Protocole organisant la consultation des salariés de l’UES OBS sur l’accord d’intéressement 2021-2022-2023 au sein de l’UES OBS

ENTRE :

• La Société ORANGE BUSINESS SERVICES, société anonyme, identifiée au SIREN sous le numéro 345 039 416 et immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Bobigny, ayant son siège social sis 1, place des Droits de l’Homme – 93210 Saint-Denis,

ci-après dénommée « la société OBS SA » ou « OBS SA » ;

• La Société ORANGE CYBERDEFENSE, société par actions simplifiée, identifiée au SIREN sous le numéro 512 664 194 et immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre, ayant son siège social sis 54, place de l’Ellipse – 92000 Paris La Défense,

ci-après dénommée « la société OCD SAS », ou « OCD SAS » ;

• La Société ENOVACOM, société par actions simplifiée unipersonnelle, identifiée au SIREN sous le numéro 443 685 573 et immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Marseille, ayant son siège social sis 521, avenue du Prado – 13000 Marseille,

ci-après dénommée « la société ENOVACOM » ou « ENOVACOM SASU »

 

Composant ensemble l’Unité Economique et Sociale « Orange Business Services » (ci-après « l’UES OBS »), représentée par …… en sa qualité de Directeur Général Délégué d’OBS SA dûment mandaté à cet effet ;

d’une part,

ET :

Pour les organisations syndicales représentatives du personnel de l’UES OBS :

• La CFDT-F3C, représentée par ….., délégué syndical central ;

• La CGT OBS, représentée par ……., délégué syndical central ;

• La CFE-CGC, représentée par …….., délégué syndical central ;

d’autre part.

IL A ÉTÉ ARRÊTÉ ET CONVENU CE QUI SUIT :

PREAMBULE

A la suite d’une négociation engagée le 8 avril 2021 avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives, un accord d’intéressement a été signé le 30 juin 2021 par la Direction et la CFE-CGC, organisation syndicale représentative minoritaire ayant recueilli plus de 30 % des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections professionnelles.

Compte-tenu du caractère minoritaire de cet accord, et conformément aux articles L.2232-12 et D.2232-6 du Code du travail, cette organisation syndicale a sollicité en date du 6 juillet 2021, l’organisation d’un référendum visant à consulter les salariés de l’UES OBS afin de valider cet accord.

Le délai de huit jours suivant cette demande n’a pas permis de recueillir de nouvelles signatures permettant de conférer un caractère majoritaire à l’accord qui doit donc désormais faire l’objet d’une validation et être approuvé par les salariés à la majorité des suffrages exprimés, dans le cadre d’une consultation organisée conformément aux dispositions des articles L.2232-12 et D.2232-2 à D. 2232-6 du Code du travail.

Dans ce cadre, les organisations syndicales représentatives ont été invitées, le 16 juillet 2021 par mail avec accusé réception, à négocier le protocole d’accord spécifique lors d’une 1^ère réunion du 23 juillet 2021. Les Parties se sont également réunies les 26, 27 et 28 juillet 2021.

A la suite de ces réunions de négociation, il a été convenu ce qui suit :

Article 1 - Objet du protocole

Le présent protocole définit les modalités d'organisation et de déroulement de la prochaine consultation des salariés sur l’accord d’intéressement signé par la Direction et la CFE-CGC le 30 juin 2021.

Article 2 - Dates de la consultation des salariés

La consultation aura lieu du mardi 7 septembre à 9h00 au jeudi 9 septembre 2021 à 14h00 par vote électronique conformément aux dispositions ci-après.

Article 3 - Liste des salariés concernés par l’accord et appelés à se prononcer dans le cadre de la consultation

Conformément à l’article L. 2232-12 du Code du travail, les salariés consultés sont les salariés de l’UES OBS, qui sont couverts par l’accord et remplissent les conditions d’électorat pour les élections professionnelles selon l’article L.2314-18 et suivants du Code du travail.

L’accord d’intéressement 2021-2022-2023 concerne l’ensemble des salariés de l’UES OBS.

Sont électeurs, au sens de l’article L. 2314-18 du Code du travail, les salariés âgés de 16 ans révolus, ayant travaillé trois mois dans l’entreprise et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Le vote est soumis à l’ensemble des salariés, qui remplissent les conditions fixées ci-dessus à la date du jour de la consultation soit au 7 septembre 2021:

• Les salariés en contrat à durée indéterminée, 

• Les salariés en contrat à durée déterminée,

• Les alternants (apprentis et contrat de professionnalisation),

• Les salariés dont le contrat de travail est suspendu (congés maternité, arrêt maladie…)

Les salariés pouvant être assimilés à l’employeur, participent également au vote, étant couverts par l’accord d’Intéressement.

