Accord d'entreprise "ACCORD ENTREPRISE RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEINS DE SANOFI PASTEUR" chez SANOFI PASTEUR (Siège)

ACCORD-CADRE D’ENTREPRISE RELATIF AU VOTE PAR VOIE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES AU SEIN DE SANOFI PASTEUR

Entre les parties soussignées :

La Société Sanofi Pasteur S.A., au capital de 317 299 246 € inscrite au R.C.S. de Lyon, sous le numéro B 349 505 370  dont le Siège social est situé 14 Espace Henry Vallée 69007 LYON,

D’une part,

Et :

Les organisations syndicales ci-après désignées :

C.F.D.T,

C.F.E-C.G.C,

C.F.T.C,

D’autre part,

Il a été négocié ce qui suit :

Préambule

Suite aux élections professionnelles de 2014, les mandats des délégués du personnel et des membres des comités économiques d’établissement arrivaient à échéance à la fin de l’année 2017.

Ces mandats ont été prorogés une première fois jusqu’au 31 décembre 2017 à la suite de la publication des ordonnances « Macron », procédant à la fusion des instances représentatives du personnel en une seule instance dénommée le Comité Social et Economique (CSE).

Une seconde prorogation des mandats jusqu’au 1^er décembre 2018 par décision unilatérale de la Direction est intervenue après la consultation du Comité Central d’Entreprise le 11 décembre 2017 ainsi que de chacun des comités d’établissement.

Par conséquence, la mise en place du CSE interviendra à compter du 1^er décembre 2018.

Dans ce contexte, l’entreprise Sanofi Pasteur devra organiser de nouvelles élections professionnelles afin d’assurer la mise en place du CSE à cette date.

Les élections des membres du CSE feront l’objet de protocoles d’accords préélectoraux (PAP) négociés à l’échelle de chacun des établissements.

La société Sanofi Pasteur souhaite recourir au vote par voie électronique.

Les voies de recours au vote électronique ont été modifiées par la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, ainsi que par le Décret n° 2016-1676 du 5 décembre 2016 relatif au vote par voie électronique pour l'élection des représentants du personnel.

Il en ressort que ce moyen de vote peut être prévu par accord de groupe ou d’entreprise, soumis aux conditions de validité des accords collectifs, ou à défaut, par l’employeur.

Le recours au vote par voie électronique permet la confidentialité, qui est garantie par le prestataire, la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement, des avantages logistiques ainsi que des résultats des élections plus rapides que le vote au scrutin secret sous enveloppe.

Le vote par voie électronique au sein de la société Sanofi Pasteur est mis en place par le présent accord.

Chaque établissement de Sanofi Pasteur aura recours au vote électronique, selon les modalités décrites ci-après et selon les modalités spécifiques de chaque PAP d’établissement.

Article 1 – DISPOSITIONS GENERALES

Le présent accord instaure le recours au vote électronique, étant entendu que le principe du recours au vote électronique sera, pour chaque scrutin, rappelé par le PAP. Le PAP de chaque établissement détaillera ou comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique pourra avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail. Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Le temps de vote est considéré comme du temps de travail effectif dès lors que celui-ci est effectué dans les locaux de l’établissement pendant le temps de travail normal du collaborateur. Celui-ci est évalué à environ 30 minutes et pourra être modulé en fonction des contraintes spécifiques de chaque métier.

ARTICLE 2 – EXCLUSION DU VOTE A BULLETIN SECRET sous enveloppe

Les parties conviennent que le recours au vote électronique exclut le recours au vote à bulletin secret sous enveloppe.

ARTICLE 3 – CHOIX DU PRESTATAIRE

La conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahiers des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des article R2314-5 et suivant du décret pris en application de l’article 1^er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 , ainsi que l’arrêté du 25 avril 2017, sont confiées à un prestataire choisi par l'employeur . Le prestataire sera identique pour l’organisation des élections professionnelles des établissements visés par le présent accord.

Les coordonnées du prestataire, si le choix de celui-ci est déjà arrêté, sont précisées dans le protocole d'accord préélectoral.

ARTICLE 4 – PROPAGANDE SYNDICALE

Le prestataire reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu'elles auront été transmises par leurs auteurs et transférées par la DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une seule et même page par ordre alphabétique du sigle de l’organisation syndicale.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient identiques pour toutes les listes ou choix proposés. Les listes ou choix proposés apparaitront sur la même page du site de façon horizontale, sur une ou plusieurs colonnes, de telle sorte qu’aucune des listes ne se trouvera défavorisée par l’affichage.

ARTICLE 5 – BUREAU DE VOTE

Au sein de chaque établissement, chaque bureau de vote sera constitué d’un président ou de deux assesseurs salariés électeurs appartenant au collège.

