Accord d'entreprise "Accord d'entreprise sur les conditions d'accès et d'utilisation des nouvelles technologies de l'information et de la communication par les organisations syndicales" chez CPRPSNCF - CAISSE PREV ET RETR DU PERSONNEL SNCF (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LES CONDITIONS D’ACCES ET D’UTILISATION DES NOUVELLES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION

PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES

Préambule 3

Champ d'application 4

Chapitre 1. Intranet 5

Article 1. Intranet syndical 5

 Article 1.1. Modalités de mise à jour 5

 Article 1.2. Contenu des informations 5

 Article 1.3. Modalités de création et de maintenance 6

 Article 1.4. Contraintes et limitations techniques 6

Chapitre 2. Messagerie électronique 7

Article 2. Messagerie électronique syndicale 7

 Article 2.1. Modalités d’accès des organisations syndicales 7

 Article 2.2. Matériel mis à disposition 7

 Article 2.3. Modalités d’utilisation pour les échanges avec les agents 7

 Article 2.3.1. Informations syndicales 7

 Article 2.3.2. Publications syndicales 8

 Article 2.4. Contenu des messages 8

 Article 2.5. Règles de confidentialité 8

 Article 2.6. Contraintes et limitations techniques 8

 Article 2.6.1. Informations syndicales 8

 Article 2.6.2. Publications syndicales 8

Article 3. Messagerie électronique liée à un mandat 9

 Article 3.1. Modalités d’accès des titulaires d’un mandat 9

 Article 3.2. Modalités d’utilisation pour les échanges avec les agents 9

 Article 3.3. Contenu des messages 9

 Article 3.4. Modalités d’utilisation pour les échanges avec la direction 9

 Article 3.5. Règles de confidentialité 10

Article 4. Modalités de maintenance 10

Chapitre 3. Répertoire de données et Base de données économiques et sociales 11

Article 5. Répertoire Relations sociales 11

 Article 5.1. Modalités d'accès 11

 Article 5.2. Contenu 11

Article 6. Base de données économiques et sociales (BDES) 11

 Article 6.1. Modalités d'accès 12

 Article 6.2. Contenu 12

Article 7. Modalités d’utilisation et de mise à jour 12

Article 8. Règles de confidentialité 12

Chapitre 4. Gestion de l’accord 13

Article 9. Sanction du non respect de l’accord 13

Article 10. Durée de l'accord 13

Article 11. Notification de l’accord 13

Article 12. Publicité de l’accord auprès des autorités 13

Article 13. Conditions de révision de l’accord 13

Article 14. Publicité de l’accord auprès du personnel 14

ANNEXE I : Extrait du règlement intérieur de la Caisse 15

ANNEXE II : Clauses de confidentialité, de déontologie et de sécurité à destination des organisations syndicales et à destination des titulaires d’un mandat de représentant du personnel 19

ANNEXE III : Formulaire de résiliation des courriels des IRP 21

ANNEXE IV : Procédure d’abonnement et de désabonnement à une boîte aux lettres partagée (Bal) 22

ACCORD D’ENTREPRISE SUR LES CONDITIONS D’ACCES ET D’UTILISATION DES

NOUVELLES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION

PAR LES ORGANISATIONS SYNDICALES

Entre :

La Caisse de Prévoyance et de Retraite du Personnel de la SNCF (CPRPSNCF), ci-après désignée « la Caisse », dont le siège social est situé au 17 avenue Général Leclerc à Marseille, représentée par, M. X. X, en sa qualité de Directeur de la CPRPSNCF,

D’une part,

Et :

Les Organisations Syndicales Représentatives suivantes :

L’UNSA représentée par M. X. X. en sa qualité de Délégué Syndical.

La CGT représentée par Mme X. X en sa qualité de Déléguée Syndicale.

FO représentée par M. X. X en sa qualité de Délégué Syndical.

Les signataires ont convenu ce qui suit :

Préambule

Le présent accord s’inscrit dans la démarche initiée par la Caisse et les partenaires sociaux, en 2014, de développement d’un dialogue social actif et facilité par la modernisation des moyens de communication et d’échanges. Les parties signataires conviennent de l’intérêt, pour le dialogue social et l’information syndicale, de maintenir par ce nouvel accord l’accès des organisations syndicales aux nouvelles technologies d’information et de communication (ci-après nommées « NTIC ») existantes au sein de l’organisme. Les parties conviennent également de l’intérêt des représentants du personnel pour la modernisation de leurs moyens d’information et de communication.

Cet accord s’inscrit dans le cadre de la loi du protocole d’accord du 1^er février 2008 relatif à l’exercice du droit syndical et de la loi Travail du 8 août 2016.

Cet accord a pour objet de définir le cadre d’accès et d’utilisation des NTIC par les organisations syndicales et par les instances représentatives du personnel de la Caisse, en supplément des modes et des moyens prévus dans le cadre réglementaire de l’exercice de toute activité syndicale ou de l’exercice d’un mandat. Et, de définir les modalités d’information des représentants du personnel, nécessaires à l’exercice de leur mandat.

