Accord du 21/01/2019 sur l’entretien annuel

pour l’ensemble des salariés du Cirad

Entre :

- le Cirad (Centre de Coopération Internationale en Recherche Agronomique pour le Développement), dont le siège est 42 rue Scheffer - 75116 Paris, représenté par
M. .., directeur général délégué aux ressources et aux dispositifs, d’une part

Et les organisations syndicales suivantes, d'autre part :

• la CFDT

représentée par en qualité de délégué(e) syndical(e)

• la CFTC

représentée par en qualité de délégué(e) syndical(e)

• la CGT

représentée par M en qualité de délégué(e) syndical(e)

• l’UNARED/CFE-CGC

représentée par en qualité de délégué(e) syndical(e)

Sommaire

Préambule 2

Chapitre 1 - Objet 2

Chapitre 2 - Finalités 2

Chapitre 3 – Mise en œuvre 3

Chapitre 4 – Partage et utilisation des informations 4

Chapitre 5 – Désaccord 5

Chapitre 6 – Suivi et restitutions 5

Article 1 : Suivi et restitutions des campagnes annuelles des entretiens annuels 5

Article 2 : Suivi de l'accord 6

Chapitre 7 - Clauses finales 6

Article 1 : Champ d’application 6

Article 2 : Entrée en vigueur - Durée 6

Article 3 : Révision 7

Article 4 : Dépôt et publicité 8

Préambule

Dans le cadre de l’évolution des outils RH, plusieurs accords à durée déterminée ont été conclus depuis 2016.

Le nouvel outil dédié aux entretiens devrait être disponible pour la campagne 2020, il a été convenu de conclure un nouvel accord pour une durée déterminée allant jusqu’à fin 2019, équivalent aux accords signés en 2016 et 2018.

Il est rappelé que l’entretien annuel est un des éléments de constitution des dossiers d’évaluation individuelle et de changement de catégorie, selon :

« L’accord du 11 octobre 2007 relatif à l’évaluation individuelle quadriennale dans les unités de recherche du Cirad, conformément à l’Article 3 : le dossier d’évaluation » et

« L’accord du 19 mars 2008 relatif aux changements de catégorie, conformément à l’Article 5 : modalités de mise en place de la procédure ».

Bien que l’entretien annuel et l’entretien professionnel soient deux entretiens distincts, actuellement, la gestion électronique de documents (GED) ne permet pas de dissocier les 2 documents.

Chapitre 1 - Objet

Le présent accord porte sur l’entretien annuel.

Il a pour objet de fixer le cadre de l’entretien annuel en termes de finalités, mise en œuvre, utilisation et suivi.

Chapitre 2 - Finalités

L'entretien annuel est un espace de dialogue et d'échanges entre un salarié et son hiérarchique permettant d'identifier les missions et activités du salarié, d'en faire le bilan pour la période écoulée et de fixer les objectifs et attendus de la période à venir.

Les principales finalités de l’entretien annuel sont les suivantes :

• Ouvrir un espace de dialogue obligatoire entre le salarié et son responsable,

• Définir ou actualiser les missions, les activités ou les responsabilités des salariés,

• Partager les résultats, les succès et les difficultés rencontrées. En cas de difficultés, trouver ensemble les moyens à mettre en œuvre pour réaliser sa ou ses missions dans de bonnes conditions,

• Fixer les objectifs annuels (autres que financiers) du salarié dans le cadre des objectifs globaux de sa structure d’affectation et les moyens qui lui sont attribués,

• Permettre au salarié de connaître l’appréciation portée sur le niveau d’atteinte de ses objectifs par son responsable et d’exprimer de son côté son avis sur cette appréciation, en mettant en avant les points positifs (résultats acquis) et ceux restant à traiter,

• Permettre au salarié de faire part des succès et des difficultés rencontrées au cours de l’année écoulée,

• Permettre de caractériser les points forts et les points à faire progresser.

Chapitre 3 – Mise en œuvre

Il est rappelé que l’entretien annuel est réalisé à l’aide d’un support disponible dans une plateforme de GED. Un guide d’utilisation à l’usage du salarié et du hiérarchique est disponible en ligne sur l’intranet du Cirad. En complément du guide, les responsables d’entretien peuvent suivre une formation à la conduite d’entretien organisée par le service formation.

Les modalités de mise en œuvre de la procédure d’entretien annuel sont les suivantes, en utilisant le support qui se trouve dans la GED :

3.1 Cette procédure concerne tous les salariés du Cirad ayant au moins un an de présence au 1^er janvier, quel que soit le lieu où ils exercent leurs activités.

3.2 L’entretien annuel doit être validé avant le 30/09 de l’année N.

Des « dérogations », peuvent être étudiées en cas de mobilité géographique ou de retour d’absence supérieure à 6 mois (congés spéciaux, congé parental à temps plein, détachement ou mise à disposition hors Cirad, arrêt maladie).

3.3 Les salariés n’ayant pas eu d’entretien annuel au cours de l’année N-1 doivent impérativement et prioritairement en avoir un durant l’année N.