Sa mission est de superviser le déroulement du scrutin, son dépouillement, l’établissement des procès-verbaux ainsi que la proclamation des résultats des élections.

Chaque organisation syndicale ayant déposé une liste désignera deux scrutateurs qui pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès le taux de participation.

ARTICLE 6 – CAHIER DES CHARGES

Les modalités du vote électronique doivent permettre d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

6.1. Confidentialité des données transmises

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la confidentialité des données transmises.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales doivent être traitées par des systèmes informatiques distincts de ceux traitant des données relatives à leur vote (article R. 2314-7 du Code du travail). La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin (article R. 2314-16 du Code du travail).

La conformité de l'intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire par l'employeur sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin. (Arr.min., 25 avril 2007, JO 27 avr., pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007, art 3).

Les organisations syndicales ayant déposé une liste électorale participent à la vérification du site dédié au vote avant son scellement.

Un « recettage » sera réalisé une semaine avant le début du scrutin, en présence de deux représentants par organisation syndicale.

Cette opération a lieu une semaine avant le début du scrutin.

Les fichiers « listes électorales » comportent exclusivement les noms et prénoms des inscrits, leur ancienneté, leur matricule, leur collège d'appartenance et l’indication « mise à disposition » le cas échéant. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats représentatifs et les agents habilités des services du personnel (Arr.min., 25 avril 2007, JO 27 avr., pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007, art 4 et art.5).

La liste du personnel électeur et éligible par collège est établie par la Direction et affichée à la date prévue dans le calendrier figurant dans le protocole d’accord pré-électoral par établissement.

Le fichier des électeurs comporte exclusivement les noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, les coordonnées des électeurs. Seuls les électeurs peuvent y avoir accès, pour les informations les concernant.

Les fichiers « listes d'émargement » comportent exclusivement le collège, ainsi que les noms et prénoms des électeurs, et leur matricule. Seuls sont destinataires de ces données : les membres des bureaux de vote et les agents habilités des services Ressources Humaines.

Les fichiers « candidats » comportent exclusivement le collège, la mention « titulaires » ou « suppléants », les noms, prénoms des candidats ainsi que, le cas échant, leur appartenance syndicale. Seuls sont destinataires de ces données : les électeurs, les syndicats et les agents habilités du service des Ressources Humaines.

6.2. Sécurité des votes

La conception et la mise en place du système de vote électronique retenu doivent être de nature à assurer la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les modalités de scellement et de chiffrement du système de vote électronique et notamment des urnes électroniques et des listes d'émargement devront être conformes aux dispositions des articles R. 2314-7 et R. 2314-8 du Code du travail et de l'arrêté du 25 avril 2007.

6.3. Déroulement du vote

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés devront être identiques pour toutes les listes.

Le système de vote électronique retenu doit faire apparaître clairement à l'écran le choix de l'électeur, qui doit disposer de la possibilité de le modifier avant validation. La transmission du vote et l'émargement doivent faire l'objet d'un accusé de réception que l'électeur doit pouvoir conserver (Arr.min., 25 avril 2007, JO 27 avr., pris en application du décret n°2007-602 du 25 avril 2007, art 6).

6.4. Contrôle du fonctionnement du système de vote électronique

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Des représentants du prestataire devront assurer un contrôle effectif du fonctionnement du système de vote électronique, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place. Le prestataire choisi devra prendre les mesures nécessaires pour permettre à ses représentants de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. Ce dispositif de secours sera prévu par le prestataire.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

Conformément à l’article L. 2314-32 du Code du travail, ni l’employeur ni le bureau de vote ne peuvent procéder à l’annulation des élections. Seul le juge est compétent en la matière.

S’il survient un problème technique, la période de vote pourra être prolongée, conformément aux dispositions prévues par les PAP.

6.5. Dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin. Dès lors la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées, par les administrateurs de chaque bureau de vote (Président, Assesseurs).

Le président du Bureau de Vote édite les procès-verbaux et proclame les résultats.

6.6. Destruction des données après le scrutin

Le prestataire s’engage (engagement expressément repris dans le contrat qui le lie à l’entreprise) à détruire de manière totale et définitive toute information relative au scrutin au terme du délai de conservation minimal requis en cas de contentieux. Ce délai est de 15 jours et court à compter du lendemain de la proclamation des résultats de l’élection concernée (Art. R. 2314-24 Code du travail). Lorsqu’une action contentieuse est engagée, ces informations sont détruites dès lors que la décision juridictionnelle est devenue définitive (Art. R. 2314-17 Code du travail).

