Accord d'entreprise "Accord relatif au renouvellement et aux modalités de fonctionnement du Comité social et économique" chez GROUPE SOS SOLIDARITES (Siège)

Accord relatif au renouvellement et aux modalités de fonctionnement du Comité Social et Economique

L’Association Groupe SOS Solidarités, dont le siège social est sis 102 C, rue Amelot – 75011 Paris, représentée par Madame --, Directrice Générale, ayant tout pouvoir à cet effet,

D’une part,

L’organisation syndicale CGT représentée par --, en sa qualité de Déléguée Syndicale Centrale,

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit.

PREAMBULE

La mise en place du comité social et économique (CSE), prévue par l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017, constitue une réforme majeure de l’organisation et des modes de fonctionnement des instances représentatives du personnel.

Le présent accord a pour objet de déterminer les nouveaux établissements distincts de l’association Groupe SOS Solidarités permettant le renouvellement des Comités Sociaux Economique (CSE).

Convaincues de l’importance pour l’association Groupe SOS Solidarités d’organiser la représentation du personnel afin de la rendre plus efficace et en cohérence avec la réalité de l’organisation de l’association, la Direction et les organisations syndicales représentatives ont souhaité mettre en place les nouveaux CSE en prenant en compte à la fois l’autonomie de gestion des directions régionales, les problématiques communes au sein des différents pôles de l’association ainsi que les contraintes géographiques des structures afin de permettre la prise en compte des préoccupations locales des salarié-e-s.

Dans ce contexte, la direction et les organisations syndicales signataires du présent accord ont convenu des dispositions visant à définir le nombre et le périmètre des établissements distincts composant l’association et dans lesquels sont mis en place les CSE d’établissement, à déterminer les moyens dont ils seront dotés ainsi que les modalités d’information/consultation des CSE, à établir les principes relatifs à la création du CSE Central et à définit la composition et la mise en place des commissions.

TABLE DES MATIERES

PARTIE I – PERIMETRE DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES D’ETABLISSEMENT ET DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE CENTRAL

1. Durée des mandats

2. Périmètre des comités sociaux et économiques d’établissement

3. Représentants de proximité

   1. Nombre de représentants et modalités de désignation

   2. Attribution des représentants de proximité

   3. Moyen des représentants de proximité

4. Périmètre du CSE central

5. Rattachement des nouvelles entités

   1. En cas de rapprochement avec une autre entité

   2. En cas de création d’une nouvelle entité 

   3. Impact au niveau central

6. Passation entre anciens et nouveaux CSE/CSSCT CSEC/CSSCTC

PARTIE II - FONCTIONNEMENT DES CSE ET DU CSEC

2.1. Réunion plénière des CSE

1. Composition des réunions plénière

2. Nombre de réunions plénières

3. Ordre du jour des réunions

4. Procès-verbaux des réunions

2. Commissions des CSE d’établissement

   1. Le périmètre de mise en place des commissions santé, sécurité et des conditions de travail (« CSSCT »)

   2. La composition de la CSSCT

   3. Les attributions de la CSSCT

   4. La périodicité et le nombre de réunions

   5. Temps passé en réunion

   6. Crédit d’heures

   7. Formation des membres de la CSSCT

2. Réunions plénières du CSE Central

   8. Composition des réunions plénière du CSE central

   9. Nombre de réunions plénières

   10. Ordre du jour des réunions

   11. Procès-verbaux des réunions

3. Commissions centrales

   12. La composition de la commission santé, sécurité et des conditions de travail centrale (« CSSCTC »)

   13. Les attributions de la CSSCTC

   14. La périodicité et le nombre de réunions

   15. Temps passé en réunion

   16. Formation des membres de la CSSCTC

PARTIE III - INFORMATIONS ET CONSULTATIONS DES CSE ET DU CSEC

1. Articulation des compétences consultatives ponctuelles entre CSE et CSEC

2. Informations/Consultations ponctuelles

3. Consultations récurrentes 

   1. Consultation sur les orientations stratégiques de l'association

   2. Consultation sur la situation économique et financière de l’association

   3. Consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi

4. Délais de consultation du CSE et CSE Central

PARTIE IV - BON DE DELEGATION

1. Report et mutualisation des heures de délégation

2. Utilisation des bons de délégation

PARTIE V - BUDGETS DES CSE ET DU CSEC

1. Rappel des règles de dévolution des biens des CE actuels vers les CSE futurs

2. Budget de fonctionnement

3. Budgets des Activités Sociales et Culturelles

PARTIE VI - DESIGNATION DES DELEGUES SYNDICAUX

6.1 Désignation des délégué.e.s syndicales-aux

6.2 Autorisation d’absence syndicale

6.3 Désignation des représentant.e.s syndicales-aux aux CSE et au CSEC

6.4 Crédit d’heures des Délégué.e.s syndicale-aux et des représentant.e.s syndicales-aux aux CSE et au CSEC

PARTIE VII - VOTE ELECTRONIQUE

PARTIE VIII - BASE DE DONNEES ECONOMIQUES ET SOCIALES UNIFIEE (BDESU)

1. Support, niveau de mise en place, organisation, architecture, contenu

8.2 Modalités de fonctionnement, de consultation et d’utilisation

PARTIE IX - DISPOSITIONS FINALES

1. Durée de l’accord

2. Révision

3. Adhésion

4. Interprétation

5. Publicité, Dépôt et date d’effet

PARTIE I – PERIMETRE DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES D’ETABLISSEMENT ET DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE CENTRAL

Dans les entreprises comportant au moins deux établissements distincts, des comités sociaux et économiques d’établissement (CSE d’établissement) et un comité social et économique central d’entreprise (CSE central d’entreprise) doivent être constitués.

1. Durée des mandats

Conformément aux dispositions légales, il est possible de déroger à la durée légale des mandats des membres du CSE, fixée à 4 ans.

Ainsi, les parties ont convenu que la durée des mandats pour les représentant.e.s du personnel élu.e.s durant les élections de 2022 serait fixée à 3 ans.

Conformément à la loi, ces mandats pourront ainsi être renouvelés 4 fois dans la limite de 12 ans.

2. Périmètre des comités sociaux et économiques d’établissement

Au regard de l’organisation de l’association Groupe SOS Solidarités en plusieurs pôles d’activité, composée de nombreux établissements dispersés géographiquement sur l’ensemble du territoire métropolitain et d’outre-mer, tout en prenant en compte l’autonomie de gestion des responsables d’établissements et des directions régionales et/ou territoriales, les partenaires sociaux déterminent l’existence de 12 établissements distincts de la façon suivante :

1. CSE handicap 75/94 (anciennement Handicap Nord)

2. CSE handicap 93 (anciennement Handicap Nord)

3. CSE handicap 91/77 (anciennement Handicap Nord)

4. CSE handicap EST

5. CSE PACA Est

6. CSE Occitanie EST

7. CSE Guyane

8. CSE LIA Nord (anciennement Asile et intégration)

9. CSE Addictions, DG, DR IDF (anciennement addictions Nord)

10. CSE PACA Ouest

11. CSE santé/précarité NORD (anciennement Hébergement logement)

12. CSE Occitanie Ouest nouvelle aquitaine

Pour rappel, le nombre de membres de la délégation du personnel du CSE et les heures de délégation qui leur seront attribuées sont fixées en fonction de l’effectif des établissements, au sein du Protocole d’Accord Préélectoral dans le respect des planchers légaux.

Toutefois, dans les CSE comprenant des établissements présentant une grande dispersion géographique, les membres élus et/ou représentants de proximités pourront voir leur temps de trajet non décompté de leurs heures de délégation lors leurs déplacements sur un établissement dont ils sont référents dans la limite d’un déplacement par mois, dans les conditions suivantes :

• Lorsque le nombre d’élus titulaires et suppléants ne permettra pas d’avoir un représentant de proximité (ancien référent) sur chaque établissement

• Lorsque l’établissement d’affectation du représentant de proximité est à plus de 2 heures de temps de trajet (sera pris en compte le moyen de transport le plus rapide) d’un de ses établissements de référence. Etant précisé que dans la mesure du possible les élus se répartiront les établissements selon un critère de proximité.

Il est rappelé par ailleurs, en application des dispositions légales :

• qu’il y a autant de titulaires que de suppléant.e.s mais que ces dernier.e .s ne bénéficient pas de crédit d’heures individuel.

• que les heures de délégation des titulaires peuvent être mutualisées entre titulaires et entre titulaires et suppléant.e.s, cette règle ne pouvant pas conduire un.e élu.e à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un titulaire.

• que ces heures peuvent être utilisées cumulativement dans la limite de douze mois, cette règle ne pouvant amener un membre à disposer, dans un mois, de plus d'une fois et demi son crédit d'heures.

  3. Représentants de proximité

Afin d’assurer un meilleur suivi des établissements composant chaque CSE, il est convenu de mettre en place des représentants de proximité, lesquels joueront notamment le rôle des anciens référents établissement. Ainsi les membres du CSE s’efforceront de répartir entre eux le suivi de ces établissements en devenant représentant de proximité d’un ou plusieurs établissements.

Il est convenu au sein du présent accord que le périmètre de désignation des représentants de proximité se fait strictement au niveau de l’établissement distinct tel que défini pour la mise en place des CSE d’établissements.