Les salariés mis à disposition sont exclus de la liste des salariés consultés n’étant pas couverts par l’accord d’Intéressement.

La Direction établira la liste des salariés consultés qui mentionnera pour chacun les données suivantes :

• entités de rattachement (OBS SA, OCD SAS et Enovacom SASU)

• civilité,

• le nom, le prénom,

• âge au 1^er jour du scrutin,

• date d’ancienneté.

La liste des salariés consultés sera publiée le 24 août 2021 sur le Plazza de l’UES OBS dans la rubrique « consultation des salariés sur l’accord d’Intéressement 2021-2022-2023 » et sera accessible par un lien prévu dans la note d’information envoyée le 23 août 2021. Celle-ci sera mise à jour après sa publication pour tenir compte des modifications d'effectifs intervenues dans l'entreprise entre la publication des listes et le premier tour du scrutin au moins 4 jours avant la date du scrutin.

Les salariés constatant une anomalie dans l'établissement de cette liste sont invités à le signaler sans délai auprès de l’équipe Relations Sociales : Cathy BAGLIN, Directrice des Relations Sociales, Gaelle DUFILS et Julia PINTE, Responsables Relations Sociales par courrier électronique aux adresses mails suivantes : cathy.baglin@orange.com ; gaelle.dufils@orange.com ; julia.pinte@orange.com

Un accusé de réception sera envoyé par retour de mail.

Les éventuelles demandes devront être réceptionnées au plus tard le 2 septembre 2021 à 17 heures.

La liste définitive sera publiée et disponible le 3 septembre 2021 au choix sur le Plazza de l’UES OBS dans la rubrique « consultation des salariés sur l’accord d’Intéressement 2021-2022-2023 » ou sur le dossier partagé « Consultation Intéressement 2021 ».

Article 4 - Texte de la question soumise au vote

Les salariés seront consultés sur la validation de l’accord Intéressement 2021, 2022, 2023 pour l’UES OBS signé le 30 juin 2021 par la Direction et la CFE-CGC :

La question posée sera la suivante :

« Approuvez-vous le contenu de l’accord d’intéressement 2021-2022-2023 signé le 30 juin 2021 par la CFE-CGC ? 

Cet accord ne sera validé qu’à la condition d’être approuvé par les salariés, à la majorité des suffrages exprimés.

A défaut, cet accord sera réputé non écrit, donc non applicable. »

Les salariés pourront répondre à cette question par « OUI » ou « NON ».

Article 5 - Information du personnel

A titre exceptionnel, compte tenu de la situation sanitaire et de la période de congés, les documents relatifs à cette consultation (liste des salariés consultés, accord d’Intéressement, protocole d’accord spécifique, notes d’information, membres des bureau de vote) transmis par la Direction ne feront pas l’objet d’un affichage sur site et seront disponibles pour l’ensemble des salariés sur le Plazza de l’UES OBS dans une rubrique dédiée « consultation des salariés sur l’accord d’Intéressement 2021-2022-2023 » « et sur un dossier partagé « Consultation Intéressement 2021 ».

Les liens vers ces rubriques seront transmis lors des notes d’information des 30 juillet et 23 août 2021, visées ci-dessous. Les salariés pourront prendre connaissance de ces informations durant leur temps de travail.

Les salariés de l’UES OBS seront informés de l’organisation de cette consultation et de ses modalités (date, heure et modalités du scrutin) :

• par une première note d’information le 30 juillet 2021 contenant le texte de la question soumise au vote des salariés, d’une copie de l’accord intéressement 2021- 2022- 2023 faisant l’objet du vote et du présent protocole (conformément à l’article D.2232-6 du Code du Travail) ;

• par une seconde note d’information le 23 août 2021 contenant le texte de la question soumise au vote des salariés, les modalités d’accès au site de vote, une copie de l’accord intéressement 2021- 2022- 2023 faisant l’objet du vote, le présent protocole, la communication syndicale ainsi que le lien d’accès au site de chaque OSR.

Cette note sera adressée par courrier électronique à l’ensemble des salariés de l’UES OBS.

Les salariés dont le contrat est suspendu au jour du scrutin seront informés par courrier de l’organisation de cette consultation.

Article 6 – Communications syndicales

Chaque organisation syndicale ayant participé aux négociations du présent protocole pourra constituer un document de communication dans le cadre de la consultation des salariés.