ARTICLE 7 – INFORMATION DU PERSONNEL ET DE SES REPRESENTANTS

Chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu (Article R. 2314-12 du Code du travail).

S’agissant de la première mise en place, les PAP locaux définiront les modalités d’information pour la mise en place du vote électronique.

L'employeur informe les organisations syndicales représentatives des salariés dans l'entreprise ou les établissements concernés, de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (Article R. 2314-11 du Code du travail).

ARTICLE 8– CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique aux établissements français de Sanofi Pasteur :

• Etablissement de Val de Reuil :

Parc Industriel d’Incarville 27101 VAL DE REUIL (EURE)

• Etablissement de Marcy L’Etoile :

1541, avenue Marcel Mérieux 69280 MARCY L’ETOILE (RHONE) le Comité social et économique de cet établissement représentant également les salariés de Sanofi Pasteur travaillant sur les sites d’Alba et de Neuville-sur-Saône (hors filiale SPNVL).

• Etablissement de Carteret :

14 Espace Henry Vallée 69007 LYON (RHONE)

ARTICLE 9 – ENTREE EN VIGUEUR ET SUIVI

9.1. Durée de l’accord, date d’effet et de publicité

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet à compter de la date de sa signature.

9.2 Validité de l’accord

Le présent accord est conclu selon Les règles de validité des accords majoritaires en application de l’article L. 2232-12 du code du travail, issu des nouvelles dispositions en application de la loi Travail du 8 août 2016 modifiée par l’une des ordonnances 22 septembre 2017.

9.3. Révision de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités prévues aux articles L. 2261-7-1 et suivants du Code du travail.

9.4. Dénonciation de l’accord

Le présent accord pourra être dénoncé dans les conditions prévues aux articles L. 2261-10 et suivants du Code du travail.

ARTICLE 10 – FORMALITES

10.1. Notification

En application de l’article L. 2231-5 du Code du travail, la partie la plus diligente des organisations signataires du présent accord en notifie le texte à l'ensemble des organisations représentatives à l'issue de la procédure de signature.

Par mesure de simplification, il est convenu que la notification sera effectuée par la Société.

La notification sera effectuée soit par lettre recommandé avec AR, soit par lettre remise en main propre, soit par courriel.

10.2. Dépôt légal

Si l’accord est conclu, il est déposé, à la diligence de l’employeur, uniquement en version électronique sur la plateforme électronique « Tele@ccord » auprès de la DIRECCTE compétente. Un exemplaire papier sera, en outre, déposé auprès du Secrétariat du Greffe du Conseil de Prud’hommes de Lyon.

10.3. Information des salaries et des représentants du personnel

La société fournira un exemplaire du présent accord aux représentants du personnel conformément aux dispositions de l’article R. 2262-2 du Code du travail.

La Direction mettra à disposition des salariés, sur l’intranet de la Société, une version à jour du présent accord sur support électronique.

Lyon, le 24/07/2018

en 6 exemplaires originaux

Pour la Société Sanofi Pasteur Les Organisations Syndicales

Pour la C.F.D.T
Responsable des relations sociales

France

Pour la C.F.E – C.G.C

Pour la C.F.T.C

CAHIER DES CHARGES RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE PAR VOTE ELECTRONIQUE DE L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA SOCIETE SANOFI PASTEUR

SOMMAIRE

SOMMAIRE 1

INTRODUCTION 2

1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES 3

1.1 Principes de l’élection 3

1.2 Modalités de l'élection 3

Opérations de dépouillement : 4

2 INTERVENANTS 6

2.1 – Organisation des élections 6

2.2 Le Prestataire 6

Référence : 6

Coordination, suivi de l’opération et garanties : 7

3 DEFINITION DU BESOIN 8

3.1 Fonctionnalités générales attendues 8

3.2 Contraintes 8

3.3 La plate-forme de vote électronique 8

Disponibilité de la plate-forme : 9

Accessibilité de la plate-forme : 10

Accès au système de vote : 10

Recette : 11

Maintenance : 11

Fonctionnalités du système de vote électronique : 11

3.4 Mise en place d’un processus électoral 12

Moyens d’identification et d'authentification : 12

Écrans de vote : 12

Paramétrage de l’élection : 12

Interface de contrôle : 13

Tests et recette : 13

Période de vote : 14

4 ASSISTANCE 14

4.1 Aux électeurs 14

4.2 A la Direction RH 14

4.3 Documentation 15

INTRODUCTION

Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres du Comité Social et Economique (CSE), la société SANOFI PASTEUR a étudié la modalité proposée par la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

La société SANOFI PASTEUR a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet pour lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R2314-5 et suivant du décret pris en application de l’article 1^er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes (articles R. 2314-9 et R. 2324-5).