1. Nombre de représentants et modalités de désignation

Il est expressément convenu que les représentants de proximité seront uniquement désignés parmi les membres élus du CSE, titulaires ou suppléants, lors de la première réunion du CSE. Ils seront donc au maximum autant que le nombre d’élus titulaire et suppléant et dans la limite du nombre d’établissement sur le périmètre du CSE.

A titre d’exemple si le CSE comprend 11 titulaires et 11 suppléants, que tous les sièges sont pourvus et qu’il y a 11 établissements seuls 11 représentants de proximité seront désignés.

Ceux-ci seront désignés, dans la mesure du possible, en fonction de leurs établissements d’appartenance, ou à défaut, du ou des établissements les plus proches afin de garantir un dialogue de proximité sur l’ensemble du périmètre du CSE auquel ils appartiennent.

2. Attributions des représentants de proximité

Les représentants de proximité n’ont pas pour objectif d’accomplir les missions dévolues auparavant aux délégués du personnel mais d’assurer un dialogue social de proximité. A ce titre, les représentants de proximité ont pour rôle:

• D’instaurer un dialogue de proximité à propos des réclamations individuelles et/ou collectives qui pourront être portées à l’ordre du jour du CSE pour le ou les établissements dont ils sont représentant de proximité ; A cet effet, le représentant de proximité pourra se rapprocher directement des direct.eur.rice d’établissement afin de communiquer directement avec lui.elle des problématiques rencontrées sur la structure. Ces échanges n’ont pas pour autant vocation à évincer la compétence du CSE qui devra être saisi des problématiques qui relèvent de sa compétence exclusive. Ils devront donc se limiter aux situations d’urgences ne pouvant attendre les réunions périodiques ou au contraire de situations pouvant se résoudre sans la mobilisation du CSE et qui ne nécessite ni consultation ou information de ce dernier.

• Suivre les procédures mises en œuvre dans le cadre d’un droit d’alerte ;

• Proposer des mesures d’amélioration de l’organisation du travail ou des postes de travail.

Les représentants de proximité désignés parmi les membres suppléants du CSE ne pourront assister aux réunions de ce dernier qu’en l’absence du titulaire et ce conformément aux règles de suppléance prévues par le Code du travail. Néanmoins, ces derniers seront invités par le président du CSE au moins trimestriellement, lors de la remontée des indicateurs RH et du point représentant de proximité lesquels seront concomitants. Ils seront également invités lorsqu’un point à l’ODJ porte spécifiquement sur un des établissements dont ils sont représentants de proximité.

3. Moyen des représentants de proximité

Etant convenu que les représentants de proximité seront désignés parmi les membres élus du CSE, ceux-ci bénéficieront du crédit d’heures de délégation qui leur est accordé dans l’exercice de leur mandat de membres élus du CSE. Les membres élus du CSE suppléants qui cumuleront leur mandat avec une fonction de représentant de proximité bénéficieront de 2 heures de délégation par mois afin d’exercer leurs missions de représentant de proximité. Ces heures de délégation ne pourront être reportées d’un mois à l’autre qu’à raison d’une fois dans l’année (au titre du congé principal) et ne pourront faire l’objet de mutualisation. Les membres élus et les Directeurs d’établissements organiseront les modalités de prise de ces heures afin de garantir la continuité du service et l’exercice du mandat.

L’ensemble des dépenses relatives aux attributions de représentants de proximité seront retenues sur le budget de fonctionnement dudit CSE.

Ils auront à ce titre donc le même accès au local CSE, à la BDESE et aux documents qu’en tant que membre du CSE.

4. Périmètre du CSE central

Conformément à l’article L2316-4 du code du travail, le CSE Central est composé d'un nombre égal de titulaires et de suppléant.e.s, élu.e.s, pour chaque établissement, par le comité social et économique d'établissement parmi ses membres.

Afin de permettre une représentation de l’ensemble des CSE d’établissement, les parties conviennent que chaque CSE d’établissement élira en son sein un membre titulaire et un membre suppléant au CSE Central. Par conséquent, le CSE Central sera composé de 13 membres titulaires et 13 membres suppléants dont un membre issu du collège cadre.

5. Rattachement des nouvelles entités

Au regard de l’évolution de l’association Groupe SOS Solidarités, qui, sur la période des mandats (3 ans), peut faire l’objet de rapprochements avec d’autres entités juridiques, les partenaires sociaux ont souhaité poser les principes suivants sur les conséquences en termes d’instances représentatives du personnel.

1.5.1 En cas de rapprochement avec une autre entité

1. Si l’entité absorbée ne dispose pas de CSE : cette entité sera rattachée au CSE couvrant le périmètre géographique et/ou d’activité du CSE en place.

2. Si l’entité absorbée dispose d’un ou plusieurs CSE :

b/1. Si elle devient un établissement distinct qui conserve ce caractère : l’entité conservera son CSE jusqu’à la fin des mandats.

b/2. Si elle perd son caractère d’établissement distinct (par exemple en cas de transfert partiel) : cette entité sera rattachée au CSE couvrant le périmètre géographique et/ou d’activité du CSE en place.

Il est également précisé que :

• Si les mandats de l’entité absorbée vont au-delà des mandats de l’entité absorbante, alors ils seront de fait réduits, de sorte à ce que l’ensemble des mandats soient renouvelés en même temps.

• Si les mandats de l’entité absorbée se terminent avant ceux de l’entité absorbante, alors ils seront prolongés d’autant, de sorte à ce que l’ensemble des mandats soient renouvelés en même temps dans les conditions légales.

1.5.2 En cas de création d’une nouvelle entité

Cette entité sera automatiquement rattachée au CSE couvrant le périmètre géographique et/ou d’activité du CSE en place.

3. Impact au niveau central

Lorsqu’un CSE sera transféré et conservé au sein de l’association Groupe SOS Solidarités (1.4.1 b/1), il sera procédé à la désignation, en son sein, d’un membre titulaire et d’un membre suppléant au CSE Central.

5. Passation entre anciens et nouveaux CSE/CSSCT et CSEC/CSSCTC

Afin de faciliter la transmission des informations et le suivi des travaux en cours au regard de la nouvelle répartition des CSE, il est convenu, en fonction des anciens et nouveaux CSE, que :

• Chaque ancien Comité Social et Economique transmettra l’ensemble des Procès-Verbaux aux nouveaux Comités Social et Economique selon le périmètre

• Un document relatif aux anciens référents établissements sera transmis aux nouveaux élus. Celui-ci comportera leur nom, le/les établissement(s) dont chaque référent avait la charge et leurs coordonnées.

• Les CSSCT transmettront l’ensemble des Procès-Verbaux, Comptes rendus d’audit/enquête ou leurs copies aux Commissions Santé Sécurité et des Conditions de Travail de chaque nouveau CSE

Il est rappelé que les informations pouvant être mentionnées dans ces divers documents sont confidentielles et transmis uniquement dans le cadre des mandats respectifs.

A cet effet, l’ancien secrétaire de chacune de ces instances sera invité aux premières réunions des nouvelles instances en fonction du périmètre afférent.

Il en sera de même au niveau central.

PARTIE II - FONCTIONNEMENT DES CSE ET DU CSEC

2.1Réunion plénière des CSE

1. Composition des réunions plénières des CSE

Les réunions plénières sont présidées par une personne ayant la qualité pour représenter la direction de l’association ou son représentant sur délégation de pouvoir.

Il est convenu que la direction peut être accompagnée de plein droit par trois collaborateurs en charge d’un sujet inscrit à l’ordre du jour. Si possible cette information sera faite au préalable au sein des ordres du jour.

Les réunions plénières des CSE sont organisées en présence :

• des membres titulaires de la délégation du personnel étant précisé que les membres suppléants ne participent à ces réunions qu’en l’absence du titulaire

• des représentant.e.s syndicales-aux au CSE

Lorsque les réunions du CSE portent au moins partiellement sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, sont également convoqués :

• les membres de la CSSCT

• le médecin du travail

• le responsable du service de santé et de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent de chargé de la sécurité et des conditions de travail

• l’inspection du travail

• l’agent de la CARSAT.

Il est précisé que ces derniers doivent être convoqués aux réunions du CSE au moins 15 jours avant celles-ci

A l’issue de la première réunion, un calendrier prévisionnel sera communiqué à l’ensemble des participant.e.s au CSE

Dès lors où le nombre d’élus le permet, chaque CSE sera composé obligatoirement d’un.e secrétaire et d’un.e secrétaire adjoint.e ainsi que d’un.e trésorier.e et un.e trésorier.e adjoint.e, qui seront désigné.e.s à la majorité des voix par les membres titulaires, parmi les titulaires, au cours de la première réunion. Leurs missions respectives seront définies dans le règlement intérieur de chaque CSE.

2. Nombre de réunions plénières

Il est convenu que les CSE se réuniront 10 fois par an à raison de 8 réunions plénières et 2 réunions en visioconférence, sur convocation du président, en respectant une régularité de ces réunions en dehors de la période estivale. Par ailleurs, des réunions mixtes (présentiel et visioconférence) pourront être organisées sur demande exprès d’un élu et pour raisons médicalement constatée par le médecin traitant ou le médecin du travail afin de lui garantir la possibilité d’exercer son mandat.

Lorsque les locaux de l’établissement de l’élu le permettent, il sera autorisé à s’isoler dans un bureau pour participer à la réunion en visio-conférence.