Le présent accord a également pour objet de permettre à chaque salarié de la Caisse d’avoir accès à l’information syndicale de son choix.

Les parties rappellent que l’utilisation des nouvelles technologies doit se faire dans le cadre plus général des règles énoncées dans le règlement intérieur par la charte d’utilisation des moyens informatiques de la Caisse (Cf. ANNEXE I : Charte de bon usage de l’informatique et du réseau).

Elles rappellent également que toute communication devra se faire dans le respect du droit de la presse et du droit pénal, et devra être en lien avec l’entreprise CPR. A cet effet, l’utilisation des outils mis à disposition par le biais de cet accord, est proscrite dans le cadre de communications qui ne seraient pas en lien avec l’environnement de la Caisse et son personnel ou à un syndicat sans rapport avec la Caisse.

En outre, cet accord n’interdit nullement aux OS de procéder à la distribution directe de tracts papier. De plus, les organisations syndicales conservent la possibilité d’utiliser les panneaux d’affichage réservés à cet effet.

Enfin, les utilisateurs devront s’engager à respecter l’ensemble de ces règles par le biais d’une clause de confidentialité, de déontologie et de sécurité (Cf. ANNEXE II : Clauses de confidentialité, de déontologie et de sécurité à destination des organisations syndicales et à destination des titulaires d’un mandat de représentant du personnel).

Ce nouvel accord reconduit également un objectif de développement durable. A ce titre, les parties signataires du présent accord s’accordent à limiter l’impression des divers documents accessibles informatiquement et à favoriser la transmission d’informations sous format dématérialisé.

Champ d'application

Les dispositions du présent accord s'appliquent à l’ensemble des Instances Représentatives du Personnel (ci-après nommées « IRP »). Il est entendu par IRP, à la fois le Comité d’Entreprise (ci-après nommé « CE »), la Délégation du Personnel (ci-après nommée « DP »), le Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (ci-après nommé « CHSCT »).

Le CHSCT n’est cependant pas concerné par les chapitres 1 et 2 du présent accord.

Les dispositions de cet accord s’appliquent également aux Organisations Syndicales (ci-après nommées « OS ») représentatives ou non présentes au sein de la Caisse.

1. Intranet

1. Intranet syndical

Chaque OS dispose d’un espace dédié sur l’intranet de la Caisse. Conformément à la loi du 8 août 2016, cet espace est utilisé pour la mise à disposition de publications ou de tracts de nature syndicale. Les parties s’accordent sur le fait que ces publications et tracts sont en rapport avec l’environnement de la Caisse et son personnel.

Chaque agent a la possibilité d’accéder librement à l’ensemble des informations syndicales de son choix via cet espace syndical sur l’intranet à partir de son poste de travail.

• Article 1.1. Modalités de mise à jour

Les études et recherches, ainsi que la conception et la création de documents destinés à la mise à jour du site sont à la charge des OS et sont effectuées pendant les heures de délégation, ou en dehors du temps de travail.

Les demandes de mises à jour du site (ajout et suppression de document) et les documents associés sont communiqués par mail au représentant désigné par la direction de la Caisse (service relations sociales) afin qu’il puisse les appliquer sur l’espace intranet. Le principe de renouvellement par défaut des documents sera la suppression des plus anciens permettant la publication des nouveaux. Les responsables de publications pourront cependant spécifier le document à détruire.

Le service Communication effectue une intervention par semaine comprenant plusieurs mise à jour, et peut aller jusqu’à deux interventions par semaine en période particulière, sous réserve de l’accord préalable de la direction.

Afin de garantir l’intégrité des documents établis et mis en ligne, les informations sont transmises sous la forme de fichier sous format type « Adobe » (PDF).

Chaque délégué syndical désigne un responsable de publication et son suppléant. Ces agents sont les seuls habilités à effectuer des demandes de mise à jour du site. Et, ils sont les interlocuteurs de la direction pour les questions et problématiques relevant de cet intranet syndical. Ils s’engagent au travers d’une close écrite (Cf. ANNEXE II), au respect des règles définies dans le présent accord.

• Article 1.2. Règles de confidentialité et d’utilisation

Les OS s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à la Caisse. A utiliser les données mises en ligne sur l’espace intranet, qui sont et restent la propriété de l’entreprise, dans des conditions qui ne nuisent pas aux intérêts de celle-ci.

Enfin, elles s’engagent à respecter la charte informatique de la Caisse.

Les techniques suivantes ne peuvent pas être utilisées par les partenaires sociaux :

• création d’un lien hypertexte vers des sites internet,

• création d’un lien hypertexte vers des rubriques de l’intranet Caisse,

• création de forums ou de chats,

• téléchargements de vidéo, d’images animées, de bande son,

• visualisation de vidéo par le biais du réseau au fur et à mesure du chargement,

• spam (diffusion d’un document en grand nombre),

• moteur de recherches, cookies, ou programmes informatiques associés,

• utilisation de logiciels d’échange de type peer to peer (« d’égal à égal »),

• utilisation de l’identité visuelle et du logo de la CPRPSNCF, propriété de l’entreprise.