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système (articles R. 2314-10 alinéa 1 et R. 2324-6 alinéa 1 du code du travail).

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.

Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans les protocoles d’accord préélectoraux d’établissement.

1 NATURE DU CAHIER DES CHARGES

• 1.1 Principes de l’élection

La société SANOFI PASTEUR souhaite introduire un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections du CSE.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

- La sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne ;

- l’anonymat et le secret du vote: impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

- l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

- la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

• 1.2 Modalités de l'élection

Modalités du vote :

La faculté de voter électroniquement est la seule modalité de vote. Il sera mis à disposition des bornes de vote internet le cas échéant dans les établissements où les salariés n’ont pas d’accès à un poste informatique de travail.

Vote Electronique :

Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels, la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail (professionnel ou personnel) selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux handicapés d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.

Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.

Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.

Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.

Le Prestataire reproduira sur le logiciel de vote les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole pré-électoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient identiques pour toutes les listes ou choix proposés. Les listes ou choix proposés apparaitront sur la même page du site de façon horizontale, sur une ou plusieurs colonnes, de telle sorte qu’aucune des listes ne se trouvera défavorisée par l’affichage.

• Opérations de dépouillement :

A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site.

La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :

• Dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote

• Intégration automatisée des résultats du vote internet

• Edition automatisée des Procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste.

• Proclamation des résultats et signature des Procès-Verbaux par les membres des bureaux de vote

• Edition automatisée des Listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.

La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par le non corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote.

Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au Président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats.

Après établissement du procès-verbal, le Président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.

Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.

Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :

• résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;

• contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.

Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :

• quotient électoral ;

• pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.

Le Président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous :

Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.

Il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».

A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé successivement à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.

Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.

En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenus le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.

Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.

Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant :

- Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

- Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas :

- l’annulation de l’élection d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats.

- l’annulation de l’élection du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

2 INTERVENANTS

• 2.1 – Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par la Direction de SANOFI PASTEUR, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.

• 2.2 – Le Prestataire

Référence :

Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.

Le Prestataire doit s’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (ci-après les « Principes Electoraux »).

De façon générale, le Prestataire doit d’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le Juge de l’élection.

Coordination, suivi de l’opération et garanties :

Le prestataire indiquera les correspondants désignés par son entreprise pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales.

Le prestataire indiquera le recours éventuel à des sous-traitants, il détaillera les opérations confiées à la sous-traitance.

Le prestataire indiquera le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national, ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.

Le prestataire devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.

Le prestataire doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique, il doit être ainsi capable le cas échéant d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.

En cas de recours contentieux, le Prestataire doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux Principes Electoraux tels que définis ci-dessus.

Le Prestataire devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’elle a développés ou qu’elle a modifiés et qu’elle utilise pour les opérations électorales (ci-après le « Logiciel ») ainsi que les procédés qu’elle met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des Principes Électoraux.

Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, le Prestataire devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que :

• Le Logiciel a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des Principes Electoraux ;

• Le Logiciel ne contient aucune fonction espion ;

• Le Logiciel a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des Principes Electoraux (ci-après la « Recette Interne »).

Le Prestataire devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver ne varietur :

• Une copie scellée de la version du Logiciel ayant fait l’objet de (i) l’Audit et de la Recette Interne ;

• Le rapport de l’Audit ;

• Ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.

Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.

3 DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le Prestataire devra assurer pour l'opération électorale :

• La fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé ;

• La fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection ;

• La disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération.

• 3.1 Fonctionnalités générales attendues

Le Prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

• La coordination de l'opération en relation avec la cellule technique au sein de la Direction ;

• Une assistance technique pour les organisateurs de l’élection ;

• La réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs ;

• Le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification et de la liste d’émargement ;

• Le traitement et l’intégration des listes de candidats ;

• La gestion des votes par Internet durant la période du scrutin ;

• Le dépouillement et calcul automatique des résultats du vote électronique ;

• La fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion ;

• La conservation des fichiers pendant les délais de recours ;

• La destruction des archives.

• 3.2 Contraintes

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.

• 3.3 La plate-forme de vote électronique

La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.

Il comprend obligatoirement :

• Un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification ;

• Une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires ;

• Une séparation stricte des données sera assurée :

1. pour le fichier des électeurs ;

2. pour la réception des votes (urne électronique).

Le Prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera

les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture et les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance …).

Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.

Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.

La plate-forme est ouverte sur Internet. Elle doit de ce fait intégrer tous les mécanismes de

sécurité physique et logique adéquats pour assurer :

• La fiabilité de l’ensemble ;

• Une protection des accès physiques ;

• Un contrôle d'accès logique ;

• Une gestion des droits ;

• L’intégrité des données ;

• La protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin.