Ces réunions seront planifiées à titre prévisionnel en début d’année civile et il est en outre convenu que les présidents de CSE devront dans la mesure du possible essayer d’organiser ces réunions sur les différents établissements du périmètre du CSE afin qu’à l’issue du mandat, les élus aient pu aller sur toutes structures

Parmi ces 10 réunions, au moins 6 d’entre elles portent au moins partiellement sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail et en l’absence de sujets ce nombre sera ramené à 4 réunions portant au moins partiellement sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail.

Des réunions extraordinaires peuvent également se tenir sur convocation du ou de la président.e ou sur demande de la majorité des membres titulaires. Celles-ci seront organisées prioritairement en visioconférence au regard de l’éventuel caractère urgent des sujets qui composeront l’ordre du jour.

3. Ordre du jour des réunions

L’ordre du jour des réunions CSE est élaboré conjointement par la-le secrétaire et la-le président.e du CSE, étant précisé que les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou règlementaire ou par accord collectif de travail sont inscrites de plein droit par la-le président.e ou la- le secrétaire.

Pour les CSE interpoles, les différents points à l’ordre du jour seront regroupés par pôle d’activité (Handicap, Habitat Solidaire et Action Sociale, Hébergement Logement avec soins, Addictions) afin de permettre une meilleure identification des problématiques rencontrées au sein de ces pôles.

S’agissant des réunions ordinaires, la-le président.e se rapproche de la-du secrétaire au moins 15 jours avant la réunion CSE afin de préparer l’ordre du jour. Le président s’efforce de transmettre l’ordre du jour aux membres du CSE au moins 7 jours francs avant la réunion CSE. En tout état de cause, l’ordre du jour est transmis par la-le président.e aux membres du CSE, au moins 3 jours ouvrés au plus tard ou 3 jours francs en cas de circonstances exceptionnelles avant la réunion CSE.

Le-la secrétaire de la CSSCT sera systématiquement sollicité-e par le-la président-e du CSE avant validation définitive de l’ordre du jour afin que ce-cette dernier-ère puisse éventuellement ajouter des points relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.

Les points validés entre le-la président-e et le-la secrétaire de la CSSCT seront inscrits à l’ordre du jour du CSE.

Il est toutefois spécifié que la rédaction et la validation de l’ordre du jour reste de la seule responsabilité du président du CSE et de le-la secrétaire du CSE par le biais de leur signature.

L’ordre du jour des réunions CSE peut être transmis par tout moyen et notamment par mail.

Il est par ailleurs convenu que la totalité des membres du CSE (titulaires et suppléants) seront destinataires des convocations, ordre du jour et documents relatifs à la réunion. Chaque membre titulaire s’engage à répondre au mail de convocation en portant à la connaissance de l’ensemble des membres sa présence ou son absence et ce afin de permettre la participation éventuelle des suppléant-es. Ce point sera rappelé par le président au début de chaque réunion.

Lorsque les réunions du CSE portent au moins partiellement sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, l’ordre du jour est également communiqué, dans les mêmes conditions :

• au médecin du travail

• au responsable du service de santé et de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent de chargé de la sécurité et des conditions de travail.

• à l’inspection du travail

• à l’agent de la CARSAT.

Concernant la première réunion des CSE à la suite des élections, un ordre du jour type sera établi. Il devra notamment comprendre un point relatif aux modalités d’exercices du mandat ainsi qu’aux entretiens de prise de mandat.

4. Procès-verbaux des réunions

La rédaction relève de la responsabilité de la-du secrétaire.

Les délibérations du CSE sont consignées dans un projet de procès-verbal établi par la-le secrétaire du comité dans un délai de 20 jours calendaires suivant la réunion et transmis à l’ensemble des membres du comité et au président.

Chaque participant.e dispose alors d'un délai de 10 jours calendaires pour faire part au secrétaire de ses observations. Passé ce délai, les demandes de modifications ou observations ne pourront être faites qu’au cours de la réunion du CSE suivante.

Après avoir pris en compte les demandes de modification, d'ajout ou de retrait, la-le secrétaire du comité finalise le projet de procès-verbal et l’adresse dans les meilleurs délais aux membres du CSE et à la-au président.e.

Le PV de la réunion est adopté par le comité lors de la réunion suivante.

Le procès-verbal est signé par la-le secrétaire qui se charge également de le diffuser aux structures du périmètre couvert par le Comité pour affichage sur les panneaux destinés au CSE et d’en assurer l’archivage. Etant donné que l’ensemble des établissements ne dispose pas d’élu.es, il est convenu qu’il sera de de la responsabilité de la Direction d’assurer l’affichage du PV au sein de son établissement.

Par ailleurs, la-le secrétaire du comité rédige et signe dans les 48 heures maximum à l’issue de la réunion, un extrait de PV portant sur les délibérations du CSE lorsque sa production est rendue nécessaire par des dispositions légales (notamment en cas de recherche de reclassement suite à une inaptitude, licenciement envisagé d’un salarié.e protégé.e, double consultation CSE/CSEC nécessitant la communication de l’avis de l’une des instances vers l’autre, projets de rapprochement…).

2.2 Commissions des CSE d’établissement

Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place des commissions santé, sécurité et des conditions de travail au sein de l’ensemble des CSE d’établissement.

Les commissions d’information et d’aide au logement, de l’égalité professionnelle, des marchés et économique ne seront pas mises en place au niveau des CSE d’établissement. L’ensemble des membres du CSE central se prononceront et travailleront de concert sur les domaines de compétence de ces commissions.

Concernant la commission formation il est laissé la possibilité à chaque CSE de constituer cette dernière et de définir son fonctionnement dans le cadre du RI de l’instance.

1. Le périmètre de mise en place des commissions santé, sécurité et des conditions de travail (« CSSCT »)

Compte tenu des enjeux prioritaires liés à la préservation de la santé et de la sécurité de l’ensemble du personnel au sein de tous les établissements de l’association du Groupe SOS Solidarités et à l’objectif d’amélioration permanente des conditions de travail, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place, à titre plus favorable, une CSSCT auprès de chaque CSE même au sein des instances ne représentant pas un effectif de 300 salarié-e-s.

Sa mise en place interviendra à la suite de l’élection de chacun des CSE.

2. La composition de la CSSCT

Les CSSCT sont composées de 3 membres représentant.e.s du personnel, dont au moins un.e de la catégorie des cadres, de préférence parmi les titulaires, désigné.e.s par une résolution de CSE adoptée à la majorité des membres présents.

Si les membres de la CSSCT sont totalement ou partiellement des membres suppléants du CSE, ils seront invités aux six ou quatre réunions du CSE portant sur les sujets relatifs à la santé, sécurité et conditions de travail.

Les CSSCT sont présidées par la-le représentant.e de l’employeur, qui pourra se faire assister par des collaborateurs-rices appartenant à l’association en fonction des points à l’ordre du jour.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, la CSSCT ayant une partie des attributions du CSE en matière de santé/sécurité, devront être convoquées à ces réunions :

• le médecin du travail

• le responsable du service de santé et de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent de chargé de la sécurité et des conditions de travail.

• l’inspection du travail

• l’agent de la CARSAT.

  3. Les attributions de la CSSCT

La CSSCT exerce, par délégation du CSE, une fraction de ses attributions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail dans les conditions détaillées ci-après.

Ainsi, la CSSCT, sous mandat du CSE :

• Réalise les enquêtes en matière d’accidents de travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel ;

• Réalise des enquêtes « souffrances au travail » ;

• Suscite toute initiative qu’elle estime utile et propose notamment des actions de préventions du harcèlement moral, sexuel et des agissements sexistes.

Il est en outre spécifié que la CSSCT est compétente afin d’intervenir à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves ainsi qu’en cas d’événements grave lié à l’activité de l’Association ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l’environnement.

Ainsi, il est strictement convenu que les missions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail non évoquées dans le présent article sont du ressort direct du CSE. Etant précisé que ce dernier devra toutefois s’appuyer sur les membres de la CSSCT pour traiter les sujets relatifs à la santé, sécurité et aux conditions de travail. A cet effet, et comme spécifié ci-dessous les membres de la CSSCT seront conviés aux réunions CSE abordant les sujets susmentionnés.

Les membres de la CSSCT devront consigner leurs avis dans les registres prévus à cet effet notamment le registre des droits d’alerte en cas de risque grave sur la santé et des dangers graves et imminents.

4. La périodicité et le nombre de réunions

La CSSCT ne tient pas de réunion distincte à celle du CSE auquel elle est rattachée.

Il est précisé que les points relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail feront l’objet d’une inscription dans l’ordre du jour du CSE et seront strictement identifiés comme tel.

Ainsi, lorsque des points identifiés « SSCT » seront inscrits au sein de l’ordre du jour du CSE, l’ensemble des membres de la CSSCT seront conviés à l’intégralité de la réunion du CSE afin d’éclairer les membres du CSE dans les avis rendus en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail.

Conformément aux dispositions légales, il est en outre convenu que des points concernant les questions relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail seront abordés au moins 4 fois par an lors des réunions CSE.

5. Temps passé en réunion

Le temps passé en réunion de la CSSCT ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion seront payés comme temps de travail effectif et ne s’imputeront pas sur le crédit d’heures de délégation.