3.4 Le responsable hiérarchique (directeur d’unité ou de service, ou délégué) est responsable de la tenue des entretiens annuels. Il peut déléguer l’entretien au responsable opérationnel du salarié, par délégation écrite notamment dans le cadre de son propre entretien annuel. Cette délégation ne doit pas être envisagée comme une délégation d’opportunité mais elle doit explicitement se baser sur l’organisation effective de l’unité et sur des responsabilités préalablement définies.

Chaque responsable d’entretien ne doit pas, dans la mesure du possible, conduire plus d’une quinzaine d’entretiens par an. Lorsque le service ou l’unité compte un grand nombre de salariés, le responsable hiérarchique désigne les délégataires, avec l’aide si besoin de son conseiller management. Le salarié prend connaissance de ce choix dès qu’il se connecte à l’application. Le salarié peut refuser cette délégation par un écrit argumenté adressé à son responsable hiérarchique. Dans ce cas, le responsable hiérarchique propose un nouvel interlocuteur ou réalise lui-même l’entretien.

Tous les entretiens faisant l’objet d’une délégation doivent être validés et/ou commentés par le responsable hiérarchique, qui s’engage de la sorte sur les conclusions de l’entretien et ses suites. Cette validation doit avoir lieu dans un délai maximum de 2 mois à compter de l’entretien et en tout état de cause avant la fermeture de l’application.

3.5 L’application dédiée à la gestion de l’entretien annuel permet le partage du document sous la forme électronique, afin de restreindre la circulation de l’original.  Ce partage de l’entretien annuel dans sa globalité est limité aux seules personnes suivantes : le salarié, le responsable hiérarchique, le responsable de l’entretien, le conseiller carrière, le conseiller management et le correspondant ressources humaines dans les DOM (CRH DOM) auxquels le salarié et le manager sont rattachés ainsi que l’administrateur de la GED. Une édition du document peut être faite et gardée par le salarié en tant qu’original. Par ailleurs, le conseiller carrière (CC), le conseiller management (CM) ou le CRH DOM, en accord avec le salarié et le responsable hiérarchique, a la possibilité de faire parvenir l’entretien annuel au N+2 ou au directeur de département, pour suite éventuelle à donner.

Chapitre 4 – Partage et utilisation des informations

Bien que l’entretien annuel et l’entretien professionnel soient deux entretiens distincts, actuellement, la GED ne permet pas de dissocier les 2 documents.

• Les accès à l’entretien annuel et, de fait, à l’entretien professionnel, sont résumés dans le tableau suivant :

Accès aux entretiens annuel et professionnel
Salarié	Responsable(s)	DRH
		Administrateur de la GED	CC/CM/CRH Dom auxquels le salarié et le manager sont rattachés	Service formation	Responsable du SIRH1
Totalement	Totalement	Totalement	Totalement	Partiellement (Points 1 et 2.2 de l’EP)	Partiellement (Point 1.2 de l’EA)

Rappel : l’entretien annuel étant un élément de constitution des dossiers d’évaluation individuelle quadriennale et de changement de catégorie, celui-ci est également accessible aux membres des commissions.

• L’utilisation des entretiens réalisés est limitée aux usages suivants :

Pour l’entretien annuel :

Rubrique 1 : La partie concernant le référentiel scientifique / référentiel appui et la mobilité géographique sert à actualiser les données dans le SIRH. Les éléments de l’année N-1 servent de base à la conduite de l’entretien de l’année N.

Rubrique 2 : La partie 2 permet aux responsable de l’entretien et responsable hiérarchique d’avoir un résumé des résultats.

Rubrique 3 : La partie 3 de l’année N-1 sert de base à la conduite de l’entretien de l’année N.

Rubrique 4 : Cette partie correspond aux commentaires globaux du salarié, du responsable opérationnel et du responsable hiérarchique (ou directeur de département).

Pour l’entretien professionnel :

1 et 2.2 : Le service formation a accès à des restitutions réalisées à partir des espaces renseignés dans l’entretien professionnel relatifs à la formation.

Chapitre 5 – Désaccord

Un constat de désaccord sur les termes de l’entretien annuel peut être conclu et inscrit dans l’entretien annuel et peut être validé par le salarié et son responsable d’entretien et/ou son responsable hiérarchique.

En cas de désaccord entre le salarié et son responsable d’entretien et/ou son responsable hiérarchique, le salarié a la possibilité de faire une demande de recours. Il dispose d'un délai d'un mois pour adresser sa demande, par écrit, à son responsable hiérarchique N+2 (directeur de département, directeur de service ou membre du CODIR pour la DG) ainsi qu'à la DRH.

Le responsable hiérarchique N+2 et la DRH prennent contact avec le salarié et son responsable hiérarchique N+1 pour identifier les termes du désaccord (objectifs, moyens alloués, fonctionnement, positionnement professionnel proposé, relationnel...). Le responsable hiérarchique N+2, dans un délai de deux mois après la demande de recours, prend l’initiative d’un nouvel entretien qu’il conduit avec le salarié, le responsable hiérarchique N+1 et la DRH. Le salarié, s’il le souhaite, peut se faire accompagner par un délégué du personnel (comme tout au long de la procédure de recours) ou tout autre salarié de l’entreprise.

