentification de l'électeur, le secret du vote, l'unicité, l'inaltérabilité et la transparence du vote.

Authentification de l'électeur

L'authentification de l'électeur est assurée par l'attribution et l'envoi sécurisé, à chaque électeur, de codes d'accès personnels (un identifiant et un mot de passe), nécessaires pour accéder au site de vote et pour voter. Les codes d'accès sont générés aléatoirement par le système de vote. Les mots de passe ne sont pas connus des opérateurs de Neovote. La re-génération des codes d'accès (nécessaire en cas de perte ou de non réception) est sécurisée.

• Le mot de passe de l'électeur est conservé crypté dans le système de vote.

• Lorsque de nouveaux codes d'accès sont adressés à l'électeur selon la procédure prévue par le présent accord, à aucun moment l'opérateur traitant la demande de l'électeur n'a accès aux codes envoyés.

Secret du vote

Le secret du vote est assuré par : le cryptage du vote à la source (c.à.d. dans le navigateur Internet utilisés par l'électeur) rendant le vote illisible jusqu'à son dépouillement ; le cryptage des communications entre le terminal de vote et le système de vote ; la séparation du fichier des électeurs et du contenu de l'urne, rendant impossible le rapprochement d'un vote et d'un électeur.

• Le rapprochement d'un vote et d'un électeur étant impossible, il est également impossible à un électeur de revenir sur un vote exprimé et de le modifier, une fois celui-ci confirmé.

Unicité et inaltérabilité du vote

L'unicité du vote est assurée par les règles de conception et de fonctionnement du logiciel de vote, lequel interdit toute nouvelle expression d'un vote par un électeur ayant déjà émargé pour le scrutin considéré.

L'inaltérabilité du vote est assurée par les dispositifs de protection du système vis-à-vis de toute tentative d'intrusion, et par l'impossibilité de modifier les données correspondantes au cours des opérations de vote et postérieurement à celles-ci.

• L'unicité du vote n'est pas remise en cause par la re-génération des codes d'accès d'un électeur. En effet l'opération a pour effet de régénérer le mot de passe de l'électeur (en annulant et remplaçant le mot de passe précédent), mais son identifiant reste le même.

Transparence du vote

La transparence du vote est assurée à l'aide d'une preuve de vote directement calculée dans le navigateur de l'électeur, à l'étape de validation du vote. Les serveurs de vote n'ont aucune connaissance de la preuve de vote.

A l'issue du vote, l'électeur peut renseigner auprès d'un commissaire de justice la preuve de vote calculée par son navigateur (personnelle et confidentielle) ainsi que le mot de passe (chiffré de transparence) publié par Neovote afin de vérifier la présence de son bulletin dans l'urne dépouillée et les résultats publiés sur le site de vote.

5 - ILLUSTRATIONS

Connexion à l'espace de vote

L'électeur accède au site de vote en saisissant dans son navigateur Internet l'adresse URL correspondante (communiquée en même temps que ses codes d'accès).

Pour se connecter à l'espace de vote, l'électeur est invité à saisir son identifiant et sa donnée de connexion (5 derniers caractères de l’IBAN).

Page d'accueil du site de vote

Une fois connecté, l'électeur accède à la page d'accueil du site de vote. Un message de bienvenue lui permet de vérifier qu'il a bien été identifié.

L'électeur peut consulter les informations à sa disposition en cliquant sur les boutons correspondants.

Pour voter, l'électeur est d'abord invité à retirer son mot de passe, en cliquant sur le bouton correspondant.

Ayant retiré son mot de passe selon la procédure prévue, l'électeur peut accéder au vote.

Expression du vote

Pour chacun des scrutins le concernant, l'électeur est invité à sélectionner la liste de son choix (ou le vote blanc).

Nota :

• Selon les dispositions du présent accord, des photographies peuvent être attachées aux candidats.

• La sélection d'une liste de candidats conduit à sélectionner tous les candidats de la liste.

Ayant cliqué sur le bouton « Suite », l'électeur est invité à vérifier et valider son choix, en saisissant son mot de passe composé de 5 chiffres sur le pavé numérique.

A ce stade, l'électeur peut encore revenir à la page précédente – et modifier son choix – en cliquant sur bouton « Modifier votre choix ».

Pour chaque vote exprimé, l'électeur peut imprimer, enregistrer ou envoyer à l'adresse mail de son choix l'accusé de réception correspondant.

Informations à l'attention des membres du bureau de vote

Via l'espace de vote, les membres du bureau de vote accèdent à un tableau de bord leur permettant de vérifier le bon déroulement des opérations de vote.

Le tableau les renseigne sur :

• l'état fonctionnement du système principal et du système de secours,

• le taux de participation pour chaque scrutin,

• le nombre d'émargements et le nombre de votes enregistrés par le serveur principal et le serveur de secours pour chaque scrutin.

Le journal des événements renseigne les membres du bureau de vote sur les événements qu'ils ont à connaître.

Les évènements retracés sont notamment :

• les événements du cycle de vie du scrutin,

• les régénérations de codes d'accès,

• la mise en liste noire temporaire d'une connexion par suite de saisies multiples d'identifiants ou de mot de passe erronés,

• toute intervention dans les serveurs de vote (qui résulterait d'un cas de force majeure et ferait par ailleurs l'objet d'une communication auprès des membres du bureau de vote).

A tout moment, les membres du bureau de vote peuvent vérifier l'intégrité du code de scellement.

Informations à l'attention des observateurs

Les observateurs accèdent aux informations mise à leur disposition dans le périmètre les concernant (par exemple l'ensemble des scrutins, ou les scrutins relevant d'un périmètre électoral donné).

Ils peuvent donc vérifier à tout moment la bonne publication des informations publiées dans l'espace de vote.

Dans leur périmètre d'observation, les observateurs peuvent suivre en temps réel le taux de participation.

L'évolution du taux de participation depuis l'ouverture du vote leur est également accessible à tout moment.