6. Crédit d’heures

Afin de permettre aux membres de la CSSCT de réaliser leurs missions, il est octroyé un crédit d’heures supplémentaires de 5 heures par mois et par membre de la CSSCT.

7. Formation des membres de la CSSCT

Chaque membre des CSSCT, qui n’aurait pas déjà bénéficié d’une formation sur la santé, sécurité et des conditions de travail, bénéficiera des actions de formations nécessaires au plein exercice de ses attributions dans les conditions prévues par le code du travail. Ce point sera porté à l’ordre du jour de la première réunion du CSE. L’association s’engage à favoriser la formation des membres des CSSCT réalisée de manière collective, conformément aux demandes qui seront présentées par ces derniers.

Les membres de la CSSCT sont invités à présenter les demandes de formations dans les meilleurs délais afin que celles-ci puissent se dérouler dans les 6 premiers mois du mandat. Par ailleurs, il sera demandé aux anciens membres élus du CSE de communiquer l’organisme de formation sollicités ainsi que l’ensemble des informations qu’ils jugeront utiles, notamment le coût ainsi que leur avis.

2. Réunions plénières du CSE Central

   8. Composition des réunions plénières du CSE central

Les réunions plénières sont présidées par une personne ayant la qualité pour représenter la direction de l’association ou sa-son représentant.e.

Il est convenu que la direction puisse être accompagnée de plein droit par deux collaborateur-rices en charge d’un sujet inscrit à l’ordre du jour.

Les membres du CSE central seront désignés par chaque CSE d’établissement parmi leurs membres titulaires, selon les règles indiquées à l’article 1.3. susmentionné.

Les réunions plénières du CSE central sont organisées en présence :

• des membres titulaires de la délégation du personnel étant précisé que les membres suppléants ne participent à ces réunions qu’en l’absence du titulaire

• des représentant.e.s syndicales-aux au CSEC.

Lorsque les réunions du CSEC portent au moins partiellement sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, sont également convoqués conformément aux dispositions de l’article L. 2316-4 du Code du travail :

• le médecin du travail

• la-le responsable du service de santé et de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent de chargé de la sécurité et des conditions de travail

• l’inspection du travail

• l’agent de la CARSAT.

Le CSEC sera composé obligatoirement d’un.e secrétaire, d’un.e secrétaire adjoint.e, d’un.e trésorier.e et d’un.e trésorier.e adjoint.e, qui seront désigné.e.s à la majorité des voix par les membres titulaires, au cours de la première réunion.

Leurs missions respectives seront définies dans le règlement intérieur du CSEC.

9. Nombre de réunions plénières

Il est convenu que le CSEC se réunira 4 fois par an en réunion plénière sur convocation de la-du président.e, dans la mesure du possible une réunion par trimestre. Par ailleurs, des réunions mixtes (présentiel et visioconférence) pourront être organisées sur demande exprès d’un élu et pour raisons médicalement constatée par le médecin traitant ou le médecin du travail afin de lui garantir la possibilité d’exercer son mandat.

Ces réunions seront planifiées à titre prévisionnel en début d’année civil.

Des réunions extraordinaires peuvent également se tenir sur convocation de la-du président.e ou sur demande de la majorité des membres titulaires. Celles-ci seront organisées prioritairement en visioconférence au regard de l’éventuel caractère urgent des sujets qui composeront l’ordre du jour.

10. Ordre du jour des réunions

L’ordre du jour des réunions du CSEC est élaboré conjointement par la-le secrétaire et la-le président.e du CSEC étant précisé que les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou règlementaire ou par accord collectif de travail sont inscrites de plein droit par la-le président.e ou la-le secrétaire.

S’agissant des réunions ordinaires la-le président.e se rapproche de la ou du secrétaire au moins 20 jours avant la réunion CSE afin de préparer l’ordre du jour. La-le président.e s’efforce de transmettre l’ordre du jour aux membres du CSE au moins 15 jours francs avant la réunion CSE. En tout état de cause, l’ordre du jour est transmis par la-le président.e aux membres du CSE, au moins 8 jours ouvrés ou en cas de circonstances exceptionnelles 8 jours francs au plus tard avant la réunion CSE.

L’ordre du jour des réunions CSEC peut être transmis par tout moyen et notamment par mail.

Le-la secrétaire de la CSSCTC sera systématiquement sollicité-e par le-la président-e du CSEC avant validation définitive de l’ordre du jour afin que ce-cette dernier-ère puisse éventuellement ajouter des points relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.

Les points validés entre le-la présidente-e et le-la secrétaire de la CSSCTC seront inscrits à l’ordre du jour du CSEC.

Il est toutefois spécifié que la rédaction et la validation de l’ordre du jour restent de la seule responsabilité du président du CSEC et de le-la secrétaire du CSEC par le biais de leur signature.

Il est par ailleurs convenu que la totalité des membres du CSEC seront destinataires des convocations, ordre du jour et documents relatifs à la réunion. Chaque membre titulaire s’engage à répondre au mail de convocation en portant à la connaissance de l’ensemble des membres sa présence ou son absence et ce afin de permettre la participation éventuelle des suppléant-es. Ce point sera rappelé par le président au début de chaque réunion.

Lorsque les réunions du CSEC portent au moins partiellement sur les attributions du comité en matière de santé, sécurité et conditions de travail, l’ordre du jour est également communiqué, dans les mêmes conditions :

• au médecin du travail

• au responsable du service de santé et de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent de chargé de la sécurité et des conditions de travail.

• à l’inspection du travail

• à l’agent de la CARSAT.

  11. Procès-verbaux des réunions

Les délibérations du CSEC sont consignées dans un procès-verbal établi par la-le secrétaire du comité dans un délai de 20 jours calendaires suivant la réunion et transmis dans les mêmes délais à l’ensemble des membres du CSEC et au président.

Chaque participant dispose alors d'un délai de 10 jours calendaires pour faire part au secrétaire de ses observations. Passé ce délai, les demandes de modifications ou observations ne pourront être faites qu’au cours de la réunion du CSEC suivante.

Après avoir pris en compte les demandes de modification, d'ajout ou de retrait, la-le secrétaire du comité finalise le projet de procès-verbal et l’adresse dans les meilleurs délais aux membres du CSE et à la-au président.e.

Une réunion extraordinaire portant uniquement sur l’adoption du PV sera organisée en visioconférence dans un délai d’environ 30 jours et dont la date sera fixée à la fin de chaque réunion. A défaut, le PV de la réunion est adopté par le comité lors de la réunion suivante.

Le procès-verbal est signé par la-le secrétaire qui se charge également de le diffuser aux structures du périmètre couvert par le Comité pour affichage sur les panneaux destinés au CSEC et d’en assurer l’archivage. Etant donné que l’ensemble des établissements ne dispose pas d’élu.es, il est convenu qu’il sera de de la responsabilité de la Direction d’assurer l’affichage du PV au sein de son établissement.

Par ailleurs, la-le secrétaire du comité rédige dans les 48 heures maximum à l’issue de la réunion, un extrait de PV portant sur les délibérations du CSEC lorsque sa production est rendue nécessaire par des dispositions légales (notamment en cas de recherche de reclassement suite à une inaptitude, licenciement envisagé d’un.e salarié.e protégé.e, double consultation CSE/CSEC nécessitant la communication de l’avis de l’une des instances vers l’autre…).

Les parties conviennent que, compte tenu de l’absence de crédit d’heures spécifique aux membres du CSEC et de l’importance du travail de rédaction au sein de cette instance centrale, la-le secrétaire ou la-le secrétaire adjoint.e du CSEC bénéficie d’un crédit d’heure de 4 heures par réunion dans la limite d’une réunion par mois.

3. Commissions centrales

Les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place uniquement une commission santé, sécurité et des conditions de travail auprès du CSE central.

Les commissions formation, d’information et d’aide au logement, de l’égalité professionnelle, des marchés et économique ne seront pas mises en place au niveau du CSE central. L’ensemble des membres du CSE central se prononceront et travailleront de concert sur les domaines de compétence de ces commissions.

12. La composition de la commission santé, sécurité et des conditions de travail centrale (« CSSCTC »)

La CSSCTC sera composée de trois membres désignés par le CSEC en priorité parmi les membres désignés en CSSCT au sein d’un CSE, dont un appartenant au collège cadre.

Si les membres de la CSSCTC sont des membres suppléants du CSEC, ils seront invités aux réunions du CSEC portant sur les sujets relatifs à la santé, sécurité et conditions de travail.

La CSSCTC est présidée par la-le représentant.e de l’employeur, qui pourra se faire assister par des collaborateur-rices appartenant à l’association en fonction des points à l’ordre du jour.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, la CSSCTC ayant une partie des attributions du CSEC en matière de santé/sécurité, les personnes mentionnées à l’article 2.3.3 devront être convoquées à ces réunions.

13. Les attributions de la CSSCTC

La CSSCTC constitue une commission permettant d’éclairer les membres du CSEC sur les avis rendus par ces derniers en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Ainsi, dans le cadre de réunions préparatoires aux CSEC, la CSSCTC est notamment amenée à préparer l’analyse des documents soumis à consultation devant le CSEC.