Une seule version, la version officielle de la campagne en cours, peut être validée et sauvegardée dans la GED-entretien annuel. Cette version peut ou non faire mention d'un désaccord constaté et reconnu par les parties. En cas de version validée après une version de désaccord, c’est cette seconde version qui est sauvegardée. La version de désaccord doit donc être sauvegardée à part, par les acteurs concernés (le salarié, le responsable et le CC/CM).

Une proposition de changement de l’arbre de délégation pourra être envisagée pour la prochaine campagne.

Chapitre 6 – Suivi et restitutions

Article 1 : Suivi et restitutions des campagnes annuelles des entretiens annuels

Une restitution est présentée au comité d’entreprise et aux partenaires sociaux, au premier semestre de l’année N+1 (bilan de la campagne).

Article 2 : Suivi de l'accord

• Actualisation du support de l’entretien annuel

Dans un esprit de consensus, la DRH et les organisations syndicales font le point annuellement, sur le dispositif de l'entretien annuel, en vue d'une évolution éventuelle du support de l’entretien annuel. Il est convenu que l’invitation à une première réunion est envoyée aux organisations syndicales au plus tard le 1^er octobre de l’année N en vue de permettre les discussions sur les ajustements à apporter au support de l’année N+1, au cours du dernier trimestre de l’année N.

• Simplification, amélioration des outils informatisés de gestion des ressources humaines et évolution du contexte

L’entretien annuel et son articulation dans les différents outils et procédures RH (évaluation, gestion de carrière, formation, rapports d’activités) de l’établissement, devront faire l’objet de nouvelles discussions, dans un souci d’amélioration continue et permanente de simplification des dispositifs de gestion des ressources humaines, mais également pour tenir compte le cas échéant des évolutions législatives et réglementaires dans le domaine.

Des réunions sont organisées en fonction de l’avancement du chantier d’évolution des GED visant notamment à la séparation entre l’entretien annuel et l’entretien professionnel et au minimum 2 fois par an.

Chapitre 7 - Clauses finales

Article 1 : Champ d’application

Le présent accord est applicable à l’ensemble des salariés du Cirad ayant au moins un an de présence au 1^er janvier de l’année en cours.

Article 2 : Entrée en vigueur - Durée

Le présent accord entre en vigueur à compter du 1^er février 2019 et pour une durée de 13 mois soit jusqu’au 31 janvier 2020.

A l’arrivée de son terme il cessera de produire tout effet.

Au plus tard, trois mois avant l’expiration de ce délai, les parties contractantes se réuniront pour négocier le contenu du nouvel accord.

Dans le cas où le projet d’informatisation de l’entretien annuel ne puisse être mis en œuvre pour la campagne 2020, les parties se réuniront pour signer un nouvel accord à durée déterminée.

Article 3 : Révision

Conformément aux dispositions légales, le présent accord pourra faire l'objet de révision par l'employeur et les organisations syndicales.

Sont habilitées à engager la procédure de révision d’un accord :

• Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu : une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives et signataires ou adhérentes de cet accord ;

• A l'issue de cette période : une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise.

La demande de révision devra être portée à la connaissance des autres parties signataires par lettre recommandée avec avis de réception, remise en main propre ou par courrier électronique. En cas de remise en main propre ou par lettre recommandée avec avis de réception, la DRH transmettra aux autres organisations syndicales la demande de révision reçue par courrier électronique.

La demande par courrier électronique devra être adressée à l’adresse générique DRH et DGDRD ainsi qu’à l’adresse électronique des délégués syndicaux et à l’adresse générique des organisations syndicales représentatives. Les destinataires (a minima 1 par organisation syndicale) s'engagent à accuser réception de l'envoi électronique.

Elle devra être accompagnée d’une proposition de nouvelle rédaction concernant les dispositions qui font l’objet de la demande de révision.

La direction s’engage à convoquer l'ensemble des organisations syndicales représentatives dans un délai de trois mois suivant la réception de la demande, afin d'engager la négociation sur le projet de révision.

Les dispositions, objets de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu'à la conclusion d'un éventuel avenant.

Une telle révision pourra, notamment, intervenir en cas d’évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord.

Article 4 : Dépôt et publicité

La direction du Cirad transmettra le présent accord à l’ensemble des organisations syndicales représentatives aux fins de notification en application de l’accord du 19 juin 2015 relatif au statut et aux moyens des représentants du personnel et des syndicats au Cirad et procèdera ensuite aux formalités de dépôt et de publicité dans les conditions prévues par le code du travail.

Fait à Paris, le 21/01/2019

Pour les organisations syndicales Pour le Cirad,

Pour la CFDT Le directeur général délégué

aux ressources et aux dispositifs

Pour la CGT

Pour la CFTC

Pour l’UNARED/CFE-CGC

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1. Système d’information en ressources humaines↩