Accord d'entreprise "Un accord portant sur la mise en place du vote électronique" chez XPO VOLUME FRANCE NATIONAL

ACCORD RELATIF AUX CONDITIONS ET AUX MODALITES DE VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 2023

XPO TRANSPORT SOLUTIONS CHAMPAGNE FRANCE

Entre :

La société XPO TRANSPORT SOLUTIONS CHAMPAGNE FRANCE, SASU, dont le siège social est sis 1208 route des Pierrelles – 26241 ST VALLIER SUR RHONE, représentée par Monsieur XXX, agissant en qualité de Directeur d’agence

Ci-après dénommée « la Société »

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives dans l'entreprise représentées par Monsieur XXX, Délégué syndical CFDT

Ci-après dénommées ensemble les « parties »

D’autre part,

PREAMBULE :

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties au présent accord conviennent de donner la possibilité aux établissements de mettre en place, pour les opérations de vote aux élections des membres du comité social et économique, le vote électronique.

Par vote électronique, il est entendu de manière non limitative :

• La possibilité de recours au vote par internet

• La constitution de salles de votes par internet

• Le dépouillement automatisé

• L’intégration ou la consolidation de suffrages (issus d’un dépouillement traditionnel ou dépouillement automatisé) sur plateforme internet

• Le calcul des résultats sur plateforme internet pour édition automatisée des PV cerfa.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les parties conviennent de confier la mise en place de ce dispositif au prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux : SLIB Election Europe.

ARTICLE 1 – PRINCIPES GENERAUX

Le système retenu par la société doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote

ARTICLE 2 – MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS

2.1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections, un protocole d’accord préélectoral sera signé et définira notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires, le nombre de collèges et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

2.2. Formation au système de vote électronique

Les membres du bureau de vote, ainsi que les représentants du personnel titulaires et les délégués syndicaux, bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Celle-ci sera assurée par un représentant du prestataire dans un délai de 7 à 10 jours avant la tenue du 1er tour du scrutin et réalisée sur le temps de travail.

2.3. Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• D’une part, de la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique

• D’autre part, du décret n°2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décrets et arrêté du 25 avril 2007.

2.4. Cellule d’assistance technique

L’entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’entreprise et des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert à un test du système de vote électronique et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

• Procède avant que le vote ne soit ouvert à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé

• Contrôle à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

ARTICLE 3 – DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

3.1. Etablissement des listes électorales et transmission

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

3.2. Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectorale.

Dans le cadre de ce même protocole, les options suivantes seront ouvertes :

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin

• De n’importe quel terminal

• De leur lieu de travail

• De leur domicile

• Sur place dans les bureaux de vote

• Pendant les horaires définis dans le cadre du protocole préélectoral

• En se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants (taux de participation) peut être révélé au cours du scrutin.

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. L’entreprise établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions te les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur en situation de handicap le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

3.3. Modalités d’accès au site de vote par internet

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. Le vote est unique et définitif. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement, de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

3.4. Déroulement du vote

Lorsque l‘électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaitre clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

3.5. Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

ARTICLE 4 – CLOTURE ET RESULTATS

4.1. Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

4.2. Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La remise de ces clés, avant l’ouverture du vote est réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

4.3. Délais de recours et destruction des données

L’entreprise et/ou le prestataire retenu, conservent sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours prévus par la loi) et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise, ou, le cas échéant le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

ARTICLE 5 – SECURITE ET CONFIDENTIALITE

5.1. Anonymat et confidentialité de suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé fichier des électeurs distinct de celui de l’urne électronique dénommé contenu de l’urne électronique, scellé non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

5.2. Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance et le collège ;

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, coordonnées, date de naissance, clé NIR (= clé du N° de la sécurité sociale) le cas échéant ;

• Pour les listes et les fichiers des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants appartenance syndicale, date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date/heure d’émargement et collège ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenus appartenance syndicale, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échant, agents habilités des services du personnel (RH)

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de votes, agents habilités des services du personnel (RH)

• Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, entreprises ou agents habilités des services du personnel.

5.3. Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

ARTICLE 6 – APPLICATION DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour les élections professionnelles 2023 pour la mise en place du Comité social et économique de la société XPO TRANSPORT SOLUTIONS CHAMPAGNE FRANCE.

ARTICLE 7 – DENONCIATION ET REVISION

Le présent accord étant conclu pour une durée déterminée, il ne pourra pas faire l’objet d’une dénonciation mais pourra être révisé.

Les parties signataires ou adhérentes, peuvent demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes :

• La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée des propositions de remplacement.

• Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi. Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

ARTICLE 8 – PUBLICITE DE L’ACCORD

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, le présent accord sera déposé :

• en deux exemplaires (dont l’un sous forme papier et l’un sous forme électronique) à la DREETS dont relève le Siège social de la Société ;

• en un exemplaire au Secrétaire Greffe du Conseil de prud’hommes dont relève le Siège social de la Société ;

Il sera publié dans la BDESE (base de données économiques, sociales et environnementales) et sur la base de données nationale des accords d’entreprise (plateforme de téléprocédure du Ministère du Travail) conformément à la législation en vigueur.

A ce dépôt, sera jointe une version ne comportant pas les noms des négociateurs et signataires, conformément aux dispositions de l’article L.2231-5-1 et de l’article 2 du décret n°2017-752 du 3 mai 2017 relatif à la publicité des accords collectifs, afin qu’elle soit versée dans la base de données nationale.

Fait à Châlons-en-Champagne, le 25 juillet 2023

Pour la Direction XPO TRS CHAMPAGNE FRANCE Pour les délégués syndicaux

XXX XXX

Directeur d’agence Délégué Syndical CFDT