A cet effet et comme déjà spécifié dans l’article 2.4.1 du présent accord, les partenaires sociaux conviennent que si certains membres de la CSSCTC sont des membres suppléants du CSEC, ils seront invités aux réunions du CSEC portant sur des sujets relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.

14. La périodicité et le nombre de réunions

La CSSCTC ne tient pas de réunion distincte au CSEC.

Il est précisé que les points relatifs à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail font l’objet d’une inscription dans l’ordre du jour du CSEC et sont strictement identifiés comme tel.

Ainsi, comme évoqué dans l’article précédent, lorsque des points identifiés « SSCT » sont inscrits au sein de l’ordre du jour du CSEC, l’ensemble des membres de la CSSCTC sont conviés à l’intégralité de la réunion du CSEC afin d’éclairer les membres du CSEC dans les avis rendus en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail.

15. Temps passé en réunion

Le temps passé en réunion de la CSSCTC ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion seront payés comme temps de travail effectif et ne s’imputeront pas sur le crédit d’heures de délégation.

Il est rappelé que les crédits d’heure octroyés aux membres du CSEC au titre de leurs mandats au sein des CSE d’établissement, et le cas échéant au sein des CSSCT, pourront être utilisés et mutualisés dans le cadre de la CSSCTC.

16. Formation des membres de la CSSCTC

Chaque membre des CSSCTC, qui n’aurait pas déjà bénéficié d’une formation sur la santé, sécurité et des conditions de travail, bénéficiera des actions de formations nécessaires au plein exercice de ses attributions dans les conditions prévues par le code du travail. L’association s’engage à favoriser la formation des membres des CSSCTC réalisée de manière collective, conformément aux demandes qui seront présentées par ces derniers.

PARTIE III - INFORMATIONS ET CONSULTATIONS DES CSE ET DU CSEC

1. Articulation des compétences consultatives ponctuelles entre CSE et CSEC

Dans une logique d’harmonisation et de coordination efficace entre le CSE et le CSEC, les partenaires sociaux ont déterminé ci-après les niveaux de consultation :

• Le CSEC est seul consulté sur les projets décidés au niveau de l’association :

• qui ne comportent pas de mesure d’adaptation spécifique à un ou plusieurs établissements.

• lorsque leurs éventuelles mesures de mise en œuvre ne sont pas encore définies. Ces dernières, lorsqu’elles auront été définies, feront l’objet d’une consultation ultérieure du (des) CSE concerné(s).

• lorsque les mesures d'adaptation sont communes à plusieurs établissements relevant de plusieurs CSE

Exemple :

• mise en place d’un nouveau logiciel (gestion des usagers, RH, comptable, qualité…)

• réorganisation des fonctions support, ou nouvelle organisation par Pôle ou par type de dispositif,

• mise à jour du règlement intérieur et des chartes,

• modification du régime de prévoyance ou complémentaire santé,

• mise en œuvre des moyens de contrôle de l’activité des salarié-e-s au niveau central,

• …

• Le CSE seul consulté sur les projets décidés au niveau de l’établissement ou du regroupement d’établissements (en fonction du périmètre du CSE), c’est-à-dire sur les décisions purement locales intéressant uniquement un établissement ou regroupement d’établissements sur un même périmètre d'un CSE :

Exemple :

• décision d'aménagement des horaires de travail (passage d’un horaire par cycle à un horaire annualisé,…),

• recherche de reclassement suite à inaptitude,

• déménagement sur un autre site,

• regroupement de services/établissements existants, extension de service,

• projet de réorganisation ou de restructuration au niveau local,

• mise en œuvre des moyens de contrôle de l’activité des salarié-e-s au niveau local,

Dans un souci de communication efficiente entre le CSEC et les CSE, certains sujets soumis exclusivement à consultation de l’un pourront faire l’objet d’une information de l’autre.

Dans l'hypothèse où il y a lieu de consulter à la fois le CSEC et un ou plusieurs CSE, l'avis rendu par chaque instance est transmis à la seconde. L’ordre de consultation se fera en fonction de la nature du projet et des calendriers.

Il est rappelé que conformément aux dispositions légales en vigueur, les projets d'accords collectifs, leur révision ou leur dénonciation ainsi que les accords relatifs à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences ne sont pas soumis à la consultation des CSE et du CSE central.

2. Informations/Consultations ponctuelles

Les CSE d’établissement sont informés et consultés, lorsque cela ne concerne qu’un établissement ou plusieurs établissements d’un même CSE, sur :

• La mise en œuvre des moyens de contrôle de l'activité des salarié-e-s et/ou de la gestion de données personnelles;

• La restructuration et compression des effectifs ;

• Les licenciements collectifs pour motif économique ;

• Les opérations de concentration ;

• Procédures de sauvegarde, de redressement et de liquidation judiciaire.

• Les propositions de reclassement en cas d’inaptitude médicalement constatée étant précisé que cette consultation peut se faire par tout moyen, individuellement ou collectivement, sauf opposition du secrétaire du CSE auquel cas la consultation se fera en réunion.

Chaque trimestre, les informations relatives aux indicateurs RH seront transmises aux membres des CSE d’établissement notamment celles relatives à :

• L’AT/MP

• l’absentéisme

• les indicateurs relatifs à l’usure professionnelle

• aux contrats de travail à durée déterminée

• aux entrées et sorties des effectifs

• aux heures supplémentaires et complémentaires

• aux effectifs (personnes physiques et ETP)

Le président de chaque CSE pourra, en fonction des sujets, proposer une analyse de ces indicateurs. Chaque trimestre sera également mis à l’ODJ un point relatif aux remontées des représentants de proximité, ce point devra être concomitant avec le point relatif aux indicateurs RH.

3. Consultations récurrentes 

L'ordonnance du 22 septembre 2017 maintient les trois grandes consultations. En effet, demeurent obligatoires car elles sont d'ordre public les consultations sur :

- les orientations stratégiques de l'entreprise - la situation économique et financière de l'entreprise - la politique sociale de l'entreprise, les conditions de travail et l'emploi (ce dernier sujet étant ajouté à cette consultation par l'ordonnance)

Ces dernières pourront être regroupées si nécessaires lors d’une même réunion.

1. Consultation sur les orientations stratégiques de l'association

S’agissant d’orientations décidées au niveau associatif, le CSEC est seul consulté sur les orientations stratégiques de l’association.

Ces orientations étant définies sur du long terme, la consultation aura lieu tous les trois ans et ces orientations seront rappelées à chaque début de mandat.

Cette consultation sera réalisée sur la base de la présentation du COMEX ou tout autre document équivalent.

Les orientations de formation professionnelle étant définies au niveau de l’association dans son ensemble, celles-ci feront l’objet d’une consultation unique du CSEC, tous les ans.

Une note sur les orientations de formation sera communiquée à cet effet présentant les axes prioritaires de formation reprenant eux-mêmes les thématiques prioritaires.

Il est par ailleurs précisé que l’ensemble des CSE seront informés préalablement à la consultation du CSEC sur les orientations de formation professionnelle afin qu’ils puissent faire remonter au préalable leurs remarques sur les besoins de formation professionnelle identifiés.

2. Consultation sur la situation économique et financière de l’association

Eu regard du système de financement des dispositifs, avec des budgets alloués par établissement (parfois en Convention Pluriannuelles d’Objectifs et de Moyens), et des échéances règlementaires vis-à-vis des autorités de financement, les partenaires sociaux ont déterminés les modalités de consultations ci-dessous.

• Budgets prévisionnels et mesures nouvelles N + 1 :

En amont de la construction des budgets prévisionnels, les membres du CSE sont sollicités par le Président une fois par an, ou au moment du renouvellement dans le cadre d’un CPOM, afin de pouvoir faire part de leurs préconisations au regard de leur évaluation des besoins au sein des établissements. Il est convenu que ce point sera mis à l’ordre du jour de chaque CSE en juin dans la mesure du possible afin que les directeurs et équipes comptables aient ces éléments pour la préparation des budgets N+1 en septembre.

Puis, dès lors que la procédure de construction budgétaire sera finalisée, les budgets prévisionnels consolidés seront présentés pour avis en CSEC et présentés pour information au CSE

• Comptes administratifs N :

Chaque année, le CSEC est informé et consulté sur la base d’une consolidation des comptes administratifs de l’ensemble des établissements de l’association, avant validation en assemblée générale.

Ensuite, les CSE sont informés sur la base des comptes administratifs des établissements du périmètre.

• Rapports moraux et d’activité :

Chaque année, les CSE sont informés et consultés sur les rapports d’activité.

Le CSEC est informé sur le rapport moral et d’activité.

Ces rapports seront remis dans le cadre de cette consultation 

3. Consultation sur la politique sociale, les conditions de travail et l’emploi

• La politique sociale, les conditions de travail et d’emploi :

Au regard des thématiques de consultation, les partenaires sociaux ont convenu d’une consultation annuelle :

• En CSE :

  • Indicateurs RH trimestriels

  • Rapport annuel du sur l’hygiène, sécurité et conditions de travail (rapport de la médecine du travail)

  • Synthèse des DUERP (Papripact)

• En CSEC :

  • Bilan social

  • Les remarques des CSE sur les synthèses DUERP

• Les congés

Sera faites au niveau des CSE une information sur la période de prise et les critères d’ordre des départs en congés rappelant les dispositions conventionnelles.