Ces dernières devront remettre leur communication à la Direction au plus tard le 18 août 2021 à 10h00 sous la forme d’un fichier PDF de moins de 5 Méga octets. Les logos éventuels déposés par les organisations syndicales devront être au format jpg, png, bmp ou gif de plus de 200 pixels de côté et d'un poids inférieur à 500Ko.

Cette communication sera disponible dans la rubrique « consultation des salariés sur l’accord d’Intéressement 2021-2022-2023 » ou sur le dossier partagé « Consultation Intéressement 2021 » et accessible grâce à un lien spécifique prévu dans la note d’information du 23 août 2021.

Cette communication sera également publiée sur le site de vote et accessible aux salariés consultés dès réception des identifiants. Les fichiers seront publiés en l'état, la mise en page et le sens d'affichage relevant de la responsabilité des organisations syndicales représentatives.

Chaque organisation syndicale représentative pourra communiquer au plus tard le 18 août 2021 à 10h00 un lien vers le site de son organisation syndicale où elles pourront communiquer sur la consultation des salariés relative à l’accord d’intéressement. Ce lien sera présent dans la note d’information du 23 août 2021.

Les organisations syndicales représentatives pourront faire campagne au sujet de cette consultation au plus tard jusqu’à la veille du tour, soit le 6 septembre 2021 minuit, dans le cadre des moyens prévus par l’accord sur les moyens alloués aux Organisations Syndicales en date du 26 juillet 2019.

Article 7 - Dispositions générales liées à l’organisation et au déroulement du vote électronique

7.1 - Modalités du vote

Il est convenu de recourir au vote électronique pour cette consultation et d’appliquer les modalités telles que prévues à l’accord relatif au vote électronique au sein de l’UES OBS signé le 26 juillet 2019, ainsi que le cahier des charges défini à l’annexe 2 du présent protocole afin de répondre aux spécificités de cette consultation.

Le vote se déroulera en un tour, à la majorité des suffrages exprimés.

Le vote à bulletin secret sous enveloppe, sur place ou par correspondance, est exclu.

7.2 - Recours à un prestataire extérieur

Le système de vote par voie électronique sera mis en œuvre par le prestataire Neovote dénommé « le prestataire », dans le respect des principes généraux du droit électoral et des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail.

7.3 - Accès au site de vote 

7.3.1 - Génération des identifiants et des mots de passe

Pendant toute la durée des opérations de consultation, le site de vote sera accessible par Internet à tout utilisateur muni d'un identifiant personnel fourni par le Prestataire.

Un identifiant personnel sera attribué aux salariés consultés (dont les membres du Bureau de vote) et aux observateurs.

Outre leur identifiant, les salariés consultés recevront un mot de passe. La saisie du mot de passe sera nécessaire pour valider chaque vote.

Les identifiants et les mots de passe seront strictement individuels et confidentiels.

Ces codes seront générés automatiquement par le Système de vote, selon un algorithme aléatoire, et ne contiendront aucun élément permettant d'identifier l'identité du titulaire.

7.3.2 - Transmission des identifiants et des mots de passe

Procédure standard

Un courriel sera envoyé à chaque salarié consulté sur sa messagerie professionnelle ou par courrier postal à l’adresse du domicile pour les salariés dont le contrat est suspendu à la date du jour du scrutin :

• son code confidentiel (identifiant),

• d’une note explicative relative au fonctionnement du vote électronique.

Les identifiants seront édités et adressés par le Prestataire aux salariés consultés et aux observateurs à leurs adresses électroniques professionnelles préalablement enregistrées dans le Système de vote.

Ayant reçu leurs identifiants personnels, les salariés consultés seront invités à suivre la procédure ci-dessous afin de retirer leur mot de passe :

• le salarié consulté se connecte au site de vote - dont l'adresse d’accès au site de vote est indiquée dans l'email par Neovote - en saisissant son identifiant et sa donnée secrète. Cette donnée secrète est générée de manière aléatoire et est transmise via une boite mail ZZZ spécifique à chaque salarié le même jour que l’envoi de l’identifiant par Neovote.

Pour les salariés dont le contrat est suspendu au jour du scrutin, cette donnée secrète sera transmise par courrier dans les mêmes délais que l’envoi du courrier envoyé par Neovote.

• le salarié consulté connecté au site de vote est invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail ou un numéro de téléphone pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par email ou via un serveur vocal.

