Accord d'entreprise "Accord collectif sur l'adoption du vote électronique pour les élections professionnelles au sein de la société Haulotte Group SA" chez HAULOTTE GROUP

ACCORD COLLECTIF

SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES

AU SEIN DE LA SOCIETE HAULOTTE GROUP SA

ENTRE :

La Société HAULOTTE GROUP, représentée par XXX, agissant en qualité de XXX, ci-après désignée l’Entreprise,

D’une part,

ET :

L'organisation syndicale CFDT, représentée par XXX, agissant en qualité de XXX,

L'organisation syndicale CGT, représentée par XXX, agissant en qualité de XXX,

D’autre part.

PREAMBULE

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

La délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les parties signataires sont convaincues de l’opportunité de recourir au vote électronique pour les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique, pour les raisons suivantes :

• Le scrutin électronique facilite le processus de vote puisqu’il ne nécessite aucun déplacement, permet de voter à tout moment et de n’importe quel endroit. Il s’agit donc d’un système très souple pour les collaborateurs, de nature à favoriser le bon fonctionnement du processus électoral.

• Le scrutin électronique simplifie et sécurise l’organisation du processus électoral et permet d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes.

• Le scrutin électronique s’inscrit pleinement dans les orientations stratégiques d’Haulotte Group car plus respectueux de l’environnement et vecteur de la transformation digitale.

Ainsi, elles ont souhaité définir dans le présent accord le principe et les modalités du vote électronique dans le cadre des opérations électorales.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral et permettront ainsi de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

ARTICLE 1 - OBJET ET CHAMP D'APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’Haulotte Group SA, ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition d’Haulotte Group SA, constituée des établissements de L’Horme, Lorette, Le Creusot, Reims.

Il produira ses effets, pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique qui se tiendront prochainement au sein de la Société.

Il sera également applicable, le cas échéant, pour toutes les élections professionnelles à venir au sein de la Société, y compris les éventuelles élections partielles se déroulant en cours de mandat.

ARTICLE 2 - DEFINITION ET CHOIX DU MOYEN DE VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

ARTICLE 3 - MODALITES DE MISE EN OEUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 3.1 - Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par le « fournisseur prestataire », mandaté pour ce faire par la Direction.

La Direction prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « prestataire ») et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les dispositions du présent accord et des articles R. 2314-6 et suivants du Code du travail.

Le prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 3.2 - Etablissement des fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’Entreprise, date de naissance, collège, clé du numéro de sécurité sociale.

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège.

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège.

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, Direction des Ressources Humaines

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, Direction des Ressources Humaines

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, Direction des Ressources Humaines.

Article 3.3 - Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 3.4 - Cellule d'assistance technique et sécurité

L’Entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’Entreprise, le bureau de vote, et le cas échéant, des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par 3 clés délivrées à cet effet aux membres du bureau de vote ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 3.5 - Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système électronique proposé sera préalablement soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier que le dispositif est de nature à garantir le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail et notamment l’intégrité des données, la sincérité et l’unicité du vote, sa confidentialité et la sécurité des opérations.

Cette opération d’expertise sera réitérée préalablement à chaque modification substantielle dans la conception du système de vote ainsi que préalablement à chaque scrutin recourant au vote électronique. Le rapport de l'expert sera tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'Entreprise ou dans le ou les établissements concernés, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre).

Article 3.6 - Information et formation

L’Entreprise met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 3.7 - Le dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 3.8 - Respect de la règlementation relative à la protection des données personnelles issue de la loi informatique et liberté et du RGPD

Pour les besoins des élections, l’Entreprise doit transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’Entreprise au sein desquels sont contenues des données personnelles.

Conformément au Règlement européen sur la protection des données n°2016/679 du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018, le contrat entre le prestataire et l’Entreprise contient une clause de sous-traitance prévoyant les conditions de transmission des données personnelles au prestataire et notamment la nature des données transmises, telles que définies à l’article 3.2 du présent Accord, les mesures de sécurité visant à protéger les données traitées ainsi que l’engagement du prestataire de ne pas transférer les données hors Union Européenne et de ne recourir à aucun autre sous-traitant dans le cadre de sa mission auprès de l’Entreprise.

ARTICLE 4 - DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 4.1 - Protocole d'accord préélectoral

Dans le cadre de ces élections, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires, le nombre de sièges et la répartition des sièges selon les collèges, et la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’Entreprise.

Article 4.2 - Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimum, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les opérations électorales par voie électronique auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier et aux heures d’ouverture et de fermeture du scrutin définis dans le protocole préélectoral.

Les électeurs auront ainsi la possibilité de voter pendant la période de vote :

• depuis leur poste de travail pendant leur temps de travail dans la plage d’ouverture du scrutin,

• à distance, depuis un quelconque poste informatique, pendant l’intégralité de la plage d’ouverture du scrutin à partir d’un poste connecté à internet depuis leur domicile ou leur lieu de villégiature.

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Article 4.3 - Caractéristiques du matériel de vote

Le prestataire assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Article 4.4 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra de la part du prestataire, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le Prestataire,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel et une donnée personnelle définie dans le cadre du protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Article 4.5 - Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

ARTICLE 5 – DISPOSITIONS FINALES

Article 5.1. - Prise d’effet, durée de l’accord et suivi de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il entrera en vigueur dès sa conclusion.

Les parties conviennent, en application de l’article L. 2222-5-1 du Code du travail, qu’elles se réuniront pour faire le point sur l’application du présent accord dans le temps, soit à l’initiative de la Direction, soit sur demande écrite des organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise.

Article 5.2. - Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé par chaque partie signataire dans les conditions prévues aux articles L.2261-9 et suivants du Code du travail, sous réserve d’un préavis de trois mois.

Article 5.3. - Dépôt de l’accord

Le présent accord est établi en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

A l’issue de la procédure de signature, le présent accord est notifié par la Direction à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Le présent accord sera déposé, à l’initiative de la Direction, auprès de la DIRECCTE compétente via la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail  www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr. Un exemplaire original sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes compétent.

Une copie du présent accord sera affichée au sein de chacun des établissements de l’Entreprise.

Fait à LORETTE

Le 19 octobre 2018

En 5 exemplaires originaux

Pour la Société, XXX - XXX

Pour la CFDT, XXX

Pour la CGT, XXX