• La formation professionnelle :

Il est rappelé que les orientations de formation font l’objet d’une consultation annuelle au niveau central (cf. article 3.3.1 du présent accord).

Le bilan de formation N-1 fera l’objet d’une consultation du CSEC dans le cadre du bilan social.

Une information en CSE local sera également réalisée.

En parallèle, le projet de plan de développement des compétences, construit notamment sur la base des orientations de formation et du bilan N-1, fera l’objet d’une consultation au niveau du cu CSEC sur l’ensemble de l’association Groupe SOS Solidarités et une information sera faite au niveau de chaque CSE.

Au cours de ces consultations, un état d’avancement du plan de développement des compétences sera présenté aux membres du CSEC.

• Agenda social :

Un agenda social sera mis à jour et transmis chaque année. Celui-ci reprendra l’ensemble des grandes consultations afin de garantir une visibilité aux membres élus du CSE. (cf annexe 2)

4. Délais de consultation du CSE et CSE Central

En application des dispositions légales, sauf dispositions spéciales prévoyant un délai spécifique de consultation du CSE ou du CSEC, le comité dispose d'un délai pour rendre son avis lorsqu'il est consulté par l'employeur. A l'issue de ce délai, si le comité d'entreprise n'a pas rendu d'avis, il est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif. Néanmoins, les membres élus du CSE ont la possibilité de demander un temps de réflexion supplémentaire afin de rendre leur avis, s’ils estiment d’une information incomplète ou de la saisine d’un expert. Dans ce cas, une réunion extraordinaire pourra être prévue dans les 15 jours suivants afin de recueillir l’avis des membres élus du CSE.

Il est convenu que ce délai de consultation est de quinze jours calendaires à compter de la communication par l'employeur des informations prévues par le Code du travail pour la consultation ou de l'information par l'employeur de leur mise à disposition dans la base de données économiques et sociales.

Dans l'hypothèse où il y a lieu de consulter à la fois le CSEC et un ou plusieurs CSE, l'avis rendu par chaque instance est transmis à la seconde au moins 3 jours calendaires avant la réunion de la seconde instance.

PARTIE IV - BON DE DELEGATION

Il est rappelé qu’en dehors des cas exceptionnels susmentionnés, seuls les membres titulaires des CSE et des CSSCT bénéficient d’un crédit d’heure. De la même façon, les membres du CSE Central et du CSSCTC ne disposent que du crédit d'heures dont ils bénéficient, le cas échéant, dans le cadre de leurs mandats au CSE établissement ou du CSSCT.

1. Report et mutualisation des heures de délégation

Les heures de délégation d'un même membre du CSE – élu.e ou représentant.e syndical.e - peuvent être reportées d'un mois sur l'autre, dans la limite de 12 mois. Cette règle ne peut pas conduire un membre du CSE à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont il bénéficie.

Les heures de délégation des élu.e.s peuvent aussi être mutualisées entre titulaires et entre titulaires et suppléant.e.s, cette règle ne pouvant pas conduire un.e élu.e à disposer, dans le mois, de plus d'une fois et demi le crédit d'heures de délégation dont bénéficie un.e titulaire.

Les représentant.e.s du personnel doivent informer l'employeur au plus tard 8 jours avant la date prévue de l'utilisation des heures cumulées ou mutualisées.

En cas de mutualisation, l'information de l'employeur se fait par un document écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d'heures mutualisées pour chacun.e d'elles-eux.

2. Utilisation des bons de délégation

Pour la prise de délégation, un bon sera à remplir par la-le représentant.e du personnel et à remettre à l’employeur, dans la mesure du possible et sauf cas d’urgence, en respectant un délai de prévenance de 48 heures avant la prise des heures de délégation.

En cas d’urgence (cas de force majeure, nécessité d’intervention immédiate, etc.), le représentant du personnel devra s’assurer, dans la mesure du possible, que son employeur est bien informé de son absence avant de partir en délégation. Au retour de ses heures de délégation, le représentant du personnel devra remplir le bon de délégation correspondant cette absence.

Il est rappelé que l'utilisation de ces bons de délégation a exclusivement pour objectif de permettre à l'employeur, chargé d'assurer la bonne marche de l'association, d'être informé avant que le représentant du personnel n'utilise son crédit d'heures et de comptabiliser les heures de délégation effectivement prises au cours du mois. De tels bons ne constituent en aucun cas un système d’autorisation préalable ou un contrôle a priori sur l'utilisation du crédit d'heures par le représentant du personnel. En cas de suspicion, l’employeur pourra effectuer les contrôles à posteriori via les instances de droit commun.

PARTIE V - BUDGETS DES CSE ET DU CSEC

1. Rappel des règles de dévolution des biens des CE actuels vers les CSE futurs

Il est convenu que, l’ensemble des CSE de l’association Groupe SOS Solidarités, lors de la clôture de leur compte au cours de la dernière réunion de l’instance, transfèreront l’intégralité des droits et obligations ainsi que les créances et dettes aux Comités sociaux économiques nouvellement constitués. Les reliquats des œuvres sociales de l’ancien CSEC seront quant à eux directement et intégralement transférés au nouveau CSEC.

Les périmètres des anciens CSE ne correspondant pas aux périmètres des nouveaux CSE, il est convenu que ces transferts seront réalisés au prorata des masses salariales de l’ancien CSE au sein des nouveaux CSE.

A titre d’exemple :

Exemple 1 :

Le CSE A comporte un nombre important de salarié et pour des raisons de proximité du dialogue social, se sépare en CSE B, CSE C et CSE D.

La masse salariale des CSE B, CSE C et CSE D sera désormais :

- A 30% du CSE « B »

- A 30% du CSE « C »

- A 30% du CSE « D » 

Cette même répartition sera appliquée pour le transfert des droits et obligations ainsi que des créances et dettes existant à la date de clôture des comptes du Comité d’Etablissement « A ».

Ainsi, si le budget de fonctionnement restant est de 9 000€, alors ils seront dévolus ainsi :

- 3000€ au CSE B

- 3000€ au CSE C

- 3000€ au CSE D

Exemple 2 :

Le CSE A et le CSE B fusionnent, les biens et les sommes de ces CSE seront de fait mutualisés.

Concernant les biens des anciens CSE, ces derniers seront transférés aux CSE nouvellement constitués après délibération exprès lors de la dernière réunion des anciens CSE.

Lors de la première réunion de chaque CSE et après avoir procédé à l’élection des trésorier.e.s des CSE, les ancien.ne.s trésorier.e.s des anciens CSE devront présenter en réunion l’état des comptes (établi conformément aux règles comptables applicables à chaque CSE) et remettre tous les documents concernant l’administration et l’activité de l’ancien CSE (sur les 3 derniers exercices comptables) aux nouveaux-elles trésorier.e.s de chaque CSE d’établissement, qui leur donneront un quitus, après vérification des comptes.

Ces comptes devront être annexés au procès-verbal de la dernière réunion des CSE sortant, ainsi qu’à celui de la première réunion des nouveaux CSE.

2. Budget de fonctionnement

Dans les entreprises comportant plusieurs CSE d'établissement, les budgets de fonctionnement ne sont prévus légalement que pour les CSE d’établissement.

Afin de permettre au CSE Central de remplir pleinement ses attributions, il est décidé que chaque CSE contribuera aux éventuels frais de fonctionnement du CSEC au prorata des budgets de fonctionnement de chaque CSE. A cet effet, ce budget sera déterminé lors de la première réunion du CSEC et sera communiqué au CSE, avec le montant de leur participation, lors de la réunion suivante.

La-le trésorier.e du CSE Central transmettra un bilan annuel de la gestion et l’utilisation du budget de fonctionnement auprès de l’ensemble des CSE.

3. Budgets des Activités Sociales et Culturelles

Les partenaires sociaux estiment que la centralisation du Budget des Activités Sociales et Culturelles au sein du CSE Central représente plusieurs avantages :

• Assurer un meilleur suivi et contrôle de ce budget par l’instance centrale

• Calculer le budget total des ASC sur la masse salariale globale de l’association Groupe SOS Solidarités et donc de gommer les éventuelles inégalités d’un CSE à l’autre

• Homogénéiser et optimiser les prestations des ASC offertes aux salarié-e-s

Il est par conséquent décidé que l’ensemble du Budget des ASC est versé au CSE Central qui en assurera la gestion financière dans son intégralité et définira notamment les critères d’attributions. Toutefois, le CSE Guyane conservera le bénéfice la gestion de ses œuvres sociales et culturelles.

Les CSE auront la responsabilité de la distribution des ASC auprès des salarié.e.s des établissements de leur périmètre.

Les CSE d’établissement pourront à tout moment faire part au CSE Central de préconisations dans l’utilisation de ce budget des ASC.

La-le trésorier.e du CSE Central transmettra un bilan annuel de la gestion et l’utilisation du budget des ASC auprès du CSEC ainsi que de l’ensemble des CSE.

Il est convenu que les membres élus de chaque CSEC pourront bénéficier de 3h30 d’heures de délégation supplémentaires par semestre dédiées à la gestion des œuvres sociales.

PARTIE VI - SYNDICAT DANS L’ENTREPRISE

6.1 Désignation des délégué.e.s syndicales-aux

Sans remettre en cause les règles impératives de droit syndical, les parties conviennent expressément que la désignation d’un.e délégué.e syndical.e se fait au niveau de l’établissement distinct tel que défini pour la mise en place des CSE d’établissements.