Procédure de secours

Dans le cas où un utilisateur perdrait son identifiant, il pourra obtenir la réédition de son identifiant selon l'une des procédures de secours décrites ci-après :

Traitement de la demande par le Service Support Téléphonique du Prestataire « Neovote »

• L'utilisateur contacte le Service Support du Prestataire « Neovote », accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, au numéro VERT indiqué par le Prestataire,

• L'opérateur recevant l'appel se connecte au Système de vote puis : ouvre la session de réédition des éléments d'authentification ; sélectionne le nom de l'utilisateur ; vérifie l'identité de celui-ci à partir des données affichées par le Système, saisit l'adresse email ou le numéro de téléphone mobile ou fixe indiqués par l'utilisateur, puis déclenche l'envoi,

• Le Système de vote envoie alors automatiquement de nouveaux codes d'accès à l'utilisateur, selon le media retenu (email, SMS ou serveur vocal),

• La procédure assure la confidentialité de l'envoi : à aucun moment les codes adressés ne sont affichés à l'écran.

Traitement de la demande en libre-service via un formulaire en ligne

• L'utilisateur accède à un formulaire en ligne, disponible 24h/24, sur la page de connexion au site de vote,

• L'utilisateur saisit ses données d'identification (listées ci-après) et un numéro de téléphone mobile,

• Le formulaire envoie par SMS un code de vérification du numéro de téléphone mobile à l'utilisateur,

• L'utilisateur ressaisit dans le formulaire le code de vérification et valide sa demande.

• Le formulaire vérifie l'ensemble des données d'identification,

• en cas d'exactitude, de nouveaux codes d'accès sont envoyés immédiatement à l'utilisateur par SMS,

• en cas d'échec de l'identification, le formulaire propose à l'utilisateur de transmettre sa demande et ses coordonnées au Gestionnaire de l'élection pour une approbation manuelle.

Toute re-génération d'identifiant est enregistrée au sein du Système de vote et fait l'objet d'une mention dans le compte rendu de dépouillement précisant l'émetteur, l'utilisateur (identité du salarié consulté ou de l'observateur), la date et l'heure de l'envoi.

Article 7.4 - Informations des salariés sur les modalités du vote électronique et l’accès à la cellule d’assistance

En complément des codes d’accès envoyés par le Prestataire « Neovote », un mode d'emploi du vote sera communiqué aux salariés consultés avant la 1^ère connexion.

Par ailleurs, durant la période de vote, un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des salariés consultés pour répondre aux questions sur le fonctionnement du site du vote et pour assister à distance tout salarié consulté en difficulté.

L'assistance téléphonique sera joignable tous les jours du scrutin 24H sur 24H (Numéro Vert).

Article 7.5 - Expression du vote

Les salariés consultés pourront voter par Internet à tout moment et via tout ordinateur, tablette ou mobile (professionnel ou personnel) pendant la période du vote. Ces derniers pourront choisir de voter durant ou en dehors de leur temps de travail, étant entendu que s’ils décident de voter en dehors de celui-ci, ce temps ne sera pas considéré par l’entreprise comme du temps de travail effectif ni rémunéré comme tel.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse communiquée sur la notice personnalisée.

Après s’être identifié à l’aide de son identifiant et de sa donnée secrète, le salarié consulté pourra retirer son mot de passe par un second facteur (SMS, courriel ou serveur vocal). Il pourra ensuite voter « oui » ou « non » concernant l’accord Intéressement 2021-2022-2023 au sein de l’UES OBS qu’il pourra consulter sur le site de vote. Le salarié consulté aura la possibilité de revenir sur son choix jusqu’à la validation de celui-ci. Une fois son vote définitivement validé (par la saisie de son mot de passe personnel sur le pavé numérique prévu à cet effet), il ne sera plus possible de le modifier.

A l'issue de son vote, le salarié consulté pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra télécharger et conserver.

Le Système de vote est conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote.

Article 8 - Bureau de vote

8.1 - Désignation des membres du Bureau de vote

Un bureau de vote sera constitué au siège social d’OBS SA Stadium situé - 1 place des droits de l’Homme, 93210 Saint Denis pour cette consultation, composé d’un président et de 2 assesseurs.

Le Bureau de vote sera composé de salariés volontaires qui doivent faire partie de la liste des salariés consultés.

Les salariés consultés volontaires devront se faire connaitre au plus tard le 27 août 2021 à 14h00 auprès de l’équipe Relations Sociales : Cathy BAGLIN, Directrice des Relations Sociales, Gaelle DUFILS et Julia PINTE, Responsables Relations Sociales par courrier électronique aux adresses mails suivantes : cathy.baglin@orange.com ; gaelle.dufils@orange.com ; julia.pinte@orange.com. Un accusé de réception sera envoyé par retour de mail.