La Caisse s’engage à ne pas rechercher l’identification des agents consultant l’espace intranet des OS.

• Article 1.3. Contenu des informations

Le contenu des informations mises en ligne sur l’espace intranet est librement déterminé par l’OS sous réserve qu’il revête un caractère exclusivement syndical, lequel est placé sous son entière responsabilité.

La nature des informations communiquées doit s’inscrire dans le cadre de ses attributions. En effet, l’espace intranet ne saurait être utilisé à d’autres fins, et en particulier pour communiquer des convictions politiques, philosophiques, ou religieuses.

La nature des informations communiquées doit respecter les règles relatives au droit pénal et au droit de la presse. A ce titre, ces informations ne doivent contenir notamment ni injures, ni diffamation, ni propos provoquant, ni de fausses nouvelles. Elles doivent ainsi assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo de l’organisation qui l’émet, sans pouvoir ni utiliser, ni modifier, le logo de la Caisse.

• Article 1.4. Modalités de création et de maintenance

Le portail donnant accès à chaque espace syndical est accessible à partir de la page d’accueil de l’intranet de la Caisse sous la dénomination « Organisations Syndicales », le lien est le suivant :

CPRNet > A votre service > Organisations Syndicales

Chaque OS dispose d’un espace syndical sous la dénomination de son intitulé. Ces dernières sont classées par ordre alphabétique. L’architecture de ces espaces est la suivante :

Organisations syndicales

• OS 1

  • Documents et dossiers thématiques

  • Publications périodiques

• OS 2

  • Documents et dossiers thématiques

  • Publications périodiques

• OS 3

  • Documents et dossiers thématiques

  • Publications périodiques

• OS …

  • Documents et dossiers thématiques

  • Publications périodiques

Comme défini par cette architecture, chaque espace syndical est composé de deux rubriques :

• Documents et dossiers thématiques : présentations diverses, compte-rendu de colloque, dossier relatif à un sujet de la Caisse, etc. ;

• Publications périodiques : tracts, flash d’actualité, etc.

Conformément à l’article 2.2 du présent accord, un formulaire de désabonnement à l’envoi de mail des OS (Cf. ANNEXE III : Formulaire de résiliation) est mis à la disposition des agents à la racine de ces espaces syndicaux. Ainsi, qu’une procédure d’abonnement et de désabonnement à une boîte aux lettres partagée d’une organisation syndicale (Cf. ANNEXE IV : Procédure d’abonnement/désabonnement).

Un court texte de présentation de l’organisation syndicale est intégré dans son espace propre, au dessus des rubriques. Ce texte peut être mis à jour deux fois par an et peut comporter jusqu’à 800 caractères (espaces compris).

Les fonctionnalités des espaces syndicaux mentionnées dans cet accord sont disponibles en horaire de bureau avec un support sur site en cas de dysfonctionnement pour une résolution au plus vite.

C’est le service communication et la sous-direction des systèmes d’information qui, chacun pour leur domaine de compétence, assurent le développement et la maintenance de ces espaces.

• Article 1.5. Contraintes et limitations techniques

La capacité de chaque espace syndical ne pourra dépasser la limite fixée à 10 documents ayant un volume maximal de 2 Méga octets pour les publications périodiques et de 4 Méga octets pour les documents et dossiers thématiques.

2. Messagerie électronique

2. Messagerie électronique syndicale

Les OS peuvent utiliser la messagerie pour l’envoi de messages en interne ou en externe, à destination de la direction, des salariés adhérents du syndicat, des autres syndicats et des agents à condition qu’ils s’agissent de communications ayant un lien avec l’environnement de la Caisse et son personnel ou qu’elles soient conformes aux attributions des organisations syndicales.

La communication à destination des agents ne peut se faire au travers de l’envoi de messages groupés, sauf accord préalable de la direction.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes. Chaque OS bénéficie à ce titre d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de son organisation sous la forme : « sigleOS@cprpsncf.fr ».

La gestion de cette boîte aux lettres électronique et de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du délégué syndical ou du représentant de section syndicale de la Caisse. Ils sont également garant de leurs listes de diffusion.

• Article 2.1. Modalités d’accès des organisations syndicales

Chaque OS, dispose d’un accès à la messagerie électronique à partir du micro-ordinateur mis à disposition dans le local qui lui est affecté, à partir de son poste de travail individuel ou de tout appareil électronique privé disposant d’une connexion internet et des capacités techniques suffisantes.

Cet accès des OS doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans la Caisse, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

• Article 2.2. Matériel mis à disposition

L’organisme met à la disposition de chaque OS, dans le local qui lui est affecté, un micro-ordinateur, et un système d’exploitation identiques à ceux utilisés dans l’organisme.