6.2 Autorisation d’absence syndicale

La CCN 51 (article 02.04.1) et la CCN 66 (article 8) prévoient 4 jours d’autorisations d’absence pour participer à des congrès et assemblées statutaires.

Il est expressément convenu que ces 4 jours d’autorisation d’absence, sans constituer des jours supplémentaires d’absence autorisés, pourront être utilisé par les délégué.e.s syndicales-aux centrales-aux et d’établissement afin de participer à des collectifs syndicaux organisés par les fédérations syndicales sur convocation.

Ce cas d’autorisation d’absence est subordonnée à ce que la demande soit faite par écrit par l’organisation syndicale dont relève l’intéressé.e et présentée une semaine avant la date du (ou des) jour(s) d’absence.

6.3 Désignation des représentant.e.s syndicales-aux aux CSE et au CSEC

1. Représentant.e syndical.e aux CSE

Conformément aux dispositions légales, l’association Groupe SOS Solidarités comprenant au moins 300 salariés, chaque syndicat représentatif dans l'entreprise ou l'établissement peut désigner un.e représentant.e syndical.e au CSE.

2. Représentant.e syndical.e au CSEC

Conformément aux dispositions légales, chaque syndicat représentatif dans l'entreprise désigne un.e représentant.e au CSE central d'entreprise, choisi parmi les représentant.e.s de ce syndicat aux CSE d'établissement ou parmi les membres élus de ces comités. Cet-te représentant.e assiste aux séances du CSE central avec voix consultative.

6.4 Crédit d’heures des Délégué.e.s syndicales-aux et des représentant.e.s syndicales-aux aux CSE et au CSEC

1. Crédit d’heures des délégué.e.s syndicales-aux

Conformément aux dispositions légales, les délégué.e.s syndicales-aux et délégué.e.s syndicales-aux centrales-aux disposent d’un crédit d’heure en fonction de l’effectif de l’entreprise ou de l’établissement distinct au sens du CSE :

De 11 à 49 salariés 4 heures

De 50 à 150 salariés 12 heures

De 151 à 500 salariés 18 heures

Plus de 500 salariés 24 heures

En cas de cumul de mandat de délégué.e syndical.e et délégué.e syndical.e central.e, le crédit d’heure ne peut dépasser 24 heures mensuelles.

2. Crédit d’heures des représentant.e.s syndicales-aux aux CSE et au CSEC

Conformément aux dispositions légales, les représentants syndicaux aux CSE, bénéficient d'un crédit d'heures pour l'exercice de leur fonction de 20 heures par mois.

Les représentants syndicaux au CSEC bénéficieront uniquement du crédit d’heure octroyé dans le cadre de leur mandat de représentants syndicaux aux CSE.

PARTIE VII - VOTE ELECTRONIQUE

Il est expressément convenu par les parties que les élections professionnelles pourront se dérouler par l’intermédiaire d’un vote électronique :

• Annexe 1 : Mise en place du vote par voie électronique

• Annexe 2 : Cahier des charges

PARTIE VIII - BASE DE DONNEES ECONOMIQUES, SOCIALES ET ENVIRONNEMENTALES (BDESE)

8.1 Support, niveau de mise en place, organisation, architecture, contenu

La Base de Données Economiques et Sociales Unifiée (BDESE) est un outil unique pour l’ensemble des entités du groupe SOS, avec une présentation qui correspond strictement au décret, mais le constat est fait que cette présentation est complexe et nécessiterait un découpage des documents existants au sein de l’association.

En outre, cette arborescence n’est pas adaptée aux spécificités du secteur (aucun actionnaire, salarié détaché dans une autre entreprise,…).

Aussi, les parties au présent accord conviennent que certains items de la BDESE Groupe ne seront pas complétés ou supprimés.

A titre d’exemple,

-La répartition du capital entre les actionnaires

-Les dépenses de recherches et de développement

-Les évolutions de la productivité et taux d’utilisation des capitaux propres

-Epargne salariale

-Rémunération des actionnaires

-Rémunération de l’actionnariat salarié

Afin d’être en cohérence avec l’organisation du dialogue social de l’Association, les partenaires sociaux conviennent que les documents qui seront transmis dans la BDESE correspondent aux thématiques et documents retenus et définis dans la partie III du présent accord.

Par ailleurs, l’ensemble des convocations aux réunions de chaque instance ainsi que les documents soumis à information et/ou consultation des CSE et/ou des CSEC seront intégrés dans l’espace dédié à chaque instance concernée.

8.2 Modalités de fonctionnement, de consultation et d’utilisation

La direction propose d’utiliser l’outil AGEVALpour héberger leur BDESE. Ils conviennent de se revoir ultérieurement afin de définir précisément les modalités de fonctionnement (notamment les droits d’accès, règles de confidentialité), de consultation et d’utilisation (notamment rattachement des documents dans l’arborescence Groupe, guide utilisateur).

Un point sera fait lors de la première réunion sur les modalités d’accès à la BDESE et son utilisation.

PARTIE IX - DISPOSITIONS FINALES

9.1 Durée et fin de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée de trois ans correspondant à la durée des mandats CSE dont les élections seront réalisées en 2023 et expira de plein droit à l’échéance de ces mandats, soit à la date des prochaines élections.

9.2 Révision

Le présent accord est révisable dans les conditions légales (à titre informatif, fixées à ce jour par l’article L2261-7-1 code du travail).

Toute demande de révision par l’une des parties signataires devra être accompagnée d’une proposition concernant la nouvelle rédaction du ou des articles dont la révision est demandée, et notifiée par lettre recommandée avec avis de réception aux autres parties signataires.

Au plus tard dans le délai de trois mois, les parties devront se réunir en vue de la rédaction des dispositions à réviser. Les articles révisés donneront lieu à des avenants qui devront être ratifiés par l’ensemble des parties signataires, sous peine d’être dépourvus de tout effet juridique, et les articles concernés seront maintenus en leur état initial.

9.3 Adhésion

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative dans l’association, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion au présent accord ne pourra se faire qu’en totalité et sans réserves, et elle inclura l’adhésion aux avenants signés.

Celle-ci devra également être signifiée par lettre recommandée avec avis de réception, dans un délai de huit jours, aux parties signataires.

L’adhésion sera effective à compter du jour suivant l’accomplissement de l’ensemble des formalités de dépôt et de publicité.

9.4 Interprétation

Le présent accord fait loi entre les parties signataires ou qui y auront par la suite adhéré sans réserves et en totalité.

Toutefois, s’il s’avérait que l’une des clauses du présent accord pose une difficulté d’interprétation, les parties conviennent de soumettre ladite clause à interprétation.

A cet effet, sous réserve que la difficulté porte sur un litige d’ordre collectif, la Direction de l’association convoquera une commission composée de représentants des organisations syndicales signataires et adhérentes et de représentants de l’employeur.

L’interprétation sera donnée sous forme d’une note explicative adoptée par toutes les parties signataires du présent accord, ou y ayant par la suite adhéré sans réserves et en totalité.

5. Publicité, dépôt et date d’effet

En application de l’article L.2231-5-1, l’accord sera publié, après anonymisation, sur la base de données nationale sur le site :

https://www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr/PortailTeleprocedures/

Un exemplaire sera adressé au greffe du Conseil de prud’hommes de Paris

Mention de cet accord figurera également sur les tableaux d’affichage de l’ensemble des établissements de l’association, et une copie sera remise aux membres du comité d’entreprise et aux délégués du personnel.

Fait à Paris, le 15 novembre 2022

En 3 exemplaires originaux.

--

Directrice Générale secteur

L’organisation syndicale CGT représentée par --, en sa qualité de Déléguée Syndicale Centrale,

Annexe 1 

Mise en place du vote par voie électronique

pour l'élection des membres des instances représentatives du personnel

Conformément à la Loi pour la Confiance dans l'Économie Numérique n°2004-575 du 21 juin 2004 et à ses décret et arrêté d'application, les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel peuvent être organisées par voie électronique.

Les objectifs de la présente annexe sont de :

- donner un cadre légal au vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel

- simplifier et sécuriser l'organisation de ces élections,

- favoriser l'accès au scrutin, optimiser la participation des électeurs, et ainsi renforcer la légitimité des acteurs du dialogue social,

- supprimer les votes nuls,

- sécuriser et accélérer les dépouillements et la proclamation des résultats,

- participer à une démarche de développement durable,

- mais aussi rappeler les principes fondamentaux qui doivent régir ces élections, à savoir le secret du vote, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, les possibilités de surveillance et de contrôle, la conservation des éléments de preuve.

Le contenu de cette annexe est strictement limité aux dispositions légales en vigueur, le choix du prestataire et les modalités précises de mise en œuvre du vote par internet font en particulier l'objet d'articles spécifiques du protocole d'accord préélectoral.

Article 1 - Objet et champ d'application

Cet annexe a pour objet d'autoriser le vote par internet pour les élections des membres des Instances Représentatives du Personnel de la l’association Groupe SOS Solidarités.

Article 2 - Modalités de mise en œuvre

Article 2.1 - Prestataire

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’association, dans le respect du cahier des charges en annexe, constitué sur la base des prescriptions énoncées par les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, et par l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007.