En cas de pluralité de volontaires ayant exprimé le souhait d’être membre du bureau de vote, ces derniers seront choisis par la Direction selon les modalités décrites ci-après:

• les deux salariés volontaires les plus âgés – la présidence revenant au plus âgé,

• le salarié volontaire le plus jeune .

En l’absence de volontaires, les membres du bureau de vote seront choisis par la Direction selon les mêmes modalités décrites ci-après :

• les deux salariés consultés les plus âgés – la présidence revenant au plus âgé,

• le salarié consulté le plus jeune.

L’équipe Relations sociales se chargera de contacter ces salariés consultés susceptibles de constituer le Bureau de vote, afin de vérifier qu'ils acceptent les fonctions de président ou d'assesseur qui leur sont ouvertes, et qu'ils seront disponibles pour exercer ces fonctions.

Il est précisé que seul un salarié consulté pourra être membre du Bureau de vote et qu’aucun représentant de la Direction Générale et de la Direction des Ressources Humaines d’une des sociétés de l’UES OBS ne pourra être membre du bureau de vote.

Le temps de participation au bureau de vote est considéré comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel. Les éventuels frais qui devraient être engagés pour la participation au dépouillement seront pris en charge par l’employeur.

8.2 - Enregistrement et communication des listes des membres du Bureau de vote

L'identité et le rôle (président ou assesseur) des membres du Bureau de vote seront enregistrés dans le Système de vote par le Prestataire.

La composition du Bureau de vote sera publiée sur le site de vote et pourra être consultée par les salariés consultés.

Elle sera aussi publiée sur le Plazza de l’UES dans la rubrique « consultation des salariés sur l’accord Intéressement 2021-2022-2023 » et dans le dossier partagé « Consultation Intéressement 2021 » au plus tard le 30 août 2021.

8.3 - Rôle des membres du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote (Président et assesseurs) contrôleront le bon déroulement des opérations de vote et proclameront les résultats.

A ce titre :

• Ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, au cours de laquelle les clés de déchiffrement à leur attention seront générées ;

• Ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote (voir ci-après) ;

• Ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique telle que définie par la section 3.04 du cahier des charges prévu en annexe 2 de tout incident et prendront toute décision utile ;

• Ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

- ils autoriseront le dépouillement des urnes à l'aide de leurs clés de déchiffrement ;

- ils proclameront les résultats, signeront les listes d'émargement et les procès-verbaux, édités et imprimés sous leur contrôle.

Le Président du bureau de vote proclame la clôture du vote. A la clôture du vote, le Président du bureau de vote autorisera les opérations de dépouillement après avoir contrôlé que les votes soient clos et scellés dans le système de vote.

8.4 - Informations à l'attention du Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote pourront consulter sur le site de vote :

• Les listes des salariés consultés,

• La composition du Bureau de vote,

• Les compteurs des votes et l'évolution du taux de participation,

• Les listes d'émargement,

• Le journal des événements,

• Le code de scellement du Système de vote.

La présence physique des membres du bureau de vote est requise le jour du dépouillement et lors de la clôture, dépouillement et proclamation des résultats. Le bureau de vote se réunira à cet effet au siège social d’OBS SA - 1 place des droits de l’Homme, 93210 Saint Denis.

8.5 - Formation des membres du bureau de vote

Les membres du bureau de vote visés à l’article 8.1 du présent protocole seront invités à participer à une formation sur le système de vote préalablement à la séance de scellement du système de vote. Cette séance de formation sera animée par un représentant de la société prestataire. Le temps passé à cette formation sera rémunéré comme du temps de travail effectif.

La formation des membres du bureau de vote se tiendra au même moment que la période de scellement du bureau de vote en distanciel.

Article 9 - Désignation d’observateurs

Afin de favoriser le contrôle et la transparence du processus de vote, certaines personnes pourront exercer le rôle d'observateurs au cours du vote.

Les observateurs auront accès via le site de vote aux informations suivantes, pour l'ensemble du tour:

• Les listes de salariés consultés,

• La composition du Bureau de vote

• L'évolution du taux de participation au cours de la période de vote

Les parties conviennent que les personnes suivantes auront le statut d'observateur au cours du scrutin :

• Les représentants de l’employeur au nombre de 3

• Les délégués syndicaux centraux et centraux adjoints.

En l’absence d’un délégué syndical central, l’organisation syndicale représentative pourra communiquer au plus tard le 27 août 2021 à 14h00 le nom et coordonnées du délégué syndical désigné en remplacement de l’absent.

Les observateurs disposeront d'un identifiant personnel leur permettant d'accéder au site de vote et de consulter les informations qui leur sont destinées. S'ils sont salariés consultés, cet identifiant sera celui qui leur est attribué en tant que salarié consulté.