Le Prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plate-forme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.

Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés à la cellule technique RH/RS.

Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.

Disponibilité de la plate-forme :

La disponibilité de la plate-forme devra être maximale. Cette disponibilité sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.

L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plate-forme de vote.

Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption.

Tout incident entravant la disponibilité de la plate-forme devra être tracé et remonté à la cellule technique Direction.

Le Prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.

Accessibilité de la plate-forme :

L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement

décentralisé.

En conséquence, Le Prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.

Aussi le système réalisé avec une interface en mode HTTPS devra pouvoir être utilisé à minima depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants.

Le système devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente.

Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales.

Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des prérequis techniques sera clairement indiqué.

L’accès à la plate-forme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS, seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme.

Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS.

Accès au système de vote :

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel.

L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).

Recette :

La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plate-forme de recette sera proposé.

Maintenance :

Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et applicative.

Fonctionnalités du système de vote électronique :

Horodatage

L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.

L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.

Chiffrement

La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité

L’électeur devra être capable de constater par lui-même que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

Procédure de vote

Le système de vote devra permettre :

• Le vote blanc ;

• Le raturage dans une liste ;

• A l’électeur de revenir sur son choix avant validation ;

• La confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique ;

• La possibilité pour l’électeur de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote).

Le système de vote devra interdire :

• de sélectionner plus d’une liste ;

• de voter plusieurs fois ;

• tout lien entre le nom de l’électeur et son vote.

• 3.4 Mise en place d’un processus électoral

Moyens d’identification et d'authentification :

A partir du fichier des électeurs, le Prestataire générera pour chacun des électeurs un identifiant et un mot de passe.

Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le Prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par la Direction RH.

Écrans de vote :

Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables. La solution devra supporter au

moins les deux résolutions les plus largement utilisées :

• 1024 x 768 ;

• 1280 x 1024.

La solution devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet, en particulier le poids des pages devra être limité.

Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l’application web.

Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.

Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que

les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.

Paramétrage de l’élection :

La Direction RH fournira le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement.

La Direction RH fournira le fichier avec les listes et leurs candidats dans l'ordre de présentation ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 kilo-octets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 500 kilooctets.

Le Prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.

Interface de contrôle :

Le Prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.

L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.

L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.

Tests et recette :

Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après

paramétrage de l’élection :

• Le bon fonctionnement du processus de connexion ;

• La présence de la liste d’émargement ;

• La présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés ;

• La présence et l’exactitude des professions de foi et des logos ;

• Le fonctionnement du processus de vote ;

• Le fonctionnement du processus de dépouillement.

Le Prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, le Prestataire :

• Détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles ;

• Scellera les listes électorales ;

• Scellera les listes de candidats ;

• Remettra à zéro le compteur des votes ;

• Videra et scellera l’urne électronique.

Après ouverture de la période de vote ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.

Période de vote :

L’ouverture du système de vote par internet se fera à l’heure prévue dans le protocole pré-électoral, les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24h/24 7j/7.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront avant l'ouverture de la période de vote électronique que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement :

• L’émargement dans le fichier des électeurs ;

• L’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique ;

• L’impossibilité de revoter ;

• La présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote.

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin, rendant alors impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs qui se sont connectés juste avant l’heure de fermeture du scrutin de terminer leur vote.

4 ASSISTANCE

• 4.1 Aux électeurs

Pendant la phase de vote par internet aux jours et heures ouvrées, une hotline sera mise en place par Direction RH pour :

• Répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…) ;

• Envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire. Le mode courant de renvoi des codes se fera par courrier électronique (professionnel) ou SMS par le système d’administration après authentification de l’électeur par la Direction RH sans que la Direction RH ne puisse prendre connaissance des codes de l’électeur.

• 4.2 A la Direction RH

Pendant toute la durée de l'opération, le Prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote, il assurera l'assistance également pour :

• Les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration ;

• L'information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système ;

• Les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs ;

• L’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.

• A titre dérogatoire, en cas d’absence d’adresse électronique de l’électeur, les codes pourront être communiqués oralement après authentification de l’électeur par le prestataire sur demande de la direction RH.

• 4.3 Documentation

Le Prestataire fournira :

• Une documentation sur le système de vote ;

• Une documentation sur le système de dépouillement ;

• Une documentation sur le système d'administration pour le renvoi des codes ;

Le Prestataire fournira un rapport complet sur les incidents le cas échéant.

Le Prestataire fournira les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.