Le matériel reste la propriété de la Caisse. Il est interdit d’utiliser d’autre matériel ou d’autres logiciels, sauf accord donné après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause, avec le système de la Caisse.

Les matériels sont placés sous l’entière responsabilité des OS utilisatrices qui doivent apporter la plus grande attention à leur condition d’utilisation et leur conservation.

Les OS sont soumises comme l’ensemble des utilisateurs, aux contraintes associées à l’utilisation d’un système d’information (attribution, service, délais de résolution des pannes, etc.). En cas d’incident, elles bénéficient comme l’ensemble des utilisateurs, de la maintenance du matériel effectuée par la sous-direction des systèmes d’information, après avoir alerté le représentant désigné par la direction de la Caisse.

• Article 2.3. Modalités d’utilisation pour les échanges avec les agents

  • Article 2.3.1. Informations syndicales

La messagerie peut être utilisée à destination des agents de la Caisse, à condition d'offrir la possibilité à ces derniers, de façon claire et préalable, de s’opposer à la réception de messages syndicaux, au moyen d’un formulaire de désabonnement mis à leur disposition sur l’espace syndical hébergé sur l’intranet de la Caisse (Cf. ANNEXE III : Formulaire de résiliation). Cette possibilité de s’opposer doit être systématiquement rappelée dans tout message.

La messagerie électronique ne doit pas entraver l’accomplissement du travail, les OS s’engagent donc à ne pas multiplier les envois en nombre, et l’utilisation de la messagerie doit rester mesurée.

L’envoi de messages collectifs étant interdit (sauf autorisation préalable de la direction), l’envoi de message peut être individuel ou à une liste limitée de destinataires identifiés.

Il est rappelé que l’utilisation de cette messagerie électronique des organisations syndicales à des fins privées est interdite, et elle ne peut pas être utilisée pour l’envoi de publications et de tracts de nature syndicale, la boîte aux lettres partagée étant réservée à cet usage (Cf. Article 2.3.2.).

• Article 2.3.2. Publications syndicales

La messagerie électronique syndicale (« sigleOS@cprpsncf.fr ») doit être utilisée à destination d’une boîte aux lettres (Bal) partagée. Cette Bal permet de diffuser des publications périodiques, des documents et des dossiers thématiques à l’ensemble des agents.

Chaque OS est dotée d’une boîte aux lettres partagée de publication au nom du syndicat (« Infos synd. sigleOS »), ces boîtes sont automatiquement intégrées à la boite de réception de chaque agent dans Zimbra.

Les agents sont abonnés par défaut à ces boîtes aux lettres partagées, mais ont la possibilité de se désabonner selon une procédure simple définie en ANNEXE IV. Cette procédure est mise à leur disposition sur l’espace syndical hébergé sur l’intranet de la Caisse.

Lors de la mise en place de nouvelles boites partagées la procédure d’utilisation et de publication est expliquée et formalisée au délégué syndical ou au représentant de section syndicale concerné.

• Article 2.4. Contenu des messages

La nature des communications doit rester conforme aux attributions des OS de l’organisme. En effet, l’adresse mail professionnelle des OS ne saurait être utilisée à d’autres fins, et en particulier pour communiquer des convictions politiques, philosophiques ou religieuses.

La nature des communications doit respecter les règles relatives au droit pénal et au droit de la presse. A ce titre, le message ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ni propos provoquant, ni de fausses nouvelles. Il doit ainsi assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Le caractère syndical du message doit être systématiquement mentionné en objet du message électronique.

Les parties s’accordent sur l’ajout du texte suivant en fin de message (informations ou publications syndicales) :

« Si à l’avenir vous ne souhaitez plus recevoir de message de ce type, vous avez la possibilité de vous y opposer au moyen d’un formulaire mis à votre disposition sur l’espace syndical hébergé sur l’intranet de la Caisse.

Dans le cas où vous constateriez un abus en rapport avec le présent message électronique, vous pouvez en faire part à la direction en envoyant un message à l’adresse suivante : relations.sociales@cprpsncf.fr. ».

• Article 2.5. Règles de confidentialité

L’obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur l’OS. Cette dernière est tenue à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'elle entretient avec les salariés.

Le courriel pouvant être envoyé à une liste limitée de destinataires identifiés, le nom de l’ensemble des destinataires doit dans ce cas figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom des salariés figurant dans le groupe d’envoi.

La Caisse doit mettre en œuvre les mesures techniques nécessaires permettant d’assurer cette confidentialité.

• Article 2.6. Contraintes et limitations techniques

  • Article 2.6.1. Informations syndicales

La diffusion des messages devant être compatible avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, et de son infrastructure la taille maximale des messages envoyés dans le cadre de l’adresse électronique syndicale ou liée à un mandat ne doit pas dépasser les 200 Kilo octets.