Article 10 – Dépouillement, procès-verbaux et résultats

10.1 - Procédure de dépouillement

Le Président du bureau de vote proclame la clôture du vote.

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du Bureau de vote et des observateurs.

A la clôture du vote, le Président du bureau de vote autorisera les opérations de dépouillement après avoir contrôlé que les votes soient clos et scellés dans le système de vote.

Dès la clôture du vote, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne seront introduites dans le système pour descellement, conformément au cahier des charges.

Le dépouillement sera effectué directement par le site de vote électronique en présence et sous le contrôle des membres du bureau de vote.

10.2 - Résultats

Il n’y a pas de quorum pris en compte.

L’accord sera applicable si le résultat OUI est strictement supérieur à 50% des suffrages exprimés.

L’accord sera réputé non écrit si le résultat NON est supérieur ou égal à 50% des suffrages exprimés. 

10.3 - Signature et conservation des listes d'émargement

A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d'émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par la Direction, pendant la période de recours de 2 mois à compter des résultats du référendum.

10.4 - Signature et communication des procès-verbaux

A l’issue du dépouillement, le procès-verbal mis à disposition par le prestataire sera édité automatiquement en 5 exemplaires.

Il conviendra alors aux membres du bureau de vote de le vérifier, le valider, le signer, le remettre à la Direction des Ressources Humaines et de proclamer le résultat.

Le président du bureau de vote doit constater publiquement les heures d’ouverture et de clôture du scrutin et les mentionner au PV. Le PV pourra porter inscription de toute observation, protestation ou contestation sur les opérations de vote. Dans l’hypothèse où l’accord d’Intéressement est approuvé, le procès-verbal sera annexé à l’accord lors du dépôt de ce dernier.

Le procès-verbal imprimé, sera signé par les membres du bureau de vote. Une copie sera également transmise aux organisations syndicales représentatives de l’entreprise.

Le procès-verbal sera transmis à l’Inspection du travail.

10.5 - Communication des résultats

Les résultats seront communiqués aux salariés de l’UES OBS par mail adressé à l’ensemble des salariés de l’UES OBS et publiés sur le Plazza de l’UES OBS à la rubrique « consultation des salariés sur l’accord Intéressement 2021-2022-2023» et le dossier partagé « Consultation Intéressement 2021 » le 9 septembre 2021 au soir.

Article 11 - Durée du protocole de consultation des salariés et formalités de dépôt

Le présent protocole est conclu pour une durée déterminée soit pour la durée de la consultation des salariés sur l’accord Intéressement au sein de l’UES OBS.

Il entre donc en vigueur au jour de sa signature et prend fin à l’issue de la proclamation des résultats.

Un exemplaire original sera transmis au secrétariat du greffe du Conseil de Prud’hommes de Bobigny et à la DREETS Ile de France.

Le texte du présent protocole sera porté à la connaissance des salariés sur le Plazza de l’UES OBS et mis à disposition sur le dossier partagé « Consultation Intéressement 2021 », à compter de sa signature.

Un exemplaire du protocole d’accord sera remis à chaque organisation syndicale signataire.

Article 12 - Formalités de déclaration et accès aux données personnelles

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement (UE) 2016/679 relatif à la protection des personnes à l'égard du traitement des données à caractère personnel, une déclaration de traitement sera effectuée au registre par la Société au titre de la constitution des fichiers de salariés consultés.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès, de rectification, d'opposition et de limitation aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire et en justifiant de leur identité.

Fait à la Plaine Saint Denis, le 29 juillet 2021.

Pour les sociétés composant l’UES OBS Monsieur…… Directeur Général Délégué Pour les organisations syndicales de l’UES OBS Pour la CFDT-F3C Pour la CFE-CGC Pour la CGT OBS La signature numérique emporte le consentement de chaque signataire sur l’ensemble du document. Elle rend inutile le paraphe de chaque feuille et la mention «lu et approuvé». La date de signature du document figure sur la signature numérique. Pour être valable, un document doit être signé numériquement par tous les signataires. Si ce document venait à être signé de façon manuscrite, la version numérique serait caduque et non opposable. Le document papier devra alors être paraphé, daté et signé, et contenir la mention «lu et approuvé» en précisant le nombre d’exemplaires originaux.