Article 2.2 - Caractéristiques du système

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

La Société s'engage à prendre toutes les mesures nécessaires pour vérifier que le système choisi assure :

- la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

- la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification,

- la sécurité de l'émargement,

- la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

De plus, le système doit répondre aux caractéristiques suivantes :

- les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

- le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

- les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible.

Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin, à la demande de l’association ou des organisations syndicales.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît alors lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 2.3 – Contrôle, information et formation

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique :

- elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

- elle procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé,

- elle contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les Organisations Syndicales représentatives sont tenues informées par l'employeur de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables : celles-ci n'étant plus possibles auprès de la CNIL depuis l'entrée en vigueur du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données, elles sont réalisées par le prestataire qui alimente son registre RGPD prévu à cet effet.

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 2.4 - Protocole d'accord préélectoral

Le protocole d'accord préélectoral prévu aux articles L.2314-5, L.2314-6 et L.2314-7 du Code du Travail mentionne la conclusion de la présente annexe et le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.5 – Conservations des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

à l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 3 - Entrée en vigueur, dépôt légal et suivi

Article 3.1 - Entrée en vigueur (article L.2261-1 du Code du Travail)

Cette annexe entre normalement en vigueur après son dépôt légal (article 3.2).

Il est toutefois convenu par stipulation contraire entre les parties signataires que cet annexe produira ses effets pour les élections professionnelles organisées en mars 2023.

Article 3.2 - Dépôt légal (article L.2231-5 du Code du Travail)

Cette annexe sera notifiée dès sa signature aux Organisations Syndicales représentatives.

Il sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du ministère du travail TéléAccords en 2 exemplaires, soit une version signée des parties et une version publiable anonymisée : les parties conviennent de la publication intégrale de la présente annexe.

Un exemplaire original sera en outre déposé auprès du Secrétariat du greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris

Article 3.3 - Suivi (articles L.2261-7 et suivants du Code du Travail)

Cette annexe pourra être révisé ou dénoncé dans le respect de la législation en vigueur.

Annexe 2 

Vote par voie électronique

pour l'élection des membres des

instances représentatives du personnel

CAHIER DES CHARGES

En application de l'article R.2314-5 du Code du Travail

Ce document reprend intégralement et à l'identique les articles R.2314-6 à R.2314-17 du Code du Travail, ainsi que le contenu de l'arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.

Données pouvant être utilisées

Article 4 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

- pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège,

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification et, le cas échéant, coordonnées,

- pour les listes d’émargement : collège, noms et prénoms des électeurs,

- pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant,

- pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés à l’article 5.

E-votez

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du système de vote doit s'engager à protéger toutes les données qui lui sont confiées contre tout détournement, usage non autorisé ou transmission à des tiers.

Aucune base de données détenue par le prestataire ne peut contenir ces informations sans qu'elles ne soient protégées par cryptage.

Destinataires des données

Article 5 de l'arrêté du 25 avril 2007

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel,

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant,

- pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel,

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel,

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

E-votez

Conformément aux recommandations de la CNIL, le prestataire doit s'engager à détruire l'intégralité des données nominatives en sa possession dans le mois suivant le dernier tour des élections.

Voir également les modalités de conservation de la preuve.

Confidentialité et sécurité des données

Article R.2314-6 du Code du Travail

La conception et la mise en place du système de vote électronique peuvent être confiées à un prestataire choisi par l'employeur sur la base d'un cahier des charges respectant les dispositions du présent paragraphe.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Article R.2314-7 du Code du Travail

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système. Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Article R.2314-16 du Code du Travail (partie 1 sur 2)

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin. Aucun résultat partiel n'est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants peut, si l'employeur ou l'accord prévu à l'article R.2314-5 le prévoit, être révélé au cours du scrutin.

Article 2 de l'arrêté du 25 avril 2007

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement. L’émargement indique la date et l’heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 3)

Les listes électorales sont établies par l’employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’employeur. L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

E-votez

Parmi ses obligations de moyens, le prestataire doit fournir un logiciel de cryptage permettant de sécuriser les échanges de données nominatives avec les services du personnel.

L'envoi des éléments d'authentification aux électeurs doit être réalisé par courrier à l'adresse personnelle, ou exceptionnellement à l'adresse professionnelle avec remise contre décharge à un représentant des services du personnel. L'usage du courriel ne peut être envisagé qu'à la condition d'apporter la preuve que seul l'électeur est en capacité d'en prendre connaissance.

Les clefs de cryptage des urnes et les urnes elles-mêmes doivent rester totalement inaccessibles, y compris au prestataire, pendant toute la durée d'ouverture des scrutins. Aucun dépouillement partiel ne doit être possible.

L'enregistrement des votes doit être indépendant des émargements, mais également dé-séquencé afin de ne pas pouvoir être rapproché de l'horodatage obligatoire des émargements.

Le chiffrement obligatoire des données du vote dès l'émission sur le poste de l'électeur rend obligatoire le mode sécurisé https, et interdit le vote par téléphone.

Les listes électorales et les bons à tirer des listes de candidats doivent être émis par le prestataire à partir de ses bases de données, afin de permettre tous les contrôles nécessaires avant l'ouverture du scrutin.

Expertise

Article R.2314-9 du Code du Travail

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés. Les prescriptions de ces mêmes articles s'imposent également aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique.

E-votez

L'expertise n'ayant de valeur que si elle porte sur la version exacte et authentique des logiciels utilisés, elle doit donc être actualisée après toute modification, la plus infime soit elle, du système de vote.

Le rapport tenu à la disposition de la CNIL doit ainsi être établi au nom de l'entreprise, et signé par un expert indépendant et reconnu.

Cellule d'assistance technique

Article R.2314-10 du Code du Travail

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 3)

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l’organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l’effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

E-votez

La constitution de la cellule d'assistance technique doit être précisée par le protocole d'accord préélectoral.

Système de secours

Article 3 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 3)

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

E-votez

Sans altérer la sécurité du système de vote, le prestataire doit avoir la possibilité d'en suspendre l'accès, ou d'en prolonger la durée, sur décision du bureau de vote en réaction à un incident ou une perturbation impactant le bon déroulement du scrutin.

Protocole d'accord préélectoral

Article R.2314-13 du Code du Travail

Le protocole d'accord préélectoral mentionne la conclusion de l'accord d'entreprise ou de l'accord de groupe autorisant le recours au vote électronique et, s'il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place.

Il comporte en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

E-votez

Le prestataire doit fournir un modèle de protocole adapté à sa solution et précisant en détails toutes ses modalités de mise en œuvre.

Déclaration préalable à la CNIL

Article R.2314-11 du Code du Travail

L'employeur informe les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise ou dans le ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

E-votez

Cet article du Code du Travail est obsolète depuis l'entrée en vigueur le 25 mai 2018 du Règlement (UE) Général sur la Protection des Données.

Conformément à ce Règlement, et pour chaque élection qui lui est confiée, le prestataire doit en sa qualité de sous-traitant alimenter son propre registre RGPD prévu à cet effet.

Information et formation

Article R.2314-12 du Code du Travail

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

E-votez

Les modalités de diffusion et d'accès aux mode d'emploi, notice, ou site de tests, et les modalités de formation des personnels concernés doivent être précisées par le protocole d'accord préélectoral.

Scellement et descellement du système

Article R.2314-8 du Code du Travail

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Article R.2314-15 du Code du Travail

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique :

1° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

2° Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé;

3° Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 4)

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l’exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d’accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d’accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

E-votez

En aucune façon le prestataire ne doit avoir la possibilité de prendre connaissance des clés sécurisant le système de vote.

Durée du vote

Article R.2314-14 du Code du Travail

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 2)

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

E-votez

Une obligation de moyens incombe au prestataire pour la mise à disposition d'un site internet de vote sécurisé, personnalisé, et disponible 24H/24 pendant toute la durée du scrutin.

Interface de vote

Article 6 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 2 sur 2)

Pour se connecter sur place ou à distance au système de vote, l’électeur doit se faire connaître par le moyen d’authentification qui lui aura été transmis, selon des modalités garantissant sa confidentialité. Ce moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier son identité et garantira l’unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

L’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote. Son choix doit apparaître clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique » dans les conditions fixées à l’article 2, alinéa 3. La validation le rend définitif et empêche toute modification.

E-votez

Le système doit également interdire l'usurpation d'identité, en particulier dans le cas où un électeur abandonne son poste de travail après s'être identifié.

Dépouillement

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 3 sur 4)

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

E-votez

Afin d'éviter toute erreur de calcul ou de retranscription, le système doit être totalement automatisé, doit appliquer toutes les règles de calcul et d'attribution des sièges sans aucune intervention humaine, et doit imprimer les procès verbaux intégralement renseignés.

Conservation de la preuve

Article R.2314-17 du Code du Travail

L'employeur ou le prestataire qu'il a retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 1 sur 4)

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Article 7 de l'arrêté du 25 avril 2007 (partie 4 sur 4)

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

E-votez

La conservation de tous les éléments constituant la preuve - logiciels sources, exécutables, et toutes les bases de données - est confiée à l'expert indépendant qui possède son propre environnement sécurisé sur le serveur de vote, et en reprend le contenu sur un support externe qu'il stocke jusqu'à 6 mois après le dernier tour des élections.