De façon générale l’envoi des messages électroniques doit être conforme à la charte informatique de la Caisse.

Dans ce cadre, la messagerie électronique ne devant pas entraver l’accomplissement du travail, les IRP s’engagent à ne pas multiplier les envois en nombre.

• Article 2.6.2. Publications syndicales

La diffusions des tracts, documents thématiques et autres publications périodiques envoyés par le biais de la boîte aux lettres collective partagée ne sont pas limités en volume, hormis par la capacité de la Bal qui est de 4 Giga octets. Le responsable de la boîte aux lettres partagée est garant de la capacité de celle-ci, et s’engage à régulièrement supprimer les anciennes publications mises à disposition.

3. Messagerie électronique liée à un mandat

Chaque agent investi d’un mandat de représentation du personnel (hors représentants du personnel au CHSCT) au sein de la Caisse peut utiliser la messagerie pour l’envoi de messages à caractère individuel en interne ou en externe, à destination de la direction et des agents (service relations sociales).

Il peut l’utiliser pour l’envoi de messages à caractère collectif sous réserve d’un accord préalable de la direction, sur des sujets particuliers. L’ensemble des messages collectifs alors transmis aux agents de la Caisse sont communiqués en copie au représentant désigné par la direction de la Caisse.

A cette fin, des boîtes aux lettres électroniques distinctes de celles réservées à un usage professionnel sont ouvertes aux coordonnées de chaque agent investi d’un mandat de représentation du personnel au sein de la Caisse. Ils bénéficient à ce titre d’une adresse électronique spécifique, comportant le sigle de leur mandat sous la forme : « sigleIRP.2 premières lettres du prénom nom@cprpsncf.fr » (ex : dp.prnom@cprpsncf.fr).

La gestion de cette adresse électronique est placée sous la responsabilité du titulaire du mandat concerné.

• Article 3.1. Modalités d’accès des titulaires d’un mandat

Chaque titulaire d’un mandat, dispose d’un accès à la messagerie électronique à partir du micro-ordinateur mis à disposition dans le local qui lui est affecté, ou de tout appareil électronique privé disposant d’une connexion internet et des capacités techniques suffisantes. Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans la Caisse, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

• Article 3.2. Modalités d’utilisation pour les échanges avec les agents

La messagerie peut également être utilisée à destination des agents de la Caisse, sauf si l’agent s’y oppose.

La réponse du titulaire d’un mandat au message d’un agent ne peut être qu’individuelle, à l’adresse laissée par l’agent. Les envois de courriels en masse sont formellement proscrits. Sont par contre autorisés les envois de message à une liste limitée de destinataires identifiés.

La messagerie électronique ne doit pas entraver l’accomplissement du travail, les titulaires d’un mandat s’engagent donc à ne pas multiplier les envois en nombre. L’utilisation de la messagerie doit rester mesurée, et l’utilisation à des fins privées est interdite.

• Article 3.3. Contenu des messages

La nature des communications doit rester conforme aux attributions liées au mandat détenu. En effet, l’adresse mail professionnelle des IRP ne saurait être utilisée à d’autres fins, et en particulier pour communiquer des convictions politiques, philosophiques ou religieuses.

La nature des communications doit respecter les règles relatives au droit pénal et au droit de la presse. A ce titre, le message ne doit contenir notamment ni injures, ni diffamation, ni propos provoquant, ni de fausses nouvelles.

Il doit  ainsi assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image. A ce titre, les messages évoquant le dossier d’un tiers sont proscrits.

L’objet du message électronique doit préciser dans quel cadre est envoyé le message. Et, chaque message devra porter la mention suivante :

« Si à l’avenir vous ne souhaitez plus recevoir de message de ce type, vous avez la possibilité de vous y opposer au moyen d’un formulaire mis à votre disposition sur l’espace syndical hébergé sur l’intranet de la Caisse.

Dans le cas où vous constateriez un abus en rapport avec le présent message électronique, vous pouvez en faire part à la direction en envoyant un message à l’adresse suivante : relations.sociales@cprpsncf.fr. »

• Article 3.4. Modalités d’utilisation pour les échanges avec la direction

L’utilisation de la messagerie sera privilégiée dans l’échange des communications avec la direction. Ainsi, l’envoi, par la Caisse aux titulaires d’un mandat, des documents papiers suivants sera remplacé par un envoi dématérialisé :

• ordres du jour des différentes réunions avec les IRP (hors CHSCT) ;

• convocations diverses (réunions, bilatérales, audiences, etc.) ;

• suivis d’utilisation des heures de délégation, des bons syndicaux, etc. ;

• autres courriers divers ;

• autres informations ou documents non transmis par le biais du répertoire de données (Cf. Chapitre 3).

• Article 3.5. Règles de confidentialité

L’obligation de confidentialité pèse tant sur l’employeur que sur le titulaire d’un mandat.