Annexe 1 : Calendrier du processus de consultation des salariés

Dates	Actions
vendredi 30 juillet 2021	Information des salariés de l’UES OBS de l'organisation de la consultation des salariés + transmission de l’accord d’intéressement 2021-2022-2023 et du protocole d’accord spécifique.
jeudi 5 août 2021	Envoi des courriers de la part de la Direction aux salariés dont le contrat est suspendu au jour du scrutin.
mercredi 18 août 2021 à 10h00	Date limite des OSR pour transmettre à la Direction la communication syndicale.
mercredi 18 août 2021 à 10h00	Date limite des OSR pour adresser à la Direction le lien d’accès vers la communication du site de l’organisation syndicale représentative.
lundi 23 août 2021	Information auprès des salariés de l’UES OBS de l'organisation de la consultation des salariés + transmission de l’accord d’intéressement 2021-2022-2023 et du protocole d’accord spécifique, de la communication syndicale et du lien d’accès au site de chaque OSR.
mardi 24 août 2021	Publication de la liste des salariés consultés participants sur le Plazza de l’UES OBS et sur le dossier partagé.
jeudi 26 août 2021	Envoi des identifiants par courrier par le prestataire pour les salariés dont le contrat est suspendu au jour du scrutin + envoi de la donnée personnelle par courrier par l’équipe Relations Sociales
vendredi 27 août 2021 à 14h00	Date limite de la désignation des membres du bureau de vote + Date limite pour transmettre le nom et coordonnées nommés en remplacement des DSC pour le rôle d’observateurs.
lundi 30 août 2021	Publication des membres du bureau de vote sur le Plazza de l’UES OBS et sur le dossier partagé.
vendredi 3 septembre 2021	Publication de la liste définitive des salariés consultés sur le Plazza de l’UES OBS et sur le dossier partagé.
vendredi 3 septembre 2021	Transmission des codes d'accès par le prestataire aux salariés participants au vote + envoi de la donnée personnelle via une boite mail ZZZ spécifique.
lundi 6 septembre 2021	Formation des membres du bureau de vote par le prestataire + Réunion de scellement du système de vote.
mardi 7 septembre 2021	Ouverture du scrutin 9h00.
jeudi 9 septembre 2021	Fermeture du scrutin à 14h- Descellement du système de vote, saisie du code de dépouillement par le bureau de vote, dépouillement, établissement et signature du PV, proclamation et affichage des résultats

Annexe 2 – Cahier des charges pour la mise en œuvre du vote électronique dans le cadre de la consultation des salariés sur l’accord Intéressement 2021-2022-2023 UES OBS

Préambule

La mise en œuvre du vote électronique vise notamment à :

• simplifier et sécuriser l’organisation du processus de consultation

• faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• inscrire le processus de consultation dans une démarche de préservation de l’environnement.

Afin de garantir la sécurité des opérations de consultation et la confidentialité du vote, elle est confiée à une société spécialisée dans la mise en œuvre du vote électronique (ci-après le « Prestataire »), mandatée par la Direction.

Le présent document fixe les modalités de mise en œuvre du vote électronique et les engagements attendus de la part du Prestataire.

Il est établi conformément aux dispositions du Code du travail (articles R 2314-5 et suivants).

1. Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations de consultation utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le système de vote électronique du Prestataire doit permettre de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des salariés consultés,

• Assurer l’intégrité du vote,

• Assurer l’unicité du vote,

• Assurer l’anonymat et de la sincérité du vote,

• Assurer la confidentialité et respecter le secret du vote,

• Assurer la publicité du scrutin.

2. Prestations attendues

Le Prestataire doit assurer, dans le respect des dispositions du présent cahier des charges :

• La fourniture d’un système de vote sécurisé (ci-après « le système de vote ») permettant :

  • L’organisation et l’administration du processus de vote ;

  • L’expression du vote par les salariés consultés ;

  • Le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote ;

  • L’archivage puis la destruction des fichiers.

• La génération et la transmission sécurisées des codes d’accès (identifiants et mots de passe) aux salariés consultés ;

• La génération et la remise sécurisées des clés de déchiffrement des urnes aux membres du bureau de vote désignés ;

• La préparation de la notice d’information et du mode d’emploi du vote à l’attention des salariés consultés ;

• La supervision du bon fonctionnement du système de vote pendant les opérations de vote ;

• La disponibilité d’un support technique à l’attention des salariés consultés pendant la durée des opérations de consultation ;

• La coordination des opérations de vote en relation avec les interlocuteurs internes.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

   1. Choix de la modalité de vote électronique

Le vote électronique est mis en œuvre via l’unique modalité du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent cahier des charges doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen pour procéder au vote.

2. 
   Etablissement des fichiers

Les fichiers des salariés consultés sont établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes des salariés consultés, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux salariés consultés inscrits sur les listes des salariés consultés ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des salariés consultés et contenu de l'urne électronique.