Le titulaire d’un mandat est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques qu'il entretient avec les salariés.

4. Modalités de maintenance

Le processus de création des adresses de messagerie spécifiques est confié à la sous-direction des systèmes d’Information. Celle-ci assure la résolution de tout problème relatif aux adresses de messagerie électronique.

Les fonctionnalités de la messagerie électronique mentionnées dans cet accord sont disponibles en horaire de bureau avec un support sur site en cas de dysfonctionnement pour une résolution au plus vite. Cependant, en dehors des horaires de bureau, les équipements sont Online sans aucune garantie de disponibilité, en effet, si un des utilisateurs veut se connecter et que le système ne répond pas, il n'aura pas d'accès au support avant le prochain jour ouvrable.

3. Répertoire de données et Base de données économiques et sociales

Dans un objectif de développement durable, et au regard du fait que ces outils rendent l’information accessible en permanence par les représentants du personnel, les informations mises à disposition dans le répertoire de données et dans la base de données économiques et sociales ne font plus l’objet d’une remise sous format papier.

5. Répertoire Relations sociales

Chaque agent investi d’un mandat de représentation du personnel au sein de la Caisse, dispose d’un accès permanent à l’information relative à son mandat via un répertoire installé sur le réseau de l’entreprise.

Il s’agit d’un outil destiné à rassembler, préciser, enrichir, organiser et rationaliser les informations données de façon ponctuelle ou récurrente.

• Article 5.1. Modalités d'accès

L’accès aux dossiers et informations que contient le répertoire, est plus ou moins restreint en fonction du mandat des représentants du personnel concernés.

Cet accès ne pouvant s’effectuer depuis les locaux syndicaux, ou depuis le local commun pour des raisons de sécurité, les représentants du personnel peuvent accéder aux fonctionnalités de ce répertoire depuis leur poste de travail individuel ou commun, sur leur session personnelle. Ils peuvent également accéder à ces fonctionnalités depuis le poste informatique installé par le service relations sociales, et réservé à cet effet. Ainsi, la politique de sécurité de la Caisse est respectée.

L’information mise à disposition sur le répertoire est accessible en permanence (hors fermeture nocturne et/ou hebdomadaire de l'entreprise) aux représentants du personnel concernés.

Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans la Caisse, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

• Article 5.2. Contenu

Les représentants du personnel concernés ont accès dans le répertoire :

• à toutes les informations relatives aux réunions des instances (convocations, ordres du jour, etc.) ;

• à toutes les informations qui leur sont transmises de manière ponctuelle ou récurrente dans le cadre des procédures d'information et contenues dans les rapports et bilans qui leur sont communiqués périodiquement ;

• à toutes les informations données à l'occasion de consultations ponctuelles ou récurrentes qui les concernent.

L’architecture de ce répertoire de données est la suivante :

• Répertoire Relations Sociales

  • Répertoire de données

    • CE

    • CHSCT

    • DP

    • DS

6. Base de données économiques et sociales (BDES)

Chaque agent investi d’un mandat de représentation du personnel au sein de la Caisse, dispose d’un accès permanent à la BDES via un répertoire installé sur le réseau de l’entreprise.

Conformément au Code du travail, il s’agit d’un outil contribuant à donner une vision claire et globale de la situation de l’entreprise.

• Article 6.1. Modalités d'accès

Cet accès ne pouvant s’effectuer depuis les locaux syndicaux, ou depuis le local commun pour des raisons de sécurité, l’ensemble des représentants du personnel peuvent accéder aux fonctionnalités de cette base depuis leur poste de travail individuel ou commun, sur leur session personnelle. Ils peuvent également accéder à ces fonctionnalités depuis le poste informatique installé par le service relations sociales, et réservé à cet effet. Ainsi, la politique de sécurité de la Caisse est respectée.

L’information mise à disposition sur le répertoire est accessible en permanence (hors fermeture nocturne et/ou hebdomadaire de l'entreprise). Cet accès doit se faire dans le respect des règles d’utilisation en vigueur dans la Caisse, et soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

• Article 6.2. Contenu

L’ensemble des représentants du personnel ont accès dans cette base, à toutes les informations relatives aux thèmes suivants, notamment :

• Investissement social, investissement matériel et immatériel ;

• Egalité professionnelle entre les femmes et hommes au sein de l’entreprise ;

• Fonds propres et endettement ;

• Ensemble des éléments de la rémunération des salariés et dirigeants ;

• Activités sociales et culturelles ;

• Flux financiers à destination de l’entreprise.

Les parties rappellent que ces thèmes sont encadrés par le Code du travail, et qu’ils pourront être amenés à être enrichis pendant la durée de cet accord. De fait, la base sera complétée en conséquence.

L’architecture de cette base est la suivante :

• Répertoire Relations Sociales

  • BDES

    • Rapports

    • Bilans

    • Contenu de la BDES

7. Modalités d’utilisation et de mise à jour

Les éléments d'information compris sur le répertoire de données et sur la BDES sont régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le Code du travail.

La Caisse informe les représentants du personnel, auprès desquels le répertoire et la base sont tenus à disposition, de l'actualisation des informations via l’adresse de messagerie électronique mise à disposition par l’employeur conformément aux articles 2 et 3 du présent accord. L’information relative à la mise à jour de la partie CHSCT de ce répertoire est transmise aux membres du CHSCT sur leur adresse professionnelle.

Un fichier de suivi des mises à jour est accessible à tous les représentants du personnel concernés sur le répertoire.

8. Règles de confidentialité

Les représentants du personnel sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations contenues dans le répertoire revêtant un caractère confidentiel. Les informations figurant dans le répertoire ou dans la BDES qui revêtent un caractère confidentiel doivent être présentées comme telles par la Caisse qui indique la durée du caractère confidentiel de ces informations que les représentants du personnel concernés sont tenus de respecter.

D'autre part, les droits d'accès au répertoire fourni par la Caisse aux représentants du personnel sont strictement personnels et ne peuvent être transmis à un tiers.

4. Gestion de l’accord

9. Sanction du non respect de l’accord

Toute utilisation non-conforme aux dispositions du présent accord, à l’exercice du droit syndical, ainsi qu’aux règles en vigueur dans la Caisse, relatives notamment, à l’utilisation des outils informatiques et à la protection des données, telles que mentionnées dans le règlement intérieur, fera l’objet, dans un premier temps, d’un rappel à la règle par le Directeur précisant par écrit la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, le Directeur peut décider de suspendre l’utilisation du service concerné (espace intranet, messagerie, répertoire) à l’OS ou au représentant du personnel concerné pour une durée de 6 mois, et éventuellement décider de saisir la juridiction compétente. Le matériel devra être restitué sans qu’une quelconque discrimination puisse être invoquée pour échapper à cette mesure.

La direction est en mesure d’utiliser son pouvoir disciplinaire à l’encontre de la personne qui n’a pas respecté les règles du présent accord collectif.

10. Durée de l'accord

Le présent accord entrera en vigueur après signature des parties et cessera de produire tout effet le 31 décembre 2019.

11. Notification de l’accord

Une notification du texte sera faite à l’ensemble des organisations syndicales, qu’elles soient représentatives ou non à la Caisse, et qu’elles aient ou non participé à son élaboration, par lettre recommandée avec accusé de réception ou par remise d’un exemplaire de l’accord signé, contre récépissé.

Les organisations syndicales représentatives disposent d’un délai de huit jours calendaires après la date de notification du texte pour faire opposition.

12. Publicité de l’accord auprès des autorités

A l’expiration du délai d’opposition, le texte de l’accord fera l’objet d’un dépôt auprès de la Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l'emploi des Bouches-du-Rhône et du Conseil de Prud’hommes de Marseille, ainsi que sur la base de données nationale.

13. Conditions de révision de l’accord

La révision de l’accord ne pourra se faire avant l’expiration d’un délai d’un an à compter de la signature du présent accord. Seules les parties signataires peuvent demander la révision de l’accord.

Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à chacune des parties signataires. Cette lettre doit indiquer les points concernés par la demande de révision et doit être accompagnée de propositions écrites de substitution.

Toutes les organisations syndicales représentatives seront convoquées, mais seules les parties signataires de l’accord initial auront la capacité d’élaborer les avenants portant révision de l’accord.

Dans un délai maximum de deux mois à compter de la demande de révision, les parties devront se rencontrer pour examiner les conditions de conclusion d’un éventuel avenant de révision.

L’avenant de révision se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie et doit faire l’objet des mêmes formalités de dépôt, mentionnées à l’article 12 du présent chapitre.

14. Publicité de l’accord auprès du personnel

Conformément à l’article R. 2262-3 du Code du travail, un avis sera communiqué par tout moyen au personnel.

Cet avis comportera l’intitulé du présent accord. Il précisera également le lieu où le texte sera tenu à la disposition du personnel de la Caisse ainsi que les modalités de consultation.

Le présent accord sera également diffusé par l’Intranet de la Caisse.

Fait à Marseille, le 26 octobre 2017

Pour la Caisse de Prévoyance et de Retraite du Personnel de la SNCF,

M. X. X,

Directeur

Pour les organisations syndicales,

Union Nationale des Syndicats Autonomes de la CPRPSNCF	Confédération Générale du Travail des Cheminots	Syndicat Force Ouvrière des personnels de la CPRPSNCF
M. X. X, Délégué syndical	Mme X. X, Déléguée syndicale	M. X. X, Délégué syndical

ANNEXE I : Extrait du règlement intérieur de la Caisse

ANNEXE II : Clauses de confidentialité, de déontologie et de sécurité à destination des organisations syndicales et à destination des titulaires d’un mandat de représentant du personnel

Clause de confidentialité, de déontologie et de sécurité

à destination des organisations syndicales

Je soussigné(e) __________________________________, délégué syndical/responsable de section syndicale de l’organisation _________________________, et ayant accès, en cette qualité, à l’espace dédié aux organisations syndicales mis en place sur l’intranet de la Caisse et à une adresse de messagerie spécifique, désigne :

- ________________________ comme responsable de publication ;

- ________________________ comme suppléant du responsable de publication.