Le vote émis par chaque salarié consulté est chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques est inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des salariés consultés et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantit également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire est mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle a notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques est mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

5. Expertise indépendante

Une expertise indépendante, préalable aux opérations de vote, confirme le respect des prescriptions légales par le système de vote. Cette expertise a été réalisée en avril 2021 par l’expert indépendant Itekia. Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

Le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et du RGPD fait l’objet d’une déclaration au registre par la Direction et le Prestataire.

6. Information et formation

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations de consultation.

De plus, les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire fournit toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

4. Déroulement des opérations de vote

   7. Ouverture et fermeture des scrutins

Les dates et heures d’ouverture et de clôture du scrutin sont fixées dans le protocole d’accord spécifique.

L’ouverture et la fermeture du scrutin sont automatiques.

Les salariés consultés ont la possibilité de voter à tout moment pendant la plage d’ouverture des scrutins en se connectant sur le serveur sécurisé propre aux élections.

8. Caractéristiques du site de vote

Les salariés consultés pourront voter par Internet à tout moment et via tout ordinateur, tablette ou mobile (professionnel ou personnel) pendant la période du vote. Ces derniers pourront choisir de voter durant ou en dehors de leur temps de travail, étant entendu que s’ils décident de voter en dehors de celui-ci, ce temps ne sera pas considéré par l’entreprise comme du temps de travail effectif ni rémunéré comme tel.

La connexion a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse communiquée sur la notice personnalisée.

Après s’être identifié à l’aide de son identifiant et de sa donnée secrète, le salarié consulté pourra retirer son mot de passe par un second facteur (SMS, courriel ou serveur vocal). Il pourra ensuite voter « oui » ou « non » en faveur de l’accord Intéressement 2021-2022-2023 au sein de l’UES OBS qu’il pourra consulter sur le site de vote.

Durant son vote, le salarié consulté aura la possibilité de revenir sur son choix. Une fois son vote définitivement validé (par la saisie de son mot de passe personnel sur le pavé numérique prévu à cet effet), il ne sera plus possible de le modifier.

Les données saisies par le salarié consulté au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

Chaque utilisateur sera invité à saisir son identifiant et sa donnée secrète pour se connecter au site de vote.

Pendant la période de vote, un compteur indiquera aux salariés consultés le temps leur restant pour voter, lorsqu'ils se connecteront au site de vote.

Après la clôture du scrutin, les salariés consultés se connectant au site de vote n'auront plus la possibilité de voter.

A l'issue de chacun de son vote, le salarié consulté pourra visualiser un accusé de réception électronique confirmant l'enregistrement de son vote dans le Système de vote, qu'il pourra conserver.

Le Système de vote étant conçu pour interdire toute altération de l'acte de vote (telle que, par exemple : la modification des bulletins de vote électroniques, le panachage, le double vote), un vote électronique ne peut, dans des conditions normales d'utilisation du Système de vote, être entaché d'irrégularités.

9. Modalités d’accès au site de vote et d’expression du vote

Chaque salarié consulté reçoit, avant le premier tour des élections :

• l'adresse du serveur de vote,

• des codes d’accès personnels au serveur de vote, constitués d’un code d’identification personnel et d’un mot de passe générés de manière aléatoire par le système de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités de transmission des codes d’accès sont définies dans le cadre du protocole d’accord spécifique, en conformité avec les exigences légales et la jurisprudence.

Le salarié consulté accède au site de vote en saisissant son identifiant personnel et sa donnée secrète sur la page de connexion au site.

La connexion au site de vote est possible via n’importe quel ordinateur, tablette ou smartphone usuels.

Le salarié consulté valide son vote en saisissant son mot de passe.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les salariés consultés peuvent obtenir de nouveaux codes d’accès, selon une procédure sécurisée, auprès du service Support mis en place par le Prestataire.

Le service Support du Prestataire est accessible via un numéro Vert sur une plage horaire précisée dans le protocole d’accord spécifique.

10. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement n’est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

11. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôlent la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signent les procès-verbaux et la liste d’émargement, édités automatiquement par le système de vote.

5. Garanties apportées par le Prestataire

Outre l’engagement de respecter les conditions et les modalités décrites dans le présent cahier des charges, le Prestataire garantit que son service : 1/ fonctionnera conformément à toute documentation fournie ; 2/ sera accessible et utilisable à partir de tout ordinateur, tablette ou smartphone usuels sans installation et 3/ sera conforme aux lois et réglementations françaises applicables au vote électronique.