Et, confirme que tous deux s’engagent expressément, après avoir lu intégralement et en ayant le temps suffisant pour le faire, à respecter chacune des règles d’utilisation de la Charte informatique, de l’accord relatif aux conditions d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication par les organisations syndicales, ainsi que celles rappelées ci-dessous.

Espace dédié aux OS sur l’intranet CPR :

Ces responsables de publication s’engagent expressément à respecter les règles relatives à la communication syndicale, soit notamment les limites instituées par l’article L. 2142-5 du Code du travail relatives aux délits de presse, et les limites instituées par l’article L. 2131-1 du Code du travail relatives à l’objet exclusivement syndical des communications.

Messagerie électronique spécifique aux OS :

Je m’engage expressément en tant que délégué syndical/responsable de section syndicale à respecter la confidentialité des informations qui nous seront transmises dans le cadre d’échange de courriel avec les agents de la Caisse, et à ne pas porter atteinte à l’image de l’entreprise par le contenu des courriels échangés.

La direction de la Caisse se réserve le droit de procéder à toute vérification qui lui paraitrait utile pour constater le respect des obligations précitées.

Il est rappelé qu’en cas de non-respect des dispositions de confidentialité, la responsabilité des signataires de la présente clause peut être engagée.

Nom(s) et signature(s)

Clause de confidentialité, de déontologie et de sécurité

à destination des titulaires d’un mandat de représentation du personnel (hors CHSCT)

Je soussigné(e) __________________, exerçant le mandat de __________________ et ayant accès, en cette qualité, au répertoire de données « Relations sociales » mis en place au sein de la Caisse et à une adresse de messagerie spécifique, m’engage expressément, après avoir lu intégralement et en ayant le temps suffisant pour le faire, à respecter chacune des règles d’utilisation de la Charte informatique , de l’accord relatif aux conditions d’accès et d’utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication par les organisations syndicales, ainsi que celles rappelées ci-dessous.

Répertoire de données « Relations sociales » :

Je m’engage expressément à respecter la confidentialité des informations qui seront déclarées comme telles par la Caisse et reconnais que la divulgation de ces informations causerait nécessairement un préjudice à l’entreprise et qu’elle pourrait donc valablement engager toutes voies de droit de nature à faire connaitre ma responsabilité personnelle et obtenir réparation du préjudice ainsi subi.

Messagerie électronique spécifique au mandat :

Je m’engage expressément à respecter la confidentialité des informations qui me seront transmises dans le cadre d’échange de courriel avec les agents de la Caisse, et à ne pas porter atteinte à l’image de l’entreprise par le contenu des courriels échangés.

La direction de la Caisse se réserve le droit de procéder à toute vérification qui lui paraitrait utile pour constater le respect des obligations précitées.

Il est rappelé que, en cas de non-respect des dispositions de confidentialité, la responsabilité du signataire de la présente clause peut être engagée.

Nom et signature

ANNEXE III : Formulaire de résiliation des courriels des IRP

ANNEXE IV : Procédure d’abonnement et de désabonnement à une boîte aux lettres partagée (Bal)

1. Procédure d’abonnement

1) Rechercher des boîtes aux lettres partagées

• 1. Aller dans l'onglet "Mail"

• 2. Cliquer sur « Rechercher des partages »

• 1. Taper un mot clé dans « Rechercher des partages » (exemple « synd » pour les Bal d’informations syndicales)

• 2. Choisir la boîte aux lettres dans la liste

• 3. Puis cliquer sur « rechercher »

2) Ajouter une boîte aux lettres partagées

• Pour sélectionner cocher la case de la boîte aux lettres

• Puis cliquer sur « ajouter » pour quelle soit intégrée à votre boîte de réception

3) Renommer la boîte aux lettres partagées

• Clic droit puis « Editer propriétés »

• Modifier le nom de la boîte aux lettres et cliquer sur « OK »

2. Procédure de désabonnement

1) Rechercher une ou plusieurs boîtes aux lettres partagées

• Aller dans l'onglet "Mail"

Dans le dossier Mail, se trouvent plusieurs boîtes aux lettres partagées :
- Astuces et Docs Zimbra
- Avis d’incident

- Infos synd. OS, Infos synd. OS 1, Infos synd. OS 2

- Etc.

2) Sélectionner la boîte aux lettres à supprimer

• En cliquant dessus

3) Supprimer la boîte aux lettres sélectionnée

• 1^er choix : en la glissant dans la corbeille, puis vider la corbeille

• 2^ème choix : clic droit puis « supprimer »